Adequação ao esocial Como se preparar?

www.pwc.com.br/esocial Adequação ao esocial Como se preparar?

Agenda 1 2 3 4 5 Introdução O que é o esocial? Pesquisa Como as empresas estão se preparando? Impactos Mudanças no manual e seus impactos Discussão Principais desafios na implementação Conclusão Se preparando para o primeiro envio de informações

O esocial é um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relacionadas à contratação de mão de obra com ou sem vínculo empregatício Saúde e Segurança do Trabalho Social CEF Caixa Econômica Federal Tecnologia da Informação Folha de pagamentos Dados da mão de obra com ou sem vínculo de emprego Trabalhista MTE - Ministério do Trabalho e Emprego Ambiente Nacional do esocial Previdenciário INSS - Instituto Nacional do Seguro Social MPS - Ministério da Previdência Social Jurídico e Relações sindicais Engenharia e Facilities Financeiro e Fiscal Fiscais RFB Receita Federal do Brasil MF Ministério da Fazenda 3

Integrante do sistema SPED, o esocial será um avanço na sistemática de obrigações acessórias Principais efeitos do esocial Unificar a captação de informações; Racionalizar e uniformizar obrigações acessórias para os empregadores; Integrar os sistemas informatizados das empresas; Automatizar a transmissão de informações pelos empregadores; Acesso da administração pública a diversas informações referentes a processos judiciais e administrativos; Atender diversos órgãos do governo com uma única fonte de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias; Padronizar e integrar os cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto; e Unificar obrigações acessórias. esocial EFD Contribuições CT-e NF-e SISTEMA S SPED NFS-e FCONT SPED Fiscal SPED Contábil 4

Cronograma atualizado 2014 2015 2016 2017 Dez.: Publicação do Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014 que instituiu o esocial. Fev.: Aprovação do manual de orientação do esocial, v.2.0. Abr.: Divulgado o manual de orientação ao desenvolvedores do esocial, v.1.0. Jan.: Habilitação oficial do esocial. Mai.: Obrigatoriedade do esocial para as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões em 2014 (exceto eventos de Saúde e Segurança do trabalho). Jan.: Obrigatoriedade da prestação de informações referentes a Saúde e Segurança do trabalho para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2014. Jan.: Obrigatoriedade do esocial para as demais empresas. Jul.: Obrigatoriedade da prestação de informações de Saúde e Segurança do trabalho para as demais empresas. Embora o cronograma oficial não tenha sido publicado, a cronologia acima foi baseada em informações divulgadas pelos coordenadores do esocial, pela Receita Federal e pela Apresentação esocial disponível no site oficial do esocial em maio de 2015 (http://www.esocial.gov.br/apresentacaoesocial.aspx). Maio 2014 A data de liberação do ambiente de testes ainda não está definida e de acordo com a circular 673 de 25 de fevereiro de 2015 da Caixa Econômica 5 Federal será observado o cronograma e prazo de envio definidos em Resolução do Comitê Gestor do esocial.

A área de RH sofrerá os maiores impactos, mas o esocial afeta a empresa como um todo. Qual das áreas abaixo você acredita que sofrerá maiores impactos em seus processos para adequação ao esocial? Base 2015: 153 respostas 2015 2014 Recursos Humanos 16% Saúde, Segurança e Meio Ambiente 11% 4% Tecnologia da Informação Fiscal 5% Contabilidade 5% 8% 7% 7% 11% 16% Operação (área do negócio) 6% 10% Compras (Gestão de terceiros) 1% Jurídico 3% 43% 45% 7

As empresas estão cada vez mais comprometidas e conscientes com as necessidades do esocial. Você acredita que sua empresa está consciente e comprometida com as necessidades do esocial? Base 2015: 153 respostas 56% 34% possuem uma estrutura interna dedicada ao projeto de adequação ou já contrataram uma consultoria especializada estavam aguardando a versão final do manual para iniciar o projeto de adequação 10% não têm uma visão completa dos impactos ou entendem que as mudanças são uma questão restrita ao software de folha de pagamento 8

A maioria das empresas que iniciaram ações e projetos para adequação encontram-se na fase de diagnóstico. Qual das fases abaixo você acredita que a sua empresa se encontra no momento em relação ao esocial? Base 2015: 153 respostas Sem iniciativa Diagnóstico Implementação Monitoramento 42% 29% 6% 23% 9

Mudança cultural e processos internos são as maiores dificuldades para a adequação. Diante da nova obrigação, indique até dois temas abaixo que você acredita que sua empresa terá mais dificuldade de lidar? Mudança Cultural Processos Internos 16% 20% 24% 30% 29% Base 2015: 153 respostas Sistema e tecnologia 17% 2015 2014 7% 10% Comprometimento dos gestores da empresa 8% 8% Pleno cumprimento da legislação vigente 5% 10% Estrutura e Governança 3% 14% Capacitação dos profissionais envolvidos 10

Entre as principais causas de dificuldade para se adequar destaca-se a integração de dados de diversas origens. Na sua visão, qual o principal motivo para a provável dificuldade para se adequar ao esocial? Base 2015: 153 respostas 2015 2014 41% 44% Integração de dados de diversas origens 22% 13% Pouco entendimento e comprometimento dos gestores do projeto 14% 13% Legislação atual muito complexa 9% 13% Qualidade e conteúdo das informações 7% 6% Ausência de dados 4% 6% Informações em papel, não sistematizadas 2% 3% Grande mudança cultural na empresa para implementar os novos processos e garantir atendimento à legislação 11

O cumprimento de todas as obrigações dentro do prazo será a maior dificuldade após a implantação do esocial Após a implantação do esocial, quais dificuldades você acredita que sua empresa enfrentará? Base 2015: 153 respostas 2015 2014 37% 21% Dificuldade em cumprir todas as obrigações dentro do prazo 17% 10% Dificuldade em manter a interação entre as áreas 17% 23% Manutenção da qualidade dos dados e base s de informações 13% 16% Ainda não consigo visualizar dificuldades no pós implementação 11% Aumento nos custos 21% 3% 13% Questionamento pelos empregados diante à visualização de seus dados em sistema 12

Melhoria no cumprimento da legislação e maior eficiência nos processos são os benefícios mais esperados Quais ganhos e benefícios você percebe em sua empresa com a adequação ao esocial? Base 2015: 153 respostas 2015 2014 39% 26% Melhoria no cumprimento da legislação trabalhista, previdenciária, social e fiscal 27% 21% Eficiência dos processos 18% 19% Ainda não consigo visualizar ganhos e benefícios 14% 19% Eliminação de erros e redução dos custos operacionais para cumprimento das obrigações acessórias 1% 3% Maior facilidade para realização de negócios 13% Garantia dos direitos dos trabalhadores 13

A transmissão dos dados será online e deve obedecer um sequenciamento, respeitando os prazos legais de envio ou definidos pelo esocial. 1 2 3 Eventos Iniciais e Tabelas Eventos não periódicos Eventos periódicos Informações do empregador Tabelas de cargos, rubricas, horários e turnos de trabalho Cadastro inicial dos empregados ativos Obras e estabelecimentos Processos judiciais e administrativos... Admissão Alteração cadastral e contratual Aviso prévio Desligamentos Comunicações de acidente de trabalho Afastamentos Informações de Saúde e Segurança do trabalho Reintegração... Remuneração do trabalhador e outros pagamentos Aquisição da produção rural Comercialização da produção rural Contratação de avulsos Desoneração da folha de pagamento Contribuição sindical... Transmissão por assinatura digital Eventos não periódicos: deverão ser gerados e transmitidos dentro do prazo legal ou quando ocorrerem, antes dos eventos mensais da folha de pagamento Eventos periódicos: transmissão deverá ser realizada até o dia 7 do mês seguinte ao que se refiram, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário. 15

O Manual de orientação ao esocial estabelece um leiaute com mais de 2000 campos com formato específico referentes às informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais 39 eventos: Informações do empregador Tabelas Cadastro inicial do empregado Eventos não periódicos Eventos periódicos Maio 2014 16

O que mudou com o manual 2.0? De 44 eventos na versão 1.1, passamos a ter 39 eventos no total Com relação à versão 1.1 divulgada em dezembro de 2013, 9 eventos foram incluídos, 9 excluídos e 30 alterados. Ainda, foram incluídas 6 tabelas, 3 excluídas e 14 alteradas. Exclusão das informações relacionadas a Gestão de Terceiros com exceção das Obras de Construção Civil; Inclusão do evento S-2190 Admissão de Trabalhador Registro Preliminar evento opcional, que deve ser utilizado quando não for possível enviar todas as informações do evento S-2200 Admissão do Trabalhador até o final do dia imediatamente anterior ao do início da respectiva prestação do serviço. Requer informações do CPF, data de nascimento e data de admissão do empregado. As informações antes contidas no evento S-1300 Pagamentos Diversos estão contempladas nos eventos S-1200 Remuneração de Trabalhador e S-1210 Pagamentos de Rendimentos do Trabalho. 17

Destacamos 8 pontos críticos para o processo de adequação ao esocial pelas empresas 08 Impactos culturais com mudanças no tempo de resposta às demandas 07 Necessidade de integração entre departamentos, sistemas e clientes Gestão de riscos trabalhistas, previdenciários e fiscais, que impactam o modelo de negócios 06 01 Saneamento de dados, alteração de contratos e migração de informações Pontos críticos para adequação Adequações nos processos internos com revisão de papéis e responsabilidades 05 02 Informações em papel, incompletas ou faltantes no sistema que precisam ser parametrizadas 03 Definição da governança do esocial e ajustes na estrutura Campos do esocial não atendidos pelas soluções tecnológicas 04 19 19

O desafio é muito mais amplo do que apenas um ajuste de sistemas e acreditamos que existam 5 grandes frentes de análise para preparar as empresas para o esocial Compliance e gestão de riscos trabalhista, previdenciária e fiscal Tecnologia - infraestrutura necessária para suportar as novas obrigações Processos para efetividade dos fluxos e políticas Pessoas e plano de comunicação Governança com interação entre as áreas e definição de papéis 21

Para conhecer mais sobre o tema e ter acesso a nossas publicações, acesse o site: www.pwc.com.br/esocial Relatório 2015: http://www.pwc.com.br/pt/public acoes/servicos/consultoria- negocios/pesquisa-esocial- 2015.jhtml Relatório 2014: http://www.pwc.com.br/pt/public acoes/servicos/consultoria- negocios/pesquisa-esocial- 14.jhtml 22

www.pwc.com.br/esocial Denise Casas Gerente + 55 11 3674 3978 denise.casas@br.pwc.com Luiza Daher Supervisora + 55 11 3674 3957 luiza.daher@br.pwc.com