Gestão de Documentos Controle de Documentos e Registros. Consultor: Breno Roberto
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1 Gestão de Documentos Controle de Documentos e Registros Consultor: Breno Roberto
2 Objetivos 1) Capacitar os participantes no Controle de Documentos e no Controle de Registros 2) Favorecer a retenção de conhecimentos desenvolvidos na organização; 3) Contribuir para planejamento organizacional durante a execução dos processos.
3 Atendimento a Norma de Certificação ISO 9001:2008 Requisitos Controle de Documentos Controle de Registros
4 Atendimento a Norma de Acreditação RN 277 Em várias dimensões 1. A OPS possui procedimento documentado (08 citações) 2. Requisito Os colaboradores da área de atendimento possui manuais...
5 Conceitos Documento Informação (dados significativos) e o meio no qual ela está contida. (NBR ISO 9000:2005)
6 Importância Definem os padrões com que os processos são executados. Padrões baseados nas melhores práticas respaldados também por requisitos regulamentares (legislação). Retenção de Conhecimento e História da Organização.
7 Importância O que acontece se uma organização não documenta seus processos? Pode perder seu conhecimento acumulado durante anos se os colaboradores forem embora.
8 Porque Controlar Documentos? Documentos atualizados disponíveis Documentos obsoletos recolhidos Organização de documentos eletrônicos e impressos Agilizar emissão e revisão de documentos
9 Etapas do Controle de Documentos 1. Elaboração 2. Aprovação 3. Análise Crítica, atualização e reaprovação 4. Controle de Revisões 5. Disponibilização para Consulta 6. Controle de documentos de origem externa 7. Controle de documentos Obsoletos
10 1. Elaboração de Documentos Elaborado por pessoa que tenha conhecimento adequado Linguagem simples Sejam baseados nas melhores práticas
11 2. Aprovação Deve ser realizada antes do documento ser colocado em uso. Realizada por pessoa com responsabilidade e autoridade para tal.
12 3. Análise Crítica, atualização e reaprovação Para garantir atualização dos documentos Devem ser identificados os responsáveis por cada etapa do processo (Controle Histórico).
13 4. Controle de Revisões Alterações devem ser identificadas no documento. Identificar o número da versão após revisão. Realizar para melhoria de resultados
14 5. Disponibilização para Consulta Devem estar disponíveis nos locais de uso. Cópias em meio físico devem ser controladas com critérios específicos em sua identificação.
15 5. Disponibilização para Consulta Disponível em meio eletrônico - intranet ou GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) Podem ser separados por processos e setores Uso de Indexação (Sigla documento +sigla de processo/setor + numeração sequencial). Ex: POP CAD 001 Cadastro de Beneficiários
16 5. Disponibilização para Consulta Lista de Documentos deve ser mantida para informar situação atual da revisão do documento. Lista Mestra de Documentos: 1. Fornecida pelo Software Informatizado; 2. Planilha de Excel.
17 6. Controle de Documentos de Origem Externa Monitorar atualizações
18 6. Controle de Documentos de Origem Externa Documentos inerentes ao serviço prestado pelo setor Normas técnicas Normas regulamentares Manual de equipamentos ou softwares Documentos de terceiros
19 6. Controle de Documentos de Origem Externa Lista de Legislação Exemplo/Formulário Modelo
20 Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade Mapas de Processo; Cadeia Cliente Fornecedor; Procedimentos Operacionais Padrão; Procedimentos Sistêmicos; Manuais; Estatutos.
21 7. Controle de documentos Obsoletos Cópias de documentos cancelados ou revisados devem ser destruídos ou identificados como obsoletos.
22 Conceito Registro Documentos que apresentam resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas. (NBR ISO 9000:2005)
23 Importância Registros Registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados Registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidências da conformidade com requisitos e da operação eficaz do sistema de gestão da qualidade
24 Controle de Registros Registros devem ser mantidos legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis. Registros também são realizados nos diversos softwares disponíveis na instituição.
25 Controle de Registros Podem ser listados e através dos seguintes dados serem controlados: 1. Identificação do Registro: nome do registro conforme formulário utilizado 2. Controle Elaboração: Quem faz e revisa o documento
26 Controle de Registros 3. Meio do Registro: Cópia eletrônica ou física? 4. Local de Armazenamento: Endereço eletrônico ou arquivo físico (local) formulário em branco
27 Controle de Registros 5. Proteção: Qual controle de acesso? Restrito? Irrestrito? 6. Local de Arquivamento: Endereço eletrônico ou arquivo físico (local) formulário preenchido
28 Controle de Registros 7. Tempo de Retenção: Quanto tempo deve ser guardado? Legislações, Normas Técnicas 8. Recuperação: Em caso de consulta, onde achar? Rastreabilidade
29 Controle de Registros 9. Disposição dos Registros:O que acontece depois do tempo de retenção? Descarte? Armazenamento em outro setor?
30 Controle de Registros - Cuidados Os registros da qualidade devem ser preenchidos de forma legível; Armazenados em condições adequadas a fim de prevenir danos, deterioração e perda; Ser recuperados a qualquer tempo (de acordo com o tempo de retenção).
31 Atividade Classificar os documentos da lista me Documentos (D) e Registros (R)
32 Breno Roberto Rua Chapecó, nº 156 Prado - Belo Horizonte, MG CEP (31) IAG Saúde
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