autorizados terão acesso ao preenchimento do check list eletrônico. do evento deverá solicitar ajuda ao Apoio à Coordenação dos Cursos.

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1 A PUC Minas no São Gabriel em seus sete anos de existência tem desenvolvido, por meio dos seus cursos de graduação, grande número de eventos acadêmicos e institucionais. Devido à complexidade dos eventos, a organização e o planejamento dos mesmos deverão ocorrer com antecedência, informando todos os aspectos necessários para sua realização. O planejamento do evento com antecedência e a distribuição das atividades aos setores responsáveis são imprescindíveis para obtermos sucesso na sua realização. O preenchimento eletrônico do formulário Check List de Eventos é obrigatório para todos os eventos a serem realizados na Unidade. O Check List é também o ponto de partida para o preenchimento da planilha de solicitação de eventos à PROLOG. 1

2 1. Para eventos acadêmicos e institucionais, o coordenador ou responsável do evento deverá preencher check list que encontrase disponível via internet, no site através do SGRE - Sistema de Reservas de Equipamentos e Salas Especiais => Reserva = > Eventos. 2. Somente coordenadores dos cursos, colegiados e funcionários autorizados terão acesso ao preenchimento do check list eletrônico. 3. Caso não seja possível o preenchimento eletrônico, o responsável do evento deverá solicitar ajuda ao Apoio à Coordenação dos Cursos. 4. Os espaços físicos disponíveis para a realização de eventos e as respectivas capacidades são: Sala Mulmimídia 30 Local: Bloco I - Capacidade: 120 pessoas Sala Multimídia 31 Local : Bloco I - Capacidade: 120 pessoas Auditório Local: Bloco I - Capacidade: 55 pessoas Auditório Local Biblioteca - Capacidade: 60 pessoas Salão Bloco E Capacidade: 400 pessoas. 5. As Salas Multimeios 30 e 31 - Bloco I - serão agendadas somente para eventos acadêmicos e institucionais: Palestra / Ciclo de Palestras / Colóquio / Conferência Congresso / Debate / Encontro / Feira / Fórum / Jornada / Mesa redonda / Mostra / Painel / Seminário / Simpósio / Workshop. Não será possível agendá-las para ministrar aulas convencionais. 2

3 6. As reservas das salas especiais para eventos somente serão agendadas via internet, no site através do SGRE - Sistema de Reservas de Equipamentos e Salas Especiais, com o preenchimento do check list pelo responsável do evento. O Setor de Logística não realizará reservas dos espaços. 7. O sistema encontra-se aberto para as reservas das salas especiais para o período letivo. 8. A Assessoria de Comunicação deverá esclarecer ao responsável do evento qual o formato adequado para cada tipo de evento. 9. O responsável deverá estar atento às necessidades do evento e preencher todos os detalhes para a realização do mesmo no check list. 10. Após o preenchimento do check list e a sua confirmação, o mesmo será encaminhado, automaticamente, via outlook, aos setores envolvidos, para que sejam realizadas as atividades que estão descritas sob a responsabilidade de cada agente participante. 11. Após o recebimento do check list o setor envolvido deverá entrar em contato com o responsável do evento, via , para entendimentos, esclarecimentos e orientações necessárias à realização das atividades solicitadas que estão sob sua responsabilidade. 12. Cancelamentos e alterações na programação do evento deverão ser realizadas diretamente no sistema, via internet, através do SGRE - Sistema de Reservas de Equipamentos e Salas Especiais => Minhas Reservas, com o prazo mínimo de 24 horas de antecedência. 3

4 13. O check list deverá ser preenchido com o prazo mínimo de antecedência de quinze dias da data do evento, devido aos prazos de orçamentos e contratações. Havendo peças gráficas, o prazo deverá ser de trinta dias. 14. A sala reservada será aberta com 30 minutos de antecedência do horário inicialmente agendado. 15. O responsável deverá estar na sala impreterivelmente no horário inicialmente agendado para a utilização do espaço. 16. O Apoio técnico será realizado pelos funcionários do Setor de Logística, até 15 minutos antes do horário inicialmente agendado para o evento, sendo o manuseio e conservação dos equipamentos audiovisuais por conta do usuário. 17. Para eventos institucionais e de grande porte deverá ser contratado operador de som. 18. Por medida de segurança do Patrimônio da Universidade, os equipamentos instalados nas salas não poderão ter sua guarda abandonada. 19. O não comparecimento do responsável no horário inicialmente agendado para a utilização do espaço, significará para o setor de Logística da Unidade a desistência da agenda e o não uso do espaço. 4

