Módulo 07 Gestão de Conhecimento

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1 Módulo 07 Gestão de Conhecimento Por ser uma disciplina considerada nova dentro do campo da administração, a gestão de conhecimento ainda hoje tem várias definições e percepções, como mostro a seguir: Gestão do conhecimento é a construção sistemática, explícita e intencional do conhecimento e sua aplicação para maximizar a eficiência e o retorno sobre ativos de conhecimento da organização. (Wiig, 1993) Gestão do conhecimento é a disponibilização do conhecimento certo para a pessoas certas, no momento certo, de modo que estas possam tomar as melhores decisões para a organização. (Petrash, 1996) Gestão do conhecimento é o processo de busca e organização da expertise coletiva da organização, em qualquer lugar em que se encontre, e de sua distribuição para onde houver o maior retorno. (Hibbard,1997) Gestão do conhecimento é o controle e o gerenciamento explícito dentro de uma organização, de forma a tingir seus objetivos estratégicos. (Spek & Spijkevert, 1997) Gestão do conhecimento é a formalização de experiências, conhecimentos e expertise, de forma que se tornem acessíveis para a organização, e esta possa criar novas competências, alcançar desempenho superior, estimular inovação e criar valor para seus clientes. (Beckman, 1999) Para tornar mais claras as definições apresentam se os conceitos de Nonaka & Takeuchi (1997), que distinguem dois tipos de conhecimento em uma organização. O conhecimento explícito e o conhecimento tático. O conhecimento explícito pode ser transmitido por meio de linguagem formal, mas representa somente a ponta do iceberg de todo o corpo do conhecimento possível. Já o conhecimento tático pode ser transmitido principalmente a partir do exemplo e da convivência, por estar profundamente enraizado na ação. O conhecimento é gerado na organização a partir de interações, contínuas e encadeadas, de quatro processos de transmissão de conhecimento: socialização, combinação, externalização e internalização. Atualmente o conhecimento é um dos bens de maior valor em uma empresa. A medida em que o conhecimento se torna essencial e estratégico, o sucesso de uma organização depende cada vez mais de produzir, reunir, armazenar e disseminar o conhecimento. Com conhecimento as empresas tornam se eficazes e eficientes na utilização que fazem de seus escassos recursos. Sem conhecimento, as empresas tornam se menos eficientes e eficazes na hora em que vão empregar de seus recursos e, por fim, fracassam. A gestão do conhecimento aumenta a capacidade da empresa aprender com seu ambiente e incorporar conhecimento aos seus processos de negócios. Refere se ao conjunto de processos desenvolvidos em uma empresa para criar, armazenar, transferir e ampliar conhecimento. A tecnologia da informação tem papel importante na gestão do conhecimento, como habilitadora de processos de negócios que visam criar, armazenar, disseminar e ampliar conhecimento. Desenvolver processos de negócios para otimizar a

2 criação do fluxo, aprendizagem, a proteção e compartilhamento do conhecimento na empresa agora é uma responsabilidade central da administração da empresa. Vários sistemas de informação ajudam uma organização a perceber e reagir ao ambiente, contudo algumas tecnologias referem se exclusivamente e diretamente na aprendizagem organizacional e a tarefa de gestão do conhecimento. Sistemas de escritórios, sistemas de trabalhadores de conhecimento (STC), sistemas de colaboração em grupo e aplicações de inteligência artificial são especificamente úteis para gestão do conhecimento, porque dão suporte a informação e ao trabalho de conhecimento, definem e capturam a base de conhecimento da organização. Esta base de conhecimento pode incluir conhecimento explícito (manuais de produtos e relatórios de pesquisas); conhecimento externo de concorrentes, produtos e mercado; conhecimento tático (informações que estão na mente de funcionários). A gestão do conhecimento necessita de uma infra estrutura de tecnologia da informação que facilite a coleta e o compartilhamento do conhecimento. Requer também softwares para distribuição da informação e para fazer com que ela tenha mais significado. Os sistemas de informação podem criar, capturar, compartilhar, distribuir o conhecimento. Estes sistemas dão suporte abrangente e imediato a trabalhadores de informação em vários níveis da organização. Para uma boa gestão do conhecimento é necessário uma infra estrutura de TI para gestão do conhecimento que possibilite a criação, captura, distribuição e compartilhamento deste conhecimento. A maioria do trabalho de dados e grande parte do trabalho de conhecimento, tem lugar nos escritórios, incluindo a maior parte do trabalho executado pelo gerente. O escritório desempenha importante papel na coordenação do fluxo das informações por toda a organização. O escritório tem três papeis principais: 1.Gerenciar e coordenar o trabalho dos trabalhadores de dados e do conhecimento. 2. Conectar o trabalho dos trabalhadores de informação locais com todos o níveis e funções da organização. 3. Conectar a organização com o mundo externo, incluindo clientes, fornecedores, agências governamentais regulamentadoras e auditores externos. Criam com conhecimento / Sistemas trabalhadores de conhecimento Ex.: CAD, realidade virtual, estações de trabalho de investimento Capturam conhecimento / Sistemas de inteligência artificial Ex.: Sistemas especialistas, redes neurais, l ógica difusa, algorítimos genéticos, agentes inteligentes Compartilham conhecimento / Sistemas de colaboração em grupo. Ex.: Groupware, intranets Distribuem o conhecimento / Sistemas de escritório Ex.: Editores de textos, digitalização de imagens, calendários eletrônicos

