MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Diretoria Regional de Método Educativo Finalidade Regulamentar a forma de planejamento e execução de atividades escoteiras nos níveis, local, distrital, regional, interestadual e internacional. Orientações prévias É recomendável que, na construção do projeto da atividade, Escotistas e Coordenadores da atividade tenham conhecimento do Calendário dos Escoteiros do Brasil Região do Rio Grande do Sul, de seus Distritos Escoteiros e de suas Unidades Escoteiras Locais. Por definição, é altamente recomendável não haver atividades externas de Distritos concomitantes com atividades regionais, salvo casos específicos. A UEB-RS prevê em suas regras alguns parâmetros de participação em eventos, tais como a vigência do Registro Escoteiro e demais obrigações institucionais normatizadas (atentar para as Resoluções nacionais e regionais). Funções nos Eventos Regionais e Distritais Coordenação A definição do Coordenador da atividade no nível regional será homologada pela Diretoria Regional de Método Educativo. No caso dos Distritos, cabe ao Comissário Distrital, em conjunto com os seus Assistentes Distritais de Ramo e os Presidentes de Grupos Escoteiros, definir a Equipe de Coordenação do evento. Cabe ao Coordenador da atividade no nível distrital enviar ao Escritório Regional a listagem geral de inscritos em até 15 (quinze) dias após o evento. É fundamental que em cada atividade tenha uma pessoa habilitada para desempenhar a função de Coordenador, devendo este ter apoio da esfera na qual será realizado o evento, além de montar a equipe de trabalho que venha a atender as demandas necessárias para sua realização.

2 Ao Coordenador caberá recrutar pessoas para que atendam as seguintes áreas: Secretaria Responsável pela verificação de presença dos inscritos na atividade, reuniões com Chefias participantes, divulgação de horários da atividade, material de secretaria, prestação de contas de eventuais despesas, crachás, distintivos, certificados e demais atos administrativos. Segurança Responsável pela manutenção da ordem na atividade escoteira, segurança interna e externa dos participantes em atividade e pelo patrimônio do local utilizado. Programa Responsável pela elaboração das atividades e definição de recursos materiais a serem empregados na mesma. Cozinha Nos eventos/atividades em que for prevista a oferta de alimentação, deverá ser organizada a equipe de serviço para tal função, cabendo a ela a responsabilidade de elaborar o cardápio e a compra dos gêneros alimentícios. Fica estabelecida a opção pela contratação de serviços profissionais nesta área. Comunicação O responsável pela produção de material de divulgação da atividade deverá ter, preferencialmente, conhecimentos técnicos para a elaboração de logotipo, cartazes, blog, além de conhecimento de formas alternativas para promoção do evento (redes sociais). Deverá trabalhar em parceria com a Equipe Regional de Comunicação e TI, que prestará pleno apoio e suporte na fase de divulgação pré-evento, cobertura durante a atividade, divulgação de fotos e dos resultados pós-evento. Deverá, ainda, ter conhecimento sobre o Manual de Identidade Visual. Criação do Logotipo/Distintivo A criação do logotipo deverá atender ao que está estabelecido no Manual Regional de Criação de Logotipos. Se a própria organização do evento desenvolver o logotipo, deverá submetê-lo à aprovação da mesma. Havendo necessidade de alteração da arte, esta deverá ser feita, preferencialmente, por quem a criou, ou a Equipe Regional de Comunicação e TI a fará em até 5 (cinco) dias úteis.

3 Ressaltamos que, de acordo com o Manual Regional de Criação de Logos aprovado pela Diretoria Regional, todos os logotipos criados para eventos regionais deverão conter: nome do evento data (dia, mês e ano) local do evento (pode ser uma cidade, localidade, parque) um símbolo escoteiro (sendo ele a flor-de-lis, ou o símbolo representativo de algum Ramo, ou o novo logotipo dos Escoteiros do Brasil) Processo de Inscrição Os eventos regionais deverão obrigatoriamente utilizar o sistema regional para inscrição dos participantes. Para os eventos distritais, observar estritamente as informações a seguir para o processo de inscrição: Ficha de inscrição A ficha de inscrição de jovens e adultos deve ser padronizada, com dados pessoais, telefones para contato e autorização de participação dos pais ou responsáveis. Ficha de Delegação/Ramo Nome do Grupo Escoteiro; Seção/Ramo Escotista responsável; relação de participantes; autorização da diretoria do grupo. Prazos As seguintes orientações deverão ser expressamente atendidas: para inscrições em eventos regionais, o prazo final é de 30 (trinta) dias antes da atividade. para atividades distritais que envolvam acampamento ou acantonamento, enviar a lista de inscritos para o Escritório Regional no máximo 15 (quinze) dias após o evento. para eventos realizados por Grupos Escoteiros que envolvam mais Unidades Escoteiras Locais, as listas de participantes (relação de Delegação) deverão ser

4 encaminhadas ao Comissário Distrital, no máximo 15 (quinze) dias após a realização do evento. para eventos interestaduais ou internacionais, as Unidades Escoteiras Locais deverão enviar solicitação 30 (trinta) dias antes do evento. Orientações Durante o Evento Nos locais de acesso ao campo e às atividades externas, caso ocorram, deverão ser observados os quesitos mínimos de segurança. Recomenda-se o uso de lenço escoteiro por todos os participantes, bem como o uso, se confeccionado pelo evento, de camiseta, crachá, ou pulseiras identificadoras da atividade. Recomenda-se o uso de camisetas com motivo escoteiro por todos os participantes durante o evento. É expressamente proibido o uso de artigos militares e camuflados em eventos do Movimento Escoteiro. É proibida a entrada e consumo de bebidas alcoólicas nos eventos escoteiros. Recomendamos que a prática do tabagismo seja feita em local apropriado, fora do alcance visível dos jovens. Orientação após o Evento Regional ou Distrital. No prazo de até 15 (quinze) dias após o evento, o Coordenador geral do mesmo deverá apresentar, para o Escritório Regional ou Comissário Distrital, a prestação de contas da atividade e o relatório do evento. Esta prestação de contas deverá atender os requisitos da planilha de custos anexa. Ramo Pioneiro Os pioneiros que optarem em auxiliar nos eventos Regionais de outros Ramos irão compor a Equipe de Serviço, devendo durante o processo de inscrição optar pela modalidade de staff no sistema de inscrição on-line no site dos Escoteiros do Rio Grande do Sul. Fica assegurada a participação de um integrante do Núcleo Regional de Jovens Líderes nos eventos do Ramo Pioneiro. Os eventos específicos do Ramo Pioneiro devem respeitar o limite de idade, conforme determina a regra 13, letra d, do P.O.R.

5 Regras para atividades interestaduais e internacionais. Para atividades escoteiras promovidas fora do Estado, a Unidade Escoteira Local deverá enviar pedido de autorização de participação para os Escoteiros do Brasil Região do Rio Grande do Sul, com a relação dos inscritos e o local onde vai ocorrer a atividade. Quando de eventos realizados em nosso Estado e que recebam participantes de outros Estados ou países, a Coordenação da atividade deverá enviar comunicação antecipada, informando ao Escritório Regional/RS a data, local do evento e as Unidades Escoteiras Locais de outros estados ou países que irão participar. Os eventos que não cumprirem as determinações acima não obterão autorização para sua realização. Diretoria de Método Educativo Escoteiros do Brasil - Rio Grande do Sul.