CAPACITAÇÃO PATRIMÔNIO DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO & FINANÇAS DAFA PATRIMÔNIO

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1 CAPACITAÇÃO PATRIMÔNIO DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO & FINANÇAS DAFA PATRIMÔNIO

2 Administração Patrimônio 1.0 Patrimônio 1.1 Definição O patrimônio de uma organização/empresa são os bens, direitos e obrigações que a mesma possui, de acordo com a contabilidade e sua dimensão jurídica. 1.2 Grupos de Bens a) Bens de Ativos São bens imobilizados, duráveis, que sofrem depreciação e que fazem parte do ativo imobilizado da empresa com valor superior a R$ 326,62 conforme legislação da receita federal. Máquinas e Equipamentos câmeras digitais, filmadoras, retroprojetor, ar condicionado, etc. Computadores e Periféricos - HD externo, palmtop, notebook, desktop, scanner, impressoras. Veículos Caminhão, moto, carro. Embarcações barcos. Móveis e Utensílios estação de trabalho, geladeira, fogão, microondas. Terrenos Edificações imóveis (casa, salas) próprios. Software Licenças de softwares b) Bens de Pequeno Porte São bens duráveis, que não sofrem depreciação por esta com valor inferior a R$ 326,62 conforme legislação da receita federal. Pag. 2

3 1.3 Aquisição A aquisição de bens é realizada através do processo de compras online. IMPORTANTE: Toda aquisição de bens não realizados pelo caixa central ou que a compra tenha sido efetuada na cidade de origem da Regional ou PDA, a nota fiscal original deve ser enviada ao setor de patrimônio e a cópia ao setor financeiro. O procedimento também é válido para as compras com adiantamento de trabalho. 1.4 Equipamentos a) Disponibilidade A Visão Mundial disponibiliza equipamento eletrônico portátil para todos os colaboradores havendo necessidade para melhor desenvolvimento de suas atividades, não podendo ser emprestado a terceiros. b) Responsabilidade do Usuário O colaborador deve evitar situações que possibilitem o extravio/perda ou quebra dos equipamentos eletrônicos portáteis que estão sob sua responsabilidade. Para o caso de roubo/furto dos equipamentos eletrônicos portáteis e imóveis o colaborador deve registrar o Boletim de Ocorrência BO que será analisado pela Gerência Administrativa e diretorias de área Caso seja necessária ação judicial (Por perda, furto/roubo de bens em eventos e reuniões), o setor jurídico deve manter a Gerência de Administração e áreas informadas do processo. Não utilizar equipamento para fins particulares que representem prejuízo de qualquer natureza para a Organização, conforme Código de Ética e Conduta. Não burlar o sistema de segurança, conforme Manual de Segurança e Sistema de Tecnologia da Informação. Pag. 3

4 Não instalar programas/softwares não autorizados pelo setor de TI. Não copiar/usar programas licenciados da Organização para instalação em outro computador mesmo que seja para trabalho. O uso do pen drive, aquisição feita pela organização, só é permitido exclusivamente para fins de trabalho. Não é permitida a transferência de qualquer bem sem o conhecimento prévio por escrito para o setor de patrimônio e das Gerências de Administração e Tecnologia da Informação. O colaborador deve zelar pela manutenção dos equipamentos eletrônicos portáteis. Caso haja problema no equipamento, o colaborador deve entrar em contato com o setor de patrimônio para relatar o problema e para que sejam tomadas as devidas providencias. Pag. 4

5 1.5 Veículos Automotores a) Padronização Todos os veículos da Organização são comprado diretos da fábrica por haver redução do valor final do produto. b) Disponibilidade A Visão Mundial disponibiliza veículos para uso operacional, quando necessário, as gerência e diretorias. c) Utilização A direção do veículo deve ser delegada a um funcionário e prestador de serviço da Visão Mundial com contrato vigente, desde que tenha habilitação definitiva e nas categorias (A, B, C, D ou E) determinadas pelo Código de Trânsito Brasileiro, sendo ele responsável pelo cumprimento das normas de condução exigida por lei e Plano de Segurança da Organização, pelos passageiros e também pelo veículo enquanto estiver em seu poder. A renovação da habilitação é gerenciada pelo setor de patrimônio auxiliado pelo Sistema de Gestão de Frota. Os novos colaboradores que possuem carteira nacional de trânsito (CNH) e que precisem dos veículos da Organização para realização de atividades, deverão passar por um teste de direção com um condutor mais experiente de cada escritório, regional e PDA. d) Procedimentos Para o controle de uso compartilhado de veículos é necessário que o usuário preencha o formulário de Controle de Utilização de Veículos, exceto Diretorias de Área, e encaminhe mensalmente para o setor de patrimônio. 1.6 Infrações de Trânsito No caso de infração de trânsito que provoque multa ou qualquer outra penalidade, sendo notificado pela autoridade legal, é responsabilidade do infrator o pagamento no órgão competente, e quando for o caso, o mesmo deve assumir a penalidade prevista no Código de Trânsito Brasileiro CTB, como repassar para sua carteira de motorista a pontuação relativa à infração. Pag. 5

