Integração de OpenERP (Enterprise Resource Planning) num Sistema de Gestão Documental e Workflow

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1 FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO PORTO Integração de OpenERP (Enterprise Resource Planning) num Sistema de Gestão Documental e Workflow Marcelo Sousa Almeida VERSÃO PROVISÓRIA Mestrado Integrado em Engenharia Electrotécnica e de Computadores Orientador: Professor Doutor José Manuel Magalhães Cruz Proponente: iportalmais - Serviço de Internet e Redes Lda Janeiro de 2012

2 c Marcelo Sousa Almeida, 2012

3 Resumo No contexto atual da gestão empresarial, devido ao aumento da competitividade e à forma dinâmica como os negócios têm evoluído, surgem novos desafios a serem enfrentados pelas empresas. Para fazer frente a estes desafios é necessário uma maior cooperação entre funcionários, dirigentes e outros intervenientes na cadeia de produção. Com o auxílio das novas tecnologias surgem importantes ferramentas estratégicas que auxiliam a coordenação entre as diferentes áreas levando a uma melhoria da eficiência e de organização da empresa causando consequentemente uma redução de custos. Uma forma de atingir estes objetivos é a utilização de ferramentas de planeamento de recursos, ERP s. Ferramentas deste tipo auxiliam as empresas na integração e sincronização de processos isolados de forma a diminuir ou mesmo desfazer a complexidade resultante da sua agregação conducente ao produto final. OpenERP é uma solução de gestão empresarial de código aberto que inclui aplicações de vendas, Customer Relationship Management (CRM), gestão de projetos, gestão de materiais, contabilidade, recursos humanos entre outras. iportaldoc é um sistema de gestão documental e workflow disponibilizado pela iportalmais que visa melhorar a gestão documental e fluxo de trabalho de qualquer empresa ou instituição que o decida utilizar. A integração dos sistemas de gestão documental e workflow com sistemas de gestão empresarial, é um passo importante no desenvolvimento das organizações. O trabalho que se apresenta teve como objetivo a instalação e parametrização do sistema de gestão empresarial OpenERP para funcionar em conjunto com o sistema operativo IPBrick e com o sistema de gestão documental iportaldoc. Os sistemas de gestão empresarial geram muita documentação que tem de ser salvaguardada, por sua vez os sistemas de gestão documental são feitos propositadamente para cumprir essa função. Outra funcionalidade implementada neste projeto é possibilidade de consultar informações dos documentos de teor contabilístico presentes no iportaldoc, mesmo que gerados por outras aplicações ou provenientes de entidades terceiras. Toda essa informação pode ser consultada ou visualizado o estado em que se encontram os documentos ao longo da execução do workflow, através da interface do OpenERP. Além disso toda a documentação gerada pelo OpenERP pode agora ser exportada para o iportaldoc. i

4 ii Versão 1.10 (16 de Fevereiro de 2012)

5 Abstract In the current context of business management, increased competitiveness and dynamism, new challenges arise to be faced by the companies. To meet these challenges, a greater cooperation between employees, managers and other stakeholders in the production chain is needed. With the help of new technologies, important strategic tools arise that assist the coordination between the different areas leading to improved efficiency and organization of the company and so resulting in the reduction costs. One way of achieving these objectives is the use of tools for resource planning, ERP. Tools of this kind help companies in the integration and synchronization of isolated processes to reduce or even remove the complexity resulting from their aggregation leading to the final product. OpenERP is an open source solution for enterprise management that includes applications to control sales, Customer Relationship Management (CRM), project management, materials management, accounting, human resources among others. iportaldoc is a document and workflow management system provided by iportalmais to improve document management and workflow that any company or institution decides to use. The integration of document and workflow management systems with enterprise resource planning systems, ERP is an important step in the development of organizations. The work here presented has aimed installation and configuration of the enterprise resource planning system OpenERP to work in conjunction with the operating system IPBrick and iportal- Doc. Fundamental part of the management systems are the entities, therefore, must be guaranteed bi-directional synchronization of all information between these two systems in question. Another important part of these systems is the documentation. The enterprise resource planning systems generate a lot of documentation that must be safeguarded; in turn document management systems are made purposely to fulfill this function. Another feature implemented in this project is the ability to consult the information and the content of the documents present on iportaldoc, even if generated by other applications or from third party entities, offering the possibility to consult them or to view the status in which they are along the workflow. everything through the interface of OpenERPȦlso, all the documentation generated by OpenERP can be exported to iportaldoc. iii

6 iv Versão 1.10 (16 de Fevereiro de 2012)

7 Agradecimentos Em primeiro lugar à minha família, que sempre me apoiou e ajudou em tudo o que puderam, sendo sempre um grande exemplo de trabalho e humildade. Ao meu orientador Professor Doutor José Manuel Magalhães Cruz por todo o tempo despendido comigo e pela preciosa ajuda e disponibilidade prestada na escrita deste trabalho. À iportalmais por me ter concedido a oportunidade de realizar esta dissertação. A todos os colaboradores da iportalmais pela forma como me receberam e por toda a ajuda e disponibilidade prestada. Por último, mas não menos importante, a todos os meus amigos que sempre me apoiaram e motivaram a seguir em frente. A todos o meu muito obrigado Marcelo Almeida v

8 vi Versão 1.10 (16 de Fevereiro de 2012)

9 What we do for ourselves dies with us. What we do for others and the world, remains and is immortal. Albert Pine vii

10 viii Versão 1.10 (16 de Fevereiro de 2012)

11 Conteúdo 1 Introdução Motivação Objetivos Estrutura do documento Arquitetura Geral e Principais Tecnologias Gestão Documental Introdução História Sistemas de Gestão Documental Classificação da Informação Conceitos Aplicados na Gestão Documental Funcionalidades básicas dos Sistema de Gestão Documental Vantangens dos Sistema de Gestão Documental Workflow Introdução História Sistemas de Workflow Sistema de Gestão de Workflow Funcionalidades de um Sistema de Gestão Workflow Constituição de um Workflow Categorias de Sistema de Gestão Workflow Requisitos Típicos numa Aplicação de Workflow Vantagens dos Sistemas de Gestão de Workflows Enterprise Resource Planning, ERP Introdução História Estrutura básica de um ERP Potencialidades de um Sistema ERP Implementação de um Sistema ERP Pontos Críticos de um Sistema ERP Tecnologias Python PHP, Hypertext Preprocessor HTTP/HTTPS XML XML-RPC NET-RPC ix

12 x CONTEÚDO SOAP PostgreSQL Lightweight Directory Access Protocol - LDAP GTK PyGTK Plataformas Tecnológicas iportaldoc Arquitetura Segurança Permissões Tipos de Documentos Introdução de Documentos IPBrick IPBrick.I IPBrick.C IPBrick.GT IPBrick.4CC IPBrick.KAV IPBrick.SOHO IPBrick.SCHOOL IPBrick for Oracle OpenERP Arquitetura Módulos Outras Opções Tecnológicas Sistemas de Gestão Empresarial Sistemas de Gestão Documental e Workflow Planeamento Ordem do Trabalho Requisitos do OpenERP Implementação e Testes Efetuados PostgreSQL OpenERP Autenticação Sincronização de Entidades IPContactos OpenERP Sincronização dos Documentos Conclusões e Trabalho Futuro Conclusão geral Trabalho Futuro A Máquina Virtual 67 B OpenERP 69 Versão 1.10 (16 de Fevereiro de 2012)

13 CONTEÚDO xi Referências 71 Versão 1.10 (16 de Fevereiro de 2012)

14 xii CONTEÚDO Versão 1.10 (16 de Fevereiro de 2012)

15 Lista de Figuras 2.1 Classes de informação. Retirada de "Um referencial para o planeamento de sistemas de informação" [5] Workflow de realização de uma encomenda Caraterísticas de um Sistema de Gestão Workflow. Retirada de "The Workflow Reference Model" [15] Modelo de Referência de um Workflow. Retirada de "The Workflow Reference Model" [15] A evolução do ERP. Retirada de "ERP : making it happen : the implementers guide to success with enterprise resource planning" [23] Estrutura típica de um ERP. Retirado de "Putting the enterprise into the enterprise system" [24] Estrutura em árvore de um documento XML Exemplo de documento XML com a estrutura da Figura Arquitetura do XML-RPC. [33] Exemplo de pergunta XML-RPC Exemplo de resposta XML-RPC Estrutura de uma mensagem SOAP. Retirado de "Programming Web services with SOAP" [37] Arquitetura do iportaldoc Arquitetura do OpenERP. Baseado em [52] Menu de instalação inicial do OpenERP onde é possível escolher os módulos a instalar. [52] Quotas de mercados de soluções ERP [55] Exemplo do comando "NOTIFY" Exemplo do comando "LISTEN" Interface de instalação da IPBrick aquando a instalação do pacote postgresql-9.1- for-ipbrick-1.0.deb Interface de instalação da IPBrick aquando a instalação do pacote openerp-v ipbrick-1.0.deb Interface de gestão de base de dados do OpenERP Interface de gestão do módulo users_ldap Interface de gestão de sincronização de entidades do IPContactos Interface de gestão de sincronização de entidades do OpenERP Interface de configuração de sincronização de documentos do OpenERP Interface de exibição da informação de um documento do iportaldoc no OpenERP Listagem de documentos exportados do OpenERP para o iportaldoc Listagem de documentos do iportaldoc no OpenERP xiii

