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AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão 3.7.0. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 3
Sumário: 1. Conhecimentos Específicos... 7 1.1 Lançamentos... 7 1.2 Plano de Contas... 7 1.3 Contas Contábeis Comuns nas IE... 8 1.3.1. Ativo... 8 1.3.2 Passivo... 8 1.3.3 Receitas... 8 1.3.4 Despesas... 9 1.4 Balancete de Verificação... 10 1.5 Funcionamento de Débitos e Créditos... 10 2. APS Módulo Contábil... 11 3. Cadastros... 11 3.1 Tipos de Histórico... 11 3.2 Tipo Plano Conta... 12 3.3 Históricos... 13 3.4 Centros de Custos... 14 3.4.1 Departamentalização... 14 3.4.2 Centro de Custo... 14 3.5 Parâmetros da Contabilidade...15 3.6 Grupos de Unidades... 16 3.7 Máscara de Capa... 18 3.8 Sistema Origem... 18 3.9 Conta... 19 3.9.1 Inclusão de Contas e Subcontas... 19 3.9.2 Consulta de Contas Analíticas... 20 3.10 Conta x Centro Custo... 21 3.11 Capa... 22 3.12 Conta Caixa... 23 3.13 Períodos... 23 3.14 Índices/Cotações... 24 3.15 Idiomas... 25 3.16 Itens do Relatório no Idioma... 25 3.17 Configuração de Contas para Soma na Dotação... 26 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 4
4. Lançamentos... 26 4.1 Lançamento Composto... 27 4.2 Exemplos... 29 5. Relatórios... 33 5.1 Balancete Consolidado... 33 5.2 Razão... 35 5.3 Razão por Centro de Custos... 36 5.4 Diário Consolidado... 37 5.5 Relatório Demonstrativo de Resultado... 38 5.6 Relatório Demonstrativo Despesa... 40 5.7 Relatório Contas x Centro Custo... 40 5.8 Relatório Balanço Consolidado... 42 5.9 Livro Caixa... 43 5.10 Relatório Fechamento Conta... 45 5.11 Plano de contas Consolidado... 45 5.12 Previsão Orçamentária... 46 5.13 Comparativo Receitas Despesas... 47 5.14 Relatório Contas com Saldo Incompatível... 47 5.15 Relatório Emissão de Lote...48 5.16 Relação de Centros de Custo...48 5.17 Relatório Cadastral de Históricos... 49 5.18 Geração Arquivo SINCO... 50 5.19 Geração MANAD... 50 6. Encerramento Período Contabilidade... 52 7. Transferência de Lançamento por Capa... 52 8. Transferência de Lançamento por Conta... 53 9. Verifica Conta... 53 10. Apuração Resultado... 54 11. Geração Conta - Centro de Custo... 55 12. Transferência de Lançamento... 56 13. Transferência de Resultados... 56 14. Demonstrativo... 57 15. Gerador de Demonstrativo... 58 16. Replicar Plano de Contas... 60 17. Replicar Históricos... 61 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 5
18. Replicar Demonstrativos... 61 19. Geração de Conta Rateio... 62 20. Consulta Inconsistência no Centro de Custo... 62 21. Integrações... 63 21.1 Importações... 63 21.1.1 Importação do Financeiro... 63 21.1.2 Importação de Lançamentos Via Arquivo Texto... 64 21.1.3 Importação Demonstrativo... 65 21.1.4 Importação Estoque... 65 21.1.5 Importação Lançamento Patrimônio... 66 21.2 Exportações... 66 21.2.1 Exporta Movimentos do Mês... 66 21.2.2 Exporta Lançamento... 67 21.3 SPED... 67 21.3.1 Plano de Contas Referencial... 68 21.3.2 Cadastro Modelo Referencial... 68 21.3.3 Relacionamento de Contas... 69 21.3.4 Vínculo de Contas Referenciais... 72 21.3.5 Vínculo de Centros de Custo-Conta Referencial... 73 21.3.6 Modelo Demonstração... 73 21.3.7 Escrituração Auxiliar... 74 21.3.7.1 Inclusão de Lançamento... 75 21.3.8 Inclusão de Lançamento com Centro de Custo... 76 21.4 Geração Escrituração Contábil Digital (ECD)... 77 21.4.1 Criação do Livro Digital... 77 21.4.2 Geração do Arquivo Digital ECD... 81 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 6
