Gestão do Conteúdo. 1. Introdução

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1 Gestão do Conteúdo 1. Introdução Ser capaz de fornecer informações a qualquer momento, lugar ou através de qualquer método e ser capaz de fazê-lo de uma forma econômica e rápida está se tornando uma exigência declarada das organizações ao redor do mundo. Os governos, como os maiores detentores de informações, estão intensificando o desafio de fornecer informações e serviços online. A gestão do conteúdo é considerada como uma chave que possibilita a tecnologia movimentar os governos online. Ela é uma importante impulsora das iniciativas de governo eletrônico bem-sucedidas. 2. O que é Gestão do Conteúdo Quando é dada à informação a forma pretendida para um propósito particular, ela se torna conteúdo. O conteúdo pode ser um documento de legado, uma informação em um formato amigável de rede ou uma transação comercial. O valor do conteúdo é baseado a partir da combinação de sua forma usável primária juntamente com sua aplicação, acessibilidade, utilização, utilidade, reconhecimento de marca e singularidade. A gestão do conteúdo é um processo de coleta, gerenciamento e publicação da informação e da funcionalidade para um conjunto de públicos-alvo. Para coletar conteúdo, uma organização precisa definir um sistema que capture de forma efetiva a informação e a funcionalidade que a organização deseja distribuir. Além disso, o sistema precisa se certificar de que o conteúdo esteja adequado e consistentemente direcionado para ser parte do esquema de conteúdo da organização. Governo Eletrônico O que um líder governamental deve saber Página 1 de 8

2 Para gerenciar o conteúdo, uma organização precisa definir um sistema para armazenar e organizar a informação e a funcionalidade fora de qualquer canal particular de distribuição. É importante assegurar-se que o conteúdo armazenado e classificado seja fácil de ser encontrado e recuperado. Para publicar o conteúdo, uma organização precisa ajustar o sistema para elaborar e distribuir a informação correta e funcionalidade das formas que o público da organização espera e que responderá favoravelmente. O sistema de publicação deve gerenciar um website inteligível e outras publicações que a organização precise fornecer. Os sistemas de gestão do conteúdo são utilizados para armazenar e recuperar grandes quantidades de informação. Eles são utilizados para criar portais de informação que servem como espinha dorsal para a gestão do conhecimento. A gestão do conhecimento é um amplo processo de coleta, gestão e publicação da informação através de qualquer meio necessário. 3. Por que a Gestão do Conteúdo é Necessária? A função central de muitos governos é a produção, distribuição e arquivamento de informação. Cada vez mais os governos têm aplicado tecnologias para gerir suas funções através de meios online, tendo constatado que a Internet fornece uma grande oportunidade para melhorar a qualidade do serviço e a distribuição da informação. O governo eletrônico não é apenas impulsionado através do lado de fornecimento da informação, o qual possui um interesse na distribuição efetiva e eficiente da informação, mas também pelo lado da demanda, em particular pela expectativa dos usuários com relação à utilidade e amplitude da funcionalidade. As agências governamentais que queiram gerir e disseminar informação e fornecer serviços governamentais online sem dúvida serão beneficiadas por um sistema de gestão de conteúdo sólido. O website que não for capaz de fornecer uma informação confiável, precisa e relevante trará perdas de lucros e diminuição da reputação. Basicamente, existem três razões que agregam importância na gestão de conteúdo. Governo Eletrônico O que um líder governamental deve saber Página 2 de 8

