ATUALIZAÇÃO DE SISTEMA: O papel do enfermeiro frente as adversidades na falha do sistema.

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1 ATUALIZAÇÃO DE SISTEMA: O papel do enfermeiro frente as adversidades na falha do sistema. Francklin Amaro¹, Luciano Gamez² 1. Bacharel em Enfermagem, Universidade Paulista UNIP, São Paulo (SP), Brasil. 2. Professor Doutor. Universidade Aberta do Brasil, Universidade Federal de São Paulo - UNIFESP, São Paulo (SP), Brasil. Resumo: Objetivo: Este trabalho tem como objetivo investigar o preparo do enfermeiro diante das falhas apresentadas dos sistemas de informação. Metodologia: Pesquisa realizada com artigos publicados no período de 2006 a 2016, coletados nas seguintes bases de dados: BVS, SCIELO e portal de periódicos CAPES. Resultados: Os artigos mencionam sobre problemas com o sistema onde o mesmo pode ficar inoperante sendo inevitável a utilização do papel, como a visão do enfermeiro gestor para identificar as possíveis falhas. Os artigos não mencionam um plano de ações voltado a minimizar os transtornos decorrentes dessas falhas. Conclusão: O estudo mostra que falta uma comunicação entre as equipes assistenciais e a TI para a elaboração de um plano de contingência bem estruturado. Descritores: informática em hospital, prontuário eletrônico, plano de contingência, internet e enfermagem. INTRODUÇÃO Com o surgimento de novas gerações de sistemas de informação hospitalar os atendimentos ficam cada vez mais otimizados e com maior qualidade no atendimento. 4 A internet é o maior recurso que temos na Tecnologia de Informação (TI) unida com a telefonia. Para a transmissão de dados os computadores utilizam uma linguagem digital que é traduzida pelo modem existente na maioria dos computadores. Por estar presente em todos meios de comunicação pelo homem a TI hoje está sendo utilizada também pela saúde e sendo bem aproveitada através dos recursos da internet. Mais ainda se observa o uso da internet pela enfermagem e recursos de TI por ela nas áreas de Educação, Ensino, Pesquisa e Assistencial. 1

2 As instituições de saúde com o objetivo de modernizar e prestar maior qualidade na assistência buscam cada vez mais por um processo informatizado. Deste modo a área da saúde tem recebido grandes contribuições com as tecnologias de informação (TIs) no sentido de informatizar seus sistemas, assegurar um melhor atendimento, usar a informação e protocolos assistências com prioridade a atenção aos pacientes. 2 O avanço das tecnologias exige alto investimento, sua aquisição requer um alto custo financeiro, além da necessidade de promover a educação continuada dos profissionais que irão utiliza-las, melhorando suas práticas e seus registros, pois os benefícios são grandes para a instituição que adquirir um sistema de registro informatizado. 4 Os sistemas de informação e registros eletrônicos surgem em hospitais e redes de saúde evoluindo para uma sistematização a atenção aos pacientes. O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) registra a comunicação entre a equipe multidisciplinar e o paciente garantindo segurança para gestão de saúde na manutenção de informação dos cuidados recebido pelo indivíduo durante todo seu tempo de vida. A enfermagem é quem tem participação ativa nos registros de saúde dos pacientes, sendo contemplado na Lei do Exercício Profissional da Enfermagem COFEN, o artigo 8º aponta a utilização de recursos computacionais de cada grupo profissional da enfermagem. 3 A informática é um recurso tecnológico atual que facilita o acesso às informações, bastante eficaz no que se diz respeito ao sistema de informação. O sistema de informação em enfermagem auxilia o enfermeiro durante a avaliação, planejamento e execução dos cuidados. Os sistemas de informação hospitalar e de enfermagem possuem alguns objetivos em comum para tornar as informações mais disponíveis e facilitar o processo de comunicação. Na busca assistencial surge o PEP como uma estrutura eletrônica sobre a condição de saúde de uma pessoa ao longo de sua vida com registro em prontuário de forma individualizada. Nos anos 60 os sistemas de informação hospitalar eram utilizados apenas para atividades administrativas para controle de stock, prescrição médica e faturamento e o registro continuava sendo realizado na forma de papel. No início dos anos 70 com a inserção dos sistemas computacionais, surgiu os primeiros sistemas de PEP. 5 O Instituto de Medicina da Academia Nacional de Ciências dos Estados Unidos (IMANC) sugere que os profissionais necessitam dominar um conjunto recomendado de competências essências para o uso da tecnologia da informação para apoiar a tomada de decisão 6. Em 2004 a iniciativa Tecnologia da Informação Guiando a Reforma

