Manual de Apoio Microsoft Office Word 2010

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1 INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, IP DELEGAÇÃO REGIONAL DE LISBOA E VALE DO TEJO CENTRO DE EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL DE SANTARÉM MODALIDADE: Formação Modular (VIDA ATIVA) Local: BOMBARRAL Manual de Apoio Microsoft Office Word 2010 UFCD 0777 Processador de texto - Processamento e edição

2 FICHA TÉCNICA NOME DO MANUAL AUTOR DESTINATÁRIOS MODALIDADE DE FORMAÇÃO Manual da UFCD 777 Processador de Texto - Processamento e edição Sónia Rodrigues Formandos do percurso Modular de Técnico de Informática Formação Modular (Vida ativa) ANO DE ATUALIZAÇÃO 2013 Índice 1 Processadores de Texto da Microsoft: Office Word Microsoft Office Word Visão Geral do programa Criação de um documento Abertura de documentos Gravação de documentos Inserção e correção de texto Seleção de texto Movimentação e cópia rápida de texto Procura e substituição de texto Verificação e correção da ortografia Formatação de parágrafos Formatação de caracteres Aplicação, inserção e remoção de tabulações Folha de Rosto Quebra de página Tabelas Utilizar o menu Tabela Utilizar modelos de tabela Inserir Imagens ClipArt Utilitário de desenho Formas SmartArt Gráficos Cabeçalho Rodapé Formação Modular Técnico de Informática Página 2

3 2.23 WordArt Texto em colunas Notas de rodapé Índices Marcar Entradas para um índice Aplicar o Estilo Cabeçalho Criar um índice a partir dos estilos incorporados ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES 1 Aspeto do OpenOffice.org Writer Aspeto do Microsoft Office Word Aspeto do Microsoft Office Word Aspeto do processador de texto StarOffice Writer Visão Geral do Microsoft Word Localizar e substituir texto Ortografia e Gramática Caixa de Tabulações Caixa Inserir Tabela Separador Ferramenta da Tabela Estrutura Separador Ferramenta da Tabela Esquema Imagem Separador Ferramentas de Imagem Formatar ClipArt Utilitário Formas Sorriso com sombra (esquerda) e Seta com quatro sentidos com 3D (direita) Galeria de Gráficos SmartArt Processo de Divisas Básico Separador Ferramentas do SmartArt > Estrutura Separador Ferramentas do SmartArt Formatar Caixa Inserir Gráfico Janelas Dados na folha de dados Separador Ferramentas de Gráficos Estrutura Separador Ferramentas de Gráficos Esquema Separador Ferramentas de Gráficos Formatar Gráfico de cilindros agrupados Seleção de WordArt Caixa Editar texto do WordArt Texto em colunas Caixa Colunas Nota de rodapé (indicação) Nota de rodapé Formação Modular Técnico de Informática Página 3

4 36 Estilos Seleccionar o texto Aplicar o estilo Cabeçalho Caixa de Índice Modificar o Estilo do índice Opções do índice Índice com estilo Cabeçalho 1 e Cabeçalho Formação Modular Técnico de Informática Página 4

5 I. Introdução ao Processador de Texto Um processador de texto é um programa utilizado para escrever no computador. Com este programa é possível criar documentos simples como cartas e faxes ou mais complexos como currículos, ofícios, procurações, relatórios, teses, histórias de vida, livros, Se pensarmos numa máquina de escrever, verificamos que um processador de texto é um programa que simula o funcionamento da máquina de escrever, mas com recursos que facilitam e agilizam a produção, edição e finalização de texto. Existem muitos processadores de texto: Microsoft Office Word, OpenOffice.org Writer, StarOffice, Microsoft Works, etc. Alguns são de distribuição livre ou gratuita como é o caso do OpenOffice.org Writer outros são de pagos, como é o caso do Office Word da Microsoft. 1 Aspeto do OpenOffice.org Writer Aspeto do Microsoft Office Word Aspeto do Microsoft Office Word 2010 Formação Modular Técnico de Informática Página 5

