Procedimento Quanto a Solicitação e Emissão de Cheque Avulso

Transcrição

1 I - FINALIDADE: Informatizar o processo de solicitação e emissão de cheques avulsos, além de proporcionar maior segurança e sigilo das informações. II - ÂMBITO DE APLICAÇÃO: Este procedimento se aplica a todos os associados ao SICOOBCOOCREZ, que residem fora de Araxá. III ORIENTAÇÕES: A solicitação de pagamento para cheque avulso será autorizado somente para os colaboradores que não possuem cartão de débito ou talão de cheque. Não serão autorizados cheques avulsos via , toda solicitação deverá ser registrada pelo sistema de cheques avulsos disponível na intranet. a) SOLICITAÇÕES As solicitações deverão ser realizadas obedecendo ao mesmo horário de expediente da cooperativa, ou seja, das 8:00 hs às 15:00 hs. Importante: assim como as agencias bancárias que encerram suas atividades as 15:00 hs para trabalhos internos e compensações, o sistema de solicitação de cheques também será bloqueado obedecendo, sendo assim após as 15:00 hs o sistema não permitirá novos acessos e as solicitações somente serão liberadas a partir das 08:00 hs da manhã do dia seguinte. OBS: Antes de acessar o sistema para solicitar o cheque avulso, o colaborador devera acessar sua conta através do site da coocrez, para verificar o saldo disponível para saque. De posse do valor disponível para saque, o colaborador poderá iniciar o processo abaixo. As solicitações de cheques serão realizadas pelo próprio colaborador, que devera acessar a intranet e seguir orientações conforme passo a passo abaixo: 1- Acesse o link que segue: Site: escolher as opções Cheque Avulso - Cheque avulso online 2- Entre com Login e senha utilizado para acesso a intranet zema, conforme a tela abaixo: Caso o colaborador ainda não possua login na intranet, deverá entrar em contato com a T.I - central de serviços através do ramal Digitar o CPF do colaborador Digitar a senha da intranet 1 / 9

2 3 - Escolha a opção Solicitar Valor 4 - Deverá preencher os campos indicados abaixo: 1º Passo: Digite o valor que se deseja emitir o cheque. 2º Passo: clique na opção Preencher para que o formulário abaixo seja preenchido com o valor do cheque. Caso deseje corrigir o valor do cheque, escolha a opção Cancelar e digite o valor correto. Clique novamente na opção Preencher. 3º Passo: Confirmado o valor do cheque e estando o formulário preenchido, escolha a opção imprimir para imprimir o cheque avulso. Para impressão do cheque avulso, obrigatoriamente devera ser utilizado a tecla indicada neste item. As demais formas de impressão não estão configuradas para este módulo de cheque avulso. 2 / 9

3 4º Passo: Após imprimir e assinar o cheque, o colaborador, mantendo a tela acima ativa (aberta, não encerre e nem feche o sistema) devera digitalizá-lo, ou seja, scanear através das impressoras brother e salvar o arquivo na pasta Meus Documentos do computador que está sendo utilizado. Em seguida utilize a opção Procurar, indicada na seta vermelha, para localizar o arquivo do cheque (salvo na pasta meus documentos). Após encontrá-lo, dê dois cliques sobre o arquivo e ele já estará disponível para ser enviado para a coocrez. Em seguida clique na opção salvar para finalizar a operação e aguardar a analise e aprovação de pagamento que será efetuada pela Coocrez. Lembre-se: Para finalizar a operação o sistema emitirá uma mensagem de alerta solicitando a confirmação da solicitação. Após concluido o processo de solicitação do cheque, o sistema não permitirá a exclusão ou cancelamentos, por isso tenha a certeza quanto à necessidade e ao valor solicitado. b) ANALISE: O SICOOBCOOCREZ ao receber a solicitação irá certificar se o colaborador possui saldo suficiente em conta corrente e assim aprovar ou reprovar o cheque solicitado através do sistema. Os cheques serão analisados no mesmo dia e a filial receberá o retorno (aprovado ou reprovado) respeitando o horário interno de expediente da cooperativa, das 08:00 as 17:00 hs. c) TROCA DO CHEQUE NO CAIXA DA LOJA: Para efetuar a troca do cheque e saque no caixa da loja, o gerente e/ou coordenadora, deverão acessar o sistema, escolhendo a opção Realizar Pagamento para consultar os cheques que foram aprovados pelo SICOOBCOOCREZ. A consulta é feita através do CPF do colaborador. Após identificar que o valor solicitado foi aprovado, devera ser impressa a autorização de pagamento e anexá-la ao cheque avulso. Veja tela abaixo: 3 / 9

4 Ao pesquisar o CPF do colaborador aparecerá a tela abaixo. A operadora de caixa ao efetuar o pagamento devera clicar na opção Pagar Em seguida será apresentada a mensagem abaixo para que seja impresso o comprovante de autorização de pagamento Esta mensagem deve ser impressa, anexada ao cheque avulso e enviada no caixa para o depto financeiro. Obs: Guarde bem este documento, pois não há possibilidade de reimpressão pela loja. Casos excepcionais deverão ser tratados diretamente com a Coocrez através do ramal / 9

5 Quando um cheque não for autorizado pela Coocrez, ao efetuar a consulta do CPF do colaborador aparecerá a seguinte mensagem: Atenção: O cheque avulso uma vez solicitado e autorizado não poderá ser cancelado, ou seja, o caixa devera finalizar todo o processo sendo: imprimir o cheque, a autorização de pagamento, lançamento no caixa e o pagamento do valor ao colaborador. d) PARA OS CASOS DE RESCISÕES: Os cheques avulsos para pagamento de saldo de rescisão também deverá ser solicitado utilizando o novo sistema, conforme orientações abaixo. O gerente e/ou coordenadora deverá primeiramente solicitar o saldo disponível para saque por coocrez@coocrez.coop.br e ainda devera anexar cópia digitalizada dos seguintes termos: A) Termo de demissão do cooperado B) Termo de encerramento de conta corrente (concluída a demissão devera imediatamente colher a assinatura do colaborador neste documento) C) Termo de desligamento D) Cópia da rescisão homologada no sindicato ou no Ministério do Trabalho e devidamente assinada pelo ex-colaborador. E) Cópia do cheque avulso devidamente preenchido. F) Recolher e enviar para a cooperativa o cartão de débito (CABAL) e talão de cheques (na presença do ex colaborador devera inutilizar as folhas que estiverem em branco) ATENÇÃO: AO CONCLUIR O DESLIGAMENTO DE UM COLABORADOR PROVIDÊNCIE IMEDIATAMENTE OS TERMOS DE ENCERRAMENTO DE CONTA DISPONÍVEL NO SITE DO SICOOBCOOCREZ PELO ENDEREÇÕ E ENVIE CÓPIA DIGITALIZADA PARA O CHEQUEAVULSO@SICOOBCOOCREZ.COM.BR, NÃO DEIXE PARA O ULTIMO DIA DA HOMOLOGAÇÃO DA RESCISÃO, POIS O SISTEMA DE SOLICITAÇÃO DE CHEQUE AVULSO ONLINE ESTARÁ DISPONÍVEL DAS 8:00HS ÀS 15:00HS. Caso a empresa não realize o pagamento da rescisão da data correta estará sujeita a multas e penalidades, por isso recomendamos que tais documentos sejam providenciados com antecedência. Nas ocasiões em que o pagamento não ocorrer na data correta em virtude de atraso de tais documentos, as penalidades aplicadas a empresa serão de inteira responsabilidade financeira dos gerentes e coordenadores. 5 / 9

6 O SICOOBCOOCREZ ao receber o irá proceder com a devolução do capital social em conta corrente, apurar o saldo disponível para saque e informar no mesmo o valor que deverá ser emitido o cheque avulso. Mediante de autorização da coocrez, a Coordenadora e/ou gerente deverão acessar o novo sistema na intranet através do link escolher as opções Cheque Avulso - Cheque avulso online. Em seguida escolha a opção destacada na imagem abaixo: Após escolher a opção rescisão/treinamento/ solicitar valor, aparecerá à tela abaixo: 6 / 9