3 3.1. A gestão de conteúdo fornece essência para as noções atuais do governo eletrônico. A gestão do conteúdo é uma forma de tornar o governo eletrônico real e funcional, e pode ajudar os constituintes a obterem a informação correta e realizar as transações no momento correto A gestão do conteúdo é um antídoto para o frenesi da informação atual. Os contribuintes estão colocando cada vez mais informações em websites para preencher a expectativa dos usuários. A gestão do conteúdo pode organizar e direcionar a informação, assim como pode mantê-la sob controle A gestão do conteúdo direciona a questão de como dar valor e essência específica a uma parte da informação. Os sistemas de gestão do conteúdo criam e gerem informações, e as marcam com informações que podem ser necessárias para identificar seu valor. A gestão e a publicação do conteúdo através de websites são um componente crítico de uma iniciativa de governo eletrônico. É importante que o conteúdo esteja correto e atualizado e que seja perfeitamente acessível através de diversos módulos de auto-serviço. A gestão do conteúdo atua como um capacitor para o governo eletrônico; ela facilita a montagem do conteúdo a partir de fontes múltiplas. Além disso, ela é suficientemente flexível para sustentar o amplo espectro de aplicações e características de funcionalidade das iniciativas do governo eletrônico. 4. Principais Exigências para a Gestão do Conteúdo O sistema de gestão do conteúdo deve ser suficientemente flexível para gerir o conteúdo a partir de pequenas implantações em nível de grupos de trabalho assim como a partir de implantações em escala organizacional. A capacidade para estabelecer um ambiente funcional com um mínimo esforço de manutenção também é crítica. Além disso, o sistema de gestão do conteúdo deve tornar a informação o mais acessível possível de modo que os cidadãos e funcionários possam tomar decisões informados. Estas são as exigências comuns para a gestão do conteúdo. Entretanto, para as iniciativas do governo eletrônico, os requisitos a seguir também podem ser levados em conta. Governo Eletrônico O que um líder governamental deve saber Página 3 de 8

4 4.1. Velocidade da implantação. As organizações governamentais precisam de uma solução que possa ser implantada rapidamente e que seja capaz de crescer de acordo com as exigências. Devido às limitações dos recursos técnicos, um sistema que possa ser implementado sem os recursos de tributações existentes é a chave para as iniciativas do governo eletrônico 4.2. Capacidade de publicar e converter materiais a partir de seus formatos originais. O sistema de gestão de conteúdo utilizado nas iniciativas do governo eletrônico precisa ser capaz de converter facilmente tanto papel quanto conteúdo eletrônico para um formato que seja prontamente acessível através da rede. Além disso, o sistema deve permitir que os proprietários de conteúdo gerenciem a fonte do conteúdo e realizem atualizações ao longo do tempo, enquanto refletem automaticamente estas atualizações para a versão pública Habilidade de automatizar o processo de publicação com modelos, utilizando ferramentas familiarizadas. Um sistema que fornece uma abordagem baseada em modelos racionaliza o processo de publicação, por permitir a criação de modelos prédefinidos e a utilização destes pelos autores do conteúdo. Os autores podem utilizar ferramentas com as quais estão familiarizados para criar conteúdos e estarem confiantes de que o resultado terá o mesmo visual quando for publicado no website A necessidade de direcionar a contribuição do conteúdo a partir de uma força de trabalho que se encontra geograficamente dispersa. O sistema precisa ser totalmente inclusivo em termos de acesso para autores e usuários. É fundamental que seja acessível para todas as funcionalidades através de navegadores de rede populares e independentes de plataforma Apoio para validade do conteúdo, arquivamento e recuperação. O sistema deve fornecer a possibilidade de arquivar o conteúdo para um acesso posterior, de um modo organizável, que permita a busca e em um formato baseado no conhecimento. Ele deve ter capacidade de ser ampliado para sustentar grandes volumes de informação que devam ser coletadas ao longo do tempo e deve fornecer facilidades para disponibilizar o conteúdo que não é frequentemente utilizado ou que ultrapasse sua data de ser retirado de circulação. Governo Eletrônico O que um líder governamental deve saber Página 4 de 8