5 20. O setor de Logística\Eventos deverá responder somente pelas realizações das atividades sob sua responsabilidade descritas no check list, assim como cada setor envolvido deverá responder pela realização das atividades de sua responsabilidade. 21. As notas fiscais para pagamentos deverão ser encaminhadas à Divisão Financeira da Unidade, informando o nome do evento. 22. O acesso ao Campus para palestrantes e convidados, deverá ser autorizado pelo responsável do evento e encaminhado com antecedência para as portarias. 23. A Assessoria de Comunicação deverá se responsabilizar juntamente com a Logística/Eventos pela realização dos eventos da Unidade. 24. Todos os setores envolvidos deverão se comprometer e se empenhar para que o evento aconteça como solicitado pelo responsável. 25. Os procedimentos descritos passam a vigorar a partir do dia 06 de fevereiro de 2007, podendo ser rediscutidos a cada nova sugestão, a fim de ser aprimorado. 5

6 Solicitante/Responsável pelo Evento Assessoria de Comunicação Logística/Eventos Apoio à Coordenação dos Cursos Infra - Estrutura Posto Médico Pró Reitoria Divisão Financeira SOLICITANTE/Responsável: Coordenador ou Responsável do Evento Encaminhar Informações do evento para Assessoria de Comunicação; Preencher o check list via internet, no site através do SGRE - Sistema de Reservas de Equipamentos e Salas Especiais => Eventos. 6

7 ASSSESSORIA DE COMUNICAÇAO/RELAÇÕES PÚBLICAS E IMPRENSA Realizar contatos com o responsável pelo do evento para Preencher planilha de programação dos eventos acadêmicos e institucionais disponível no G\Eventos; Preencher planilha de check list dos eventos institucionais; Realizar orçamentos de peças gráficas, cartazes, etc; Fornecer esclarecimentos gerais ao responsável do evento; Informar à Pró-reitoria os eventos da Unidade; Divulgar o evento para a Comunidade Acadêmica; Cadastrar o evento no relatório de atividades; Acompanhar autoridades em eventos que exijam a sua presença; Munir autoridades participantes de informações sobre o evento; Preparar matérias para o Jornal PUC Informa; Enviar releases para imprensa quando procedente; Executar as atividades sob sua responsabilidade no check list. LOGÍSTICA/EVENTOS Realizar contatos com o responsável pelo do evento para Providenciar Serviços de Copa; Providenciar Material de Expediente (da Unidade); Providenciar Equipamentos da Unidade; Providenciar Móveis; Checar o funcionamento dos equipamentos da Unidade; 7

8 Providenciar substituição de equipamentos da Unidade quando necessário; Executar as atividades sob sua responsabilidade no check list. APOIO À COORDENAÇÃO Realizar contatos com o responsável pelo do evento para Realizar orçamentos; Entrar em contato com palestrantes para solicitar os dados cadastrais; Encaminhar, com antecedência, para as portarias do Campus a autorização de acesso para palestrantes e convidados; Preencher e encaminhar aos setores responsáveis formulários de solicitação de viagem, voucher s de táxi, pagamento de autônomos, requerimento de jeton, etc. Receber e entregar os voucher s para o coordenador do evento com antecedência de 48 horas da data do evento; Recolher assinatura da coordenação do curso/coordenação do evento no formulário; Enviar formulários de solicitações de pagamentos e outros devidamente preenchidos e assinados pelas coordenações para a Divisão Financeira; Contratar Operador de Som Executar as atividades sob sua responsabilidade no check list. 8

9 INFRA - ESTRUTURA Realizar contatos com o responsável do evento para Providenciar e checar limpeza nas salas de eventos; Providenciar transporte dos móveis para as salas; Providenciar a disposição dos móveis nas salas como solicitado pelo responsável do evento; Providenciar retorno dos móveis a sala de origem; Providenciar segurança e vigilância; Providenciar estacionamento; Providenciar identificação dos veículos; Executar as atividades sob sua responsabilidade no check list. POSTO MÉDICO Realizar contatos com o responsável pelo do evento para Providenciar médico,enfermeiros, medicamentos e ambulância; Executar as atividades sob sua responsabilidade no check list. PRÓ-REITORIA Informar a Assessoria de Comunicação eventos que forem solicitados e discutidos junto à Pró Reitoria; Assinar documentos; Participar dos eventos quando solicitado; 9

10 DIVISÃO FINANCEIRA Realizar contatos com o responsável pelo do evento para Verificar verba para o evento; Solicitar e acompanhar no Sistema de Solicitação de Eventos remanejamento de valores; Acompanhar os valores Previsto e Realizado no Sistema de Solicitação de Eventos; Informar ao Coordenador do Curso os gastos do evento; Informar à Coordenação do Curso o recurso disponível para eventos; Receber e verificar os formulários para pagamentos; Encaminhar formulários de pagamentos para Pró Reitorias de competências; Executar as atividades solicitadas sob sua responsabilidade no check list. Belo Horizonte, 05 de fevereiro de Prof. Paulo Roberto de Sousa Diretoria de Gradução PUC Minas São Gabriel Petrina Lima Logística - PUC Minas São Gabriel Elizabeth Laje de A. Costa Assessoria de Comunicação - PUC Minas São Gabriel 10