6 1.7 Seguro Todos os veículos (carros e motos) e embarcações da Visão Mundial possuem seguro total contra danos materiais, pessoais, terceiros e roubos, sendo o valor da cobertura limitada ao valor de mercado do veículo. 1.8 Manutenção É responsabilidade do usuário/colaborador, zelar e prover manutenção periódica do veículo para que esteja sempre em condições de uso, realizando a inspeção através do Check List de Vistoria do Veículo. A manutenção preventiva é realizada através de revisões de acordo com o manual de Propriedade do Carro e/ou Quilometragem especificada Check List de Vistoria do Veículo. A manutenção corretiva deve ser registrada pelo usuário/colaborador no formulário de Solicitação de Manutenção de Bens para que seja providenciado o conserto do veículo em empresa competente. No caso de reparos relativos ao mau uso do veículo, o responsável por este deve pagar pelo reparo, não sendo reembolsado pela organização, todas os gastos com o veículo são controlados e acompanhados pelo setor de Patrimônio através do Controle de Manutenção de Bens. A Visão Mundial não autoriza reembolso de despesas referente á compra de acessórios, equipamentos e manutenção do veículo sem autorização prévia escrita da gerência de administração. IMPORTANTE: Toda manutenção realizada nos veículos da Organização devem ser comunicada ao setor de Patrimônio e todos os documentos que comprovem a manutenção do mesmo, tais como notas fiscais e recibos também devem ser enviados ao setor. Pag. 6

7 1.9 Controle de Equipamentos e Veículos Automotores Sempre que houver transferência de bem patrimonial entre colaboradores, escritórios, setores, PDAs e Regionais o setor de patrimônio deve ser formalmente comunicado pois existe controle através do sistema operacional Microsiga e do Prontuário de Veículos ou Embarcações. O desaparecimento de um bem deve ser relatado para o setor de patrimônio e Diretorias de Área, para que seja autorizada a baixa e posterior comunicação a auditoria internacional WVI para o desaparecimento de bens acima de US$ Qualquer item de mobilizado e veículos, a título de doação ou venda, deve ser documentado mediante declaração de recebimento do beneficiário, especificando o uso a que será destinado Termo de Doação, Autorização de Venda e Declaração de Entrega. A venda de um bem patrimonial não deve ser feita diretamente a um colaborador da Visão Mundial, sem que se faça uma coleta de preços em que haja participação de terceiros com 3 (três) cotações. No caso de recolhimento de bens de algum projeto, seja por encerramento de suas atividades ou não, um documento/carta detalhado deve ser enviada ao setor de patrimônio e Diretoria de Área com as informações detalhadas. Os colaboradores que usam notebook, celular, veículo ou outro bem eletrônico portátil da Visão Mundial no seu trabalho em casa ou em viagem são responsabilizados pela guarda e zelo através do Termo de Responsabilidade de Equipamentos, Termo de Responsabilidade de Veículos e Termo de Concordância para Trabalho em Casa. Pag. 7

8 1.10 Inventário O setor de patrimônio realiza o inventário, a partir do Cronograma de Inventários de Bens da VMB estabelecido para cada Escritório, PDA e Regionais. E quando identificada não conformidade o responsável pelo patrimônio solicita uma posição do problema para a gerência do escritório, PDA s (administração direta) ou Regionais. Os bens serão baixados no inventário de acordo com os motivos: avaria, doação, extravio, reavaliação, roubo, sucateamento, venda, quebra, entrega do imóvel, substituição de equipamento por outro e não especificado. Qualquer baixa requer aprovação da Diretoria de Efetividade Organizacional. Segundo a legislação contábil e tributária, certas baixas do imobilizado devem ser suportadas por um laudo técnico, como o caso de equipamentos de informática que devem ser validados pelo setor de TI e Diretoria de Efetividade Organizacional. IMPORTANTE: Todo bem danificado, que após ser analisado por assistência técnica especializada não tiver mais condições de uso, deve ser solicitado à mesma um laudo de confirmação e retirado uma foto do bem e enviado ao setor de patrimônio, para preparação de documentação comprobatória da baixa. Pag. 8

9 1.13 Gestão de Frota e Abastecimento O sistema de gerenciamento permite gerar relatórios completos da performance de cada veículo e condutor. A atuação é feita 100% online, assegurando a autonomia na gestão. Para isto, cada condutor e/ou veículo é portador de um cartão magnético que é utilizado nas operações através da Redecard e Cielo, o que possibilita grande aceitação em todo o mercado brasileiro. a) Vantagens Dispensa convênios diretos com postos de combustíveis e oficinas. Elimina processos administrativos, como elaboração de planilhas, controle de quilometragem, dentre outros, gerando ganhos de produtividade. Acesso a todas as informações em tempo real via internet. Maior segurança no uso dos cartões, pois são vinculados à senhas individuais. b) Procedimento 1º Passo: Selecione a FUNÇÃO: 3. VOUCHER 2º Passo: Selecione a FUNÇÃO: 2. VOUCHER FROTA 3º Passo: Passe o cartão. 4º Passo: Digite o COD. CONDUTOR/MATRICULA 5º Passo: Escolha o serviço: 1. Abastecimento 6º Passo: Digite o código do combustível: 1. Gasolina, 2. Gasolina Aditivada, 3. Diesel, 4. Diesel Aditivado, 5. GNV, 6. Álcool 7º Passo: Digite a LITRAGEM. 8º Passo: Digite a QUILOMETRAGEM. 9º Passo: VALOR do abastecimento. 10º Passo: Confirme o VALOR. 11º Passo: Digite a SENHA. Pag. 9

10 1.14 Sistema de Rastreamento de Frota a) Finalidade Identificação e correção de possíveis falhas de condução dos nossos veículos, afim de evitarmos acidentes graves com os nossos colaboradores. b) Benefícios Botão de Pânico em contato 24 horas com a central; Monitoramento 24 horas pela central,7 dias por semana; Canal de Comunicação horas,7 dias por semana; Relatórios de controles de velocidades; Relatórios de Rastreamento (visualização no mapa e descrição dos endereços); Localização instantânea do veículo; Geoprocessamento via fotos de satélite ; Visualização dos mapas digitais de rastreamento no celular; Pag. 10

11 FIM OBRIGADO!!! Pag. 11