Metodologias de Planeamento de Projectos por Objectivos. Manual de Recursos. Parte 1

Transcrição

1 Metodologias de Planeamento de Projectos por Objectivos Manual de Recursos Parte 1

2 Módulo I

3 Lição Nº 1 Consultoria formativa vs consultoria instrutiva

4 Influencia Consultor Dirigente PME A maioria das vezes espera-se do consultor que: Analise a situação da empresa; Interprete acontecimentos; Transmita saberes; Apresente soluções.

5 Consultor Dirigente PME Os choques acontecem Para o dirigente PME muitas vezes o consultor tem falta de preparação e apresenta uma série de análises e soluções TEÓRICAS que até podem ter resultado noutro sítio mas, na SUA empresa não terão

6 Note-se bem: Consultor O consultor desenvolveu, COMPETÊNCIAS TÉCNICO-CIENTÍFICAS São contributos para o sucesso na GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DAS EMPRESAS Por exemplo: -Sistemas de Gestão; -Decisões baseadas em indicadores; -Etc. etc.

7 Dirigente PME Por sua vez, o Dirigente de PME desenvolveu, no meio de máquinas e pessoas, um outro tipo de competências: COMPETÊNCIAS PRÁTICAS Estão essencialmente relacionadas com REALIZAÇÕES CONCRETAS, isto é, RESULTADOS. Por Exemplo: -Número de defeitos; -Número de faltas; -Produtividade; -Volume de vendas; -Facturação.

8 trocas Consultor Dirigente PME Então, a solução é SIMPLES: o Consultor deve criar um espaço de troca de saberes, sem pretensiosismo, para demonstrar que o SABER TÉCNICO-CIENTÍFICO é um MEIO para ampliar os RESULTADOS da PME.

9 Consultor Para nós, o Consultor é: GUIA; CATALIZADOR; FACILITADOR da aprendizagem INDIVIDUAL e COLECTIVA. CONSULTOR = facilitador CONSULTOR instrutor

10 Lição Nº 2 O encontro de saberes práticos com saberes técnico-científicos

11 O que são então saberes práticos? São experiências e formas de lidar com a realidade, adquiridas ao longo do tempo, ao nível do saber, saber ser e saber fazer, que não têm uma VALIDAÇÃO CIENTÍFICA, mas sim uma VALIDAÇÃO DO SENSO COMUM.

12 Dirigente PME O nosso Dirigente PME tem uma HISTÓRIA DE VIDA RIQUÍSSIMA que não deve ser desvalorizada. Se isso acontecer é porque está a ser menosprezada pelo CONSULTOR. Também é ele o GESTOR da empresa e, antes de ser criticado, deve ser apoiado, ajudado NOTA: Este poderá ser um trabalho complexo, mas é um trabalho que muitas vezes é necessário realizar.

13 Dirigente PME Não se esqueçam que este empresário MONTOU um NEGÓCIO LUCRATIVO Agora vamos dar INPUTS dos SABERES TÉCNICO-CIENTÍFICOS: Consultor

14 SABERES TÉCNICO-CIENTÍFICOS: Consultor Saberes, saberes fazer e saberes ser ESTUDADOS e CIENTIFICAMENTE VALIDADOS, que são disponibilizados pelos CONSULTORES através de: FERRAMENTAS DE GESTÃO e FORMAÇÃO PROFISSIONAL

15 trocas Consultor Dirigente PME A tarefa mais complexa e mais importante do CONSULTOR, é fazer com que o Dirigente PME COLOQUE AS QUESTÕES e que, ele próprio, DIGA QUAIS AS SOLUÇÕES. Criando espaços para as TROCAS DE SABER e PARA A APRENDIZAGEM

16 Lição Nº 3 A dimensão andragógica da consultoria formativa

17 Antes de mais, o que é a ANDRAGOGIA?

18 PEDAGOGIA: Arte e ciência de ajudar as crianças a aprender; ANDRAGOGIA: Arte e ciência de ajudar os adultos a aprender. Por oposição à PEDOS+GOGIA (crianças) (ensino das) Temos a: ANDROS+GOGIA (adultos) (ensino dos)

19 Haveria muito a dizer sobre a ANDRAGOGIA mas, vamos cingirnos àquilo que a literatura diz que deve ser tido em consideração para FACILITAR A APRENDIZAGEM NOS ADULTOS Antes de mais, é necessário perceber que este homem é capaz e QUER aprender Dirigente PME

20 Devemos demonstrar ao empresário a UTILIDADE que determinadas FERRAMENTAS e determinados SABERES têm para o seu NEGÓCIO. Quero saber da UTILIDADE do que os consultores e/ou formadores me dizem Dirigente PME

