O papel da controladoria na gestão dos custos: um estudo de caso em uma empresa lucrativa de grande porte

Transcrição

1 O papel da controladoria na gestão dos custos: um estudo de caso em uma empresa lucrativa de grande porte Juraci Teodoro Barcelos (UFMS/CPTL) Rosalia Keller Galeano Lima (UFMS/CPTL) Silvio Puala Ribeiro (UFMS/CPTL) Resumo O objetivo deste estudo foi analisar a importância da controladoria na administração e como ela pode contribuir na redução dos custos totais de uma grande empresa lucrativa, com matriz em Mineapolis EUA e presente em 66 paises, no período de 2009 a Utilizou-se o método de pesquisa exploratória, por meio de um estudo de caso. Os dados foram obtidos, através do relatório anual da empresa no ano 2010 e seu gerente administrativo contábil. Os resultados obtidos, demonstram que o comprometimento dos profissionais administradores e o gerenciamento efetivo dos custos, foram imprescindíveis para a empresa alcançar as metas propostas. Palavras-chave: Controladoria. Gerenciamento. Custos. Abstract The objective of this study was to analyze the importance of the Comptroller in administration and how it can contribute to the reduction of total costs of a large profitable company, based in Mineapolis USA and present in 66 countries, during the period from 2009 to We used the method of exploratory research, through a case study. The data were obtained through the company's annual report in the year 2010 and through your accounting Administrative Manager. The results obtained demonstrate that the commitment of professional administrators and the effective management of costs, were essential for the company to achieve the goals proposed. Key words: controlling. Management. Costs. Controladoria. Gerenciamento. Custos.

2 1 Introdução A atual competitividade dos negócios e as constantes mudanças nos diversos ambientes empresariais, tornam a organização das empresas cada vez mais complexas. Para determinar os padrões éticos adotados na condução dos negócios, as melhores práticas de gestão e as responsabilidades nas organizações empresariais, a controladoria, vem exercendo um papel fundamental nas empresas, apoiando os gestores no planejamento e no controle de gestão. Neste contexto, a controladoria segundo Mosimann e Fisch (1999), pode ser conceituada como o conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências de administração, economia, psicologia, estatística e principalmente da contabilidade, que se ocupam da gestão econômica das empresas, com o fim de orientá-las para a eficácia. Neste sentido PEREZ, PESTANA e FRANCO (1995) afirma que: Para facilitar o entendimento do processo de planejamento e controle de uma empresa, a controladoria desenvolveu a visão do modelo de gestão. Através do modelo de gestão, podemos identificar a razão de ser de uma organização e contribuir para a eficiência e eficácia de suas operações, assegurando sua continuidade no negócio e a geração de resultados e empregos. Atualmente não só o mercado industrial, mas todos os segmentos empresariais exigem cada vez mais criatividade e dinamismo nas estratégias organizacionais, afim de que as empresas possam reduzir seus custos de produção, ou produzir mais com os mesmos custos atuais. Neste cenário, é que a controladoria vislumbra um vasto campo de aplicabilidade e importância para o setor empresarial, verificando de que forma o gerenciamento dos custos podem contribuir para a lucratividade em uma empresa de grande porte. 2 Referencial teórico Origem da controladoria A controladoria surgiu por meio da necessidade de se traduzir em dados e informações gerenciais, os fatos contábeis, levantados a luz da contabilidade tradicional, conforme Catelli (2006, p.343) descreve que: A contabilidade, enquanto ciência, tem uma rica base conceitual da qual devemos nos valer e, interagindo de forma multidisciplinar com os demais ramos do conhecimento, buscar a construção de uma via alternativa à contabilidade tradicional, cuja base conceitual é inadequada para modelar as informações destinadas ao uso dos gestores. Como uma evolução natural desta contabilidade praticada, identificamos a controladoria, cujo campo de atuação são as organizações econômicas, caracterizadas como sistemas abertos inseridos e interagindo com outros num dado ambiente. Ainda neste sentido, Mosimann e Fisch (1999, p.98), afirma que: Uma área do conhecimento ou uma ciência consiste, consoante Pfaltzgraff, em um agregado, em um conjunto de princípios, leis e axiomas que dão explicação dos fenômenos, suas propriedades, suas relações, suas causas e seu fim. Sob esse enfoque, a controladoria pode ser conceituada como o conjunto de princípios, procedimentos e

