MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO (ASCOM) DA FADESP

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO (ASCOM) DA FADESP Janeiro/2013

2 DIRETOR EXECUTIVO Prof. Dr. Sinfronio Brito Moraes COLABORADORES GESTORES Leonardo Ruffeil Diana Rodrigues Eliana Fernandes Claudia Coelho Cleidy Aparecida Lopes Edson José Gomes Gleidson Carvalho Maria de Fátima Vieira Marina Matta Marlene Gilda Fonseca Marlene Perotes Elayne Barbosa Walter dos Santos Marcella Soranso Maria do Socorro Souza Leila Figueiredo Luciane Figueiredo Ricardo José de S. Paulo ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO - ASCOM ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO - ASPLAN GERENCIA ADMINISTRATIVA - GA COORDENAÇÃO DE GESTÃO DE PESSOAS - CGP COORDENAÇÃO DE LICITAÇÃO - CLI COORDENAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE OBRAS - CAO COORDENAÇÃO DE COMPRAS E SERVIÇOS - CCS COORDENAÇÃO DE CONTABILIDADE - CCO COORDENAÇÃO JURÍDICA CJU COORDENAÇÃO FINANCEIRA CFI COORDENAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS - CPC COORDENAÇÃO DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO - CDI COORDENAÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - CTE COORDENAÇÃO DE IMPORTAÇÃO CIM GERENCIA DE NEGÓCIOS E PARCERIAS - GN COORDENAÇÃO DE CURSOS E CONCURSOS - CCC COORDENAÇÃO DE APOIO A UFPA E PARCEIROS - CAU COORDENAÇÃO DE CONSULT. E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL - CCD 2

3 APRESENTAÇÃO A Fundação de Amparo e Desenvolvimento da Pesquisa FADESP, visando a transparência em suas ações e ao mesmo tempo, dar acesso aos seus colaboradores sobre sua política interna, na busca incessante da excelência na prestação de seus serviços elabora este Manual de Procedimentos, cujo objetivo principal é orientar sobre os procedimentos adotados na execução dos projetos por ela gerenciados. As orientações aqui descritas servirão de apoio aos funcionários, Coordenadores, Gestores ou Ordenadores de Despesas da Fundação, no estabelecimento de critérios e procedimentos necessários a padronização das atividades desenvolvidas. Este manual poderá sofrer ajustes e adequações, sempre que necessário, na intenção de cada vez mais fortalecer procedimentos que profissionalizem a Fundação, sem perder suas características de celeridade e eficácia na prestação de serviços. CARACTERIZAÇÃO DA FUNDAÇÃO MISSÃO DA FADESP Promover a gestão de ações de pesquisa, ensino e extensão, de forma dinâmica, contribuindo para o fortalecimento da UFPA e o desenvolvimento da região Amazônica. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 3

4 PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS POR UNIDADE GESTORA COORDENAÇÃO ASSESSORIA DE COMUNIC AÇÃO - ASCOM MISSÃO DA UNIDADE GESTORA Produzir e divulgar informações sobre a FADESP e afirmar a imagem da fundação perante os públicos interno e externo. PROCESSOS ORGANIZACIONAIS -(PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP) POP Nº 01 ASCOM - Montar o Clipping de mídia POP Nº 02 ASCOM - Monitorar notícias divulgadas na mídia de interesse da FADESP POP Nº 03 ASCOM - Controlar informações divulgadas no site da FADESP POP Nº 04 ASCOM - Elaborar produtos gráficos POP Nº 05 ASCOM - Divulgar por meio da assessoria de imprensa as notas, matérias, artigos, Informativos e outros referentes á FADESP POP Nº 06 ASCOM - Emitir Cartão resposta de recebimento e agradecimento POP Nº 07 ASCOM - Produzir Textos para divulgação POP Nº 08 ASCOM - Fazer a cobertura fotográfica de eventos da FADESP ou de correspondentes POP Nº 09 ASCOM - Enviar informes para o público interno e externo POP Nº 10 ASCOM - Produzir Informativo mensal interno POP Nº 11 ASCOM - Produzir Relatório quadrimestral das Atividades realizadas pela Assessoria POP Nº 12 ASCOM - Atualizar site POP Nº 13 ASCOM - Atualizar intranet 4

