Análise da literatura científica sobre Prontuários Eletrônicos de Pacientes - PEP na Biblioteca Virtual de Saúde do Ministério da Saúde do Brasil

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1 Análise da literatura científica sobre Prontuários Eletrônicos de Pacientes - PEP na Biblioteca Virtual de Saúde do Ministério da Saúde do Brasil Polyana Cândida Cavalcanti de Andrade Silva 1, Cícero Inacio da Silva 2 1. Bacharel em Gestão de Tecnologia da Informação, Especialista em Gestão de Projetos Universidade Uniradial Estácio, São Paulo (SP), Brasil. 2. Professor e Coordenador do NTC Telessaúde Redes, Universidade Federal de São Paulo - UNIFESP, São Paulo (SP), Brasil. Resumo Objetivo O que se pretende alcançar é expor de que forma os meios, processos e ferramentas utilizadas em implantações de PEP corroboraram para o efetivo uso do prontuário eletrônico e sucesso nas dessas implantações. Para tal, foram feitas pesquisas em repositórios eletrônicos, sites como PubMed, Portal Regional BVS, PAHO e Medline, utilizando de seus mecanismos de buscas e compreendendo os artigos publicados entre os anos de 2012 a Os resultados mostraram que os fatores críticos para o sucesso nas implantações e as dificuldades foram superados e que as melhores práticas e processos foram importantes para o sucesso da utilização do PEP. Descritores: Os descritores da Saúde utilizados para as pesquisas foram: Prontuário Eletrônico, Assistência à Saúde, Sistemas de Informação, Sistemas de apoio a Decisões Clínicas Introdução Atualmente existe uma grande cobrança nas empresas para adaptação e principalmente inovação como meio de sobreviver ao mercado extremamente competitivo. A tecnologia dos últimos anos e o surgimento de softwares e de interfaces contribuiu diretamente para o crescimento de aplicações da informática, especificamente na área da saúde, o que favorece às instituições dessa área a prestar um serviço mais seguro e com mais qualidade.

2 Muitas empresas atribuem o sucesso econômico de suas organizações ao sucesso da introdução de inovações e de tecnologias em seus produtos e processos. Tendência essa que se apresenta como um instrumento eficaz e que a partir de uma estrutura capaz, tende a reduzir o nível de incertezas e riscos na assistência aos doentes, como por exemplo, com a implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente PEP. Conforme afirma Sancho et al. (1) certa medida que justifica o esforço da informatização é o uso dos protocolos assistenciais pelos médicos e a priorização da atenção aos pacientes Para o sucesso dos projetos de implantação do PEP, algumas barreiras que ocorrem antes e durante a implementação de um sistema devem ser vencidas. É preciso ter um planejamento estratégico, ter métricas traçadas em todas as etapas e a participação de todos os envolvidos desde o início de mapeamento de processos até a implementação e parametrização do sistema também na fase final de testes, além de capacitação e treinamento das equipes, o que auxilia de forma positiva para o andamento da implementação. Segundo a UBS Integral Jd. Edite da Secretária Municipal de Saúde SP (SMS- SP) (2), a participação de diversos atores, tanto da área técnica quanto da área científica, foi importante para que os ajustes, melhorias e parametrizações do Módulo Registro de Atendimento Completo (MRAC) fossem satisfatórios para atender aos fluxos e adesão das unidades. O artigo Prontuário Eletrônico do Paciente: conhecendo as experiências de sua implantação / Eletronic Health Record: knowing the experiences of its implementation (3) condiciona o sucesso da implantação de um PEP ao treinamento intenso e adequado à equipe e à sua participação nas diversas etapas que precedem a implantação do sistema e à familiaridade dos usuários com o sistema implantado. Na explanação do artigo Vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico para instituição de saúde (4), há a necessidade de um grande investimento inicial na implantação do prontuário eletrônico, no decorrer do tempo a implantação do PEP pode se traduzir em vantagens para a gestão hospitalar. (AU). Já o artigo Prontuário eletrônico em cenário de prática: percepção dos graduandos e profissionais de fonoaudiologia / Electronic medical records: perceptions from speech-language-hearing pathology undergraduate students and professionals (5), mostra a satisfação dos profissionais em utilizar o PEP,

