MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA COORDENAÇÃO DE IMPORTAÇÃO (CIM) DA FADESP

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Jessica Deluca Sequeira
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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA COORDENAÇÃO DE IMPORTAÇÃO (CIM) DA FADESP Janeiro/2013

2 DIRETOR EXECUTIVO Prof. Dr. Sinfronio Brito Moraes COLABORADORES GESTORES Leonardo Ruffeil Diana Rodrigues Eliana Fernandes Claudia Coelho Cleidy Aparecida Lopes Edson José Gomes Gleidson Carvalho Maria de Fátima Vieira Marina Matta Marlene Gilda Fonseca Marlene Perotes Elayne Barbosa Walter dos Santos Marcella Soranso Maria do Socorro Souza Leila Figueiredo Luciane Figueiredo Ricardo José de S. Paulo ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO - ASCOM ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO - ASPLAN GERENCIA ADMINISTRATIVA - GA COORDENAÇÃO DE GESTÃO DE PESSOAS - CGP COORDENAÇÃO DE LICITAÇÃO - CLI COORDENAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE OBRAS - CAO COORDENAÇÃO DE COMPRAS E SERVIÇOS - CCS COORDENAÇÃO DE CONTABILIDADE - CCO COORDENAÇÃO JURÍDICA CJU COORDENAÇÃO FINANCEIRA CFI COORDENAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS - CPC COORDENAÇÃO DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO - CDI COORDENAÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - CTE COORDENAÇÃO DE IMPORTAÇÃO CIM GERENCIA DE NEGÓCIOS E PARCERIAS - GN COORDENAÇÃO DE CURSOS E CONCURSOS - CCC COORDENAÇÃO DE APOIO A UFPA E PARCEIROS - CAU COORDENAÇÃO DE CONSULT. E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL - CCD 2

Matta Marlene Gilda Fonseca Marlene Perotes Elayne Barbosa Walter dos Santos Marcella Soranso Maria do Socorro Souza Leila Figueiredo Luciane Figueiredo Ricardo José de S.

3 APRESENTAÇÃO A Fundação de Amparo e Desenvolvimento da Pesquisa FADESP, visando a transparência em suas ações e ao mesmo tempo, dar acesso aos seus colaboradores sobre sua política interna, na busca incessante da excelência na prestação de seus serviços elabora este Manual de Procedimentos, cujo objetivo principal é orientar sobre os procedimentos adotados na execução dos projetos por ela gerenciados. As orientações aqui descritas servirão de apoio aos funcionários, Coordenadores e Gestores da Fundação no estabelecimento de critérios e procedimentos necessários à padronização das atividades desenvolvidas. Este manual poderá sofrer ajustes e adequações, sempre que necessário, na intenção de cada vez mais fortalecer procedimentos que profissionalizem a Fundação, sem perder suas características de celeridade e eficácia na prestação de serviços. CARACTERIZAÇÃO DA FUNDAÇÃO MISSÃO DA FADESP Promover a gestão de ações de pesquisa, ensino e extensão, de forma dinâmica, contribuindo para o fortalecimento da UFPA e o desenvolvimento da região Amazônica. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 3

4 UNIDADE GESTORA: COORDENAÇÃO DE IMPORTAÇÃO - CIM MISSÃO Promover aquisição de bens e serviços no mercado externo, para atender aos projetos de pesquisa científica e tecnológica. PROCESSOS ORGANIZACIONAIS POP 01 - CIM Analisar processos contendo as solicitações de aquisições e contratações POP 02 CIM Realizar a negociação com o exportador POP 03 CIM Emitir Licença de Importação para os bens a serem adquiridos POP 04 CIM Realizar o Fechamento de Câmbio POP 05 CIM Confeccionar instruções e acompanhar os embarques das mercadorias a serem importadas POP 06 CIM Realizar o despacho aduaneiro POP 07 CIM Realizar Vistoria com Órgãos Anuentes e Intervenientes POP 08 CIM Realizar a entrega das Mercadorias importadas ao interessado POP 09 CIM Fazer o Encerramento dos Processos POP 10 CIM Realizar processos de inscrições em Congresso Internacional POP 11 CIM Gerar Processo para pagamento das despesas POP 12 CIM Manter atualizado o arquivo setorial POP 13 CIM Realizar processos de contratações de serviços (amostras, consertos) POP 14 CIM Adquirir livros no mercado exterior POP 15 CIM Orientar o cliente externo e interno da FADESP quanto aos procedimentos de importação POP 16 CIM Providenciar a renovação do credenciamento da Fundação junto ao CNPq POP 17 CIM Realizar a transferência de bens com isenção junto a Receita Federal 4

Importação para os bens a serem adquiridos POP 04 CIM Realizar o Fechamento de Câmbio POP 05 CIM Confeccionar instruções e acompanhar os embarques das mercadorias a serem importadas POP 06 CIM