3 Processos de Gestão de Conhecimento Apresenta se, a seguir, a descrição dos sete processos básicos e dos quatro fatores facilitadores que compõem um modelo genérico de gestão de conhecimento. Modelo Genérico de Gestão do Conhecimento Identificação, este processo está voltado para questões estratégicas. Dentre elas, a de identificar que competências são críticas para o sucesso da organização. Estas são denominadas de competências essenciais. A identificação e o desenvolvimento das competências essenciais são fundamentais para a operacionalização da estratégia definida pela organização e para o conseqüente atingimento de uma alta performance empresarial. O processo de identificação pode ser desdobrado nas seguintes etapas: 1.Criação de uma agenda de competências essenciais voltadas tanto para os negócios existentes como para novos negócios, competências requeridas pelos negócios existentes e para novos negócios; 2.Identificação do gap entre competências existentes e competências necessárias; 3.Desdobramento de competências; 4.Identificação das fontes internas e externas associadas as áreas de conhecimento mapeadas; 5.Proposição de soluções para eliminar ou reduzir o gap entre competências existentes e competências necessárias.

4 Captura, representa a aquisição de conhecimento, habilidades e experiências necessárias para criar e manter as competências essenciais e áreas de conhecimento selecionadas e mapeadas. Para que conhecimentos, habilidades e experiências, possam ser adequadamente utilizados, estes devem ser formalizados, explicitados e codificados. Neste sentido é importante conhecer as diversas fontes disponíveis, nas quais se pode efetivamente adquirir o conhecimento. Nesta fase é muito importante para adquirir o primeiro conhecimento adquirido. Seleção e validação, visa filtrar o conhecimento, avaliar sua qualidade e sintetizá lo para fins de aplicações futuras. Vale a pena ressaltar que nem todo conhecimento gerado, recuperado ou desenvolvido deve ser armazenado na organização. Organização e armazenagem, visa garantir a recuperação rápida, fácil e correta do conhecimento, por meio de utilização de sistemas de armazenagem efetivos. Quanto mais se formalizar o conhecimento, mais eficaz será o processos de organização e armazenagem. Geralmente o repositório onde são armazenados as informações são sistemas computadorizados. Fazem parte desse repositório os seguintes tipos de estruturas de conhecimento: banco de dados com imagens, textos, documentos, dados, casos, normas, procedimentos e modelos. Compartilhamento: Acesso e Distribuição Em geral muitas organizações demonstram que muitas informações e conhecimentos permanecem restritos a um grupo pequeno de indivíduos. Além disso, mesmo quando disponíveis, não o estão em tempo hábil, nem em local apropriado. Nesta questão o acesso torna se ponto crítico do processo de compartilhamento. Para tal, o papel da tecnologia da informação e comunicação é incontestável. O uso de tecnologia é vital para a disponibilização e compartilhamento do conhecimento em larga escala, tornando o disponível em qualquer parte, a qualquer tempo e em qualquer formato. No que diz respeito a distribuição se faz necessário a implantação de algum mecanismos capaz de disseminar o conhecimento automaticamente para os diversos interessados, de forma que um novo conhecimento ou informação seja rapidamente notificado a quem necessite. Aplicação Ainda que os conhecimentos, experiências e as informações estejam disponíveis e sejam compartilhados, é fundamental que sejam utilizados e, além disso, aplicado a situações reais da organização, de modo a produzir benefícios concretos: melhoria de desempenho; lançamento de novos produtos; conquista de novos mercados. Cabe destacar a importância de se registrar as lições aprendidas com a utilização do conhecimento, os ganhos obtidos e os desafios a serem ainda vencidos. Criação O processo de criação inicia se com o compartilhamento do conhecimento tático, para que o conhecimento individual inexplorado possa ser amplificado dentro da organização. Na segunda etapa, o conhecimento tático compartilhado é convertido em conhecimento explicito na forma de um novo conceito. O conceito criado precisa, então, ser justificado na terceira fase, na qual a organização determina se vale realmente à pena validar o novo conceito. Na quarta fase, uma vez validados, os novos conceitos são

5 convertidos em um protótipo. A última fase amplia o conhecimento criado por uma equipe ou indivíduos da organização para outras equipes internas ou até para elementos externos constituindo se na difusão interativa do conhecimento. Fatores que influenciam na facilidade da gestão do conhecimento: Liderança Cultura organizacional Medição e avaliação Tecnologia da informação Liderança Sem o aval, o compromisso e o direcionamento por parte da liderança corporativa, a eficácia da gestão do conhecimento fica prejudicada. Cultura organizacional Deve se considerar que a cultura coorporativa deve existir para que o alto desempenho, o foco no cliente, o foco em melhoria, o foco na excelência, o alto grau de flexibilidade, o nível elevado de competência e conhecimento, as altas taxas de aprendizagem e inovação, o autogerenciamento, a proatividade e a visão de futuro estejam presentes na organização. Medição e avaliação Devem ser medidos e acompanhados o desempenho, o comportamento e as atitudes, para poder efetuar se o devido reconhecimento e a recompensa dos colaboradores. Bons métodos de medição e acompanhamento permitem melhorar o foco nas ações, facilitam o atingimento de metas e permitem melhores definições de padrões. Tecnologia da informação O seu uso é vital para a disponibilização e compartilhamento do conhecimento em larga escala, tornando o acessível em qualquer parte, a qualquer tempo e em qualquer formato.

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