7 Após informar os dados do colaborador que receberá a rescisão e preencher o cheque com os dados iniciais, você devera informar o valor do cheque e clicar em preencher, para que o cheque seja preenchido com o valor a ser sacado pelo colaborador. Após preencher o cheque, deve ser feita a impressão do mesmo, colher assinatura do colaborador, scanear o cheque e anexar o arquivo com a imagem do cheque e escolher a opção salvar para finalizar a operação e aguardar a autorização da coocrez para então efetuar o pagamento/saque para o colaborador. a) COLABORADORES DE LOJAS AINDA NÃO INAUGURADAS EM TREINAMENTO EM OUTRAS FILIAIS: Para emissão de cheque avulso para colaboradores recém contratados para lojas que ainda não foram inauguradas e que está em treinamento em outras filiais, o gerente da filial onde estes colaboradores estão treinando devera utilizar o mesmo sistema disponível no link escolher as opções Cheque Avulso - Cheque avulso online e solicitar os cheques necessários. Para isso devera escolher a Rescisão/Treinamento, que poderá ser utilizada tanto para os casos de rescisão como para os casos de treinamento. O gerente devera informar/digitar todos os dados do colaborador que está em treinamento. No campo Empresa devera selecionar a empresa que está emitindo o cheque e no campo filial informar o nome da loja que está solicitando o cheque. Deverá também informar o motivo pelo qual o gerente está solicitando o cheque, como por exemplo: Emissão de cheque para colaborador devido o mesmo estar em treinamento na filial XPTO devido a sua filial de origem ainda não foi inaugurada. Em seguida clique no campo inserir tais informações para que o cheque seja preenchido com os dados do colaborador. Na seqüência informe o valor desejado e clique em preencher e em seguida imprimir. O restante do processo é semelhante as demais solicitações citadas no processo inicial deste procedimento. 7 / 9

8 Lembramos que: Não será aprovado cheque avulso para associado que possui Cartão de débito ou talão de cheque. Estes deverão utilizar os mesmos para efetuar seus saques junto às agencias bancárias locais, uma vez que não é atribuída nenhuma tarifa sobre a movimentação com cartão. ATENÇÃO: 1 - QUANTO A SOLICITAÇÃO DO CARTÃO NA FUNÇÃO DÉBITO. A COOCREZ, na abertura da conta corrente solicitará o cartão e enviará ao associado no prazo máximo de 40 dias. Demais funcionários que ainda não possuem o cartão de débito, devem solicitar pelos s produtos01@sicoobcoocrez.com.br ou produtos02@sicoobcoocrez.com.br. 2 ASSOCIADOS QUE POSSUEM TALÇAO DE CHEQUES: Para o desconto de folha de cheques do talonário do associado da Coocrez não é necessário seguir as orientações acima, pois as mesmas são válidas apenas para cheques avulsos. As folhas de cheques do talonário do associado que forem descontadas no caixa da loja deverão ser depositado à vista, juntamente com os demais cheques da loja não podendo ficar pendentes no caixa ou mesmo serem enviados no caixa para o financeiro. Apenas os cheques avulso devem ser enviado no caixa. O Gerente ou Coordenador Administrativo que autorizarem envio no caixa de cheque avulso sem a devida aprovação do Sicoob Coocrez e se este for recusado (por insuficiência de saldo), o mesmo será responsabilizado financeiramente por não seguir as orientações e normas constantes neste procedimento. Importante: O colaborador que emitir cheque sem fundos contra a empresa Zema, além de cometer falta gravíssima prevista no procedimento 056/03 arcará com juros de 10,5% ao mês sem exceção. 8 / 9

9 3 - LANÇAMENTO DO CHEQUE AVULSO NO CAIXA DA FILIAL: Após efetivar o pagamento ao colaborador, a operadora de caixa deverá lançar o cheque avulso manualmente na capa do caixa utilizando o campo cheque avulso. ATENÇÃO: O depto financeiro somente aceitará o cheque avulso que esteja anexado à autorização de pagamento. Os cheques sem estas autorizações serão devolvidos às filiais e caso a loja já tenha efetuado o pagamento ao colaborador o gerente e/ou coordenador adm. será responsabilizado financeiramente caso o colaborador não possua saldo em conta corrente para a compensação do cheque avulso. 4 ARQUIVO DAS IMAGENS DOS CHEQUES: Após concluir todo o processo de solicitação de cheque avulso, a filial deverá descartar/excluir as imagens dos cheques que foram scaneados e armazenados no computador da loja. Esta exclusão se faz necessária para evitar acumulo de arquivos desnecessários que possam ocupar espaço/memória dos equipamentos, tornando o processamento de dados mais lento. Para excluir os cheques scaneados, basta localizar o arquivo, salvo anteriormente na pasta Meus Documentos, clicar sobre o arquivo e apertar a tecla delete. IV - INTERPRETAÇÃO: Em caso de dúvidas ou necessidade de informações complementares, entrar em contato com os atendentes da COOCREZ através do chequeavulso@sicoobcoocrez.com.br ou pelo ramal / 9