A evolução das empresas rumo ao esocial

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1 A evolução das empresas rumo ao esocial 3 a edição da pesquisa sobre o esocial

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3 Sumário Apresentação 3 Sobre a pesquisa 5 Sobre o esocial 8 Principais conclusões da pesquisa 9 Como as empresas estão se preparando 10 Fatores críticos de sucesso para adequação ao esocial 21 Equipe de pesquisa 24 PwC 1

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5 Apresentação Há quase dois anos, as empresas que operam no país estão vivendo uma importante mudança regulatória, o esocial. A sistematização no fornecimento de informações ao esocial obriga os empregadores a racionalizar e automatizar diversos processos, especialmente os relacionados à gestão de pessoas, mas também outros. As empresas começaram a se mobilizar em julho de 2013, com a publicação da primeira versão do Manual de Orientação do esocial. A previsão é que o esocial passe a vigorar, em setembro de 2016, para as empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões e, em janeiro de 2017, para as demais organizações. Ciente dos desafios que a implementação do esocial representa, a PwC tem acompanhado de perto a mudança e orientado várias organizações nesse processo. Para verificar a evolução das empresas na preparação para o esocial, apresentamos os resultados de nossa mais recente pesquisa sobre o tema a primeira foi divulgada em 2014 e a segunda, no início de O objetivo foi mapear as iniciativas e ações adotadas, buscando entender os principais desafios e dificuldades encontrados pelas organizações e também as lições aprendidas. Agradecemos aos profissionais e às empresas participantes que compartilharam conosco as suas experiências e visões. A todos, uma boa leitura! Fernando Alves Sócio-presidente PwC Brasil PwC 3

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7 Sobre a pesquisa A pesquisa busca entender como as empresas estão se preparando para cumprir com as obrigações do esocial, que representa uma importante mudança no ambiente regulatório brasileiro. Procuramos identificar o avanço na adequação ao novo sistema, por meio de uma análise comparativa entre o cenário atual das empresas diante do esocial e a situação apresentada nas pesquisas realizadas pela PwC em 2014 e início de Contamos com a participação de 231 empresas de diversos setores da economia, a maioria com capital nacional e representada, em grande parte, pelos responsáveis da área de Recursos Humanos. Aproximadamente, 82% delas já tinham um projeto ou ações voltadas à adaptação ao ambiente do esocial, e 12% estão participando do grupo piloto criado pela Receita Federal para testar e discutir os leiautes e os procedimentos relacionados ao esocial durante sua fase de desenvolvimento. Na comparação dos resultados dessa pesquisa com aqueles apontados em 2014 e no primeiro semestre de 2015, é importante notar que parte das variações pode ser explicada por mudanças na composição da amostra de empresas, uma vez que ambos os levantamentos foram realizados por adesão espontânea dos respondentes. Porém, entendemos que os resultados ajudam a compreender a evolução dos trabalhos de adequação ao longo do último ano. Uma das últimas informações oficiais divulgadas sobre o esocial foi a versão 2.1 do Manual de Orientação do esocial aprovada pela Resolução do Comitê Gestor nº 002/ Jul: Publicação do Ato Declaratório nº 5, de 17 de julho de 2013, que aprovou e divulgou o primeiro leiaute do esocial (Manual de Orientação do esocial, v. 1.1). Dez: Publicação do Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014, que instituiu o esocial Fev: Aprovação do manual de orientação do esocial, v Abr: Divulgado o manual de orientação aos desenvolvedores do esocial, v 1.0. Jun: Publicação do cronograma oficial do esocial, Resolução nº1, de 24 de junho de 2015 A cronologia apresentada está baseada nas informações disponíveis na Resolução nº 1, de 24 de junho de 2015, publicada no Diário Oficial. Set: Pbrigatoriedade do esocial para as empresas com faturamento anual superior a R$78 milhões em 2014 (exceto eventos de Saúde e Segurança do trabalho). Jan: Obrigatoriedade da prestação de informações referentes a Saúde e Segurança do trabalho para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2014 Jan: Obrigatoriedade do esocial para as demais empresas. Jul: Obrigatoriedade da prestação de informações de Saúde e Segurança do trabalho para as demais empresas PwC 5

