Aplicação do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) como instrumento de Gestão em Saúde

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1 Aplicação do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) como instrumento de Gestão em Saúde Roberto Galdino 1, Karina Camasmie Abe 2 1. Bacharel em Enfermagem, Especialista em Gestão em Enfermagem e Docência em Enfermagem. Especializando em Informática em Saúde, Universidade Aberta do Brasil, Universidade Federal de São Paulo - UNIFESP, São Paulo (SP), Brasil. 2. Professora Doutora, Universidade Aberta do Brasil, Universidade Federal de São Paulo - UNIFESP, São Paulo (SP), Brasil. Resumo Objetivo: Este estudo tem como objetivo investigar o impacto do uso do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) sob a melhoria dos processos de gestão em serviços de saúde. Método: O estudo consiste em uma pesquisa descritiva que tem como base a revisão da literatura científica existente nas bases de dados: LILACS (Literatura Latino- Americana e do Caribe em Ciências da Saúde) e nas bibliotecas eletrônicas: SCIELO (Scientific Eletronic Library Online e BVS (Biblioteca Virtual em Saúde) entre o período de 2006 e Resultados: os estudos levantados indicam que o PEP é uma importante ferramenta de gestão, desde que as equipes e gestores da saúde saibam extrair desse instrumento sua total potencialidade no que concerne à produção de informações acerca do processo de saúde e doença. Conclusão: o processo de gestão exige a disponibilidade de informações, nessa perspectiva, o PEP representa uma ferramenta para a produção e disseminação de informação; o que subsidia o processo de gestão em saúde. Descritores: Sistemas Automatizados de Registros Médicos; Registros Médicos Computadorizados; Prontuários Médicos Eletrônicos; Prontuário Eletrônico.

2 Introdução O prontuário do paciente é a forma de registro mais utilizada nos serviços de saúde, ele constitui um organizado e conciso acervo documental dos registros dos cuidados prestados ao paciente pela equipe multiprofissional 1. O surgimento dos registros eletrônicos e dos sistemas de informação ocorreu em meados de Seu objetivo não era apenas o de facilitar os registros da atenção, mas também sistematizar os dados gerenciais, bem como àqueles relativos aos cuidados dos pacientes 2. Ao pensarmos sobre o contexto de seu surgimento e também na sua franca expansão nos tempos de hoje devemos considerar a nítida necessidade da sociedade em utilizar cada vez mais informações, de forma rápida e em um curto espaço de tempo 1. Nessa perspectiva, o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) permite o registro dos dados de saúde e doença do paciente, como por exemplo, informações referentes aos exames, procedimentos e demais documentos comprobatórios acerca da assistência prestada. Tais informações são imprescindíveis para o acompanhamento do estado de saúde, além de facilitarem a comunicação entre paciente e equipe multiprofissional, possibilitando assim maior segurança e favorecendo a gestão eficiente das organizações de saúde; através da geração de conhecimento de ordem administrativa, de ensino, de pesquisa e sobre os aspectos legais 1,2. Portanto, o PEP deve ser entendido como estrutura eletrônica que possibilita a manutenção da informação acerca do estado de saúde e do cuidado recebido por um paciente durante todo seu tempo de vida. Tais informações devem estar disponíveis e atualizadas para que possam ser acessadas pelo médico e demais membros da equipe, quando se fizer necessário. Diferentemente do prontuário convencional, essas informações são mais claras, sempre legíveis, estando disponível para todos os membros da equipe, o que reduz o tempo gasto nas consultas e erros médicos 2,3. Algumas das questões importantes envolvidas na implementação do Prontuário Eletrônico (PE) - e que podem inviabilizar sua instauração - são a resistência dos profissionais e gestores no uso da tecnologia como forma única de gerar informação clínica, a criação e adequação da ferramenta às diferentes áreas da saúde, o custo da implantação do sistema e dos equipamentos, a manutenção e a capacitação dos profissionais que utilizarão a plataforma 4.

