Programação e Gestão de Eventos. Sandra Mateus 1.Dezembro.2014

Transcrição

1 Programação e Gestão de Eventos Sandra Mateus 1.Dezembro.2014

2 Conceitos Eventos acontecimento planeado em determinado tempo e espaço, envolvendo um grupo ou comunidade, procurando a integração e sensibilização entre quem participa e quem realiza. Serviço Turístico Perecibilidade Intangibilidade Heterogeneidade Gestão e Procura da Oferta Só consigo vender o evento quando o cliente/convidados estão presentes a consumir. Um lugar perdido nunca é recuperável. Os eventos não se limitam a momentos únicos de consumo. Devemos procurar técnicas de comunicação que façam o evento perdurar (antes e depois): canetas, t-shirts, porta-chaves, Variabilidade de um serviço. Em termos de Globalização existe multicultralidade dentro de uma empresa.

3 São qualquer acontecimento, resultado ou incidente que ocorre periódica ou esporadicamente e que se torna memorável. Cada um tem um carácter singular, resultante de uma amálgama de gestão, programação, logística, arte cénica e pessoas. Bowdin et al. (2006)

4 Clientes (consumidor) Patrocinadores CRIAR VALOR Organismos Institucionais deturismo Empresas Prestadoras de Serviços Turísticos e Outros Entidade Organizadora

5 Tipologia de Eventos Finalidade Institucionais Promocionais Periodicidade Esporádicos Periódicos Oportunidade Área de Abrangência Locais Regionais Nacionais Mundiais Zona de Acção Internos instalações da empresa Externos fora das instalações da empresa

6 Cliente Empresarial (corporate) Consumidor Nível de Participação da Empresa Organizadores Patrocinadores Oficial Apoio Características e Objectivos Formação congresso, convenção, workshop, conferência, palestra, simpósio, jornada, seminário, colóquio, forum, reunião, feira/exposição, educacional; Eventos Sociais incentivo, entrega de prémios, comemorações diversas; Eventos Culturais espectáculos, festivais; Eventos Desportivos; Outro Tipo de Eventos.

7 MISSÃO DE UM EVENTO Justificação condicionada pelo cliente e participantes; Quais as tarefas destinadas à organização do evento; Deve traduzir: Propósito do evento; Beneficiário do evento; A natureza do evento; Filosofia de organização do evento. OBJECTIVOS DO EVENTO SMART Specific específicos Measurable mensuráveis Agreable de acordo entre o cliente e o gestor do evento Realistic realísticos Time Specific delimitados no tempo Estratégicos Operacionais

8 Em termos gerais organizacionais Apresentação / Acções de Marketing Pedido / Briefing Proposta Visita de Inspecção (site inspection) Contratação Definições Específicas e Plano Operativo Operacionalidade Debriefing do Cliente Facturação

9 Planeamento e Gestão Operacional Programação Recursos Humanos Marketing Gestão do Risco Orçamentação Logística Venue Transporte Alojamento F&B Ticketing Secretariado Segurança Meios Técnicos (audiovisuais, grafismos,...) Decoração e cenários,...

10 CASE STUDY

11 BRIEFING Cliente da agência de comunicação Mostra de uma vasta gama de equipamento da marca (open day) Espaço diferente área de lisboa Espaço que fosse o reflexo da marca (inovação e psicionamento) e dos equipamentos inovadores UAU factor Almoço para convidados especiais Target: imprensa Convidado especial CEO damarca cliente (Hong Kong) Sem restrições orçamentais Liberdade de criação

12 A proposta foi dividida nas seguintes partes: Objectivos qual a finalidade do evento, tendo em atenção as características da marca, os seus valores, pontos fortes e promoção habitual; Target do evento: dividir o dia (em vários horários) com diferentes grupos de imprensa: Grupo I: IT, gamming e marketing Grupo II: generalistas e IT Grupo III: revistas femininas e masculinas, e lifestyle Grupo IV: produtores, bloggers de lifestyle e revistas de tendências e sociedade

13 Conceito do evento depois de encontrado um conceito para o evento é necessário explicá-lo, tendo em conta a identidade da marca, valores e posicionamento da marca cliente e dos produtos a serem mostrados no open day e nos locais propostos; Logotipo criar um novo logotipo para o evento e explicar o seu conceito; Local descrever os diferentes locais do evento, como fazem a comunicação (logística) e justificar a escolha; Decoração descrever e colocar fotografias sobre as escolhas para cada espaço; Horário colocar o horário específico para cada parte do evento (visitas de grupos manhã, almoço, visitas de grupos tarde); Catering qual a ementa proposta para a máquina de comida e bebida no espaço de gamming, coffee station no espaço de design e almoço para os convidados especiais; Hospedeiras proposta de farda das hospedeiras;

14 Outro tipo de documentos que se enviam normalmente: Mapas de como chegar ao local (ou diferentes locais) do evento; Mapas de disposição da decoração no interior de cada espaço; Cronograma de produção (tarefa, deadline e responsabilidade); Horários de montagens e desmontagens; Horário de equipas de acompanhamento do evento e responsabilidades;

15 EM R.P.

16 OBRIGADA PELA ATENÇÃO! Votos de Sucesso!