Diretrizes para o uso do institucional

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1 Diretrizes para o uso do institucional 1

2 A qualidade deve ser a premissa de todos os segmentos que envolvem uma organização. Esse compromisso, ganha agora importante instrumento para orientar um recurso cada vez mais utilizado no IMA: o institucional. Aqui está descrito o modo que utilizaremos para melhorar a qualidade de nossas mensagens eletrônicas. A aplicação é obrigatória em todo o IMA para s que circulam interna e externamente. Você deve ler e utilizar, a partir dessa publicação, este guia como referência para o envio de todas as suas mensagens eletrônicas. A Diretoria. 2

3 Para o institucional Use o endereço eletrônico exclusivamente para as atividades profissionais de recepção e distribuição de informações. Lembre-se que o fornecido pelo IMA é uma ferramenta de trabalho e pertencente à Instituição. Para o campo Assunto Esse item é um resumo do que será tratado na mensagem. Seja objetivo e diga com clareza o que deseja, assim fica mais fácil a localização das mensagens posteriormente. Exemplo: Informações sobre novo PGDI Regras para o envio de Evite gírias, abreviações ou determinar atitudes como "aguardo retorno urgente". 3

4 Para redigir... Crie um texto com estrutura que facilite a leitura e a compreensão. Ordene as ideias e construa a mensagem com início, meio e fim. Use frases curtas, claras, bem redigidas, explicando exatamente o que quer. Mensagens muito longas perdem a agilidade. Poupe palavras rebuscadas ou frases para impressionar quem lê. Exemplo: evite Venho por meio deste.... Vá direto ao assunto que deseja tratar Use a primeira pessoa do plural, visto que a comunicação está em nome da instituição. Exemplo: Gostaríamos de saber... Vamos agendar... 4

5 Depois de digitar a última palavra, não envie. Releia todo o conteúdo. A concordância e a ortografia merecem atenção total, caso contrário o texto pode causar má impressão. Para iniciar... Cortesia é sempre bom, mas nada de excessos. Evite iniciar com Querido ou similares. Comece com um tratamento formal colocando direto o nome da pessoa. Por exemplo: Senhor José Carlos Prezado Antônio Caros colegas Para formatar... O alinhamento à esquerda facilita a leitura. Digite a mensagem observando o uso de maiúsculas e minúsculas. Não escreva um texto somente com letras maiúsculas, pois o leitor terá a impressão de que você está gritando. Use a fonte Arial tamanho 10. 5

6 Para concluir... Evite os clichês e frases demasiadamente formais. Nada de beijos e abraços. Encerre com um agradecimento simples. Exemplo: Utilize apenas Obrigado ou Atenciosamente ao invés de Sem mais para o momento Para assinar... A utilização de assinatura ao final das mensagens, interna e externamente, deve seguir o seguinte formato: José Carlos Martins Silva Gerência de Assuntos Corporativos Instituto Mineiro de Agropecuária Telefone: (31) É proibido forjar ou falsificar sua identidade ao enviar uma mensagem utilizando institucional. 6

7 Para responder um ... As correspondências eletrônicas dever ser respondidas o mais rapidamente possível. Caso não possa atender prontamente o que é pedido, mostrese atento e envie uma breve mensagem. Exemplo: Com relação ao enviado solicitando os dados sobre a fiscalização realizada no mês de abril, informamos que enviaremos os números o mais breve possível Tenha bastante atenção ao responder um , pois a resposta pode ser encaminhada à pessoa que enviou a mensagem e a outras que podem estar ocultas. A melhor maneira de evitar essa situação é clicar em Responder e não em Responder a todos. 7

8 Para mensagens automáticas... Use somente nos casos de viagens ou férias com a informação do período e motivo da ausência. Exemplos: De 00/00/00 a 11/11/11 estarei de férias, nesse período, favor encaminhar seu para ou ligar para Fulano de Tal no telefone: (31) No perído de 00/00/00 a 11/11/11 estarei em viagem de trabalho. Ao retornar responderei sua mensagem Nunca utilize a mensagem automática com frases como: recebido ou Responderei o mais rápido possível. 8

9 Para redirecionar um ... Envie sua resposta junto com o histórico. Criar uma nova mensagem para responder um é desnecessário e pode provocar a perda da comunicação anterior ou deixar o destinatário confuso. Atenção! Lembre-se que o uso do poderá ser monitorado. Evite encaminhar s com comentários difamatórios, ofensivos, racistas, obscenos, spam e correntes. Poupe o uso de termos cotidianos e gírias, palavras inapropriadas capazes de denegrir a imagem da Instituição ou de um colega. Evite usar o para procurar outro emprego. Não envie currículo pelo do IMA, pois você vai passar a imagem de uma pessoa que não respeita seu local de trabalho. As mensagens sem utilidade devem ser apagadas regularmente, para que a caixa postal não provoque o bloqueio, retorno e a impossibilidade de receber novos e- 9

10 mails. Sempre guarde arquivos importantes em seu computador. E, principalmente, não imprima seus s. Aja conscientemente. Faça back ups das mensagens em seu computador, assim é possível garantir que você as tenha para futuras consultas. Nossos serviços e correspondências devem ter qualidade. Nossos s também, afinal é um documento institucional! 10

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