6 4 Aspeto do processador de texto StarOffice Writer 1 Processadores de Texto da Microsoft: Office Word A Microsoft já lançou várias versões do Office (Office 97, Office 98, Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007 e mais recentemente Office 2010). O Office é composto por vários programas: Word Processador de Texto Excel Programa de Folhas de Cálculos PowerPoint Programa de Apresentações Access Programa de Bases de Dados Publisher Programa de Publicações FrontPage Criação de Páginas para a Web Visio Criação de plantas, diagramas, esquemas, Project Gestão de Projetos Outlook Programa de gestão de s OneNote Caderno de notas digital Dependendo do pacote do Office, dependem os programas que dele constam. Por exemplo o Microsoft Office 2007 Home and Student tem apenas o Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Porém, existem versões mais completas, como é o caso da versão Enterprise. 2 Microsoft Office Word Visão Geral do programa O Microsoft Office Word 2010 é um programa de tratamento de textos bastante completo. A versão 2010 está idêntica à versão anterior (Microsoft Office Word 2007) a nível de interface gráfico. Nesta versão existe um friso (1) com separadores (2) e grupos de botões (3). Uma das poucas diferenças em relação à versão anterior é o facto do botão do Office ter sido substituído pelo Ficheiro. Formação Modular Técnico de Informática Página 6

7 Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Separadores Título do documento Botões de controlo de janela Grupo de botões Ficheiro Avanços Cursor de edição Número de página Idioma Barra de estado Modos de visualização da janela Nível de Zoom 5 Visão Geral do Microsoft Word 2010 Friso A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido pode ser personalizada, clicando na seta que se encontra do lado direito. Esta seta abre o menu que permite personalizar a barra e pode-se colocar a barra abaixo ou acima do friso. No canto direito da Barra de Título encontram-se os tradicionais botões de controlo de janela: Minimizar, Maximizar e Fechar. 2.2 Criação de um documento Ao abrir o Microsoft Office Word 2010 surge logo uma folha em branco, isto significa que se está perante um novo documento. Pode-se também criar um novo documento, clicando em Ficheiro, Novo, e escolhe-se o tipo de documento que se quer criar (documento em branco, documento baseado num modelo, ). E clica-se em Criar. Formação Modular Técnico de Informática Página 7

8 2.3 Abertura de documentos UFCD 0777 Abre-se o Microsoft Office Word 2010, depois clica-se no Ficheiro, Abrir, e procura-se o documento pretendido (por exemplo, nos Documentos), escolhido o ficheiro clica-se em Abrir. 2.4 Gravação de documentos Para guardar um documento, clica-se em Guardar, presente na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ou acede-se a Ficheiro e clica-se em Guardar. 2.5 Inserção e correção de texto Ao escrever, nem sempre os textos estão escritos de forma correta. O Word 2010 tem incorporado um dicionário que permite efetuar correções ao texto. Existem formas de mostrar ao utilizador que uma palavra está mal escrita. O traço vermelho por baixo da palavra indica que se está perante um erro ortográfico. Um traço a verde significa que estamos perante um erro ao nível da construção frásica. Para alterar as definições da correção automática de texto, clica-se em Ficheiro, Opções, e depois em Verificação. 2.6 Seleção de texto Para selecionar texto, clica-se no início da palavra ou parágrafo desejado e arrasta-se até a zona pretendida. cima da mesma.. No caso de ser apenas uma palavra pode-se dar duplo clique em Se for um parágrafo, efetua-se duplo clique na lateral esquerda do parágrafo. 2.7 Movimentação e cópia rápida de texto As teclas de atalho Home, Page Up, Page down e End por vezes são muito úteis visto que permitem ir para o início ou fim de uma linha ou da própria página. Em conjunto com a tecla Ctrl estas teclas maximizam os deslocamentos: Ctrl + Home permite ir para o início de um documento. Ctrl + End permite ir para o fim de um documento. Ctrl + Page Up permite ir para o início de uma página. Ctrl + Page down permite ir para o fim de uma página. Para copiar texto, clica-se com o botão direito do rato em cima da área a copiar e seleciona-se Copiar. Em alternativa pode-se utilizar o atalho de teclas Ctrl + C tendo o texto selecionado. Para colar o texto, utiliza-se o atalho de teclas Ctrl + V, ou clica-se com o botão direito do rato e seleciona-se Colar. Formação Modular Técnico de Informática Página 8