3 Educacional (technology Informatics Guiding Education Reform) conhecida como TIGER, envolveu enfermeiros nas estratégias e ações específicas para prática de enfermagem na educação e prestação de cuidados por tecnologia de informação e comunicação em saúde (TICs). No Brasil a tomada de decisão é uma das competências gerenciais que determinam a formação do enfermeiro onde propõe que o trabalho dos profissionais de saúde deve estar fundamentado na capacitação de tomar decisões para avaliar, sistematizar e decidir as condutas baseadas em evidencias cientificas. Frente as perspectivas atuais no uso das TICs apontam o desenvolvimento de métodos e estratégias educacionais objetivando identificar as habilidades de informática no gerenciamento em enfermagem. 6 O Institute of Medicine dos Estados Unidos realizou estudos definindo o PEP, onde trouxe novos conceitos e metas para a melhoria dos prontuários e a utilização da informática como meio de organizar e guardar informações existentes no prontuário em papel, tendo o médico, como principal responsável. O PEP é um registro eletrônico projetado para apoiar decisões e disponibilizar outros recursos que contribui com o enfermeiro, permitindo assim um atendimento com menor chance de erros nas tomadas de decisão, por não haver perdas de informação e registros ilegíveis. 5 Apesar dos sistemas de informação computacionais representarem uma ferramenta facilitadora, muitas instituições hospitalares brasileiras utilizam o prontuário de papel no seu cotidiano. 5 Os recursos computacionais apoiam no desenvolvimento do processo de enfermagem para a tomada de decisão do cuidado sistematizado. Com a integração do PE e PEP como estrutura de funcionamento implementada no software permitindo evidenciar as intervenções a serem implementadas que resultaram em prescrições para o cuidado. Na avaliação a qualidade do Sistema de Informação (SI) está relacionada até que ponto os usuários podem atingir seus objetivos e para avaliar os softwares e SI a usabilidade é o principal ponto, caracterizado no uso de programas de aplicação no que se refere a rapidez e eficiência em utiliza-la, isso pode ser realizado através de testes e questionários com participação direta e indireta dos usuários sobre o uso de ferramentas computacionais, possibilitando determinar os níveis de satisfação desses. A partir da avaliação do PEP pelos profissionais da enfermagem podemos determinar critérios na dificuldade apresentada pelos profissionais de enfermagem na utilização do PEP. 3

4 O prontuário eletrônico é um documento legal, um conjunto de dados que contribui para a tomada de decisão pelos profissionais da saúde de acordo com a necessidade de cada paciente. Se esses dados forem armazenados na forma eletrônica o acesso fica mais ágil para tomada de decisão, auxilio ao ensino e proporciona inúmeras vantagens onde agiliza o acesso às informações, diminui espaço físico, gera um intercâmbio de informações, reduz o uso de papel, com aumento de tempo para os profissionais gerenciar a assistência, mais também temos algumas desvantagens como o alto investimento para sua implantação tanto na aquisição de equipamentos e treinamentos, e a grande possibilidade do sistema ficar inoperante e a resistência da equipe na mudança para sistema informatizado. Mais os benéficos ainda são mais vantajosos, onde pois as instituições de saúde obtêm um atendimento mais seguro, eficiente e rápido com a utilização de recursos computacionais. Esses recursos auxiliam os profissionais na assistência apresentando uma série de avanços tecnológicos agregando para o crescimento profissional. 2 A implantação é complexa e exige o envolvimento de toda equipe multiprofissional na adesão e aceitação para que a implantação do sistema de informática aconteça. Para que isso aconteça os gestores devem identificar as vantagens e desvantagens dos investimentos financeiros. Os responsáveis pelo projeto devem projetar e imaginar os fatores que dificultam a implantação do PEP elaborando um planejamento garantindo que o sistema possa funcionar de forma adequada. 2 Com o objetivo de manter a qualidade na assistência e entender melhor os sistemas informatizados, observando as dificuldades na utilização desses sistemas onde as instituições buscam cada vez mais se adequar as modernidades que a TICs vem proporcionando e sabendo que os sistemas podem apresentar alguns problemas desde a sua aquisição, implantação, treinamento e estruturação pergunta-se: Que dificuldades (ou que impactos) são encontradas pela equipe de enfermagem quando os sistemas ficam temporariamente fora do ar e como minimizar esses impactos? Metodologia. Este estudo consistiu em uma revisão sistemática da literatura sobre Atualização de sistema, buscando entender o papel do enfermeiro frente as adversidades na falha do sistema, com artigos publicados no período de 2006 a 2016, coletados nas seguintes bases de dados: BVS, SCIELO e portal de periódicos CAPES, através dos seguintes descritores: informática em hospital, prontuário eletrônico, plano de contingência, internet e enfermagem.