16 xiv LISTA DE FIGURAS B.1 Interface principal do OpenERP B.2 Módulos criados para o OpenERP Versão 1.10 (16 de Fevereiro de 2012)

17 Lista de Tabelas 4.1 Dependências para o servidor aplicacional OpenERP, "openerp-server" Dependências para o cliente Web OpenERP, "openerp-web" Outras dependências Tempos de instalação do OpenERP na IPBrick Tempos de sincronização completa de entidades entre o IPContactos e o OpenERP. 61 A.1 Caraterísticas da máquina virtual utilizada xv

18 xvi LISTA DE TABELAS Versão 1.10 (16 de Fevereiro de 2012)

19 Abreviaturas e Símbolos API CRM DHCP DMZ DNS ERP FTP GB GHz GIMP GTK HTTP HTTPS IDS IMAP ISDN JVM LDAP MB Moodle MRP MRP II PBX PDF PHP POP3 QoS RDBMS RFC RPC RTP SaaS SAF-T PT SGML Application Programming Interface Customer Relationship Management Dynamic Host Configuration Protocol DeMilitarized Zone Domain Name System Enterprise Resource Planning File Transfer Protocol Gigabyte Gigahertz GNU Image Manipulation Program GIMP toolkit Hypertext Transfer Protocol Hypertext Transfer Protocol Secure Intrusion Detection System Internet Message Access Protocol Integrated Services Digital Network Java Virtual Machine Lightweight Directory Access Protocol Megabyte Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment Material requirements planning Manufacturing Resource Planning Private Branch Exchange Portable Document Format Hypertext Preprocessor Post Office Protocol Quality of Service Relational Database Management System Request for Comments Remote Procedure Call Real-time Transport Protocol Software as a Service Standard Audit File for Tax purposes Standard Generalized Markup Language xvii

20 xviii ABREVIATURAS E SÍMBOLOS SIP SMB SMTP SO SOAP SQL SSL TCL TLS UCoIP URL VoIP VPN W3C WAPI WfMC WSDL WWW XML Session Initiation Protocol Server Message Block Simple Mail Transfer Protocol Sistema Operativo Simple Object Access Protocol Structured Query Language Secure Sockets Layer Tool Command Language Transport Layer Security Unified Communications over IP Uniform Resource Locator Voice over Internet Protocol Virtual Private Network World Wide Web Consortium Workflow APIs and Interchange Formats Workflow Management Coalition Web Services Description Language World Wide Web Extensible Markup Language Versão 1.10 (16 de Fevereiro de 2012)

21 Capítulo 1 Introdução Neste capítulo será apresentada uma introdução ao trabalho a desenvolver, bem como uma descrição da sua motivação e os objetivos a cumprir ao longo da sua realização. O presente trabalho foi desenvolvido na empresa iportalmais - Soluções de Engenharia para Internet e Redes, Lda. Enquadra-se num protocolo estabelecido entre a empresa e a Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, e teve início no mês de Setembro de 2011 terminando agora nos finais de Janeiro de Motivação No contexto atual da gestão empresarial, devido ao aumento da competitividade e à forma dinâmica como os negócios têm evoluído, surgem novos desafios a serem enfrentados pelas empresas. Para fazer frente a estes desafios é necessário uma maior cooperação entre funcionários, dirigentes e outros intervenientes na cadeia de produção. Com o auxílio das novas tecnologias surgem importantes ferramentas estratégicas que auxiliam a coordenação entre as diferentes áreas levando a uma melhoria da eficiência e de organização da empresa causando consequentemente uma redução de custos. Uma forma de atingir estes objetivos é a utilização de ferramentas de planeamento de recursos (Enterprise Resource Planning). Ferramentas deste tipo auxiliam as empresas na integração e sincronização dos processos de produção isolados de forma a diminuir ou mesmo desfazer a complexidade resultante da sua agregação num processo virtual único que permite a geração do produto final das empresas. OpenERP é uma solução de gestão empresarial de código aberto que inclui aplicações de vendas, Customer Relationship Management (CRM), gestão de projetos, gestão de materiais, contabilidade, recursos humanos entre outras. 1

22 2 Introdução 1.2 Objetivos O objetivo deste projeto consiste na integração de software ERP com software de Gestão Documental e Workflow, para produzir uma solução integrada funcional. Como concretização utilizou-se o software aberto OpenERP no sistema operativo IPBrick.IC e o Sistema de Gestão Documental e Workflow iportaldoc. Na solução concreta integrada e final a desenvolver estão previstas as seguintes funcionalidades: Instalação do OpenERP no sistema operativo IPBrick.IC, garantindo a sua parametrização automática de acordo com as configurações pré-definidas neste. Integração bidirecional dos dados das entidades entre o sistema iportaldoc e a aplicação OpenERP. Introdução e classificação automática no iportaldoc de todos os documentos gerados pelo OpenERP. Integração dos documentos contabilísticos com origem nos fornecedores e terceiros, no sentido do iportaldoc para o OpenERP. Abertura de documentos arquivados no Sistema de Gestão Documental e Workflow iportal- Doc diretamente através do OpenERP de forma direta. Actualização automática na aplicação de ERP do estado dos documentos, tendo em conta a evolução do workflow, deles no iportaldoc. Como resultado pretende-se que no final do projeto uma organização que disponha do sistema operativo IPBrick.IC, Sistema de Gestão Documental e Workflow iportaldoc e OpenERP, possa disponibilizar à sua Administração e Departamento Financeiro a possibilidade de obter de forma simples e rápida toda a informação relevante para a sua actividade. 1.3 Estrutura do documento Este relatório encontra-se organizado em seis capítulos, sendo o primeiro dos quais a introdução. No segundo capítulo é descrita a arquitetura geral do sistema bem como uma descrição das principais tecnologias utilizadas no desenvolvimento do projeto. No terceiro capítulo são expostas as plataformas tecnológicas presentes no desenvolvimento deste projeto, bem como algumas alternativas tecnológicas. No quarto capítulo é exposto o planeamento a seguir durante a execução do projeto. No quinto capítulo é descrita a implementação do projeto e também alguns testes realizados. Por fim, o sexto capítulo apresenta as conclusões de todo o trabalho efetuado ao longo deste projeto e sugere algumas perspetivas de desenvolvimento para o futuro.

23 Capítulo 2 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias A arquitetura do sistema consiste em duas aplicações distintas, Sistema de Gestão Documental e Workflow, SGDW, e um Sistema de Gestão Empresarial, ERP que no final devem funcionar em conjunto. Tendo como principais funcionalidades, a sincronização bidirecional de entidades entre os dois sistemas e o envio de documentos gerados pelo Sistema de Gestão Empresarial para o Sistema de Gestão Documental e Workflow para que deste modo este armazene devidamente toda a informação gerada. Neste capítulo irá ser feita uma revisão conceptual sobre Sistema de Gestão Documental, SGD, seguido pelos Sistemas de Gestão de Workflow, SGW, e Sistemas de Gestão Empresarial, ERP. Após a apresentação destes sistemas apresenta-se algumas das tecnologias utilizadas no desenvolvimento deste projeto. 2.1 Gestão Documental Esta secção tem como objetivo apresentar alguns conceitos relativos à gestão documental. Iniciando-se esta secção com uma introdução à gestão documental, sendo feita de seguida uma breve resenha histórica. De seguida é feita uma abordagem aos sistemas de gestão documental, descrevendo alguns dos seus conceitos, funcionalidades básicas que este deve suplantar e, por fim, algumas vantagens da sua utilização Introdução Um dos fatores fundamentais na evolução de qualquer empresa é a organização e disponibilização atempada de informações relevantes a todos os intervenientes no processo de produção. Desde há muito tempo que é, necessária a utilização de múltiplos documentos para o funcionamento de uma empresa. Este uso excessivo de documentação conduz a que ocorram diversos 3