3 métodos oriundos das ciências da Administração, Economia, Psicologia, Estatística e principalmente da contabilidade, que se ocupa da gestão econômica das empresas, com a finalidade de orientá-las para a eficácia. Diante destas constatações, pode-se verificar que a controladoria, surgiu como alternativa de gerenciamento e conversão das informações contábeis, obtidas através da contabilidade tradicional, e destinadas ao uso dos gestores nas tomadas de decisões. 2.2 Conceito e funções de controladoria Segundo Marion (1996, p.140) A controladoria como área de responsabilidade, tem por função coordenar os esforços dos gestores para alcançar seus resultados, gerando informações relevantes e oportunas para a tomada de decisões na organização. Desta forma, o autor reforça a idéia de que a controladoria tem um papel fundamental na busca dos objetivos da empresa. Marion (1996, p.141) descreve ainda que: O objetivo da controladoria pode ser definido como o de assegurar um resultado sinérgico da empresa, o que corresponde a uma integração dos esforços das diversas áreas na obtenção de um resultado global superior à soma dos resultados particulares de cada área de responsabilidade, embora a soma algébrica dos resultados analíticos seja o resultado global da empresa. Por conseguinte, Figueiredo e Caggiano (1997, p.26), destacam que: a missão da controladoria é zelar pela continuidade da empresa, assegurando a otimização do resultado global. Os autores harmonizam a missão da controladoria, com sua função e objetivo, demonstrando assim sua importância dentro de qualquer organização. É oportuno ressaltar que a controladoria busca apurar os fatos, a fim de dar sustentação nas informações prestadas gerencialmente, reforçando assim sua contribuição e responsabilidade com os resultados da empresa. 2.3 O profissional da área de controladoria Dentre os profissionais da área administrativa, o controller é o responsável por coordenar os trabalhos da controladoria, que são subdivididos nos setores: fiscais, contábeis, financeiros, expedição e originação. Este profissional tem que ter o conhecimento necessário para transformar todas as informações recebidas dos diversos setores administrativos, em informações gerenciais, de modo a agregar valor e orientar os gestores nas tomadas de decisões, conforme afirma Catelli (2006, p.345): A controladoria vista como unidade administrativa é responsável pela coordenação e disseminação desta tecnologia de gestão, quanto ao conjunto de teorias, conceitos, sistemas de informação e também, como órgão aglutinador e direcionador de esforços dos demais gestores que conduzam à otimização do resultado global da organização. Ainda neste sentido, Mosimann e Fischer (1999, p.88) afirma que: O órgão administrativo controladoria tem por finalidade garantir informações adequadas ao processo decisório, colaborar com os gestores em seus esforços de obtenção da eficácia de suas áreas quanto aos aspectos econômicos, por meio da coordenação dos

4 esforços dos gestores das áreas. Pode-se constatar que o profissional da área de controladoria, desempenha um papel fundamental no apoio aos gestores, direcionando os esforços na obtenção da eficácia, em prol de um resultado global da organização. 2.4 As funções do controller A este profissional, cabe estar sempre bem informado, sobre todos os fatos internos da empresa e também em sintonia com os acontecimentos no cenário nacional, a fim de identificar situações ou mudanças, que venham a impactar de alguma forma as atividades da empresa. Nakagawa (1995, p.13) reconhece que a controladoria é o departamento responsável por levantar dado e informações relevantes, por defender que: Os modernos conceitos de controladoria indicam que o controller desempenha sua função de controle de maneira muita especial, isto é, ao organizar e reportar dados relevantes, exerce uma força ou influencia que induz os gerentes a tomarem decisões lógicas e consistentes com a missão e objetivos da empresa. Segundo Perez, Pestana e Franco (1997, p.36) A função básica da controladoria será garantir a perfeita realização do processo de decisão ação controle, acompanhando e controlando as atividades da empresa. Assim sendo podemos entender que as principais responsabilidades do controller, incluem: A organização de um adequado sistema de informações gerenciais que permita à administração conhecer os fatos ocorridos e os resultados obtidos com as atividades; A comparação permanente entre o desempenho esperado e o real; A classificação das variações entre variações de estimativa e de desempenho; A identificação das causas e dos responsáveis pelas variações; A apresentação de recomendações para a adoção de medidas corretivas. Diante do contexto apresentado, pode-se constatar que ao controller, compete a conciliação de todas as informações inerentes ao setor de controladoria, assegurando assim a confiabilidade e integridade dos dados coletados e repassados aos gerentes, de modo que estes tenham condições de tomarem suas decisões, baseadas em informações que agreguem um valor econômico para a organização. 4 Procedimentos metodológicos Analisou-se por meio de uma pesquisa exploratória, baseada em um estudo de caso, onde o emprego deste método de estudo, buscou uma estratégia de pesquisa com o propósito de explorar situações da vida real, a fim de consolidar uma investigação que demonstrasse o cotidiano da empresa. Neste sentido Gil (2006, pg. 41), lembra que As pesquisas exploratórias, tem por objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema, com vista de torná-lo mais explicito ou construir hipóteses Levantaram-se os dados por meio de números reais, em entrevista semi-estrutura com o gerente administrativo contábil, onde ficou previamente acordado que a identificação da empresa seria preservada, e para tanto, usaremos o codinome de Empresa A. No entanto, com o intuito de valorizar a pesquisa, utilizaram-se fatos reais, pois demonstram como o gerenciamento do setor de controladoria, nas atividades produtivas, foi

