METEP MICROSOFT OFFICE WORD Professor Me. Silvio Silvestre Barczsz Objetivos de Aprendizagem Utilizar o Software Word como ferramenta para edição de textos. Plano de Estudo A seguir, apresentam-se os tópicos que você estudará nesta unidade: Estrutura do aplicativo Word Editando um texto Trabalhando com Imagens Recursos do Word
INTRODUÇÃO Para escrever um trabalho, relatório, lista, ou mesmo um documento elaborado com imagens, gráficos e tabelas, você usa um tipo de programa chamado processador de texto. Entre os mais populares, destacamos o Microsoft Word. O Word é um processador de texto completo, presente na maioria dos computadores como parte do pacote Microsoft Office. Você pode usar o Word para todas as suas necessidades relacionadas a documentos de texto, desde cartas básicas a trabalhos elaborados com imagens e texto. SAIBA MAIS Uma opção gratuita ao Word é o Writer O Writer é o processador de textos deste pacote. É possível produzir textos simples ou mais complexos, com diagramas, tabelas, índices, referências cruzadas, numeração (tanto de parágrafos como de páginas) e outros recursos. Documentos especiais como cartas, faxes, agendas e malas diretas podem ser feitos com a ajuda de assistentes especiais. Documentos longos podem ser formatados sem a necessidade de aplicar o mesmo recurso várias vezes. Basta utilizar a ferramenta Styles and Formatting para padronizar o que for necessário. O Writer também conta com corretor ortográfi co em tempo real, completador de palavras, ferramentas para criação de índices, sumários, notas e outros, possibilidade de envio de documentos por email e ferramenta para conversão de documentos em páginas web. Leia mais em: <http://www.baixaki.com.br/download/openoffi ce-org.htm#ixzz1on8iuw5z>. Para iniciar o Word, acesse pelo menu Iniciar do Windows: 1. Todos os Programas 2. Microsoft Offi ce 3. Microsoft Offi ce Word 2010 2 METEP Educação a Distância
Quando o Word é iniciado, um documento em branco aparece na área de trabalho do programa. O Word pode exibir o documento em um dos cinco modos de exibição: Layout de Impressão. Leitura em Tela Inteira. Layout da Web. Estrutura de Tópicos. Rascunho. METEP Educação a Distância 3
Você seleciona um modo de exibição usando os botões de exibição na parte inferior direita da janela do Word ou fazendo uma seleção a partir da aba Exibição. O Microsoft Word 2010 possui uma interface que usa barra de ferramentas com abas no lugar de barra de menus tradicional e barra de ferramentas. Cada aba contém botões e controles para operações específicas, por exemplo, a aba de layout de página contém controles para Margens, Colunas, Recuo, Espaçamento, e assim por diante. 4 METEP Educação a Distância
CRIANDO UM NOVO DOCUMENTO Qualquer novo documento do Word que você cria tem como base um modelo pré-existente. Um modelo combina estilos selecionados e configurações de documentos e, em alguns casos de texto, pré-escrita ou campos calculados para criar as bases para um tipo específico de documento. Você usa modelos para ganhar tempo na hora de criar certos tipos específicos de documentos. Então, para criar um novo documento: 1. Clique em Arquivo. 2. Novo. 3. Selecione o modelo inicial de documento. 4. Clique Criar. Dica: O atalho para realizar esta operação é CTRL + O Salvar o documento Todos os documentos que você cria e deseja manter devem ser salvos em uma unidade de armazenamento. A primeira vez que você salvar um arquivo, você terá que especificar um nome e a localização onde será guardado o arquivo. Dessa forma, toda vez que você efetuar alteração no conteúdo do documento, você deve salvar novamente o arquivo, porém não será necessário especificar o nome ou local novamente, METEP Educação a Distância 5