24 4 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias problemas, tal como, o extravio de documentos, diversas versões não controladas, crescentes custos de cópias e armazenamentos, entre outros. Para evitar ou minorar tais problemas é necessário um sistema capaz de recolher, armazenar, gerir e disponibilizar toda a documentação recebida ou produzida na empresa. Os sistemas de gestão documental permitem que as empresas e os seus utilizadores usufruam de uma maior rapidez, eficácia, organização, segurança e fiabilidade no acesso à informação. Num sistema deste género os documentos são guardados num formato eletrónico, permitindo que a informação esteja organizada e seja classificada segundo as suas caraterísticas permitindo uma distribuição mais eficaz e eficiente. A gestão documental segue um conjunto de passos bem definidos: os documentos são recebidos em papel, digitalizados para passarem para formato eletrónico, é-lhe atribuída uma classificação, são definidos os vários estados do ciclo de vida do documento e, por fim, é disponibilizado o acesso aos utilizadores de todo o material através de um serviço como, por exemplo iportaldoc História A informação tem adquirido ao longo dos tempos cada vez mais importância. A partir da segunda metade do século XIX, a arquivologia desenvolveu-se como uma disciplina, podendo-se dizer que o seu aspeto mais importante é a gestão de documentos. Apesar da sua conceção teórica e aplicação prática se ter desenvolvido após a Segunda Guerra Mundial, a gestão documental já era utilizada nos finais do século XIX, em função de problemas detetados nas administrações públicas dos E.U.A e do Canadá, no que se referia à gestão e uso de informação. Na primeira metade deste século criaram-se comissões governamentais com o objetivo de encontrar soluções que proporcionassem uma melhor eficácia no que toca ao uso de documentos pela administração pública. É importante referir que, durante este período, as instituições arquivistas públicas caracterizavam-se pela sua função de apenas apoio à pesquisa, estando comprometidas somente com a conservação e o acesso a documentos classificados como de valor histórico. Este modo de funcionamento não contemplava documentos de cariz administrativo, cujos problemas eram considerados de alçada exclusiva dos órgãos da administração pública que os produziam e utilizavam. Conforme mencionou Ricks num trabalho apresentado no VIII Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Washington, em 1976 [1], A gestão de documentos criou maior consciência em todo o governo, no caso norte-americano, quanto ao significado dos documentos, qualquer que fosse seu suporte, e às suas necessidades de conservação. As instituições arquivísticas públicas, particularmente os arquivos nacionais dos EUA e do Canadá, passaram a utilizar uma nova maneira de trabalhar, assumindo também a função de órgão de apoio à administração pública, com a competência de orientar programas de gestão de documentos nos diversos organismos governamentais. 1 Sistema de Gestão Documental e Workflow da empresa iportalmais

25 2.1 Gestão Documental 5 Hoje, estas instituições dispõem de considerável prestígio e de grandes orçamentos, pois foi reconhecido que, como instituições, economizam mais dinheiro do que gastam, em resultado de suas atividades de gestão de documentos. Um exemplo: a rede de arquivos intermediários regionais norte-americanos permite aos cofres públicos uma economia de cem milhões de dólares por ano. O custo público da informação governamental tende a alcançar níveis reduzidos, aplicandose o princípio básico de gestão de documentos, segundo o qual a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível Sistemas de Gestão Documental Um estudo do Comité Económico Europeu [2] revela que o volume de informação não estruturada produzida pelas organizações creste entre 65% a 200% por ano, dependendo do sector em causa; outro estudo [2], revela que cada pessoa produz em média 800MB a cada ano que passa. Ainda outros estudos [3] revelam que cada funcionário perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo, 90% dos documentos com que se trabalha no dia a dia estão misturados com outros documentos, 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados, 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desatualizados e 15% dos documentos manuseados perdem-se. A esta grande quantidade de informação junta-se ainda a incapacidade das empresas a classificarem correta e eficazmente e perceberem se um determinado documento possui informação importante ou se é apenas mais um ficheiro a sobre carregar o sistema. Também não têm conhecimento se o documento já se encontra na versão final ou mesmo quem lhe teve acesso. Em resumo, não é possível saber o ciclo de vida da informação, tendo como consequência o arrecadar de custos, o que traz alguns riscos para a empresa. [4] A gestão documental é, atualmente, o meio mais eficaz para gerir documentos, entendendose por documentos todo o tipo de suporte utilizado que contenha informação. Estes podem-se encontrar em vários formatos, papel, eletrónico ou ambos, contendo a mesma informação. Face à especificidade de cada documento, eles devem ser tratados de formas diferentes, tendo como objetivo final a salvaguarda da informação neles contida. Através de uma solução de gestão documental, é possível consultar rapidamente qualquer informação que esteja num documento e colocá-la em contexto com o processo de negócio em que participa. As soluções de gestão documental são frequentemente procuradas para suportar o arquivo documental associado a processos onde o volume de documentos é significativo Classificação da Informação A informação deve ser classificada conforme o papel que desempenha nas atividades da organização, apresentando assim diferentes graus de importância como é possível ver na Figura 2.1. A importância da informação pode conduzir a que as organizações a tentem colectar em excesso, fazendo com que esta se torne cada vez mais difícil de gerir. As organizações devem concentrar os seus esforços na manutenção das informações que apresentam um grau de importância

26 6 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias Figura 2.1: Classes de informação. Retirada de "Um referencial para o planeamento de sistemas de informação" [5] mais elevado, ou seja, informação crítica, mínima e potencial. No entanto a classificação de toda e informação em uma destas classes poderá ser um problema de difícil resolução. Para minimizar este dificuldade é necessário compreender o valor da informação Conceitos Aplicados na Gestão Documental A gestão documental electrónica é um processo abrangente que implementa diversos conceitos, de entre os quais se podem destacar alguns. A desmaterialização, que corresponde à passagem de documentos do formato físico, por exemplo, o papel, ao formato eletrónico, por exemplo segundo a norma ISO :2008, vulgo PDF, Portable Document Format. Outro conceito importante é a indexação, que implica uma catalogação e classificação dos documentos. Pode ser feita a analogia entre um sistema de gestão documental eletrónico e um físico em que o arquivo dos documentos é feito em pastas ordenando-os alfabeticamente ou por datas; no caso dos sistemas electrónicos o processo é facilitado, uma vez que se usufrui das vantagens dos sistemas de informação. Outro conceito importante é o conceito de workflow, que consiste em definir-se os vários estados pelos quais um documento tem de passar até atingir um estado final. Por fim, um Sistema de Gestão Documental deverá implementar uma forma de pesquisa rápida e eficiente, possibilitando o acesso aos documentos presentes no sistema Funcionalidades básicas dos Sistema de Gestão Documental Os sistemas de gestão documental devem oferecer aos seus utilizadores um diverso conjunto de funcionalidades a nível de utilização, encaminhamento, segurança e administração. [6]

27 2.1 Gestão Documental 7 Quando a funcionalidades relacionadas com a utilização e encaminhamento um Sistema de Gestão Documental deverá oferecer a capacidade de criação e formatação de modelos (templates) de documentos sem que seja necessário que o utilizador tenha conhecimentos profundos em programação. Outra funcionalidade essencial é a criação de documentos com referência única e respetiva validação, nomeadamente, tipo, designação, assunto, autor, classificação, numeração, versão, datas de criação e revisão, encaminhamento, impressão e arquivo. Além disso, também deve ser garantido o controlo de versões dos documentos contando com a revisão dos seus atributos. Os documentos devem ser indexados, bem como as pastas onde estão armazenados por taxionomia hierárquica de modo a serem facilmente encontrados durante todo o seu ciclo de vida. Como ponto crucial, deve garantir-se o trabalho colaborativo, caso contrário o Sistema de Gestão Documental perde boa parte do seu interesse, não oferecendo, por exemplo, possibilidades de encaminhar documentos criados ou inseridos para outros utilizadores incluindo neste encaminhamento comentários, pareceres ou decisões. Dentro desta funcionalidade de colaboração, deverá também ser possível notificar os intervenientes de tarefas que lhe estão atribuídas e que ainda não foram concluídas. Outro ponto de relevo é a importação e exportação de conteúdos de e para outras aplicações, como por exemplo, ERP (Enterprise Resource Planning) ou CRM (Customer Relationship Management), uma vez que são aplicações que geram muita documentação e determinante que está seja armazenada e catalogada de forma lógica e fácil acesso. Por fim, deverá ser possível colocar toda a informação contida no Sistema de Gestão Documental em papel ou noutro qualquer suporte físico comum. Em termos de segurança, o sistema deve oferecer a capacidade de transmissão dos dados de forma segura sem que a sua informação possa ser comprometida ou consultada por terceiros; para este último efeito dever-se-á recorrer à cifra dos dados. É circunstancial também que a autenticidade dos documentos seja salvaguardada adicionandolhe assinaturas digitais e carimbos temporais; desta maneira, há certeza que os documentos em questão são originais. Ainda no que concerna a questões de segurança, o sistema deverá ser capaz de controlar os acessos a dados e documentos a diferentes níveis, utilizando para isso perfis de utilizadores, atribuindo diferentes níveis de acesso. Além de todas as funcionalidades anteriormente descritas, um Sistema de Gestão Documental deverá garantir funções de administração tais como, alteração de matrizes de documentos, taxionomias, perfis de acesso e métricas de informação de todos os documentos servidos. Deverá também estar garantido o uso de rotinas de auditoria, bem como interfaces parametrizáveis e amigáveis para o utilizador.

