Auditoria Interna de Maio. Auditoria Externa de Julho

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Márcia Bastos Alcaide
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Data: 21/ Setembro / 2010 Auditorias Acções / Responsáveis / Prazos Foram apresentadas e analisadas as não-conformidades e observações registadas nas duas Auditorias Externas e na Auditoria Interna,

1 Data: 21/ Setembro / 2010 Auditorias Acções / Responsáveis / Prazos Foram apresentadas e analisadas as não-conformidades e observações registadas nas duas Auditorias Externas e na Auditoria Interna, nomeadamente através da análise dos Planos de Trabalho, estando por implementar, e em curso, as seguintes: Auditoria Interna de Maio NC1 O regulamento foi enviado para os Sindicatos (STAL e SINTAP) e foram apresentados contributos. Já foi aprovado pelo Conselho de Administração, sendo remetido, para aprovação final, à próxima reunião da Assembleia Intermunicipal. NC2 Está em curso. Uma vez que irá ser realizada uma avaliação e reestruturação ao sistema AVAC do Centro de Triagem, esta questão será integrada nesse trabalho. Auditoria Externa de Julho OBS1 As avaliações no âmbito do SIADAP 2010 estão praticamente concluídas, faltando apenas entregar uma Ficha de Avaliação. OBS2 Foi incluído na checklist das Visitas da Responsabilidade Social a verificação da questão dos contratos dos colaboradores de fornecedores da Lipor. Na Visitas realizadas (2) já foi perguntado aos colaboradores abordados se têm a sua cópia do contrato com a empresa. Será verificado o que está definido em Caderno de Encargos nesta matéria. Resp. DCA Prazo: Outubro 2010 Devido ao da Port Ambiente, mostrando a sua insatisfação pelo decorrer da Auditoria nas suas instalações, será agendada uma reunião para clarificação desta situação. Resp. Isabel Nogueira/ Nuno Barros Prazo: Outubro 2010 Foi comunicado que a próxima auditoria interna será em Outubro e a próxima auditoria de acompanhamento da APCER (a 4ª de acompanhamento) será em Dezembro. Trabalho Infantil Não foi detectada nenhuma situação de Trabalho Infantil. - Foi alterado o procedimento Resolução/ Remediação de Situações de Trabalho de Menores, pelo Grupo 4a, aprovado a 17 de Junho de 2010 Trabalho Forçado e Compulsório Não foi detectada nenhuma situação de Trabalho Forçado e Compulsório. Mod Página 1 de 6

2 Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho Foi analisado o conteúdo do Relatório. Não há nada de relevante a assinalar. No 4º trimestre será realizada a reavaliação de riscos onde serão incluídas as avaliações do Ecofone e dos riscos para mulheres grávidas. Resp.: Paula Fragoso; Prazo: Final do ano de A limpeza e requalificação dos reservatórios de água foram realizadas internamente. Liberdade de Associação Discriminação Foi analisado o conteúdo do Relatório. Não há nada de relevante a assinalar. Foi analisado o conteúdo do Relatório. Foi registado o facto de ter havido uma reclamação por ter sido dada relevância à Visita Papal no Boletim Interno, tendo sido já respondido e esclarecido o porquê no próprio Boletim. Práticas Disciplinares Foi analisado o conteúdo do Relatório. Foi instaurado um processo disciplinar com despedimento por facto imputável ao trabalhador que irá a Conselho no dia 22 de Setembro para aprovação pelo Conselho de Administração Não foram detectados casos de Práticas Disciplinares não previstas na legislação. Horário de Trabalho O regulamento de Horários de Trabalho foi enviado para os Sindicatos (STAL e SINTAP) e foram apresentados contributos. Não está previsto ultrapassar as horas de trabalho extraordinário legalmente permitidas este ano. Poderá haver necessidade (não se prevê) de que possa eventualmente acontecer no caso dos motoristas. Caso seja necessário será colocada a questão e autorizada pelo Conselho de Administração. Foi pedida alguma atenção para a sensibilização, pelas chefias, dos colaboradores, pois quando for publicado o regulamento de horários de trabalho poderão surgir focos de agitação. As chefias deverão sensibilizar os seus colaboradores para o cumprimento rigoroso dos horários de entrada e dos tempos para pausa. Remuneração A iniciativa recibo virtual foi abandonada devido aos elevados custos que implicaria. Os Apoios Sociais prestados pela Lipor já foram divulgados no Boletim Interno, estando a ser preparado pelo Grupo 4a um documento explicativo de cada um destes itens. Mod Página 2 de 6

