UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA A BIBLIOTECA INSTITUCIONAL Por: Jaqueline Gonçalves Barata Orientador Prof. Antônio Medina Rio de Janeiro 2012 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

2 PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA A BIBLIOTECA INSTITUCIONAL Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão Empresarial Por: Jaqueline Gonçalves Barata

3 3 AGRADECIMENTOS Aos professores da A Vez do Mestre Faculdade Integrada que contribuíram para o sucesso dessa etapa do meu aprendizado.

4 4 DEDICATÓRIA A minha mãe, minha maior incentivadora em todos os projetos da minha vida.

5 5 RESUMO O presente trabalho aborda a importância da biblioteca no meio empresarial. Apresenta uma breve história da biblioteca e a definição de suas funções no âmbito da organização. Identifica os conceitos de informação e conhecimento. Define gestão do conhecimento, como isso ocorre nas organizações e a atuação e importância da biblioteca e do bibliotecário neste processo.

6 6 METODOLOGIA A metodologia utilizada consistiu, sobretudo, numa ampla revisão de literatura, que abrangeu diversos tipos de materiais bibliográficos, inclusive trabalhos monográficos e artigos de periódicos científicos. Tema: A importância da biblioteca institucional na organização e disseminação da informação nas instituições. Problema: Qual a atuação das bibliotecas nas organizações como agentes de apoio institucional. Necessidade da definição da função e importância da biblioteca institucional e seu funcionamento como apoio ao desenvolvimento do negócio Definir / apresentar a função e importância da biblioteca institucional e seu funcionamento como apoio ao desenvolvimento do negócio. Apresentar a atuação da biblioteca como apoio ao desenvolvimento das atividades da organização, desde a alta administração até os serviços de apoio. O reconhecimento da importância das bibliotecas no apoio ao desenvolvimento nas atividades da instituição. SUMÁRIO

7 7 INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - A BIBLIOTECA INSTITUCIONAL 09 CAPÍTULO II - A GESTÃO DO CONHECIMENTO 13 CAPÍTULO III A BIBLIOTECA NO AMBIENTE EMPRESARIAL 16 CONCLUSÃO 18 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 19 ÍNDICE 22

8 8 INTRODUÇÃO O estudo proposto desdobra-se em três capítulos a que se segue à conclusão. O primeiro está centrado na abordagem da biblioteca institucional onde se apresenta breve história da biblioteca e a definição de suas funções no meio empresarial. No capítulo subsequente se procede à explicitação da gestão do conhecimento, com a identificação dos conceitos de informação e conhecimento. No capítulo que precede à seção concludente do trabalho se expõe a atuação do bibliotecário no ambiente empresarial.

9 9 CAPÍTULO I A BIBLIOTECA INSTITUCIONAL 1.1 A origem das bibliotecas Segundo Fonseca (1992), a palavra biblioteca tem origem no latim bibliotheca, que deriva do grego bibliotheke. É formada a partir dos radicais: biblion, que significa livro, e theke, que quer dizer caixa. Sendo assim, significa lugar onde se guardam livros. O sentido do termo biblioteca veio sofrendo mudanças ao longo dos anos, tornando-se mais abrangente. Deixou de designar apenas o sentido etimológico da palavra. A biblioteca é, pois, uma instituição que agrupa e proporciona o acesso aos registros do conhecimento e das ideias do ser humano através de suas expressões criadoras (FUNDAÇÃO BIBLIOTECA NACIONAL: 2000, p. 17). A Unesco define biblioteca como qualquer instituição que vise a promover o livre acesso da sociedade ao conhecimento registrado (UNESCO, 1994). Inicialmente a biblioteca era vista apenas como um mero depósito de livros, onde estes eram mantidos sob guarda. Com o surgimento da imprensa e a explosão informacional ocorrida após a Segunda Guerra Mundial, a biblioteca deixou de ser apenas um depósito e passou a desenvolver funções como guarda e disseminação da informação. Os livros passaram a ser produzidos em maior escala, o que também provocou o surgimento de novas bibliotecas, bem como sua democratização.