28 8 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias Vantangens dos Sistema de Gestão Documental Em resumo, a utilização de Sistemas de Gestão Documental traz inúmeras vantagens, sendo a seguir nomeadas as principais: [7] [8] melhoria dos acessos, precisão e velocidade do fluxo de informação, reduzindo o tempo gasto na procura de documentos críticos; aumento da produtividade, pela melhoria da comunicação entre diferentes utilizadores ou mesmo diferentes departamentos, que possibilita uma troca de informação de forma rápida e precisa; organização da informação por processos; uniformização e sistematização dos procedimentos; melhor controlo dos documentos e processos; possibilidade de medir a eficiência de recursos; redução do retrabalho devido a documentos com erros ou desatualizados; possibilidade de acesso à informação em qualquer lugar; aumento da segurança devido ao controlo de acesso a documentos sensíveis; redução dos custos em armazenamento; salvaguarda e recuperação de dados com recurso a cópias de segurança (backups). 2.2 Workflow Nesta secção será feito um resumo dos diversos conceitos aplicados aos Sistemas de Workflow. Iniciando-se esta secção com uma introdução aos workflows, sendo feita de seguida uma breve resenha histórica. De seguida é feita uma abordagem aos sistemas de gestão de workflows, descrevendo algumas funcionalidades essenciais, categorias de workflows, requisitos que estes devem cumprir e, finalmente, algumas vantagens Introdução Workflow consiste numa sequência de passos que permite sistematizar de forma consistente a informação, documentação ou tarefas entre utilizadores de acordo com uma série de regras, permitindo tornar estes processos mais simples e intuitivos aos utilizadores. A automatização de um processo exige a identificação das diversas atividades, regras a cumprir e dados usados para gerir o ciclo de vida de um workflow.

29 2.2 Workflow 9 Um sistema workflow interpreta processos, cria e gere instâncias e interage com os participantes das aplicações. Gere as atividades resultantes de um processo e as suas relações desde o início até ao fim da sua utilização. Durante o seu ciclo de vida um processo, é atribuído a um participante e são-lhe atribuídas tarefas que serão controladas pelo sistema de gestão de workflow assegurando assim o seu correto desenvolvimento. [9] A utilização de um sistema de workflow por uma empresa, permite-lhe automatizar processos de negócio, a interação com os utilizadores e clientes, etc. Isto leva a que haja uma maior eficiência a nível operacional, tendo como resultado uma melhoria da qualidade dos serviços prestados e, consequentemente, um aumento da produtividade História Os sistemas de workflow são bastante antigos, no entanto apenas nas últimas décadas começaram a ganhar popularidade devido à necessidade das organizações automatizarem os seus processos de negócio. Os sistemas de gestão de workflow tiveram origem na automação do trabalho. [10] Por natureza, os processos empresariais eram monolíticos; e as políticas de negócio e acesso às informações estavam rigidamente definidas nas aplicações. Para além disso, estes sistemas normalmente eram isolados, sem ligação com outros sistemas de workflow ou aplicações genéricas. A primeira geração dos sistemas de workflow foram descritas como aplicações monolíticas de uma área de domínio particular. A segunda geração dividiu os sistemas em diversos componentes, mas estes ainda ficaram fortemente dependentes das aplicações. A terceira geração apresentou máquinas de workflow genéricas que forneciam uma infraestrutura robusta para workflows orientados à produção. Por fim, a quarta geração, seria a atual, caracterizada por sistemas de workflow flexíveis capazes de fornecer uma diversa gama de serviços. [11] Com a evolução natural dos sistemas, tornou-se necessário separar os processos de negócio e as componentes de workflow das aplicações existentes, tendo como objetivo aumentar a flexibilidade e o poder de manutenção destes sistemas. [11] Além disso, os sistemas passaram de "sistemas orientados a dados" para "sistemas orientados a processos". Por fim a descentralização das organizações, a necessidade de se obter informação detalhada sobre as atividades diárias, bem como a utilização da arquitetura cliente/servidor, a relevância dos sistemas federados e a crescente disponibilidade de tecnologia para o processamento distribuído, traçaram o fim do processamento centralizado e monolítico. [12] Atualmente os workflows têm um papel muito importante, resolvendo os problemas dos processos e a sua automatização a todos os níveis das organizações Sistemas de Workflow A utilização de workflows permite, de forma produtiva, flexível e integrada, modelar, automatizar, integrar e otimizar os processos de negócio, quer parcialmente quer na sua totalidade. Desta

30 10 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias forma, a execução dum processo de negócio pode envolver diversos sistemas ligados, bases de dados e aplicações, permitindo também a interação entre diferentes utilizadores, parceiros, clientes e colaboradores. A implementação de um workflow é extremamente difícil de realizar devido à necessidade de integrar com diversas aplicações distintas e interação com varias pessoas. Nas empresas existem processos que são repetidos sucessivamente, e que possuem documentos associados a cada uma das suas fases. Um processo de workflow é um processo que pode ser pré-parametrizado, atribuindo responsáveis a cada um dos seus estados e no qual existem documentos que circulam entre os participantes. Esta abordagem, permite de forma eficiente, uma redução de custos. [13] Um exemplo de um processo de workflow é, por exemplo, a realização de uma encomenda, em que processo passa por diferentes entidades, entre as quais o cliente, o colaborador e o distribuidor, como representado na Figura 2.2. Figura 2.2: Workflow de realização de uma encomenda. Um workflow é definido como um conjunto de tarefas organizadas, que na sua totalidade e seguindo uma ordem lógica, formam um processo de negócio, estando esta ordem também descrita no workflow. Algumas das tarefas podem ser automatizadas, sendo realizadas por sistemas informáticos; no entanto, há tarefas que, devido às suas caraterísticas terão de ser realizadas por

31 2.2 Workflow 11 agentes humanos. [14] Atualmente com o grande aumento da competitividade, as organizações lutam por desenvolver workflows com o máximo de tarefas que possam ser realizadas de forma automática, isto é, sem que necessitem de intervenção humana e que aproveitem ao máximo todos os recursos disponíveis ou necessários à sua realização para que desta forma o seu rendimento seja maximizado. Alguns exemplos de tarefas são, por exemplo, a solicitação de férias; compra de produtos ou,até mesmo, a definição de certas atividades que um colaborador deve desempenhar no decorrer de um projeto Sistema de Gestão de Workflow O Sistema de Gestão de Workflow é definido como "um sistema que define, gere e executa completamente workflows, através da execução de software cuja ordem de execução é determinada por uma representação informática da lógica do workflow". [15] Estes sistemas têm como principal objetivo o suporte ao trabalho cooperativo, onde se enfatiza a interação entre utilizadores, e não apenas a interação entre o utilizador e o sistema. Devem também possibilitar a notificação do utilizador quando alguma tarefa lhe é atribuída, o sistema também garante que as tarefas seguem a ordem outrora definida Funcionalidades de um Sistema de Gestão Workflow Um Sistema de Gestão Workflow é um conjunto de ferramentas que tem como objetivo o auxílio ao projeto implementando fluxos de trabalho, workflows, é, assim, responsável pela instanciação, coordenação e execução controlada das tarefas realizadas pelas diferentes ferramentas disponíveis dentro do respetivo workflow. A um nível conceptual, os Sistema de Gestão Workflow devem ser caracterizados como possuindo suporte em 3 áreas funcionais, as quais são, funções de tempo de construção (build-time functions), funções de controlo do tempo de execução (run-time control functions) e as funções de interação durante o tempo de execução (run-time interaction functions). As funções de tempo de construção (build-time functions), estão relacionadas com a definição informática e, possível, modelação do processo de workflow e das suas atividades constituintes. As funções de controlo do tempo de execução (run-time control functions), estão relacionadas com a gestão dos processos de workflow em ambiente operacional e com a sequenciação das diversas ações que fazer parte de cada processo. Por fim, as funções de interação durante tempo de execução (run-time interaction functions), tratam da gestão de interação dos Sistema de Gestão Workflow entre os utilizadores e as aplicações dos sistemas informáticos aquando o processamento dos vários passos da actividade. [15] Na Figura 2.3 é possível verificar as diversas relações e as principais funções e as respetivas àreas funcionais dos Sistema de Gestão Workflow. Apesar dos workflows estarem mais relacionados com atividades de escritório, muitas das quais que necessitam de intervenção humana, também podem ser aplicados em outros ambientes

32 12 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias Figura 2.3: Caraterísticas de um Sistema de Gestão Workflow. Retirada de "The Workflow Reference Model" [15] como, por exemplo, ambientes de produção. Isto torna necessário que as aplicações sejam adaptadas de forma a satisfazer certas capacidades funcionais das organizações. Neste contexto, a falta de standards dá origem a que sejam criadas diversas maneiras de automatizar processos, na pior das hipóteses incompatíveis entre si. Para dar resposta a este problema foi criado em Agosto de 1993 o Consórcio de Gestão de Workflows ou Workflow Management Coalition - WfMC, com vista a identificar as áreas funcionais e desenvolver especificações para serem implementadas nos produtos de workflow. Estas especificações destinam-se a que seja garantida a interoperabilidade entre diferentes produtos de workflow e a melhorar a integração destes com outras aplicações informáticas, como por exemplo, o correio eletrónico. Para melhor percepção deste modelo está identificado na Figura 2.4 um modelo de workflow padrão, onde é possível identificar os principais componentes funcionais do sistema bem como as respetivas interfaces de uma arquitetura workflow. As áreas funcionais são: Ferramentas de Definição de Processos (Process Definition Tools), Aplicações Clientes de Workflows (Workflow Client Applications), Aplicações Invocadas (Invoked Applications), Outros Serviços de Execução de Workflow (Other Workflow Enactment Services) e, por fim, Ferramentas de Administração e Monitorização (Administration & Monitoring Tools).

