Manual de Apoio Microsoft Office Excel 2010

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1 INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, IP DELEGAÇÃO REGIONAL DE LISBOA E VALE DO TEJO CENTRO DE EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL DE SANTARÉM MODALIDADE: Formação Modular (VIDA ATIVA) Local: BOMBARRAL Ação nº 19 Manual de Apoio Microsoft Office Excel 2010 Folha de cálculo - operação e programação

2 FICHA TÉCNICA NOME DO MANUAL AUTOR DESTINATÁRIOS MODALIDADE DE FORMAÇÃO Folha de cálculo - operação e programação Manual da UFCD 778 Folha de Cálculo - operação e programação Sónia Rodrigues Formandos do percurso Modular de Técnico de Informática Formação Modular (Vida ativa) ANO DE ATUALIZAÇÃO 2013 ÍNDICE 1 Programas de Folha de Cálculo Folha de Cálculo da Microsoft: Office Excel Visão Geral do programa Vantagens e Desvantagens Criação de um livro Abertura de ficheiros Gravação de ficheiros Aspeto Livro e folha de trabalho Movimentação Formatação de células Fórmulas Inserção de uma fórmula Gráficos Tipos de gráfico Formatar Gráficos Funções Função Soma Função Máximo Função Mínimo Função Média Função SE Função SE Concatenado Inserir Imagens ClipArt Utilitário de desenho Formas Cabeçalho e Rodapé Formatação Condicional Formação Modular Técnico de Informática Página 2

3 ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES Folha de cálculo - operação e programação 1 Aspeto Geral do Microsoft Excel Linhas, colunas e células Intervalo de células B2:E Intervalos de Células B3:D Área de Trabalho Frisos ou Separadores Formatar células Inserção de fórmulas Gráfico Selecionar os dados para o gráfico Gráfico de Colunas Gráfico de Barras Gráfico de Linhas Gráfico Circular Gráfico em Anel Separador Ferramentas de Gráficos Estrutura Separador Ferramentas de Gráficos Esquema Separador Ferramentas de Gráficos Formatar Função Soma Função Máximo Mínimo Função Média Função SE Função SE concatenada Imagem Separador Ferramentas de Imagem Formatar ClipArt Utilitário Formas Desenho de uma forma sorriso Ferramentas de Desenho Vista do cabeçalho Ferramentas de Cabeçalho e rodapé Caixa de Formatar imagem Gestor de regras de Formatação Condicional Edição de uma regra Edição da segunda regra Regras Aspeto das células depois de aplicada a formatação condicional Formação Modular Técnico de Informática Página 3

4 1 Programas de Folha de Cálculo Folha de cálculo - operação e programação A Folha de cálculo é, hoje em dia, considerada uma ferramenta essencial para a execução de cálculos complexos e de verificação quase impossível. Existem muitos programas de folhas de cálculo: Microsoft Office Excel, OpenOffice.org Calc, StarOffice, etc. Alguns são de distribuição livre ou gratuita como é o caso do OpenOffice.org Calc outros são de pagos, como é o caso do Office Excel da Microsoft. 2 Folha de Cálculo da Microsoft: Office Excel O Microsoft Excel é um programa que faz parte das aplicações que constituem o Microsoft Office e que, por ser uma poderosa folha de cálculo eletrónica, é atualmente utilizado por milhares de utilizadores de computadores pessoais. O Excel é uma folha de cálculo integrada, com funções de base de dados e a possibilidade de criação de gráficos. Disponibiliza ainda, um conjunto de ferramentas de análise dirigidas às áreas de Estatística e Financeira. O Microsoft Excel permite: Calcular e/ou simular (Fórmulas e Funções); Manipular bases de dados; Desenhar gráficos; Obter/analisar informação de tabelas e/ou bases de dados; Analisar Dados (Ferramentas de Análise). 2.1 Visão Geral do programa O Microsoft Office Excel 2010 é um programa de folhas de cálculo bastante completo. A versão 2010 está idêntica à versão anterior (2007) a nível de interface gráfico, ao contrário das versões mais antigas (até 2007), que tinham menus e barras de ferramentas. Nestas últimas versões existe um friso (1) com separadores (2) e grupos de botões (3). Existe uma Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Esta barra pode ser personalizada, clicando na seta que se encontra do lado direito (que abre um menu que permite personalizar as ferramentas constantes nesta barra, bem como alterar o posicionamento da mesma). No canto direito da Barra de Título encontram-se os tradicionais botões de controlo de janela: Minimizar, Maximizar e Fechar. 1 Aspeto Geral do Microsoft Excel 2010 Formação Modular Técnico de Informática Página 4