21 Aspectos facilitadores da aprendizagem: 1º UTILIDADE

22 Devemos sair da sala de aula e ir para o habitat do empresário, a EMPRESA. A formação deve ser CONTEXTUALIZADA. A CONSULTORIA PODE FUNCIONAR COMO FORMAÇÃO EM CONTEXTO DE TRABALHO Aqui é que se vê como é a realidade do negócio (no contexto de trabalho) Dirigente PME

23 Aspectos facilitadores da aprendizagem: 2º CONTEXTUALIZAÇÃO

24 Devemos EXPLICITAR OS OBJECTIVOS. Afinal, para o que é que isto serve? (qual é o OBJECTIVO) Dirigente PME

25 Aspectos facilitadores da aprendizagem: 3º EXPLICITAÇÃO DOS OBJECTIVOS

26 Devemos fornecer os dados de forma estruturada, um pouco de cada vez: ESTRUTURAR A INFORMAÇÃO. Ninguém entende estes consultores!... (qual é o PRINCÍPIO, O MEIO E O FIM) Dirigente PME

27 Aspectos facilitadores da aprendizagem: 4º ESTRUTURAÇÃO DA INFORMAÇÃO

28 Devemos ENVOLVER o empresário, INTERAGIR com ele, permitir que emita opiniões, enfim, PARTICIPAR no processo de melhoria da sua empresa. Os consultores vêm para aqui a achar que podem fazer tudo sozinhos, sem a minha ajuda (sem a minha PARTICIPAÇÃO) Dirigente PME

29 Aspectos facilitadores da aprendizagem: 5º PARTICIPAÇÃO ACTIVA (ENVOLVIMENTO/INTERACÇÃO)

30 Devemos saber colocar-nos no lugar do empresário e entender as suas URGÊNCIAS e as suas PREOCUPAÇÕES. Temos que EMPATIZAR com ele. Os consultores vêm para aqui e nem percebem o difícil que é gerir um negócio (não EMPATIZAM comigo) Dirigente PME

31 Aspectos facilitadores da aprendizagem: 6º EMPATIA COM O EMPRESÁRIO

32 Devemos valorizar o empresário, os seus sucessos, evitando empolar aquilo que corre menos bem. É preciso focalizar a atenção de todos no SUCESSO FUTURO. Os consultores SÓ vêm para aqui DIZER MAL (não usam a PEDAGOGIA DO SUCESSO comigo) Dirigente PME

33 Aspectos facilitadores da aprendizagem: 7º PEDAGOGIA DO SUCESSO

34 Recapitulando: 1º UTILIDADE 2º CONTEXTUALIZAÇÃO 3º EXPLICITAÇÃO DOS OBJECTIVOS 4º ESTRUTURAÇÃO DA INFORMAÇÃO 5º PARTICIPAÇÃO ACTIVA (ENVOLVIMENTO/INTERACÇÃO) 6º EMPATIA COM O EMPRESÁRIO 7º PEDAGOGIA DO SUCESSO

35 Lição Nº 4 A MPPO como ferramenta de consultoria formativa

36 A MPPO é uma FERRAMENTA DE MELHORIA CONTÍNUA com várias FASES Diagnóstico Planeamento Implementação Avaliação

37 O Diagnóstico é o 1º momento da utilização da MPPO. Dele fazem parte: A Lista de Problemas; B Árvore de Problemas. diagnóstico A - Lista de problemas B - Árvore de problemas

38 1. Fdaddad sadsad 2. Sasdbakdb asdas 3. Asdbakbdk 4. Asdjabkdjbsadasd 5. Asdjbkbasd wsasd dasd asd 6. Sdadsadasd 7. dsadasdadasda 8. Asdadasda 9. Asdsadsa asdsad 10. Asdasdaads adads 11. Asdasdasd asd asd 12. Asdasd 13. asdasdasd.asd 14. dasidjpasdsa 15. asdsaldkmas+dkpad 16. asdasdasdnlaksnd 17. asdasdasd awsdasd asdasdasdadweq 18. adasdasdqw wdqweqw qwe 19. Qwe qwe qwe qwe 20. Qwe qwe qwe A Lista de Problemas; É uma lista de problemas encontrados no CAMPO EM QUE SE ESTÁ A INTERVIR. A Lista de problemas

