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1 GUIA DE INSTALAÇÃO...2 A - INFORMAÇÃO IMPORTANTE/CONSIDERAÇÕES GERAIS...2 B-REQUISITOS DO SISTEMA...2 C- INSTALAÇÃO DO Books by HansaWorld...2 D- INICIAR O Books by HansaWorld...3 Importar Ficheiros...6 Informação da Empresa...6 Configuração do Sistema...6 E- LICENÇAS...7 F- SERVIÇOS DE INTERNET: SMS...8 G- INSTRUÇÕES UPDATE do FIRSTOffice Start para Books by HansaWorld..10 H- BACKUPS...11 I - SAFT-PT...12 J - CONTACTOS...14 GUIA DE UTILIZAÇÃO...15 Parametrização Base...15 Formulários...15 Documentos...16 Interface Utilizador...16 Master Control...16 Desktop pessoal...16 Relatórios e Documentos...17 Botões: OK, Novo, Duplicar, Cancelar, Guardar...17 Business Communicator...17 Menu Especial...18 Preencher Registos...18 Apagar Registos...18 Notas (clip)...19 Alterar Interface do Utilizador Janelas Visualizar...19 Redimensionar a janela...20 Registos Base...21 Contactos...21 Artigos...21 Lançamentos...22 Facturas...22 Notas de Crédito...22 Vendas a Dinheiro...23 Notas de Débito...23 Recibos...23 Facturas de Fornecedores...24 Notas de Crédito de Fornecedores...25 Pagamento a Fornecedores...25 Lançamentos na Contabilidade...26 Registos Pessoais...27 Calendário...27 Tarefas...28 Tarefas Hora...30 HansaWorld Business Communicator portugal@hansaworld.com Pág. 1

2 Com este Guia de Utilizadores pretendemos ajudar, de uma forma prática e rápida, o utilizador a funcionar com o Books by HansaWorld. Pode ainda contactar o seu fornecedor Hansaworld para uma parametrização mais avançada e formação. GUIA DE INSTALAÇÃO A - INFORMAÇÃO IMPORTANTE/CONSIDERAÇÕES GERAIS Permite o update a partir da nossa anterior soluçao FirstOffice Start Sistema operativo MAC OX Informação sobre facturação e/ou contabilidade de acordo com o modelo SAFT -PT (Standard Auditing File for Tax Purposes - Portugal). Conselhos úteis Não se esqueça de fazer backups! Mais adiante poderá ler em pormenor neste documento sobre backups. B-REQUISITOS DO SISTEMA Requisitos Gerais do Sistema Não recomendamos as configurações de sistema abaixo descritas na coluna "mínimo". Em geral, o desempenho do software será tanto melhor quanto melhor for o hardware. Macintosh Mínimo Recomendado OS: MacOSX(10.5) MacOS X (10.5) RAM: 128 MB 512 MB Processador: Intel ou PowerPC Intel ou PowerPC C- INSTALAÇÃO DO Books by HansaWorld As versões mais recentes do Books by HansaWorld estão sempre disponíveis na nossa página web, onde se deverá clicar em "Downloads" após seleccionar o pais Portugal. Faça duplo clique no ficheiro books.dmg para dar início à instalação no seu computador. Aparecerá então uma pasta com o nome de "Books" - DEVERÁ ARRASTAR ESTA PASTA PARA A PASTA DE APLICAÇÕES. Quando a pasta for copiada a instalação está concluída. Para iniciar o programa abra a pasta e clique no ícone com o aspecto de um globo do mundo em azul e diz "Books". A aplicação Books fica instalada na pasta de Aplicações, a base de dados é criada com o nome books.hpf localizada na sua pasta de documentos.

3 D- INICIAR O Books by HansaWorld Depois de instalado o programa terá de criar uma empresa onde será guardada toda a informação na base de dados. Assim, quando inicia o programa pela primeira vez surgirá uma janela "Bem-vindo a Books by HansaWorld". Nesta janela terá de escolher uma das opções, consoante a situação: Se pretender utilizar o software como uma instalação demonstração Clique em Importar Demonstração. O programa importa automaticamente um base de dados fictícia surgindo então a janela de seleccionar empresa com a única opção "Utilizador AP, sem Password". Para entrar no programa deve fazer duplo clique ou premir enter. Nesta fase surgirá a janela: "Procurar registo existente: Verificar" Feche a janela ou clique em registar mais tarde. Empresa Demo Esta é uma empresa de demonstração com Clientes e transacções fictícias, importado quando selecciona a opção Importar Demonstração. É possível Importar esta base de dados de demonstração clicando no nome do ficheiro e terá a sua própria empresa teste para que possa aprender como funciona o programa sem que para isso tenha de o testar na base de dados original. DICAS: Pode instalar uma base de dados de demonstração para testes sempre que quiser. Sempre que tiver de efectuar uma transacção sobre a qual não se sente plenamente seguro, pode experimentar primeiro na empresa de demonstração e depois então realizar a operação na empresa real, depois de se ter certificado de como esta se efectua. Se for cliente a utilizar o software pela primeira vez Clique em Nova Instalação > Base de Dados Master. Surgirá a janela Definir Password Master Indicar a password Master para a base de dados, necessária para criar novos utilizadores, caso contrário se optar por deixar este campo em branco então apenas utilizadores já criados é que poderão criar novos utilizadores. Pressione em "Continuar>". portugal@hansaworld.com Pág. 3

4 Surgirá então uma nova janela a solicitar que preencha o nome da empresa e a sigla e clique em "Continuar>": NOTA: NO CASO DE ESQUECER PASSWORD, A HANSAWORLD PORTUGAL NÃO TEM FORMA DE LHE FACULTAR ESTA INFORMAÇÃO. SUGERIMOS GUARDAR INFORMAÇÃO SOBRE PASSWORD EM LOCAL SEGURO OU DEIXE EM BRANCO. Surgirá então uma nova janela para preencher os detalhes de utilizador onde, depois destes preenchidos, deverá premir o botão "Terminar". No caso de esquecer a password, a HansaWorld Portugal não tem forma de lhe facultar essa informação. Sugerimos guardar informação em local seguro. Uma vez concluído este passo surgirá a janela de login, onde vêm preenchido por defeito o campo de assinatura (de acordo com o que preencheu no passo anterior) bastando introduzir a password e premir "OK". Caso não tenha definido password para o utilizador, aparecerá neste momento uma janela onde a poderá inserir. Indique a antiga password (em branco), a nova password e confirmação. Poderá optar por deixar a password em branco, premindo enter.

