Metodologia de Planeamento de Projectos por Objectivos. Manual de Actividades

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1 etodologia de Planeamento de Projectos por Objectivos anual de Actividades

2 CASOS PRÁTICOS AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 2/19

3 Caso Prático 1 ódulo 1 INTRODUÇÃO O Caso Prático que aqui apresentamos é para ser utilizado no decorrer da sessão presencial. O que pretendemos é que tenha, desde já, contacto com um exemplo, REAL, dos output da utilização da PPO na intervenção organizacional. Procure explorar cada um dos documentos per si e a relação que poderá existir entre eles. (NOTA: Este caso diz respeito a uma empresa de distribuição do interior de Portugal.) AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 3/19 Caso Prático 1

4 Árvore de Problemas Rentabilidade aquém do possível Produtividade aquém do possível Vendas aquém do possível Desperdício de matéria prima Dificuldades em conhecer os desempenhos dos colaboradores 3 Tempos improdutivos diminuir Ambiente de trabalho Numero de clientes aumentar Dificuldade de combater sazonalidade do negócio Imagem da empresa Numero de defeitos possível de diminuir 1 2 Fornecimento de matéria-prima com defeito Percas de tempo desnecessárias Acumulação de material no armazém 7 Paragens de produção Distribuição de funções possível de reequilibrar Excesso de lixo no chão Satisfação/ motivação aumentar Produções (no arranque) possíveis de Necessidades de retrabalhar o produto Fornecimento de acessórios não atempado 12 Condições do refeitório possíveis de Espaço do escritório Trabalho cansativo e sonolento Dificuldades na entrada de novos modelos Entreajuda entre células Excesso de pequenas séries Detecção de defeitos possível de antecipar Queda de componentes de peças ao chão Percas na qualidade do produto - na entrada em armazém (inverno) Falta de cuidado no arranjo das peças (retrabalho) Trabalho de equipa possível de étodos de trabalho possíveis de melhoria AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 4/19 Caso Prático 1

5 Quadro de edidas Numero de defeitos diminuir Fornecimento de matériaprima com defeito Dificuldades em conhecer os desempenhos dos colaboradores Resistências na entrada de novos modelos Excesso de pequenas séries Acumulação de material no armazém Detecção de defeitos antecipar Queda de componentes de peças ao chão Percas na qualidade do produto - na entrada em armazém (inverno) Falta de cuidado no arranjo das peças (retrabalho) Fornecimento de acessórios não atempado Distribuição de funções reequilibrar Excesso de lixo no chão Condições do refeitório possíveis de Espaço do escritório Trabalho de equipa étodos de trabalho possíveis de melhoria Dificuldade em orçamentar novos produtos Numero de Clientes aumentar Dificuldade de combater sazonalidade do negócio Imagem da empresa medidas problemas 1. Implementação de étodo de Custeio de Produtos 2. Criação de células de trabalho 3. Implementação de etodologias de controlo da Produção 4. Introdução de novos métodos de trabalho 5. Elaborar a Descrição de Funções 6. Implementação de um Sistema de Avaliação de Desempenho 7. Criação de um Sistema de Remuneração 8. Adaptar o trabalho para a posição erecta 9. ontar um sistema de peças penduradas 10. Colocar caixotes para o lixo (junto às mesas de costura) 11. Organizar as matériasprimas por cliente 12. Formação comportamental (cooper., trabalho equipa e res. à m) 13. Formação em Sensibilização para a Qualidade 14. Grupo de Trabalho estratégico uito importante para a resolução do problema Legenda: Importante para a resolução do problema Contribuição para a resolução do problema AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 5/19 Caso Prático 1