33 2.2 Workflow 13 Figura 2.4: Modelo de Referência de um Workflow. Retirada de "The Workflow Reference Model" [15] As Ferramentas de Definição de Processos (Process Definition Tools), são ferramentas usadas para criar e alterar as definições de processo; fornecem a capacidade de reutilizar elementos armazenados num fluxo de trabalho, e até mesmo subprocessos inteiros, desenvolver aplicativos de fluxo de trabalho mais produtivos, uma vez que não é necessário reinventar a roda na construção de fluxos de trabalho e integrá-los com outras aplicações. [16] Para que seja possível a comunicação entre estas aplicações e os serviços de execução do workflow o modelo especifica um padrão de interface para o efeito. Aplicações Clientes de Workflows (Workflow Client Applications), são aplicações diretamente correlacionadas com o motor do workflow; estas normalmente implementam funcionalidades básicas de workflow, tais como notificações e transferências de informação. [15] Para essa interface foram definidas operações dentro da ideia da WAPI, Workflow API and Interchange Formats. A WAPI pode ser considerada como um conjunto de construtores, através dos quais os serviços do sistema de workflow podem ser acedidos, e que quais regulam as interações entre a maquina de workflow e os outros componentes do sistema. [17] As Aplicações Invocadas (Invoked Applications) são aplicações externas ao Sistema de Gestão Workflow como, por exemplo, serviços de fax, correio eletrónico, entre outras aplicações. Para que estas aplicações possam funcionar em conjunto com o Sistema de Gestão Workflow foram criadas algumas operações dentro da WAPI, tais como, iniciar, suspender e abortar tarefas. Na interface 4 é definida para a área funcional, Outros Serviços de Execução de Workflow

34 14 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias (Other Workflow Enactment Services), uma variedade de modelos que podem interagir com produtos de diversos fabricantes. Por fim é especificado uma interface comum para as Ferramentas de Administração e Monitorização (Administration & Monitoring Tools), permitirá que uma mesma aplicação de gestão tenha a possibilidade de controlar diferentes motores de workflow. O WfMC apresenta métodos de acesso da WAPI projectados para estas funções de gestão, tais como delegação e suspensão de privilégios a utilizadores e grupos, entre outras funções. [17] Constituição de um Workflow Um workflow é constituído fundamentalmente por atividades, que, por sua vez, pressupõem actores que as executam. Ao longo da execução do workflow vão sendo gerados e processados documentos. Há também a existência de rotas que definem os destinos de cada fluxo de informação. Por fim há as regras, que devem ser respeitadas durante toda a execução das tarefas do fluxo de trabalho. [18] Actividades Uma actividade num workflow corresponde à execução de uma tarefa dentro de um processo, para isso deve ser possível definir no Sistema de Gestão Workflow os dados da actividade, tais como, o seu nome, objetivos, documentos necessários à sua realização incluíndo as instruções a serem seguidas durante a sua execução. Actores Cada actividade deve ter pelo menos um actor responsável pela sua concretização. Esse actor deve estar registado no Sistema de Gestão Workflow. A associação das atividades ao actor pode ser realizada aquando da instanciação do workflow. Os actores podem ser utilizadores específicos ou distinguidos pelos papeis que desempenham. Um papel é uma caracterização do conjunto de atributos e responsabilidades que os utilizadores possuem. Por norma, os utilizadores estão associados aos papéis que por sua vez estão associados às atividades. Um único utilizador pode desempenhar vários papéis, bem como o inverso; um papel pode ser representado por vários utilizadores. Os actores não são necessariamente utilizadores humanos, podendo ser agentes informáticos ou outros quaisquer dispositivos. Rotas A definição de workflow compreende o encadeamento de atividades, encadeamento este que pode ser representado por um grafo. De um modo geral num grafo as atividades são representadas pelos nós dos grafos e os caminhos/rotas representadas por linhas/arestas entre os nós. Dependendo do workflow, as atividades são executadas sequencialmente, paralelamente ou combinando os dois métodos anteriormente mencionados. Além disto, podem ser adicionadas condições de execução nas arestas dos grafos. Regras A execução de atividades em ambientes organizados pressupõe a aceitação de determinadas regras pré-estabelecidas. Desta forma é possível garantir que as atividades são executadas de forma coordenada, mesmo quando executados por mais do que um actor. As regras definem que

35 2.2 Workflow 15 informações irão transitar por determinado fluxo de trabalho e sob que condições; no fundo, são atributos que definem de que forma os dados são tratados pelas tarefas ou mesmo encaminhados para atividades distintas no fluxo de trabalho. As regras são definidas no Sistema de Gestão Workflow durante a modelação do processo Categorias de Sistema de Gestão Workflow Os workflows podem ser classificados como sendo do tipo ad-hoc workflow, workflow de produção e workflow administrativo. [14] Os workflows do tipo ad-hoc, caracterizam-se por não existir uma estrutura pré-definida para o processo e pela possibilidade de alterar ou criar novas regras dos procedimentos durante a execução do processo, embora exista na mesma prazos de execução, deadlines. Exemplos de aplicações ad-hoc são por exemplo campanhas de marketing para lançamento de produtos. Nos workflows de produção a maioria das regras estão definidas logo desde início; são adequados a processos que tenham pouca ou mesmo nenhum intervenção humana, e em que estas, quando ocorrem, são em pequena escala ou de curta duração. Este tipo de sistema serve para administrar processos extremamente complexos e fortemente integrados com outros sistemas de uma organização. Pode ser aperfeiçoado até atingir o nível de qualidade e precisão na execução de tarefas repetitivas. [19] Um exemplo de tipos de fluxo de trabalho são, por exemplo, os sistemas de empréstimos dos bancos. Outro tipo de workflow é o do tipo administrativo; enquadra-se entre o workflow ad-hoc e o workflow de produção, envolve atividades fracamente estruturadas, repetitivas e previsíveis, de simples execução. [20] Um exemplo de um processo administrativo será a requisição de férias por parte de um empregado, em que este submete o pedido para aprovação Requisitos Típicos numa Aplicação de Workflow Tal como descrito em Presenting Windows Workflow Foundation [21], os requisitos típicos numa aplicação baseada em workflow normalmente são: Aptidão para tomar decisões consoante as regras do negócio. Isto inclui regras simples, tais como decisões tipo sim ou não, baseadas numa caixa de validação e regras mais complexas, tais como análises de conjuntos de dados para obter uma decisão não definitiva mas perto da decisão final. Formas de comunicar com outras aplicações e outros sistemas externos ao workflow. Por exemplo, um pedido é recebido por parte de outra aplicação; isto requer comunicações usando, por exemplo, web-services ou outras tecnologias. Métodos de interação com pessoas. Neste caso, um gestor, utilizador, deve aprovar ou validar algumas decisões. Deve existir uma interface que permita a interação de um utilizador com a aplicação.

