CURSO PRÁTICO E ESPECÍFICO PARA ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS E PARECERES NO SETOR PÚBLICO

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1 1 CURSO PRÁTICO E ESPECÍFICO PARA ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS E PARECERES NO SETOR PÚBLICO ismeniat@uol.com.br (61)

2 2 SUMÁRIO PÁGINA APRESENTAÇÃO 03 PARTE A Aspectos Gerais do Texto 1. O Relatório como instrumento de Comunicação Escrita Comunicação Escrita Profissional Níveis de Comunicação Qualidades Essenciais do Texto Vícios de Linguagem Emprego dos Pronomes de Tratamento 15 PARTE C Padronização do Texto 7. Planejamento do Texto Escrita de horas Uso de siglas Escrita de números Caminhos para uma boa Redação Questões Técnicas para Uniformidade do Texto 28 PARTE D Aspectos Gerais da Elaboração de Relatórios e Pareceres 13. O Relatório como instrumento de Comunicação Escrita Organização do Relatório Tipos de Relatórios Estrutura do Relatório Elementos que podem compor a estrutura do Relatório Fases da Elaboração do Relatório e do Parecer A Organização do Relatório e a Organização das Informações Modelos de Relatório e Parecer Exercícios Parecer Técnico Modelo de Parecer A Revisão Exercícios 48 PARTE E Bibliografia 61

3 3 APRESENTAÇÃO Em nenhum momento da história da humanidade foi tão importante desenvolver e aprimorar a geração, a absorção e a difusão de informações e de tecnologia. Em um mundo cada vez mais competitivo, as palavras de ordem são eliminar entraves burocráticos e barreiras tecnológicas e adotar políticas de flexibilização e adequação às mudanças de comportamento de uma sociedade cada vez mais exigente e consciente de seus direitos. Nesse novo contexto, a escrita técnica ganha um relevo todo especial. São centenas, milhares de textos a serem produzidos, revisados, adaptados e reescritos. São normas, procedimentos, manuais, relatórios de pesquisa e textos afins, que devem chegar todos os dias a leitores ávidos por obter informações, produtos e serviços capazes de exceder às melhores expectativas. Dominar a linguagem escrita com precisão tornou-se ferramenta vital para a propagação do conhecimento, e o profissional que conseguir aliar conhecimento técnico e qualidade comunicativa será cada vez mais valorizado e requisitado pelo mercado de trabalho. Isso porque essa sociedade que tem pressa sepultou de vez a imagem exótica do cientista enfurnado em seu laboratório, que não tinha que prestar contas ou fazer concessões a ninguém que não a seus pares ou superiores imediatos. Se hoje vivemos a era da informação e do conhecimento, torna-se inevitável a constatação de que a escrita técnica terá forçosamente de se adaptar às exigências desses novos tempos, em que os avanços notáveis da informática propiciaram a expansão e a democratização do conhecimento. Diante da Publicidade infinitamente maior da informação, todo e qualquer esforço no sentido de imprimir maior Transparência e Clareza às comunicações será bem-vindo e apreciado pela sociedade, sem que isso necessariamente signifique que o redator de textos técnicos tenha que abrir mão das peculiaridades inerentes a seu ofício. Diferentemente do texto jornalístico contexto em que se admite linguagem mais distensa e muitas vezes próxima da linguagem oral a escrita técnica deve preservar a Formalidade. Isso implica a eliminação de coloquialismos e de regionalismos, além do respeito rigoroso às regras gramaticais, caracterizadoras do padrão culto da Língua. Nessa mesma linha de raciocínio, o redator deve ainda evitar linguagem figurada, malabarismos verbais, contorcionismos sintáticos, abuso de sinônimos e outros recursos de estilo, considerados impróprios ao contexto da escrita técnica. Em nome da clareza, objetividade e impessoalidade devem comandar o processo comunicativo. Este curso tem como objetivo aprimorar técnicas de elaboração de textos escritos, como Relatórios e Pareceres, para auxiliá-los na árdua tarefa de redigir.