5 2.2 Vantagens e Desvantagens Folha de cálculo - operação e programação Perante uma alteração de determinado valor, é possível atualizar automaticamente outros valores (com base nas fórmulas ou funções criadas). Automação de tarefas fastidiosas e propensas a erros, Possibilitam que a atenção seja mais focada em funções de alto nível, aliadas à análise, à simulação e à decisão. Se os Cálculos não estiverem bem referenciados, pode induzir em erro. 2.3 Criação de um livro Ao abrir o Microsoft Office Excel 2010 surge logo um ficheiro em branco, isto significa que se está perante um novo livro. Pode-se também criar um novo livro, clicando no Ficheiro, depois em Novo e depois em criar. 2.4 Abertura de ficheiros Abre-se o Microsoft Office Excel 2010, depois clica-se no Ficheiro, depois em Abrir, e procura-se o livro pretendido (por exemplo, nos Documentos), escolhido o ficheiro clica-se em Abrir. 2.5 Gravação de ficheiros Para guardar um ficheiro, clica-se em Guardar, presente na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ou acede-se ao Ficheiro e clica-se em Guardar. 2.6 Aspeto Uma folha de cálculo consiste numa folha mais ou menos quadriculada dividida em linhas e colunas. 2 Linhas, colunas e células Formação Modular Técnico de Informática Página 5

6 Um intervalo é um bloco rectangular de uma ou mais células que são tratadas como uma unidade. No Excel, os blocos são representados pelos endereços da primeira e da última célula do intervalo (canto superior esquerdo e canto inferior direito do rectângulo, respectivamente), separadas por dois pontos. Por exemplo: o bloco B2:E2, e o bloco B3:D7, este representa todas as células de B3 até D7, inclusive. 3 Intervalo de células B2:E2 4 Intervalos de Células B3:D7 Área de trabalho é o espaço no centro da janela do programa, constituindo a folha de trabalho, formada por células organizadas segundo uma estrutura de colunas verticais e linhas horizontais. 5 Área de Trabalho Separadores Conjunto de separadores com as ferramentas agrupadas por tipo de separador. Separadores 6 Frisos ou Separadores Formação Modular Técnico de Informática Página 6

7 2.7 Livro e folha de trabalho Um livro é um documento do Excel que possui uma ou mais folhas de trabalho. Permite inserir, editar e executar cálculos com os dados de várias folhas. As folhas de trabalho podem ser de vários tipos principalmente folhas de cálculo e folhas de gráfico. Nota: Todos os documentos produzidos no Microsoft Excel 2010 têm a forma de livro de trabalho e são armazenados em ficheiros com extensão.xlsx. 2.8 Movimentação As teclas de direção por vezes são muito úteis visto que permitem ir para o início ou fim de uma linha ou do próprio livro. Em conjunto com a tecla Ctrl estas teclas maximizam os deslocamentos: Ctrl + permite ir para a última linha do livro. Ctrl + permite ir para a primeira linha do livro. Ctrl + permite ir para a última coluna do livro. Ctrl + permite ir para a primeira linha do livro. Para copiar texto, clica-se com o botão direito do rato em cima da área a copiar e seleciona-se Copiar. Em alternativa pode-se utilizar o atalho de teclas Ctrl + C tendo o texto selecionado. Para colar o texto, utiliza-se o atalho de teclas Ctrl + V, ou clica-se com o botão direito do rato e seleciona-se Colar. 2.9 Formatação de células Para aceder ao menu de formatação clicar com o botão direito do rato em cima da/das células a formatar> escolha formar células e obterá o seguinte menu. A formatação pode também ser feita a partir das ferramentas que constam do separador base. 7 Formatar células Formação Modular Técnico de Informática Página 7

