Mostrando a cobra morta

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1 Mostrando a cobra morta Uma infinidade de papel acumula r durante um projeto de melhoria. Organizar os registros é fundamental para não se perder nele e para comprovar que o sucesso não foi um mero acaso. Se um homem tiver alguma grandeza dentro de si, ela aparecerá, não em momento espetacular, mas no registro do seu dia-a-dia. Beryl Markham Escritora e pioneira na aviação inglesa A organização, no sentido de estar ordenado, classificado e ter sua identificação e localização facilitada, nem sempre é um atributo humano natural. Diante da necessidade de encontrar algo, não é incomum nos deparar em situações onde localizar ou identificar o que se precisa se torna um suplício. Isso se o documento ou informação que se procura for encontrado, claro. Por que se não for, o prejuízo pode ser irrecuperável. Registrar as atividades, mesmo aquelas mais simples e corriqueiras, pode ser muito importante para resgatar os acontecimentos, manter o conhecimento e também servir de subsídio de análise, para verificar se os objetivos estejam sendo alcançados. Os antigos navegadores já faziam uso desse procedimento, num livro denominado logbook, destinado a manter a memória de uma viagem em todos os seus aspectos i. Tal qual uma jornada épica pelos mares da antiguidade, um projeto de melhoria é um empreendimento que pode levar alguns meses de trabalho e, cujo destino, pode não ser totalmente preciso. Durante esse trajeto, um conjunto considerável de dados, estudos, levantamentos, listas, fluxogramas, gráficos enfim documentos de toda ordem podem ser acumulados, podendo dificultar seu manuseio, confundir as análises do andamento, levar a decisões erradas e, até mesmo, impedir que o grupo atinja os resultados que deseja. Isso tudo, não pela complexidade do projeto em si, mas pelo estado de confusão que pode ser criado pela simples bagunça generalizada ao lidar com informação. É preciso que a equipe tenha o mínimo de organização de seu trabalho, para que não se perca tempo e o alcance do objetivo seja otimizado. Em primeiro lugar, é conveniente e bastante recomendável que uma equipe de melhoria escolha um secretário, ou outro membro, para ser o responsável pela organização e manutenção dessas informações. Essa pessoa terá a responsabilidade de verificar a identificação de cada documento, tanto em termos de sua identidade, quanto o estágio do projeto e o momento em que foi gerado. Nada deveria ser guardado ou mantido sem que essa identificação fosse feita, sob o risco de se misturar com informações semelhantes e atrapalhar o andamento do trabalho. Qualypro Claudemir Oribe Página 1 de 6

2 Sobre o que guardar e o que não guardar, excetuando informação redundante, é recomendável que se guarde tudo, enquanto o projeto estiver em andamento. Mesmo relatórios ou levantamentos incompletos, podem ser necessários em determinado momento para análises parciais ou indicar alguma pista relevante. Não se trata de guardar lixo, mas de manter o histórico para discutir e indicar, inclusive, o que não deu certo e, por isso, não deve ser feito ou tentado. Mesmo aquela anotação aparentemente irrelevante, feita num pedaço de papel, pode conter um pequeno dado imprescindível num momento de tomada de decisão. E melhor forma de manter esses registros é usando uma pasta fichário de 4 furos, com oito divisórias, se possível uma de cada cor, uma para cada etapa do MASP. Dentro de cada divisória, os registros e documentos podem ser arquivados, seguindo a sequencia em que o projeto for sendo desenvolvido. Se a equipe tiver facilidade para isso, divisórias internas a cada divisória de Etapa, podem classificar os documentos em seus passos. Dessa forma, cada etapa conteria os registros de cada passo, podendo ser facilmente recuperados, se necessário. É importante lembrar que, cada documento arquivado deve conter informação sobre do que se trata, a etapa a qual pertente (etapa e passo do MASP) e a data em que foi feito. Pode ser útil também o nome das pessoas que elaboraram o documento, local e outros dados de rastreabilidade. Se o documento for uma impressão de arquivo eletrônico, recomenda-se inserir, no cabeçalho ou rodapé, o nome do arquivo e local de arquivamento. Finalmente, e aproveitando dos recursos tecnológicos existentes, a equipe pode evidentemente optar pelo arquivamento eletrônico também, em paralelo ou como alternativa única de manutenção de registros do projeto. O arquivamento usando memória nas nuvens é particularmente útil e permite compartilhamento de um volume considerável de informação a um custo muito baixo e, até mesmo, sem custo algum. Feito isso, a equipe tem melhores chances de ser bem sucedida em sua empreitada. Haverá um momento, na etapa final de Conclusão, que o projeto de melhoria talvez tenha que ser apresentado para a liderança ou compartilhado entre os colegas. Nesse momento, a pessoa que mantiver esses registros pode ser o grande herói da história. Afinal, dar resultado é essencial, mas mostrar como ele foi feito pode ser a diferença entre acreditar e não acreditar que esse resultado não foi um mero acaso. Portanto, é preciso manter tudo guardado e muito bem organizado. Matar a cobra não basta. É preciso mostrar ela morta! (*) Claudemir Oribe é Mestre em Administração, Consultor e Instrutor de MASP, Ferramentas da Qualidade e Gestão de T&D. claudemir@qualypro.com.br. Qualypro Claudemir Oribe Página 2 de 6