5 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 01 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº MONTAR O CLIPPING DE MÍDIA COMUN ICAÇÃO 01 ASCOM UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Informar o que é tratado sobre a Fadesp na mídia aos seus colaboradores. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Meios de Notícias publicadas e Montar o Clipping de Clipping montado FADESP Comunicação veiculadas mídia DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Documentos necessários: Jornais impressos. ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBE OS JORNAIS DIÁRIOS E ACESSA SITES LÊ OS MAIORES JORNAIS DO ESTADO, SITES DE NOTÍCIAS E OUTROS VEÍCULOS PROCURA E SELECIONA NOTÍCIAS RELACIONADAS À FADESP FAZ A BUSCA DAS INFORMAÇÕES LIGADAS A FADESP NOS TEXTOS SELECIONADOS RECORTA/CÓPIA MATÉRIAS E DISCRIMINA INFORMAÇÕES (JORNAL) RECORTA A MATÉRIA, PREENCHE INFORMAÇÕES PARA ARQUIVAR EM PASTA (INTERNET) FAZ UMA CÓPIA DA IMAGEM E PREENCHE INFORMAÇÕES E ARQUIVA EM PDF CUIDADOS ESPECIAIS Atentar sempre para fonte de onde foi tirado o material (veículo, editoria, data, página e jornalista responsável). AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 5

6 FLUXOGRAMA DO PROCESSO 6

7 DETALHAMENTO DO PROCESSO - MONTAR O CLIPPING DE MÍDIA - RECEBE OS JORNAIS DIÁRIOS E ACESSA SITES Recebe os jornais O Liberal e Diário do Pará. Acessa os sites dos jornais ou outros que não foram recebidos fisicamente (portal.orm.com.br; diarioonline.com.br; portalcultura.com.br e ufpa.br). - LE OS MAIORES JORNAIS DO ESTADO, SITES DE NOTÍCIAS E OUTROS VEÍCULOS Lê de forma dinâmica, os maiores jornais do Estado, seus respectivos sites de notícias e outros veículos do gênero pela manhã, procura notícias relacionadas a Fadesp, que tenham, ou não, o nome da Fundação. - PROCURA E SELECIONA NOTÍCIAS RELACIONADAS À FADESP Procura e seleciona notícias que contenham, ou não, o nome da Fundação, notícias jornalísticas, propagandas gratuitas, publicidade paga, editais veiculados na grande mídia. - FAZ A BUSCA DAS INFORMAÇÕES LIGADAS A FADESP NOS TEXTOS SELECIONADOS Busca feita diretamente na hora da leitura. - RECORTA/CÓPIA MATÉRIAS E DISCRIMINA INFORMAÇÕES Recorta a matéria do jornal ou copia do site a matéria, inseri todas as informações no Word, discriminando a data das notícias, o veículo, a editoria (sessão de onde foi tirada a notícia), página (no caso do jornal impresso) ou endereço eletrônico (no caso dos sites), o título das notícias, o nome do repórter e nome do entrevistado, quando este é colaborador ou profissional ligado a Fundação, e ao final transforma em PDF. - (JORNAL) RECORTA A MATÉRIA, PREENCHE INFORMAÇÕES PARA ARQUIVAR EM PASTA Recorta a matéria, imprimi arquivo Word com todas as informações sobre a matéria (formulário Clipping de Mídia ), cola o recorte e preenche com informações necessárias, escaneia e imprime para arquivar em pasta específica. - (INTERNET) FAZ UMA CÓPIA DA IMAGEM E PREENCHE INFORMAÇÕES E ARQUIVA EM PDF Transforma direto da página a matéria para formato PDF, imprimi, e cola no formulário Clipping de Mídia e preenche com informações necessárias e arquiva em PDF. 7

8 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 02 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº MONITORAR NOTÍCIAS DIVULGADAS NA MÍDIA DE COMUNICAÇÃO 02 - ASCOM INTERESSE DA FADESP UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Manter-se informado do que é tratado sobre a Fundação e suas áreas de interesse na mídia. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Meios de Comunicação Virtuais Jornal impresso. Internet (sites dos Jornais, Portais de Notícias) Monitorar notícias divulgadas na mídia, de interesse da FADESP DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Notícias divulgadas na mídia, monitoradas Assessoria de Comunicação (ASCOM) ATIVIDADES DO PROCESSO ACRESCENTA, COMO ANEXO, AS INFORMAÇÕES NO CLIPPING DO DIA SE LOCALIZAR, IDENTIFICA E ENCAMINHA AO GRUPO DE INTERESSE SE NÃO LOCALIZAR, MANTÉM O CLIPPING DO DIA, INALTERADO PROCURAR NOTÍCIAS RELACIONADAS À FADESP ACESSA A INTERNET CUIDADOS ESPECIAIS Clipar notícias de interesse, mesmo caso não tenha citação do nome Fadesp. AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 8