9 2.8 Procura e substituição de texto No separador Base está presente o grupo de botões Editar. Este é constituído pelos botões Localizar, Substituir e Selecionar. O botão Localizar permite encontrar uma determinada palavra ao longo de um documento. Podemos também precisar de localizar uma determinada palavra que se repete ao longo de um texto e substitui-la por outra. Para isto utiliza-se o comando Substituir. 6 Localizar e substituir texto 2.9 Verificação e correção da ortografia No separador Rever é possível verificar a ortografia e gramática de um documento. 7 Ortografia e Gramática 2.10 Formatação de parágrafos A formatação diz respeito à aparência, ao formato. Formatar um texto significa ajustá-lo para que o resultado fique agradável. Algumas técnicas de formatação: Tabulações Separador Base> Grupo Parágrafo Alterar o tipo de letra e o tamanho Separador Base> Grupo Tipo de Letra Formação Modular Técnico de Informática Página 9

10 Utilizar a hifenização Separador Esquema de Página> Grupo Configurar Página Avanços nos textos Separador Esquema de Página> Grupo Parágrafo Espaçamentos Separador Esquema de Página> Grupo Parágrafo 2.11 Formatação de caracteres O comando Tipo de Letra permite selecionar um tipo de letra que esteja instalado no computador. ou negrito. O Estilo do tipo de letra permite alterar o formato do texto selecionado: normal, itálico O botão tamanho do tipo de letra permite alterar o tamanho da letra. O botão Cor do tipo de letra permite alterar a cor da letra. O Estilo de Sublinhado permite escolher o estilo de sublinhado a aplicar a um determinado texto Aplicação, inserção e remoção de tabulações Se pretendemos criar algo semelhante a uma ementa, então podemos utilizar as tabulações. Sopa... 1,50 Como fazer? Escreve-se uma palavra ou frase (Exemplo: Sopa). Na régua horizontal, coloca-se o cursor do rato e clica-se na zona onde se deseja colocar a tabulação. Formação Modular Técnico de Informática Página 10

11 Para alterar as definições da tabulação dá-se duplo clique na tabulação criada. 8 Caixa de Tabulações Pode-se colocar um carácter de preenchimento e escolher o alinhamento da tabulação. Prime-se OK. Com o cursor no fim da palavra, pressiona-se a tecla TAB do teclado. Para remover uma tabulação, carrega-se e arrasta-se a tabulação para uma área diferente da régua. Outra alternativa é dar duplo clique na tabulação e selecionar Limpar e clicar em OK Folha de Rosto No Word 2010 é possível inserir uma capa de forma automática. Essa capa é a folha de rosto. Para inserir uma folha de rosto, clica-se no Separador Inserir> Folha de Rosto. Ao clicar em folha de rosto, surgem vários modelos. Clica-se no modelo pretendido. Depois é necessário alterar os textos que surgem de acordo com as necessidades do trabalho: Título do documento, subtítulo, data e o autor, 2.14 Quebra de página Uma quebra de página é muito útil num documento com muitas páginas. Se queremos mudar de página sem ter de teclar Enter consecutivamente. Para inserir uma quebra de página, clica-se no Separador Inserir> Quebra de página. Formação Modular Técnico de Informática Página 11

12 2.15 Tabelas No Microsoft Office Word 2010, é possível inserir uma tabela escolhendo a partir de uma seleção de tabelas pré-formatadas juntamente com dados de exemplo ou selecionando o número de linhas e colunas que pretende. Pode inserir uma tabela num documento ou inseri-la noutra para criar uma tabela mais complexa Utilizar o menu Tabela 1. Clique no local em que pretende inserir uma tabela. 2. No separador Inserir, no grupo Tabelas, clique em Tabela e, em seguida, em Inserir Tabela. Insira o número de linhas e colunas pretendidas na caixa Inserir Tabela. 3. Clique em OK para inserir a tabela. 9 Caixa Inserir Tabela Quando a tabela é inserida na folha e sempre que o cursor está na tabela, o separador Ferramentas de Tabela é ativado automaticamente. 10 Separador Ferramenta da Tabela Estrutura 11 Separador Ferramenta da Tabela Esquema No separador Ferramentas de Tabela é possível modificar a tabela no que diz respeito à estrutura e ao esquema da mesma. Formação Modular Técnico de Informática Página 12