3 Método Para este estudo, foi realizada a análise da fundamentação teórica com a revisão da literatura. Esta modalidade de pesquisa foi escolhida por permitir a investigação através de elementos subjetivos, sendo que a revisão da literatura consiste no exame da bibliografia para o levantamento e análise do que já foi produzido sobre o assunto tema da pesquisa científica. Dessa forma, foi realizado o levantamento bibliográfico e, em seguida, a coleta de informações, dados, fatos e informações contidas na bibliografia selecionada. Os descritores utilizados serão: Sistemas Automatizados de Registros Médicos; Registros Médicos Computadorizados; Prontuários Médicos Eletrônicos; Prontuário Eletrônico. O levantamento da fundamentação teórica foi realizado em bases de dados LILACS (Literatura Latino-Americana e do Caribe em Ciências da Saúde) e nas bibliotecas eletrônicas: SCIELO Scientific Eletronic Library Online (que abrange uma coleção selecionada de periódicos científicos brasileiros), BVS Biblioteca Virtual em Saúde (site composto por fontes de informação em ciências da saúde). Foi realizada uma leitura exploratória e seletiva, para verificar se existem, ou não, informações a respeito do tema proposto e a coerência com o objetivo do estudo. Foram selecionados os artigos que abordaram o tema da pesquisa, na língua portuguesa, disponíveis online gratuitamente e que foram publicados a partir do ano de 2006 até agosto de Foram excluídos, portanto, os artigos que não estavam dentro deste período, bem como aqueles que não abordaram a temática em questão ou não estavam no idioma selecionado.

4 Resultados Quadro 1 Distribuição de artigos localizados nas bases de dados SCIELO, LILACS, BVS ( ), sobre a aplicação do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) como instrumento de Gestão em Saúde. Título do Artigo / Referência Desenvolvimento e implantação do módulo de Prontuário Eletrônico do Paciente para as unidades da SMS da cidade de SÃO PAULO 5. Registro eletrônico de saúde e produção de informação da atenção à saúde no SUS 6. Prontuário Eletrônico Paciente: do Objetivos Apresentar a experiência do desenvolvimento e implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente (SIGA- PEP) na cidade de SP. Construir uma revisão crítica sobre a produção de informações relacionadas à atenção à saúde ao longo dos últimos 40 anos, analisando-se o papel destas informações em saúde e dos SIS correspondentes no escopo do RES-SUS Nacional. Avaliar as principais vantagens e desvantagens da Resultados O projeto ocorreu através das seguintes fases: 1º Fase: Registro Completo do Atendimento ; 2º Fase: Aprimoramento desse módulo original (construção da versão 14.9 do SIGA-PEP); 3º Fase: Expansão, tem previsão de término em 2016; 4º Fase: Evolução da maturidade e em alinhamento com o Projeto RES Nacional. Vantagens do PEP: Fácil recuperação da informação de interesse; Possibilidade de transposição de informações não suportadas pelo papel ao meio digital; Possibilidade de transposição de informações não suportadas pelo papel ao meio digital; Facilidade e agilidade no acesso aos dados de atendimentos prévios; Possibilidade de agendamento de consultas, exames e outros procedimentos na mesma plataforma; Disponibilidade de acesso remoto; Acesso simultâneo - serviços e profissionais; Total legibilidade de informações textuais; Atualização instantânea e contínua das informações; Maior possibilidade de sistematização e codificação de informações; Ganho em comparabilidade entre casos por meio de utilização de mesma codificação para todos pacientes; Conhecimento do fluxo de pacientes entre os serviços de saúde disponíveis; Não há deterioração ou extravio de conteúdo; Eliminação na redundância de informações; Eliminação de pedidos de exames repetidos; Flexibilidade para alterar o modelo de informações utilizada; Facilidade de estruturar e reestruturar relatórios; Aumento na qualidade do preenchimento dos prontuários decorrente da padronização e exigência de dados obrigatórios; Possibilidade de integração com outros sistemas de informação do hospital; Vantagem do PEP: Acesso rápido ao histórico do paciente;