9 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DETALHAMENTO DO PROCESSO - MONITORAR NOTÍCIAS DIVULGADAS NA MÍDIA DE INTERESSE DA FADESP - ACESSA A INTERNET Logo ao chegar, ligamos os computadores que se conectam automaticamente a internet. - PROCURAR NOTÍCIAS RELACIONADAS À FADESP Procurar notícias relacionadas à FADESP em outros meios de comunicação como sites e portais de notícias, primeiramente nos dois maiores sites de notícias do estado: Portal ORM e Diário Online. Depois, outros portais que veiculam notícias de interesse da Fadesp como: Cultura; UFPA; Uepa e Gov. PA. Após isso, os portais especializados em concursos públicos como Concursos no Brasil e PCI. Por último, os principais veículos nacionais: G1 (Globo) e R7 (Record). - SE NÃO LOCALIZAR, MANTÉM O CLIPPING DO DIA, INALTERADO - SE LOCALIZAR, IDENTIFICA E ENCAMINHA AO GRUPO DE INTERESSE Identifica de acordo com o conteúdo e envia por - ACRESCENTA, COMO ANEXO, AS INFORMAÇÕES NO CLIPPING DO DIA Transforma a página em PDF renomeando o arquivo para veículo data, ex: Portal ORM E salva em página específica no servidor da Ascom. 9

10 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 03 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº CONTROLAR INFORMAÇÕES DIVULGADAS NO SITE DA COMUNICAÇÃO 03 - ASCOM FADESP UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Manter o canal oficial com o público em ordem. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Assessoria de Comunicação (ASCOM) Site da FADESP Controlar informações divulgadas no site da FADESP DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Informações divulgadas, controladas Assessoria de Comunicação (ASCOM) ATIVIDADES DO PROCESSO FAZ A LEITURA DIÁRIA DO SITE DA FADESP IDENTIFICA O QUE PRECISA SER ATUALIZADO OU CORRIGIDO PRECISA SER ATUALIZADO OU CORRIGIDO? SIM, FAZ AS DEVIDAS ALTERAÇÕES NÃO, ENCERRA A VERIFICAÇÃO CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 10

11 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DETALHAMENTO DO PROCESSO - CONTROLAR INFORMAÇÕES DIVULGADAS NO SITE DA FADESP - FAZ A LEITURA DIÁRIA DO SITE DA FADESP Apenas por rotina para assegurar que as notícias não estão desconfiguradas. - IDENTIFICA O QUE PRECISA SER ATUALIZADO OU CORRIGIDO Somente caso haja necessidade. - PRECISA SER ATUALIZADO OU CORRIGIDO? - SIM, FAZ AS DEVIDAS ALTERAÇÕES Acessa o Joomla, vai para área restrita e entra em administração. Quando há atualizações para fazer, vai em administrar artigo, formatando o texto e a figura. Vai para página inicial, atualiza a página e verifica a publicação para detectar possíveis desconfigurações do sistema. - NÃO, ENCERRA A VERIFICAÇÃO 11

12 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 04 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ELABORAR PRODUTOS GRÁFICOS COMUNICAÇÃO 04 - ASCOM UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Suprir demanda de divulgação de informações das diversas coordenações. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Setores da FADESP Solicitação verbal ou escrita Elaborar produtos gráficos DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Produtos gráficos elaborados Setores da FADESP e Coordenadores de Projetos ATIVIDADES DO PROCESSO ELABORAR BRIEFING CRIAR LAYOUT DEFINIR PEÇA (ARTE, CORES, DIAGRAMAÇÃO, FORMATO, TAMANHO ETC). (PUBLICITÁRIA) ELABORA PROPOSTAS APRESENTAR PROPOSTAS AO SOLICITANTE O SOLICITANTE FAZ A ESCOLHA DA PROPOSTA RECEBE A PROPOSTA ESCOLHIDA SE PRECISAR DE ALTERAÇÕES FAZ AS DEVIDAS ALTERAÇÕES, CASO NÃO PRECISE, GRAVAR ARQUIVO DO PRODUTO GRÁFICO NO CD E ENCAMINHA PARA O SCS REPASSAR A GRÁFICA; RECEBE A INFORMAÇÃO DO ENCAMINHAMENTO À GRÁFICA; RECEBE PROVA DA GRÁFICA; FAZ AS DEVIDAS CORREÇÕES SE NECESSÁRIO; RECEBE MATERIAL PRONTO DA GRÁFICA; IMPRIME UMA CÓPIA PARA SER ANEXADO NO RELATÓRIO DE PRODUÇÃO GRÁFICA DISTRIBUI O MATERIAL AO SOLICITANTE (COORDENAÇÕES DA FADESP). CUIDADOS ESPECIAIS Se possível, fazer mais de uma versão de uma peça e apresentar previamente para aprovação do solicitante. AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 12