5 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 01 CIM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ANALISAR PROCESSOS CONTENDO AS SOLICITAÇÕES Importação 01 - CIM DE AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação de Importação - CIM Dezembro/2011 Nº 01/2013 OBJETIVO VERIFICAR A VIABILIDADE DA IMPORTAÇÃO FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Coordenador de Projeto (Pesquisador) Lei 8.010/90 Processo ANALISAR PROCESSOS CONTENDO AS SOLICITAÇÕES DE AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Processo analisado ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBE A SOLICITAÇÃO ACESSA O GERENCIADOR DE PROJETOS NA INTRANET ANALISA O OBJETO DO CONVÊNIO OU CONTRATO ANALISA A VIGÊNCIA, EXECUTOR DO PROJETO, ITENS APOIADOS, SALDO, PREVISÃO DE DESPESAS, DESCRIÇÃO DOS ITENS. PROBLEMA NA DESCRIÇÃO DOS ITENS PROBLEMA EM ALGUNS DESTES ITENS: PRAZO, SALDO, PREVISÃO DE DESPESAS, EXECUTOR DO PROJETO REALIZA A ANALISE DOS AJUSTES REALIZA O CANCELAMENTO DA SOLICITAÇÃO EMITE O PARECER CADASTRAMENTO NO GPF PROCESSO CUIDADOS ESPECIAIS CIM AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 5

6 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Coordenador do Projeto CAU CIM DETALHAMENTO DO PROCESSO: ANALISAR PROCESSOS CONTENDO AS SOLICITAÇÕES DE AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES RECEBE A SOLICITAÇÃO Acessa o aplicativo Importação WEB e seleciona a opção Imprimir SC s para gerar o pedido ou recebe a solicitação via protocolo. ACESSA O GERENCIADOR DE PROJETOS NA INTRANET Acessa o site da FADESP, seleciona a opção Intranet, digita login e senha, seleciona a opção Gerenciador de Projetos Portal, digita login e senha novamente e digita o projeto e seu respectivo sub no campo. ANALISA O OBJETO DO CONVÊNIO OU CONTRATO No gerenciador de projetos verifique no campo objeto se o nome é referente a um projeto de pesquisa. Caso a resposta seja negativa realizar o cancelamento da solicitação, caso seja positiva seguir para o passo abaixo. 6

ACESSA O GERENCIADOR DE PROJETOS NA INTRANET Acessa o site da FADESP, seleciona a opção Intranet, digita login e senha, seleciona a opção Gerenciador de Projetos Portal, digita login e senha

7 ANALISA A VIGÊNCIA, EXECUTOR DO PROJETO, ITENS APOIADOS, SALDO, PREVISÃO DE DESPESAS, DESCRIÇÃO DOS ITENS. Analise da Vigência: No gerenciador de projetos verifique no campo término previsto a data de termino do projeto. - Executor do Projeto: No gerenciador de projetos acessar a aba execução para verificar no campo unidade executora o nome do executor do projeto. - Itens apoiados: No gerenciador de projetos acesse o link itens aprovados, digite o numera da rubrica, no campo consultas auxiliares selecione a opção todos os itens do projeto*sub*rubrica selecionado selecione consultar. - Saldo: No gerenciador de projetos acesse o link extrato deste subprojeto. - Previsão de Despesas: No gerenciador de projetos acesse o link itens aprovados, digite o numera da rubrica referente à despesa, no campo consultas auxiliares selecione a opção todos os itens do projeto*sub*rubrica selecionado selecione consultar. - Descrição dos Itens: Verificar se a descrição estar de acordo com a descrição dos itens apoiado, se estar em português sem citar marca e/ou modelo. Caso os itens acima estiverem em conformidade realizar o cadastramento no GPF, caso algum item não esteja em conformidade seguir para os passos abaixo. PROBLEMA NA DESCRIÇÃO DOS ITENS Confeccionar e encaminhar um despacho para o coordenado devolvendo a solicitação e orientando e solicitando para que refaça a descrição com os devidos ajustes. PROBLEMA EM ALGUNS DESTES ITENS: PRAZO, SALDO, PREVISÃO DE DESPESAS, EXECUTOR DO PROJETO Confeccione e encaminhe um despacho para a CAU para que sejam os devidos ajustes. REALIZA A ANALISE DOS AJUSTES Verificar se os ajustes solicitados foram feitos. Caso positivo realizar o cadastramento no GPF, caso negativo seguir para os passos abaixo. REALIZA O CANCELAMENTO DA SOLICITAÇÃO Acessa o site da FADESP, selecione a opção Intranet, digita login e senha, selecione a opção espaço do coordenador, selecione o link importação e depois o link solicitação importação, digite o número do projeto*sub e clique em verificar pedidos anteriores, verifique o número da solicitação e selecione a opção SIM na coluna cancelado?. EMITE O PARECER Encaminhar um parecer para o coordenador explicando os motivos da devolução da solicitação e do seu cancelamento. CADASTRAMENTO NO GPF Acessa o programa GPF, digitando o login: gpf e o password: gpf, Digite o seu nome e seu password, digite a opção 1 (processo de importação), 1 (processos), 4 (geração de processos para pedidos WEB) para solicitações encaminhada via importação WEB ou 1 (cadastramento) para solicitações encaminhada via protocolo, alimente os campos para castrar o processo. PROCESSO Escreva na capa da solicitação o número do processo que foi gerado no GPF bem como a sua respectiva SC. 7

- Executor do Projeto: No gerenciador de projetos acessar a aba execução para verificar no campo unidade executora o nome do executor do projeto.

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