6 atriz de Planeamento de Projectos Hierarquia de OBJECTIVOS Finalidade: Aumentar as possibilidades de crescimento/resistências ao impacto da adesão dos países de Leste à UE Objectivo: Indicadores verificáveis: eios/fontes de verificação: Pressupostos: Aumentar a rentabilidade da empresa 15% a partir de Dez de 2004 Informação contabilística Resultados: 2; 4 e 6 - Redução do desperdício de matéria-prima em 20% a partir de Dez ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 12 e 13 - Aumento da produtividade em 10% a partir de Dez 2004 Informação contabilística (Criação de indicadores sistemáticos) Informação contabilística (Criação de indicadores sistemáticos) Criação de sistemas de recolha sistemática de informação de controlo da produção. Criação de fontes de recolha de informação sobre a Gestão de Recursos Humanos: - Questionário sobre a satisfação dos colaboradores (Diagnóstico de Clima Social); - Diagnóstico de Necessidades de Formação através de SAGD (Sistema de Avaliação e Gestão do Desempenho); - Sistema de Controlo das Remunerações. edidas/actividades: 1. Implementação de étodo de Custeio de Produtos; 2. Criação de células de trabalho; 3. Implementação de etodologias de controlo da Prod.; 4. Introdução de novos métodos de trabalho; 5. Elaborar a Descrição de Funções; 6. Implementação de um Sistema de Avaliação de Des.; 7. Criação de um Sistema de Remuneração; 8. Adaptar o trabalho para a posição erecta; 9. ontar um sistema de peças penduradas; 10.Colocar caixotes para o lixo (junto às mesas de costura); 11.Organizar as matérias-primas por cliente; 12.Formação comportamental (coop., tw e res. à mud.); 13.Formação em Sensibilização para a Qualidade ; 14.Grupo de Trabalho estratégico. Orçamento/Custos das edidas: horas horas horas horas horas horas Orçamento/Factura 4. Orçamento/Factura Orçamento/Factura 7. Orçamento/Factura 8. Orçamento/Factura Orçamento/Factura 1. Colaboração e Participação do Pessoal 2. Colaboração e Participação do Pessoal Colaboração e Participação do Pessoal Colaboração e Participação do Pessoal 10. Colaboração e Participação do Pessoal 11. Colaboração e Participação do Pessoal 12. Colaboração e Participação do Pessoal 13. Colaboração e Participação do Pessoal 14. AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 6/19 Caso Prático 1

7 Caso Prático 2 ódulo 2 e 3 INTRODUÇÃO Este Caso Prático é um exercício que visa treinar a construção de ÁRVORES DE PROBLEAS e do QUADRO DE EDIDAS. AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 7/19 Caso Prático 2

8 O caso da ORGANIZAÇÃO Z A organização "Z", vem vivendo desde há cerca de dois anos momentos conturbados. O mal-estar dos trabalhadores tem-se acentuado progressivamente e a relação chefias/subordinados é de uma forma geral de grande tensão. Do balanço realizado anualmente, ressaltam alguns indicadores que podem de certa forma ajudar-nos a perceber a actual situação. A organização "Z" registou no ano passado um número record de ausências ao serviço (400 dias de faltas), 60% das quais "justificadas" por doença. As outras 40% tiveram na sua origem situações tão diversificadas como: acidentes de trabalho, dias de greve, acompanhamento a filhos menores, partos e casamentos. Refira-se entretanto que no departamento "H" o número de faltas para acompanhamento de filhos menores é elevadíssimo, quando curiosamente é o sector que menos mães integra! O que se sabe é que o director do departamento em causa, trata os seus colaboradores com autoritarismo, mantendo em relação a eles um grande distanciamento. Diga-se aliás que este caso não é isolado, já que as chefias de um modo geral têm um comportamento semelhante, queixando-se eles próprios das poucas possibilidades que lhes têm sido dadas para as suas competências, que consideram insuficientes nomeadamente no plano interpessoal. Sabe-se também que um número significativo de trabalhadores colaboram com outras entidades no sentido de poderem completar o salário que é de facto bastante baixo. Paralelamente, entrevistas feitas a funcionários que abandonaram a instituição fazem sobressair como principais queixas: Dificuldades de integração no grupo de trabalho, especialmente nos primeiros tempos, já que por norma não há a preocupação de enquadrar as pessoas quando começam a trabalhar Dificuldades de situar o seu trabalho e perceber a utilidade do mesmo, por não possuírem uma visão integrada dos objectivos e das actividades da organização. Falta de atractividade das funções exercidas, porque pouco variadas. (80% dos trabalhadores inquiridos considerava-se com capacidades para fazer bastante mais e para assumir maiores responsabilidades). Dificuldade de responder eficaz e atempadamente às solicitações, quer internas quer do exterior, por desconhecimento dos assuntos ou devido à grande morosidade na passagem da informação pelos diferentes patamares da cadeia hierárquica. AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 8/19 Caso Prático 2