13 FLUXOGRAMA DO PROCESSO 13

14 DETALHAMENTO DO PROCESSO - ELABORAR PRODUTOS GRÁFICOS - ELABORAR BRIEFING Reuni com o responsável pela demanda e faz o briefing com as informações essenciais. - CRIAR LAYOUT De acordo com o briefing, prepara o layout em Corel ou Photoshop. - DEFINIR PEÇA (ARTE, CORES, DIAGRAMAÇÃO, FORMATO, TAMANHO ETC). Sempre seguindo o briefing proposto. - (PUBLICITÁRIA) ELABORA PROPOSTAS Geralmente são apresentadas três propostas similares - APRESENTAR PROPOSTAS AO SOLICITANTE O solicitante é contatado e são apresentadas as propostas - O SOLICITANTE FAZ A ESCOLHA DA PROPOSTA Solicitante tira dúvidas e escolhe uma proposta. - RECEBE A PROPOSTA ESCOLHIDA É entregue ao solicitante a proposta final em CD, no formato PDF e/ou por . - SE PRECISAR DE ALTERAÇÕES FAZ AS DEVIDAS ALTERAÇÕES, CASO NÃO PRECISE, GRAVAR ARQUIVO DO PRODUTO GRÁFICO NO CD E ENCAMINHA PARA O SCS REPASSAR A GRÁFICA; Encaminha ao analista responsável do Setor de Compras para envio para gráfica. - RECEBE A INFORMAÇÃO DO ENCAMINHAMENTO À GRÁFICA; Espera o analista confirmar envio a gráfica - RECEBE PROVA DA GRÁFICA; A gráfica envia para Fadesp uma prova impressa idêntica, que é arte final. - FAZ AS DEVIDAS CORREÇÕES SE NECESSÁRIO; Somente quando há necessidade. - RECEBE MATERIAL PRONTO DA GRÁFICA; Recebe e analisa. - IMPRIME UMA CÓPIA PARA SER ANEXADO NO RELATÓRIO DE PRODUÇÃO GRÁFICA - DISTRIBUI O MATERIAL AO SOLICITANTE (COORDENAÇÕES DA FADESP). Material é entregue ao solicitante 14

15 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 05 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº DIVULGAR POR MEIO DA ASSESSORIA DE IMPRENSA COMUNICAÇÃO 05 - ASCOM AS NOTAS, MATÉRIAS, ARTIGOS, INFORMATIVOS E OUTROS REFERENTES Á FADESP UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Divulgar a Fadesp e suas ações. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Coordenações da FADESP Solicitação verbal ou escrita Divulgar Notas, Matérias, Artigos, Informativos e outros referentes á FADESP DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Notas, Matérias, Artigos e outros referentes á FADESP, divulgados FADESP e Público em geral ATIVIDADES DO PROCESSO SELECIONA AS INFORMAÇÕES MAIS RELEVANTES PRODUZ OS TEXTOS ANALISA OS TEXTOS E SELECIONA OS MEIOS DE COMUNICAÇÃO PARA DIVULGAÇÃO MEIOS DE COMUNICAÇÃO: DIVULGAÇÃO PARA IMPRENSA E ASCOM DE OUTRAS INSTITUIÇÕES FAZ O ENVIO DOS TEXTOS POR OU FAX CHECA OS RECEBIMENTOS FAZ UMA CÓPIA IMPRESSA DOS TEXTOS ENVIADOS PARA ANEXAR AO RELATÓRIO DE ASSESSORIA DE IMPRESSA ARQUIVAR SITE FADESP ACESSA O PROGRAMA DE ATUALIZAÇÃO DO SITE ATUALIZA A SEÇÃO DE NOTÍCIAS VERIFICA SE O TEXTO FOI PUBLICADO DA MANEIRA CORRETA ESTÁ CORRETO? SE NÃO: FAZ OS AJUSTES NECESSÁRIOS SE SIM: FIM CUIDADOS ESPECIAIS Entrar em contato com o receptor da mensagem para saber se o mesmo recebeu e esclarecer eventuais dúvidas. AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 15