10 10 Tais instituições surgiram da necessidade de organização do conhecimento registrado desde o surgimento da escrita, sendo esses primeiros registros feitos nos mais variados suportes, como blocos de argila, ossos, pergaminho, etc. Como afirma Martins (2002, p. 71), as bibliotecas passaram a existir antes mesmo da invenção do livro e até dos manuscritos. As primeiras bibliotecas de que se tem conhecimento tinham apenas a função de preservar o conhecimento, sendo o acesso a elas restrito. Com o tempo, as bibliotecas deixaram de exercer apenas a função de preservação do conhecimento, passando a contribuir para a efetiva disseminação da informação. Exercem hoje as funções de coleta, preservação, organização e difusão das informações nela contidas. As bibliotecas atuais passaram a abrigar, além de livros, materiais dos mais variados tipos, como fotografias, mapas, CD-ROMS, gravações de áudio e/ou vídeo, microfilmes, etc: As bibliotecas, em geral, são classificadas de acordo com as funções que desempenham, com o tipo de leitor para o qual direcionam seus serviços e o nível de especialização de seu acervo (FUNDAÇÃO BIBLIOTECA NACIONAL: 2000, p. 17). Dentre os tipos de bibliotecas existentes, podemos citar: universitárias, escolares, nacionais, especializadas, especiais, públicas, entre outras. Silva (2002, p ) explica que: A biblioteca acompanhou a própria evolução social, que de certa forma, Influenciou para seu desenvolvimento. Nesse processo evolutivo, as bibliotecas foram se diversificando, em função do tipo de usuário a que atendem prioritariamente. As bibliotecas são classificadas de acordo com o acervo que comportam e com o tipo de público ao qual estão destinadas. Podem ser denominadas como públicas, escolares, universitárias...

11 11 Vergueiro (1989, p. 15) afirma que o processo de desenvolvimento de coleções afeta e é afetado por muitos fatores externos a ele e compreende um procedimento ininterrupto. Isso quer dizer que a forma como o acervo é formado depende das características do público a que se pretende atender e também intervém no meio em que está inserido. Ou seja, a coleção de documentos deve ser composta de acordo com as necessidades do público principal e com os objetivos que se pretende atingir. 1.2 Biblioteca especializada: definição e funções Biblioteca especializada é aquela que se presta a atender a um público específico, em geral parte de instituições, como empresas, instituições religiosas, etc. Tem por finalidade atender as necessidades informacionais específicas do público a que se destina, contanto para isso, com os mais diversos tipos de documentos impressos e eletrônicos. Para a Fundação Biblioteca Nacional (1995, p. 15), é uma biblioteca cujo acervo é centralizado num determinado assunto: literatura, física, engenharia, ecologia, etc. Geralmente, ela está vinculada a entidades especializadas, isto é, a entidades que se dedicam a estudos específicos. Maia et al. (1991) definem bibliotecas especializadas como centros processadores da informação, que podem ser locais de suporte informacional, com o objetivo de veicular informações relevantes ao planejamento, tomada de decisões e soluções de problemas. Para Cezarino (1978, p. 238): As bibliotecas especializadas são unidades pertencentes a instituições governamentais, particulares ou associações formalmente organizadas com o objetivo de fornecer ao usuário a

12 12 informação relevante de que ele necessita, em um campo específico de assunto. Almeida (1970) informa que esta espécie de bibliotecas surgiu durante a Primeira Guerra Mundial, com o intuito de atender às necessidades britânicas de estabelecer seus próprios organismos de pesquisa e bibliotecas. Surgiram assim as primeiras instituições com acervo composto apenas de obras que visavam suprir as intenções de pesquisa de um público específico. Para Vergueiro (1989, p. 30) bibliotecas especializadas, ou institucionais: Existem para atender às necessidades das organizações a que estão subordinadas e por isso mais do que qualquer uma das outras anteriormente citadas têm seus objetivos muito mais bem definidos. A diferença maior no desenvolvimento de coleções em bibliotecas especializadas está, provavelmente, na maior necessidade de especificação de normas para seleção dos materiais com a finalidade de compatibilizá-los com os objetivos da instituição maior. Da mesma forma, é neste tipo de biblioteca que são necessários, com maior frequência, materiais não-convencionais relatórios, patentes, préprints etc. que exigem dos bibliotecários um enorme esforço para localização e obtenção dos itens desejados. O acervo destas instituições é composto, não somente de materiais convencionais (livros e periódicos). Devido nível de especialidade do seu públicoalvo, também engloba os mais diversos tipos de documentos, como anais de congressos, simpósios e outros eventos de áreas de interesse para a organização, normas técnicas, patentes, artigos científicos, relatórios, etc.

