XXIII ENANGRAD. Finanças (FIN)

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1 XXIII ENANGRAD Finanças (FIN) A UTILIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES CONTÁBEIS NO PROCESSO DECISÓRIO: UM ESTUDO EM MICRO E PEQUENAS EMPRESAS DO MUNICÍPIO DE RIO PARANAÍBA, MG Lauania Aparecida Martins Noronha Antônio Carlos Brunozi Júnior André Luiz de Paiva Juliana Otoni Franco Melo Bento Gonçalves, 2012

2 FINANÇAS - FIN A UTILIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES CONTÁBEIS NO PROCESSO DECISÓRIO: UM ESTUDO EM MICRO E PEQUENAS EMPRESAS DO MUNICÍPIO DE RIO PARANAÍBA, MG

3 RESUMO O presente estudo tem como objetivo identificar o perfil dos micro e pequenos empresários de um município do estado Minas Gerais, bem como verificar o grau e a forma de utilização das informações contábeis no processo de tomada de decisões. Sabe-se que, as decisões adequadas são de notória importância para as menores empresas, pois estão sujeitas em um maior nível as variações econômicas e financeiras. Para atingir o objetivo deste trabalho foi realizada uma pesquisa descritiva com o uso da pesquisa bibliográfica e da aplicação de questionários estruturados aos proprietários das micro e pequenas empresas estudadas que fazem parte da carteira de clientes de um escritório de contabilidade no referido município. Assim, verificou-se que poucos são os gestores que consideram as informações geradas por meio da contabilidade. Grande parte destes embasam suas decisões apenas em suas experiências e senso comum. Os responsáveis pela administração dessas organizações nem sempre possuem os conhecimentos adequados para gerenciar a empresa, desconsiderando os benefícios que podem ser obtidos através da utilização de técnicas contábeis e gerenciais. Para mudar o presente cenário, seria necessário que os contadores demonstrassem de melhor maneira a importância da informação contábil. Palavras-chave: Contabilidade, Micro e pequenas empresas, Tomada de decisão, Minas Gerais. ABSTRACT The present study aims to identify the profile of micro and small entrepreneurs in a city of Minas Gerais state, and to verify the degree and form of use of accounting information in making decisions. It is known that appropriate decisions are notoriously important for smaller companies, they are subject to a higher level economic and financial changes. To achieve the objective of this work was carried out a descriptive study using the literature search and structured questionnaires to owners of micro and small companies studied that part of the customer base of an accounting firm in that city. Thus, it was found that there are few managers who consider the information generated by accounting. Much of this support their decisions only on their experience and common sense. Those responsible for the administration of these organizations do not always have the appropriate knowledge to manage the company, ignoring the benefits that can be obtained through the use of technical and managerial accounting. To change this scenario would require that the best way to counter demonstrate the importance of accounting information. Keywords: Accounting, Micro and small-businesses, Decision making, Minas Gerais.

4 1. INTRODUÇÃO Segundo pesquisa realizada pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE), no ano de 2004, a maioria das micro e pequenas empresas (MPEs) não sobreviviam pelas suas atividades mais de quatro anos. Atualmente, a situação é mais preocupante, segundo aponta Castellani (2008), a MPEs encerram suas atividades com pouco mais de um ano após a sua abertura. Estudo do SEBRAE (2004) indica que, dentre as principais causas para o precoce fechamento das micro e pequenas empresas relatadas pelos próprios empresários são: as falhas e a falta de conhecimentos contábeis e gerenciais, a inadimplência, as causas econômicas conjunturais (competitividade do mercado) e a alta carga tributária. Pereira (2005) salienta este cenário ao afirmar que outros fatores podem contribuir para a mortalidade das MPEs, como: a falta de subjetividade gerencial, o desconhecimento do mercado, erro nas estimativas das necessidades financeiras, subavaliação dos problemas técnicos, falta de diferenciação do produto ou do negócio, falta de planejamento de médio e longo prazo, desconhecimento dos aspectos legais, escolha de sócios errados e localização inadequada do empreendimento. Resnik (1990) acrescenta que o fator pessoal e sentimental também interfere nas atividades das micro e pequenas empresas, pois o anseio por parte do empresário de criar sua própria firma e controlar sua própria vida sensação de independência, realização e orgulho pessoal pode prejudicar suas decisões empresariais. Observa-se, portanto que, com a falta de uma estrutura profissional e empresarial, dificilmente o negócio consegue se sustentar, principalmente quando se consideram os níveis de competitividade existente no contexto atual, que exigem da organização uma estruturação gerencial e contábil mais consistente, sobretudo para poder enfrentar situações como as oscilações econômicas, a composição do mercado, o aproveitamento de oportunidades, dentre outras. Quando se destaca a estruturação gerencial e contábil, Oleiro et al. (2007) afirma que, este tipo de gestão é um dos grandes problemas enfrentados por micro e pequenas empresas que, na maioria das vezes, praticam preços por intuição, sem conhecerem o custo do negócio como: tributação, mão-de-obra e a margem de lucro. Além disso, não possuem referências (demonstrativos contábeis e de custo de produção) para a formação do preço, formulação de estratégias de mercado ou para a tomada de decisões. A gestão financeira e contábil proporciona por meio de seus instrumentos melhores condições de conduzir a empresa, considerando cenários e condições diferenciadas, podendo, assim, evitar a efetivação de ações inadequadas ou que não produzam os efeitos almejados. As micro e pequenas empresas, pela sua própria estrutura, precisam ainda mais de instrumentos gerenciais e contábeis relevantes, para que o gestor possa ter um grau maior de segurança em suas decisões, e possa realizar ações compatíveis com a demanda existente dentro da organização, medida que pode ser vital para que a entidade mantenha-se atuante, mesmo havendo oscilações externas. Neste contexto, a Ciência Contábil torna-se um amparo para as empresas, preparando-as, em certa medida, para enfrentar o cenário econômico existente (OLIVEIRA, MULLER, NAKAMURA, 2000). Contudo, o que se observa no Brasil é a resistência dos micro e pequenos empresários quanto à percepção da importância da Contabilidade dentro das organizações. Na maioria das vezes, estes empreendedores atuam baseando-se em suas experiências pessoais, ignorando as vantagens que os sistemas gerenciais e contábeis podem fornecer, sobretudo no que concerne a uma segurança maior no processo decisório (OLEIRO et al., 2007). Esta perspectiva revela que os empreendedores nem sempre possuem um preparo adequado para gerenciar a empresa, atuando, muitas vezes, embasado apenas em seu conhecimento empírico, desprezando técnicas contábeis e gerenciais que poderiam favorecer a continuidade das operações da organização. Na prática da gestão gerencial e contábil da micro e pequena empresa, o controle, muitas vezes, é feito informalmente e em muitos casos continua tendo esta natureza, mesmo quando a empresa passa por um período de crescimento. O gestor, nesta situação, planeja, organiza e controla os processos de forma rudimentar, confiando unicamente na sua experiência para estimar medidas operacionais para a organização. A falta de emprego de ferramentas contábeis e gerenciais nas empresas de micro e pequeno porte estão relacionados ao fato de que, muitas vezes, a decisão é tomada pelo gestor com base na sua percepção da realidade, ou na maioria dos casos, por improvisação, comprometendo o alcance da medida estipulada ou delineada para a organização.