8 2.10 Fórmulas São expressões que executam operações em dados de uma folha de cálculo. As fórmulas podem executar operações matemáticas, comparar valores das folhas de cálculo ou juntar texto Inserção de uma fórmula Uma fórmula inicia-se sempre com o sinal de = Depois de inserir o símbolo = deve-se especificar qual a operação e respetivo operador matemático, ou então, utilizar a barra de Fórmulas da folha de cálculo para ajudar na construção da fórmula. 8 Inserção de fórmulas 2.11 Gráficos É a transformação de um conjunto de dados numa apresentação visualmente mais explícita, que inclui a demonstração das relações entre os números ou dados. Antes de criar um gráfico: 9 Gráfico Deve-se saber que tipo de gráfico a utilizar, para melhor transmitir a informação dos dados; Deve-se criar uma tabela/dados com a informação a apresentar; Selecionar o intervalo de células (dados e rótulos) que se deseja apresentar. Formação Modular Técnico de Informática Página 8

9 Utilizar gráficos Folha de cálculo - operação e programação Para abrir o assistente de gráficos deve-se utilizar Separador Inserir e no grupo Gráficos escolher o pretendido. 10 Selecionar os dados para o gráfico Tipos de gráfico Gráficos de Colunas: mostram as variações do valor de um item ao longo de um período de tempo. Vendas Camisola Casaco Calças Jan Fev 11 Gráfico de Colunas Gráficos de Barras: mostram as variações do valor de um item ao longo de um período de tempo ou mostram os valores de vários itens em determinado instante. Vendas Calças Casaco Camisa Fev Jan Gráfico de Barras Gráficos de Linhas: mostram as variações de vários itens ao longo do tempo. Formação Modular Técnico de Informática Página 9

10 Milhares de unidades Folha de cálculo - operação e programação Vendas calças camisas camisolas Mar Fev Jan 13 Gráfico de Linhas Gráficos Circulares: mostram as percentagens dos componentes de um item. Vendas 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 Trim. 14 Gráfico Circular Gráficos em Anel: mostram as percentagens dos componentes de um ou mais itens. Vendas 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 Trim. 15 Gráfico em Anel Formatar Gráficos Selecionado o gráfico, o Separador Ferramentas de Gráficos Estrutura, Esquema e Formatar fica ativado. 16 Separador Ferramentas de Gráficos Estrutura Neste separador é possível alterar o tipo de gráfico, trocar as linhas com as colunas, editar os dados, alterar o esquema, alterar o estilo. Formação Modular Técnico de Informática Página 10

11 17 Separador Ferramentas de Gráficos Esquema Neste separador é possível ativar/desativar rótulos, eixos, personalizar o fundo, e efetuar análises. 18 Separador Ferramentas de Gráficos Formatar Neste separador é possível alterar o estilo das formas, do WordArt, alterar a posição e tamanho Funções Função Soma Devolve a soma de um conjunto de valores. Sintaxe: =Soma(intervalo) Exemplo: =Soma(B2:B8) Lê-se: Soma de B2 até B8. 19 Função Soma Função Máximo Devolve o valor máximo de um conjunto de valores. Sintaxe: =Máximo(intervalo) Exemplo: =Máximo(B2:B8) Lê-se: Máximo de B2 até B8. 20 Função Máximo Formação Modular Técnico de Informática Página 11

12 Função Mínimo Devolve o valor mínimo de um conjunto de valores. Sintaxe: =Mínimo(intervalo) Exemplo: =Mínimo(B2:B8) Lê-se Mínimo de B2 até B8. 21 Mínimo Função Média Devolve o valor médio de um conjunto de valores. Sintaxe: =Média(intervalo) Exemplo: =Média(B2:B8) Lê-se: Média de B2 até B8. 22 Função Média Função SE Indica um de dois valores mediante um conjunto de hipóteses. Sintaxe: =SE(teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso) Exemplo: =SE(C3>=9,5; aprovado ; reprovado ) 23 Função SE Formação Modular Técnico de Informática Página 12

13 Função SE Concatenado A Função SE concatenada utiliza-se quando se pretende que surjam valores de acordo com determinadas condições. Sintaxe: =SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro; SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_ falso)) Exemplo: =SE(I8<500; SUF ;SE(I8<608; MED ; BOM )) 24 Função SE concatenada 2.13 Inserir Imagens Se queremos inserir uma imagem de um CD, de uma pen, de um disco externo ou do próprio computador, devemos utilizar a ferramenta Imagem. Acede-se ao Separador Inserir> Imagem. Depois procura-se a imagem e clica-se em Inserir. 25 Imagem Quando se insere uma imagem, automaticamente fica ativo o Separador Ferramentas de Imagem Formatar. 26 Separador Ferramentas de Imagem Formatar É possível formatar ajustar uma imagem (luminosidade, contraste, colorir, comprimir a imagem), aplicar um estilo à imagem, alterar a posição, rodar, recortar e alterar o seu tamanho. Formação Modular Técnico de Informática Página 13