36 16 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias A possibilidade de manter um estado durante a existência do workflow, especialmente quando pessoas estão envolvidas. Um workflow pode demorar bastante tempo até que esteja finalizado e um utilizador pode ir de férias ou de fim-de-semana. O sistema deve ser escalável de modo a ter a possibilidade de desactivar um workflow, mantendo o seu estado e depois ter a capacidade de o reactivar, carregando o seu estado e fluir para o passo seguinte Vantagens dos Sistemas de Gestão de Workflows Os Sistema de Gestão Workflow trazem inúmeras vantagens às organizações; entre todas podem-se destacar as seguintes: Aumento da eficiência dos processos e garantia da sua integridade. Um sistema de workflow garante que todas as atividades sejam realizadas na ordem prevista e que todas as regras sejam cumpridas, levando a uma redução de custos e a uma maior capacidade de trabalho; Diminuição do tempo de espera entre atividades. Quando um processo é manual, o tempo decorrido entre o final de uma tarefa e o início da tarefa seguinte pode ser bastante elevado por envolver alguns passos burocráticos; Redução no volume de circulação de papel, havendo apenas uma cópia do documento em formato eletrónico; Descentralização de funções e pessoal, através do acesso à rede a partir de qualquer estação de trabalho. Esta descentralização permite uma maior integração entre as unidades organizacionais, pois a utilização de um sistema de workflow permite que um processo de negócio seja executado por participantes de diferentes unidades funcionais de uma mesma organização de forma transparente; Facilidade na distribuição da informação por toda a organização. Estas vantagens e outras não descritas, mas nem por menos importantes, convergem todas numa melhoria do serviço prestado ao cliente. [22] 2.3 Enterprise Resource Planning, ERP Nesta secção será feita uma breve resumo dos conceitos aplicados a um sistema de Enterprise Resource Planning. Começando por fazer uma introdução aos sistemas de gestão empresarial (ERP), sendo feita de seguida uma breve resenha histórica. De seguida é descrita a sua estrutura básica, potencialidades, passos para uma boa implementação e, por fim, os pontos críticos dos sistemas de gestão empresarial.

37 2.3 Enterprise Resource Planning, ERP Introdução As organizações estão em constante evolução/mudança, com constantes integrações e atualizações das suas políticas e processos de produção, de forma a dar resposta aos concorrentes e aos novos requisitos dos mercados. As tecnologias de informação e processos de reengenharia empresarial, usadas em conjunto, criaram importantes ferramentas estratégicas. Estas novas ferramentas passaram a equipar as empresas com as capacidades necessárias para integrar e sincronizar processos isolados, com o intuito de integrar o processo de negócio, de forma a tornarem-se mais competitivas no mercado atual. Estas ferramentas são intituladas ERP, Enterprise Resource Planning. ERP é um conjunto de ferramentas de gestão que permite equilibrar a oferta e a procura, estabelecendo uma ligação entre clientes e fornecedores numa cadeia de produção, empregando processos de negócio comprovados para a tomada de decisões, e fornecendo um alto grau de integração interfuncional entre os diversos departamentos de uma empresa (marketing, produção, operações, logística, finanças, desenvolvimento de novos produtos e recursos humanos). Com isto conseguir-se-á que a empresa administre o seu negócio aos mais altos níveis de serviço ao cliente e produtividade sem aumentar os custos, ou, até mesmo diminuindo-os, fornecendo bases para um negócio mais lucrativo. [23] História No século passado, principalmente a partir da década de 60, as empresas passaram a utilizar Sistemas de Informação com vista em melhorar o desempenho organizacional num mercado cada vez mais competitivo. Estes sistemas têm vindo a evoluir ao longo do tempo, desde o aparecimento, por volta da década de 70, do MRP, Material Requirements Planning, passando, na década de 80, pelo MRP II, Manufacturing Resources Planning, até finalmente ao aparecimento, na década de 90, dos ERP, Enterprise Resource Planning. Na Figura 2.5 é possível visualizar graficamente a evolução do ERP onde se pode verificar de que os principais fundamentos surgem do MRP II, Manufacturing Resource Planning, diferindo dele em alguns aspectos tais como, aplicação de um único conjunto de ferramentas de planeamento para toda a empresa, integração em tempo real de todos os departamentos e permitindo uma aproximação entre consumidores e fornecedores. O MRP, Material requirements planning, consiste num planeamento das necessidades materiais com vista à otimização da gestão, de forma a minimizar os custos. Os principais objetivos do MRP são, garantir que os materiais estão disponíveis para produção e os produtos estão disponíveis para entrega aos clientes, minimizar as quantidades em armazém, tanto de produtos como de matérias e planear as atividades de produção tendo em conta os prazos de entrega. O MRP II, Manufacturing Resource Planning, é basicamente uma expansão do MRP, incluindo funções adicionais de planeamento de negócios, vendas e produção tendo em conta as

38 18 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias capacidades de mão-de-obra e de equipamento. Tem também a capacidade de simulação que permitindo a execução de análises de sensibilidade, ou seja, simular diversos cenários de procura, capacidade que herdou do Closed-loop MRP. Figura 2.5: A evolução do ERP. Retirada de "ERP : making it happen : the implementers guide to success with enterprise resource planning" [23] Estrutura básica de um ERP Um sistema ERP é a espinha dorsal da gestão da informação do negócio de uma organização. Permite estabelecer e criar uma metodologia de trabalho segundo o padrão definido para o seu sistema de informação. Dependendo das aplicações, o ERP pode permitir a gestão de um conjunto de atividades que viabilizam o acompanhamento dos níveis de fabrico tendo em conta pedidos ou previsão de vendas. Alguns exemplos destas atividades são, por exemplo, o desenvolvimento de um produto, compra de matéria-prima, interação com clientes e fornecedores, gestão de stocks, gestão contabilística e financeira, entre outros. Na Figura 2.6 está ilustrada uma estrutura típica de um sistema ERP Potencialidades de um Sistema ERP Um sistema ERP possui inúmeras potencialidades, sendo algumas das mais importantes: execução de tarefas críticas de uma empresa, aumentando a qualidade dos serviços prestados aos clientes; facilidade na troca de informação em ambientes distribuídos; integração a de informação dos vários departamentos, escritórios, fábricas de uma empresa bem como das várias empresas pertencentes a um grupo financeiro;

39 2.3 Enterprise Resource Planning, ERP 19 Figura 2.6: Estrutura típica de um ERP. Retirado de "Putting the enterprise into the enterprise system" [24] melhoria de eficiência na gestão de projetos; ajuste fácil a novas inovações tecnológicas; resolução de muitos dos comuns problemas numa empresa: gestão de produtos em armazém, serviços a clientes, gestão financeira, controlo de qualidade, entre outros; acompanhamento das necessidades de uma empresa à constante evolução do mercado; fornecimento de ferramentas inteligentes, como por exemplo, ferramentas de suporte à decisão, informação executiva, permitindo maior facilidade na tomada de decisões. [25] Implementação de um Sistema ERP Os sistemas ERP são parametrizados de formas distintas, de acordo com as caraterísticas de cada empresa e o ramo em que esta está inserida. Para flexibilizar este facto, os sistemas ERP foram desenvolvidos de modo a apresentar uma solução genérica, que possa ser parametrizada em certo grau, sem esquecer que esta parametrização acaba por ser um compromisso entre os requisitos da empresa e as funcionalidades oferecidas pelo sistema. Desta forma, é necessário que alguns processos de negócio das empresas sejam redefinidos para que os seus requisitos se enquadrem nas funcionalidades oferecidas pelo sistema.

40 20 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias Um software ERP típico é composto por módulos que poderão ser instalados separadamente; em casos extremos existem módulos que dependem de outros. A primeira medida a tomar no processo de instalação é a selecção dos módulos que serão instalados numa primeira fase. Contudo, é possível que posteriormente sejam integrados novos módulos. De seguida, cada módulo instalado é parametrizado para que se adeque da melhor forma ao processo de negócio da empresa. No entanto, mesmo com uma parametrização específica, a solução final poderá não corresponder aos requisitos da empresa e, nesses casos, as empresas necessitam de utilizar outros sistemas complementares ou optar pela utilização de processos genéricos. Por este motivo, a decisão de implementar um sistema ERP só deverá ser tomada no seguimento de uma análise aprofundada dos processos da empresa e das funcionalidades oferecidas pelas soluções do sistema em questão. [25] No artigo "Sistemas ERP: caraterísticas, custos e tendências, [26], são descritos dez fatores considerados fulcrais para a boa implementação de um sistema ERP numa empresa: garantir uma participação activa por parte da gerência (Commitment); implementar uma gestão de mudança procurando reduzir a insegurança dos utilizadores menos informados; identificar os administradores, que são utilizadores indispensáveis nos respetivos departamentos; escolher um gestor de projeto, que deve ser um profissional experiente e respeitado, de modo a descaracterizar o ERP como um sistema da área de Informática, e sim como uma ferramenta de apoio gestão; planear a realização de testes ao sistema e formações aos utilizadores; definir claramente os diversos papéis na implementação do sistema, através da união de conhecimentos e esforços para que se alcance com sucesso o objetivo desejado; adaptar o sistema à empresa e vice-versa, reflectindo sobre a realidade atual da empresa ou a utilização das melhores práticas; escolher a consultoria adequada, ou seja, consultores que demonstrem ter o "saber-fazer"(knowhow) necessário à implementação a efetuar; garantir a qualidade dos produtos da empresa (Quality Assurance); simplificar em todos os sentidos: na definição de modelos, no desenho da solução e na própria implementação do sistema Pontos Críticos de um Sistema ERP Alguns pontos e caraterísticas importantes dos sistemas ERP devem ser cuidadosamente analisados no momento em que se decide implantar um sistema do género. De acordo com o artigo