16 FLUXOGRAMA DO PROCESSO 16

17 DETALHAMENTO DO PROCESSO - DIVULGAR POR MEIO DA ASSESSORIA DE IMPRENSA AS NOTAS, MATÉRIAS, ARTIGOS, INFORMATIVOS E OUTROS REFERENTES Á FADESP - SELECIONA AS INFORMAÇÕES MAIS RELEVANTES Informações que podem ser notícias como: eventos, licitações, obras, cursos, concursos, projetos etc. - PRODUZ OS TEXTOS Em Word, no padrão ASCOM (fonte calibri; tamanho 12; espaçamento entre linhas simples; título itálico; data em negrito, máximo de duas laudas, sendo, se possível, apenas uma). - ANALISA OS TEXTOS E SELECIONA OS MEIOS DE COMUNICAÇÃO PARA DIVULGAÇÃO Além da análise, há uma minuciosa edição, tentando adaptar o texto para a linha editorial do veículo destinatário. MEIOS DE COMUNICAÇÃO: DIVULGAÇÃO PARA IMPRENSA E ASCOM DE OUTRAS INSTITUIÇÕES - FAZ O ENVIO DOS TEXTOS POR OU FAX Dispara os textos para o mailing lista ASCOM. Uso prioritário de envios por , caso seja necessário o encaminhamento por fax, solicitar à Secretaria Executiva. - CHECA OS RECEBIMENTOS É o chamado follow up. Liga para redação do veículo para confirmar o recebimento, esclarecer possíveis dúvidas e fazer acompanhamento de forma geral. - FAZ UMA CÓPIA IMPRESSA DOS TEXTOS ENVIADOS PARA ANEXAR AO RELATÓRIO DE ASSESSORIA DE IMPRESSA Imprimi uma cópia para o relatório impresso e inseri dados em Excel para o controle da ASCOM. - ARQUIVAR SITE FADESP - ACESSA O PROGRAMA DE ATUALIZAÇÃO DO SITE Acessa o Joomla, vai para área restrita e entra em administração. - ATUALIZA A SEÇÃO DE NOTÍCIAS Quando há atualizações para fazer, vai em administrar artigo, formatando o texto e a figura. - VERIFICA SE O TEXTO FOI PUBLICADO DA MANEIRA CORRETA Vai para página inicial, atualiza a página e verifica a publicação para detectar possíveis desconfigurações do sistema. ESTÁ CORRETO? SE NÃO: FAZ OS AJUSTES NECESSÁRIOS Volta para administrar artigos e faz o ajuste SE SIM: FIM 17

18 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 06 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº EMITIR CARTÃO RESPOSTA DE RECEBIMENTO E COMUNICAÇÃO 06 - ASCOM AGRADECIMENTO UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Manter uma relação próxima com parceiros. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Secretaria Executiva Convite de Parceiros e Colaboradores Emitir Cartão resposta de recebimento e agradecimento DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Cartão resposta de recebimento e agradecimento, emitidos Parceiros e Colaboradores ATIVIDADES DO PROCESSO VERIFICAR CARTÕES RECEBIDOS POR MEIO DA SECRETARIA EXECUTIVA. ANALISA O CONTEÚDO E VERIFICA O REMETENTE. PRODUZ A RESPOSTA ADEQUADA. PREPARA A ETIQUETA DO DESTINATÁRIO E DO REMETENTE IMPRIMIR CARTÃO E ANEXA AS ETIQUETA. ENVIAR PARA A SECRETARIA EXECUTIVA PROCEDER COM A ENTREGA CUIDADOS ESPECIAIS Atualizar constantemente a lista de contatos, principalmente nome e cargo do emissor da mensagem. AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 18

19 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DETALHAMENTO DO PROCESSO - EMITIR CARTÃO RESPOSTA DE RECEBIMENTO E AGRADECIMENTO - VERIFICAR CARTÕES RECEBIDOS POR MEIO DA SECRETARIA EXECUTIVA. Secretaria (Paulo Flávio ou Elilian) repassa para Ascom as correspondências remetidas para Fundação e que necessitam de resposta. - ANALISA O CONTEÚDO E VERIFICA O REMETENTE. Por vezes, a correspondência chega com assinatura apenas de um órgão (ex: Fadesp) e sem um representante (ex: nome do diretor executivo). Procura na internet ou diretamente no órgão (telefone ou e- mail) o nome do responsável e o cargo (ex: diretor; diretor presidente; diretor executivo etc.). - PRODUZ A RESPOSTA ADEQUADA. De acordo com modelos já pré-estabelecidos como resposta de aniversário, participação de eventos e outros. - PREPARA A ETIQUETA DO DESTINATÁRIO E DO REMETENTE De acordo com modelo, tanto da Fadesp, quanto do destinatário. - IMPRIMIR CARTÃO E ANEXA AS ETIQUETA. Usado cartão padrão estilo japonês customizado. - ENVIAR PARA A SECRETARIA EXECUTIVA PROCEDER COM A ENTREGA. E verificar também a possibilidade de entregar por motoristas da Fadesp ou mais comum, pelos correios. 19