5 capaz de reduzir os custos totais de produção, em uma empresa lucrativa de grande porte, com atividade no setor de agronegócio. Em referência à abordagem utilizada, destacam-se os métodos quantitativo e qualitativo, analisados por meio dos controles: a) Controle mensal do consumo de lenha; b) Contagem de estoques; c) Análise de recuperação de imposto. Em seguida realizou-se a análise do caso, baseando-se nas teorias apresentadas. Cabe ressaltar que o método de entrevista não é capaz de abordar todos os pontos importantes, tendo em vista a capacidade de interpretação do entrevistador e também do entrevistado. 5 Análise dos dados 5.1 Perfil da empresa pesquisada A empresa A, está entre as maiores empresas do mundo e é uma das empresas mais importantes no setor de alimentos e agronegócio. Com sede em Mineápolis (MN), Estados Unidos, foi fundada em 1865, e está presente em 66 paises, sendo que no Brasil iniciou suas atividades em Atualmente possui aproximadamente 131 mil funcionários em todo o mundo, e em 2010 registrou mundialmente receita de US$ 107,9 bilhões e lucro liquido de US$ 2,6 bilhões. Nacionalmente, alcançou receita líquida consolidada de R$14,4 bilhões, mantendo operações em 120 municípios, de 18 Estados brasileiros, por meio de 18 fábricas, 160 armazéns e transbordos, 22 escritórios e 10 terminais portuários, esta estrutura foi movimentada com um contingente funcionários. A empresa A, possui diversas atividades, que envolvem o processamento e o beneficiamento de vários produtos agrícolas como: soja, milho, cana de açúcar, algodão e cacau. Nesta pesquisa, analisou-se a atividade industrial de produção e comercialização de óleo bruto de soja e farelo de soja. 5.2 Descrição dos controles da pesquisa a) Controle mensal de lenha O controle da lenha a ser consumida no processo industrial, inicia-se no momento de sua aquisição, onde o supervisor de biomassas faz uma análise das características da madeira, verificando fatores como: densidade, diâmetro e poder calorífero. A controladoria, por meio do departamento contábil, mensalmente faz um controle de toda madeira em estoque, identificando cada pilha de madeira com placas indicativas, e orientando o consumo diário das lenhas pelo método PEPS (Primeiro que entra, primeiro que sai), evitando assim o apodrecimento da madeira e consequentemente a perda de seu poder calorífero, o que resultaria diretamente em um aumento no consumo da lenha, a fim de suprir o mesmo volume de vapor, gerados por uma madeira consumida em condições ideais. b) Contagem de estoques Diariamente a empresa A adquire materiais diversos para uso e consumo, afim de manter em estoque equipamentos e peças para reposição. Estes materiais são comprados pelo departamento de compras, mediante a requisição de compra emitida pelos setores e aprovadas pelos supervisores de área. O setor de almoxarifado, é o departamento responsável pelo recebimento e baixa destes materiais, mediante ordem de serviço. A controladoria, por meio do departamento contábil, mensalmente executa a contagem de estoque dos materiais diversos, na proporção de 40% e trimestralmente executa na proporção de 60%, fazendo assim a conferência de todos os materiais em estoque. Por meio