5 Desconsiderar as ferramentas gerenciais dispostas pela Contabilidade representa manter uma postura administrativa passiva, ficando à deriva nos momentos de oscilação do mercado, por exemplo, diminuindo consideravelmente as possibilidades de consolidação e crescimento da organização. Assim, considera-se que uma das principais causas dos desastres com pequenas empresas é não manter os registros e controles contábeis apropriados, precisos e atualizados e não usá-los para administrar a empresa (RESNIK, 1990). Para os empreendedores das micro e pequenas empresas, em sua maioria, consideram a Contabilidade como um instrumento meramente fiscal e obrigatório PROBLEMA Nos últimos vinte anos, e mais especificamente ao longo da década de 90, o crescimento da competitividade global e a inserção do Brasil no processo de globalização ampliaram de forma significativa o dinamismo da economia brasileira e expuseram as empresas à concorrência externa, compelindo-as a se comprometerem com a chamada excelência empresarial, buscando a manutenção e a participação de mercado (OLIVEIRA, MULLER, NAKAMURA, 2000). Segundo Castellani (2008), as empresas brasileiras, inclusive as micro e pequenas empresas, vêm sendo forçadas a se adaptar e a rever suas estratégias competitivas e seus modelos de gestão, em que se deve investir no desenvolvimento e utilização de informações, que são aplicadas como ferramentas de apoio aos processos de controle e tomada de decisão. Considerando este cenário, o presente estudo levanta uma questão: Até que ponto, as micro e pequenas empresas do município de Rio Paranaíba, MG têm utilizado as informações geradas pela Contabilidade no processo decisório? É importante destacar que, como afirma Oliveira (1997) para cumprir seu papel como fonte de informações úteis para o processo de tomada de decisão, a Contabilidade deve acercar-se de características fundamentais à administração, tais como: ser útil, oportuna, clara, íntegra, relevante, flexível, completa e preditiva (fornecer indicadores de tendências), além de ser direcionada à gerência do negócio. Ressalta-se ainda que, muitos são os problemas que as micro e pequenas empresas do município de Rio Paranaíba, MG enfrentam. A Contabilidade possui métodos que podem ajudar a solucionar estes problemas. Porém, muitos dos micro e pequenos empresários não têm consciência do auxílio que o uso da Contabilidade pode lhes trazer OBJETIVOS Diante do exposto, o objetivo geral do estudo consiste em verificar como as micro e pequenas empresas de Rio Paranaíba, MG se utilizam das informações fornecidas pela Contabilidade e como esta influencia como ferramenta à tomada de decisões. Especificadamente, pretende-se: - Identificar o perfil dos gestores das micro e pequenas empresas do município de Rio Paranaíba; - Identificar e analisar o nível de utilização da Contabilidade na tomada de decisões; - Identificar a utilização da Contabilidade Tributária no planejamento das atividades das micro e pequenas empresas; - Verificar a utilização de indicadores econômicos e financeiros na tomada de decisão das micro e pequenas empresas de Rio Paranaíba, MG. 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1. DISCLOSURE Evidenciação Contábil O termo evidenciação ou Disclosure tem um sentido muito específico na Ciência Contábil. Para Iudícibus (2000), não se trata de uma convenção, mas de um capítulo especial da Teoria da Contabilidade. Complementa que a evidenciação está relacionada aos objetivos da Contabilidade, ao garantir informações diferenciadas aos diversos tipos de usuários. O tipo e a quantidade do Disclosure dependem, em parte, da sofisticação em que o leitor pode interpretar os dados contábeis. Para Niyama e Gomes (1996), pode-se denominar Disclosure, quando se diz a respeito à qualidade das informações de caráter financeiro e econômico, sobre as operações, recursos e obrigações de uma entidade, que sejam úteis aos usuários das demonstrações contábeis, entendidas como sendo aquelas que de alguma forma influenciem na tomada de decisões, envolvendo a