13 No separador Esquema pode-se modificar as opções do Estilo da Tabela, o Estilo da Tabela, formatar manualmente a tabela (sombreado e limites) e desenhar limites na tabela. No separador Estrutura é possível Selecionar a Tabela, ver as linhas de grelha, aceder às propriedades, eliminar a tabela, inserir ou remover linhas ou colunas, dividir ou unir células, dividir a tabela, ajustar automaticamente, alterar a altura e a largura das células, modificar o alinhamento de texto nas tabelas, ordenar o conteúdo de uma tabela, converter uma tabela em texto e ainda inserir fórmulas Utilizar modelos de tabela Pode utilizar modelos de tabela para inserir uma tabela com base numa coleção de tabelas pré-formatadas. Os modelos de tabela contêm dados de exemplo para ajudar o utilizador a visualizar o aspeto que a tabela terá depois de adicionar os dados. 1. Clique no local em que pretende inserir uma tabela. 2. No separador Inserir, no grupo Tabelas, clique em Tabela, aponte para Tabelas Rápidas e, em seguida, clique no modelo que pretende. 3. Substitua os dados do modelo pelos dados que pretende Inserir Imagens Se queremos inserir uma imagem de um CD, de uma pen, de um disco externo ou do próprio computador, devemos utilizar a ferramenta Imagem. Acede-se ao Separador Inserir> Imagem. Depois procura-se a imagem e clica-se em Inserir. 12 Imagem Quando se insere uma imagem, automaticamente fica ativo o Separador Ferramentas de Imagem Formatar. 13 Separador Ferramentas de Imagem Formatar É possível formatar ajustar uma imagem (remover fundo, corrigir, alterar o modo de cor, aplicar um efeito artístico), aplicar um estilo à imagem, alterar a posição, rodar, recortar e alterar o seu tamanho ClipArt Para adicionar um ClipArt, acede-se ao Separador Inserir> ClipArt. Surge o Painel ClipArt do lado direito. Na caixa Procurar escreve-se o que se deseja procurar e clica-se em Ir. São mostrados os ClipArt existentes. Clica-se no escolhido. Formação Modular Técnico de Informática Página 13

14 14 ClipArt À semelhança do que acontece com a imagem, também se ativa o Separador Ferramentas de Imagem Formatar que permite alterar o aspeto do ClipArt Utilitário de desenho Formas Pode-se adicionar uma forma ao documento ou combinar várias formas para obter uma forma ou um desenho mais complexo. As formas disponíveis incluem linhas, formas geométricas básicas, setas, formas de equações, formas de fluxograma, estrelas, faixas e chamadas. Depois de adicionar uma ou várias formas, pode adicionar-lhe texto, marcas, numerações e Estilos Rápidos. Para inserir uma Forma clique no Separador Inserir> e depois em Formas. Clique na forma pretendida. 15 Utilitário Formas O cursor do rato muda de aspeto (). Clique em qualquer parte do documento e arraste o rato para posicionar a forma. Quando se insere uma forma num documento, pode-se alterar o seu aspeto. Para isso, seleciona-se a forma. Quando isso acontece, o Separador Ferramentas de Desenho Formatar fica ativo. Pode-se então alterar o estilo da forma, colocar/remover sombra e gerir a sombra, inserir/remover 3D, gerir o efeito 3D, alterar a posição da forma e alterar o seu tamanho. Formação Modular Técnico de Informática Página 14