3 descrevendo-o como uma ferramenta eletrônica padronizada e institucional, organizada e dinâmica, de fácil manuseio e eficaz em relação ao prontuário físico. Mas a conclusão tende a associar a satisfação no atendimento clínico fonaudiológico à adequação desta ferramenta às necessidades do atendimento para registrar a evolução clínica e ao conteúdo dos dados inseridos neste registro. O artigo Desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente / Challenge of implementing the electronic patient Record (6) relata que a implantação do PEP é um desafio, no entanto, vencido pelo entusiasmo e dedicação dos próprios funcionários. Com o intuito de diminuir possíveis inconsistências relacionadas ao registro e geração da informação, tem-se adotado a estratégia de implantações de Sistemas de Informação em Saúde (SIS). Tais sistemas são definidos pela Organização Mundial de Saúde (OMS) como instrumentos complexos com vistas à gestão dos serviços de saúde, promovendo a organização, operacionalização e produção de informações. Assim, segundo Marin (2010) (7), dependendo da forma como foram construídos e, dependendo do modelo utilizado de implantação e distribuição, os sistemas hoje utilizados nos mais diversos países, apresentam desafios enormes para atingirem níveis básicos de integração e interoperabilidade. Nesta perspectiva, acredita-se que ainda existem muitas dúvidas, críticas e resistência ao uso de SIS nas Unidades de saúde. Por esta razão decidiu-se elaborar o presente artigo de revisão de literatura, com a finalidade de refletir sobre as possibilidades e desafios que surgem a partir do uso dos SIS, principalmente no que concerne a tomada de decisão. Método Este trabalho foi realizado a partir de revisão de literatura ou revisão bibliográfica, para demonstrar como a contribuição acadêmica em torno de um determinado assunto está inserida atualmente. Foram realizadas pesquisas bibliográficas em sites da internet que se relacionam com a temática apresentada. As bases de dados consultadas foram Portal Regional da BVS, PAHO, PubMed e Medline. O período de abrangência dos artigos compreendeu artigos publicados entre 2012 e 2016, um período onde o PEP e seus modelos de software e implantações estariam mais maduros de forma a expor as melhores práticas para superar as

4 dificuldades de implantação de um sistema de prontuário eletrônico. Foram utilizados os seguintes descritores: Prontuário Eletrônico, Assistência à Saúde, Sistemas de Informação, Sistemas de apoio a Decisões Clínicas. Resultados Foram selecionados os seguintes artigos para estudo: Tabela 1 Artigos localizados nas bases de dados Portal Regional da BVS, PAHO, PubMed e Medline, sobre de que forma as implantações de um PEP tiveram suas dificuldades superadas, quais foram os fatores críticos para a implantação de um prontuário eletrônico e se houve a aplicação de melhores práticas para tais finalidades. Título do Artigo/Referência UBS Integral Jardim Edite participando da Implantação e Desenvolvimento do Prontuário Eletrônico do Paciente no Município de São Paulo Prontuário Eletrônico do Paciente: conhecendo as experiências de sua implantação / Eletronic Health Record: knowing the experiences of its implementation Vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico para instituição de saúde Prontuário eletrônico em cenário de prática: percepção dos graduandos e profissionais de fonoaudiologia / Electronic medical records: perceptions from speechlanguage-hearing pathology undergraduate students and professionals Objetivo Este trabalho relata a experiência da participação na implantação do prontuário eletrônico do paciente (PEP) na UBS Integral Jd. Edite. A perspectiva é que o PEP seja orientado a problemas, com interface de bancos de dados que auxiliem os profissionais nas tomadas de decisão e analise de casos. Realizou-se esta pesquisa exploratória com o objetivo de avaliar as principais vantagens e desvantagens da adoção de um sistema de prontuários eletrônicos, tanto para a equipe médica quanto para o paciente...(au) Este estudo, de caráter exploratório descritivo, pautado em pesquisa bibliográfica, analisando artigos, teses e dissertações, pretende verificar e avaliar a contribuição da implantação de prontuário eletrônico do paciente (PEP), identificando suas vantagens e desvantagens para a instituição de saúde. RESUMO Objetivo: investigar a percepção de graduandos e profissionais de Fonoaudiologia de um serviço de baixa e média complexidade em relação à utilização de prontuário eletrônico na prática clínica. Resultados O uso do PEP é um avanço para saúde, facilitador na organização da informação, criação de indicadores assistenciais e gerenciais. Assim, pode-se concluir que o sucesso ou fracasso na implantação de um sistema de prontuários eletrônico está condicionado, diretamente, ao treinamento intenso e adequado da equipe e à sua participação nas diversas etapas que precedem a implantação do sistema e à familiaridade dos usuários com o sistema implantado. Pode-se concluir que, embora haja necessidade de um grande investimento inicial na implantação do prontuário eletrônico, no decorrer do tempo a implantação do PEP pode se traduzir em vantagens para a gestão hospitalar.(au) os participantes consideraram o Prontuário Eletrônico como uma ferramenta eletrônica padronizada e institucional adequada, mais eficaz em relação ao prontuário físico e que beneficiou o atendimento clínico fonoaudiológico no serviço de baixa e média complexidade. Verificou-se que houve diferença na forma que os usuários percebem o Prontuário Eletrônico. Os profissionais mostraramse mais satisfeitos à adequação desta ferramenta às necessidades do atendimento para registrar a evolução clínica e ao conteúdo dos dados