6 instituição e o acompanhamento da evolução patrimonial, possibilitando o conhecimento das ações passadas e a realização de inferências em relação ao futuro. Para Schaltegger e Burrit (2000), pode-se conceituar Disclosure como o processo de incorporar elementos financeiros contábeis (recursos, obrigações, despesas e receitas) no balanço patrimonial, na demonstração de resultado, nas notas explicativas e demais demonstrações financeiras. Conforme a característica informacional, deste processo de evidenciação, pode-se citar o entendimento do Basle Committee on Baking Supervision (2003), como um notório instrumento de transparência para as instituições financeiras. O Disclosure representa a informação segura e tempestiva que possibilite ao usuário avaliar a condição financeira, a qualidade nos negócios, o perfil de risco e as práticas de gerenciamento de imponderações operacionais. Para Niyama e Gomes (1996), percebe-se uma similaridade entre a abrangência do Disclosure e a definição de transparência, deixando claro que a evidenciação não significa apenas divulgar, mas demonstrar com qualidade, oportunidade e clareza. Neste sentido, alcançar a transparência pretendida com o Disclosure, a instituição deve destacar informações qualitativas e quantitativas que possibilitem aos usuários formar uma compreensão das atividades desenvolvidas e dos seus riscos, observando os aspectos de tempestividade, detalhamento e relevância necessários. Definida sua abrangência, pode-se suscitar outro aspecto, a qual é o espaço ocupado pela evidenciação na estrutura conceitual da Contabilidade. Conforme, dispõe Iudícibus (2000), o entendimento que prevalece entre os estudiosos é de uma espécie de ligação entre os postulados, os princípios e os objetivos da Ciência Contábil, funcionando como um meio para se atingir essas diretrizes. Assim, o Disclosure está vinculado ao atendimento das características qualitativas da informação (compreensibilidade, relevância, confiabilidade e comparabilidade), de acordo aos conceitos do International Accounting Standards Board (IASB) (IASC, 2002), buscando torná-las mais útil e aumentando a capacidade de avaliação preditiva do usuário. Diante do exposto, considerando os aspectos descritos, Iudícibus (2000), apresenta uma síntese do papel da evidenciação, ao afirmar que: [...] é um compromisso inalienável da Contabilidade com seus usuários e com os próprios objetivos. As formas de evidenciação podem variar, mas a essência é sempre a mesma: apresentar informação quantitativa e qualitativa de maneira ordenada, deixando o menos possível para ficar de fora dos demonstrativos formais, a fim de propiciar uma base adequada de informação para o usuário O Papel da contabilidade na tomada de decisões No atual contexto empresarial, a informação é um recurso imprescindível para as empresas, podendo verdadeiramente representar uma vantagem competitiva para determinadas organizações (McGEE e PRUSAK, 1994; BEUREN, 2000). Segundo Kaplan (1996) é necessário que a empresa busque, através de seus administradores, o seu sucesso, tomando por base seus planos e objetivos e administrando eficientemente seus recursos, fazendo uso das ferramentas essenciais para a administração, das quais se destaca, na atualidade, a informação. De acordo a Oliveira (1997), toda empresa independentemente de seu porte, encontra-se inserida em um ambiente social, empresarial e econômico, aos quais deve estar completamente adaptada informacionalmente para que possa cumprir efetivamente seu papel, seja na satisfação de seus clientes seja na geração de recursos que remunerem o capital investido pelo proprietário. A quantidade de dados e informações a que as organizações estão expostas diariamente demanda um gerenciamento eficaz (BEUREN, 2000), sendo esse aspecto parte integrante do processo decisório dos dirigentes e gestores dentro das organizações. Se administrar é decidir, a continuidade de qualquer negócio depende das decisões tomadas pelos gestores dos vários níveis organizacionais dentro das atividades de planejamento e controle (BIO, 1985; ASSAF NETO, 1997). Há nas empresas uma multiplicidade de fontes e de usos da informação (DAVENPORT, 2000). Entre as várias fontes existentes nas empresas, destaca-se a Contabilidade, que como ciência responsável por todo o processo de mensuração, registro e comunicação dos fatos que envolvem a atividade empresarial (CARVALHO e NAKAGAWA, 2004) tem como principal função suprir de informação relevante os gestores, a fim de capacitá-los a alcançar os objetivos da organização com o uso eficiente de seus recursos (BEUREN, 2000). A Contabilidade possibilita à empresa coletar, processar e relatar informação para uma variedade de decisões operacionais e administrativas.

7 Segundo Marion (1988), a Contabilidade representa um instrumento que auxilia a administração a tomar decisões. Na verdade, ela coleta todos os dados econômicos, mensurando-os monetariamente, registrando-os e os sumarizando-os em forma de relatórios ou comunicados, que contribuem sobremaneira para a tomada de decisões. Para Simon (1970), a informação contábil tornou-se um instrumento importante de que dispõe o administrador para rever suas estratégias. Segundo Meigs, Johnson e Meigs (1977), as informações contábeis são úteis em todas as áreas de controle gerencial; planejamento, ação, controle e avaliação. Conforme Deitos (2003), o sistema de informações contábeis, desde que projetado para atender à necessidade de informações gerenciais de seus usuários, pode conferir a qualquer empresa, independentemente do porte, maior segurança no processo de tomada de decisões. Segundo a Comissão de Valores Mobiliários (CVM, 2011), a Contabilidade é uma ciência nitidamente social quanto a suas finalidades, pois, em última análise, por meio de suas avaliações do progresso das entidades, propicia melhor conhecimento das configurações financeiras e de rentabilidade, e, indiretamente, auxilia os acionistas, os tomadores de decisões, os investidores a aumentar a riqueza da entidade. A Contabilidade, além de gerar informações, permite explicar os fenômenos patrimoniais, construir modelos de prosperidade, efetuar análises, controlar e também serve para prever e projetar exercícios seguintes, entre tantas outras funções (OLIVEIRA, MÜLLER e NAKAMURA, 2000). O administrador precisa, no desempenho de suas funções, obter informações que lhe permitam acompanhar o desenvolvimento das atividades e avaliar os resultados decorrentes dessas ações, traçando metas e políticas que possibilitem o alcance de seus objetivos, quando se estabelece a relação entre a Contabilidade e a administração, pois é ela que pode oferecer ao administrador tais informações (PITELA, 2000). Assim, o que se depreende desses conceitos sobre Contabilidade é que seu objetivo básico é prover informações úteis para a tomada de decisão organizacional. Segundo o Conselho Federal de Contabilidade (CFC, 1995), as informações geradas pela Contabilidade devem propiciar a seus usuários base segura a suas decisões, pela compreensão do estado em que se encontra a Entidade, seu desempenho, sua evolução, riscos e oportunidades que oferece. Ainda, conforme destaca Santos (1998), tais informações teriam de ser úteis para prever, comparar, avaliar a capacidade de uma empresa em gerar riqueza futura e julgar a habilidade do administrador em utilizar os recursos da empresa com eficiência no atendimento de seu objetivo principal. Nesse sentido, o contador pode identificar a melhor forma de contribuir para que a organização alcance seus objetivos, a partir do conhecimento das variáveis que influenciam o processo decisório nas organizações (PAIVA, 2000). De acordo com Luciano (2000), na área financeira das empresas, as variáveis relevantes consideradas no processo decisório são: lucro, faturamento, custo, preço, liquidez, margem de lucro, rentabilidade, endividamento e patrimônio. A informação contábil se expressa por diferentes meios, como demonstrações contábeis, escrituração ou registros permanentes e sistemáticos, documentos, livros, planilhas, listagens, diagnósticos e descrições críticas (CFC, 1995; FIPECAFI, 2007). Não obstante, esses meios buscam prover os usuários das informações contábeis sobre aspectos de natureza econômica, financeira e física do patrimônio de uma entidade particularizada, atendendo, dessa forma, ao objetivo científico da contabilidade, qual seja, a correta apresentação do patrimônio e a apreensão e análise das causas das suas mutações (FIPECAFI, 2007). Por outro lado, Vasconcelos e Viana (2002) comentam que o maior dos objetivos da Ciência Contábil é levar ao usuário do produto contábil as informações de que ele necessita para gerir seus empreendimentos, o que ocorre por meio de relatos, pareceres, tabelas, planilhas e outras formas (FIPECAFI, 2007). Não obstante, para cumprir seu papel como fonte de informações úteis para o processo de tomada de decisão, a Contabilidade deve acercar-se de características fundamentais à administração, como ser útil, oportuna, clara, íntegra, relevante, flexível, completa e preditiva (fornecer indicadores e tendências), além de ser direcionada à gerência do negócio (OLIVEIRA, MÜLLER e NAKAMURA, 2000). Costa (2002) apud Cruz (2007) ressalta que a informação contábil é o produto da contabilidade sendo através dela, principalmente, que o contador expressa a sua importância nas organizações e complementa que ela deve ser útil e relevante para quem irá utilizá-la como informação para a tomada de decisão.