9 Proliferação dos "boatos e ruídos de corredor" devido à deficiente comunicação formal. Departamentalização excessiva que leva a um isolamento dos serviços, que só percebem as suas necessidades e expectativas, ignorando os outros sectores. Sentimento de injustiça relativamente às classificações de serviço atribuídas, não sendo de uma forma geral a fundamentação apresentada pelas chefias muito convincente. Descontentamento pelo pouco apreço dispensado ao seu trabalho, por parte das chefias. A ausência sistemática de feedback era uma constante ("a não ser para criticar os erros"). Incapacidade de tirar todo o partido dos equipamentos informáticos entretanto adquiridos e dos programas instalados, já que o processo de informatização não foi acompanhado pela formação devida. Inexistência de uma política de acção social e recreativa, nomeadamente falta de espaço de descompressão e de realizações extraprofissionais que envolvam os trabalhadores, ("como consequência os funcionários tendem a cumprir o horário de forma regulamentar. Nem mais um minuto!") Os responsáveis desta organização face ao abaixamento significativo de rendimento comprovável pelo número crescente de reclamações dos utentes (maior demora nas respostas; mais tempo de espera nos serviços; informações frequentemente erradas) e pela clara insatisfação demonstrada pelos serviços prestados (70% de pessoas mostram-se descontentes, através da resposta a um inquérito que a organização passou aos seus clientes), decide avançar com um processo de diagnóstico. no sentido de identificar os principais problemas e posteriormente implementar as medidas correctivas necessárias. AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 9/19 Caso Prático 2

10 Relativamente a esta informação apresentada, estabelecemos a seguinte LISTA DE PROBLEAS: 1. au ambiente de trabalho; 2. Elevado grau de absentismo; 3. Estilo de liderança desadequado; 4. Excesso de trabalho paralelo; 5. Funções pouco atractivas; 6. Falta de visão integrada dos objectivos; 7. Dificuldades na comunicação interna/externa; 8. Deficiente comunicação formal; 9. Departamentalização excessiva; 10. Falta de feed-back sobre o trabalho; 11. Sentimento de injustiça relativamente às classificações de serviço; 12. Dificuldades de integração dos novos colaboradores; 13. Incapacidade de aproveitamento dos sistemas informáticos; 14. Excesso de zelo no cumprimento do horário de saída; 15. Baixo rendimento (demora/informações erradas); 16. Clientes insatisfeitos. Tem agora duas tarefas, a realizar em diferentes lições: ódulo 2/Lição e) Construa a ÁRVORE DE PROBLEAS da ORGANIZAÇÃO Z. ódulo 3/Lição b) A partir da ÀRVORE DE PROBLEAS feita na Lição 2.e, construa o respectivo QUADRO DE EDIDAS. AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 10/19 Caso Prático 2

11 SOLUÇÃO DO CASO PRÁTICO 2 O caso da ORGANIZAÇÃO Z Clientes insatisfeitos Baixo rendimento (demora/inf.erradas) Dificuldades na comunicação interna/externa Excesso de zelo no cumprimento de horário de saída Elevado grau de absentismo au ambiente de trabalho Falta de visão integrada dos objectivos Incapacidade de aproveitamento dos sistemas informáticos Deficiente comunicação formal Departamentalização excessiva Excesso de trabalho paralelo Funções pouco atractivas Falta de feed-back sobre o trabalho Dificuldades de integração Estilo de liderança desadequado Sentimento de injustiça relativamente às classificações de serviço AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 11/19 Caso Prático 2

12 Caso Prático 3 ódulo 2 INTRODUÇÃO Este Caso Prático é um exercício que visa treinar a construção de ÁRVORES DE OBJECTIVOS. Assim, a partir da ÁRVORE DE PROBLEAS DO Caso Prático 1 construa respectiva ÁRVORE DE OBJECTIVOS. AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 12/19 Caso Prático 3

13 ÁRVORE DE PROBLEAS Rentabilidade aquém do possível Produtividade aquém do possível Vendas aquém do possível Desperdício de matéria prima Dificuldades em conhecer os desempenhos dos colaboradores 3 Tempos improdutivos diminuir Ambiente de trabalho Numero de clientes aumentar Dificuldade de combater sazonalidade do negócio Imagem da empresa Numero de defeitos possível de diminuir 1 2 Fornecimento de matéria-prima com defeito Percas de tempo desnecessárias Acumulação de material no armazém 7 Paragens de produção Distribuição de funções possível de reequilibrar Excesso de lixo no chão Satisfação/ motivação aumentar Produções (no arranque) possíveis de Necessidades de retrabalhar o produto Fornecimento de acessórios não atempado 12 Condições do refeitório possíveis de Espaço do escritório Trabalho cansativo e sonolento Dificuldades na entrada de novos modelos Entreajuda entre células Excesso de pequenas séries Detecção de defeitos possível de antecipar Queda de componentes de peças ao chão Percas na qualidade do produto - na entrada em armazém (inverno) Falta de cuidado no arranjo das peças (retrabalho) Trabalho de equipa possível de étodos de trabalho possíveis de melhoria AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 13/19 Caso Prático 3