20 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 07 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº PRODUZIR TEXTOS PARA DIVULGAÇÃO COMUNICAÇÃO 07 - ASCOM UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Divulgar as atividades da Fadesp. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Coordenações da FADESP e a ASCOM Solicitações com Informações de Ações da FADESP e o Relatório de Ronda Produzir Textos para divulgação DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Textos para divulgação produzidos Coordena ções da FADESP ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBE A SOLICTAÇÃO PARA A PRODUÇÃO DE TEXTOS; APURA AS INFORMAÇÕES PELA INTERNET, TELEFONE OU DOCUMENTOS; REDIGE O TEXTO; FAZ REVISÃO FINAL DO TEXTO; E DISPONIBILIZA O TEXTO PARA A ATIVIDADE. CUIDADOS ESPECIAIS Checar todas as informações que forem divulgadas. AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 20

21 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Assessoria de Comunicação DETALHAMENTO DO PROCESSO - PRODUZIR TEXTOS PARA DIVULGAÇÃO RECEBE A SOLICTAÇÃO PARA A PRODUÇÃO DE TEXTOS; Receber solicitação, por , telefone ou pessoalmente, entra em contato novamente com o solicitante para apurar principais informações (o que, onde, quando, quem). APURA AS INFORMAÇÕES PELA INTERNET, TELEFONE OU DOCUMENTOS; De acordo com a demanda. REDIGE O TEXTO; Em Word, no padrão Ascom (fonte calibri; tamanhão 12; espaçamento entre linhas simples; título itálico; data em negrito, máximo de duas laudas, sendo, se possível, apenas uma). FAZ REVISÃO FINAL DO TEXTO; E No mínimo dois colaboradores revisam o texto. DISPONIBILIZA O TEXTO PARA A ATIVIDADE. Disponibiliza o texto para os devidos fins. 21

22 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 08 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº FAZER A COBERTURA FOTOGRÁFICA DE EVENTOS DA COMUNICAÇÃO 08 - ASCOM FADESP OU DE CORRESPONDENTES UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Ilustrar matérias para divulgação e manter os registros da Fundação. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Coordenações da FADESP Solicitação verbal e escrita Fazer a cobertura fotográfica de eventos da FADESP ou de correspondentes DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Cobertura Fotográfica feita Coordena ções da FADESP ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBE A SOLICITAÇÃO E VERIFICA SE PRECISA DE MAIS INFORMAÇÕES. SE PRECISAR, VERIFICA A DEMANDA DE FOTOGRAFIAS SE NÃO PRECISAR, REVISAR O EQUIPAMENTO E PREPARÁ-LO PARA O EVENTO FOTOGRAFAR OS EVENTOS DE ACORDO COM AS NECESSIDADES DO SOLICITANTE. BAIXAR AS IMAGENS PARA O COMPUTADOR SERVIDOR. EDITAR AS IMAGENS COM O PHOTOSHOP. SALVAR AS IMAGENS EDITADAS NA PASTA ADEQUADA. REPASSAR, SE NECESSÁRIO, IMAGENS PARA O SETOR DEMANDANTE. UTILIZA IMAGENS (INFORMATIVOS, PUBLICIDADE OU ENVIO A IMPRENSA) CUIDADOS ESPECIAIS Manter máquina fotográfica com bateria carregada. AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 22

23 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DETALHAMENTO DO PROCESSO - FAZER A COBERTURA FOTOGRÁFICA DE EVENTOS DA FADESP OU DE CORRESPONDENTES - RECEBE A SOLICITAÇÃO E VERIFICA SE PRECISA DE MAIS INFORMAÇÕES. Após Recber solicitação, por , telefone ou pessoalmente, entra em contato novamente com o solicitante para apurar principais informações (data, hora, local etc.). - SE PRECISAR, VERIFICA A DEMANDA DE FOTOGRAFIAS Verifica a demanda de fotografias diretamente com os setores da FADESP ou por meios próprios. - SE NÃO PRECISAR, REVISAR O EQUIPAMENTO E PREPARÁ-LO PARA O EVENTO. Sempre verificar a quantidade de bateria disponível na máquina e o espaço na memória. - FOTOGRAFAR OS EVENTOS DE ACORDO COM AS NECESSIDADES DO SOLICITANTE. - BAIXAR AS IMAGENS PARA O COMPUTADOR SERVIDOR. Ir para pasta FOTOS, ano corrente (ex: 2011), mês (ex: maio) e cria nova pasta, renomeando-a para data evento, Ex: EDITAR AS IMAGENS COM O PHOTOSHOP. Quando necessário. - SALVAR AS IMAGENS EDITADAS NA PASTA ADEQUADA. Na nova pasta criada. 23