13 13 CAPÍTULO II A GESTÃO DO CONHECIMENTO 2.1 Informação e conhecimento Informação vem do latim informationem, que significa delinear, conceber ideia, isto é, a organização das ideias ou dados. Os dicionários não trazem uma definição precisa do termo, definindo-o apenas como ato de informar. Wurman (1991, p. 42) preleciona que dados apenas são considerados informação quando são aplicados e passam a ter uma utilidade prática. A não ser que sejam usados para informar, não têm valor intrínseco. Informação é o resultado do processamento de dados, de forma que acrescente conhecimento a quem os recebe. Afirma Ianamoto (1999): Quando assistimos televisão ou um filme, estamos absorvendo informação. Ao ler um jornal, uma revista em quadrinhos, ou ao ouvir uma música, sabemos que estamos lidando com algum tipo de informação. Até quando contamos uma piada estamos transmitindo informação. Usamos, absorvemos, assimilamos, manipulamos, transformamos, produzimos e transmitimos informação durante o tempo todo, durante todo o tempo. Entretanto, não temos uma definição precisa do que é informação. Não temos uma definição que diga o que é e o que não é informação. Sabemos intuitivamente o que é informação, mas não conseguimos descrever, em palavras, o que é informação.

14 14 Berbe (2005, p. 25) nos propõe uma conceituação mais congruente com aquelas áreas ou subáreas de conhecimento em que o termo é utilizado amplamente: Na Biblioteconomia e Ciência da Informação, informação representa o conteúdo de um acervo, armazenada em suportes físicos ou digitais, com potencial para agregar valor ao usuário visualizado pelo sistema de informação. Conforme afirmação de Souza e Merlino (2011, p. 44) o bibliotecário pode ser considerado um administrador de informações. É um profissional que trabalha organizando sistemas informacionais para facilitar a comunicação com o usuário final... Ele ainda pode usar a organização da informação para atribuir vantagens competitivas em empresas. Faz parte das atribuições do bibliotecário prover o acesso dos usuários da biblioteca especializada às fontes de informação necessárias ao bom desempenho de suas funções. Não basta apenas ter informações relevantes armazenadas, elas precisam estar organizadas e acessíveis. 2.2 Gestão estratégica do conhecimento Vivemos na chamada sociedade da informação, onde cada vez mais se dá importância ao conhecimento produzido. A riqueza de um país não é mais somente determinada pelo acúmulo de capital, ou pelo volume de sua produção industrial, como era no passado. Hoje se valorizam as pessoas, as instituições, as nações por sua capacidade de produzir e disseminar, por meios tecnicamente apropriados, conhecimento de qualidade, capaz de subsumir informação de valor estratégico. O volume de informação criado no mundo atual é cada vez mais crescentes devido às mais modernas tecnologias de criação e disseminação. Fazendo-se necessário a seleção daquelas informações que são realmente relevantes ao

15 15 atingimento dos objetivos da organização. Wurman (1991) endossa que a tomada de decisão se faz mais crítica à medida que cresce o volume informacional. Gestão da informação, de acordo com a definição dada pela revista HSM Management (2000, p. 51) "trata-se de uma ferramenta gerencial para administrar a informação e agregar-lhe valor: ao filtrá-la, sintetizá-la e resumi-la, ajuda os profissionais a conseguir o tipo de informação que necessitam para passar a ação" Santos (1996, p. 13) salienta a necessidade da gestão da informação, colocando-a como requisito primordial ao sucesso das organizações. Um dos principais problemas enfrentados pelas empresas para aumentar a sua competitividade, reduzir seus custos e desenvolver novos produtos e serviços é a falta de um serviço de gestão, com a missão específica de assegurar o fluxo perene das informações úteis, ou seja, aquelas informações cuja não-aquisição e nãomobilização do seu conhecimento pode comprometer, de forma irremediável os objetivos maiores da empresa. O bibliotecário tem como missão principal, tornar a informação acessível ao público leitor para que este possa utilizá-la no desenvolvimento de suas funções. Para Murray (1996), gestão do conhecimento é a estratégia que converte os bens intelectuais das organizações, tanto as informações como o talento dos membros, em maior produtividade, novo valor e aumento da competitividade. Sapiro (1993) conceitua inteligência empresarial como o processo onde os dados são transformados em sabedoria, por meio de um sistema informacional que objetiva a melhoria da posição competitiva da organização.

16 16 CAPÍTULO III A BIBLIOTECA NO AMBIENTE EMPRESARIAL Como dito anteriormente, vivemos na sociedade da informação, onde, existe uma quantidade casa vez mais abundante de informações produzidas e disseminadas. O conhecimento tornou-se ativo vital para a determinação de estratégias. Uma verdadeira montanha informacional, cabendo ao bibliotecário a função de selecionar, organizar e tornar disponíveis os dados que forem relevantes, tornando mais ágeis e eficazes os processos de tomada de decisão. Beal (2004) afirma que a informação e o conhecimento são patrimônios cada vez mais valiosos, necessários à previsão, compreensão e resposta às mudanças ambientais e para que se possa manter posição privilegiada no mercado. Oliveira (2008, p. 23) ressalta que informação é um recurso vital da empresa e integra, quando devidamente estruturada, os diversos subsistemas e, portanto, as funções de várias unidades organizacionais da empresa. Destaca ainda que informação é o resultado da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, correlacionados e interpretados em um determinado contexto, para transmitir conhecimentos e permitir a tomada de decisão de forma otimizada. O bibliotecário deve estar apto a reconhecer os processos e demandas da instituição onde atua, procedendo no mapeamento da produção intelectual e das necessidades informacionais da mesma. Sapiro (1993, p.111) nos alerta que: as empresas estão gastando mais dinheiro do que nunca na obtenção de informações, mas muito dinheiro é perdido na construção de ineficientes centros informacionais, baseados em

17 17 bancos de dados não apropriados ou carregados de informações não relevantes. Por isso, todos os departamentos da organização devem estar alinhados, de modo a tornar claro quais são as reais necessidades informacionais da instituição, para que a unidade informacional possa contar com fontes de informação que sejam realmente relevantes e para que não haja desperdício de tempo e de recursos que poderiam ser empregados em outras frentes. O serviço de biblioteca deve atuar junto aos diversos setores das organizações, de modo a perceber as necessidades informacionais destes e prover uma política de seleção de acervo que as atenda. De acordo com Rezende (1998, p. 72): Não basta, portanto, ter disponíveis as informações, em alguns casos, isto pode até dificultar ainda mais os resultados. É preciso que as informações disponibilizadas estejam organizadas e acessíveis a tempo de vencer os prazos e a concorrência. Rezende (1992) endossa que o centro de informações deve estar voltado para o acompanhamento do estado da arte da tecnologia, processos e produtos dos negócios da empresa, o que lhe permite constante atualização. A disseminação seletiva da informação é um dos serviços prestados pela biblioteca, aos usuários da organização e serve para poupar o tempo do usuário, trazendo a estes as fontes de pesquisa relevantes às suas áreas de interesse. Age de forma a buscar as fontes de informação mais relevantes aos assuntos de necessidade do usuário. Batista (2011, p. 140) coloca que: a prestação dos serviços de disseminação seletiva da informação confere um valor agregado àquela informação, que não se encontrando previamente organizada, passa a sê-lo em função de demandas específicas de usuários

18 18 Davenport e Prussac (19989, p. 134) enumeram que os bibliotecários freqüentemente agem como corretores do conhecimento disfarçados, apropriados por seu temperamento e seu papel de guia das informações, para a tarefa de criar contatos pessoapessoa e pessoa-texto. CONCLUSÃO

19 19 Cada vez mais se torna imprescindível que as informações estejam não só armazenadas, mas organizadas e acessíveis para facilitar o processo de tomada de decisão nas organizações. Por isso, se faz necessário o reconhecimento da importância da biblioteca e da figura do bibliotecário nesse processo. O bibliotecário moderno está atento às necessidades informacionais da instituição e busca desenvolver competências para atendê-las de forma rápida e eficiente.

20 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ALMEIDA, Maria Lúcia Pacheco de. Bibliotecas especializadas. Belém: Imprensa Universitária, ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6023: informação e documentação: referências: elaboração. Rio de Janeiro, NBR 6024: informação e documentação: numeração progressiva das seções de um documento escrito: apresentação. Rio de Janeiro, NBR 6027: informação e documentação: sumário: apresentação. Rio de Janeiro, NBR 6028: informação e documentação: resumo: apresentação. Rio de Janeiro, NBR 6033: ordem alfabética. Rio de Janeiro, NBR 10520: informação e documentação: citações em documentos: apresentação. Rio de Janeiro, NBR 14724: informação e documentação: trabalhos acadêmicos: apresentação. Rio de Janeiro, BEAL, Adriana. Gestão estratégica da informação: como transformar a informação e a tecnologia da informação em fatores de crescimento e alto desempenho nas organizações. São Paulo: Atlas, BERBE, Alexandre Campos. Gestão da informação e do conhecimento: reflexão de conceitos e o papel da Biblioteconomia. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Biblioteconomia) Universidade de São Paulo: São Paulo, Disponível em: < Acesso em: 01 mar BLAXILL, Mark: A vantagem invisível: como vencer a concorrência usando a propriedade intelectual Rio de Janeiro: Elsevier, c2010. CEZARINO, Maria A. da Nóbrega. Bibliotecas especializadas, centros de documentação, centros de análise da informação : apenas uma questão de terminologia? Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG. Belo Horizonte, v. 7, n. 2, p Set CORTADA, James W.: Information and the modern corporation. Cambridge, Estados Unidos: MIT, 2011.

21 21 CUNHA, Antonio Geraldo da. Dicionário etimológico Nova Fronteira da Língua Portuguesa. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, DAVENPORT, Thomas D.; PRUSSAK, Laurence. Conhecimento empresarial : como as organizações gerenciam seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, DIAS, Maria Matilde Kronka : Formação e desenvolvimento de coleções de serviços de informação. São Carlos : Universidade Federal de São Carlos, FONSECA, Edson Nery da. Introdução à Biblioteconomia. Rio de Janeiro: Pioneira, FUNDAÇÃO BIBLIOTECA NACIONAL. (Brasil). A biblioteca pública: administração, organização e serviços. Rio de Janeiro: FBN, FUNDAÇÃO BIBLIOTECA NACIONAL. (Brasil). Coordenadoria do Sistema Nacional de Bibliotecas Públicas. Biblioteca Pública: princípios e diretrizes. Rio de Janeiro: FBN, GESTÃO do conhecimento: um novo caminho. HSM Management, n. 22, ano 4, p , set./out IAMAMOTO, Edward. Qual a definição de Informação? Disponível em: < Acesso em: 11 jan LEMOS, Antonio Agenor Briquet de. Bibliotecas. In: CAMPELLO, Bernadete Santos, CALDEIRA, Paulo da Terra, MACEDO, Vera Amália Amarante (Orgs.). Formas e expressões do conhecimento: introdução às fontes de informação. Belo Horizonte: Escola de Biblioteconomia da UFMG, MAIA, Cristiane et. al. Informação científica e tecnológica e desenvolvimento econômico e social: a contribuição da biblioteca especializada. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO, 16, Salvador, Anais... Salvador, 1991, v. 2, p MARTINS, Wilson. A palavra escrita: história do livro, da imprensa e da biblioteca. São Paulo: Ática, OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas de informações gerenciais: estratégias, táticas, operacionais. São Paulo: Atlas, REZANDE, Yara. A falsa utilidade da biblioteca de empresa. O Estado de São Paulo. mar p. 2

22 22 SANTOS, Raimundo Nonato Macedo dos. Métodos e ferramentas para a gestão de inteligência e do conhecimento. Perspectivas em Ciência da Informação., Belo Horizonte, v. 5, n. 2, p , jul./dez SAPIRO, Arão. Inteligência empresarial: a revolução informacional da ação competitiva. In: Revista administração de empresas. São Paulo: EAESP/ FGV vol. 33, n. 3, maio - jun, SOUZA, Hamilton Otávio de; MERLINO, Tatiana (org.). Desenvolvimento do trabalho: 50 profissões de futuro. São Paulo: Caros amigos ed UNESCO. Manifesto da Biblioteca Pública Disponível em: < Acesso em: 20 out VERGUEIRO, Waldomiro: Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Ed. Polis, WURMAN, Richard Saul. Ansiedade de informação. São Paulo: Ed. Cultura, 1991.

23 23 ÍNDICE FOLHA DE ROSTO 2 AGRADECIMENTO 3 DEDICATÓRIA 4 RESUMO 5 METODOLOGIA 6 SUMÁRIO 7 INTRODUÇÃO 8 CAPÍTULO I A BIBLIOTECA INSTITUCIONAL A origem das bibliotecas Biblioteca especializada: definição e funções 11 CAPÍTULO II A GESTÃO DO CONHECIMENTO Informação e conhecimento Gestão estratégica do conhecimento 14 CAPÍTULO III A BIBLIOTECA NO AMBIENTE EMPRESARIAL 16 CONCLUSÃO 19 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 21 ÍNDICE 23