5 Desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente Objetivo: Descrever o processo de implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP). Metodologia: Consiste na pesquisa de Estudo de Caso em um Complexo Hospitalar, no qual foi implantado o PEP. inseridos neste registro e menos satisfeitos com a existência de falhas, comparado aos graduandos.(au) A implantação do PEP foi um grande desafio e tornou-se possível graças à dedicação e entusiasmo dos próprios funcionários Entre os artigos selecionados, é possível verificar que dois artigos, há ênfase na necessidade e importância da participação de todos os envolvidos no processo de implantação de um PEP, outro referencia o alto custo inicial, mas que no decorrer da utilização do PEP é revertido em vantagens para a gestão hospitalar. Outro artigo relata que a adequação do sistema às necessidades e processos dos usuários foi ponto crucial para aceitação do uso da ferramenta. O último artigo focava o entusiasmo e dedicação dos colaboradores como pontos essenciais para que o processo de implantação do prontuário eletrônico fosse um sucesso. O que os artigos refletem são temas que elevam o valor do prontuário eletrônico, as dificuldades na implantações desses sistemas e ao mesmo tempo a necessidade da utilização dos Sistemas de Informação em Saúde (SIS), seus conceitos, suas possibilidades e também sobre os desafios que surgem a partir de sua inserção nas instituições de saúde. Os artigos estudados reiteram a relevância das informações e conhecimentos para assegurar o planejamento, o aperfeiçoamento e o processo de decisão dos vários profissionais da área da saúde envolvidos na assistência aos pacientes e aos usuários dos SIS. Discutem também suas vantagens e desvantagens da sua implementação nos serviços médico-hospitalares e os desafios para uso desse recurso, seja por resistência dos envolvidos ou pelo alto custo de um sistema, por exemplo. Mesmo com as dificuldades relatadas, fica claro que é importante a criação de sistemas de informação que contenham o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) no âmbito do sistema de saúde brasileiro, a fim de identificar quem são seus usuários, facilitar a comunicação, a gestão dos serviços, o compartilhamento das informações e melhorar a qualidade da assistência prestada à população. A adoção desta solução tecnológica pode contribuir para: sistematizar/uniformizar os dados coletados nas fichas clínicas, auxiliar nas conclusões quanto as hipóteses

6 diagnósticas, facilitar o tratamento nas emergências e monitoração dos pacientes e a otimização da aquisição, armazenamento, busca e uso das informações do paciente para suporte à decisão clínica. Discussão A implantação de um sistema de gestão de saúde é um processo que envolve decisões de gestores por diferentes contextos, envolvendo pessoas e um conjunto de estratégias para adequação de processos, convencimento dos envolvidos e usuários das vantagens de se usar um PEP e da importância da participação de todos nas implantações do software. Um caminho complexo, baseado em escolhas para melhor viabilizar e implementar um PEP. Atualmente busca-se implementar um sistema de informação para: a melhoria na lucratividade, cumprir exigências legais, e investir em tecnologia em função dos próprios negócios. (8) Observa-se que os em dois artigos, há associação ao sucesso de implantação de um PEP à participação, entusiasmo e dedicação de todos os envolvidos no processo de implantação. A Adequação da ferramenta às necessidades e aos processos dos usuários também é citada como um fator relevante para a satisfação desses usuários. Outro artigo referencia o alto custo como ponto de desvantagem na implantação do PEP, mas deixa claro que o acesso às informações torna-se rápido e auxilia para um atendimento com mais qualidade. Outro ponto de desvantagem citado foi o tempo despendido com treinamentos, associado a não adaptação do usuário ao sistema informatizado, mas que esta possível não adaptação pode ser trabalhada de forma antecipada com adoção de ações para evitar problemas futuros. As vantagens da implantação do PEP sobrepõem às desvantagens no que se refere ao custo x benefício, pois o que é visto como custo inicial torna-se investimento ao longo do tempo. O PEP tende a trazer produtividade e lucro ao longo de sua utilização, por tornar o atendimento ao doente mais eficiente e rápido e pelo fornecimento de dados para pesquisa e decisões de diagnóstico, por exemplo. Uma das fases que pode ser primordial para o sucesso das implantações de um PEP é a de simulação, onde é possível identificar as potencialidades e fragilidades dos processos e dos funcionários. Podendo ainda identificar os colaboradores que tiveram mais facilidade na utilização do software, para que estes ajudem com os demais membros da equipe, seriam os chamados multiplicadores. O