24 - REPASSAR, SE NECESSÁRIO, IMAGENS PARA O SETOR DEMANDANTE. Geralmente, o repasse é feito após os tratamentos das imagens. - UTILIZA IMAGENS (INFORMATIVOS, PUBLICIDADE OU ENVIO A IMPRENSA) Utilizar imagens em informativos, publicidade ou envio para a imprensa para ilustrar releaseds e notícias nos informativos. 24

25 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 09 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ENVIAR INFORMES PARA O PÚBLICO INTERNO E COMUNICAÇÃO 09 - ASCOM EXTERNO UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Informar avisos extraordinários. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Coordenações da Fadesp e ASCOM Solicitação verbal e escrita e demanda espontânea Enviar informes para o público interno e externo DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Informes enviados Público interno e externo ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBER A SOLICITAÇÃO VERIFICAR A DEMANDA DE INFORMES REDIGIR O INFORME. SE FOR PARA O PÚBLICO INTERNO, ENVIA PARA O GRUPO DE S OU PUBLICAR NO SITE SE FOR PARA O PUBLICO EXTERNO, ENVIÁ-LO PARA O GRUPO DE S FORNECIDO PELO SETOR DEMANDANTE. VERIFICAR RECEBIMENTO OU SE O ENVIO FOI FEITO COM SUCESSO. CUIDADOS ESPECIAIS Checar as informações divulgadas como data, hora etc. AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 25

26 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Assessoria de Comunicação DETALHAMENTO DO PROCESSO - ENVIAR INFORMES PARA O PÚBLICO INTERNO E EXTERNO - RECEBER A SOLICITAÇÃO De qualquer setor. - VERIFICAR A DEMANDA DE INFORMES Verificar a demanda de informes diretamente com as unidades da Fadesp ou por outros meios/contatos, ou receber demandas espontâneas, apurando principais informações para poder produzir o texto. - REDIGIR O INFORME. Em Word, no formato padrão estabelecido. - SE FOR PARA O PÚBLICO INTERNO, ENVIA PARA O GRUPO DE S OU PUBLICAR NO SITE Enviar para o grupo de s relacionado (somente coordenadores, todos os funcionários, etc.) ou publicar em área adequada no site. - SE FOR PARA O PUBLICO EXTERNO, ENVIÁ-LO PARA O GRUPO DE S FORNECIDO PELO SETOR DEMANDANTE. Coordenadores de projetos. - VERIFICAR RECEBIMENTO OU SE O ENVIO FOI FEITO COM SUCESSO. Faz followup. 26

27 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 10 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº PRODUZIR INFORMATIVO MENSAL INTERNO COMUNICAÇÃO 10 - ASCOM UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Manter os colaboradores informados com as principais atividades do mês. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Assessoria de Comunicação (ASCOM) Informações definidas na Reunião de Pauta Produzir Informativo mensal interno DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Informativo mensal interno produzido Público interno e externo ATIVIDADES DO PROCESSO DEFINE CONTEÚDO DIAGRAMAR INFORMATIVO NO PROGRAMA COREL DRAW. TITULAR O INFORMATIVO. REVISAR O TEXTO E LAYOUT DO INFORMATIVO. ENVIAR O INFORMATIVO PARA O ESPECÍFICO. CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 27

28 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DETALHAMENTO DO PROCESSO - PRODUZIR INFORMATIVO MENSAL INTERNO - DEFINE CONTEÚDO Reuni textos produzidos no mês. Escolha quais textos vão ser destacados nas duas manchetes e com fotos. - DIAGRAMAR INFORMATIVO NO PROGRAMA COREL DRAW. São colocadas as matérias e as fotos para logo fazer os primeiros ajustes. - TITULAR O INFORMATIVO. Colocar o título de todas as matérias no espaço já pré-programado. - REVISAR O TEXTO E LAYOUT DO INFORMATIVO. No mínimo dois colaboradores revisam todas as fotos e títulos. - ENVIAR O INFORMATIVO PARA O ESPECÍFICO. O informativo é enviado para o 28