39 B Árvore de Problemas; É a ESTRUTURAÇÃO dos PROBLEMAS encontrados no campo de intervenção. Estabelecem-se relações de causalidade entre problemas e ESQUEMATIZA-SE. O que se pretende é que possa haver uma discussão racional entre CONSULTOR e Dirigente PME acerca da realidade em que se está a intervir. B Árvore de Problemas Vendas aquém do possível Ameaça de perda de posições no mercado Carências da imagem da empresa Gestão da empresa possível de melhorar Baixa produtividade Carências na apresentação dos distribuidores Serviço prestado possível de melhorar Desgaste da imagem da empresa (20 anos) Dificuldades nos proced/tos administr/vos Dificuldades no controlo da tesouraria Dificuldades na elaboração de relatórios de gestão Excessiva concentração de tarefas Dificuldades nas cobranças Reduzida motivação para o trabalho Deficiente rentabilização da venda Falta de espírito de equipa Não se arruma a mercadoria Não se levanta o vasilhame Não se verificam as faltas no cliente Carências no perfil da chefia intermédia Dific//s em implementar disciplina no trabalho Funções atribuídas não funcionam Prazos de entrega aquém do possível (Coimbra/verão) Não se actualizam conheci/tos Falta de informação de apoio à venda Desconhe/to dos produtos (Vinhos) Saída tardia da distribuição Recebem tardiamente as encomendas Encomendas não enviadas no período definido Demora demasiado tempo a carregar Má organização do armazém

40 O Planeamento é o 2º momento da utilização da MPPO. Dele fazem parte: A Quadro de Medidas; B Matriz de Planeamento de Projectos. Planeamento C Quadro de Medidas D - Matriz de Planeamento de Projectos

41 C Quadro de Medidas; É uma MATRIZ de duas entradas onde se apresentam MEDIDAS para resolver os problemas encontrados no campo de intervenção. C Quadro de Medidas equipa Carências na aprest.ção dos distribuidores Não se arruma a mercadoria Não se levanta o vasilhame Não se verificam as faltas (cliente) Imagem desgastada da empresa (20 anos) Dificu//s em proced/tos administrativos Dificuldades no controlo da tesouraria Dificuldades na elabor. de relatórios de gestão Carências do perfil de chefia Dificuldades em impltr. disciplina no trabalho Funções atribuídas não funcionam Dificuldades nas cobranças Reduzida motivação para o trabalho Demora demasiada a carregar Má organização do armazém Recebem tardiamente as encomendas Encomendas não env.s no período definido Não se actualizam conhecimentos Falta de informação de apoio à venda Desconhecimento dos produtos (Vinhos) Falta de espírito de problemas medidas 1. Consultoria Adm./Finan. 2. Consultoria em Rec. Hum. 3. Consultoria em Marketing 4. Aquisição de batas 5. Procedimentos de controlo de vasilhame/entregas 6. Avaliação da eficiência/ sequência das rotas 7. Organização do Armazém 8. Actual. cont. vendedores 9. Projecto CONTACTO On-line (Médio-longo Prazo) 10. Formação em Liderança 11. Formação Tec. de Venda 12. Formação espec. Vinhos 13. Espírito de equipa (Projecto Empresa) 14. Prospecção de Quadros Superiores (Proj Em. Aberta) 15. Clube do Empresário (Proj. Empresa Aberta) Muito importante para a resolução do problema Legenda: Importante para a resolução do problema Contribuição para a resolução do problema