8 3. METODOLOGIA 3.1. Tipo de pesquisa Quando se consideram os objetivos gerais, Andrade (2002) e Gil (2006) classificam as pesquisas em três grupos: exploratórias, descritivas e explicativas. Para Gil (1999), a pesquisa exploratória é aquela desenvolvida no sentido de proporcionar uma visão geral acerca de determinado fato. Pesquisa descritiva, para Martins (1994), é aquela que objetiva a descrição das características de determinada população ou fenômeno, bem como o estabelecimento de relação entre variáveis e fatos. Em relação, a investigação explicativa, Vergara (2004), afirma que a pesquisa tem como objetivo principal tornar algo inteligível justificar-lhe os motivos. Desta forma, esclarecer quais fatores contribuem de alguma forma, para a ocorrência de determinado fenômeno. Considerando as classificações dispostas, e o objetivo deste estudo, caracteriza-se como descritiva. As naturezas das variáveis a serem levantadas são do tipo quantitativo e qualitativo. Quanto aos meios, pode-se classificar, ainda, o estudo, em pesquisa bibliográfica e estudo de caso. Segundo Gil (1999), a pesquisa bibliográfica é importante, pois: é desenvolvida a partir de material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos. (...) A principal vantagem (...) reside no fato de permitir ao investigador a cobertura de uma gama de fenômenos muito mais ampla do que aquela que poderia pesquisar diretamente. Beuren (2004) complementa afirmando que por meio destas bibliografias reúnem-se conhecimento sobre a temática pesquisada. O estudo de caso será utilizado para determinar os fatores e as influências da Contabilidade de Micro e Pequenas empresas de um escritório contábil do município de Rio Paranaíba. A utilização de estudo de caso é embasada na afirmação de Yin (2001), pois o autor aponta que por meio deste tipo de investigação é possível analisar um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto da vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto não estão claramente definidos Delimitação e operacionalização dos dados Para o delineamento do estudo, foram utilizados dados primários coletados de 27 micro e pequenas empresas constantes de um escritório de Contabilidade do município de Rio Paranaíba, MG. Também, foram levantados, dados secundários, que contemplem as dimensões da informação contábil e suas características. Há de se destacar que, para a coleta dos dados primários foram aplicados questionários estruturados para 40 clientes (MPEs), obtendo-se a resposta e a amostra de 27 empresas, ou seja, 67,5%. Ressalta-se que, a escolha do questionário estruturado se deveu principalmente na busca das distinções existentes entre as empresas quanto ao nível de utilização da Contabilidade. Uma vez que, segundo Lakatos (1996) as entrevistas estruturadas são elaboradas mediante questionário totalmente estruturado, ou seja, é aquela onde as perguntas são previamente formuladas e tem-se o cuidado de não fugir a elas. O principal motivo deste zelo é a possibilidade de comparação com o mesmo conjunto de perguntas e que as diferenças devem refletir diferenças entre os respondentes e não diferença nas perguntas. Além disso, como destaca Boni e Quaresma (2005), algumas das principais vantagens do questionário estruturado é que nem sempre é necessária a presença do pesquisador para que o informante responda as questões. O questionário consegue atingir várias pessoas ao mesmo tempo obtendo um grande número de dados, podendo abranger uma área geográfica mais ampla se for este o objetivo da pesquisa. Ele garante também uma maior liberdade das respostas em razão do anonimato, evitando vieses potenciais do entrevistador. Geralmente, através do questionário, obtêmse respostas rápidas e precisas. Mesmo sofrendo muitas críticas o questionário continua sendo muito utilizado nas diversas áreas. Para o estudo foram consideradas as seguintes dimensões na elaboração do questionário aplicado as 27 Micro e Pequenas Empresas de Rio Paranaíba (Quadro 1). Para a operacionalização dos dados, foram utilizadas estatísticas descritivas e tabulação cruzadas (cross tabs) entre as informações por meio do pacote estatístico SPPS Segundo Malhotra (2004), a tabulação cruzada é a combinação, em uma tabela única, das distribuições de frequências de duas ou mais variáveis. Promove o entendimento de como uma variável pode estar relacionada com outra, por exemplo, marca e gênero. Além disso, a tabulação cruzada origina tabelas

