Acta de Reunião Revisão SA Data: 26/ Novembro / Acções / Responsáveis / Prazos. Auditorias

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Esther Marreiro Almeida
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1 Data: 26/ Novembro / 2009 Auditorias Acções / Responsáveis / Prazos Em relação às não-conformidades registadas na Auditoria Interna, foram apresentadas e analisadas, tendo sido decididas as acções a implementar. As acções decididas são as seguintes: NC1 colocar o procedimento de Trabalho Infantil no site Lipor; NC2 reavaliação dos riscos profissionais do Ecofone, efectuar pesagem dos sacos para verificação do peso (>20 kg); verificar a solução da C. M. Lisboa para a recolha de vidro e verificar a adaptabilidade ao nosso caso; NC3 ao reforçar os pedidos aos fornecedores fazê-lo por escrito ( ou fax); um dos fornecedores foi a Escol, e como medida pedagógica não será convidado no próximo fornecimento de serviços será enviada uma carta da Administração a explicar os motivos; NC4 esta documentação foi solicitada em contratos anteriores mas a empresa de trabalho temporário não deu continuidade a este procedimento em contratos posteriores; será solicitada à Select a correcção dos contratos individuais dos trabalhadores temporários, incluindo a cláusula de conhecimento dos riscos da actividade, impondo uma data limite para esta correcção; será agendada uma reunião com a Select e o DQAS, DRH, DAP, no sentido de optimizar o fornecimento do serviço de trabalho temporário (fornecimento de fardamento previsto em contrato, distribuição de EPI s, fichas de aptidão, etc.); NC 5 avaliar o número de temporários e as necessidades de cacifos e custos da instalação de um novo contentor-balneário; paralelamente o GJ vai fazer o enquadramento e a possibilidade de contratar trabalhadores a prazo em 2010; NC6 esta questão será discutida na reunião a agendar com a Select, prevista na NC4; vamos solicitar uma listagem de distribuição de fardamento e EPI s; NC7 ficou decidido considerar os fornecedores de trabalho temporário como sub-contratados, e como tal, sujeitos às autorizações de entrada nas instalações; NC8 a abertura das Caixas de Sugestões será acompanhada pelo Representante dos Trabalhadores, ficando este responsável por entregar directamente as Preocupações/ Sugestões ao Representante da Administração; será agendada uma reunião de esclarecimento do mecanismo de resposta às preocupações com cada um deles (Representante dos Trabalhadores e da Administração); NC9 será solicitado à AMBISIG a possibilidade de colocar uma ferramenta de pesquisa geral que abranja toda a Intranet da Qualidade, de modo a optimizar a pesquisa de documentos. Vai ser elaborado um Plano de Trabalho com estas acções, onde serão indicados os responsáveis pela sua implementação e os prazos a cumprir. Em relação às observações serão atendidas na reunião de aprovação dos objectivos para 2010, prevista em Janeiro de Mod Página 1 de 6

2 Foi novamente comunicado que a próxima auditoria de acompanhamento da APCER será surpresa, podendo decorrer até final de Fevereiro de Trabalho Infantil Trabalho Forçado e Compulsório Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho Não foi detectada nenhuma situação de Trabalho Infantil. - Alterar o procedimento Resolução/ Remediação de Situações de Trabalho de Menores. Resp.: Grupo 4a; Prazo: Final de Dezembro Não foi detectada nenhuma situação de Trabalho Forçado e Compulsório. Foi analisado o conteúdo do Relatório. Elaboração de um projecto (avaliação da viabilidade de implementação) para a marcação da Sinalização do Solo da Plataforma Interior. Resp.: GOMGF e DQAS; Prazo: Final de Fevereiro Liberdade de Associação Discriminação Foi dada a indicação de que o Delegado Sindical do STAL é o Sr. Fernando Rocha. Foi analisado o conteúdo do Relatório. Não houve nada de relevante a assinalar. Práticas Disciplinares Foi analisado o conteúdo do Relatório. Não foram detectados casos de Práticas Disciplinares não previstas na legislação. Horário de Trabalho Foi referido o acordo colectivo de trabalho do SINTAP, que prevê que os trabalhadores sindicalizados possam realizar até 150 horas de trabalho complementar. De forma a aprofundar as implicações deste acordo (temos 42 sindicalizados) foi solicitado ao GJ e ao DRH uma informação mais pormenorizada sobre este acordo de trabalho. Remuneração Deve ser realizada a actualização do BNW. Resp.: Grupo 4a; Prazo: Final de Janeiro O recibo virtual ainda não foi emitido dado que o programa de cálculo individual ainda não está finalizado. Resp.: GI; Prazo: Janeiro Politica e Código de Ética Realizar inquérito para aferição do conhecimento o Código de ética pelos colaboradores da Lipor (meta do Programa de Gestão). Resp.: Grupo 1; Prazo: Final de Dezembro Está a ser preparado pelo Gabinete Jurídico um Código Anticorrupção para aprovação do Conselho de Administração. Depois de aprovado será divulgado por todos os colaboradores. Mod Página 2 de 6