4 4 O RELATÓRIO COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAÇÃO ESCRITA Qual foi a última vez que você precisou ler um relatório escrito por outra pessoa? Gostou do que leu, ou pelo menos achou fácil? Com que impressão ficou sobre o assunto ou sobre o autor do texto? O texto o estimulou, de imediato, a concordar com sua mensagem ou a partir para a ação? Provavelmente não. Na maioria das vezes, os relatórios não são bem escrito e um texto mal redigido causa desinteresse. Um bom relatório é uma coisa rara por inúmeras razões. Muitas vezes são escritos com pressa, tomam como modelo fórmulas ou formatos ultrapassados ou são realmente documentos padronizados, talvez um pouco distorcidos para satisfazer a exigência de uma ou outra chefia. Além disso, eles sempre têm falhas que praticamente asseguram que será um aborrecimento sua leitura. Carecem de estrutura, de lógica e de estilo. Usam dez palavras para exprimir uma ideia que poderia ser expressa em três. Tais relatórios são de difícil compreensão e podem realmente desinformar, falhando, portanto, quanto à proposta almejada. O modo de trabalhar desempenha um papel preponderante. Grande parte do que se escreve parece feito no piloto automático e os vícios que enfraquecem tanto o que poderia ser uma boa redação técnica, comprometem o texto, porque deixamos de pensar sobre o quê estamos fazendo. Redigir é fruto de um trabalho árduo. Lembre-se: quem escreve pode até copiar, mas quem redige, cria, dá vida ao texto. Veja, 99% (noventa e nove por cento) é transpiração mesmo e apenas 1% (um por cento) pode ser inspiração, portanto empenhe-se sempre em melhorar, pois na vida profissional você redigirá o tempo todo. Quanto mais você escreve mais melhora sua produção textual. Como acontece em muitos casos, o que faz a qualidade do texto não é um único fator e sim uma combinação deles. Um relatório é produto de uma reflexão séria, não deve ser escrito às pressas, Deve ser bem revisado, sem mistura de gíria profissional, palavrório empolado e confuso. Não se quer aqui, na verdade, apenas criticar os modelos já existentes, de maneira negativa. O que se quer é dar oportunidade às pessoas que redigem dessa forma produzir algo melhor para seus leitores e consequentemente para sua instituição. Sabemos que o profissional hoje tem muitas tarefas a cumprir, mas necessitamos de momentos mais tranquilos para redigir. Há várias maneiras de se conseguir isso. Desde uma boa negociação com o chefe até mesmo procurando se isolar dentro da própria instituição. Preparar um bom relatório não se resume em tomar uma série de cuidados. O processo é delicado. Cuidado porque é muito fácil perder o sentido do que você está querendo dizer. Uma oração, uma frase ou até mesmo uma palavra mal empregada podem comprometer a clareza do texto. O cuidado com os detalhes para evitar erros é fundamental. Os relatórios devem causar no leitor uma boa impressão e serem de fácil leitura. É fundamental que se tenha um estilo agradável e acessível. A preocupação com o leitor deve ser o tema central do seu texto. Você só precisa ter em mente as ocasiões em que deve se comportar mais como leitor do que como autor. Os leitores precisam sentir que o relatório foi escrito na linguagem adequada para eles visando às suas necessidades. Às vezes é necessário fazer duas versões do texto, uma mais técnica e outra para os não-especialistas, de modo que, assim, ambos os grupos se percebam considerados. Como resultado, seus relatórios parecerão legíveis e a recompensa é a de que eles realmente serão lidos. Portanto, você precisa saber que objetivos pretende alcançar. Escrever um relatório deve ser encarado como um meio para atingir um fim. Você precisa saber claramente por que o está redigindo. É necessário estabelecer objetivos bem definidos. Nunca se deve colocar diante da tela do computador sem ser capaz de responder à pergunta: Por que estou escrevendo este documento? E fazê-lo de modo direto, preciso e exato. Por isso é muito importante elaborar um planejamento para compor seu texto. Ele vai lhe auxiliar a produzir um documento dentro dos padrões de qualidade exigidos em seu trabalho.

5 5 PARTE A - Aspectos Gerais do Texto C o m u n i c a ç ã o E s c r i t a P r o f i s s i o n a l Pensamos com palavras e, ao escrever, procuramos captar nossos pensamentos. Escrever é, portanto, um processo criativo que nos ajuda a selecionar nossas ideias, preservando-as para posterior consideração. ROBERT BARRASS Ao nos comunicarmos com outra pessoa, temos sempre algum objetivo. Então, é preciso que nos fixemos em três elementos básicos: Emissor - o serviço público Receptor - a audiência (quem lerá o documento) Mensagem - o documento expedido pelo poder público Para que nosso objetivo seja alcançado, é necessário que o receptor da mensagem a entenda perfeitamente; caso contrário, o processo de comunicação não se completa e o esforço e o tempo gastos por ambas as partes terão sido em vão. Escrever bem é escrever muito? É utilizar termos que levem o leitor, repetidas vezes, à busca do dicionário? É esbanjar conhecimento de forma desnecessária? Definitivamente NÂO. Devemos, com urgência, tomar como norma máxima e irremovível, que escrevemos para nos comunicar, não para impressionar. Irretocável. O que se diz para a redação de atos normativos, pode se dizer para todos os tipos de comunicação (oral ou escrita), desde um simples comunicado, até um Memorando a um departamento. A falta de clareza e de concisão, bem como algumas outras armadilhas que tornam confusa nossa comunicação, serão abordados adiante, no intuito de, tomando consciência de que existem, podermos evitá-las. AUDIÊNCIA É sabido que, no decorrer de nossa vida profissional e pessoal, tratamos com pessoas dos mais variados níveis intelectuais e, por conseguinte, de percepção. Fica claro que, com um mínimo de bom senso, devemos saber nos dirigir a cada uma delas de maneira que a mensagem lhe fique inteiramente nítida, sob pena de o processo de comunicação não se concretizar. É a chamada adequação vocabular. Precisamos ter em mente que o foco do falante ou redator está no leitor e que, ao redigir algo, deve ter clareza que é para alguém ler. Em nenhuma instituição há uma audiência única. Existem setores que se obrigam a comunicar com receptores desiguais quanto ao entendimento da mensagem que estamos querendo transmitir. Seria razoável dirigirmo-nos a um pequeno agricultor, em princípio com poucas "luzes", dizendo que "o teor contraditório e intempestivo de sua consulta não nos dá margem a uma resposta peremptória, inobstante possamos revê-la oportunamente e à luz de fatores supervenientes? Resposta extremamente inócua travestida de "primorosa redação". Inócua porque, não sendo entendida, vai obrigá-lo a nos procurar novamente, acarretando mais uma resposta, mais tempo despendido, mais papel (ou voz), perda de tempo, desperdício de material, mais... mais... Não se trata de discriminação, mas repetimos, de bom senso. Talvez o cliente só quisesse saber se haveria onde buscar recursos para iniciar uma plantação de cebolas. Bastaria que disséssemos: - "Sim, em tal lugar" ou, simplesmente, "Infelizmente, não". E, ainda que o interlocutor fosse mais letrado, a resposta poderia ser menos pedante e mais objetiva. O importante é atingir nosso objetivo claramente e de imediato. Assim sendo, temos que simplificar o texto para que a nossa comunicação seja realmente efetivada. Queremos lembrar que simplicidade não deve ser confundida com pobreza de expressão. Cuidado!