5 Após executadas as buscas com a combinação dos descritores, os resumos dos artigos retornados foram lidos e analisados, segundo os seguintes critérios de inclusão: ter sido publicado entre o período de 2006 a 2016; idioma português. Os critérios de exclusão considerados foram: excluir artigos que não estivesse mais de cinco anos de sua publicação e não apresentasse a conformidade com o assunto a ser pesquisado. Resultados Os artigos mostram como é importante investir em TI nas instituições de saúde, como os profissionais envolvidos se portam com essas mudanças tecnológicas em sua rotina diária. O profissional tem sua parcela de contribuição na implantação do sistema, mas apresentam dificuldades com essa mudança, e precisam adequar-se aprimorar-se buscando qualificação profissional por meio de cursos de informática, ter uma visão assistencial voltada no cuidado com o cliente e na utilização dos recursos de informática e internet nas tomadas de decisões. Embora nenhum artigo menciona que eles precisam elaborar um plano de contingência e manter a qualidade da assistência mesmo sabendo, que as utilizações dos recursos tecnológicos podem apresentar problemas, falhas do próprio sistema, ficar inoperante, queda da conexão com a internet e quando o sistema está em manutenção ou sendo atualizado. É mencionado que o enfermeiro como gestor precisa estar sempre atento a esses possíveis contratempo que vem dificultar ou atrapalhar o andamento do atendimento, mais não menciona que tipo de atitude deve ser tomada, que plano deve ou foi elaborado pela equipe multiprofissional afim de minimizar transtornos que prejudiquem a qualidade da assistência e satisfação do cliente. Como manter a qualidade da assistência sabendo que esses eventos podem acontecer? Então a equipe de TI e a multiprofissional precisa se comunicar em todos os momentos desde a implantação do sistema de informação, treinamento da equipe que utilizará esses recursos, para que não ocorra futuros problemas que possa atingir o principalmente envolvido, o cliente. Os estudo mostra deda a aquisição de um sistema informatizado, a capacitação profissional em conhecimento sobre informática, o enfermeiro como gestor deve identificar as vantagens e desvantagens com a utilização do PE, a internet e todos os recursos tecnológicos disponíveis são importantes, falta uma comunicação envolvendo a equipe de TI e a enfermagem, formando uma união entre as equipes com o objetivo

6 de minimizar os impactos por falhas do sistema e no atendimento sem que o cliente seja prejudicado. Tabela 1 Artigos localizados nas bases de dados BVS, SCIELO e portal de periódicos CAPES, sobre a utilização de Sistema informatizado em saúde. Título do Artigo/Referência Objetivo Resultados Uso dos recursos de Internet na Enfermagem: uma revisão Vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico para instrução em saúde. Prontuário eletrônico do paciente: avaliação de usabilidade pela equipe de enfermagem Prontuário Eletrônico do Paciente: conhecendo as experiências de sua implantação Sistema de informação em saúde: concessões e perspectivas dos enfermeiros sobre o prontuário eletrônico do paciente Competências em informática essenciais à tomada de decisão no gerenciamento em enfermagem Identificar e descrever as principais modalidades de utilização da internet pela enfermagem nas áreas de Educação, Assistência e Pesquisa Identificar as vantagens e desvantagens na utilização do PEP Avaliar a usabilidade e as dificuldades encontradas no manuseio do PEP Conhecer diferentes experiências e avaliar as vantagens e desvantagens na adoção do PE Identificar as concessões dos enfermeiros sobre o PEP e descrever as perspectivas desses profissionais quanto à implantação desta ferramenta na instituição Identificar as habilidades de informática essenciais à tomada de decisão no gerenciamento em enfermagem A enfermagem utiliza a intente em todas as áreas segunda cada especificação mais principalmente para o desenvolvimento profissional Os gestores identificam mais vantagens do que desvantagens na utilização do PEP A avaliação foi positiva por todas as classes quanto à adequação da tarefa e negativa quanto s adequação ao aprendizado Falta de domínio, perda da autonomia, acesso indevido dos PE, menos contato com o cliente A tecnologia não dificulta o trabalho em si mais forma de organização do trabalho e estar preparado para eventuais falhas dos sistemas de informação Na Competência Informacional 18 habilidades consideradas essencial e na Gestão da Informação 38 habilidades foram consideradas segundo seu grau de essencialidade