14 Árvore de Objectivos Aumento da rentabilidade em x% Aumento da produtividade em x% Aumento das vendas em x% Redução dos desperdício de matéria prima em x% Conhecimento dos desempenhos dos colaboradores em tempo real Diminuição dos tempos improdutivos elhoria do ambiente de trabalho Aumento do número de Clientes em x% Redução das implicações da sazonalidade no negócio elhoria da imagem da empresa Redução do número de defeitos Redução dos fornecimentos de matéria-prima com defeito Redução das percas de tempo Fluxo de material para o armazém equilibrado Redução das paragens de produção em x% aior equilíbrio na distribuição de funções Redução da quantidade de lixo no chão Aumento da satisfação/ motivação dos colaboradores Aumento das produções (no arranque) de novos produtos Redução das necessidades de retrabalhar o produto elhor adequação no fornecimento de acessórios elhoria das condições do refeitório elhoria das condições do espaço do escritório Redução das condições de cansaço e sonolência do trabalho Redução das resistências na entrada de novos modelos elhoria da entreajuda entre células Redução das pequenas séries Antecipação na detecção de defeitos Redução da queda de componentes de peças ao chão Redução das percas de qualidade do produto - na entrada em armazém elhoria dos cuidados no arranjo das peças (retrabalho) elhoria do trabalho de equipa elhoria dos métodos de trabalho AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 14/19 Caso Prático 3

15 EXERCÍCIOS AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 15/19 Exercícios

16 Exercício 1 ódulo 1 Os saberes técnico-científico têm não só a «prática» como finalidade, como também partem desta, na medida em que é a prática que despoleta a necessidade de explicação dos fenómenos. Se conseguir interpretar este dilema é porque vai poder usar a sua competência técnica no mundo prático. Apresente a sua reflexão no espaço que se segue (Nota: se quiser, coloque a sua reflexão em debate no FÓRU do curso): AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 16/19 Exercícios

17 Exercício 2 ódulo 1 De seguida vamos apresentar uma série de situações em que tem que recolher informação no Levantamento de Problemas. Deve optar por uma das ferramentas apresentadas e justificando com pelo menos uma razão para a sua escolha. (EG Entrevistas em grupo; EI - Entrevista Individual; I Inquéritos) Situação A - A empresa em que está a intervir trabalha por células e a paragem de uma hora representa um prejuízo avultado. Quer recolher informação junto dos operários que fazem parte das equipas. B - Quer recolher informação junto dos responsáveis de departamento da mesma empresa da situação anterior. C - Quer recolher informação junto de uma série de lojas espalhadas pelo país. D Quer recolher informação junto das chefias de lojas. E Que recolher informação junto de formadores que interviram num determinado projecto. Ferramenta EG E ou EG I E ou EG ou I E ou EG ou I AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 17/19 Exercícios

18 Exercício 3 ódulo 2 Das definições que se seguem, segundo a etodologia de Planeamento de Projectos por Objectivos, diga se dizem respeito a P PROBLEAS; O OBJECTIVOS; - EDIDAS. Definição Implementar Sistemas de Avaliação de Desempenho Descrição de Funções elhoria da produtividade Vendas aquém do possível Aumento do absentismo Implementar Sistemas de Controlo da Produção Limpeza do escritório Implementar Sistemas de Informação à Gestão Faltas de matéria-prima Excesso de paragens técnicas Rendimento aumentar Espírito de competição exagerado Formação em Liderança Desenvolvimento de competências em língua inglesa Erros na introdução de dados contabilísticos Dificuldades de atendimento de clientes ingleses Aquisição de computadores Aquisição de prateleiras Elaborar procedimentos Elaborar o anual da Qualidade Segundo a PPO trata-se de: (resposta correcta) O P P P P P P P P AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 18/19 Exercícios

19 Ficha Técnica Autores Produção ultimédia Rui Pena Cesae Centro de Serviços e Apoio às Empresas Coordenador: Jorge ota Edição: André Cruz Promotor AEP Associação Empresarial de Portugal 1ª Edição Dezembro de 2004 AEP Curso PPO anual de Actividades Pag. 19/19