6 6 Os níveis de comunicação são três: NÍVEIS DE COMUNICAÇÃO Acima/ ascendente - seus superiores e profissionais de outra instituição. Ao lado/ horizontal - seus colegas, na mesma posição hierárquica. Abaixo/ descendente - profissionais que trabalham sob sua gerência/chefia. Acima - Neste nível, o tratamento é por tentativa. Como você não tem certeza de que suas ideias serão aceitas, o tratamento deve demonstrar respeito e consideração, para ganhar a possibilidade de aceitação. Ao lado - Neste nível, o tratamento indicado é o direto, o positivo, que trata as ideias de frente, sem mesuras ou vacilações. É um olho no olho por escrito, formal, amistoso e educado; porém franco, onde se diz o que deve ser dito. Na escolha das palavras, cuidado para não desviar do tratamento positivo para impositivo. Abaixo - Sua posição, aqui, é de autoridade. Por isso, o tratamento deve ser decisivo, afirmativo ou impositivo (em certas ocasiões e sob certas circunstâncias).este é o tratamento adequado para formular decisões ou dar ordens. Cuidado para que as palavras de simpatia e de educação não enfraqueçam suas ideias e deem a entender que você está fraco na sua posição. AS INTENÇÕES E O NÍVEL DE ADEQUAÇÃO Intenção Solicita Pede Propõe Sugere Informa Afirma tentativamente Comunica Informa Solicita Dá parecer Aconselha Afirma positivamente Recomenda Sugere Autoriza Adverte Decide Afirma decisivamente Ordena Proíbe Solicita Impõe (normas, procedimentos) Nível Ascendente Horizontal Descendente

7 7 QUALIDADES ESSENCIAIS DO TEXTO De um texto literário, espera-se brilho, elegância e originalidade. Nada impede, porém, que textos administrativos também sejam brilhantes, elegantes e originais. Todavia, quando se há de optar, devem prevalecer na redação técnica a clareza, a correção e a simplicidade. Clareza, correção e simplicidade costumam andar juntas. Parece haver pouco sentido na discussão se o mais importante é a comunicação ou a correção do texto porque texto incorreto, em geral, peca também por falta de clareza e de sobriedade. Leva-se em consideração que o importante é comunicar, mas essa postura deve decorrer do conhecimento da língua, deve-se romper as dificuldades de manejar o idioma e jogar por terra a preguiça do redator. Devemos ter a posição consciente de que redigimos para nos fazer entender. Tanto é importante comunicar como comunicar bem. Na área federal, têm sido observados textos legais e documentos normativos mal redigidos, os quais têm provocado perdas para a comunicação entre as Organizações. Preocupe-se com o estilo Em redação, denominamos estilo a maneira de produzir um texto, variando em função dos objetivos a alcançar e das circunstâncias que condicionam a elaboração da mensagem. O caráter informativo e analítico da redação aplicado ao contexto organizacional impõe limites ao redator, exigindo obediência a determinados critérios estilísticos, inerentes à linguagem empregada ao descrever, expor, discutir, interpretar e analisar fatos, ideias e conceitos No tocante ao estilo, há de se respeitar tanto as palavras como as normas da gramática. Se sons têm timbre, palavras têm conotações. Cada palavra tem peso específico. Sinônimos perfeitos se existem, são raros. É preciso buscar a palavra adequada a cada caso. Por exemplo: "Realizar" tem conotação de concretude, de coisa real, de algo material. "Realizar um objetivo" não fica bem. Objetivo é um ponto no futuro que, quando muito, se alcança. "Propiciar" tem conotação de coisa boa, a favor - pró. Dizer que tal medida "propiciou prejuízos" não soa adequado. "Departamento dotado de instalações obsoletas" parece sadismo, pois "dotado" vem de "doar", "dote". Quem iria dotar um Departamento de coisas ruins? Fuja das palavras inúteis Economizar palavras confere vigor ao texto e melhora o estilo. É também respeito às palavras evitar o uso de termos vazios de sentido, caídos no texto "por gravidade". "Existente" é um deles. Não é raro encontrar em documentos textos como este: "Serão analisadas as possibilidades existentes sobre o assunto". Ora, como não se pode analisar possibilidades inexistentes, esse "existente" nada acrescenta ao texto, portanto deve ser eliminado. Há muitas armadilhas tendentes a criar um texto esparramado e frouxo, em que alguns redatores caem fácil. Escrever é economizar. Economize palavras e seja bem abundante nas ideias. I. CLAREZA Significa ser compreendido sem dificuldade. Obtém-se a clareza ao: ordenar as ideias e as palavras; evitar os períodos longos e as intercalações excessivas; escolher adequadamente o vocabulário fugir da gíria e do coloquialismo; utilizar os termos técnicos somente quando forem indispensáveis;