8 Figura 2 - Características das empresas participantes Número de empregados Origem do Capital Até 100 empregados 13% 10% 29% Nacional 49% 62% 66% 101 a 500 empregados 20% 22% 25% Multinacional 37% 32% 44% 501 a 1000 empregados 7% 13% 16% Economia Mista 4% 1% 2% 1001 a empregados 10% 10% 15% Pública 3% 0% 0% 2001 a empregados 2% 7% 8% 2 o semestre/ o semestre/ Acima de empregados 20% 20% 20% Base: 2º semestre de respostas; 1º semestre de respostas; respostas. 2 o semestre/ o semestre/ Base: 2º semestre de respostas; 1º semestre de respostas; respostas. 6 Pesquisa esocial

9 Setor de atuação 80% dos respondentes da pesquisa atuam na área de Recursos Humanos. Produtos Industriais 16% Prestação de Serviços 16% Serviços Financeiros/ Seguros Engenharia e Construção/ Transportes Saúde 9% 9% 10% Varejo Tecnologia da Informação/ Telecomunicações Bens de Consumo 5% 6% 6% Agronegócio 5% Mineiração/ Energia 5% Químico/ Petroquímico 4% 2 o semestre/2015 Base: 2º semestre de respostas; Os seguintes setores de atuação representam 9% da amostra: Metalúrgica, Educação, Papel e Celulose, Logística, Automobilístico, Terceiro Setor, Entretenimento e Lazer. PwC 7

10 Sobre o esocial A Resolução nº 1/2015 regulamenta o esocial como instrumento para unificar a prestação das informações referentes à escrituração das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Também padroniza a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição dessas informações no ambiente nacional do esocial. Apesar da sistematização, o esocial não dispensa as empresas de manter os documentos na forma e nos prazos previstos na legislação aplicável. Os eventos que compõem o esocial obedecerão às regras constantes no Manual de Orientação do esocial, versão 2.1, e serão transmitidos ao ambiente nacional de acordo com os prazos previstos na Figura 3. Figura 3 - Grupos de informações previstos no Manual de Orientação do esocial Eventos iniciais e tabelas Estes eventos estão compostos por informações de natureza permanente, armazenadas em tabelas, tais como: Tabela de rubricas Tabela de cargos Tabela de horários Tabela de estabelecimentos e obras de construção civil Tabela de processos Informações do empregador Vínculos empregatícios atuais Entre outros eventos Os eventos iniciais e tabelas serão as primeiras informações a serem transmitidas pelas organizações ao esocial, a partir do momento de obrigatoriedade. Eventos não periódicos Estes eventos são compostos por registros de ações ou situações advindas da relação entre empresa e trabalhador, tais como: Admissão Alteração contratual Comunicações de acidente de trabalho Afastamentos Reintegração Exposição a agentes nocivos Entre outros eventos Prazo Os eventos não periódicos deverão ser gerados e transmitidos de acordo com o respectivo prazo legal. Eventos periódicos Estes eventos são compostos por registros e transmissões de dados tais como:: Remuneração dos trabalhadores e outros pagamentos Aquisição de produção rural Informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias Os eventos periódicos deverão ser transmitidos até o dia 7 do mês seguinte ao da competência de referência. 8 Pesquisa esocial

11 Principais conclusões da pesquisa Com base nas respostas dos participantes sobre o processo de preparação para cumprir as obrigações previstas no esocial, destacamos as seguintes conclusões: 6 7 Melhoria no cumprimento da legislação e maior eficiência nos processos são os benefícios mais esperados pelas empresas. As maiores dificuldades de adequação ao esocial se concentram no saneamento de dados, atendimento a prazos e requisitos legais e revisão da estrutura de funcionamento das áreas envolvidas. 1 Continua a percepção de que a área de RH sofrerá os maiores impactos, mas o esocial afeta a empresa como um todo. 2 As empresas estão cada vez mais comprometidas com a adequação e conscientes das necessidades do esocial. 5 Após a implantação do esocial, as empresas consideram que o cumprimento dos prazos legais será uma das maiores dificuldades. 4 Mudança cultural e processos internos são as maiores dificuldades para adequar-se ao esocial. 3 As empresas avançaram no processo de adequação ao esocial, a maioria atualmente está na fase de diagnóstico e implementação. PwC 9