9 que refletem a distribuição conjunta de duas ou mais variáveis com um número limitado de categorias ou valores distintos. As categorias de uma variável são classificadas em cruzamento com as categorias de outras variáveis. Assim, a distribuição de frequência de uma variável é subdivida de acordo com os valores ou categorias de outras variáveis. Quadro 1 Dimensões e variáveis do estudo Dimensões Caracterização do Proprietário Caracterização da Empresa A Empresa e a Contabilidade 4. RESULTADOS E DISCUSSÕES Variáveis Sexo; Idade e Escolaridade Renda e Emprego Atividade; Período de Funcionamento e Número de Funcionários Sede Administração Metas, Missão e Objetivos Serviços Contábeis e Regime Tributário Sistema de Informação e Controle Opinião sobre a Contabilidade Demonstrações Contábeis; Tomada de Decisão e Estratégias Controles Contábeis e extras Contábeis 4.1. Caracterização dos proprietários das empresas do estudo A primeira parte do questionário permitiu identificar as características dos proprietários das empresas constantes na carteira de clientes de um escritório de contabilidade do município de Rio Paranaíba MG. A qual representou a amostra de 27 empresas de micro e pequeno porte. Por meio dos dados coletados foi possível analisar o perfil dos proprietários. Verificou-se, portanto que a maioria dos proprietários tem idade entre 31 a 50 anos representando 62,97% do total de questionários respondidos. Notou-se também que 66,67% dos proprietários são do sexo masculino e 33,33% são do sexo feminino. Em relação à escolaridade dos proprietários, na sua maioria, estes possuem apenas até o Ensino Médio, representando 33,33%, seguido respectivamente de 22,22% e 18,52% que possuem apenas o Ensino Primário e Ensino Fundamental. Salienta-se que, dos respondentes apenas uma proprietária possui curso superior completo e um possui pós-graduação. Esse cenário demonstra uma situação contrária à realidade nacional quanto ao ensino. Segundo dados do Ministério da Educação e Cultura MEC (2011), o nível de qualificação aumentou no Brasil, principalmente a inserção no ensino superior. Em 2010, o acesso ao ensino superior se elevou em 6,7%, resultado da expansão e interiorização das universidades. Além disso, os proprietários das empresas de Rio Paranaíba MG não estão aderindo aos cursos técnicos, geralmente oferecidos pelas agências de fomento a empresa (Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial - SENAC e Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas - SEBRAE), o que melhoraria sua qualificação e a consequente condução do negócio. Foi possível apurar a relação da dependência do proprietário quanto à renda gerada por sua empresa. Notou-se que, 14,8% dos proprietários possuem outro emprego e 85,2% trabalham apenas na própria empresa. Sendo que destes, a maioria que possui outro emprego é do sexo masculino. Destaca-se ainda que, 93% dos proprietários possuem a empresa como geradora de sua fonte de renda principal, não havendo proprietários com fonte de renda não representativa. Mesmo aqueles proprietários que possuem emprego a empresa é a sua fonte principal de renda Caracterização das empresas do estudo Para a caracterização das empresas avaliadas no estudo foram utilizadas variáveis relativas ao tipo de atividade, período de funcionamento, número de funcionários, administração e gestão, sede e aspectos sobre os regimes contábeis e fiscais. Quanto ao tipo de atividade observou-se que, das 27 empresas, 22 possuem como atividade principal o comércio (81,5%). Além disso, constatou-se que, não ocorreu a presença de indústrias e apenas uma empresa era prestadora de serviço.

10 Destaca-se ainda que, algumas empresas possuíam mais de uma atividade (4 empresas), as quais 3 empresas apresentavam as atividades de comércio e prestação de serviço, enquanto 1 empresa desenvolvia as atividades de comércio e agropecuária. Em relação ao período de funcionamento das empresas em relação ao tipo de atividade exercida, apontou os dados que as micro e pequenas empresas comerciais são aquelas com um período maior de atividade, entre 5 a mais de 10 anos de funcionamento. Aproximadamente 56% do total das empresas pesquisadas desenvolvem atividades a mais de 10 anos (Empresas Comerciais 15 unidades empresariais). Além disso, constatou-se que, poucas são as empresas que iniciaram as atividades em um curto período (1 a 3 anos), representando pequena parcela do total das empresas pesquisadas, 7,4%. Na caracterização do número de funcionários das empresas, verificou-se que, uma parcela significativa das empresas não possui funcionários, 7 MPEs, o que demonstra que o gerenciamento e as negociações são realizadas diretamente pelo proprietário. Além disso, constatou-se que, a maioria das empresas tem reduzido número de funcionários, 40,7% possuem apenas entre 1 a 3 funcionários e, 14,8% entre 4 a 7 funcionários. Apenas 3 empresas possuem um número maior de funcionários, 15 empregados. Em 2011, a realidade não é diferente. Segundo dados da Revista Pequenas Empresas e Grandes Negócios (2011), neste ano, as micro e pequenas empresas foram responsáveis pela geração de 70% das vagas de empregos e, ainda contribuirão em 20% na formação do Produto Interno Bruto (PIB). Quando questionado sobre a estrutura física das empresas estudadas, verificou-se que, em relação às instalações da empresa 62,96% possuem sede própria, destas 44,44% estão no mercado a mais de 10 anos. Enquanto que 18,52% das empresas com mais de 10 anos de atividade ainda não possuem sede própria. Notou-se que o 7,41% das empresas estudadas possuem até 3 anos de atuação no mercado (1 com sede própria e 1 com sede alugada). Questionou-se também a estrutura e definição das operações das empresas. Verificou-se que, 40,74% dos proprietários disseram ter suas metas definidas, 33,33% se dividem igualmente entre objetivos, missão e objetivos e metas, enquanto que 18,52% possuem os três quesitos. Outro fator a ser caracterizado, anteriormente a verificação do nível de utilização das informações contábeis na empresa é quanto à forma de contratação e prestação dos serviços contábeis nas MPEs estudadas. Conforme os dados apurados, 81,48% das empresas realizam sua contabilidade em escritório destinado para o devido fim e apenas 4 empresas (14,81%) possuem um profissional contábil exclusivo para estas atividades. Sendo que, destas MPEs, 17 das 27, ou seja, 62,96% das empresas utilizam o referido serviço e são optantes do regime tributário Simples Nacional, 2 (7,41%) realizam a apuração de seus tributos por meio do Lucro Real e 1 (3,70%) se enquadra no regime tributário de Micro Empreendedor Individual. A adesão ao Simples Nacional demanda menor burocracia na apuração dos tributos e nas rotinas contábeis das empresas. O que demonstra a inviabilidade na contratação de um funcionário contábil exclusivo para esta atividade. Ainda em relação aos serviços contábeis, se tratando de valores pagos pelos empresários aos serviços contábeis, 37,04% afirmam que pagam de R$100,00 a R$200,00 pela execução do trabalho, ressaltando que 7 dessas empresas são optantes pelo Simples Nacional. Outras 25,93% pagam entre R$200,00 a R$300,00 para o mesmo fim, utilizando o mesmo regime tributário. As empresas enquadradas no Lucro Real pagam acima de R$400,00. Mesmo quando a empresa possui o funcionário contábil contratado, as remunerações variam entre R$100,00 a R$300, ANÁLISE DA UTILIZAÇÃO DA CONTABILIDADE NAS EMPRESAS Como foi exposto anteriormente 81,48% das empresas processam suas informações contábeis externamente, abaixo nota-se que 85,16% delas (23 empresas) consideram os serviços contábeis indispensáveis. Entretanto, há de se questionar quantas destas empresas utilizam as informações contábeis para a tomada de decisão no gerenciamento das atividades empresariais. O termo indispensável na maioria das decisões pode estar atrelado às exigências tributárias do Fisco. Vilela (2000) em sua pesquisa afirma que, a contabilidade gerencial é parte fundamental da administração da empresa. Com a utilização de seus recursos pode-se prever muitos problemas ou antecipar soluções. O fato de aproximadamente 97% das empresas entrevistadas se utilizarem dos escritórios de contabilidade para efetuar os registros contábeis é um dos motivos pelos quais os pequenos empresários não se interessam pela contabilidade gerencial. Quando foi perguntado sobre