14 2.14 ClipArt Para adicionar um ClipArt, acede-se ao Separador Inserir> ClipArt. Surge o Painel ClipArt do lado direito. Na caixa Procurar escreve-se o que se deseja procurar e clica-se em Ir. São mostrados os ClipArt existentes. Clica-se no escolhido. 27 ClipArt À semelhança do que acontece com a imagem, também se ativa o Separador Ferramentas de Imagem Formatar que permite alterar o aspeto do ClipArt Utilitário de desenho Formas Pode-se adicionar uma forma ao documento ou combinar várias formas para obter uma forma ou um desenho mais complexo. As formas disponíveis incluem linhas, formas geométricas básicas, setas, formas de equações, formas de fluxograma, estrelas, faixas e chamadas. Depois de adicionar uma ou várias formas, pode adicionar-lhe texto, marcas, numerações e Estilos Rápidos. Para inserir uma Forma clique no Separador Inserir> e depois em Formas. Clique na forma pretendida. 28 Utilitário Formas O cursor do rato muda de aspeto (). Clique em qualquer parte do documento e arraste o rato para posicionar a forma. 29 Desenho de uma forma sorriso Quando se insere uma forma num documento, pode-se alterar o seu aspeto. Para isso, seleciona-se a forma. Quando isso acontece, o Separador Ferramentas de Desenho Formatar fica ativo. Formação Modular Técnico de Informática Página 14

15 30 Ferramentas de Desenho No Separador Ferramentas do SmartArt Formatar é possível alterar as formas, os estilos das formas, aplicar efeitos, preenchimentos e contornos manuais, aplicar estilo de WordArt e alterar o tamanho e a posição Cabeçalho e Rodapé Para Inserir Cabeçalho e rodapé no documento acede-se ao Separador Inserir> Cabeçalho&Rodapé. 31 Vista do cabeçalho Ao inserir cabeçalho e rodapé, a vista da folha de cálculo muda de aspeto. É possível observar três secções no cabeçalho: esquerda, centro e direita. O mesmo se passa com o rodapé. Além disso, surge também o separador de Ferramentas de Cabeçalho e rodapé. 32 Ferramentas de Cabeçalho e rodapé É possível inserir Números de página, Data actual, Número de páginas, Hora actual, Caminho do ficheiro, nome do ficheiro, nome da folha e imagem de forma automática (utilizando as ferramentas de cabeçalho e rodapé). É possível ainda formatar a imagem quanto ao seu tamanho. 33 Caixa de Formatar imagem Formação Modular Técnico de Informática Página 15

16 2.17 Formatação Condicional Formata um conjunto de valores de acordo com o que é pretendido, de forma automática. Exemplo: Formatar um conjunto de células, sendo que se o número na célula se situa entre 500 e 100 o preenchimento da célula é vermelho e se for superior a 1000, o preenchimento é azul. Com base neste enunciado, é possível fazê-lo de forma automática recorrendo à formatação condicional. Como fazer? Seleccionar o intervalo de células. Clicar em Formatação Condicional que se encontra no separador Base. Clicar em gerir regras. 34 Gestor de regras de Formatação Condicional Clicar em Nova Regra. Escolher a opção Formatar apenas células que contenham. 35 Edição de uma regra Formação Modular Técnico de Informática Página 16

17 Inserir os dados referentes à regra. Clicar em formatar para aplicar o preenchimento. Clicar em OK. Clicar em Nova Regra. Escolher a opção Formatar apenas células que contenham. Inserir os dados referentes à segunda regra. 36 Edição da segunda regra Clicar em formatar para aplicar o preenchimento. Clicar em OK. 37 Regras Clicar novamente em OK. As células ficam com o aspecto a seguir apresentado. 38 Aspeto das células depois de aplicada a formatação condicional Formação Modular Técnico de Informática Página 17

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