41 2.3 Enterprise Resource Planning, ERP 21 "Sistemas ERP: caraterísticas, custos e tendências [26], existe um conjunto de fatores críticos a ter em conta num sistema ERP: são aplicações comerciais desenvolvidas a partir de modelos de processos padrão, que não são específicos para determinadas necessidades, mas sim genéricos, podendo a empresa onde o ERP será implementado adequar-se ou não a eles. Davenport [24] afirma que "é o fornecedor que define o que é melhor, e não o cliente. Contudo, em alguns casos, as definições do sistema podem atender aos objetivos da empresa". integram todas as áreas da empresa, sendo uma vantagem a utilização destas ferramentas. A empresa obtém integridade e confiabilidade nas informações adquiridas através do sistema, pois a entrada de um dado ocorre uma única vez; a partir de então, passa a atualizar automaticamente todos os módulos necessários; permitem a adequação das funcionalidades existentes no sistema às da empresa, através do processo de parametrização. Este processo consiste na definição de diversos valores que são introduzidos no sistema, com o intuito de dimensionar o perfil da empresa e o comportamento do sistema; eles possibilitam a personalização de determinados processos de software que não se adaptam à empresa, mesmo usando a parametrização. A personalização é a adaptação do sistema às necessidades específicas da empresa, sendo necessário intervir com programas ou rotinas que se integram com ERP. Muitas atividades da empresa não são contempladas pelo sistema, não bastando apenas configurá-lo através de parâmetros. Esta etapa nem sempre é realizada pela empresa que desenvolve o ERP, e muitas vezes uma consultoria homologada e conhecedora da solução é contratada para este fim; possuem custos elevados, destacando-se os custos de hardware e infraestrutura computacional, de aquisição da licença de uso do ERP, e de consultoria para a implantação. Um sistema ERP apresenta muitas complexidades, sendo que a sua implementação deverá ser realizada por profissionais que conheçam, não somente o negócio da empresa, como também a solução escolhida. Geralmente, as empresas optam por contratar consultores especializados no produto escolhido. Também os utilizadores dos vários departamentos deverão passar por um período no qual os esforços serão duplicados, uma vez que o trabalho deverá ser realizado paralelamente no sistema antigo, mesmo que manual, e no novo. os fornecedores de sistemas ERP disponibilizam periodicamente atualizações que congregam melhorias, correções de problemas e de erros do sistema. Este processo de atualização deve ser flexível e permitir a adequação da nova versão com possíveis personalizações efetuadas no produto. os sistemas ERP forçam, na maioria das vezes, alterações nos processos produtivos e administrativos, pois é necessário tanto a adaptação do sistema aos processos da empresa, como

42 22 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias a adaptação da empresa a determinados processos do sistema. Estas alterações são complexas e podem causar, no início, uma série de inconvenientes até que todos estejam adaptados à nova realidade. É importante realçar também que estas alterações de processos devem estar em conformidade com as estratégias da empresa e os seus objetivos de longo prazo, merecendo, portanto, grandes cuidados em sua implementação. o ERP tem impacto sobre os recursos humanos da empresa, pois as pessoas terão que se preocupar com o processo como um todo e não apenas com a sua actividade específica. Devido à integração do sistema, um problema de uma área poderá refletir-se rapidamente noutros departamentos, existindo o risco de chegar a afetar toda a empresa. O perfil dos profissionais muitas vezes será alterado, uma vez que se exigirá multidisciplinariedade e conhecimentos que nem sempre os atuais funcionários possuem. A empresa deverá optar por reciclar os seus profissionais ou, em alguns casos, substituí-los. Esta última alternativa é reforçada também pelo facto de que a partir da automação e, mais do que isso, da integração entre os processos, muitas atividades que eram realizadas manualmente, no sistema anterior, não serão mais necessárias. Muitas vezes, pode ocorrer resistência interna à adoção do ERP, devido à desconfiança de perda de emprego ou de poder, uma vez que haverá maior partilha da informação. os sistemas ERP apresentam dificuldades no cumprimento de prazos de instalação e orçamentos, devido a: resistência por parte das pessoas; rotatividade dos funcionários que foram treinados no novo sistema ou que dominam o negócio da empresa; qualidade dos recursos humanos internos e da equipa de consultoria contratada; limitações inerentes ao próprio produto ERP escolhido e dificuldade de integrar o ERP com outros sistemas existentes dentro da empresa. Todos estes fatores não podem ser corretamente previstos com antecedência no momento de elaboração dos cronogramas e orçamentos, e, por mais que se possa inserir margens de segurança, eles podem comprometer a credibilidade do projeto. 2.4 Tecnologias Nesta secção será dada uma breve descrição das ferramentas a utilizar no desenvolvimento deste trabalho Python Python é uma linguagem de programação de alto nível com semântica dinâmica, cuja filosofia é facilitar a leitura do código mantendo um grande poder de programação, lançada em 1991 por Guido van Rossum. É uma linguagem de código aberto, sendo possível utilizar ou distribuir, mesmo que seja para uso comercial. Corre na maioria dos sistemas operativos, tipicamente é implementado sobre a linguagem de programação C, também conhecido por CPython, em versões.net, conhecido por IronPython e em máquinas virtuais Java (JVM) conhecido por Jython.

43 2.4 Tecnologias 23 É utilizada frequentemente como uma linguagem de script, suporta vários paradigmas da programação como, por exemplo, orientação a objetos, programação imperativa e funcional. Python contribui para um grande aumento da produtividade pois não existe fase de compilação, acelerando a etapa de edição-teste-depuração. Além disso a fase de depuração é fácil, pois um erro ou uma sintaxe errada nunca causa segmentation-fault, em vez disso quando o interpretador descobre um erro lança uma exceção que, se não for capturada, pelo programa, dá origem a uma impressão da pilha de chamadas. Um depurador ao nível de código fonte permite a inspeção de variáveis locais e globais, avaliação de expressões arbitrárias, ajuste de interrupções, etc. Por outro lado, a maneira mais rápida de depurar um programa é declarar expressões de impressão de variáveis ao código, uma vez que a fase de edição-teste-depuração torna esta abordagem simples e rápida. [27] PHP, Hypertext Preprocessor PHP, Hypertext Preprocessor, é uma linguagem de scripting de de uso livre utilizada básica para gerar conteúdo dinâmico na Web. Foi uma das primeiras linguagens de scripting desenvolvidas que correm do lado do servidor e não do lado cliente, ou seja, o servidor interpreta do código PHP que por fim gera a página web resultante. Como descrito no livro PHP: a beginner s guide [28], o PHP apresenta algumas caraterísticas consideradas únicas a esta linguagem: Performance os scripts escritos em PHP são mais rápidos que outros escritos noutras linguagens de scripting; Portabilidade o PHP está disponível para UNIX, Microsoft Windows, Mac OS e OS/2, sendo que os scripts são executados independentemente da plataforma; Fácil utilização apresenta uma sintaxe limpa e consistente, oferecendo também uma vasta documentação, reduzindo assim a curva de aprendizagem; Código aberto é uma linguagem desenvolvida por uma equipa de voluntários de todo o mundo, estando o código fonte disponível na Web; Suporte em comunidade o lado bom das linguagens que usufruem do suporte em comunidade é a criatividade e imaginação de milhares de utilizadores pelo mundo inteiro; Suporte para outras aplicações o PHP suporta outros tipos de aplicações como por exemplo, interações com múltiplas base de dados, interação com diversos protocolos, POP3, SMTP HTTP/HTTPS HTTP ou Hypertext Transfer Protocol é um protocolo de comunicação, que se situa na camada de aplicação segundo o modelo OSI, utilizado para a comunicação entre sistemas de informação