5 Quando entra no programa Entre no programa, surge então o Master Control e também uma uma janela onde terá de seleccionar o país em que estará registado o software (Portugal), utilizando as teclas Cmd+ Enter. e premir de seguida o botão "Continuar>". De seguida surgirá uma nova janela indicando para procurar registo Existente, e indicar o seu Número de Contribuinte. A partir do número de contribuinte é possível reconhecer outro registo do software que tenha feito, bastando para o efeito preencher nesta janela o número de contribuinte. Se estiver a instalar o programa pela primeira vez, deixe este campo em branco pois vai registar o software também pela primeira vez. O passo seguinte é registar a informação da empresa, incluindo o número de contribuinte. A janela que surge nesta fase é a seguinte: Condições Registo e Licença: Neste passo são apresentadas as condições de licenciamento, as quais poderá ou não aceitar. Se optar por "Não Aceito", obterá a mensagem de que a aplicação irá fechar-se e se pretender continuar a utilizá-la terá de aceitar as condições de licenciamento. Caso tenha aceite os termos de licenciamento no passo anterior, nesta fase terá de introduzir o número de série, caso o tenha. No caso de não ter o número de série ou não o encontrar deverá deixar este campo em branco e premir "continuar". Surge então a janela Informação de Registo. portugal@hansaworld.com Pág. 5

6 A licença é recebida automaticamente. Para proceder à renovação terá de efectuar o pagamento. Poderá faze-lo online, premindo Pagamento ou contactar o seu fornecedor Hansa. Feche a janela. O processo de instalação fica concluído e o programa licenciado e operacional. Importar Ficheiros No Master Control, seleccione Rotinas, Importar, Automático. Seleccione o ficheiro correspondente à parametrização fazendo duplo clique Informação da Empresa Seguindo os passos descritos anteriormente, a informação relacionada com a empresa já foi inserida. Pode confirmar/alterar dados em Parametrizar>>Informação da Empresa. No separador "Registos" nos campos língua e País, preencha "POR", no campo Parâmetro Caracter, seleccione "português". Configuração do Sistema Tem de preencher toda a informação correctamente na configuração do sistema. Em parametrizar, seleccione "Configuração do Sistema", seleccione o Hardware e Software em utilização. Pode utilizar as teclas de consulta (Cmd+Enter).

7 Se for cliente com uma instalação já existente Ler primeiro secção H - INSTRUÇÕES PARA MUDANÇA DE VERSÃO e depois de realizar o recomendado deverá premir o botão Instalação Existente? > Importar Backup. Surgirá então uma janela "importação de ficheiros disponíveis", seleccione o ficheiro do último backup que fez e prima enter. Surgirá a janela para seleccionar a empresa, depois de seleccionada prima enter e entrará no programa. Concluídos os passos anteriores, consoante a situação que escolheu, a partir deste momento entrará no programa. Poderá então solicitar a licença. E- LICENÇAS Uma vez realizadas as importações e Parametrizações descritas no ponto anterior, no Books by HansaWorld, necessita de pedir a Licença para que lhe seja possível imprimir documentos do programa. ATENÇÃO! Enquanto não Licenciar o programa não poderá imprimir qualquer documento do Books by HansaWorld. A Licença é uma forma de protecção que a HansaWorld tem contra a pirataria de Software. Apenas as empresas que têm Licença para o software registado na HansaWorld poderão obter Licença. Sempre que seja feita uma nova instalação do Software, exista uma mudança na configuração do sistema (por exemplo, adicionar utilizadores ou empresas), reposição de backup, ou sempre que houver uma alteração no nome da empresa, será necessário obter uma nova licença. Se o programa não estiver licenciado o sistema entrará em modo restrito. O modo restrito não lhe permitirá imprimir qualquer documento do sistema. No entanto, pode registar transacções, contactos, introduzir novos artigos, entre outros registos e nenhuma informação da base de dados se perderá. Licença de Internet Para obter a Licença de Internet deverá efectuar os seguintes passos: 1. Certifique-se de que a Informação da Empresa está correcta (Parametrizar > Informação da Empresa); 2. Seleccione "Parametrizar" escolha a opção "Licença Internet"; 3. Pode optar por deixar o sistema reconhecê-lo automaticamente ou então pode introduzir o número de cliente e o nº de contrato. 4. Se escolher a primeira opção deverá preencher "Portugal" no campo "Registado no País" (prima Cmd +Enter para preencher este campo), premir o portugal@hansaworld.com Pág. 7

8 botão "Preencher estes parâmetros automaticamente" e de seguida "Registe-se para obter Licença Internet automaticamente". Guarde 5. Se optar pelo preenchimento manual deverá preencher "Portugal" no campo "Registado no País" (prima Cmd +Enter para preencher este campo), preencher o número de cliente e de contrato (terá de o solicitar ao seu fornecedor Hansa) e de seguida premir "Obter a Licença p/ Internet". Guarde Se o procedimento decorrer com sucesso receberá a mensagem "recebeu licença com sucesso". No futuro, quando o programa solicitar a obtenção de Licença - deverá em > "parametrizar" > "Licença Internet" clicar no botão "Obter Licença" F- SERVIÇOS DE INTERNET: SMS Como Enviar SMS s utilizando o Business Communicator Esta funcionalidade permite o envio de forma fácil e cómoda de sms para qualquer um dos seus contactos. 1. Certifique-se de que tem a licença válida 2. Em Parametrizar>>Utilizador>>campo "Telefone">> inserir número com formato internacional Nos Contactos, insira o número de telemóvel com o formato internacional Para enviar, clique no Business Communicator, botão com símbolo telefone no topo do Master Control 5. Seleccione o contacto, coloque o cursor sobre o número de telemóvel e prima a tecla texto sms. 6. Escreva o texto que pretende enviar e prima guardar. O registo é marcado env automaticamente.