15 16 Sorriso com sombra (esquerda) e Seta com quatro sentidos com 3D (direita) 2.19 SmartArt Se queremos colocar o esquema de forma profissional podemos utilizar o gráfico SmartArt. Para tal, acede-se ao Separador Inserir> SmartArt. Surge a caixa de Escolha de Gráfico SmartArt. 17 Galeria de Gráficos SmartArt A Galeria está dividida por categorias: Lista, Processo, Circular, Hierarquia, Relação, Matriz e Pirâmide e Imagem, para que seja mais fácil encontrar o esquema pretendido. Para escolher o esquema, basta clicar no mesmo. 18 Processo de Divisas Básico Após a escolha é necessário personalizá-lo de acordo com o pretendido. Ao clicar no SmartArt é ativado o Separador Ferramentas do SmartArt Estrutura e Formatar. 19 Separador Ferramentas do SmartArt > Estrutura Formação Modular Técnico de Informática Página 15

16 No Separador Ferramentas do SmartArt Estrutura é possível adicionar mais formas, ativar o painel de texto, alterar o esquema, alterar as cores, alterar o estilo e repor o gráfico. 20 Separador Ferramentas do SmartArt Formatar No Separador Ferramentas do SmartArt Formatar é possível alterar as formas, os estilos das formas, aplicar efeitos, preenchimentos e contornos manuais, aplicar estilo de WordArt e alterar o tamanho e a posição Gráficos Para inserir gráficos clica-se no Separador Inserir> Gráfico. 21 Caixa Inserir Gráfico Os gráficos estão agrupados por categorias: Coluna, Linha, Circular, Barras, Área, Dispersão, Cotações, Superfície, Anel, Bolhas e Radar. Clica-se no esquema de gráfico pretendido. Ao fazê-lo, a janela divide-se em duas. 22 Janelas Na janela da direita (dados) deve-se introduzir os dados para realizar o gráfico. Finalizada a sua introdução pode-se fechar a janela. Formação Modular Técnico de Informática Página 16

17 Quantidade UFCD Dados na folha de dados O gráfico surge na folha. Selecionado o gráfico, o Separador Ferramentas de Gráficos Estrutura, Esquema e Formatar fica ativado. 24 Separador Ferramentas de Gráficos Estrutura Neste separador é possível alterar o tipo de gráfico, trocar as linhas com as colunas, editar os dados, alterar o esquema, alterar o estilo. 25 Separador Ferramentas de Gráficos Esquema Neste separador é possível ativar/desativar rótulos, eixos, personalizar o fundo, e efetuar análises. 26 Separador Ferramentas de Gráficos Formatar Neste separador é possível alterar o estilo das formas, do WordArt, alterar a posição e tamanho. Vendas das camisas Anos camisa A camisa B 27 Gráfico de cilindros agrupados Formação Modular Técnico de Informática Página 17

18 2.21 Cabeçalho Para Inserir um Cabeçalho no documento acede-se ao Separador Inserir> Cabeçalho. Clica-se no modelo pretendido e altera-se. UFCD Rodapé Para Inserir um Rodapé no documento acedese ao Separador Inserir> Rodapé. Clica-se no modelo pretendido e altera-se WordArt Para inserir um WordArt acede-se se ao Separador Inserir> WordArt. Clica-se no estilo de WordArt pretendido. 28 Seleção de WordArt Surge a Caixa Editar texto do WordArt. Escolhe-se o tipo de letra a aplicar e escreve-se o texto. Clica-se em Ok. 29 Caixa Editar texto do WordArt Quando se insere um WordArt é ativado o Separador Ferramentas do WordArt Formatar. No Separador Formatar do WodArt é possível alterar o alinhamento, alterar o estilo, alterar o preenchimento, o contorno, a forma, adicionar ou remover a sombra, alterar o aspeto da sombra, adicionar/remover 3D, alterar a posição e o tamanho. Formação Modular Técnico de Informática Página 18