3 Politica e Código de Ética O Código Anti-corrupção já foi aprovado pelo Conselho de Administração sendo agora colocado na intranet como forma de divulgação a todos os colaboradores. Este Código será revisto até ao final do ano. Resp.: GJAOA; Prazo: Final do ano de Em termos de divulgação do Código de Ética será realizada uma acção a todos os colaboradores conjuntamente com a apresentação do RS/ RC e haverá uma Formação Interna de Quadros no dia 3 de Dezembro sobre este tema, para a qual foi convidado o Dr. Raul Abreu Dinis da AESE. Objectivos, Metas e Indicadores Programa de Gestão / Plano de Acções Foi comunicado pelo Grupo 1 que está a ser trabalhada a inclusão dos Objectivos, Metas e Indicadores na plataforma informática Cognos. Numa primeira fase continuará a ser realizado em Excel em paralelo. Objectivo 2 do Programa de Gestão A acção Elaborar procedimento relativo aos horários de trabalho e estudar a adequação dos horários de trabalho dos diferentes serviços está praticamente concluída como foi referido anteriormente. Acção 9.1 Já foram divulgados os Apoios Sociais na Lipor, estando a ser preparado um documento explicativo de cada um deles. Estará concluído até ao final do ano de Responsabilidade do Grupo 4a Formação e Comunicação Controlo dos Fornecedores Preocupações e Acções Correctivas O Plano está a ser cumprido. Haverá acções de formação específicas em final de Setembro e Outubro sobre o código de ética. Esta formação será da responsabilidade do GASQT e DRHF. Para o stakeholder Fornecedores está previsto a realização de um Encontro em Novembro sobre a temática dos Códigos de Compromisso e de Conduta, o Código de Ética da Lipor, entre outras temáticas como Compras Sustentáveis e o Relatório de Sustentabilidade da Lipor relativo ao ano O Plano está a ser cumprido. Em relação ao ofício da Optimus, negando-se a assinar o Código de Conduta, dada a actual baixa relevância do fornecedor não serão tomadas medidas consequentes. Deu-se resposta às NC levantadas nas Auditorias Externas e na Auditoria Interna, de acordo com os Planos de Trabalho apresentados. O Dr. Leite notificou os Responsáveis das Áreas para responderem às questões relacionadas com cada área, colocadas em reunião de Agentes da Mudança. As respostas devem ser dadas até 6ª feira (dia 24 de Setembro). Mod Página 3 de 6

4 Outros Assuntos A Paula Mendes comunicou que no seguimento da solicitação dos colaboradores de terem o Boletim impresso, vão imprimir 100 exemplares e colocar na DRHF para quem quiser levantar o seu exemplar. Deverá ser preparado pelo GJAOA/ GASQT e DRHF, uma norma que nos permita regularizar um procedimento/ prática de actuação após revistas ou situações de incumprimento graves e os consequentes processos e averiguações a serem conduzidas. Foi reforçado pelo Dr. Leite que devemos levar os processos até ao fim. Este documento deve tipificar três situações: revistas aos carros e cacifos, material e objectos a levar e vendas internas. Resp. GJAOA/ GASQT e DRHF Prazo: Outubro 2010 De modo a garantir a presença do Administrador-Delegado, Representante da Gestão, esta reunião realizou-se a 22 de Setembro e não a 16 de Setembro conforme inicialmente planeado. Mod Página 4 de 6

5 Sugestões/Necessidades de alterações/mudanças Áreas /Actividades Alterações / Mudanças - - Necessidade de Recursos - - Formação S N Pessoal S N Meios/Equipamentos S N Outros (infraestruturas/ambiente de Trabalho) S N Sugestões/Prioridades: As referidas nas acções da Acta. Os resultados e decisões de melhoria tomadas nesta revisão são alvo de registo, nos registos assinalados junto de cada assunto analisado, que fazem parte desta mesma acta assim como em complementos a esta acta sempre que se mostre pertinente. Com base nos dados que foram alvo de análise nesta revisão, aqui afirma o Administrador Delegado da LIPOR que o Sistema Implementado: É adequado às intenções/orientações definidas na Política e Código de Ética Responde aos objectivos da gestão definidos Responde aos requisitos da norma Tem melhorado a eficácia da responsabilidade social da nossa organização Tem permitido alcançar melhorias Estas afirmações são complementadas com as seguintes observações por nós consideradas pertinentes Não há nada de relevante a complementar a informação já apresentada. Todos os presentes na Reunião de Revisão, nomeadamente o Administrador-delegado, os Dirigentes, o Representante dos Trabalhadores e os elementos dos Grupos de Trabalho, demonstraram a sua confiança e a adequabilidade do Sistema de Gestão implementado à Lipor. O Administrador Delegado / / Mod Página 5 de 6

6 Presentes na Reunião: Nome Função Assinatura Mod Página 6 de 6

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