9 Como receber SMS s das actividades (alarmes) Esta funcionalidade permite alertá-lo para um compromisso que não pode esquecer, independentemente do local onde se encontre. 1. Certifique-se de que tem a licença válida. 2. Para os utilizadores receberem as SMS s (enviadas a partir das actividades) é necessário parametrizar o número de telemóvel para o qual serão enviadas as mensagens de alarme (por utilizador):parametrizar>>utilizadores>>seleccione cada utilizador>>no campo "telefone">> inserir número de telemóvel válido com formato internacional Quando os SMS são enviados é necessário parametrizar a partir de que número de telemóvel os SMS são enviados (número remetente): Parametrizar>> Sistema interno alertas>> insira um número de telefone no campo "Nº. Telefone Sistema". Os sms são enviados deste número remetente. 4. Pode também parametrizar que tipos de alarme (incluindo o SMS) deverão ser enviados para determinados tipos de actividades: Parametrizar>> Tipos de actividade>> pode escolher o tipo de actividades para as quais pretende receber automaticamente um SMS. Alternativamente, quando regista a actividade, pode indicar no respectivo separador (Alarme), se pretende receber um sms ou outro tipo de alarme Como utilizar o serviço de SMS s pela primeira vez? Basta parametrizar (conforme acima descrito) e enviar um sms. Automaticamente fica com um voucher de 20 SMS s gratuitos para poder usufruir das portugal@hansaworld.com Pág. 9

10 vantagens deste serviço. Para adquirir sms extra vá ao site Seleccione serviços internet, clicar em entrar, seleccionar portuguese customers Indicar código de cliente e password. G- INSTRUÇÕES UPDATE do FIRSTOffice Start para Books by HansaWorld A versão mais recente do programa Books by HansaWorld está disponível, para download, em Basta ir ao website, seleccionar Portugal e clicar no link "Download" ATENÇÃO! Recomendamos que faça primeiro uma actualização (Update) teste antes da actualização real no seu sistema. Com a actualização teste pode testar todas as rotinas do programa. Antes de Proceder à Instalação Imprima Relatórios no seu programa FirstOffice Start para poder comparar: Imprima os relatórios mais relevantes na sua versão actual, como por exemplo, Balancete Analítico, Facturas a Receber e Facturas a Pagar. Verifique todos os relatórios. Serão utilizados para comparação após a mudança de versão, por forma a garantir que toda a informação foi transferida correctamente. Exporte a Base de Dados Faça um Backup da versão actual. Para exportar a sua base de dados siga as instruções conforme secção Backups. Em instalações de multi-empresa, este backup guarda a informação de todas as empresas da sua base de dados. Instalação da Nova Versão A versão mais recente do programa Books by HansaWorld está disponível, para download, em Todos os clientes que tenham celebrado contrato de manutenção poderão aceder ao site acima referido, clicar no link "Download após seleccionar o país Portugal. Instale os Books by HansWorld (Consulte na secção "C- INSTALAÇÃO De Books by HnasaWorld"). Quando clica no executável surge a janela:

11 Pelo que nesta situação deve premir o botão Instalação Existente? Importar Backup: Importação do Backup (da versão anterior) Clique em importar backup. Abre a janela de diálogo para procura de ficheiros. Procure pelo backup que acabou de efectuar e faça duplo clique ou seleccione abrir. Será importado o ficheiro de backup para a nova base de dados. Aparecerá uma janela mostrando a progressão da importação do ficheiro. Uma vez terminada a importação, surgirá a janela "Seleccionar Empresa", e depois de seleccionada a empresa surgirá a janela de Login. Siga as instruções conforme descrito na secção D. Reconciliação da Informação na Nova Versão Antes de começar a utilizar a nova versão tem de comparar os relatórios da versão antiga com os relatórios da nova versão. Se algum dado não coincidir, recomendamos que volte à versão antiga ou então contacte o seu Fornecedor local. H- BACKUPS É muito importante que faça backups regulares da sua base de dados uma vez que na base dados Books by HansaWorld está envolvida a informação financeira da sua empresa. Caso, por algum motivo, perca a informação, estará numa situação indesejada pois perderá facturas, recibos, contactos, etc. O método para realizar backups no Books by HansaWorld é rápido e fácil de executar. A informação é guardada num ficheiro de backup que ocupa um espaço mínimo e os ficheiros de backup são independentes das versões do programa. Também é possível copiar o ficheiro da base de dados como aparece no seu disco rígido, se assim o desejar, mas, uma reposição posterior poderá não ser bem sucedida se a versão da sua aplicação Books by HansaWorld foi modificada desde que foi feito o backup ou, poderá até copiar uma base de dados danificada que não poderá ser utilizada. No Master Control no ícone Rotinas clique em Exportar e seleccione Segurança Base Dados (Backup), introduza um comentário, e atribua um nome ao ficheiro, por exemplo, DDMMAA.TXT (é opcional) e OK para dar início à exportação. Tome nota onde ficou guardado. Em instalações multi-empresa, este backup guarda a informação de todas as empresas portugal@hansaworld.com Pág. 11

12 da sua base de dados. I - SAFT-PT No ficheiro parametrização, que deve importar quando efectua a instalação, inclui todos os parâmetros base referentes a esta funcionalidade. Seguem instruções referentes a essa parametrização e utilização. Parametrizações necessárias: Parametrização>>Regras Taxa Definir tipos de imposto e códigos de Imposto, a incluir no ficheiro SAFT-PT Nota: Se for inserido manualmente as regras de taxa, os campos "Tipo Taxa", "Tipo IVA", "comentário" e "Cód. Taxa", têm de estar preenchidos como consta depois de importado o ficheiro disponibilizado pelo seu fornecedor Hansa. Parametrizar>>Códigos de IVA 1 - Parametrizar>>Códigos IVA>>Regras Taxa: No separador B dos códigos de IVA, na coluna "Regras Taxa", deve seleccionar com Cmd+ Enter uma das opções das regras de taxa. 2 - Parametrizar>>Códigos IVA>>Excl% Todos os códigos terão de ter uma taxa inserida, mesmo que seja a 0% Certificar-se de que não existem códigos de IVA com taxas em branco. Parametrizar>>Condições de Pagamento Introduza um modo de pagamento para a Nota de Débito: Código ND Dias Líq. 0 ou outro prazo que entenda definir. Tipo Notas de Débito