6 deste levantamento, são identificados os materiais obsoletos e também os materiais que estão em excesso e os materiais de baixo giro. Diante deste trabalho, é recomendado aos supervisores de área: a venda, troca ou transferência dos materiais obsoletos, e também são orientados sobre as quantidades a serem compradas, evitando assim o custo de comprar e manter em estoque bem como acelerado itens para depreciação. c) Análise de recuperação de imposto Como toda empresa necessita de insumos para produzir, a empresa A diariamente adquire os insumos necessários para manter sua produção. Estas aquisições incluem a compra de produtos químicos, lenha, energia elétrica e soja em grãos. A controladoria, por meio de seu departamento fiscal, orienta os departamentos de engenharia e produção, sobre quais impostos são passiveis de apropriação de crédito nas aquisições de insumos para a industrialização, levando-se em conta os seguintes fatores: unidade federativa de origem da mercadoria, regime de tributação do fornecedor e o tipo de mercadoria adquirida, buscando assim reduzir o seu custo efetivo de aquisição. Mensalmente é realizada a apuração dos impostos, conciliando os valores a pagar, originado pelas vendas de produtos próprios, com os valores a apropriar, originado pelas compras de insumos, reduzindo assim a carga tributária incidente sobre a empresa. 5.3 Análise das variáveis A empresa A, é uma empresa multinacional, lucrativa, de grande porte, com suas atividades voltadas para o agronegócio e que por meio do departamento de controladoria, encontrou uma forma de reduzir seus custos de produção, utilizando-se da interatividade entre os setores de produção e os setores administrativos. Com a implantação destes sistemas de controles, estima-se uma redução de 7,63% nas aquisições de lenha e de 12,32% nos custos de aquisição dos materiais diversos. Com relação a análise dos impostos, é suma importância para a empresa, que os supervisores responsáveis pela aquisição de insumos, tenham o esclarecimento necessário sobre todos os imposto recuperáveis, tendo em vista que conforme a unidade federativa do fornecedor, o regime tributário do fornecedor e o tipo de matéria prima adquirida, este percentual de recuperação pode variar de 16,25% a 26,25% sobre o valor das aquisições, considerando a recuperação dos seguintes impostos: ICMS, PIS e COFINS. Cabe ainda ressaltar que além das vantagens citadas anteriormente, verificou-se uma melhoria significativa na conectividade entre os diversos setores da empresa, em busca de um objetivo comum, ou seja, a redução dos custos totais de produção. 6 Considerações finais Este estudo teve o objetivo verificar como a controladoria pode contribuir, de forma a reduzir os custos totais de produção, por meio da gestão de custos em uma empresa lucrativa de grande porte, localizada no Estado de Mato Grosso do Sul, no período de 2009 a Verificou-se que empresa pesquisada dispõe de um planejamento anual, a fim de manter suas atividades, e busca incentivar a inovação e a interatividade entre os setores da empresa, proporcionando uma troca de experiência entre os profissionais, valorizando assim o seu capital intelectual. Percebe-se também que a empresa busca na legislação formas de elisão fiscal, que permitam a ela reduzir a alta carga tributária brasileira, que incide sobre seus produtos e

7 serviços, demonstrando assim que é possível economizar tributos. Tendo em vista as particularidades de cada empresa, cabe ao departamento de controladoria, identificar onde estão as oportunidades de redução nos custos de produção, que podem serem aproveitados. Contudo deve-se ficar atentos, pois como não existe um modelo ideal, é necessário sair a campo e conhecer todas as atividades da empresa, antes de traçar qualquer plano de trabalho. Buscar a redução dos custos, ou mesmo o aumento de sua produção com os mesmos custos, é uma forma inteligente da empresa manter-se competitiva, e independente de seu porte, este será um diferencial para competir no mercado. A empresa estudada é uma multinacional de grande porte, lucrativa, bem conceituada no mercado, e para se manter-se entre as maiores e melhores empresas do ramo alimentício, vem buscando agregar valores a seus produtos, por meio da revisão de seus processos produtivos, estudando formas de redução nos seus custos totais de produção. Referências Catelli, Armando. Controladoria: Uma abordagem da gestão econômica GECON. 2. ed. São Paulo: Atlas, FIGUEIREDO, Sandra e CAGGIANO, Paulo César. Controladoria. São Paulo: Atlas, GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 3. ed. São Paulo: Atlas, MARION, José Carlos. Controladoria no Agribusines, São Paulo: Atlas, MOSIMANN, Clara Pellegrinello e FISCH Silvio. Controladoria. São Paulo: Atlas, NAKAGAWA, Masayuki. Controladoria. São Paulo: Atlas, PEREZ, José Hernandez Junior, PESTANA, Armando Oliveira e FRANCO, Sergio Paulo Cintra. Controladoria de Gestão. São Paulo: Atlas 2ª edição, 1995.