42 D Matriz de Planeamento de Projectos; É o QUADRO de resultados, objectivos e finalidades a atingir, assim como, das MEDIDAS e respectiva ORÇAMENTAÇÃO. D Matriz de Planeamento de Projectos Hierarquia de OBJECTIVOS Finalidade: Indicadores verificáveis: Meios/Fontes de verificação: Pressupostos: Objectivo: Aumento das Vendas Aumento da Rentabilidade em 15% até Dez.2002 Aumento das Vendas em 30% até Dez 2002 Maior Motivação do Pessoal Maior Visibilidade da Empresa Elementos Contabilísticos Elementos Contabilísticos Material Promocional Mantendo o valor do mercado Resultados: 1.1 Melhorar o controle administrativo até Abril Controle de pagamentos/recebimentos e bancos até Abril Redução das dificuldades de elaboração de relatórios de gestão até Abril Redução das dificuldades de cobranças até Junho /10 a) Reduzir as dificuldades em implementar disciplina de trabalho até Junho b) Melhoria na delegação de funções até Junho /15. Reforço da Imagem da Empresa no Mercado até Maio Melhor Apresentação dos Distribuidores até Abril Melhor Serviço Prestado ao Cliente até Setembro /9 a) Recepção atempada das encomendas até Março b) Cumprimento das regras da empresa no que respeita a encomendas até Junho Redução do tempo de carga até Abril Melhoria da Organização do Armazém até Maio /11 a) Actualização dos conhecimentos técnicos até Julho b) Aumento da informação de apoio à venda até Junho Aumento da Especialização em Vinhos até Setembro Melhoria do espírito de equipa até Setembro Aumentar a motivação para o trabalho até Junho Desenvolver o perfil de chefia intermédia até Junho Medidas/Actividades: 1. Consultoria administrativa/financeira 2. Consultoria em recursos humanos 3. Consultoria em marketing 4. Aquisição de batas 5. Procedimentos de controle de vas/entregas 6. Avaliação da eficiência/sequência das rotas 7. Organização do Armazém 8. Actualização Contínua dos Vendedores 9. Projecto CONTACTO On-Line (M/L Prazo) 10. Formação de Liderança Eficiente 11. Formação em Técnicas de Vendas 12. Formação em Enologia e Vinhos 13. "Espírito de Equipa" (Projecto Empresa) 14. Prospecção de Quadros Superiores 15. Clube do Empresário (Projecto Emp. Aberta) Orçamento/Custos das Medidas: Euros Euros Euros Mapa de Cobrança 1.2 Mapa de Tesouraria 1.3 Relatórios de Gestão 1.4 Mapa de Cobrança 2/10 a) b) 3/ Inquérito aos Clientes 5. Inquérito aos Clientes 6/9 a) Mapas de Vendas b) Mapas de Vendas 7.1 Mapa de Carga 7.2 Verificação no local 8/11 a) Fichas de Requisição b) Fichas de Requisição Orçamento/Factura 4. Orçamento/Factura Orçamento/Factura Mantendo a qualidade do serviço Mantendo as actuais representações Colaboração e Participação do Pessoal Colaboração e Participação do Pessoal Colaboração e Participação do Pessoal 11. Colaboração e Participação do Pessoal 12. Colaboração e Participação do Pessoal 13. Colaboração e Participação do Pessoal

43 A Matriz de Planeamento de Projectos terá DATAS para alcance de resultados e objectivos, podendo assim funcionar como REFERENCIAL para a IMPLEMENTAÇÃO e para a AVALIAÇÃO da intervenção. Diagnóstico Planeamento Implementação Avaliação B - Árvore de problemas D Matriz de Planeamento De Projectos A - Lista de problemas C Quadro de Medidas

44 Como vêem, com a Metodologia de Planeamento de Projectos por Objectivos poderemos ESTRUTURAR muito bem a nossa INTERVENÇÃO. Com ela teremos uma série de ESQUEMAS/FERRAMENTAS a partir dos quais vão poder DISCUTIR, PARTILHAR, TROCAR SABERES e INFORMAÇÕES O Consultor e o Dirigente PME

45 Lição Nº 5 Princípios da recolha de informação na MPPO Levantamento de Problemas

46 Então como vamos PROCEDER? Como vamos recolher dados sobre o que se passa no terreno, na organização, departamento ou secção em que vamos intervir?

47 1º PASSO Recorremos aos saberes práticos dos elementos da organização e aos seus conhecimentos sobre o funcionamento do quotidiano da empresa. consultor

48 2º PASSO Vamos escolher as ferramentas de levantamento de problemas a utilizar: focus group 1. focus group Formato: Trabalho em grupo Procedimento: Focalizamos a atenção de um conjunto de elementos da organização no que poderão ser aspectos a melhorar/problemas. Animação: Tem que haver grande capacidade de relacionamento por parte do dinamizador.

49 2º PASSO entrevistas 2. entrevistas Formato: individual Procedimento: Com diversos colaboradores da empresa, exploram-se impressões, saberes, opiniões. Animação: Se a entrevista for estruturada não é de difícil animação, se não for requer a existência de conhecimentos gerais sobre as empresas.

50 2º PASSO inquéritos. 3. inquéritos Formato: individual Procedimento: Aos diversos colaboradores da empresa é administrado um questionário Animação: O documento deverá ser de fácil interpretação.

51 2º PASSO Podemos escolher estas ferramentas em função de vários factores estruturação rapidez consultor qualificado quantidade de dados qualidade dos dados 1. focus group entrevistas inquéritos

52 Que problemas/aspectos a melhorar existem nesta organização? Muitos, mas não sei se este é o melhor sítio para falar deles... O único problema aqui é o patrão... Tenho que ter cuidado senão ainda saio queimado desta coisa... Este gajo vem aqui para me acusar ao patrão...