13 Parametrizar>>Informação empresa Inserir a morada da Empresa, com a seguinte ordem: Linha 1 - Rua, No. Linha 2 - Rua No. Linha 3 - Código Postal Linha 4 - Localidade Linha 5 - País (não obrigatório se Portugal) É obrigatório o preenchimento dos seguintes campos: N.º de Contribuinte, Reg. N.º e N.º Reg. Comercial. Registos>>Contactos Em qualquer um dos módulos onde o ficheiro de contactos seja acessível, inserir as moradas com a seguinte ordem: Linha 1 - Rua, No. Linha 2 - Rua No. Linha 3 - Código Postal Linha 4 - Localidade Linha 5 - País Como criar o Ficheiro SAFT-PT Antes de Efectuar a exportação dos dados: Verificar que em: Parametrizar>>Máquina Local>> Exp. Cód Página Default está preenchido com UTF -8 (unicode). Rotinas>>Exportar>>SAFT-PT (Portugal) Período: (seleccionar o período pretendido) Comentário: inserir um comentário (será incluído no ficheiro SAFT-PT) Seleccionar a opção correspondente: Contabilidade, Facturação ou integrado, contabilidade e facturação. É criado um ficheiro, em page contents do books. hpf, com o número de contribuinte da empresa.xml. Para aceder ao page contents: Seleccione o ficheiro books.hpf, na opção documents, seleccione show page contents portugal@hansaworld.com Pág. 13

14 J - CONTACTOS HansaWorld Portugal Lda Rua Latino Coelho, Lisboa Tel/Fax: portugal@hansaworld.com

15 GUIA DE UTILIZAÇÃO Parametrização Base Com a instalação do Books by HansaWorld são disponibilizados os parâmetros necessários ao funcionamento da empresa, tais como, o pano de contas (POC), códigos de IVA, numeração de documentos, formulários, etc. Estes parâmetros podem ser totalmente personalizados. Para tal, solicite formação ao seu fornecedor autorizado. Formulários Durante a instalação são disponibilizados formulários standard, tais como Facturas, Vendas a Dinheiro, Notas de Crédito, Recibos, etc. Também estes podem ser personalizados. Na secção "Rotinas" do "Master Control" em "Parametrizar" seleccionar "Formulários", pode verificar todos os formulários que estão inseridos na sua base de dados. Para personalizar, seleccione o formulário que pretende alterar, ex. Factura, edite-o, podendo efectuar várias alterações: arrastar campos, apagar campos existentes, introduzir novos, etc. Observações Com o formulário editado, na barra de ferramentas, seleccione especial, propriedades, o Tipo de documento tem de estar de acordo com o que pretende definir. Exemplo, um formulário para factura, tem de ter factura no tipo de documento. Este campo deve ser preenchido utilizando as teclas para consulta. Para inserir imagens, os ficheiros têm de ser instalados no seu computador, em formato PDF. Os ficheiros das imagens ou logos não devem ser pesados (até 200k). Ao inserir as imagens com indicação do local e nome do ficheiro. Não mude as imagens de pasta. Faça Cmd+ Enter, para inserir as imagens no formulário. O nome do ficheiro da imagem não deve conter caracteres especiais, utilize maiúsculas e inclua a extensão. A fonte estilo e tamanho que selecciona no formulário com as teclas Cmd +Enter, estão definidas no seu sistema operativo pois, caso contrário, corre o risco de não ser impresso esses campos no formulário. portugal@hansaworld.com Pág. 15

16 Documentos Durante a instalação, também os documentos standard ficam definidos. Se efectuou alteração aos formulários com alteração do seu código de identificação, precisa de indicar no respectivo módulo qual o novo formulário. Suponhamos que alterou o formulário de FACTURA para FACTEX. No "Master Control", opção "Documentos", coloque o cursor em cima desse documento. Na barra de ferramentas, seleccione menu especial, e a opção "definir documento". Aparece uma janela com informação sobre o formulário seleccionado, em "formulário", com as teclas de consulta procure por FACTEX. Prima ok. Interface Utilizador Master Control No "Master Control" são disponibilizados ao utilizador as várias opções, das quais se segue uma breve descrição. No "Master Control" acede às funções do Books by HansaWorld: Relatórios, Documentos e Parâmetros Rotinas onde acede a exportações, Importações, manutenção, demos e Registo. Registos nesta secção estão incluídos os Registos base (Contactos, Ligações Contactos e Artigos) bem como os Lançamentos (Facturas, Recibos, Facturas Fornecedor, Pagamentos e Lançamentos). Desktop pessoal Uma vez no "Master Control" do lado direito existe o Desktop Pessoal. Pode utilizar o Desktop Pessoal para criar pastas onde pode guardar documentos externos ao sistema,

17 pode guardar atalhos de funcionalidades que utiliza regularmente no programa, (registos, relatórios específicos, etc) bastando para o efeito arrastar do "Master Control" do lado esquerdo a funcionalidade que pretende guardar e largar no Desktop Pessoal. Relatórios e Documentos Pode seleccionar Relatórios e/ou Documentos a partir do "Master Control" na secção das Rotinas ou utilizando teclas de atalho. Encontrará inúmeros relatórios, muitos dos quais podem podem ser gerados de diversas formas, para assegurar que obtém o máximo de informação útil a partir do Books by HansaWorld. Pode visualizar os relatórios no ecrã, pode imprimi-los ou ainda exportá-los para um ficheiro ou directamente para o Excel. Botões: OK, Novo, Duplicar, Cancelar, Guardar Os botões acima mencionados são comuns a cada registo novo. Os botões OK e Cancelar servem para aceitar ou rejeitar mudanças nos registos, bem como invocam/cancelam relatórios. Business Communicator Para utilizar o Business Communicator integrado no seu sistema, basta premir o símbolo telefone existente no Master Control ou dentro de alguns registos (contactos, Facturas). Observações Em determinadas áreas do sistema é necessária uma segurança adicional, em que poderá ser necessário confirmar se a operação que se está a realizar pode ser contabilizada daquela forma ou não. O botão OK encontram-se em registos que possam gerar transacções na Contabilidade (por exemplo Facturas) ou, podem ainda ser encontrados em registos onde seja necessária autorização prévia (por exemplo, Pagamentos). No tipo de registos acima referidos, enquanto não estiverem aprovados com o OK, pode proceder às alterações que pretender, no entanto, a partir do momento em que o OK estiver activado não será mais possível efectuar alterações nesse registo. portugal@hansaworld.com Pág. 17