7 objetivo seria elegê-los para colaborar nos treinamentos e na prestação de suporte, abrangendo todos os funcionários da Unidade de Saúde, tanto na área administrativa quanto na área assistencial. Conclusões O prontuário eletrônico do paciente tornou-se uma ferramenta de uso imprescindível nas Unidades de Saúde, sejam elas públicas ou privadas. Os desafios envolvidos na implantação de um PEP tendem a ser superados quando há o efetivo acompanhamento do projeto de implantação, pessoas motivadas e envolvidas em todas as etapas, qualificadas e bem treinadas para repassar o conhecimento às equipes. Os meios, processos e ferramentas associados a melhores estratégias de abordagem, de passagem de conhecimento e de implantação propriamente dita devem ser levados em consideração. O PEP foi considerado acessível e seguro. Além disso, o compartilhamento mais efetivo do prontuário eletrônico entre as diversas áreas que participam do tratamento do paciente trouxe mais agilidade e gerenciamento das informações, apoio na decisão de condutas clínicas, clareza e confiabilidade nas informações do prontuário. Com sua utilização, foi notável a redução no tempo de atendimento e a partir das adequações no sistema para atender às rotinas e fluxos das unidades, melhorou a qualidade na prestação do serviço ao doente. Pode haver, de fato, um custo inicial alto e um grande esforço da equipe de tecnologia da Informação (TI) na sua implantação, mas os resultados positivos apresentados nos artigos deixam claro que não seria possível instituir um PEP em solução SIS, sem o empenho dos profissionais envolvidos. Dadas as resistências e dificuldades apresentadas nos artigos, e já esperadas no momento da implantação, é importante que haja o apoio da instituição para o sucesso da utilização do PEP. Referências 1. Sancho LG, Rievrs N, Reis GA, Cirino MGW, Sena E. Avaliação do Projeto Gestão Saúde em Rede : um primeiro olhar do período pós-informatização, na perspectiva da gestão. Disponível em: arquivos/943.pdf. Acesso em: 20 de Novembro de UBS Integral Jardim Edite participando da Implantação e Desenvolvimento do Prontuário Eletrônico do Paciente no Município de São Paulo, CRSOESTE-Producao. Disponível em:

8 file:///c:/documents%20and%20settings/polyana.andrade/meus%20documentos/downloads/ubs -Integral-Jardim-Edite-participando-da-Implanta%C3%A7%C3%A3o-e-Desenvolvimento-do- Prontu%C3%A1rio-Eletr%C3%B4nico-do-Paciente-no-Munic%C3%ADpio-de-S%C3%A3o- Paulo.pdf Acesso em: 21 de Novembro de Prontuário Eletrônico do Paciente: conhecendo as experiências de sua implantação / Eletronic Health Record: knowing the experiences of its implementation, 2014 Disponível em: Acesso em: 21 de Novembro de Vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico para instituição de saúde Disponível em: Acesso em: 21 de Novembro de Prontuário eletrônico em cenário de prática: percepção dos graduandos e profissionais de fonoaudiologia / Electronic medical records: perceptions from speech-language-hearing pathology undergraduate students and professionals. Disponível em: Acesso em 22 de Novembro de Desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente / Challenge of implementing the electronic patient Record. Disponível em Acesso em: 22 de Novembro de Marin HF. Sistemas de informação em saúde: considerações gerais. Journal of Health Informatics. 2010; Jan/Mar; 2(1): Colangelo FL. Implantação de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning): um enfoque de longo prazo. São Paulo: Atlas; 2001