8 8 evitar ambiguidades e cacofonia; pontuar adequadamente o texto; evitar acúmulo ou excesso de fatos, opiniões ou aspectos; ter cuidado especial com o uso do adjetivo e do advérbio; preferir períodos curtos, coordenados; fugir dos períodos subordinados longos e vagos; desenvolver o texto em torno de ideias principais; evitar acúmulo de ideias secundárias que enfraquecem as primeiras e dispersam o leitor. II. OBJETIVIDADE Objetividade, clareza e concisão são aspectos do texto que caminham juntos. A falta de algum deles pode prejudicar o percurso da leitura. Ser objetivo é ir diretamente ao assunto que se deseja abordar, sem rodeios, sem redundâncias. Para conseguir isso, é fundamental que o redator saiba de antemão qual é a ideia principal da mensagem e quais as secundárias, pois aquela deve vir primeiro que estas. Para se escrever bem, é preciso separar a ideia principal das secundárias. A mistura dessas ideias causa a falta de eficácia de tantos textos administrativos. A objetividade conduz o leitor ao contato mais direto com o assunto e as informações sem subterfúgios, sem excessos de palavras e ideias. É errado supor que a objetividade suprime a delicadeza de expressão, reduzindo o texto, ao máximo, tornando-o rude e grosseiro. TÉCNICAS PARA ESCREVER COM OBJETIVIDADE Identificar a ideia principal. Identificar as ideias secundárias. Identificar quais as ideias que interessam ser expressas e quais as que devem ser dispensadas. III. COERÊNCIA A coerência seleciona as ideias, central e secundárias, escolhendo as mais importantes e cimentando-as por meio de um ponto comum. A coerência organiza a sequência das ideias, de modo que o leitor perceba facilmente como elas são importantes para o desenvolvimento do texto. Mesmo que todos os períodos do parágrafo estejam relacionados entre si, ou deem suporte à ideia principal, se faltar a organização dessas ideias, o texto ficará confuso e sem coerência. Quando é que podemos dizer que um texto é coerente e apresenta unidade? Basicamente, quando existe harmonia entre as palavras, isto é, quando elas apresentam vínculos adequados de sentido, e quando a mensagem organiza-se de forma sequenciada, tendo um início, um meio e um fim, sem contradições ou mudanças bruscas do pensamento, mantendo a unidade textual. Os problemas de incoerência entre as palavras são, muitas vezes, causados pela confusão entre o que se diz e aquilo que realmente se quis dizer. As frases abaixo, retiradas de relatórios da área agrícola, são exemplos hilariantes dessa situação:

9 9 Os anexos seguem em separado. Trajeto feito a pé, porque não havia animal por perto. Despesa grátis. Acho bom o Banco suspender o negócio do cliente para não ter aborrecimentos futuros. A máquina elétrica financiada é toda manual e velha. Tendo em vista que o mutuário adquiriu aparelhagem para processar inseminação artificial, e que um dos touros holandeses morreu, sugerimos que se fizesse o treinamento de uma pessoa para tal função. Visitamos o açude da fazenda e, depois de longos e demorados estudos, constatamos que o mesmo estava vazio. IV. CONCISÃO Em respeito ao tempo do leitor, o escritor deve ser breve. Por isso, na apresentação das ideias, deve se esforçar para economizar palavras e frases, cortando o que for desnecessário. Às vezes, a eliminação de palavras ou frases leva o escritor a cortar períodos inteiros. Ótimo, o leitor sai ganhando. Também ajuda na concisão do texto, a substituição de palavras e expressões longas por outras mais breves. No final, o texto fica mais ágil e fácil de ler. Se for possível usar todas as ideias com poucas palavras, o redator encontrou a fórmula ideal para o seu texto. Economia de palavras, sim; de ideias, jamais. 1. O máximo de informações com o mínimo de palavras. Exemplo: Esta tem o objetivo de comunicar = Comunico. 2. Eliminar os clichês. Exemplo: Nada mais havendo a declarar, subscrevemo-nos. Substitua por: Atenciosamente, 3. Cortar redundâncias. Exemplo: Em resposta ao Ofício enviado por Vossa Senhoria. Prefira: Em resposta a seu Ofício 4. Retirar ideias excessivas Informamos que a entrada, a frequência e a permanência nas dependências desta Seção são terminantemente proibidas, seja qual for o pretexto, a pessoas que não fazem parte de seu quadro de funcionários. A melhor redação seria: É proibido entrada de pessoas estranhas. Nada de acumular palavras e ideias secundárias, enfraquecendo a ideia principal. Nesse caso, são cortadas as informações consideradas não relevantes. Eliminam-se introduções não significativas, explicitações de termos desnecessários, informações ilógicas. Cuidado para não condensar demais as informações, tornando o texto denso e duro. O texto administrativo deve ter cordialidade e elegância de expressão frente ao destinatário. A concisão não significa enxugar o texto de seus elementos de realce. Muitas vezes, você poderá utilizar uma palavra só para dar ênfase ou explicitar a articulação das ideias. Exemplo: Como já é de seu conhecimento. A palavra já poderia não ter sido usada, mas neste momento, a sua presença indica que a informação não era novidade. A concisão está intimamente ligada à redução de um texto. E, na redução do texto profissional, devem ser observados os seguintes critérios:

10 10 REDUÇÃO EXTENSIVA: trata-se da substituição de vocábulos e expressões por outros equivalentes no sentido, porém mais curtos. Exemplos: O acordo foi assinado porque assim pediram todos a pedido de todos Atos de guerra bélicos Pessoa sem discrição indiscreta Fazer uma viagem viajar Pôr as ideias em ordem ordenar Principal problema: excesso de quês: Um empecilho sintático extremamente comum à concisão é o excesso de quês. Ele é ocasionado pela transposição, para a escrita, de um fluxo ininterrupto do pensamento, sem que haja o devido cuidado com a estrutura frasal daquilo que é transmitido. Como corrigi-lo? O excesso de quês pode ser facilmente corrigido com algumas substituições, de uso comum na língua. Observe primeiramente os exemplos: Exemplo: Espero que me respondas a fim de que se esclareçam as dúvidas que dizem respeito ao assunto que foi discutido. Forma reduzida Classe gramatical Que me respondas Resposta Substantivo abstrato Que se esclareçam Esclarecer Verbo no infinitivo Que dizem respeito a respeito, sobre Locução prepositiva Que foi discutido Discutido Particípio passado Espero (sua) resposta a fim de esclarecer as dúvidas a respeito do (sobre o) assunto discutido. Outros casos: Substituição da oração adjetiva por uma palavra equivalente. Ex.:Redator que não se cuida produz textos confusos. Redator descuidado produz textos confusos. b) Substituição da oração adjetiva por um substantivo seguido de complemento. Ex.: Um diretor, que detinha pouco conhecimento, foi exonerado. Um diretor, detentor de pouco conhecimento, foi exonerado. c) Substituição da oração desenvolvida por substantivo abstrato ou verbo no infinitivo. Ex.: Quero que saibam que chegarei dia 10. Quero que saibam da minha chegada dia 10. É necessário que se obedeça às leis. É necessário obedecer às leis. d) Substituição da forma composta com o auxiliar ser, pelo verbo no particípio. Ex.: Aguardo seu pronunciamento sobre o material que foi remetido para análise. Aguardo pronunciamento sobre o material remetido para análise.

11 11 É importante ressaltar que a substituição do pronome relativo que ou da conjunção integrante que não é sempre necessária, cabendo ao emissor da mensagem avaliar quando será melhor efetuá-la ou não. REDUÇÃO SELETIVA: neste caso são cortadas as informações consideradas não relevantes. Normalmente, eliminam-se introduções textuais não significativas, explicitação de termos desnecessários, informações sem decorrência textual etc. Ex. Temos a satisfação de levar ao conhecimento de Vossa Senhoria que, nesta data, pela Transportadora Transnorte e, em atendimento ao seu prezado pedido n. 432/05, de 18 de janeiro de 2006, demos encaminhamento, pela Nota Fiscal nº 167, às mercadorias solicitadas pelo Departamento de Compras de sua conceituada empresa. Reescrevendo o texto anterior a partir do corte das informações secundárias e irrelevantes, teremos: Informamos que as mercadorias constantes de seu pedido nº 432/05 foram encaminhadas em , pela Transportadora Transnorte, junto à nota fiscal nº 167. REDUÇÃO ESTILÍSTICA: trata-se da eliminação de elementos vistos como antiquados ou desnecessários, em geral, como redundâncias, circunlóquios, vocabulários sem significação precisa etc. Ex. Em resposta à sua solicitação feita através do Ofício 235 de 20 de fevereiro de Em resposta à solicitação do Ofício 235/2008. Outros casos: Ex.: Todos os candidatos fazem campanha. Essa palavra todos sobra. Corte-o sem pena! Os candidatos fazem campanha Vou ao teatro todas as terças-feiras. Vou ao teatro às terças-feiras. O artigo indefinido torna o texto vago, impreciso. Em 99% das frases, é gordura pura! Ex.: Ciro Gomes deu (uma) entrevista agressiva à revista Época. FHC quis implantar (um) novo capitalismo. Os pronomes possessivos seu, sua tornam o enunciado ambíguo. Corte-os. Ex.: No (seu) pronunciamento, Bush condenou Israel. No acidente, quebrou a (sua) perna e fraturou os (seus) dedos. V. CONVICÇÃO Se as palavras revelarem insegurança, incerteza, a posição do redator será enfraquecida, uma vez que o leitor o estará julgando e avaliando pela firmeza da sua posição. Ao escrever, mostre que você entende do seu problema, indicando que você sabe o que e por que está escrevendo. Tome posições claras e seguras, utilizando palavras simples, mas precisas e exatas, certo ou errado, você só tem uma oportunidade para expressar suas ideias. Se você vacilar, não será levado a sério.

12 Na construção de um tom de voz positivo, tome cuidado para não exagerar. Nunca apresente informações que não possam ser provadas; não suponha nada, nunca utilize o ouvi dizer. Tome cuidado com o achismo. Não hesite, não vacile, não se mostre indeciso. Certas palavras ou termos podem sugerir que você não está inteiramente certo das suas ideias, induzindo o leitor a não concordar com o que você diz (e a não agir como você deseja). Veja estas construções: Ruim - Se você acredita que minha reclamação procede, por favor, providencie a reunião com a equipe. Melhor - Por favor, providencie a reunião com a equipe. Ruim - O plano, salvo melhor juízo, é um excelente instrumento estratégico, contando que seja disseminado no órgão. Melhor - O plano é um excelente instrumento estratégico e deve ser disseminado no órgão. Ruim - Pensei que você gostaria de dirigir a próxima reunião Melhor - Você gostará de dirigir a próxima reunião. Ruim - Espero que você tenha condições de me enviar folhetos e fotos. Melhor - Por favor, envie-me folhetos e fotos. Expor as ideias e as conclusões com firmeza. Não utilizar expressões que denotem insegurança, como SMJ, parece que ou entendemos que. VI. RELEVÂNCIA Expor apenas aquilo que tem importância dentro do contexto e que deve ser levado em consideração. Não discorrer sobre informações que não resultem em conclusões ou não levem a nada. Por outro lado, esteja sempre certo de que incluiu, no texto, todas as informações pertinentes sobre o seu problema. Você não pode deixar dúvidas na cabeça do leitor. Preste todas as informações que forem necessárias. VII.COESÃO TEXTUAL 12 Veja este exemplo: A inflação é a maior inimiga da Nação. É meta prioritária do governo eliminá-la. Observe que aqui estão duas ideias diferentes, separadas em duas frases isoladas, sem relação entre si. Faltam palavras de ligação entre elas (relacionam as ideias do texto), que manterão a coesão textual, a unidade da mensagem. Se as juntarmos com uma palavra de ligação correta, estas duas frases passarão a se relacionar e o raciocínio ficará mais claro. Veja esta redação: A inflação é a maior inimiga da Nação; logo, é meta prioritária do governo eliminá-la. As palavras de ligação são cruciais no texto. Além de facilitarem o entendimento da mensagem pela interligação das ideias, tornam o texto mais fácil de ser lido e compreendido.