18 A opção Novo, é utilizada para criar um registo novo com vista à introdução de dados. A opção Duplicar criará novas transacções ou registos onde aparece por defeito a mesma informação que foi inicialmente preenchida no registo/transacção original, onde poderá a partir do registo duplicado efectuar as alterações necessárias e guardar. Esta funcionalidade é especialmente útil em operações rotineiras em que apenas um ou outro elemento de informação (ex, a data) alteram em relação a registos e/ ou transacções anteriores. Menu Especial O ícone "Operações" é uma das ferramentas mais fortes do Books by HansaWorld. Consoante a janela em que estiver o ícone "Operações" conterá funções específicas a essa janela. Assim, todas as funções frequentemente utilizadas mas consideradas "Operações" encontram-se reunidas neste menu. Alguns exemplos deste menu são: a possibilidade de validar várias facturas de uma só vez, bem como, é possível adicionar desconto num recibo, obter situação de cliente, entre muitas outras funcionalidades. Consulte as opções dentro do ícone "Operações" sempre que estiver a trabalhar a partir de uma determinada janela do programa para puder apreciar todas as potencialidades e atalhos que este ícone lhe proporciona. Preencher Registos Os Registos no Books by HansaWorld são muito fáceis de preencher pois, na maior parte dos campos, ao pressionar as teclas Cmd +Enter, aparecerá uma lista de opções no campo a preencher que lhe permite seleccionar a opção pretendida. Para seleccionar a opção desejada basta fazer duplo clique. É possível registar um código directamente em qualquer campo sem utilizar a função de "colar". Da mesma forma, quando o código é colocado manualmente também a informação requerida do código digitado é colocada na janela actual. Pode então confirmar se digitou o código correcto. Apagar Registos 1. Se tiver gravado os registos involuntariamente, pode apagá-los, desde que não os tenha já utilizado ou os tenha aprovado com o OK. 2. Para apagar um registo (por exemplo: Clientes, Fornecedores, Artigos, etc.) já gravado mas ainda não utilizados, edite o registo, seleccione Registo na barra de Ferramentas e Apagar.

19 3. Para apagar uma linha numa transacção ou lançamento, seleccione-a clicando no número da linha (ficará totalmente seleccionada) e pressione em Backspace. 4. Para inserir uma linha numa transacção ou lançamento, seleccione-a clicando no número da linha (ficará totalmente seleccionada) e pressione Enter. Observação: Para poder eliminar e inserir linhas, os documentos não poderão ter activada a caixa do OK. Notas (clip) Está disponível em TODOS os registos do Books by HansWorld, tem um "Clip", que permite anexar Notas, ficheiros de qualquer tipo (mesmo os que são exteriores ao programa) ou até outros registos do programa, como por exemplo uma factura. Esta funcionalidade é muito útil dado que permite adicionar informação aos registos ficando disponíveis sempre que desejar. 1. Para anexar um ficheiro externo deve clicar no ícone do clip. 2. Será então aberta uma janela de arquivo. No menu "Operações" seleccione "Anexar Ficheiro" e de seguida, procure na janela de diálogo o ficheiro que pretende anexar. Faça duplo clique no nome do ficheiro para efectuar o upload. 3. Quando tiver terminado o upload, o ícone do clip muda de cor. Alterar Interface do Utilizador Janelas Visualizar Em cada janela de visualizar (Browse) pode ordenar as colunas de acordo com a informação que pretende procurar. Clique num registo e aparece uma janela de visualizar, o sistema ordena automaticamente a informação pelo número/código do registo. Para alterar a ordenação, simplesmente clique no nome da coluna para nova forma de ordenar. Os dados ficam ordenados por ordem crescente. Se fizer novo clique, inverte-se a ordem. O campo "Procurar" no topo de cada janela de visualizar vai agora procurar informação que verifique as condições digitadas na coluna seleccionada. Pode digitar uma palavra completa ou apenas alguns dígitos. portugal@hansaworld.com Pág. 19

20 O Books by HansaWorld sublinha o primeiro registo que encontrar que preencha os requisitos digitados. Pode guardar as novas preferências de ordenação desta janela de visualizar e redimensionar as janelas no Books by HansaWorld. Redimensionar a janela A definição do tamanho das janelas é feita por cada utilizador de acordo com a sua preferência. Por exemplo, numa factura, se pretender visualizar mais linhas de lançamento, arraste a caixa da janela para esta dimensão adequada, vá à barra de menu seleccionar Janela e a opção Guardar Posição. A partir de agora, e até que anule esta definição pela opção Restaurar posição, sempre que fizer uma factura entrará nos registos tendo a janela a dimensão anteriormente definida. Um outro exemplo que pode facilitar a utilização da opção Guardar Posição no menu em Janela é o caso dos contactos nos "registos" no "Master Control", se pretende pesquisar um contacto pelo nome em vez de o número e o faz desta forma com frequência, seleccione o "nome" na barra de ferramentas da janela contactos e vá à barra de menu seleccionar Janela e a opção Guardar Posição Normal.