5 conhecendo as experiências de sua implantação 3. Vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico para instituição de saúde 7. Desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente 8. As compreensões que o prontuário eletrônico do paciente assume no coletivo de trabalhadores de uma Unidade Básica de Saúde 9. adoção de um sistema de prontuários eletrônicos na perspectiva dos profissionais da saúde e dos pacientes Identificar as vantagens e desvantagens da implantação do PEP. Descrever as etapas percorridas e procedimentos realizados no processo de implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente. Descrever as diversas compreensões que o prontuário eletrônico do paciente assume no coletivo de trabalhadores da Unidade Básica de Saúde. Facilidade na consulta de dado em atendimentos futuros; Redução no tempo de atendimento; Melhoria no controle e planejamento hospitalar; Melhoria na qualidade do atendimento. Desvantagem do PEP: Resistência dos profissionais da saúde quanto ao uso de novas tecnologias -, o que se deve, normalmente, à falta de domínio de informática dos usuários. Vantagens do PEP: Agilidade no atendimento; Facilidade para pesquisas coletivas; Facilitar a leitura; Fácil acesso às informações; Segurança; Disponibilidade. Desvantagens do PEP: Custo; Desumanização; Sistema fora do ar ; Necessidade de treinamento; Sigilo. Fases de Implementação do PEP: Fase de planejamento. Fase de análise funcional; Fase de determinação de requisitos; Fase de desenho e desenvolvimento; Fase de implementação; Fase de avaliação. Vantagens do PEP: Diminui a quantidade e os gastos com papeis; Libera espaço físico; Diminui o extravio de prontuários e informações; Letra legível; Qualidade no registro e no atendimento; Otimização do tempo / Agiliza o trabalho; Facilidade na coleta e sistematização dos dados; Auxilia na auditoria; Diminui os custos com impressão; Auxilia nos programas e rotinas da unidade; É uma ferramenta de planejamento; Uniformização dos registros / Dados fidedignos; Pode-se monitorar o absenteísmo, o tempo das consultas e as solicitações de exames; Desvantagens do PEP: Necessita investimento em informática; Precisa de manutenção apropriada, investimento; Se houver pane, falha no computador, faltar luz; Qualificação profissional para operar o sistema; Precisa ter adesão da equipe; Resistência a mudanças; Falta de espaço físico para os equipamentos.

6 Discussão A pesquisa resultou na seleção de seis artigos que tratam sobre o tema principal. Desses seis artigos, quatro deles (66,7%) abordam o tema sob a ótica das vantagens e desvantagens do uso do PEP nas diferentes situações do dia a dia dos serviços de saúde. Os outros dois artigos (33,3%) descrevem experiências de implantação do PEP em ambientes de saúde, abordando os desafios e expectativas desse processo, mas também descrevendo as estratégias utilizadas para que a utilização dessa ferramenta se torna-se viável dentro da realidade das unidades de saúde. Quando se analisa as principais vantagens do emprego do PEP como instrumento de gestão, identificamos que a possibilidade de acesso rápido às informações do paciente, constitui um ponto essencial para a gestão dos serviços de saúde. Por exemplo, através do acesso rápido e organizado ao histórico do paciente, os profissionais da saúde evitam a solicitação de exames já realizados recentemente, mas que estariam fisicamente em outro serviço de saúde; o que inviabilizaria o acesso. Com a utilização do PEP, esses exames estarão disponíveis para o todos os profissionais autorizados em uma única plataforma; o que agiliza o atendimento e reduz os custos da assistência 3, 6, 7, 9. Outro ponto importante é que a informação está sempre clara e acessível, evitandose os inconvenientes decorrentes da ilegibilidade e da deterioração do prontuário de papel 6, 7, 9. Além disso, o sistema permite a geração de relatórios diversos que podem contribuir para a análise dos fatores de risco e perfil de morbidade; não apenas de um indivíduo, mas de uma dada comunidade. Isso permite um melhor direcionamento das estratégias de saúde, bem como a construção sistemática de políticas e programas de saúde fazendo com que o PEP se constitua em uma ferramenta de planejamento em saúde 3, 6, 7, 9. A instauração do PEP libera ainda espaço físico dentro das instituições, uma vez que deixa de ser necessário o arquivamento de uma imensa quantidade de prontuários. Esse espaço extra pode ser direcionado para outras atividades de assistência ou gestão do cuidado em saúde 9. Devido à melhor organização das informações, o atendimento aos pacientes passa a ser mais ágil, otimizando assim o trabalho dos profissionais da saúde 6, 7, 9. O PEP permite ainda a comunicação entre diferentes sistemas, o que possibilita a integração entre setores assistenciais, administrativos e da qualidade, a fim de sistematizar o cuidado provendo segurança ao paciente e disponibilidade de insumos aos serviços de

7 saúde como no caso da integração entre o PEP e os serviços de farmácia e almoxarifado 6. Ademais, esse sistema facilita os processos de auditoria interna e externa traçando perfis de qualidade dos atendimentos prestados 3, 9. No que concerne à implementação do PEP e das desvantagens do sistema podemos inferir que os custos de instalação, as falhas do sistema, a resistência das equipes e a necessidade de treinamento representam os principais entraves na expansão do sistema; o que pode ser superado através da disseminação de informações relativas a economia a longo prazo e por meio da sensibilização e políticas de aperfeiçoamento profissional em relação a utilização das tecnologias de informação.