13 13 ELEMENTOS DE COESÃO TEXTUAL IDEIAS PALAVRAS EXPRESSÕES Adição e, nem e não, não só...mas também, tanto...como, não apenas...como Alternância Ou ou...ou, ora...ora, quer...quer, seja...seja Causa porque, pois, porquanto, que, dado, visto, por, como devido a, graças a, por causa de, em vista de, em face de, já que, visto que, uma vez que, em razão de, em virtude de, dado que Comparação como, qual tal como, assim como, do mesmo modo que, como se Condição se, caso, sem, salvo, mediante a menos que, contanto que, exceto se, a não ser que Conformidade como, conforme, consoante, segundo tão, tal, tanto, tamanho...que em conformidade com, de acordo com Consequência imprevista Consequência Assim, logo, pois, portanto Lógica Finalidade para, porque, que para que, a fim de que, a fim de, com o fito de, com a intenção de, com o propósito de, com o intuito de Oposição embora, conquanto muito embora, apesar de, não obstante, a despeito de, sem embargo de, mesmo que, ainda que, em que pese, posto que, se bem que, por muito que, por mais que Oposição/ adversidade Proporção Restrição Tempo (frequência, ordem, duração, sucessão, anterioridade, posterioridade) mas, porém, contudo, todavia, entretanto que (pronome relativo) quando, enquanto, apenas, ao, mal, então, enfim, sempre, imediatamente, agora, anteriormente, afinal, raramente, finalmente, agora, hoje, nunca de modo que, de forma que, de sorte que, de maneira que, tanto que por conseguinte, assim sendo no entanto à proporção que, à medida que antes que, logo que, sempre que, assim que, depois que, desde que, toda vez que, cada vez que, logo depois, logo após, a princípio, pouco antes, pouco depois, às vezes, por vezes, não raro, ao mesmo tempo, nesse ínterim, nesse meio tempo, enquanto isso Essas e outras mais auxiliam o redator a manter unidade entre os diferentes parágrafos do texto e entre os períodos do parágrafo. DA MESMA FORMA FINALMENTE A PROPÓSITO ALIÁS TAMBÉM DAÍ EM RESUMO POR FIM DESSA FORMA POR ISSO POUCO DEPOIS ALÉM DO MAIS EM SEGUIDA PELO CONTRÁRIO ALÉM DISSO ENTÃO ASSIM EM PRIMEIRO LUGAR ENQUANTO ISSO ORA

14 14 VIII. CORREÇÃO GRAMATICAL Significa expressar-se segundo a língua padrão. Como obter a correção: Dando especial atenção à morfologia, à sintaxe e à semântica. Obedecendo aos padrões ortográficos vigentes. Fugindo dos vícios de linguagem e da estereotipia. Revendo criteriosamente o texto. IX. PRECISÃO Significa empregar a forma ideal para expressar o pensamento de forma precisa. Obtém-se a precisão: Procurando encontrar a palavra certa, consultando, frequentemente, o léxico da língua. Evitando palavras desgastadas pelo uso e fórmulas feitas. Revendo criteriosamente o texto e, se necessário, reescrevendo-o. X. IMPESSOALIDADE A finalidade da língua é comunicar-se, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicação, são necessários: Alguém que comunique. Algo a ser comunicado. Alguém que receba essa comunicação. No caso da redação oficial, quem comunica é sempre a Instituição; o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do Serviço Público; o destinatário ou é o público, ou outro órgão público. Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal dado aos assuntos que constam das comunicações administrativas decorre: Da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado pelo Chefe de determinada Seção, é sempre em nome da Empresa que é feita a comunicação. Da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas possibilidades: ela pode ser dirigida ao público, ou a outra empresa. Nos dois casos temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal. Do caráter impessoal do próprio assunto tratado: não cabe qualquer tom particular ou pessoal. Dessa forma, não há lugar na redação administrativa para impressões pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário. A redação administrativa deve ser isenta da interferência de quem a elabora. XI - FORMALIDADE As comunicações administrativas devem ser sempre formais, isto é, obedecer a certas regras de forma, além das já mencionadas exigências de impessoalidade e o uso do padrão culto da linguagem. É imperativa ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata somente do correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível; mais do que isso, a formalidade diz respeito à civilidade ao próprio enfoque dado ao assunto do qual trata a comunicação.

