esocial NOVA ERA NAS RELAÇÕES ENTRE EMPREGADORES, EMPREGADOS E GOVERNO Victoria Sanches Tax & Accounting Software Thomson Reuters, Brasil

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1 esocial NOVA ERA NAS RELAÇÕES ENTRE EMPREGADORES, EMPREGADOS E GOVERNO Victoria Sanches Tax & Accounting Software Thomson Reuters, Brasil

2 O FUTURO CHEGOU... As coisas acontecem muito rápido cada vez mais hiperconectado

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4 NOVA ERA DIGITAL Governo Brasileiro Estabelece SPED Sistema Público de Escrituração Digital

5 SPED x INFORMAÇÕES SPED DESCRIÇÃO No INFORMAÇÕES ECD Escrituração Contabil Digital 242 EFD-ICMS/IPI Escrituração Fiscal Digital EFD- CONTRIBUIÇÕES Escrituração Fiscal Digital PIS/PASEP/COFINS FCONT Controle Contábil e Fiscal de Transição 0173 NF-e Nota Fiscal Eletrônica Mercantil NFS-e Nota Fiscal Eletrônica de Serviços +150 CT-e Conhecimento de Transporte Eletronico +500 Novos Projetos Em proceso piloto esocial Informações Previdenciárias e Trabalhista ECF... Escrituração Contábil Fiscal Digital Imposto de Renda e CSLL + 700

6 VISÃO DE FUTURO DO GOVERNO Arquivo EFD IPI/ICMS EFD EFD ISSQn Tabelas do Contribuinte Apuração de Débitos EFD Contribuições EFD Financeiras ECD e EFD- IRPJ DCTF Declaração de Créditos e Débitos Tributários Federais esocial

7 esocial NA MÍDIA Fonte: ESTADÃO

8 esocial NOVA ERA NAS RELAÇÕES ENTRE EMPREGADORES, EMPREGADOS E GOVERNO Área RH/DP Acompanhamento das Mudanças Legais e Calculo de Folha esocial APRESENTA AO FISCO: 44 Leiautes Informações Fiscosoft XML Temporal (ex Admissão) 4 Saúde Medicina do Trabalho Distintas Origens/ERP Por Eventos: Iniciais, Aleatórios e Mensais Eventuais Mudanças de Processos Alto risco fiscal com possibilidade de cruzamento de dados Área Fiscal Jurídico Processos Trabalhistas Controle das operações de Terceiros, apurações e geração de obrigações

9 CENÁRIO DAS EMPRESAS esocial Fonte: participantes da 1ª Conferencia esocial - respostas coletadas através do forumário de inscrição no hotsite do evento

10 CENÁRIO DAS EMPRESAS esocial Fonte: participantes da 1ª Conferencia esocial - respostas coletadas através do forumário de inscrição no hotsite do evento 10

11 CENÁRIO DO GRUPO 2 - GM PONTOS DE ATENÇÃO

12 DILEMA EMPRESARIAL LEGISLAÇÃO? OBRIGAÇÕES Trabalhista Previdenciária FGTS Complexidade Dúvidas Riscos Impactos Mudanças: Tecnologia Processos Pessoas Cultura SPED esocial

13 VISÃO SISTÊMICA DO SPED R H T I Contábil Fiscal Auditoria Compliance Engenharia E R Ps. + Softwares: Folha RH Medicina Saúde Obras Civis Fiscal Jurídico Financeiro/ Contábil SPED Contábil SPED Fiscal ICMS/IPI SPED EFD-Contribuições PIS/COFINS E-SOCIAL ECF-IRPJ/CSLL Informações Governança Corporativa Receita Federal do Brasil Comunicaç ão Marketing One Source Information

14 HÁ CONVERGENCIA PARA O COMPLIANCE? Saneamento Cadastral Geração DCTF Previdenciária Incidências Tributárias Valores de Retenções Serviços Desoneração da Folha EFD-Contribuições... RH Fiscal Objetivos Prevenir Detectar Responder Monitorar Riscos Práticas CIA x Regulamentos Legal Trabalhista / Previdenciária Processos Judiciais/ Adm / Trabalhista Jurídico Contábil Provisões de Folha Prestadores de Serviços - 3os SPED Contábil...

15 CULTURA ORGANIZACIONAL ERPs Softwares Aplicativos SIG Cultura Organizacional Tecnologia Processos Objetivos Políticas Estrutura Comportamento Comunicação Tempo Qualidade Acesso ao Conhecimento Pessoas Captura, análise e reporte de informações Competências técnicas e gerenciais Papel, funções e responsabilidades Perfil Profissional

16 CULTURA ORGANIZACIONAL Expressão da forma de pensar e de agir de uma organização conforme seus: Usos, Costumes, Hábitos, Comportamentos, Princípios e Valores Há domínio sobre o conhecimento sobre: O que quero fazer? O que devo fazer? O que posso fazer? As lideranças conhecem os riscos e impactos sobre: Compliance fiscal e tributário? Impactos na marca e na imagem? Impactos na Operação e no Crédito?

17 CULTURA ORGANIZACIONAL Convergência das áreas envolvidas em torno do ideal de Construir. Papéis, funções e responsabilidades das áreas envolvidas estão claros? Como consolidar as informações se cada área faz o seu? Há conceito de Sistema Consolidado de Informação One Source Information?

18 CENÁRIO DO GRUPO 2 - GM MAPEAMENTO DOS GAP S

19 ATUAR NO MACRO PROCESSO Mapear Sanear Povoar Compliance de Solução e Conteúdo Reportar Realidade Atual X Realidade Projetada: Tecnologia Processos Pessoas Eliminar gaps Garantir Consistência Homologar Prototipar Pilotar Analisar Certificar Auditar Melhoria contínua das atualizações de leiaute, das requisições e reportes Temos conhecimento sistematizado para viabilizar as entregas e atualizações constantes para manter a reputação da empresa?

20 SANEAMENTO CADASTRAIS Empregador Empregado

21 SANEAMENTO... Revisão das informações Categoria Sindical Grau de Risco de Atividade Lotações Folha de Pagamento Rubricas Incidências Bases Cargos e Salários Nomenclatura CBO Descrição da Função Tabela Salarial

22 Resumo do Mapeamento esocial Estatística do Mapeamento Mapeamento/ Arquivo Desenvolver Ferramenta FOLHA - Aderente FOLHA - Não Aderente Portal Aderente Portal Não Aderente People Aderente People Não Aderente S1000 S1010 S1020 S1030 S1040 S1050 S1060 S1070 S1080 S1100 S1200 S1310 S1320 S1330 S1340 S1350 S1360 S1370 S1400 S2100 S2200 S2220 S2240 S2260 S2280 S2300 S2320 S2325 S2330 S2340 S2345 S2360 S2365 S2400 S2405 S2420 S2440 S2600 S2620 S2680 S2800 S2820 S2900 TOTAL Não se Aplica Nº Total de Campos

23 Mapeamento esocial 25,837% 3,346%,762% 1,482%,847% 3,812% 38,204% Desenvolver Ferramenta FPW Folha - Aderente FPW Folha - Não não Aderente SAP Portal Portal Aderente SAP Portal Portal não Não Aderente Peoplesoft Aderente Peoplesoft não Não Aderente Não Não se se Aplica aplica à Claro 25,709%

24 FATOR CRÍTICO DE SUCESSO CONFIANÇA Produto ou Solução? Onde está a informação? CUSTOS COMPROMETIMENTO COMPLIANCE Visão de Compliance e Risco? CONSCIÊNCIA CONVERGÊNCIA Visão de Obrigação ou Governança? Qual a estratégia da empresa?

25 CENÁRIO DO GRUPO 2 - GM EXPERIÊNCIAS E IMPACTOS

26 EXPERIÊNCIAS...

27 IMPACTOS ALTERAÇÕES x VOLUMETRIA Cenário => Empregados Alterações x Eventos Alteração de Cargo Alteração de Local de Trabalho Alteração de Salário Alteração da duração de Contrato Alteração de função Transferência...

28 IMPACTOS ALTERAÇÕES DE LEIAUTE Versão 01/07/2013 e 19/07/2013 Versão 13/11/2013 Versão XX/XX/2014 Versão 1.2 beta 2 24/02/2014

29 IMPACTOS X PROCESSOS Reciclagem das regras legais x práticas da CIA; Revisão das políticas de contratação/admissão com as demais áreas x SLA externo / Interno; Revisão das incidências Tributárias x cadastro de rubricas x Natureza das rubricas por parte do fisco; Revisão dos impactos na convergência entre os eventos fiscais S1310 x S1320 de Serviços x Pagamentos S1300; Envolver distintas áreas (inclusive MKT, Engenharia); Processos de Cisão, Incorporação x prazos legais; Monitoramento dos processos e pré auditorias...

30 IMPACTOS DE ASPECTOS CONTÁBEIS E FISCAIS Inconformidade nas retenções Divergência contabilização Natureza dos recolhimentos Inconformidade tributária Consolidação informações: RH, autônomos, etc. Inconformidade gestão informações sobre obras civis Sistema Informações Gerenciais Governança Corporativa Passivo trabalhista, certidões, concorrências Inconformidade leiaute, riscos multas, risco previdenciário. Sistema de apoio à decisão inadequado Decisões e prognósticos de evolução empresarial

31 CENÁRIO DO GRUPO 2 - GM ANÁLISE DO AMBIENTE TECNOLÓGICO

32 EVENTOS NO FORMATO XML Demais eventos do esocial Digital Assinatura Digital ecnpj

33 CRUZAMENTO DAS INFORMAÇÕES ENTRE ÁREAS X SEQUENCIA LÓGICA Exemplo Área de Departamento Pessoal responsável pelas Rubricas x No Processo Jurídico relacionado a área de Compliance/Jurídica) -Importar uma Rubrica (S-1010 PENSÃO ALIMENTÍCIA ESPECIAL No de processo), sem que o evento de processo correspondente (S-1070);

34 TECNOLOGIA X CONTROLES INTERNOS Multiplas fontes de origens (Admissão Sistema de RH, ASO sistema de medicina do trabalho, Férias e Cálculos/ processo terceirizado); Dados não sistematizados, em papel e novos dados solicitados Adequação as tabelas internas do esocial/fisco; Preparar as interfaces/integrações para geração do esocial; Troca de sistemas x ajustes necessários x prazos legais;

35 SPED = GOVERNANÇA TRIBUTÁRIA

36 NOSSAS RECOMENDAÇÕES NOSSAS RECOMENDAÇÕES Conscientizar a alta gestão com visão corporativa; Analisar os pré-requisitos do esocial; Identificar os riscos e propor as soluções; Sanear os dados cadastrais; Ajustar os processos e disseminar o conhecimento; Consistir o conteúdo das informações; Definir a origem das novas informações; Capacitar e treinar em processo contínuo. 36

37 esocial: PENSAR DE FORMA DIFERENTE Bem Vindos ao SPED! SPED Sistema Público de Escrituração Digital Coragem para sair da zona de conforto

38 OBRIGADA! Victória Sanches Tax & Accounting Software Thomson Reuters, Brasil

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