pois o documento apenas será atualizado. 1. Clique em Arquivo. 2. Salvar. 3. Na janela aberta, escolha o destino do arquivo. 4. Preencha o campo Nome do arquivo. 5. Clique em Salvar. Dica: O atalho para realizar esta operação é CTRL + B O seu documento, por padrão, será salvo com a extensão docx, que é compatível com o Word a partir da versão 2007. Para que o seu documento possa ser editado em uma versão mais antiga do Word: 1. Clique em Arquivo. 2. Salvar como. 3. Na janela aberta, escolha o destino do arquivo. 4. Preencha o campo Nome do arquivo. 5. Em Tipo, selecione Documento Word 97-2003 (*.doc). 6. Clique em Salvar. 6 METEP Educação a Distância
Também é possível salvar o seu documento em outros formatos como PDF, TXT, HTML entre outros. Abrindo documentos Criados os seus documentos, você pode reabri-los para editar ou exportar em outros formatos: 1. Clique em Arquivo. 2. Abrir. 3. Na janela, navegue até o local onde estão salvos os seus documentos. 4. Selecione o arquivo do Word que deseja abrir. 5. Clique em Abrir. Dica: O atalho para realizar esta operação é CTRL + A METEP Educação a Distância 7
O Word possui um painel que lista os arquivos abertos recentemente; no menu Arquivo, clique na opção Recente, depois é só clicar no arquivo que deseja abrir. 8 METEP Educação a Distância
ENTRADA DE TEXTO NO WORD Você digita o texto em um documento do Word a partir do ponto de inserção, que aparece na tela como um cursor piscando. Quando você começa a digitar no teclado, o novo texto é adicionado partindo desse ponto. Diferente de uma máquina de escrever, no Word você pode mover o ponto de inserção para onde precisar e adicionar ou editar palavras mesmo no meio do texto. A mudança do ponto de inserção pode ser feita por meio do mouse, clicando no seu documento onde deseja editar ou navegando pelo texto por meio das teclas de seta do teclado. Recortar/Copiar e Colar texto O Word permite recortar, copiar e colar textos ou gráficos em qualquer lugar do seu documento, ou mesmo para outro documento. Use o mouse (clique, segure e arraste) para selecionar o texto que deseja editar e, em seguida, selecione o comando apropriado no início da aba Página Inicial. Exemplo: 1. Clique e arraste para selecionar o texto que deseja copiar ou recortar. 2. Na aba Página Inicial, clique em Recortar ou Copiar. 3. Clique no local do documento onde deseja colar o texto. 4. Na aba Página Inicial, clique em Colar. Atalhos pelo teclado: Recortar Copiar Colar Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V Configurando sua Página É importante saber que é possível você determinar a configuração que será utilizada em sua página de trabalho. Existem vários tamanhos de folhas diferentes, sendo também possível adequar as margens de METEP Educação a Distância 9
espaço da maneira mais apropriada ao seu trabalho. Por exemplo, quando você for desenvolver um artigo científico ou um trabalho de conclusão de curso, será necessário seguir as normas da ABNT, sendo que tamanho de papel e margens fazem parte dessas normas. Para configurar sua página, você deve utilizar a aba Layout da Página. Nessa aba, você encontra todas as opções referentes a tamanho do papel, orientação e margens, com opções de escolha pré-definidas, além de outros itens adicionais que podem ser utilizados no decorrer do seu trabalho. Caso nas opções pré-definidas você não encontre a que melhor se encaixe para sua necessidade, clique na pequena seta que se encontra ao lado da opção Configurar Página. Assim, surgirá a seguinte janela para que você personalize suas configurações: 10 METEP Educação a Distância
Dividindo o texto em colunas Essa opção do Word permite que você faça uma divisão do seu documento, ou de parte dele, em colunas de texto. Esse recurso pode ser utilizado, por exemplo, para você criar um pequeno informativo para sua empresa, para sua sala de aula, ou até mesmo fazer um folder de divulgação dos seus produtos ou serviços. Lembrando que o Word não é um programa específico para trabalhar com a parte gráfica, mas de maneira simplificada e limitada, é possível realizar alguns trabalhos desse tipo. Existem duas formas mais básicas para você dividir seu texto em colunas. A primeira é selecionar o texto que deseja dividir, escolher a aba Layout da Página, clicar no botão Colunas e escolher em quantas colunas você quer aquele trecho selecionado. Uma outra forma é quando você quer colocar o seu documento inteiro em colunas ou de um certo ponto do documento em diante. Essa última opção será aplicada da posição do seu cursor para frente. Por exemplo: seu documento está com 20 páginas e o seu cursor está posicionado no início da página 14. Você, aplicando a opção de colunas Deste ponto em diante, fará com que, da página 14 pra frente, o documento seja dividido em colunas. Para selecionar uma das duas opções, você deve escolher o item Mais Colunas... conforme a figura mostrada acima. Assim, surgirá a seguinte janela para sua configuração e personalização: Dica: Caso, depois de dividir um documento em colunas, você desejar que um outro ponto à frente volte a ficar com apenas UMA COLUNA, posicione o cursor neste ponto e aplique a opção UMA COLUNA METEP Educação a Distância 11
aplicada DESTE PONTO EM DIANTE. FORMATANDO O TEXTO Após o seu texto ser digitado, você pode usar as opções de formatação do Word em seu documento selecionando o texto e aplicando as formatações que desejar por meio do painel Fonte na aba Página Inicial. Para opções avançadas de formatação, clique na seta localizada no canto inferior direito do painel Fonte, na janela aberta, escolha as configurações desejadas e em seguida clique no botão OK para concluir. 12 METEP Educação a Distância
Quando você estiver criando um documento complexo como um trabalho ou monografia, você precisa formatar mais do que apenas algumas palavras. Para formatar parágrafos completos, use as opções de formatação de parágrafo do Word na aba Página Inicial. Clique em qualquer lugar do parágrafo que queria formatar e em seguida clique no botão desejado na seção Parágrafo da aba Página Inicial, como Marcadores, Numeração, Diminuir recuo, Aumentar recuo, Espaçamento de linha, Alinhamento de Texto (Esquerda, Direita, Centralizado ou Justificado). Assim como na aba Fonte, existem opções avançadas para formatação de parágrafo acessíveis pela seta localizada no canto inferior direito do painel Parágrafo. METEP Educação a Distância 13
Se você tem uma formatação de parágrafo preferida que utiliza repetidamente, você não tem que formatar cada parágrafo individualmente. Em vez disso, você pode atribuir toda a formatação de seu parágrafo a um estilo, e em seguida, atribuir esse estilo aos parágrafos específicos durante todo o documento. Para atribuir um estilo ao parágrafo, basta clicar em qualquer lugar do parágrafo e em seguida escolher um dos estilos do painel. Caso queira criar um estilo próprio, clique na seta localizada no canto inferior direito do painel Estilo e depois clique no botão Novo Estilo localizado no canto inferior esquerdo. Revisando o documento 14 METEP Educação a Distância
Se você não é um grande dominador da língua portuguesa, você vai perceber como a verificação ortográfica automática do Word pode ser útil. Você pode ver diretamente na tela, basta um erro ortográfico que você encontrará uma linha ondulada vermelha sob a palavra ou expressão errada. É o Word dizendo que você cometeu um erro de ortografia! Além dos erros de ortografia, ele também sugere correções gramaticais e, em alguns casos, corrige automaticamente algumas palavras. Cabeçalho e Rodapé Para inserir cabeçalho no seu documento, clique na aba Inserir e em seguida clique no botão Cabeçalho, que abrirá uma lista de opções de cabeçalho. Nesse mesmo botão, na parte inferior, estão os botões para editar e remover o cabeçalho. Também na aba Inserir, para incluir rodapé, clique no botão Rodapé que abrirá uma lista de opções de rodapé. Nesse mesmo botão, na parte inferior, estão os botões para editar e remover o rodapé. METEP Educação a Distância 15