8 Conclusões Pode-se concluir que o PEP representa uma importante ferramenta de gestão em saúde, todavia, esse recurso ainda é pouco explorado para esse fim. Essa pesquisa identificou uma profunda escassez de estudos que versem sobre esse tema. Embora existam números estudos que sintetizam as vantagens e desvantagens do uso do PEP em unidades de saúde, bem como o relato de experiências bem-sucedidas da implantação dessa ferramenta, a relação entre o PEP e a gestão dos serviços é pouco explorada; o que evidencia a necessidade de mais publicações que abordem essa temática. O PEP possibilita uma maior organização das informações, bem como a consolidação de dados e a integração de sistemas o que resulta em um maior controle dos processos assistenciais e gerenciais, como a auditoria do processo de cuidado em saúde. Além disso, sistematiza as informações acerca de um determinado indivíduo ou grupo de indivíduos, o que possibilita o direcionamento de estratégias e políticas de saúde. Assim, é inegável que o PEP viabiliza a melhor organização das informações e uma redução dos custos institucionais a médio e longo prado. É óbvio que existem inúmeros desafios para sua implementação, contudo, seu sucesso ou fracasso dependem essencialmente do planejamento do programa e da sensibilização e capacitação das equipes de saúde envolvidas em sua utilização.

9 Referências 1. Jenal S, Évora YDM. Revisão de literatura: Implantação de Prontuário Eletrônico do Paciente. J. Health Inform. [Internet] [acesso em 29 nov 2016]; Outubro- Dezembro; 4(4): Disponível em: 2. Carvalho D R, Lahm JV. Eletronic health records: Evaluation of usability by the nursing team / Prontuário eletrônico do paciente: Avaliação de usabilidade pela equipe de Enfermagem. Cogitare enferm. [Internet] [acesso em 29 nov 2016]; jan.-mar; 20(1): Disponível em: pb.pdf 3. Canêo PK. Rondina JM. Prontuário Eletrônico do Paciente: conhecendo as experiências de sua implantação / Eletronic Health Record: knowing the experiences of its implementation. J. health inform. [Internet] [acesso em 29 nov 2016]; jun. 6(2). Disponível em: 4. Alves DA, Kuroishi RCS, Mandrá PP. Prontuário eletrônico em cenário de prática: percepção dos graduandos e profissionais de fonoaudiologia. Rev. CEFAC. [Internet] [acesso em 29 nov 2016]; mar.-abr. 18(2): Disponível em: 5. Corral HHA, Troccoli FT, Castilho DPF. Desenvolvimento e implantação do módulo de Prontuário Eletrônico do Paciente para as unidades da SMS da cidade de São Paulo. São Paulo; SMS. [Internet] [acesso em 29 nov 2016]; [2] p. Disponível em: 6. Panitz LM. Registro eletrônico de saúde e produção de informações da atenção à saúde no SUS / Electronic health record and produce information for health care in the SUS. [dissertação] [Internet]. Rio de Janeiro: Fundação Osvaldo Cruz; s.n; [acesso em 29 nov p. Disponível em: e&base=lilacs&lang=p&nextaction=lnk&exprsearch=744971&indexsearch=id 7. Martins C, Lima, SM. Vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico para instituição de saúde. RAS. [Internet] [acesso em 29 nov 2016]; Abr-Jun. (16)63. Disponível em:

10 8. Jenal S, Évora YDM. Desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente. J. Health Inform. [Internet] [acesso em 29 nov 2016]; Dezembro; 4(Número Especial - SIIENF 2012): Disponível em: 9. Poli AG, Klug D. As compreensões que o prontuário eletrônico do paciente assume no coletivo de trabalhadores de uma Unidade Básica de Saúde. [tese] [Internet]. Porto Alegre: Centro de Educação Tecnológica e Pesquisa em Saúde do Grupo Hospitalar Conceição. [acesso em 29 nov 2016]. s.n; Disponível em: