Como criar um fluxo de informação entre empresa, fornecedor e distribuidor

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1 Como criar um fluxo de informação entre empresa, fornecedor e distribuidor ebook Guias completos e gratuitos

2 Índice 1. Introdução 2. Política de comunicação interna 3. Padronização de suporte e mensagem 4. Escolher tecnologias que integrem os três membros da cadeia 5. Conclusão ebook Guias completos e gratuitos 02

3 1. Introdução Arranjos produtivos que envolvem muitos participantes precisam encontrar um meio de integrar ações. Para que não haja erros durante todo o processo, o fluxo de informações precisa ser constante e sem barreiras. Neste e-book, falaremos como a comunicação é uma etapa essencial nessa cadeia. Todos nós lidamos diariamente com um grande volume de informação e precisamos ter bem claro que esse conhecimento desempenha um papel importante e imprescindível nas organizações e fora delas. Isso exige dos atores do processo um gerenciamento eficaz e esforços conjuntos de todos os membros participantes. Essa informação é capaz de aumentar a qualidade e diminuir incertezas durante o processo decisório Os fluxos de informação precisam de etapas bem definidas para obtenção, tratamento, armazenamento, distribuição, disseminação e uso da informação entre empresas, fornecedores e logística. Quando há problemas na transmissão, como informações imprecisas ou incompletas, duplicidade, dificuldade em registrar mudanças ocorridas e em obter insights oportunos, toda cadeia é afetada. Neste material educativo, vamos abordar três pontos principais que influenciam diretamente no curso dos dados gerados pelos participantes da cadeia. Começaremos pela definição da política interna de comunicação. Essas diretrizes precisam priorizar a troca de informações imprescindíveis para todo o processo de vendas. Falaremos também sobre a importância da padronização de suporte e mensagem, para que todos os membros falem a mesma língua e se encontrem no mesmo local. Por fim, ajudaremos o leitor a pensar em tecnologias que integrem os três membros da cadeia. Boa leitura! ebook Guias completos e gratuitos 03

4 2. Política de comunicação interna Empresa, fornecedor e distribuidor devem privilegiar o fluxo de informações entre stakeholders. O sucesso de todos depende da participação de partes interessadas. Para isso, é necessário assegurar que expectativas e necessidades sejam conhecidas e consideradas pelos envolvidos. Esse processo começa com a política de comunicação interna de cada entidade participante. O fluxo de dados pertinentes à otimização da operação precisa circular livremente entre os membros da cadeia. Se existirem barreiras, é muito provável que o processo não saia como planejado. É importante lembrar que a comunicação, antes de ser instrumental, é essencialmente humana. É preciso sim se preocupar com a eficácia dos mecanismos de transmissão da mensagem, mas também precisam vir juntas a reflexão e a compreensão do conteúdo. Por isso também, a comunicação burocrática não pode ser regra no dia a dia das organizações. Uma estrutura horizontalizada incentiva o diálogo, promovendo a verdadeira troca de informações: ida e volta. Quando não há retorno, a comunicação falha. E se ela é ineficiente, pode provocar prejuízos em todos os níveis da estrutura organizacional: estratégico, operacional e tático. EMPRESA FORNECEDOR DISTRIBUIDOR ebook Guias completos e gratuitos 04

5 3. Padronização de suporte e mensagem Todos os participantes da cadeia de serviços e distribuição devem falar a mesma língua e usar suportes convergentes. É importante para que não haja incompatibilidade de sistemas e soluções para a troca efetiva de informações estratégicas, operacionais e táticas. Esse trabalho começa pelo gerenciamento de informação de todos os membros. Para comunicar algo, você precisa saber primeiro o que, como e onde comunicar. O modelo de gerenciamento da informação de James V. McGee e Laurence Prusak prevê quatro tarefas principais do processo de gerenciamento. São elas: 1.Identificação de necessidades e requisitos de informação 2.Classificação e armazenamento 3.Tratamento e apresentação de informação 4.Distribuição e disseminação da informação A partir disso, é preciso pensar onde essa mensagem será distribuída, de forma que não haja perda de informação no caminho e que todos os membros da cadeia sejam comunicados de maneira eficiente. Se o gerenciamento da informação não é reconhecido como de valor estratégico por toda equipe, o investimento em informação pode fracassar. Certifique-se de que todos os membros estejam conscientes de suas funções dentro da cadeia. Existem diversos tipos de suporte disponíveis no mercado para a transmissão dessas informações (tanto interna quanto externamente). Telefone, intranet, , blog, redes sociais, entre outros, são alguns dos exemplos. Falaremos sobre isso no tópico a seguir. ¹ Para saber mais sobre o modelo, acesse o seguinte estudo de Luciane Paula Vital, Vivian Mengarda Floriani e Gregório Varvakis: ebook Guias completos e gratuitos 06