29 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 11 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº PRODUZIR RELATÓRIO QUADRIMESTRAL DAS COMUNICAÇÃO 11 - ASCOM ATIVIDADES REALIZADAS PELA ASSESSORIA UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Manter os registros da Fadesp e informar sobre as atividades da Assessoria. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Assessoria de Comunicação (ASCOM) Relatórios de: Clipping, Assessoria de Imprensa, Mídia, Atualização de Site, Fotos, Produção Gráfica, Comunicação Interna e Ronda Produzir Relatório quadrimestral das Atividades realizadas pela Assessoria DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Relatório Produzido Direção Executiva ATIVIDADES DO PROCESSO REÚNE OS CLIPPINGS DOS 4 MESES ANALISA OS DADOS DOS CLIPPINGS ELABORA O RELATÓRIO DE MÍDIA REÚNE TODOS OS RELATÓRIOS AGREGA AS INFORMAÇÕES DE CADA UM FAZ A MONTAGEM DO RELATÓRIO REVISA O RELATÓRIO ENCAMINHA PARA ENCADERNAÇÃO NO CDI RECEBE O RELATÓRIO ENCADERNADO E FAZ NOVA REVISÃO ENCAMINHA À DIREÇÃO EXECUTIVA. CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 29

30 FLUXOGRAMA DO PROCESSO 30

31 DETALHAMENTO DO PROCESSO - PRODUZIR RELATÓRIO QUADRIMESTRAL DAS ATIVIDADES REALIZADAS PELA ASSESSORIA -REÚNE OS CLIPPINGS DOS 4 MESES Reúne todos os clippings em ordem cronológica. Como as páginas são dividas por meses, deve-se retirar as páginas de separação. -ANALISA OS DADOS DOS CLIPPINGS O meio (impresso, TV, rádio, internet); o veículo (Liberal; Diário etc.); editoria (política, cultura, educação); se envolve citação direta ou indireta à Fadesp; se há entrevista de coordenadores ou colaboradores da Fundação; se a citação é positiva ou negativa. -ELABORA O RELATÓRIO DE MÍDIA Passa todas essas informações para Excel. -REÚNE TODOS OS RELATÓRIOS Assim como o relatório de mídia, há o de Assessoria de Imprensa (AI); Produção Gráfica (PG) e Relações públicas (RP). -AGREGA AS INFORMAÇÕES DE CADA UM Em um único formato de Excel. -FAZ A MONTAGEM DO RELATÓRIO Em Word, colocando as análises desses dados e explicando, além de todas as tabelas. -REVISA O RELATÓRIO Pelo menos dois colaboradores. -ENCAMINHA PARA ENCADERNAÇÃO NO CDI Seguindo ordem exata, dividi-se o volume em dois. -RECEBE O RELATÓRIO ENCADERNADO E FAZ NOVA REVISÃO Recebe o relatório encadernado e faz nova revisão. -ENCAMINHA À DIREÇÃO EXECUTIVA. Encaminha a diretoria executiva o relatório encadernado para conhecimento. 31

32 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 12 - ASCOM PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ATUALIZAR SITE COMUNICAÇÃO 12 - ASCOM UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Assessoria de comunicação - ASCOM Dezembro /2011 Nº 00 / OBJETIVO Alimentar de forma constante o veículo oficial da Fadesp. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Colaboradores Informações e Atualizar site Site atualizado Fadesp sugestões de matérias DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Para os concurso e programas de apoio, usar editais, diário oficial, portarias etc. Colaboradores e público geral ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBE SOLICITAÇÃO TEXTO VEIO PRONTO? SE NÃO: CONVERSA COM O SOLICITANTE/INTERESSADO PRODUZ CONTEÚDO SE SIM: HÁ ARQUIVO DE VÍDEO, ÁUDIO OU IMAGEM? SE NÃO: FAZ UPLOAD NO PORTAL SE SIM: ENTRA EM CONTATO COM CTE PARA UPLOAD NO PORTAL VERIFICA CONTEÚDO NO PORTAL CUIDADOS ESPECIAIS Em caso de edital (concurso, programas de apoio), usar no texto o edital oficial e armazenar até o fim da exposição no site. AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 32

33 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DETALHAMENTO DO PROCESSO - ATUALIZAR SITE - RECEBE SOLICITAÇÃO Recebe solicitação por ou telefone de qualquer coordenação TEXTO VEIO PRONTO? - SE NÃO: CONVERSA COM O SOLICITANTE/INTERESSADO Assim que recebe, entra em contato com a coordenação solicitante para tirar dúvidas (público-alvo, prazo, tamanho e formato) - PRODUZ CONTEÚDO Produz de acordo com a solicitação - SE SIM: HÁ ARQUIVO DE VÍDEO, ÁUDIO OU IMAGEM? Se houver arquivos extra faz ajuste de acordo com demanda - SE NÃO: FAZ UPLOAD NO PORTAL Colocar apenas texto arquivo SE SIM: ENTRA EM CONTATO COM CTE PARA UPLOAD NO PORTAL Em caso de arquivo especial, o CTE fica responsável pelo upload. Encaminha arquivo para CTE colocar no site - VERIFICA CONTEÚDO NO PORTAL Vai para página inicial do portal e verifica se está ok 33

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