3 Objectivos, Metas e Indicadores A avaliação final do cumprimento dos Objectivos 2009 será realizada em Janeiro de Nesta reunião serão também definidos os objectivos para Responsabilidade Grupo 2. Foram identificadas as seguintes fragilidades: Meta 6.1 Realização de um Inquérito para avaliação do conhecimento do Código de Ética pelos colaboradores ainda não foi cumprida. O Grupo 1 comprometeu-se a realizar o inquérito até ao final do ano. Programa de Gestão / Plano de Acções Objectivo 2 do Programa de Gestão A acção Elaborar procedimento relativo aos horários de trabalho e estudar a adequação dos horários de trabalho dos diferentes serviços não foi realizada. Transita para o primeiro trimestre de Responsabilidade GJ e DRH. Acção 9.1 Elaborar e implementar um regulamento interno de atribuição de apoios sociais aos colaboradores e seus descendentes directos não foi totalmente cumprida. A sua conclusão passa para o primeiro trimestre de Responsabilidade do Grupo 4a Formação e Comunicação Há um grupo de 48 colaboradores que ainda não realizou a sessão de formação sobre a Norma SA 8000:2008. Esta formação será realizada em Janeiro de Responsabilidade do GS DQAS e DRH. O Grupo 5 apresentou o Relatório de Envolvimento de Stakeholders. Apresentaram também o Plano de Acção para a Comunicação da SA 8000 para Este Plano de Acção encontra-se no final do Relatório. O Plano foi aceite por todos os presentes e deverá ser aprovado formalmente na reunião de Janeiro de Controlo dos Fornecedores O Plano de Controlo dos Fornecedores será aprovado em Janeiro de Responsabilidade Grupo 3. O Grupo 3 ficou incumbido de contactar com outras entidades certificadas de modo a perceber como resolveram a questão dos auto-diagnósticos. Ficou a proposta de se organizar um Seminário sobre a Responsabilidade Social e as Compras Sustentáveis em Responsabilidade GRI, GS e DAP. Preocupações e Acções Correctivas Deu-se resposta às NC levantadas na Auditoria Interna. Mod Página 3 de 6

4 Outros Assuntos Os Agentes da Mudança deixaram a sugestão de compilar numa publicação todas as respostas dadas às preocupações colocadas pelos colaboradores. Foi referido que esta informação pode estar disponível no DRH, nomeadamente com a compilação de todas as edições com respostas. Será equacionada a colocação nos quiosques deste Boletins (da rubrica O Nosso Compromisso). Nas reuniões de Departamento, colocar na ordem de assuntos a leitura das respostas às preocupações colocadas no âmbito do Sistema de Gestão da Responsabilidade Social, pelo menos 1 vez/ ano. Mod Página 4 de 6

5 Sugestões/Necessidades de alterações/mudanças Áreas /Actividades Alterações / Mudanças - - Necessidade de Recursos - - Formação S N Pessoal S N Meios/Equipamentos S N Outros (infraestruturas/ambiente de Trabalho) S N Sugestões/Prioridades: As referidas nas acções da Acta. Os resultados e decisões de melhoria tomadas nesta revisão são alvo de registo, nos registos assinalados junto de cada assunto analisado, que fazem parte desta mesma acta assim como em complementos a esta acta sempre que se mostre pertinente. Com base nos dados que foram alvo de análise nesta revisão, aqui afirma o Administrador Delegado da LIPOR que o Sistema Implementado: É adequado às intenções/orientações definidas na Política e Código de Ética Responde aos objectivos da gestão definidos Responde aos requisitos da norma Tem melhorado a eficácia da responsabilidade social da nossa organização Tem permitido alcançar melhorias Estas afirmações são complementadas com as seguintes observações por nós consideradas pertinentes Não há nada de relevante a complementar a informação já apresentada. Todos os presentes na Reunião de Revisão, nomeadamente o Administrador-delegado, os Coordenadores, o Representante dos Trabalhadores e os elementos dos Grupos de Trabalho, demonstraram a sua confiança e a adequabilidade do Sistema de Gestão implementado à Lipor. O Administrador Delegado / / Mod Página 5 de 6

6 Presentes na Reunião: Nome Função Assinatura Mod Página 6 de 6

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