15 15 VÍCIOS DE LINGUAGEM Assim denominamos os desvios em relação à norma padrão da língua, que comprometem a qualidade do texto. I - AMBIGUIDADE: é a característica das sentenças que apresentam mais de um sentido, em consequência de má pontuação ou da má colocação das palavras, especialmente o possessivo e o pronome relativo, a frase pode apresentar ambiguidade, prejudicando a clareza e a precisão da mensagem. Ladrões inovam no ataque a mulheres em carros. (Folha de S.P 1996) Ladrões descobrem novas maneiras de atacar mulheres motoristas. Ladrões que atacam de carro descobrem novas maneiras de atacar mulheres. (Imagine que essa frase fosse usada em 1940, quando as mulheres não dirigiam. A primeira reformulação não se aplicaria, a segunda poderia ser verdadeira). O diretor comunicou ao secretariado sua demissão. (ambiguidade) O diretor comunicou a própria demissão ao secretariado. O diretor comunicou ao secretariado a demissão deste. II - PLEONASMO OU TAUTOLOGIA: repetição de um termo ou ideia. Não há elo de ligação entre os partidos. Preparou de antemão os tópicos do relatório. Em minha própria opinião pessoal, não houve erro. Como fato real, indico a ocorrência do desmatamento. III - CACOFONIA OU CACÓFATO: é o som desagradável resultante da combinação de duas ou mais sílabas de palavras vizinhas. Ela tinha exigido um valor absurdo por cada hora trabalhada. Na vez passada, elaborou o documento antes da reunião. Meu coração por ti gela. Chiclete com Banana IV - ECO: repetição desnecessária de um som, produzindo um efeito. O rigor do calor de Manaus lhe causava horror. (O calor de Manaus lhe causava pânico). O aumento da população sem alimento agravava seu tormento. (O aumento da população faminta aumentava seu desespero). V - ESTRANGEIRISMO: palavras, expressões ou frases estrangeiras utilizadas em nossa língua. Ex.:.: Sale, Free, , Site, off, etc. As palavras ou expressões de língua estrangeira devem ser evitadas, exceto quando indispensáveis em razão de serem designações ou expressões de uso já consagrado ou que não tenham exata tradução. Nesse caso, a palavra ou expressão deve grafada em itálico ou colocada entre aspas. Ex.: ad referendum ou ad referendum. Obs.: O Manual de Redação da Presidência da República adota aspas e a ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas adota itálico. VI - SOLECISMO: erros de sintaxe, concordância, regência ou colocação pronominal.

16 16 Fazem dois meses que aconteceu o acidente. (Faz dois meses...) Paulo aspira o cargo de gerente. (aspira ao cargo de...) Me disseram que houve um engano. (Disseram-me que...) VII - BARBARISMO: erros de pronúncia, grafia ou flexão. Rúbrica por rubrica; Excessão por exceção; VIII - JARGÃO TÉCNICO FORA DE CONTEXTO: maneira característica e específica de um determinado grupo se comunicar. Por exemplo, os advogados têm sua linguagem própria, os economistas e médicos também a têm e mais recentemente, os analistas de sistema. A linguagem técnica existe para tornar mais ágil a comunicação entre pessoas que dominam os mesmos conteúdos.toda linguagem de um grupo fechado deve, então, sofrer uma adequação, quando o grupo de destinatários se amplia. A linguagem técnica e os jargões devem ser usados apenas em situações que os exijam. IX - PROLIXIDADE: Esse é um dos graves problemas de nossa correspondência: cartas longas, cansativas. Condenadas, portanto, a não serem lidas. Aprendemos nas organizações que uma mensagem para ser valorizada precisa ser longa. Mesmo quando o assunto pode ser tratado em poucas linhas, o redator utiliza estratégias de preenchimento, para torná-la mais extensa e valorizada. Entretanto, essa ideia está ultrapassada. Em nome da objetividade, o redator, sempre que possível deve fazer um texto conciso, enxuto. X - PLEBEÍSMO: palavras vulgares ou gírias. Não devem ser usadas na redação administrativa, em que é exigida a linguagem padrão, a correção gramatical. O redator deve observar seu vocabulário para se expressar de forma precisa e clara. Ex.: Ele é um advogado bacana. Fiquei besta com a sentença. XI - GERUNDISMO: é um problema recente. Surgiu primeiramente no atendimento telefônico e se espalhou para todos os tipos de atendimento, sendo que agora entrou também na redação das empresas. Consiste em uma estranhíssima locução verbal formada por três ou mais verbos; parece ter sido gerada da soma de uma má tradução do inglês com uma enorme vontade de não se comprometer perante o cliente. Exemplo: Nosso gerente vai estar entrando em contato com o senhor e vai estar resolvendo o seu problema. Melhor seria: Nosso gerente entrará em contato com o senhor para resolver o problema. XII - CLICHÊ: Assim são denominados os lugares-comuns, os modismos, as fórmulas estereotipadas, desgastadas pelo uso excessivo, frequentemente utilizadas na comunicação verbal. Muitos redatores lançam mão de clichês, acreditando que tais palavras representam qualidade ou erudição. Na realidade, a estereotipia representa pobreza vocabular, devendo ser rejeitada por todos aqueles que pretendem imprimir ao texto precisão e clareza. Muitos modismos, aliás, contrariam a norma culta e, por serem demasiadamente empregados no coloquial, são aceitos como corretos pela maioria dos usuários do idioma. Vejamos alguns:

17 Tecer considerações, grata satisfação, lamentável equívoco, dirimir dúvidas, questionamento, a nível de, deixar a desejar, transparência, chegar a um denominador comum, contexto, otimizar, problemática, face a, fazer uma colocação, posicionamento, operacionalizar, enquanto, junto a, através de (= por meio de, por intermédio de). A comunicação escrita, dependendo da área a que pertence, apresenta fórmulas feitas, amplamente utilizadas, que fazem parte do jargão profissional. Condena-se, no entanto, o uso abusivo de clichês, que comprometem a mensagem, dificulta-lhe a compreensão, não se justificando, consequentemente, o apego exagerado de alguns redatores a tais formas. Expressões desse tipo devem ser substituídas por outras mais elegantes e criativas que personalizem a redação. XIII - CHAVÕES (Socorro! Fuja deles): é um vício de estilo já incorporado como linguagem em um texto administrativo. Alguns chavões contêm erros gramaticais ou semânticos, mas outros são apenas expressões que de tanto uso tornaram-se muletas que convém evitar, uma vez que não conferem ao texto a necessária autenticidade. Os chavões ou frases feitas indicam falta de imaginação e de vocabulário, fazem você perder tempo na redação do texto e... o leitor perder tempo na leitura. Eles não significam nada em termos de informação e, às vezes, têm até conotações negativas. Veja alguns deles para que possa evitá-los (por favor! O receptor agradece.): Acusamos o recebimento de... Use Em resposta a..., Em atenção a..., Em referência a... Acima citado, Supramencionado, Em epígrafe. Se, na referência, eu falei do pedido 428, provavelmente no corpo do texto não vou falar do 621. Melhor dizer: este pedido, esse assunto... ou repetir o número (que é bem mais curto que todas as expressões acima). O corrente mês..., O mês em curso... Para que fazer o leitor olhar a data? Diga este mês... Ou repita o nome do mês. Como dissemos acima... Se já dissemos, por que repetir e ainda avisar que estamos repetindo? Na certeza de..., Contando com... Agradecemos antecipadamente... Não tenha certezas prévias, pois isso pode inibir o receptor a dar uma resposta. Se realmente for necessária essa ideia, empregue o futuro: Ficaremos gratos... Anteriormente..., Urgentemente..., Com a maior brevidade possível... etc. Seja preciso com respeito a datas, épocas e ocasiões. Omita referências vagas ao passado, como anteriormente. Ao seu inteiro dispor... Falso, pedante, sem credibilidade e sem sentido. Na redação empresarial, comunicam-se fatos e não sentimentos (principalmente esses sentimentos!). Protestos de elevada estima e consideração. Beltrão tirou esse fecho da correspondência oficial em 1982, e Celso Luft repetiu a proibição em 1991, e... ele continua vivo! Resistente o dinossauro! Outrossim... Você fala, outrossim? Então também não escreva. Outrossim é um advérbio que significa igualmente. Por que você não usa ainda, também? São mais comuns e dão o sentido que você quer. Observe esses pares inseparáveis: Devidas providências..., Providências cabíveis..., Lamentamos profundamente..., Sinceras condolências..., Devidamente atendido..., Honrosa presença..., etc. 17

18 Saia correndo, e conte até vinte, se tiver desejo de colocá-los em seu documento. Não dizem nada e são pecadilhos cometidos pelo redator. Se tiver que usar uma dessas palavras elas devem vir sempre separadas. Por exemplo: Solicito providências no encaminhamento do processo tal Venho através desta..., Vimos pela presente..., Tem a presente a finalidade de... Claro que estou escrevendo uma carta, neste momento, e vou dizer o que desejo nela. Entre logo no assunto. Sem mais para o momento..., Limitados ao acima exposto..., Sendo só o que se nos apresenta no momento... Precisa avisar que acabou? No aguardo... Na expectativa... Essa construção geralmente fica sem verbo! Use Espero... ou Aguardo... Temos a honra, o prazer, a satisfação... Pedante e sem sentido. Não utilize esse tipo de ideia. Sua carta datada de 20 de março último. Ora se você já escreveu a data por que repetir datada? O que é último? Termo vago. Seja preciso Sua carta de 20/3/2009. SMJ O que é isso Redator? Você não tem segurança no que está dizendo? Se não tem segurança é melhor não dizer então. 18 Emprego dos Pronomes de Tratamento. As fórmulas de tratamento tornam-se pronomes quando antecedidas de sua ou vossa. Assim, as fórmulas Senhoria e Excelência convertem-se em pronomes de tratamento uma vez precedidas daqueles possessivos, como em sua Excelência e Vossa Excelência. Note que quando nos referimos a pessoa empregamos a expressão formada por sua. Quando nos dirigimos a ela, utilizamos vossa. Exemplos: Já levei a reivindicação a sua excelência (falamos dele) e Vossa Excelência precisa ler os jornais de hoje (falamos com ele). Quase todos os pronomes de tratamento possuem abreviaturas, isto é, formas reduzidas previstas na norma ortográfica. Exemplos são V. S.ª (Vossa Senhoria), V. Ex.ª (Vossa Excelência), V. Rev. (Vossa Reverendíssima), etc. Nas expressões de tratamento, o adjetivo concorda com o gênero da pessoa (autoridade) a quem estamos nos dirigindo. Ex.: Vossa Excelência está muito atarefada, Senhora Juíza? (sexo feminino) Ex.: Vossa Excelência está muito atarefado, Senhor Juiz? (sexo masculino)

19 19 O emprego dos pronomes de tratamento obedece à secular tradição. São de uso consagrado: Vossa Excelência, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo; Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores de a Justiça Militar. AUTORIDADES ECLESIÁSTICAS Pronome de tratamento Abreviatura Usado para Vossa Santidade V. S. Papa Vossa Eminência Reverendíssima V. Em.ª Revm.ª Cardeais, arcebispos e bispos Vossa Reverendíssima V. Revmª Abades, superiores de conventos, outras autoridades eclesiásticas e sacerdotes em geral Vossa Magnificência V.Magciª Reitores de Universidades O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimos Senhores, seguidos do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

20 20 As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguidos do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Desembargador, No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma: A Sua Excelência o Senhor A Sua Excelência o Senhor A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Fulano de Tal Senador Fulano de Tal Juiz de Direito da 10 a Vara Cível Ministro de Estado da Justiça Senado Federal Rua ABC, n o Brasília. DF Brasília. DF São Paulo. SP Está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é um pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal. No envelope, deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua Almirante Barroso, nº 125 São Paulo SP Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. FECHO O fecho das comunicações possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n o 1 do Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze padrões. Com o objetivo de uniformizá-los, o Manual de Redação da Presidência da República estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente,