INTRODUÇÃO Na intenção de realizar um novo sistema financeiro para a gestão de recursos de convênios celebrados pela Academia Brasileira de Ciências, o setor de informática juntamente com o setor financeiro elaborou este documento com as informações consideradas relevantes do sistema atual com o objetivo de que as propostas oferecidas para a realização do novo sistema ofereçam as funcionalidades que atendam as necessidades já contempladas pelo atual sistema e possíveis melhorias. Especificaremos as exigências técnicas mínimas do software a ser desenvolvido. REQUISITOS TECNOLÓGICOS E DE AMBIENTE 1 Os softwares deverão permitir aplicação em rede, sendo multiusuários; 2 Janelas e telas do sistema devem ser plenamente ajustáveis independentes da resolução utilizada (de 800X600 até 1600X1200 inclusive em resoluções WIDE), e independente da configuração dos recursos visuais do sistema operacional. 3 O software deverá possuir mecanismos de segurança que permitam garantir a autenticidade, integridade e sigilo das informações nos processos e transações de seus módulos. 4 Os softwares devem ser totalmente integrados entre si, garantindo uma única transação por usuário desencadeie todas as ações a ela pertinentes, tornando os processos totalmente integrados entre os sistemas e módulos. 9 de julho de 2009 Pág.: 1
5 O sistema deve possuir recurso de gerenciamento interno de impressões, aonde um trabalho que seja gerado nas estações de trabalho nos diversos setores possa: 6 Todos os recursos/serviços necessários aos módulos Servidor, se houver, (ex.: interatividade, segurança e etc), devem ser completamente compatíveis com o sistema operacional Microsoft Windows 2003 Server; 7 O banco de dados deve ser o SQL Server, instalado em servidor remoto, dentro da ABC. 8 O softwares de inteface de operação do usuário devem ser voltados para a Web, em intranet ou extranet. Os usuários autenticados devem poder executar as rotinas em qualquer computador da ABC, sem necessidade de instalação ou configuração previa. 9 de julho de 2009 Pág.: 2
ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA E FUNCIONAL DOS SOFTWARES Especificações do software financeiro (módulos: controle de acesso, controle do caixa, plano de contas, e, de pagamento APG) MÓDULO DE CONTROLE DE ACESSO Introdução O acesso ao sistema só poderá ser realizado por pessoas devidamente autorizadas, ou seja, para que o usuário tenha acesso ao sistema é necessário que seu login e senha estejam habilitados. Os usuários deverão ter níveis de acesso diferenciados. O administrador ficará responsável pelo cadastro do novo usuário, por liberar ou bloquear o acesso ao sistema e configurações, enquanto os demais usuários acessarão somente as áreas específicas do sistema onde atuam. Estrutura 1- Módulo de Cadastro Cadastro de usuário e de permissão de acesso ao sistema, aos módulos e funcionalidades do sistema, definida pelo administrador. 2- Módulo de Controle de Acesso Bloqueio das contas; bloqueio do sistema, de módulos e ferramentas. 3- Módulo de Acesso ao sistema Acesso (login) e saída (logout) pelos usuários ao sistema; alteração de senha 9 de julho de 2009 Pág.: 3
do usuário. O sistema deve possuir ferramenta de monitoração de usuários onde estejam disponíveis as seguintes informações: nome do usuário, nome da estação de trabalho que o usuário esta utilizando para acessar o sistema e as operações realizadas. As operações realizadas pelo usuário deverão ser armazenadas através da ferramenta de LOG das principais operações do sistema executadas pelo usuário. MÓDULO DE CONTROLE DO CAIXA Introdução Módulo necessário para o controle do fluxo de caixa através do registro de entrada e saídas em espécie. Ao final de um período (diário) é realizado o fechamento do caixa e é emitido um relatório de balancete financeiro. Estrutura 1- Módulo de Cadastro de Suprimento Neste módulo é realizada a rotina para informar o saldo inicial do caixa em espécie, no início do exercício em questão. Observação: O valor pode ser negativo, para indicar o saldo inicial devedor; O valor hoje adotado para realizar o suprimento do caixa é de R$ 1.000,00; O pedido de novo suprimento é realizado quando o caixa está com saldo igual ou inferior a R$ 250,00. Por esse motivo é importante que o sistema emita algum alerta quando o saldo estiver nesse valor para o responsável por controlar o caixa possa tomar as devidas providencias. 2- Modulo de Lançamento 9 de julho de 2009 Pág.: 4
Cadastro dos registros de entrada e saída do caixa, onde o registro de entrada ou de saída apresenta os seguintes campos primordiais: número e tipo do documento (entrada ou saída), data de lançamento (é a data da movimentação/lançamento efetivo do caixa), descrição do lançamento (usuário fornecer um detalhamento sobre a receita/despesa lançada) e valor (é o valor respectivo do pagamento/recebimento no lançamento em questão). Observação: O usuário deve informar um valor superior a 0 (zero), pois valores negativos não serão aceitos.. Quando o lançamento é de saída o campo data deve ser preenchido automaticamente pelo sistema. Quando um lançamento for preenchido sem o documento é importante que este seja classificado como reserva de valor, pois o caixa só é fechado com lançamentos que estejam com todos os campos obrigatórios preenchidos. 3- Módulo de Estorno O estorno é realizado quando é necessário modificar o registro do caixa atual. Observação: Quando o caixa é fechado os seus lançamentos não poderão ser alterados ou estornados. 4- Módulo de Alteração Somente o campo de descrição poderá ser alterado em um lançamento de caixa. 5- Módulo de Consulta Exibe os lançamentos de pagamentos e recebimentos feitos em espécie de 9 de julho de 2009 Pág.: 5
acordo com o resultado da busca realizada no caixa do dia ou nos demais caixas já fechados. Na interface exibida neste módulo deverá conter opções de busca por uma data específica ou por período de data de lançamento, descrição do lançamento e valor. Como resposta à consulta o sistema deverá fornecer zero ou mais registros de lançamentos, onde o usuário poderá visualizar os detalhes de um determinado lançamento e suas informações referentes ao caixa ao qual este lançamento foi realizado. 6- Modulo de Impressão Neste módulo o usuário poderá imprimir informações referentes a um determinado lançamento, na opção relatório do lançamento, e imprimir informações referentes ao caixa, na opção relatório do caixa. Relatório de lançamento do caixa é semelhante à opção de busca, onde o usuário poderá buscar um lançamento específico e imprimir as informações deste registro. Relatório de caixa exibirá os lançamentos registrados em um determinado caixa, pois o usuário poderá escolher o caixa que deverá ter suas informações impressas e esta escolha deve ser realizada por data de abertura do caixa (como padrão deverá exibir a data de abertura do caixa que estiver aberto e caso não possua nenhum aberto, deverá exibir a data do caixa mais recente). O relatório de caixa deverá conter a data de emissão do relatório, quem solicitou a emissão do mesmo, os dados dos lançamentos referentes ao caixa (data de lançamento, tipo de documento, descrição, valor de entrada e de saída), o saldo inicial do caixa, o somatório dos créditos e débitos dos lançamentos e o saldo atual do caixa. Este conteúdo deverá estar na ordem da data de lançamento. Observação: 9 de julho de 2009 Pág.: 6
Quando o usuário informar que o relatório é de solicitação de suprimento, o mesmo deverá conter duas linhas, uma onde deverá ser preenchida com o valor de autorização de suprimento e outra para ser assinada pelo autorizador de suprimento. Todos os relatórios podem ser pré-visualizados antes da impressão efetiva, permitindo ter exata informação do número de páginas geradas/necessárias no relatório em questão. O sistema deverá exibir a caixa de diálogo de impressora, para que o usuário escolha a impressora desejada entre as instaladas no seu equipamento. 7- Modulo de Fechamento do período Neste módulo o usuário poderá encerrar um exercício. O Fechamento do período consiste em agrupar todos os lançamentos realizados até aquele momento no caixa que está aberto, transportando os saldos para o novo caixa e impedido que os lançamentos sejam alterados posteriores. No momento do fechamento o sistema deverá verificar se existe algum lançamento em reserva de valor (lançamento sem documentação preenchida) e exibi-los para preenchimento, mas caso o usuário deseje fechar o caixa sem preencher os lançamentos pendentes, estes lançamentos serão movidos para o próximo caixa e o caixa atual será fechado com os demais lançamentos. 9 de julho de 2009 Pág.: 7
MÓDULO DE PLANO DE CONTAS Introdução Módulo necessário para a administração dos dados das instituições, dos convênios, dos projetos e das rubricas que terão seus recursos financeiros gerenciados no sistema. Estrutura 1- Módulo de Cadastro Cadastro das instituições, convênios, dos projetos e das rubricas, além dos seguintes cadastros complementares: cadastro do valor orçado e creditado (receita) para cada rubrica; cadastro do número (número do documento físico do convênio aprovado), do coordenador e da data de inicio e término de cada convênio. 9 de julho de 2009 Pág.: 8
MÓDULO DE PAGAMENTO (APG) Introdução O objetivo deste módulo é possibilitar o controle das solicitações de pagamentos, que são realizadas através de requisição, e dos pagamentos de despesas, a partir da confirmação da ordem de compra ou de serviço, que são realizados através da APG. Todas as despesas da ABC serão efetuadas de acordo com as disposições do Regulamento de Aquisição de Bens e Serviços nº 1/2007. O processo de pagamento é realizado através do encaminhamento das fichas de requisição devidamente preenchida e assinada para o setor financeiro, neste a pessoa responsável irá cadastrar os dados referentes à requisição no sistema e ao liquidar será gerada uma ordem de pagamento (APG). Quando as APGs forem liquidadas será gerado um relatório impresso e em casos específicos um recibo. Estrutura 1- Módulo de Cadastro da Requisição Cadastro da requisição deve ser realizado através do fornecimento dos dados para a liberação (pagamento) da mesma. Existem diferentes tipos de requisições e cada uma com dados específicos de acordo com o que esta sendo requerido. Requisição de Contratação De Empregado Requisição de Despesas de Caixa Requisição de Diárias Requisição de Material de Escritório e de Informática (materiais que 9 de julho de 2009 Pág.: 9
já constem do estoque da ABC) Requisição de Passagem Requisição de Aquisição de Material de Consumo e equipamentos/material permanente Requisição de Serviços de Terceiros Eventuais Pessoa Física Requisição de Aquisição de Bens/Contratação de Serviços 2- Módulo de Cadastro Complementar Cadastro complementar é o cadastro de informações necessárias no momento do pagamento da requisição, são estes: cadastro do solicitante, do autorizador, do beneficiário, da forma de pagamento (cheque ou dinheiro), da fonte pagadora (conta bancária, pessoa física, pessoa jurídica, caixa). 3- Módulo de Pagamento ou Liquidação No momento em que a requisição receber as informações necessárias para efetuar a operação de pagamento, elas irão para uma lista para poderem ser selecionadas (um ou mais requisição) para que seja cadastrado o número do cheque, multa, juros e desconto (quando existir) e a forma de liquidar. Os dados são enviados para uma impressora de cheque para que o mesmo seja confeccionado e depois é gerada a APG impressa e no caso de requisição do tipo diária e passagem, então deverá ser impresso o recibo. 4- Módulo de Estorno APG. O estorno é realizado quando é necessário modificar a forma de liquidar a 5- Módulo de Exclusão 9 de julho de 2009 Pág.: 10
Ao excluir uma APG o sistema deverá ser deverá fazer uma exclusão lógica, pois o registro a ser excluído deverá permanecer de forma que se tenha acesso à consulta das seguintes informações: os dados da APG que foi excluída, quando esta foi excluída e por quem foi realizada a operação. 6- Módulo de Relatório No sistema o usuário poderá emitir os seguintes relatórios: Relatório das requisições que estão incompletas Relatório das APGs que ainda não foram liquidadas Relatório das APGs liquidadas É importante fornecer pesquisa de dados de qualquer competência, ou seja, que exista a opção de emissão de um relatório especifico através da busca por data de emissão, data de pagamento, por solicitante, por autorizador, por beneficiário, por forma de pagamento e por uma determinada fonte pagadora, como por exemplo: Relatório de todos os pagamentos realizados por um determinado convênio Relatório de todos os pagamentos realizados em um determinado período Relatório de todas as APGs pagas por um determinado cheque 9 de julho de 2009 Pág.: 11
REQUISITOS DA IMPLANTANÇÃO Na implantação os dados existentes no sistema atual deverão ser importados de forma a evitar a interrupção das atividades realizadas pelo setor financeiro através do sistema financeiro para a gestão de recursos de convênios, tais como: pagamentos de APGs e prestação de contas dos convênios. 9 de julho de 2009 Pág.: 12
REQUISITOS DE MANUTENÇÃO E SUPORTE A garantia é de um ano. Essa proposta deve estar acompanhada de précontrato de manutenção para o período posterior ao fim da garantia. Para esse contrato, os tempo será contado de 8h às 18h, de segunda à sexta-feira, exceto feriados, exceto quando for especificado de forma diferente. 1- Suporte Técnico Deverá ser prestado durante todo o período contratual, sem custo adicional à contratante, suporte técnico aos usuários dos softwares, no prazo de acordo com a categoria do problema. O tempo de retorno das chamadas para a Central de Atendimento deverá ser de 95% das chamadas com tempo inferior a 10 minutos. 2- Categoria do problema a. Problema nível 0 Um problema que carece de atendimento emergencial. O retorno dos chamados por atendimento telefônico deve ser, em 95% dos casos, com tempo inferior a 15 minutos. O chamado deve ser encerrado em um prazo máximo de 24 horas corridas. b. Problema nível 1 Um problema que foi identificado com antecedência, porém já tem prazo para que a rotina, onde ele se encontra, seja usada. O retorno dos chamados por atendimento telefônico deve ser, em 90% dos casos, com tempo inferior a 3 horas. O chamado deve ser encerrado em um prazo máximo de 5 dias úteis. c. Problema nível 2 Um problema que foi identificado com antecedência, e não tem prazo certo para que a rotina, onde ele se encontra, seja usada. O retorno dos chamados por atendimento telefônico deve ser, em 85% dos casos, com tempo inferior a 24 horas corridas. O chamado deve ser encerrado em um prazo máximo de 15 dias úteis. 9 de julho de 2009 Pág.: 13
A recategorização só pode ser feita pela contratada se tiver anuência da contratante. 3- Atualização O sistema deve possibilitar que as atualizações ocorram das seguintes formas, ou em classificação semelhante ou mais detalhada, no que se refere ao acesso ao mesmo durante as atualizações. - Atualizações Simplificadas -> Ocorram sem que seja necessário o bloqueio de qualquer usuário do sistema, em qualquer módulo. - Atualizações Complexas Pontuais -> Ocorram normalmente sendo necessário apenas o bloqueio dos módulos os quais sejam afetados pela atualização. - Atualizações Complexas Gerais -> Ocorram normalmente sendo necessário o bloqueio de todo o sistema, retornando em curto espaço de tempo. 9 de julho de 2009 Pág.: 14
REQUISITOS DE CAPACITAÇÃO E TREINAMENTO Deverá ser ministrado, ao término das atividades de instalação e configuração dos softwares (conversão, customização e implantação), capacitação/treinamento aos funcionários do departamento financeiro e do departamento de tecnologia objetivando a orientação na utilização dos softwares, para o departamento financeiro, e a orientação na identificação de possíveis problemas, para o departamento tecnológico. Tais atividades deverão se iniciar após a implantação dos softwares, e estarem concluídas no prazo de até 30 (trinta) dias. CONTATOS PARA DÚVIDAS E PARA A ENTREGA DAS PROPOSTAS As dúvidas não resolvidas por esse documento podem ser dirimidas com um dos contatos abaixo. As propostas, preferencialmente acompanhadas de folders de apresentação da empresa interessada, podem ser entregues na ABC até 31 de agosto de 2009. Adriana Farias Gerente Financeiro (21) 3907-8130 adriana.farias@abc.org.br Carla Marilia Analista de Sistemas (21) 3907-8142 carla.marilia@abc.org.br Fernando Verissimo Gerente de Informática e Tecnologias (21) 3907-8141 fernando.verissimo@abc.or g.br 9 de julho de 2009 Pág.: 15