21 Registos Base Contactos 1. Para criar um novo cliente ou fornecedor, vá ao ícone de Contactos 2. Seleccione o registo de Contactos e clique em Novo. 3. Registe um código para o Contacto no campo N.º e os detalhes do Nome, Morada, Telefone, Fax, Nome Skype, etc. 4. Marque na respectiva Check Box se é cliente, fornecedor, ambos ou simplesmente deixe em branco. 5. Indique a categoria do Cliente e/ou Fornecedor, podendo utilizar como critério de selecção em diversos relatórios. 6. No separador Condições indique os termos e condições de venda e/ou compra para esta Entidade. 7. Por defeito cada Contacto é considerado na Zona de IVA Nacional. Pode alterar se necessário. O Books by HansWorld faz o tratamento do IVA automaticamente em função da zona definida. Artigos 1. Para criar Artigos, vá ao respectivo ícone de Artigos e clique em Novo. 2. Insira o código para o artigo no campo N.º, a descrição do artigo e o Grupo. 3. Insira o preço normal de venda do artigo se o pretender automático na factura, tal como a conta de vendas e o código do IVA (se específico para este artigo). Se utilizar taxa normal, conforme parametrização geral, não é necessário o preenchimento do Código do IVA neste registo. portugal@hansaworld.com Pág. 21

22 Lançamentos Facturas 1. Para criar uma factura, seleccione o ícone Facturas. Clique em novo. Irá criar uma nova factura para os artigos abertos no ficheiro de Artigos, ou simplesmente qualquer texto digitado directamente na linha da factura, neste caso terá de digitar a quantidade e o preço unitário. 2. Insira o cliente, condições de pagamento e artigos. 3. Antes de aprovar a factura pode editá-la e efectuar as alterações necessárias, a conta corrente só é actualizada com a sua aprovação, activando a caixa OK no registo da factura. 4. Clique no botão da lupa para visualizar a factura antes de a imprimir. 5. Clique no botão do ícone da Impressora para imprimir a factura. Notas de Crédito 1. Para criar uma nota de crédito, seleccione o ícone Facturas. 2. No campo Nº, com as teclas de consulta, escolha a série correspondente às Notas de Crédito. 3. Insira o Cliente. 4. Mude a Cond. de Pagamento para NC (ou qualquer outro modo de Pagamento que tenha atribuído como crédito). Na primeira linha da matriz do documento, vai aparecer um campo que permite seleccionar a factura que pretende creditar. Ou pode deixá-lo em branco. No primeiro caso, a factura é retirada da lista de facturas a receber, no segundo caso, vai aparecer nessa lista a factura inicial e a nota de crédito. 5. Insira os artigos ou descritivo, quantidades, valores a creditar. Em alternativa, abra a factura que pretende creditar, duplique-a mude o Nº para a série das Notas de Crédito, bem como, as condições de pagamento. 6. Antes de aprovar a nota de crédito pode editá-la, efectuar as alterações necessárias, a conta corrente só é actualizada com a sua aprovação, activando a caixa OK no registo da nota de crédito.

23 7. Clique no botão do ícone da Impressora para imprimir a Nota de Crédito. Vendas a Dinheiro 1. Para criar uma venda a dinheiro, seleccione o ícone Facturas. Clique em novo. 2. No campo Nº seleccione a série correspondente às Vendas a Dinheiro. 3. Insira o cliente e restantes detalhes. 4. Nas condições de pagamento, insira o correspondente à venda a dinheiro VD ou outro código que tenha atribuído. 5. Clique no botão do ícone da Impressora para imprimir a venda a dinheiro. Notas de Débito 1. Para criar uma nota de débito, seleccione o ícone Facturas. Clique em novo. 2. No campo Nº seleccione a série correspondente às Notas de Débito. 3. Insira o cliente e restantes detalhes. 4. Nas condições de pagamento, insira o correspondente à Nota de Débito ND ou outro código que tenha atribuído. 5. Clique no bota do ícone da Impressora para imprimir a Nota de Débito. Observações Enquanto não guardar qualquer um dos registos acima mencionados (mesmo que decida não aprová-la ainda com o OK) não poderá pré visualizá-los. Da mesma forma, enquanto não forem guardados os registos referidos o programa não permitirá a sua impressão. Pode atribuir um número específico numa factura sem OK (aprovação), o que não é recomendado, como prática normal. O programa atribui um número de factura sequencial, de forma automática, a partir do momento em que esta é criada. Se imprimir a factura, antes de dar o OK, (aprovação), esta será impressa com a mensagem Teste de Impressão. Se pretende anular uma factura já aprovada com o OK, pode fazê-lo desde que não tenha sido registado nenhum recibo ou atribuído Nota de Crédito. Para isto, abra a factura que pretende anular, no menu registo, seleccione invalidar. Esta ficará traçada a vermelho, e na impressão será colocado Invalidado. NOTE QUE ESTA OPERAÇÃO É IRREVERSÍVEL. Antes de a realizar, certifique-se de que tem o original e restantes vias da factura em seu poder. Recibos Quando as Facturas são liquidadas (o que pode acontecer logo após a emissão da factura ou mais tarde) os recibos aprovados são registados e afectos a facturas em aberto. Isto permite-lhe visualizar a situação de cliente, a cada momento. 1. Vá até ao ícone de Recibos e clique em Novo. portugal@hansaworld.com Pág. 23

24 2. Insira a data do recibo no campo de Data de Lançamento. 3. Seleccione o Modo de Pagamento do recibo. Se pretender criar um novo modo de pagamento, precisa de o definir no ícone Parametrizar. 4. Cole o número da factura (no recibo) no campo de Factura Número. Este irá transportar os detalhes da factura e a quantia em aberto. Pode alterar a quantia se o valor recebido for diferente. Por exemplo, se o valor total da factura for de 125,00 e o cliente apenas pagar 100,00, no campo Valor Rec. altere o valor, que aparece por defeito, para 100, Para que a informação seja actualizada nos diferentes registos, nomeadamente em Bancos e Contas Correntes, aprove o recibo activando a caixa OK. Observações Descontos ou abates: deve colar a(s) factura(s) no recibo, tal como acima descrito, altere os valores transportados para os valores recebidos pagos sobre a factura. Com o cursor no valor do recibo (e não no valor total), seleccione Adicionar abate no menu Especial. Este procedimento contabiliza a diferença entre o valor das facturas indicadas e o valor do recibo. Para anular um recibo, copie-o através da função duplicar e na coluna de Val Recebido, coloque os valores com sinal negativo. Aprove-o. As facturas ou outros documentos nele registados ficam novamente em aberto. Facturas de Fornecedores 1. No ícone Fact. Fornecedores, clique no botão Novo. 2. Será necessário colar o fornecedor na factura (pelo que o contacto do fornecedor terá de ser previamente registado), 3. Registe a data da factura, o fornecedor, o valor líquido da factura, 4. Verifique se o valor do IVA está correcto, 5. Registe o número da factura do fornecedor 6. Certifique-se de que as condições de pagamento estão preenchidas. 7. De seguida a conta a débito que será movimentada (a não ser que esta conta tenha sido definida na ficha do fornecedor), e o valor. Pode dividir a factura em contas múltiplas. Observações Existe um atalho para facilitar o cálculo dos valores: no final da linha da

25 factura (mesmo que exista apenas uma linha na factura), em vez de introduzir um valor pode escolher a funcionalidade Saldar no menu Especial, ou Enter. Este calcula o valor da última linha em função do valor total, do código do IVA e base tributável por cada linha anterior. Para gravar uma nota de crédito recebida, seleccione a factura original a ser creditada (no registo de Facturas de Fornecedores), e clique no ícone Copiar. Repare que tem um novo registo, e tudo o que precisa fazer é alterar as Condições de Pagamento para NC (ou qualquer outro tipo de pagamento que tenha atribuído como crédito). Seleccione no campo Crédito p/ qual a factura do fornecedor que vai abater ou anular. Esta operação irá creditar todos os detalhes da factura, mas pode alterar qualquer linha da factura antes de guardar este registo, caso seja necessário. Notas de Crédito de Fornecedores Para registar uma nota de crédito de um fornecedor: 1. Seleccione a factura original a ser creditada (registo de Facturas de Fornecedores) e clique em Duplicar. 2. Este cria um novo registo, e tudo o que precisa fazer é alterar as Condições de Pagamento para NC (ou qualquer outro tipo de Pagamento que tenha atribuído como crédito). Esta operação irá creditar todos os detalhes da factura, mas pode alterar qualquer linha da factura antes de guardar este registo, caso seja necessário. Pagamento a Fornecedores O Books by HansaWorld permite-lhe registar de uma forma simples o pagamento efectuado a fornecedores. 1. Seleccione o ícone de Pagamentos e clique em Novo. 2. Introduza a data de pagamento e data apropriada no campo de Data de Lançamento, (se fizer Cmd+Enter, no campo da data de pagamento, assume a data do seu sistema operativo). 3. Seleccione o modo de pagamento nos pagamentos. Se quiser criar um novo, precisa de aceder ao ícone Parametrização> Modos de Pagamento. Certifiquese de que a conta (POC) que deseja creditar está registada no campo de Contas. 4. No campo referência, pode colocar o nº do cheque ou outra informação que considere relevante. 5. Seleccione e cole o número da factura a pagar para o campo de Nº Fact. Assim, aparecerá todos os detalhes da factura e o valor em aberto. Pode alterar o valor a pagar, se proceder ao pagamento parcial, no campo Val. Pago. 6. Active a ordenado e aprove com o OK para proceder à actualização das contas correntes. 7. Com o documento aberto, seleccione o ícone da Impressora se pretender imprimir o documento. Observações portugal@hansaworld.com Pág. 25

26 Tal como já foi mencionado anteriormente, enquanto não guardar qualquer um dos registos acima mencionados (mesmo que decida não aprová-la ainda com o OK) não poderá pré visualizá-los. Da mesma forma, enquanto não forem guardados os registos referidos o programa não permitirá a sua impressão. Anulação/ Correcção de erros nos pagamentos Mesmo nas empresas com um bom controlo no registo das operações é normal que ocorram erros nos registos. Após a aprovação de um pagamento este não pode ser alterado, mas as correcções podem fazer-se recorrendo aos procedimentos descritos de seguida. É importante que os mesmos procedimentos sejam seguidos, por forma a que o histórico do fornecedor seja correctamente registado. 1. Para proceder à correcção deverá na janela de visualização seleccionar o pagamento que necessita de corrigir. 2. Prima em "Duplicar", sendo então criado um novo pagamento, contendo todos os detalhes do seleccionado. 3. Deve então inserir um sinal negativo no valor, do campo "valor pago", certifique-se de que o valor não foi alterado. 4. Prima então "Ordenado" e "OK" para aprovar o "pagamento". Crie um novo pagamento, com os detalhes correctos. Lançamentos na Contabilidade A maioria dos lançamentos (diários) irão ser contabilizados automaticamente pelo Books by HansaWorld sem qualquer intervenção do utilizador, nomeadamente Facturas, Vendas a Dinheiro, Notas de Crédito, Notas de Débito, Recibos, Facturas Fornecedor e Pagamentos. Os restantes lançamentos de contabilidade terão de ser registados manualmente, tais como as despesas e juros bancários, salários,etc. 1. Para criar um lançamento, seleccione o registo de Lançamentos, e clique em Novo. 2. Introduza a data de lançamento, e qualquer detalhe da entrada no campo de Texto. 3. Seleccione a conta POC na primeira parte do lançamento no campo da Conta. 4. Introduza o valor na coluna a crédito ou a débito. 5. Repita os passos 3 e 4 para completar o lançamento. 6. Guarde o lançamento apenas se todos os detalhes estiverem correctos. Tome nota que só lhe é permitido guardar o lançamento balanceado. Observações Em qualquer linha do lançamento, pode ter acesso aos cálculos do Books by HansaWorld e aos cálculos do Books by HansaWorld e aos valores pedidos, para saldar o lançamento. Seleccione Saldar Lançamento do menu Especial, e o programa irá preencher o necessário a débito ou a crédito (no entanto continua a precisar de especificar qual a conta a utilizar).

27 Se pretende cancelar um lançamento que já tenha sido guardado, seleccione o lançamento, (ícone de Lançamentos) abra-o e clique em Copiar. De seguida, no menu Especial, seleccione Trocar Débito/Crédito, que com efeito inverte o lançamento original. Finalmente guarde o novo lançamento. Se quiser registar uma simples reclassificação (por exemplo corrigir um lançamento com uma conta errada), pode fazer correcções de erros, por selecção de Marca de Actualização a partir do menu Operações. De seguida seleccione a linha de lançamento que está errada, sublinhando-a, e clique na tecla de BackSpace. Assim, aparece uma linha vermelha sobre o registo que foi anulado. Finalmente, insira uma nova linha no lançamento com os dados correctos e, Guarde o lançamento. No ícone dos Relatórios pode tirar relatórios de Demonstração dos Resultados, Balanço e Contas Correntes onde lhe aparecerá os diversos códigos das contas sublinhados onde poderá fazer duplo clique num código específico onde aparecerá uma listagem dos Lançamento Nº que poderá consultar um a um fazendo duplo clique no lançamento que pretende observar. Registos Pessoais Calendário 1. Seleccione o ícone Calendário do Master Control e clique em Nova Actividade. 2. No campo de Texto escreva uma nota breve sumariando a actividade. 3. Seleccione o utilizador ( Cmd+Enter). 4. No campo Tipo indique o tipo de actividade ( Cmd+Enter). 5. Indique a hora de início e a hora de fim, assim como as datas, para poder visionar graficamente deve seleccionar Hora ou agendado e calendário ou Tarefa Hora 6. Indique o cliente. 7. No separador que diz Texto pode escrever texto adicional, no campo de texto. 8. Uma vez que a actividade esteja pronta pode activar a caixa feito. 9. Para análise da lista de actividades, seleccione a opção Relatório. Terá uma listagem de todas as actividades registadas, no período seleccionado, conforme descrito no ponto seguinte. 10. Se pretender analisar um mês inteiro, faça duplo clique no nome do mês no calendário (idem para visualizar uma semana). De seguida, faça duplo clique sobre as barras coloridas das actividades que pretende analisar, verá então em pormenor, o registo efectuado. 11. Clique em OK para ver o registo no ecrã, para imprimir clique simplesmente no botão com a impressora. portugal@hansaworld.com Pág. 27

28 Observações Se for visitar um cliente e desejar ter impressas as notas de preparação da reunião que registou como uma actividade, então imprima a Actividade em questão. Se pretender ter uma ou mais actividades no dispostas por ícones do lado direito, no calendário, no dia da tarefa, pode fazê-lo registando a actividade e no tipo de tarefa activar "Tarefa Hora" e em calendário escolher ou a opção "Tempo" ou "Agendado". Uma vez concluída a tarefa bastará activar o a caixa de feito. Tarefas Ao clicar no ícone "Tarefas" no "Master Control" surgirá uma janela onde poderão estar listadas todas as actividades ordenadas por data e por tempo. O objectivo principal é listar actividades que ainda não foram completadas e à medida que vão sendo activadas e guardadas, consideram-se "feitas" sendo automaticamente removidas da lista de Tarefas no ícone das "Tarefas". Geralmente as actividades que são colocadas no ícone "Tarefas" são aquelas de curta duração, tais como, chamadas telefónicas que necessitam de ser efectuadas num determinado dia específico. Se, como resultado de ter terminado uma determinada actividade terá de agendar uma nova poderá fazê-lo novamente no ícone das "Tarefas". Ao clicar no ícone "Tarefas" no "Master Control" vai poder visualizar a janela com as suas tarefas, se já as criou.

29 Para introduzir uma nova tarefa: 1. Clicar em "Nova Tarefa", no canto superior direito da janela "Tarefas". Vai aparecer uma nova janela de "Actividade", semelhante à utilizada no calendário - a única diferença é a de que o "Tipo Tarefa" está seleccionado, e, nas opções do Calendário, "Não Mostrar". 2. Escreva uma descrição no campo "Texto" (que surgirá na janela de "Tarefas") e altere a data de início, se necessário (por defeito, na janela de Tarefas aparecem as que têm data de início igual ou inferior à data actual). 3. Pode também atribuir símbolos para que ao visualizar as "Tarefas", estas sejam acompanhadas destes símbolos, como também podem ser filtradas por esta atribuição (por exemplo, seleccionar todas as chamadas telefónicas de que necessita fazer). 4. Se a tarefa se refere a um Cliente e Contacto específico, preencha os respectivos campos. 5. Se pretender inserir informação adicional nas Tarefas, por exemplo, criar notas sobre a conversa telefónica, pode ser acrescentada na matriz no separador "Texto". 6. A tarefa é atribuída automaticamente ao utilizador que a criou. A mesma actividade pode ser alocada a diferentes utilizadores, colocando os respectivos códigos separados por vírgulas. 7. Pode indicar a quem vai dar conhecimento. Estes parâmetros podem ser utilizados como filtro. 8. Atribua prioridade às tarefas, inserindo um valor no campo "Prioridade". 9. Guarde o registo. Quando o registo estiver guardado este vai aparecer na janela de visualizar das tarefas. Para abrir, simplesmente clique no texto. Quando uma tarefa for concluída, clique na caixa de "Feito" na actividade. Esta tarefa será removida da janela de visualizar. Para facilitar a selecção de tarefas e planear o seu trabalho, seleccione na janela de Filtros o que pretende ver na janela de visualizar das tarefas. Seleccione apenas os telefonemas, as tarefas da próxima semana, aquelas que deu conhecimento ou por prioridade, que previamente definiu nas actividades. Pode, ainda, seleccionar pelos campos no topo da janela: por tipo de actividade ou por cliente. portugal@hansaworld.com Pág. 29

30 Tarefas Hora Ao registar uma actividade e defini-la como tarefa hora, esta vai aparecer no lado direito do plano diário e não na janela de visualizar das tarefas. Nas tarefas hora tem de ter preenchidos os campos de hora e data de início. HansaWorld Business Communicator Comunicar a partir do Books by HansaWorld é uma tarefa bastante fácil. É possível estabelecer ligação, a partir do botão das comunicações, com qualquer um dos seus contactos, seja via Skype. Pode estabelecer comunicação com os seus clientes ou fornecedores: 1. Clique no botão de comunicações que se encontra no "Master Control" ou, indo ao ícone dos "Contactos" 2. Para iniciar chamada via Skype, seleccione o contacto, coloque o curso sobre o número de telefone e clique em Cham/Resp.

31 A partir do momento em que é efectuada a chamada surge uma janela de actividades onde consta o contacto e a hora em que iniciou a conversa. Pode então ir registando momentos chave da conversa telefónica ou apontar tudo o que considerar importante e registá-la como uma actividade. A actividade registada, no caso de estar ligada a um contacto, surgirá na situação de cliente ou na "situação de fornecedor", no menu "Operações" do registo de "Contactos". portugal@hansaworld.com Pág. 31