7 Discussão Sabendo da importância da utilização de um sistema informatizado as instituições de saúde buscam cada vez mais esses recursos tecnológicos como meios de melhorias na qualidade da assistência e certificações de qualidade, mas para que o sucesso seja alcançado é necessário um alto investimento que varia desde infraestrutura local, aquisição de equipamentos e softwares de alta qualidade e treinamento da equipe multiprofissional que necessita de tempo para dominar os novos recursos. Além desses investimentos temos alguns impactos que podem atrapalhar todo o projeto pois observase a necessidade de os profissionais buscarem qualificações com cursos de informática e terem mais identificação com o sistema, problemas com o próprio sistema que podem ficar sem conexão, os sistemas travam, queda do sinal da internet e atualização do sistema, impossibilitando a utilização dos recursos que pode ficar inoperante por muito tempo desde horas ou até dias. O enfermeiro como gestor precisa identificar essas possíveis e prováveis consequências e junto com a equipe de TI elaborar um plano de contingência que minimize qualidade da assistência mesmo que esse plano seja a voltar ao atendimento da forma tradicional que é a utilização do material de escritório. O estudo mostra que todos os envolvidos na pesquisa têm plena consciência de que problemas com a inoperabilidade do sistema pode ocorrer a qualquer momento, mas não é mencionado um plano em si, que venha mostrar o quanto a equipe multiprofissional está preparada para esses eventos. A melhoria da comunicação entre as equipes assistencial e TI, para montar esse plano de contingência, seria ideal, mostrando cada vez mais a eficiência e uma estruturação da instituição que se preocupa em manter a qualidade do serviço a ser prestado. Esse estudo vem dar ênfase na importância da comunicação entre essas duas equipes, mais principalmente do enfermeiro como gestor na implantação de um plano de contingência que ao invés de voltar a utilização do método tradicional, possa montar um plano e deixa-lo no desktop de todos os computadores para facilitar o acesso dos profissionais envolvidos, mesmo que esse material tenha que ser impresso depois, pois o que importa é o acesso mais rápido aos materiais de escritório. Conclusões Concluo que o estudo realizado mostra claramente que problemas existem no decorrer da aquisição de um sistema informatizado. E esses problemas devem ser identificados, mas acima de tudo, precisam de soluções que minimizem a queda da qualidade nos serviços de assistência ao paciente. Observou-se que a informatização

8 dos sistemas aumentam bastante a qualidade da assistência, mas quando ocorrem falhas nesses sistemas a qualidade cai, e muito, pois aumenta o tempo de espera para o atendimento, demora para que os resultados de exames sejam entregues no prazo estabelecido e aumenta a insatisfação dos clientes. O que este estudo vem trazer e pode servir de auxílio para outros estudos é sobre a importância do enfermeiro como gestor e sua comunicação com a equipe de TI, ou que o mesmo faça parte da equipe de TI e juntos elaborem um plano de contingência que mostre o quanto a instituição está preparada para possíveis transtornos causados pela inoperabilidade dos sistemas informatizados. Conclui-se que é, de fundamental importância que o enfermeiro, obtenha conhecimento de informática, qualifique-se e mantenha-se sempre atualizado. Referências 1. Santos S G F. Uso dos recursos de Internet na Enfermagem: uma revisão. Ver Bras Enferm 2006 mar-abr; 59(2): Martins C, Lima S M. Vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico para instrução em saúde. RAS_Vol. 16, nº 63 Abr-Jun, Lahm J V, Carvalho D R. Prontuário eletrônico do paciente: avaliação de usuabilidade pela equipe de enfermagem. Cogitare Enferm Jan/Mar; 20(1): Canêo P K, Rondina J M. Prontuário Eletrônico do Paciente: conhecendo as experiências de sua implantação. J. Helth Inform. 2014, abril-junho: 6(2): Lima D F B, Braga A L S, Fernandes J L, Brandão E S. Sistema de informação em saúde: concessões e perspectivas dos enfermeiros sobre o prontuário eletrônico do paciente. Revista de Enfermagem Referência III Série nº 5 Dez Jensen R, Guedes E S, Leite M M J. Competências em informática essenciais à tomada de decisão no gerenciamento em enfermagem. Ver Esc Enferm USP 2016; 50 (1):