5 4.6. Deve possuir um modelo de segurança que leve o conteúdo correto para as pessoas corretas. O governo eletrônico geralmente precisa de sistemas que sejam flexíveis o suficiente para dar apoio a websites públicos assim como para o desenvolvimento de Intranet. Portanto, o sistema de gestão do conteúdo deve sustentar um modelo de segurança dinâmico que seja flexível para sustentar tanto o modelo público quanto o privado, sem um grande transtorno administrativo Apoio para um número de usuários em grande escala, grandes conteúdos repositórios e diversidade de autores. Os sistemas governamentais envolvem diversos usuários com especialidades técnicas diferentes e grandes volumes de conteúdo. Portanto, o sistema deve ser escalonável e robusto em um ambiente de grande volume de produção Uma tecnologia aberta com base nos padrões industriais. Com o objetivo de economizar os custos de implementação, para aumentar a facilidade de integração com outros sistemas e para proteger o investimento na gestão de conteúdo à medida que a utilização cresça ao longo do tempo, o sistema deve dar apoio para os padrões industriais e ter arquiteturas abertas e ambientes de desenvolvimento Uma solução que proporcione valor significativo para o dinheiro. Um sistema que seja acessível e não exija grande implementação é fundamental para ser adotado pelas organizações governamentais. As soluções que têm este valor agregado são de particular interesse para as iniciativas do governo eletrônico, já que as organizações governamentais podem tirar proveito das implementações existentes ou dos desenvolvimentos dos clientes. 5. Plano de Ação para a Gestão do Conteúdo Quando o governo se move em direção ao serviço online, é necessário ter um plano de ação para atender as exigências do gerenciamento do conteúdo de rede de forma eficiente e que gere novas idéias para serviços avançados. Tal plano de ação deve incluir os itens descritos abaixo. Governo Eletrônico O que um líder governamental deve saber Página 5 de 8

6 5.1. Estabelecimento das metas e métricas para iniciativas. As metas e métricas podem ser utilizadas como uma medida do progresso e de sucesso das iniciativas do governo eletrônico. Algumas áreas que precisam ser levadas em conta são: (a) O aumento da eficiência para as atividades online e offline. O processo de gestão adequado do conteúdo pode ajudar a gerenciar e a publicar a informação no website sem intervenção técnica. Portanto, os usuários estão aptos a colaborarem efetivamente com os co-trabalhadores e a gerir informações e documentos de uma forma segura e eficiente. (b) A diminuição do tempo de processo para publicação e distribuição do conteúdo. A criação do conteúdo e o tempo de utilização podem ser utilizados como outra métrica para avaliar as iniciativas de sucesso do governo eletrônico. Através da utilização de sistemas de gestão de conteúdo adequados, a informação essenciall pode ser publicada tão logo seja criada e aprovada através de um fluxo de trabalho automatizado. (c) O aumento da quantidade de serviços online. Através do uso de um sistema de gestão de conteúdo, os conteúdos ativos importantes são organizados em um sistema aberto e controlado. O número de serviços oferecidos online em relação ao offline pode ser um outro indicador para a medição do sucesso das iniciativas do governo eletrônico Compreensão de quais serviços precisam ser implantados. Um plano lógico e priorizado para os serviços que precisam ser implantados pode ajudar uma organização a trabalhar com uma funcionalidade específica para os serviços de alta prioridade enquanto constrói a base de gestão do conteúdo. A gestão do conteúdo precisa ser o alicerce fundamental para uma iniciativa de rede Manter os usuários envolvidos. Um sistema de gestão do conteúdo pode ser suficientemente flexível para acomodar as mudanças tanto dos processos de criação quanto de distribuição. É melhor envolver os funcionários desde o inicio e implementar o retorno que eles fornecem. A implantação deste feedback fornece uma oportunidade para aperfeiçoar constantemente o serviço oferecido Manter o conteúdo pronto. O processo de conversão do formato de conteúdo do legado para um formato pronto de rede é uma parte comumente subestimada da implantação de gestão do conteúdo. É melhor iniciar com um conjunto de conteúdo Governo Eletrônico O que um líder governamental deve saber Página 6 de 8

7 específico e com um plano de conversão em uma abordagem dividida por fases com base no valor de incremento Certificar que haja um processo para gerir o conteúdo. A manutenção e a gestão do conteúdo de um modo eficiente é um desafio maior do que obter conteúdo de um website. Portanto, é vital a elaboração de um plano para gerir o conteúdo desde o início, incluindo marcar os documentos em metadados que melhoram a qualidade das funções de busca. Além disso, é muito importante estabelecer processos que auxiliem os usuários a gerenciarem seu próprio conteúdo Buscar um fornecedor que dê apoio às aplicações específicas. O fornecedor deve ter uma arquitetura aberta e uma grande experiência com implementações governamentais já que estas são importantes para o sucesso das iniciativas do governo eletrônico. 6. Gestão de Conteúdo com a linguagem XML Com sua flexibilidade e simplicidade, a XML (Linguagem de Marcação Estendida) se tornou uma referência para publicação e gestão do conteúdo. A XML foi recomendada pela W3C (Consórcio da Rede Mundial de Computadores) em Ela suporta diversas implementações, tanto do lado do cliente quanto do servidor e fornece suporte a base de dados, em particular a fornecedores de banco de dados orientado a objeto. A linguagem XML permite que o proprietário do conteúdo lide com a matriz de propriedade que existe ao longo do site. Ela também fornece enormes oportunidades para a criação de campanhas escalonáveis e de conteúdo empolgante que possam ser mantidos de forma rápida, fácil e com efetividade de custo. A XML fornece uma forma natural de estabelecer os padrões dos dados nas indústrias e comércios sem a sensação e a aparência de ditadura. Além disso, os dados de aplicação e o conteúdo adicional podem compartilhar um vocabulário comum e uma base de tecnologia comum. A linguagem XML fornece excelentes métodos para a gestão do conteúdo. Os dados são mantidos em textos facilmente gerenciáveis ao invés de estarem dispersos Governo Eletrônico O que um líder governamental deve saber Página 7 de 8

8 em uma quantidade indefinida de bancos de dados, de modo que as ferramentas sejam fáceis de serem elaboradas e implementadas. Ela elimina dias do tempo de implantação e reduz a carga de trabalho, uma vez que coloca o controle do conteúdo de volta para a mão das pessoas que o possuem. Neste caso, os usuários podem fazer suas próprias mudanças no conteúdo e verem por si mesmos seus efeitos ao invés destes passarem por diversos processos intermináveis de revisão. Outra propriedade da linguagem XML é que ela pode manipular facilmente caracteres especiais, como por exemplo, marcas registradas e símbolos de marcas. Para os caracteres especiais somente se necessita de uma folha separadora ao invés de um conjunto inteiro de documentos de dados separados. Ao realizar a gestão de conteúdo, é difícil antecipar o que o usuário espera. A utilização da linguagem XML restringirá os usuários a uma extensão e forçará que os proprietários de conteúdo adotem uma abordagem mais consistente. Todos os dados similares se encontram em um formato semelhante, o que facilita, portanto a manter os dados em um formato de fácil manutenção. Portanto, a linguagem XML é uma ótima forma de armazenar dados de maneira que uma organização possa processar e gerir eles. Torna-se possível modelar todo o conteúdo de um website através da utilização de um pequeno conjunto de vocabulário XML para diferentes classes de documentos que possuam uma propriedade definida, o qual pode ser combinado com as páginas publicadas em um site através de um sistema de gestão de conteúdo planejado. Além disso, a XML sustenta a manutenção da constante mudança de dados, tais como novos links para home pages ou dados especiais que são criados diariamente. Ela também sustenta documentos longos, tais como papeis ou documentos legais. A manutenção dos dados tem se tornado mais fácil do que nunca graças à utilização da tecnologia XML. Acima de tudo, a tecnologia XML torna possível a gestão do conteúdo de uma forma clara, simples e consistente. Ela teve um impacto significativo nos websites ajudando a atingir o equilíbrio correto entre criatividade e facilidade de uso. Governo Eletrônico O que um líder governamental deve saber Página 8 de 8