3 REFERÊNCIAS ORIBE, Claudemir Y. Quem Resolve Problemas Aprende? A contribuição do método de análise e solução de problemas para a aprendizagem organizacional. Belo Horizonte, Dissertação (Mestre em Administração). Programa de Pós-Graduação em Administração da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais. ANEXO REGISTROS TÍPICOS POR ETAPA DO MASP 1. IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA 1º Identificar problemas mais comuns 2º Levantar histórico dos problemas 3º Evidenciar perdas existentes e ganhos possíveis 4º Escolher o problema 5º Formar a equipe e definir responsabilidades 6º Definir o problema e a meta Relação dos problemas mais comuns Gráfico de Pareto com frequência dos problemas mais comuns com o histórico de cada um desses problemas Planilhas com cálculos de perdas Reclamações, relatórios de perdas, devoluções, sucateamentos, etc Cálculos de estimativas de ganho Gráfico de Pareto comparativos Folha com a matriz de decisão GUT contendo a escolha do problema Folha de votação dos problemas 5W2H do problema escolhido Formalização da equipe com nomes completos, funções, departamentos, telefones, s e responsabilidades dos membros A identificação do problema e o histórico de estabelecimento ou discussão da meta. Qualypro Claudemir Oribe Página 3 de 6

4 2. OBSERVAÇÃO 1º Observação das características do problema através de dados existentes 2º Observação do problema no local Dados, estudos, relatórios, reclamações Diagramas do processo Representações pictóricas Procedimentos de trabalho Fotos, vídeos, entrevistas Lista de evidências coletadas Anotações do local 3º Cronograma de trabalho Gráfico de Gantt do projeto 3. ANÁLISE 1º Levantamento das variáveis que influenciam no problema 2º Escolha das causas mais prováveis (hipóteses) 3º Coleta de dados nos processos 4º Análise das causas mais prováveis; confirmação das hipóteses Relação das possíveis causas identificadas Diagrama de causa e efeito Diagrama de árvore Votação Teste de hipóteses contendo a análise de probabilidades Listas de verificação Diagramas de afinidade Diagramas de Pareto Estratificação Cartas de Controle - CEP 5º Teste de consistência da causa fundamental Diagrama de dispersão Resultados de experimentos 6º Foi descoberta a causa fundamental? Qualypro Claudemir Oribe Página 4 de 6

5 4. PLANO DE AÇÃO 1º Elaboração da estratégia de ação Relação das alternativas de solução 2º Elaboração do plano de ação Plano de Ação 5W2H 3º Negociação do plano de ação Ata de reunião Mensagens/aprovação da liderança 5. AÇÃO 1º Divulgação e alinhamento do plano Convocações Registros da apresentação aos envolvidos Relato ou ata da discussão 2º Execução da ação 3º Acompanhamento das ações Planos de Ação 5W2H revisados 6. VERIFICAÇÃO 1º Comparação dos resultados com a meta estabelecida 2º Identificação dos efeitos secundários Diagramas de Pareto Estratificação Cartas de Controle - CEP Relação de efeitos secundários Análises de efeitos secundários Decisões sobre ações sobre efeitos secundários 3º A ação foi efetiva? Qualypro Claudemir Oribe Página 5 de 6

6 7. PADRONIZAÇÃO 1º Elaboração ou alteração de documentos Procedimentos alterados, criados ou revisados 2º Treinamento dos envolvidos Listas de presença Fotos do treinamento 3º Registro e comunicação dos novos procedimentos Mensagens de notificação 4º Acompanhamento dos resultados dos novos procedimentos Diagramas de Pareto Estratificação Cartas de Controle - CEP 8. CONCLUSÃO 1º Identificação dos problemas remanescentes Listas de problemas remanescentes Análises dos problemas remanescentes 2º Planejamento das ações anti-reincidência Planos de ação 5W2H ou Comunicação de sugestões de ações posteriores 3º Balanço do aprendizado Relatório de fechamento do projeto Fotos de apresentações para liderança ou colegas NOTAS i O logbook é um livro onde são registrados eventos importantes na gestão, operação e navegação de um navio. Seu uso é parte dos procedimentos da navegação tradicional e deve ser preenchido, pelo menos, diariamente. Qualypro Claudemir Oribe Página 6 de 6