11 esse interesse, apenas 20% dos entrevistados realmente se interessaram em conhecer e aplicar as ferramentas gerenciais na empresa. Como a maioria das empresas (81,48%) processa suas informações contábeis em serviço terceirizado, questionou-se o controle interno das empresas quanto ao nível de informatização de seus sistemas. Das empresas estudadas grande parte possui sistema informatizado para fins de emissão de cupons fiscais, controle de dívidas a receber, e controle de dívidas a pagar. Na tabela abaixo se pode avaliar mais detalhadamente esses fatores. Observou-se que das 22 empresas optantes pelo Simples Nacional 13 delas possuem sistema informatizado para emissão de cupons fiscais, o que corresponde a 48,15% do total de respostas. Já aquelas que são optantes pelo Lucro Real todas afirmaram que possuem sistema informatizado para esse fim. Mas de modo geral pode-se afirmar que 62,96% das empresas utilizam algum sistema informatizado para esse fim. Quanto ao sistema informatizado para fins de controle das dívidas dos clientes observa-se que 59,26% das empresas alegam utilizar sistema informatizado para esse fim. Nota-se pela comparação entre as Tabelas 1 e 2 que o percentual das empresas que utilizam esse tipo de sistema no controle de dívidas dos clientes é o mesmo que das que o utilizam no controle de dívidas a pagar. Ainda por meio da comparação das tabelas referentes à utilização de sistema informatizado, percebe-se que uma empresa que se vale do regime de Micro empreendedor individual utiliza o referido sistema apenas para fins de controle de contas a pagar e a receber. Marcelino (2009) evidencia em seu trabalho que, 71,8% das organizações estudadas por ele utilizam sistemas informatizados em algum nível, mas ressalta que a maioria das micro e pequenas empresas não utilizam esse tipo de sistema. Segundo o referido autor 40% das microempresas não utilizam sistema informatizado. Tabela 1 Informatização e controle de dívidas a receber das empresas Regime Tributário Sistema Informatizado Controle de Dividas dos Clientes Sim Não % MEI 1 3,70% Simples Nacional ,48% Lucro Presumido 0,00% Lucro Real 2 7,41% Em Branco 2 7,41% Total ,00% Fonte: Dados da Pesquisa. Logo se percebe uma mudança significante no que se refere a esse aspecto, pois hoje devido até mesmo à exigências fiscais, como por exemplo, a emissão de notas fiscais eletrônicas, que estão aos poucos sendo implantadas obrigatoriamente nas organizações, as micro e pequenas empresas têm visto a necessidade de se informatizar, se não pelo todo, mas em parte de seus processos. Tabela 2 - Informatização e controle de dívidas a pagar das empresas Regime Tributário Sistema Informatizado para Controle de Dividas a pagar Sim Não % MEI 1 3,70% Simples Nacional ,48% Lucro Presumido 0,00% Lucro Real 2 7,41% Em Branco 2 7,41% Total ,00% Fonte: Dados da Pesquisa. Outro aspecto importante a ser destacado se refere à complexidade das informações contábeis fornecidas às empresas. Percebeu-se que, 33,33% dos respondentes, afirmam que a contabilidade (escritório contratado) não fornece nenhuma demonstração contábil. Outras 25,93% disseram que os prestadores do referido serviço fornecem apenas o Balanço Patrimonial, 29,63% que é fornecido a Demonstração do resultado do exercício (DRE), e somente 7,41% disseram que são fornecias ambas as demonstrações.

12 Verifica-se que, os prestadores de serviços contábeis também diminuem a importância das informações no gerenciamento das empresas, considerando somente a exigência para atendimento do Fisco, inviabilizando a utilização gerencial da contabilidade Quando se realiza a relação das Demonstrações Contábeis e a sua utilização para o gerenciamento das atividades da empresa verificou-se que, do total de respostas obtidas, apenas 29,63% disseram que utilizam as demonstrações contábeis no processo de tomada de decisões. Além disso, foi observado que, 18 empresas, ou seja, 70,37% das empresas pesquisadas consideram os serviços contábeis apenas pra fins de apuração de tributos. Destas 12 afirmam que não utilizam as informações contábeis para a tomada de decisões. Apenas 29,63% das empresas afirmam consideram a contabilidade, para gerenciamento de suas organizações. Destas apenas 2 empresas dizem que não utilizam a contabilidade no processo de tomada de decisões. Além do questionamento em relação à utilização das Demonstrações Contábeis e da finalidade da contabilidade, perguntou-se se a ciência contábil era utilizada na definição das estratégias pelas empresas. Observou-se que, 59,26% dos proprietários das empresas, consideram a contabilidade na definição de suas estratégias. Do total de resposta obtidas 37,04% apesar de considerarem as devidas informações na definição de suas estratégias vêm à contabilidade somente para fins de apuração de tributos. O que contradiz suas afirmações. Ainda sobre esse assunto, notou-se quando questionados sobre as estratégias de curto e longo prazo que na definição de estratégias de curto prazo, coincidentemente obtiveram os mesmos resultados do item acima, ou seja, 70,37% dos entrevistados consideram a contabilidade somente para apuração e 29,63% para o gerenciamento da empresa. Acerca do longo prazo, não diferentemente dos dois itens acima, 70,37% dos proprietários apontam que consideram a contabilidade na definição de suas estratégias somente para apuração de tributos, tendo o restante optado por considerá-la como gerenciamento da empresa. Ainda pelos dados obtidos, notou-se que, 66,67% das firmas estudadas realizam Fluxo de Caixa Diário, destas 18,52% afirmam que a contabilidade não fornece outras demonstrações contábeis. Enquanto 33,33% alegam não realizar fluxo de caixa diário, das que não realizam o referido controle, 14,81% afirmam que não são fornecidas outras informações contábeis. Sobre o controle empresarial, 88,89% das organizações realizam controle de estoques, e 18,52% delas alegam que a contabilidade não fornece nenhuma demonstração contábil. Enquanto 11,11% das empresas não realizam controle de estoques, destes 7,41% dizem que a contabilidade não fornece nenhuma demonstração. Percebeu-se também que 70,37% das respostas apontam que as empresas utilizam alguma forma de controle de dívidas a receber, na Tabela 3 notou-se que quando se trata do controle de dívidas a pagar o percentual de empresas que realizam controle de dívidas a pagar é ainda mais relevante 95,16%. Por meio desta análise pode-se concluir que as empresas estudadas têm uma preocupação relativamente maior com o controle de suas obrigações que com controle das suas dívidas a receber. Tabela 3 - Elaboração de controle de dívidas a pagar na empresa A contabilidade fornece Demonstrações Contábeis Além das demonstrações contábeis a empresa realiza Controle Dívidas a Pagar % Em Sim % Sim Não % Não Em branco branco Balanço Patrimonial 7 25,93% 0,00% 0,00% 25,01% Demonstração do Resultado do exercício 8 30,77% 0,00% 0,00% 29,68% Não fornece nenhuma demonstração 7 26,92% 1 3,70% 1 3,85% 33,25% Balanço Patrimonial e Demonstração do 2 7,69% 0,00% 0,00% 7,42% resultado do exercício Em branco 1 3,85% 0,00% 0,00% 3,71% Total 25 95,16% 1 3,70% 1 3,85% 99,07% Fonte: Dados da Pesquisa. No que tange ao planejamento tributário o percentual de empresas que o realizam é de 70,37% do total de questionários respondidos. Verificou-se a preocupação dos proprietários no %

13 pagamento dos tributos, uma vez que, como já identificado a principal preocupação das empresas e contabilidade da amostra é quanto à apuração dos tributos. Ainda questionando-se sobre a utilização das informações contábeis, verificaram-se quais são as principais fontes de dados, inclusive a contabilidade que os proprietários consideram para a tomada de decisão. Apontou os resultados obtidos que, 70,37% dos proprietários das empresas tomam suas decisões com base apenas no conhecimento adquirido, ou seja, pela sua experiência, e pouco mais de 15% estão divididos entre o auxílio da contabilidade com participação de membros da família (7,41%); auxilio da contabilidade e auxilio de funcionários (7,41%), ambos com conhecimento adquirido (experiência). Das 19 empresas que tomam suas decisões com base em suas experiências 13 delas não utilizam as informações contábeis no para tomada de decisões, ou seja, 48,15% do total de empresas estudadas, como pode ser observado na tabela abaixo. Fica claro por meio dos dados supracitados e da Tabela 4 que grande parte das empresas se utiliza apenas de suas experiências para tomar suas decisões e consideram a contabilidade somente pra fins de apuração de tributos e não utilizam as informações geradas por estes serviços no processo de gestão. Tabela 4 - Conhecimento e decisões dos proprietários A empresa utiliza as informações contábeis para tomada de Princípios das decisões do proprietário Decisões Sim Não Em Branco % Conhecimento adquirido - experiência ,37% Contratação de profissional terceirizado e Conhecimento adquirido - experiência 1 3,70% Auxílio da contabilidade; auxilio de funcionário e conhecimento adquirido - experiência Auxílio da contabilidade; auxilio e membro da família e conhecimento adquirido - experiência 2 7,41% 2 7,41% Auxílio de funcionário e Conhecimento adquirido - experiência 1 3,70% Auxílio da contabilidade e conhecimento adquirido - experiência 1 3,70% Auxílio membro da família e conhecimento adquirido - experiência 1 3,70% Total ,00% Fonte: Dados da Pesquisa. Além disso, notou-se que das empresas que utilizam as informações contábeis no processo de gestão, 22,22% afirmam utilizar as mesmas em poucas de suas decisões 11,11% (metade de suas decisões), sendo este mesmo percentual para as que utilizam na totalidade de suas decisões, e 55,56% delas não responderam a essa questão (Tabela 5). Em relação à decisão tomada sem considerar a contabilidade, verificou-se que 48,15% dos empresários agem de acordo com a preferência dos clientes, alegam outros 22,22% que atuam frente à influência do mercado, mesmo índice (22,22%) dos que apontam a influência do mercado e preferência do cliente como fator de consideração e decisão (Tabela 6). Tabela 5 Nível de utilização da informação contábil Nível de utilização Utiliza as informações contábeis na tomada de decisões Sim Não Em branco % Em poucas decisões 6 22,22% Em metade das decisões 3 11,11% Na totalidade das decisões 3 11,11% Em branco ,56% Total ,00% Fonte: Dados da Pesquisa.

14 Tabela 6 Fatores extra-contábeis para a tomada de decisão Em suas decisões considera A empresa utiliza as informações contábeis para tomada de Decisões Sim Não Em Branco Influência do mercado 6 22,22% Influência do mercado e preferencia dos clientes ,22% Preferencia dos clientes ,15% Decisões dos concorrentes e preferencia dos clientes 1 3,70% Outros 1 3,70% Total ,00% Fonte: Dados da Pesquisa. % 5. CONCLUSÃO Como se sabe a contabilidade tem um papel muito importante no processo de gestão das empresas, pois a mesma fornece aos gestores dados e informações que o auxiliam no processo de tomada de decisões. Com a utilização dos recursos contábeis é possível prever muitos problemas ou antecipar soluções. O presente trabalho teve como objetivo evidenciar até que ponto, as micro e pequenas empresas do município de Rio Paranaíba, MG têm utilizado as informações geradas pela contabilidade no processo decisório. Notou-se que, são poucas as empresas que utilizam a contabilidade no processo de tomada de decisões. A maioria dos gestores embasa suas decisões em conhecimentos empíricos, adquiridos pelas suas experiências de vida e no senso comum. Para tanto, inicialmente, analisou-se o perfil dos empresários do município da amostra do estudo e verificou-se que, a idade da maioria deles é na faixa dos 31 aos 50 anos, e que ao contrário do que indica a situação atual da educação, poucos deles possuem ensino superior ou técnico e, são em grande parte do sexo masculino. Constatou-se nesta pesquisa que, grande parte das empresas representa a principal fonte de renda de seus proprietários. Salientando que, até mesmo aqueles que possuem outro emprego possuem em sua maioria, a empresa como principal fonte de renda. Quanto à caracterização das empresas, notou-se que a maior parte atua no setor de comércio, e são optantes pelo regime de tributação Simples Nacional. Apesar de atualmente uma administração mais técnica ser de grande valia para uma gestão mais eficaz, grande parte delas é administrada pelos proprietários ou membros da família, que não possuem conhecimento aprofundado quanto às técnicas de gestão, e a fazem baseadas principalmente em suas experiências. Outro objetivo deste trabalho era identificar o nível de utilização das informações contábeis para a tomada de decisões, e foi possível constatar que pouco mais da metade das empresas que responderam ao questionário abstivera-se de responder a questão que abordava este assunto. E pouco mais de 20% dos que responderam, alegam que utilizam as informações geradas pela contabilidade no processo decisório. No que tange a realização de um planejamento tributário, 70,37% das empresas afirmam que realizam ou já realizaram o planejamento tributário, em algum momento em suas atividades empresariais. Porém, em relação à utilização de indicadores econômicos e financeiros, pode-se afirmar que, da mesma forma como na utilização das demonstrações contábeis no processo decisório, são poucas as empresas que os utilizam. Na realidade, pelo o que se observou os gestores possuem conhecimentos destes indicadores, entretanto a maioria deles toma suas decisões com base apenas em suas experiências. Uma explicação para isto pode ser o fato, de que a maiorias das organizações realizam a contabilidade em escritórios e na maioria das vezes apenas pra fins de apuração de tributos. Assim, pode-se afirmar que a contabilidade realizada por essas organizações é pro forma, o que quer dizer que grande parte das empresas realiza a contabilidade apenas como uma obrigação, para cumprir com as exigências legais.

15 Além disso, notou-se que, os próprios profissionais contábeis não incentivam a utilização das informações da contabilidade no processo gerencial. Constatou-se essa percepção quando questionado a apresentação de demonstrações contábeis as empresas. Muitas empresas se utilizam de outras ferramentas extra-contábeis para as suas decisões. Portanto, conclui-se que, com base no estudo observou-se que os empresários vinculam a contabilidade ao excesso de arrecadação de impostos. Isso pode decorrer do fato de que, os profissionais contábeis especializam e prestam serviços somente fiscais e, preterindo as informações contábeis no processo de tomada de decisão. Além disso, pode-se afirmar que, os gestores não têm o conhecimento das inúmeras informações que podem ser obtidas acerca da saúde econômico e financeira da empresa por meio das demonstrações contábeis, e o quanto estas podem auxiliar a tomar as decisões mais coerentes para a situação da empresa naquele momento. É inegável a importância das informações contábeis para a gestão de qualquer empreendimento empresarial. Como já foi mencionado, o empresário, na maioria dos casos, não possui conhecimentos contábeis suficientes e, por vezes, não consegue sequer avaliar sua importância. Por isso, caberia ao contador estreitar a aproximação, participar e conhecer mais a vida empresarial de seus clientes e demonstrar a relevância da contabilidade para uma adequada gestão empresarial. 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANDRADE, M.M de. Como Preparar Trabalhos para Cursos de Pós-Graduação: Noções Práticas. 5 ed. São Paulo: Atlas, ASSAF NETO, A. A dinâmica das decisões financeiras. Caderno de Estudos Fipecafi, São Paulo, Fipecafi, v.9, n.16, p.9-25, jul./dez ASSAF NETO, A. Estrutura e Análise de Balanços: Um Enfoque Econômico-Financeiro. 8 ed. São Paulo: Editora Atlas, BARBETTA, P. A. Estatística aplicada às ciências sociais. Florianópolis: Editora da UFSC, BATY, G. B. Pequenas e médias empresas dos anos 90: guia do consultor e empreendedor. São Paulo: Makron Books, BEUREN, I.M. Gerenciamento da informação: um recurso estratégico no processo de gestão empresarial. 2. ed. São Paulo: Atlas, p. BIO, S.R. Sistemas de informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, p. CARVALHO, A.M.R.; NAKAGAWA, M. Informações contábeis: um olhar fenomenológico. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE CONTABILIDADE, 17, 2004, Santos. Resumos Brasília: Conselho Federal de Contabilidade, p. BLATT, A. Análise de Balanços: Estrutura e Avaliação das Demonstrações Financeiras e Contábeis. São Paulo: Makron Books, BRAGA, R. Fundamentos e Técnicas de Administração Financeira. São Paulo: Editora Atlas, CASAGRANDE, N G. A Gestão da Informação como Estratégia de Acesso ao MERCOSUL pelas Pequenas Empresas de Santa Catarina: um diagnóstico do setor calçadista p. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis. CASTELLANI, F. A. A empresa em crise: falência e recuperação judicial de empresas. São Paulo: Saraiva, 2008.