44 24 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias distribuída ou colaborativa. O desenvolvimento dos standards do protocolo foi coordenado pelo IETF 2, e pelo W3C 3, culminando na publicação de vários RFCs, distinguindo-se o RFC2616, que define a versão do protocolo HTTP em uso. [29] HTTPS ou Hypertext Transfer Protocol secure é uma implementação do protocolo HTTP sobre a camada SSL, Secure Sockets Layer, ou TLS, Transport Layer Security. Esta camada adicional garante que os dados são transportados através de uma ligação segura, cifrada, e garantindo também a autenticidade dos dados através de certificados digitais. [30] XML O XML, extensible Markup Language, é considerado uma meta-markup language, uma linguagem de anotação descritiva extensível, oferecendo todas as caraterísticas que tornam desejável este tipo de linguagens: independência relativamente às plataformas de software e de hardware utilizadas, longevidade, custos de manutenção reduzidos e fácil utilização. É uma linguagem que disponibiliza um formato para a descrição de dados estruturados proposta pelo W3C, World Wide Web Consortium. O XML é uma metalinguagem que em qualquer momento permite acrescentar novos elementos à linguagem, o que torna esta linguagem, aberta e sem limitações do ponto de vista de extensibilidade. [31] Esta descente do SGML, Standard Generalized Markup Language, que foi o primeiro standard de linguagens de notação de texto e o seu objetivo era normalizar a produção de documentos. Os documentos XML têm uma estrutura lógica em forma de árvore, ou seja, existem sempre um elemento que contém outros, como é possível ver na Figura 2.7. À semelhança do HTML o XML permite a definição de tags ou delimitadores, que caracterizam os dados e a sua formatação. É possível criar um conjunto de tags de modo a obter a formatação de um determinado conjunto de informação. Cada elemento, ou conjuntos de elementos, está relacionado e estruturado numa lógica de árvore ou hierarquia com dependências e ramificações. Uma folha da árvore será o elemento que poderá conter dados, no caso do exemplo da Figura 2.7, uma folha é por exemplo o Título da Receita. Com o XML pode-se criar uma estrutura para um documento de texto, um registo de uma base de dados estruturado, entre muitos outros exemplos, o XML oferece esta flexibilidade. Na Figura 2.8 é possível analisar um exemplo de um documento XML com a mesma estrutura da árvore apresentada na Figura 2.7. Segundo é descrito em "Bases de Dados Web e XML" [32], o XML apresente inúmeras vantagens, podendo-se destacar as seguintes: O XML é extensível, a possibilidade de criação de tags de um modo arbitrário (respeitando sempre as regras de aninhamento), permite adaptar a estrutura de um documento XML a praticamente qualquer situação por mais específica que seja; 2 Internet Engineering Task Force 3 World Wide Web Consortium

45 2.4 Tecnologias 25 Figura 2.7: Estrutura em árvore de um documento XML. Figura 2.8: Exemplo de documento XML com a estrutura da Figura 2.7. Os documentos XML são auto descritivos, ou seja, são relativamente fáceis de interpretar, manipular e interrogar.

46 26 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias Apesar da sua simplicidade, o XML permite criar estruturas bastante complexas (árvores ou grafos de profundidade arbitrária e, eventualmente, cíclicos e recursivos); O XML é extremamente flexível, possibilitando a representação, quer de dados estruturados, quer de dados semiestruturados; Recorrendo à definição de um esquema, é possível efetuar a validação de documentos. Esta característica revela-se de extrema importância para aplicações em que a verificação estrutural de dados seja vital, como é o caso das bases de dados convencionais; O conteúdo de um documento XML pode ser facilmente manipulado pelas aplicações de software (recorrendo a API s existentes), o que torna possível atingir níveis de automação bastante elevados; Uma vez que o XML tem uma natureza metalinguística, as organizações podem utilizá-la para desenvolver padrões específicos (novas linguagens baseadas em XML, definindo esquemas comuns, de modo a trocarem eficientemente dados entre si. Estes esquemas podem ser disponibilizados publicamente na web. O objetivo é utilizar o XML para a troca de dados entre os sistemas de informação organizacionais; O XML é um padrão aberto. Os documentos XML são independentes das aplicações, dos sistemas operativos, entre outros. Esta característica é muito importante na integração de sistemas heterogéneos; XML-RPC O XML-RPC é uma especificação e um conjunto de implementações que permite que programas em sistemas operativos diferentes, utilizando diferentes ambientes, possam colaborar fazendo chamadas de procedimentos através da Internet. É um protocolo de chamada de procedimento remoto (RPC) que utiliza XML para codificar as chamadas e HTTP como mecanismo de transporte. Este foi projetado para ser o mais simples possível permitindo a transmissão, processamento e resposta de estruturas de dados complexas. [33] Uma chamada XML-RPC é realizada entre duas partes, o cliente (o processo de chamada) e o servidor (o processo chamado). Um servidor é disponibilizado em uma determinada URL (por exemplo, 4 ): Para utilizar os procedimentos disponibilizados pelo servidor são seguidas a seguintes etapas: 1. O programa cliente faz uma chamada de procedimento usando um cliente XML-RPC, especificando um nome de método, parâmetros e um servidor de destino. 2. O cliente XML-RPC coloca o nome do método e os parâmetros numa estrutura XML, de seguida emite um pedido HTTP através do método POST, este contendo as informações, para o servidor de destino. 4 Um servidor HTTP a responder no porto 8080, cujo o endereço da máquina é example.org

47 2.4 Tecnologias 27 Figura 2.9: Arquitetura do XML-RPC. [33] 3. Um serviço HTTP no servidor de destino recebe o pedido e passa o conteúdo XML desta para um ouvinte (listener) de XML-RPC. 4. O ouvinte XML-RPC analisa o XML para obter o nome do método e os parâmetros e chama o método apropriado, passando os parâmetros. 5. O método retorna uma resposta ao processo de XML-RPC e este de seguida processa a resposta como XML. 6. O servidor web retorna esse XML como a resposta ao pedido. 7. O cliente XML-RPC analisa o XML para extrair o valor de retorno e então passa o valor de retorno de volta para o programa cliente. 8. O programa cliente continua o processamento com o valor de retorno. O uso do protocolo HTTP para comunicação significa que os pedidos XML-RPC devem ser síncronos, ou seja, um pedido XML-RPC é sempre seguido exatamente de uma resposta XML- RPC e stateless, significa que nenhum contexto é preservado de um pedido para outro, ou seja, se um cliente invoca um método e de seguida volta a invoca-lo, o XML-RPC trata os dois pedidos como pedidos isolados. [34] Uma invocação de um método remoto é acompanhada por dados na forma de parâmetros, e a resposta a esse método contém dados como um valor de retorno. Apesar de um pedido pode conter vários parâmetros, a resposta deve conter exatamente um valor de retorno. Para representar esses valores, o XML-RPC define uma representação XML para os dados. Os tipos básicos definidos por este são os seguintes: Integer valores inteiros, representados pela notação <i4> ou <int>. Exemplo: <i4>2</i4>, <int>2</int>;

48 28 Arquitetura Geral e Principais Tecnologias Double valores não inteiros, ou seja, de dupla precisão com virgula flutuante, representados pela notação <double>. Exemplo: <double>2.0</double>; Boolean valores booleanos, lógicos, 0 ou 1, representados pela notação <bolean>. Exemplo: <bolean>1</bolean>; String sequências de caracteres, representados pela notação <string>. Exemplo: <string>hello, World!</string>; Date-time data e hora segundo a norma ISO , representados pela notação <datetime.iso8601>. Exemplo: <datetime.iso8601> t14:08:55</ datetime.iso8601>; Binary dados binários codificados em base64 6, representados pela notação <base64>. Exemplo: <base64>ew91ignhbid0ihjlywqgdghpcye=</base64>; Array conjunto de valores, estes podem conter valores de outros tipos, representados pela notação <array>. Exemplo: <array><data><value><string>hello, World!</string></value>< Struct estrutura de dados, também conhecido por vector associativo, estes tipo de dados são compostos por um conjunto de membros, representados pela notação <struct>. Exemplo: <struct><member><name>foo</name><int>1</int></member></struct>. [34] Na Figura 2.10 é possível ver um exemplo de uma pergunta feita por um cliente a um servidor XML-RPC, sendo possível ver na Figura 2.11 uma resposta, em caso de sucesso, do servidor à pergunta anteriormente feita. Figura 2.10: Exemplo de pergunta XML-RPC NET-RPC O NET-RPC é um protocolo de chamada de procedimento remoto (RPC) baseado no módulo cpickle do Python sendo este relativamente mais rápido que o XML-RPC. [35] 5 Norma internacional para representação de data e hora emitida pela Organização Internacional para Padronização (International Organization for Standardization, ISO) 6 Método para codificação de dados para transferência na Internet

49 2.4 Tecnologias 29 Figura 2.11: Exemplo de resposta XML-RPC SOAP O SOAP, Simple Object Access Protocol, é um protocolo de comunicação entre aplicações, independentemente do sistema operativo ou da linguagem de programação utilizada nestas. Em termos históricos o SOAP é o sucessor do XML-RPC, tendo-se tornado uma recomendação do W3C 7 a 24 de Junho de [36] Para a comunicação entre as aplicações a informação é estruturada sob a forma de um documento XML, esse documento é constituído por um envelope (envelope), um cabeçalho (header), opcional e um corpo (body) como é possível verificar na Figura Figura 2.12: Estrutura de uma mensagem SOAP. Retirado de "Programming Web services with SOAP" [37] O SOAP define também um padrão chamado WSDL 8, Web Services Description Language, que descreve de forma precisa os objetos e métodos disponíveis, através de páginas XML acessíveis através da Web. Basicamente, quando o cliente deseja enviar uma mensagem para um determinado Web Service, ele obtém a descrição do serviço, através da localização do respetivo 7 World Wide Web Consortium 8 É uma especificação desenvolvida pelo W3C que permite descrever os Web Services segundo um formato XML.

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