Módulo III. Folhas de Cálculo

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1 Módulo III Ferramentas do Office Folhas de Cálculo Ferramentas de produtividade 1 Folhas de Cálculo O que é: Uma Folha de Cálculo é, por tradição, um conjunto de células que formam uma grelha ou tabela e que podem relacionar-se entre si através de expressões lógicas e/ou matemáticas. O que permite: Organização: apresentação de tabelas e listas de valores; Ferramentas matemáticas, estatísticas, financeiras, etc.: ajudam a executar cálculos mais complexos; Automatização de tarefas: geração automática de código e do cálculo automático de resultados; Representação gráfica de informação; Gestão de tabelas: utilizando operações convencionais de bases de dados; Ferramentas de programação: para criação de novas funcionalidades. 2 1

2 O EXCEL como Folha de Cálculo Documento / Ficheiro Um documento do Excel designa-se por livro. Livro Um livro pode conter várias folhas de cálculo (por omissão, contém 3 folhas Folha1, Folha2 e Folha3). Folha de cálculo Uma folha de cálculo é composta por uma grelha de células. A grelha contém colunas (A, B,, IV) e linhas (1, 2,, ). Célula Unidade base da folha que pode conter constantes ou fórmulas com uma determinada formatação e possíveis anotações. 3 O EXCEL como Folha de Cálculo Livro Folhas de cálculo Folha activa Grelha Colunas Linhas Célula activa 4 2

3 MS Excel - Célula Célula activa Nome ou referência Referência=ColunaLinha Conteúdo da célula Constantes ou fórmulas Formatações Tipo de letra, côr, etc. 5 MS Excel - Célula Formatos: O formato é um conjunto de propriedades atribuídas a cada uma das células condicionando a forma como a informação é apresentada. Essas propriedades estão acessíveis na caixa de diálogo que aparece ao seleccionar o menu Formatar->Células e onde é possível definir: A forma como são representados valores numéricos (nº casas decimais, cifrão, etc.). O tipo de alinhamento do conteúdo das células (alinhados à esquerda, centrados ou à direita). A cor associada aos conteúdos das células. O tipo e o tamanho da fonte de caracteres e o estilo (Negrito, Itálico, Sublinhado, rasurado, etc.). A largura e altura das células. O tipo e espessura de molduras ou linhas existentes em torno das células. Os padrões dos sombreados de determinadas células. Células cujos conteúdos não podem ser alterados, ou seja, células protegidas. 6 3

4 MS Excel - Célula Anotações: As anotações são particularmente úteis quando a folha de cálculo é partilhada por vários utilizadores ou quando contem fórmulas relativamente complexas em que são necessárias explicações adicionais, observações ou notas. Estas só são visíveis quando expressamente solicitadas através da selecção de Apenas Indicador de Comentário ou Comentárioas e Indicador no menu: Ferramentas opções... Ver Comentários, e para criar/apagar/alterar uma anotação deve-se seleccionar Inserir->Comentário. 7 MS Excel - Célula Conteúdo: constantes Todas as células em que o 1º carácter é diferente do operador =. Numérico Lógico Data e hora Texto 8 4

5 MS Excel - Célula Constantes: Um valor constante pode ser do tipo numérico, lógico, indicativo de data e hora, ou texto: Valor numérico: qualquer combinação dos algarismos de 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, e ainda os símbolos virgula (,) ponto (.) exponenciação (E, e), mais (+) e menos (-). Valor Lógico: o Excel utiliza os valores lógicos Verdadeiro (True) e Falso (False). Datas e horas: a informação relativa a datas e horas é armazenada sob a forma de um número real em que a parte inteira diz respeito à data (número de dias desde 1900) e a parte real diz respeito às horas minutos e segundos (número de segundos desde a meia-noite). Ex: é equivalente a 14h05 de 1/1/1997. Texto: é todo o conjunto de caracteres que não é considerado valor lógico, numérico, data e hora ou fórmulas. Para esclarecer situações confusas pode-se identificar como sendo do tipo texto antecedendo a constante com o símbolo plica ( ). 9 MS Excel - Célula Conteúdo: fórmulas Todas as células em que o 1º carácter é o operador =. A fórmula só pode ser vista na barra de fórmulas. A célula mostra o resultado da fórmula. 10 5

6 Fórmulas: MS Excel - Célula As fórmulas são utilizadas sempre que se pretenda realizar determinadas operações, nomeadamente operações aritméticas ou de comparação sobre os valores das células. Todas as fórmulas iniciam-se pelo sinal de igual (=), e podem conter: Constantes 1, 1000, texto, ; Operadores +,*,>=, ; Referências a células A1, A$1, ; Chamadas a funções soma(1;2;3), etc. 11 Operadores: Os operadores Indicam as operações a realizar entre dados, podem ser agrupados em quatro tipos: aritméticos, de texto, de comparação e de referência. Operadores Aritméticos: + Adição - Subtração ou Simétrico * Multiplicação / Divisão ^ Exponenciação Operadores de Texto: & Concatenação Operadores de Comparação: = Igual < Menor <= Menor ou Igual > Maior >= Maior ou Igual <> Diferente Operadores de Referência: : Gama (espaço) Intersecção ; União 12 6

7 Operadores aritméticos: Devolvem um valor numérico. Exemplos: = = -1 * 2-2 Operadores de texto: Devolvem um valor de texto (caracteres entre aspas). Exemplos: = Juntar & Texto Juntar texto = No & 1 & º caso existe No 1º caso existe 13 Operadores de comparação: Devolvem um valor lógico (verdadeiro ou falso). Exemplos: = 1 >= 2 Falso = 1 <> 2 Verdadeiro Operadores de referência: Devolvem uma referência a uma célula ou a um conjunto de células. Exemplos: = A1:A5 referência às células A1, A2, A3, A4 e A5 = B1:B5 A2:D2 referência à célula B2 = A1; A3; B2 referência às células A1, A3 e B2 14 7

8 Precedência dos Operadores: Os operadores obedecem a uma ordem de precedência quando são executadas operações, sendo executadas primeiro as de precedência superior e em caso de igualdade, da esquerda para a direita. A utilização de parêntesis permite alterar a ordem de precedência. Por ordem decrescente de precedência dos operadores temos: Gama (:) Intersecção (Espaço) União (;) Simétrico (-) Exponenciação (^) Multiplicação (*) e Divisão (/) Adição (+) e Subtracção (-) Concatenação (&) Comparação (=, <, <=, >, >=, <>) 15 Tipos de Referências: Na implementação de fórmulas é frequente fazer-se referência a uma célula ou a um intervalo de células em infinitas situações distintas. As referências agrupam-se nos seguintes tipos: Referência Relativa Referência Absoluta Referência Mista Referência Externa Referência Circular 16 8

9 Referência Relativa Indica como localizar uma célula a partir da célula corrente. Como representa uma posição relativa, sempre que a referência é copiada ou deslocada, ela actualiza-se em função da nova posição. Exemplo (B1 contém a fórmula =A1+1) Ao copiar a fórmula de B1 para B2 (+ 1 linha) a referência é alterada =A2+1 Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna) =B1+1 Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas) =B Referência Absoluta Indica uma localização fixa da célula, não sendo alterada em deslocamentos de posição. Exemplo (B1 contém a fórmula =$A$1+1) Ao copiar a fórmula de B1 para B2 (+ 1 linha) a referência mantém-se =$A$1+1 Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna) =$A$1+1 Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas) =$A$

10 Referência Mista Combina os dois tipos anteriores, permitindo fixar a linha variando só a coluna (Ex. A$2) ou fixar a coluna variando só a linha (Ex. $A2) de uma referência. Exemplo (B1 contém a fórmula =A$1+1) Ao copiar a fórmula de B1 para B2 (+ 1 linha) =A$1+1 Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna) =B$1+1 Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas) =B$1+1 Exemplo (B1 contém a fórmula =$A1+1) Ao copiar a fórmula de B1 para B2 (+ 1 linha) =$A2+1 Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna) =$A1+1 Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas) =$A Referências Externas Quando é necessário fazer referência a células noutras folhas de cálculo tem que se utilizar o seguinte formato: (ficheiro)folha1!a2. Referências Circulares Quando é necessário fazer referência dentro da fórmula à célula actual (Ex. A2 = A2+1). O Excel permite a utilização deste tipo de referências seleccionando a opção Iteração no menu Ferramentas->Opções->Cálculo, sendo caracterizadas pelo valor inicial e condições de paragem

11 Repetição de Fórmulas e Utilização de Referências É frequente utilizar no Excel colunas ou linhas com várias cópias da mesma fórmula, variando só as referências. Inserir manualmente todas as fórmulas é um processo desagradável, moroso e sujeito a erros. Felizmente existem mecanismos de preenchimento automático de células, e é nessas situações que a utilização de referências relativas, absolutas e mistas se revestem da maior importância. 21 O Preenchimento Automático é realizado pelo Excel quando: se utiliza o comando Copiar e depois o comando Colar, tendo como destino várias células. se selecciona um conjunto de células e se utiliza o comando Editar Preencher. se utiliza a alça de preenchimento (cruz no canto inferior direito da célula seleccionada). As referências relativas são incrementadas pelo Excel na linha e/ou na coluna consoante se preenche as células ao longo das colunas e das linhas. As referências absolutas não são alteradas. As referências mistas só são alteradas na parte não fixa. O caracter $ numa referência significa fixar. 1 A B =A1 C =$A$1 D =$A1 E =A$1 F G =A1 H =B1 I J =$A1 K =$A1 2 =A2 =$A$1 =$A2 =A$1 =$A$1 =$A$1 =A$1 =B$1 3 Exemplos de preenchimento automático com diferentes tipos de referências

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13 Utilização de Nomes Uma outra forma alternativa para referir uma célula ou um intervalo de células é a proporcionada pela utilização de nomes. Um nome é um identificador que pode ser atribuído a uma ou mais células, a um valor ou a uma fórmula. A definição de um nome pode ser feita através do menu Inserir->Nome->Definir ou editar directamente na caixa de nomes da barra de fórmulas. A utilização de nomes tem as seguintes vantagens: os nomes são mais sugestivos. os nomes são definidos ao nível do livro podendo dessa forma ser utilizados em qualquer folha. os nomes podem ser rapidamente colados a partir da caixa de nomes, facilitando a sua utilização

14 Fórmulas Matriciais Uma fórmula matricial corresponde a uma única fórmula que usa uma matriz como argumento ou insere resultados em múltiplas células. O grupo de células que recebe uma fórmula matricial é tratado como uma unidade, pelo facto de partilhar a mesma fórmula, tirando daí a vantagem da sua utilização por substituir várias fórmulas por uma só. Passos para inserir uma fórmula matricial: Seleccionar o intervalo de células que vai receber a fórmula. Entrar em modo de edição e digitar a fórmula. Terminar a inserção com a combinação de teclas Ctrl+Shift+Enter. Passos para eliminar uma fórmula matricial: Seleccionar o mesmo intervalo de células que recebeu a fórmula. Entrar em modo de edição. Terminar com a combinação de teclas Ctrl+Enter. Exemplos: {=A1:A3+B1:B3} Calcula a soma elemento a elemento entre as duas matrizes. {=Ou(11=A1:A5)} Determina se o valor 11 existe na matriz A1:A

15 O EXCEL como Folha de Cálculo Barra de Menus Caixa de Nomes Barras de Ferramentas Botão de Selecção total Nº de linha e botão de selecção da linha Configuração da altura da Célula Deslocamento das folhas de Cálculo Separadores de Folha de Cálculo de um Livro Chama o Assistente de Funções Botão de aceitar Botão de edição anular edição Célula Activa Configuração da Largura da Célula Nome de coluna e botão de selecção de coluna Barra de deslocamento horizontal Barra de Fórmulas Barra de deslocamento vertical Barra de Estados 29 15