12 Como as empresas estão se preparando Esta seção do relatório explora cada uma das principais conclusões da pesquisa, apresentando com um pouco mais detalhes as estratégias utilizadas pelas empresas para se adequar ao esocial, bem como as barreiras e os facilitadores que elas estão encontrando nesse processo. 1. Continua a percepção de que a área de RH sofrerá os maiores impactos, mas o esocial afeta a empresa como um todo. Grande parte das informações a serem fornecidas no esocial está relacionada à gestão de pessoas. Assim, é natural que as empresas continuem percebendo que essa área é a mais afetada. Como as informações necessárias para enviar o esocial têm origem em diversas fontes, os participantes da pesquisa também indicaram impactos em outras áreas (ver Figura 4). Observamos que as áreas indicadas são as mesmas mencionadas nas edições anteriores da pesquisa, com uma pequena diferença na percepção de impacto em três áreas: ele é maior na área de TI e menor nas de Contabilidade e Compras (Gestão de Terceiros). 10 Pesquisa esocial

13 A percepção de menor impacto na área de Compras (Gestão de Terceiros) talvez se deva à possibilidade de algumas informações sob sua responsabilidade, como dados sobre Serviços Prestados e Tomados, deixaram de ser exigidas no esocial e migraram para o módulo do SPED a Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf). Vale ressaltar ainda que poucas empresas (apenas 3%) perceberam que o impacto das mudanças pode ser grande na sua própria operação. Muitas das informações requeridas pelo esocial são originadas nas áreas operacionais e administrativas da organização e, para serem capturadas nos processos de RH, precisam da intervenção dos gestores dessas áreas. Assim, o desafio das empresas não é apenas se adequar neste momento ao esocial, mas também manter a sua conformidade, pois está em jogo uma mudança de comportamento dos gestores no sentido de dar mais atenção à precisão e à tempestividade das informações fornecidas. Figura 4 - Áreas mais impactadas pelo e-social P: Qual das áreas abaixo, na sua opinião, sofrerá maiores impactos em seus processos para se adequar ao esocial? Setor de atuação Recursos Humanos Saúde, Segurança e Meio Ambiente Fiscal Tecnologia da Informação Contabilidade Compras (Gestão de Terceiros) Operação (área de negócio) Jurídico Outra: 6% 8% 5% 4% 6% 11% 6% 7% 11% 5% 5% 3% 7% 5% 3% 3% 1% 2% 0% 3% 10% 16% 16% 26% 44% 43% 45% 2 o semestre/ o semestre/ Base: 2º semestre de respostas; 1º semestre de respostas; respostas. PwC 11

14 2. As empresas estão cada vez mais comprometidas com a adequação e conscientes das necessidades do esocial. Com base nas respostas obtidas, observamos uma evolução no comprometimento das empresas com o projeto de adequação ao esocial em relação às edições anteriores da pesquisa. Dos participantes, 57% afirmaram que sua empresa apresenta uma estrutura interna dedicada ao projeto de adequação ou já contrataram uma consultoria especializada um avanço de 15 pontos percentuais em relação ao ano anterior. Parte das empresas ainda estava aguardando a divulgação da versão final do manual do esocial para iniciar o projeto de adequação, enquanto 18% ainda não estão preparadas para conduzir o projeto ou entendem que as mudanças se restringem ao software de folha de pagamento. 3. As empresas avançaram no processo de adequação ao esocial: a maioria atualmente está na fase de diagnóstico e implementação. Das empresas pesquisadas, 81% iniciaram atividades de adequação ao esocial e estão na fase de diagnóstico, implementação ou monitoramento, porém, uma parcela da amostra (19%) ainda não realizou qualquer atividade com relação ao esocial. Figura 6 - Fase de adequação da empresa ao esocial P: Em que fase você acredita que a sua empresa está em relação ao esocial? Figura 5 - Comprometimento das empresas com a adequação ao esocial Sem iniciativa 19% 23% P: Você acredita que sua empresa está consciente e comprometida com as necessidades do esocial? Diagnóstico 41% 42% 57% possuem uma estrutura interna dedicada ao projeto de adequação ou ja contrataram uma consultoria especializada Implementação 29% 36% 25% estavam aguardando a versão final do manual para iniciar o projeto de adequação Monitoramento 4% 6% 2 o semestre/ o semestre/ % não estão preparadas para conduzir o projeto ou entendem que as mudanças são uma questão restrita ao software de folha de pagamento Base: 2º semestre de respostas; 1º semestre de respostas; Base amostral: 2º semestre de respostas; 1º semestre de respostas; respostas. 12 Pesquisa esocial

15 Aprofundando a questão, a pesquisa procurou entender a evolução das empresas em algumas áreas críticas (ver Figuras 6 e 7). É importante destacar que, embora as empresas avaliem seu nível de adequação de maneira positiva, ainda há grandes desafios a serem vencidos para assegurar que elas estejam prontas para enviar as informações em setembro de Entre eles, destacamos a conformidade legal dos procedimentos e das políticas atualmente adotadas. O aspecto não foi avaliado em profundidade na pesquisa, mas diante da complexidade da legislação trabalhista e previdenciária no Brasil, pode exigir das empresas um esforço significativo para garantir seu pleno atendimento. Segundo declarações do próprio governo, as medidas atuais contribuirão para melhorar a fiscalização e reduzir despesas do governo com programas relacionados à saúde do trabalho. Estima-se que cerca de R$ 2,7 bilhões seriam obtidos com o incremento da fiscalização eletrônica, e que o esocial deverá também ajudar a elevar a cobrança de multas das empresas que desrespeitam as regras trabalhistas 1. As áreas críticas para adequação encontram-se em estágio similar de evolução. Mas em todas as frentes percebe-se um esforço significativo para adequação. Figura 7 - Evolução do nível de adequação das empresas P: Na sua opinião, o quanto sua empresa está adequada para atender aos requisitos do ambiente do esocial? Totalmente 36% Parcialmente Muito pouco 9% 2 o semestre/2015 Base de informações (dados para os eventos) 55% Totalmente 38% Parcialmente 57% Muito pouco 5% 2 o semestre/2015 ¹ Fonte: Valor Econômico. Governo prepara pacote trabalhista que deve somar R$ 10 bi, diz ministro, publicado em 09/02/2015. PwC 13

16 Sistemas atuais Totalmente 39% As empresas estão realizando diversos ajustes na frente de Tecnologia da Informação. Entretanto 16% delas informaram que ainda não realizaram nenhuma ação. Figura 8 - Ações realizadas na área de TI para adequação ao esocial Parcialmente 51% P: Quais ações na área de TI sua empresa está realizando para se adequar ao esocial? Muito pouco 10% Customizações em sistemas 27% 2 o semestre/2015 Aquisição de novos módulos para os sistemas atuais 16% Controles internos Nenhuma ação 16% Totalmente 31% Aquisição de mensageria para transmissão das informações para o esocial 14% Parcialmente 57% Revisão da estrutura de funcionamento da área de TI 9% Muito pouco 12% Aquisição de compilador para integração das informações existentes 9% 2 o semestre/2015 Base: 2º semestre de respostas; Aquisição de novos sistemas 8% 2 o semestre/2015 Base: 2º semestre de respostas; 14 Pesquisa esocial

17 Dificuldade para coletar as informações e custo são os maiores obstáculos destacados pela área de TI Figura 9 - Principais desafi os na implementação das ações de TI P: Quais os principais desafios encontrados por sua empresa na implementação das ações de TI? Dificuldade em coletar as informações em diferentes sistemas/fontes para envio ao esocial Custo Dificuldade para realizar mudanças em sistemas globais Entendimento da equipe de TI sobre os requisitos do esocial 2 o semestre/ % 20% 29% Base: 2º semestre de respostas; 37% 2 o semestre/ o semestre/ Base: 2º semestre de respostas; 1º semestre de respostas; respostas. 4. Mudança cultural e processos internos são as maiores dificuldades para a adequação ao esocial. Nesta edição da pesquisa, 29% dos respondentes destacaram a mudança cultural como uma das maiores dificuldades para se adequar ao esocial, percentual bem parecido com o resultado da pesquisa anterior, na qual 30% das empresas também identificaram essa questão como um dos principais obstáculos. O resultado demonstra que as empresas continuam percebendo que o novo ambiente mudará o tempo de resposta às demandas de informações no dia a dia, como também o nível de cuidado necessário para garantir a qualidade do que é fornecido. Informações como as relativas a acidentes de trabalho, admissão, desligamento de profissionais e mudança no conjunto de atividades dos trabalhadores precisam ser fornecidas de modo tempestivo às autoridades. Com o novo sistema, isso será feito de maneira eletrônica e dentro do prazo legal. Além disso, como o ambiente do esocial envolve o sequenciamento lógico de dados, inconsistências nas informações fornecidas serão verificadas automaticamente, o que impedirá a empresa de enviar os arquivos e, também, evitará riscos de autuação. PwC 15

18 Figura 10 - Principais dificuldades P: Diante da nova obrigação, indique até dois temas com os quais você acredita que sua empresa terá mais dificuldade em lidar. Mudança cultural Processos internos Sistema e tecnologia Comprometimento dos gestores da empresa Pleno cumprimento da legislação vigente 7% 9% 8% 8% 10% 10% 15% 15% 17% 20% 24% 29% 30% 29% 29% Além da mudança cultural, outra dificuldade mencionada por muitos respondentes é a adequação dos processos internos. Do total, 29% das empresas preveem dificuldades em relação a esse tema, mesmo percentual registrado na edição anterior da pesquisa. Esse aspecto pode ser analisado também em conjunto com o dos sistemas e tecnologia outro assunto de grande preocupação pela sua natureza de integração. Uma importante mudança na percepção das dificuldades enfrentadas pelas empresas está relacionada à necessidade de capacitar os profissionais envolvidos. A explicação pode estar na maior conscientização sobre os impactos do esocial e, consequentemente, na busca de treinamentos e conhecimentos sobre o tema nos últimos meses. Entre as principais causas de dificuldades percebidas pelos participantes em 2015, destaca-se a integração dos dados provenientes de diversas origens. Isso porque, em muitas empresas, parte significativa das informações que precisam ser fornecidas ao esocial não é coletada de maneira sistemática pelos processos atuais ou pelas soluções tecnológicas disponíveis. Em outros casos, é preciso redesenhar e racionalizar esses processos para cumprir plenamente as exigências, sem aumentar de forma significativa o efetivo de profissionais em atividades administrativas. Estrutura e governança 4% 5% 10% Capacitação dos profissionais envolvidos 4% 3% 14% 2 o semestre/ o semestre/ Base: 2º semestre de respostas; 1º semestre de respostas; respostas. 16 Pesquisa esocial

19 Figura 11 Principais motivos das difi culdades P: Em sua opinião, qual é o principal motivo para a provável dificuldade? Integração dos dados de diversas origens 36% 41% 44% Pouco entendimento e comprometimento dos gestores com o projeto 13% 18% 22% Legislação atual muito complexa 17% 14% 13% Qualidade do conteúdo das informações 13% 9% 13% Informações em papel não sistematizadas 7% 6% 4% Outros 10% 8% 13% 2 o semestre/ o semestre/ Base: 2º semestre de respostas; 1º semestre de respostas; respostas. Além das dificuldades apontadas acima, a maioria dos participantes da pesquisa, este ano (77%), também acredita que garantir a segurança das informações será um aspecto crítico da implantação do esocial. PwC 17

20 5. Após a implantação do esocial, as empresas consideram que o cumprimento dos prazos legais será uma das maiores dificuldades. Nesta edição da pesquisa, 31% dos participantes apontaram o cumprimento do prazo das obrigações como uma das principais dificuldades após a implementação do esocial. As empresas precisarão rever diversos processos e rotinas de atividades para que as informações estejam disponíveis no sistema no prazo exigido pelas novas regras. Por exemplo, as informações sobre admissão de um novo empregado deverão ser fornecidas até o fim do dia anterior ao início da atividade do empregado. Figura 13 - Principais difi culdades após a implementação P: Após a implantação do esocial, que dificuldades, em sua opinião, a sua empresa enfrentará? Dificuldade para cumprir todas as obrigações dentro do prazo Manutenção da qualidade dos dados e bases de informações Dificuldade em manter a interação entre as áreas Aumento dos custos Questionamento pelos empregados diante à visualização de seus dados no sistema 3% 10% 9% 11% 11% 13% 16% 17% 21% 26% 17% 22% 21% 31% 37% Ainda não consigo visualizar dificuldades pós implantação 7% 15% 13% 2 o semestre/ o semestre/ Base: 2º semestre de respostas; 1º semestre de respostas; respostas. Em 2014, 21% das empresas apontaram o aumento dos custos como a principal dificuldade após a implantação do esocial, mas, nas pesquisas realizadas no ano de 2015, apenas 11% mencionaram esse aspecto, o que pode estar relacionado à maior conscientização das empresas sobre os objetivos do esocial e ao fato de elas estarem se preparando para implantar o novo sistema. 18 Pesquisa esocial

21 6. Melhoria no cumprimento da legislação e maior eficiência nos processos são os benefícios mais esperados pelas empresas. Assim como na pesquisa anterior, os respondentes destacaram, no segundo semestre de 2015, a melhoria no cumprimento da legislação em vigor (33%) como um dos principais ganhos esperados com a implantação do esocial. Esse resultado revela que, embora o investimento inicial na adequação ao esocial possa ser grande, as empresas esperam que a sua preparação efetiva para cumprir a complexa regulamentação do trabalho no Brasil fique mais fácil. Isso evitará surpresas desagradáveis e impactos nos resultados do negócio, provocados por processos trabalhistas ou autuações aplicadas pelas autoridades governamentais. A sistematização do fornecimento de informações ao esocial vai obrigar as empresas a racionalizar e automatizar processos. Nesse novo contexto e diante da complexidade da legislação, será fundamental contar com soluções administrativas que contemplem, por exemplo, melhor integração de sistemas, gerenciamento eletrônico de documentos e ferramentas de workflow. Outras expectativas interessantes também destacadas pelas empresas nesta edição da pesquisa estão relacionadas à eficiência dos processos de gestão de pessoas (27%) e à eliminação de erros e redução de custos operacionais (20%). A visão das empresas sobre os potenciais benefícios do esocial indica um cenário no qual quem se preparar adequadamente poderá não apenas evitar dissabores, como multas e processos, mas também sair dessa fase de transição com uma melhor gestão de pessoas. Figura 14 - Ganhos e benefícios esperados com o esocial P: Quais ganhos e benefícios você percebe em sua empresa com a adequação ao esocial? Melhoria no cumprimento da legislação trabalhista, previdenciária, social e fiscal Eficiência dos processos Eliminação de erros e redução dos custos operacionais para cumprimento das obrigações acessórias Garantia dos direitos dos trabalhadores Ainda não consigo visualizar ganhos e benefícios Maior facilidade para realização de negócios 0% 3% 1% 3% 7% 10% 14% 13% 20% 19% 18% 18% 21% 26% 27% 28% 33% 39% Das empresas analisadas, 60% estão realizando ações de comunicação ou de treinamento. Entretanto, 36% ainda não promoveram nenhuma medida relacionada à gestão da mudança, mas veem importância nesse tema e planejam realizar alguma ação. 2 o semestre/ o semestre/2015 Base: 2º semestre de respostas; 1º semestre de respostas; respostas PwC 19

22 Figura 15 - Ações relacionadas à gestão da mudança P: Indique quais ações relacionadas à gestão da mudança estão sendo realizadas por sua empresa: Em planejamento, entretanto, nenhuma ação foi realizada até o momento 36% Ações de comunicação 31% Ações de treinamento 29% Não será realizada nenhuma ação de gestão de mudança 4% 2 o semestre/2015 Base: 2º semestre de respostas; 7. As maiores dificuldades de adequação ao esocial se concentram no saneamento de dados, atendimento a prazos e requisitos legais e revisão da estrutura de funcionamento das áreas envolvidas. 20 Pesquisa esocial

23 Fatores críticos de sucesso para adequação ao esocial A pesquisa revelou sinais de progresso no processo de preparação das empresas para o ambiente do esocial. Com base nesses sinais e também na nossa experiência de assessoria a diversas empresas engajadas nos projetos de adequação ao esocial, destacamos alguns fatores críticos para o sucesso dessa iniciativa. São eles: Apoio da alta administração - A adequação ao esocial impacta diversas áreas e profissionais da organização, portanto, o apoio e o envolvimento da alta administração são fundamentais para o sucesso da implementação e da operação, garantindo a dedicação dos profissionais e a alocação dos recursos necessários às ações previstas. Diagnóstico da situação atual - O passo crucial para iniciar a adequação ao esocial é realizar uma boa avaliação da situação atual e identificar as lacunas em relação aos requisitos, contemplando as diversas dimensões da mudança. Isso permite concentrar melhor os esforços para cumprir o prazo disponível de adequação Compliance e qualidade das práticas trabalhistas e previdenciárias - A fim de assegurar o cumprimento dos requisitos trabalhistas e previdenciários, é necessário fazer uma revisão de compliance e de avaliação quanto à regularidade e à qualidade das informações, a fim de que possíveis exposições e inconsistências sejam identificadas. Gestão de projetos e gestão da mudança - O processo de adequação envolve um conjunto de ações interdependentes e, por vezes, simultâneas. Uma boa gestão do projeto garante que nenhum detalhe seja esquecido e que os diversos prazos e estejam alinhados e sejam cumpridos. Já a gestão da mudança contribui para a conscientização, a comunicação e a preparação de profissionais e gestores para atuar no novo contexto. PwC 21

24 Figura 16 Como a PwC pode ajudar O processo de adequação é muito mais amplo do que apenas um ajuste de sistemas. Acreditamos que existam cinco grandes frentes de análise para preparar as empresas para o esocial. Revisão trabalhista, previdenciária e fiscal Identificar pontos de vulnerabilidade que podem expor inconsistências e/ ou fragilidades nas práticas trabalhista e previdenciárias da empresa, ocasionando ações fiscalizatórias pelas autoridades competentes. Tecnologia Avaliar as principais debilidades ou limitadores na plataforma de sistemas e infraestrutura para suportar adequado nível de controle sobre os processos e segurança da informação. Processos Analisar processos com foco na efetividade dos mesmos e em controles, com redefinição de fluxos, requisitos funcionais para sistemas, políticas, indicadores e controles chaves, para melhorar a gestão e otimizar esforços. Pessoas Definir plano de comunicação para adequação às mudanças e identificar necessidade de ações de capacitação das pessoas envolvidas no processo. Estrutura e governança Avaliar potencial de melhoria na estrutura organizacional e interação entre as áreas, com redefinição de papéis e responsabilidade para garantir a correta adequação ao esocial. Interpretação técnica da legislação do esocial; Mapeamento dos gaps de cadastro; Revisão de compliance e das tabelas de incidências; Análise do ambiente tecnológico e dos controles internos; Verificação da adequação e da qualidade dos dados exigidos; Matriz de recomendações para adequação ao esocial. Integração do RH com as demais áreas envolvidas com o esocial; Redesenho dos processos internos e do fluxo das informações; Revisão da estrutura, dos papéis e das responsabilidades; Implementação das soluções e entrega do esocial; Gestão da mudança; Gestão de projeto (PMO). 22 Pesquisa esocial

25 Para conhecer mais sobre o tema e ter acesso a nossas publicações, acesse o site: Relatório 2015: servicos/consultoria-negocios/pesquisaesocial-2015.jhtml Relatório 2015: servicos/consultoria-negocios/pesquisaesocial-14.jhtml PwC 23

26 Equipe de pesquisa Coordenação geral João Lins Sócio Marcel Cordeiro Sócio Líder de projeto Denise Casas Gerente Equipe técnica de apoio Mariane Ribeiro Consultora Pesquisa esocial

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28 PwC Brasil youtube.com/pwcbrasil 2015 PricewaterhouseCoopers Serviços Profissionais Ltda. Todos os direitos reservados. Neste documento, PwC refere-se à PricewaterhouseCoopers Serviços Profissionais Ltda., a qual é uma firma membro do network da PricewaterhouseCoopers, sendo que cada firma membro constitui-se em uma pessoa jurídica totalmente separada e independente. O termo PwC refere-se à rede (network) de firmas membro da PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ou, conforme o contexto determina, a cada uma das firmas membro participantes da rede da PwC. Cada firma membro da rede constitui uma pessoa jurídica separada e independente e que não atua como agente da PwCIL nem de qualquer outra firma membro. A PwCIL não presta serviços a clientes. A PwCIL não é responsável ou se obriga pelos atos ou omissões de qualquer de suas firmas membro, tampouco controla o julgamento profissional das referidas firmas ou pode obrigá-las de qualquer forma. Nenhuma firma membro é responsável pelos atos ou omissões de outra firma membro, nem controla o julgamento profissional de outra firma membro ou da PwCIL, nem pode obrigá-las de qualquer forma. (DC0) Informação Pública

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