19 2.24 Texto em colunas Para formatar um texto em colunas procede-se da seguinte forma: seleciona-se o texto a formatar, tendo o cuidado de selecionar apenas o texto (atenção ao espaço a seguir ao texto que não deve ser selecionado). Depois clica-se no Separador Esquema de Página> Colunas. Clicar no número de colunas pretendido. No Separador Ferramentas do WodArt é possível editar o texto do WordArt, alterar o espaçamento entre os seus caracteres, alterar o alinhamento, alterar o estilo, alterar o preenchimento, o contorno, a forma, adicionar ou remover a sombra, alterar o aspeto da sombra, adicionar/remover 3D, alterar a posição e o tamanho. 30 Texto em colunas Se pretender aplicar uma linha a dividir as colunas, deve clicar em Mais colunas e depois adicionar a linha. 31 Caixa Colunas No Separador Ferramentas do WodArt é possível editar o texto do WordArt, alterar o espaçamento entre os seus caracteres, alterar o alinhamento, alterar o estilo, alterar o preenchimento, o contorno, a forma, adicionar ou remover a sombra, alterar o aspecto da sombra, adicionar/remover 3D, alterar a posição e o tamanho Notas de rodapé Uma nota de rodapé é uma informação adicional sobre algo que aparece num documento. Para inserir uma nota de rodapé clica-se no documento, no local pretendido, e acede-se ao Separador Referências> Nota de rodapé. Formação Modular Técnico de Informática Página 19

20 32 Nota de rodapé (indicação) A nota de rodapé fica no final da página. 33 Nota de rodapé 2.26 Índices Os índices são criados escolhendo os estilos dos títulos por exemplo, Cabeçalho 1, Cabeçalho 2 e Cabeçalho 3 que pretende incluir no índice. O Microsoft Office Word procura os títulos que correspondem ao estilo escolhido, formata e avança a entrada de texto de acordo com o estilo de título e, em seguida, insere o índice no documento. O Microsoft Office Word 2010 fornece uma galeria com vários estilos de índice que pode seleccionar. Marcam-se as entradas de índice e, em seguida, clica-se no estilo de índice que pretendido na galeria de opções. É automaticamente criado o índice a partir dos títulos que foram marcados Marcar Entradas para um índice A forma mais fácil de criar um índice é utilizar os estilos de título incorporados. Também se podem criar índices com base nos estilos personalizados que forem aplicados. Em alternativa, pode atribuir níveis de índice a entradas de texto individuais. Seleccione o título a que pretende aplicar um estilo de título. No separador Base, no grupo Estilos, clique no estilo que pretende. 34 Estilos Formação Modular Técnico de Informática Página 20

21 2.27 Aplicar o Estilo Cabeçalho 1 1. Seleccionar o texto ao qual se pretende aplicar um estilo de título principal. 35 Seleccionar o texto 2. Clicar no estilo com o nome Título 1 na galeria de Estilos Rápidos. 36 Aplicar o estilo Cabeçalho 1 3. Utilizar o mesmo processo para todas as entradas do índice desejadas. 4. Se existirem subtítulos ou títulos de segundo e terceiro nível podem-se aplicar os estilos Cabeçalho 2, Cabeçalho 3 e subtítulo Criar um índice a partir dos estilos incorporados Clique no local em que pretende inserir o índice, normalmente no início de um documento. No separador Referências, no grupo Índice, clique em Índice Índice. e depois em Inserir 37 Caixa de Índice Formação Modular Técnico de Informática Página 21

22 Se pretender alterar o aspecto do índice, clique Modificar e surge a caixa Estilo. Clique novamente em Modificar Escolhido o aspecto clique em OK e novamente OK. 38 Modificar o Estilo do índice Se pretender alterar os estilos a serem inseridos no índice (se não forem o Cabeçalho 1, Cabeçalho 2 e Cabeçalho 3) deve clicar em Opções para adicionar/modificar os estilos do índice. Por exemplo, se tivermos o estilo Título aplicado, deve-se colocar 1 no nível do índice para que este fique mais à esquerda. No fim clica-se em OK e depois em OK. 39 Opções do índice Formação Modular Técnico de Informática Página 22

23 O índice é inserido no local escolhido inicialmente. UFCD 0777 Índice de nível 1 (baseado no estilo Cabeçalho 1) 40 Índice com estilo Cabeçalho 1 e Cabeçalho 2 Índice de nível 2 (baseado no estilo Cabeçalho 2) Formação Modular Técnico de Informática Página 23