6 4. Escolher tecnologias que integrem os três membros da cadeia Gestores sabem que as vantagens competitivas podem ser ganhas por meio do uso de redes de comunicação e sistemas tecnológicos. Essas ferramentas interconectam empresas, clientes e fornecedores com eficiência, ou seja, com rapidez e custo reduzido. O uso adequado do fluxo de informações tornou-se uma necessidade organizacional porque ultrapassa as barreiras entre os envolvidos no processo logístico e até o pósvenda. Essa integração é uma nova maneira de pensar e permite que as empresas ajam em tempo real e diminuam o tempo para tomada de decisões importantes. Para isso, empresas usam há anos o telefone e, mais recentemente, o . Algumas apostam em redes capazes de engajar todos os envolvidos, permitindo uma integração a um nível ao qual antes não era possível chegar. Um exemplo desse tipo de ferramenta é a Rede Social Corporativa, pois cumpre bem essa função de informar e engajar ao mesmo tempo. A plataforma pode ser construída se adequando às necessidades de cada um. Lembrando que a identidade de cada empresa e funcionário também podem ser refletidas na rede. Além de integraram as equipes internamente, as redes sociais são propulsoras do engajamento externo. Com a rede integrada, é possível escolher ao que determinados membros têm acesso e educá-los sobre o produto ou serviço oferecido. Dentro desse ambiente de encontro online, pode-se abrir espaço para dúvidas, críticas e sugestões de participantes da empresa, fornecedores e responsáveis pela logística. Durante a implantação dessa rede, o conhecimento das necessidades dos usuários é fundamental. É essa informação que vai norteá-los a usar as funções mais adequadas. Se o problema está na falta de informações sobre um produto lançado recentemente, um material educativo pode ser a solução. Se o que está faltando é comunicação entre empresa e fornecedor, o uso do chat em tempo real torna-se fundamental. Além de propulsor de troca de ideias, Rede Social Corporativa pode se tornar uma biblioteca online de conhecimento. Informações trocadas nesse ambiente permanecem lá para consulta posterior de todos. Nesse caso, os dados gerados pelos usuários são altamente aproveitados, contribuindo para a sensibilização sobre os temas relevantes aos envolvidos. ebook Guias completos e gratuitos 08

7 5. Conclusão O fluxo de comunicação e o armazenamento de dados é importante em todas as etapas do processo de venda - desde informações sobre o produto até logística de transporte. A tecnologia ajuda nesse processo repleto de dados, etapas e pessoas. Neste e-book, falamos sobre a importância de um bom fluxo de comunicação entre empresas, fornecedores e distribuidores. Explicamos por que a política de comunicação interna deve estar aberta aos stakeholders. Essa ponte de contato é fundamental para que informações não se percam no meio do caminho. Em alguns casos, elas nem são transmitidas. Para que isso não aconteça, é preciso pensar na padronização de suporte e mensagem entre as equipes. Antes que a mensagem seja transmitida, recomendamos que se crie um filtro e um padrão do que e para quem a informação será comunicada. Ajudamos ainda, o leitor a pensar e escolher tecnologias que integrem os três membros da cadeia. Acreditamos que uma Rede Social Corporativa cumpra bem essa função. Nela, é possível engajar participantes da cadeia e armazenar informações estratégicas, táticas e organizacionais. Esperamos que com esse material educativo o leitor consiga criar um fluxo de informações entre os membros da sua equipe e de equipes externas que participem do processo. Se você tem interesse em implantar uma Rede Social Corporativa em sua empresa para criar um fluxo de informações eficiente, entre em contato conosco. Dúvidas com relação ao conteúdo deste e-book também podem ser encaminhadas para nossa equipe. Obrigada pela leitura e até mais! ebook Guias completos e gratuitos 09

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