Para adicionar numeração automática de página, clique no botão Número de Página na aba Inserir, na lista, selecione a posição e em seguida o tipo de numeração. Os botões com os quais pode-se remover e editar estão na parte inferior logo após a lista de posição. 16 METEP Educação a Distância
Ainda na aba Inserir, estão os botões para se adicionar ao documento: Tabelas. Imagens. Gráficos etc. Ao inserir uma figura, é possível formatar a posição dela com relação ao texto, para isso: 1. Selecione a figura. 2. Na aba Formatar clique no botão Posição. 3. Escolha onde quer a figura. METEP Educação a Distância 17
Dica: Você pode utilizar o recurso COPIAR e COLAR para trazer figuras que estejam em outros arquivos do Word, em outros programas ou também na internet. Isso é possível fazer com formatos de arquivos mais comuns, como JPG, BMP, GIF dentre outros. Caso queira a figura atrás do texto: 1. Selecione a figura. 2. Na aba Formatar, clique no botão Quebra de Texto Automática. 3. Escolha como quer a figura. Dica: Na opção Inserir Clipart, você pode fazer uma busca no Office Online, onde é possível encontrar uma galeria de cliparts e imagens de boa qualidade que podem enriquecer os seus trabalhos. 18 METEP Educação a Distância
SUMÁRIO AUTOMÁTICO Para criar um sumário automático: 1. Abra um documento no Word com o conteúdo para fazer o sumário. 2. Selecione o título ou, se preferir, segure a tecla CTRL e selecione todos os títulos. 3. Na aba Referências, no painel Sumário, clique no botão Adicionar Texto. 4. Na lista, selecione Nível 1. 1. Navegue no documento até o local onde deseja inserir o Sumário. 2. Na aba Referências, no painel Sumário, clique no botão Sumário. 3. Na lista, escolha o estilo. METEP Educação a Distância 19
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Para adicionar subtítulos no sumário, repita o processo, porém selecione Nível 2 na segunda etapa. Na aba Referências, no painel Sumário, clique no botão Atualizar Sumário. Exemplo de hierarquia de sumário: Unidade 1 inserida como Nível 1. Unidade 2 inserida como Nível 1. Título 2.1 inserido como Nível 2. Subtítulo 2.1.1 inserido como Nível 3. Unidade 3 inserida como Nível 1. Título 3.1 inserido como Nível 2. TRABALHANDO COM TABELAS Esse recurso do Word é muito utilizado e possui uma gama de opções interessantes. Veremos os pontos mais importantes para que você entenda o funcionamento de uma Tabela. A respeito dos recursos adicionais, tenho certeza de que você conseguirá aplicá-los, pois são totalmente autoexplicativos. Os pequenos quadradinhos que a tabela cria, que é o encontro entre uma linha e uma coluna, nós chamamos de células. Para inserir uma tabela no Word, você deve selecionar a aba Inserir e escolher a opção Tabela. Nesse ponto, você definirá a quantidade de linhas e colunas que sua tabela terá. Fique tranquilo, pois é possível inserir e excluir linhas e colunas posteriormente, com muita facilidade. Veja a figura: Quando você inserir uma tabela e mantiver o seu cursor dentro dela, automaticamente são inseridas duas abas adicionas na Barra de Ferramentas do Word. A barra Design possui ferramentas específicas METEP Educação a Distância 21
para você trabalhar com o cores, estilos, bordas e sombreamento da tabela; já com a barra Layout, é possível ajustar linhas e colunas, inserir, mesclar, dividir, trabalhar com alinhamentos de textos da tabela etc. Observe as ferramentas a seguir e coloque em prática. Veja o exemplo de tabela abaixo e tente fazê-lo. É uma forma de exercitar! LISTA DE ANIVERSARIANTES Mês Nome Dia do aniversário Telefone João Bolacha 05 1111-1111 Janeiro Março Pedro Leite 17 2222-2222 Regina Café 21 3333-3333 André Ferrari 04 4444-4444 Bruna Honda 11 5555-5555 Beatriz Toyota 11 6666-6666 Amarildo Fiat 20 7777-7777 Judite Rosa 01 8888-8888 Geraldo Lírio 10 9999-9999 Marcelo Cravo 30 0000-0000 Dica: A tecla TAB deve ser utiliza para o deslocamento dentro da tabela. Pressionando TAB, seu cursor se desloca para a célula seguinte. Pressionando SHIFT + TAB, ele se desloca para a célula anterior. CONSIDERAÇÕES FINAIS O Word é um poderoso programa de processamento de texto incluído no pacote Microsoft Office. O Word 2010 substitui menus, barra de ferramentas e barras laterais por abas que contêm botões e controles para todas as funções do programa divididos em painéis, combinando flexibilidade a várias maneiras diferentes de visualizar um documento. Para você que precisa formatar muitos documentos semelhantes, o Word oferece a ferramenta de estilo que permite agilizar o processo de formatação dos parágrafos. 22 METEP Educação a Distância
ATIVIDADE DE AUTOESTUDO 01. Zoom significa aumentar ou diminuir a visualização do documento, sendo definido em porcentagem; quando o zoom é aumentado, você consegue visualizar o seu documento mais próximo da tela, quando ele é diminuído, você o visualiza mais distante da tela. Utilizando-se do Word 2010, indique a localização do controle de zoom. Assinale a alternativa correta. a. ( ) Inferior direito. b. ( ) Inferior esquerdo. c. ( ) Superior centro. d. ( ) Superior direito. e. ( ) Superior esquerdo. 2. Formatar a apresentação significa tanto modificar sua aparência como mudar a cor do texto, o formato da letra, o tamanho, a cor da folha etc. Para fazer isso, existem várias maneiras, mas vamos pelas mais simples. No Word 2003, para formatar uma determinada parte do texto, você pode utilizar a barra formatação ou fazê-lo por meio do menu formatar fonte. Por essas duas opções, você pode escolher tipo de fonte, cor da fonte, tamanho da fonte entre outros. Porém, antes de usar qualquer barra de ferramenta, tanto do Word 2003 quanto no Word 2010, primeiro o texto deve estar... Assinale a alternativa correta. a. ( ) Em negrito. b. ( ) Empurrado. c. ( ) Recortado. d. ( ) Selecionado. e. ( ) Sublinhado. 3. Caso você queira publicar um artigo em uma das Revistas Científicas do Cesumar, você deve seguir algumas normas, como pode ser observado no texto: São adotadas, neste periódico, as normas de documentação da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). O artigo deve ser escrito considerando um mínimo de 10 e um máximo de 20 páginas, digitados em papel A4 (tamanho 21 cm X 29,70 cm), com margem superior e esquerda de 3 cm, inferior e direita de 2 cm, paginados, parágrafo justificado com recuo de 1,5 cm na primeira linha, fonte Arial, tamanho 12, espaçamento entre linhas 1,5 cm em todo o artigo, com exceção do resumo, que deve ser formatado com espaço entre linhas simples, e das citações superiores a 3 (três) linhas, que devem obedecer às normas gráficas para citação da ABNT. Tendo isso como base e utilizando o Word 2010, leia atentamente as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta. I Para mudar o tamanho da fonte, o autor deve seguir os seguintes passos: selecionar o texto, clicar na guia Início, depois no grupo Fonte e em seguida no item Tamanho da Fonte. II Para configurar o tipo de papel de impressão, por exemplo A4, o autor deve clicar na guia Layout da Página, depois no grupo Configuração de Página, item Tamanho. III Para configurar o tipo de papel de impressão, por exemplo A4, o autor deve clicar na guia Layout METEP Educação a Distância 23
da Página, depois no grupo Configuração de Página, item Margens. IV Para configurar a margem, o autor deve clicar na guia Layout da Página, depois no grupo Configuração de Página, item Margens. Em relação às afirmações acima: a. ( ) Somente I e II estão corretas. b. ( ) Somente II e III estão corretas. c. ( ) Somente I, II e IV estão corretas. d. ( ) Somente I, III e IV estão corretas. e. ( ) Todas as afirmações estão corretas. 24 METEP Educação a Distância