1. Conhecimentos Específicos Para entender o sistema contábil da GVDASA, faz-se necessário compreender a aplicação de alguns conceitos contábeis no sistema. 1.1 Lançamentos São os registros dos fatos contábeis, ou seja, registram os acontecimentos que alteram o Patrimônio Líquido da Empresa/Instituição. O conjunto destes registros (Lançamentos) chama-se Escrituração. Cada lançamento no sistema deve conter cinco informações básicas: Capa e data Histórico Conta devedora Valor Conta credora 1.2 Plano de Contas O Plano de Contas é um elenco de todas as contas previstas pelo setor contábil da empresa que serão necessárias para os registros contábeis. Cada empresa deve elaborar o seu Plano de Contas, sempre obedecendo aos seus interesses e, principalmente, à legislação pertinente. Facilita a leitura, interpretação e análise do Balanço Patrimonial da empresa que é apresentado com as informações agrupadas por características semelhantes. Entre estas características poderíamos citar: prazo, liquides, caixa e banco. Seu principal objetivo é estabelecer normas de conduta para o registro das operações da organização e, na sua montagem, devem ser levados em conta 3 objetivos fundamentais: Atender às necessidades de informação da administração da empresa; Observar formato compatível com os princípios da contabilidade e com a norma legal de elaboração do balanço patrimonial e das demais demonstrações contábeis (Lei nº 6.404/76); Adaptar-se tanto quanto possível às exigências de agentes externos, principalmente às da legislação do Imposto de Renda. Dentro do Plano de Contas existem contas que são Credoras (C) e Contas que são Devedoras (D). Em linhas gerais poderíamos considerar como segue: Ativo (D) Receitas (C) Passivo (C) Despesas (D) 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 7
1.3 Contas Contábeis Comuns nas IE 1.3.1 Ativo Compõe-se de Bens e Direitos aplicados na entidade Contábil. Alunos/Clientes: qualquer nota emitida para esta conta irá gerar um débito nesta conta. Caixa/Bancos: contabiliza a Entrada de Receitas na empresa. Bancos: normalmente a conta banco tem contas individualizadas para cada banco (uma conta sintética por banco). Bco Caucionada Bco Descontada Bco Vinculada Adiantamento de Fornecedor: por exemplo, o pagamento de fornecedor 50% a vista e 30 + 60, ou seja, pagar o fornecedor antes de receber o produto ou serviço. Isto é comum em imobiliárias, colégios, empresas e indústrias. 1.3.2 Passivo Registram todas as entradas (origens) de recursos na empresa. Fornecedor: qualquer produto ou serviço que deve ser pago será listado nesta conta. Impostos a recolher: todos os impostos pagos devem ser listados nesta conta. Normalmente cada imposto tem sua conta individualizada. Quando se emite a Folha de pagamento, por exemplo, são feitos lançamentos nestas contas relativos aos impostos a recolher dos colaboradores. Adiantamento de Clientes: nesta conta estarão os lançamentos referentes a pagamentos efetuados antes do recebimento de produtos ou serviços. 1.3.3 Receitas Entende-se por Receita a entrada de elementos para o ativo, sob a forma de dinheiro ou direitos a receber, geralmente referentes à venda de mercadorias, de produtos ou de serviços. Uma Receita também pode derivar de juros, descontos e de outros ganhos eventuais. A obtenção de uma Receita resulta num aumento de Patrimônio Líquido. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 8
Exemplo de um plano de contas de Receitas: 3.01. RECEITAS DE CLIENTES 3.01.10 Vendas de Produtos 3.01.20 Vendas de Serviços 3.01.90 Diversos 3.03. RECEITAS FINANCEIRAS 3.03.10 Juros de Aplicações 3.03.20 Resgates 3.03.90 Outros 3.05. OPERAÇÕES FINANCEIRAS 3.05.10 Contrato de Mútuo 3.05.20 Desconto de Títulos 3.05.90 Outros 3.07. RECEITAS PATRIMONIAIS 3.07.10 Venda de Imobilizado 3.07.20 Aporte de Capital 3.07.90 Outros 3.09 RECEITAS DIVERSAS 3.09.10 Reembolsos Diversos 1.3.4 Despesas Entende-se por Despesa, o consumo de bens ou serviços, que, direta ou indiretamente, deverá produzir uma Receita. Diminuindo o Ativo ou aumentando o Passivo, uma Despesa é realizada com a finalidade de se obter uma Receita. Se o seu valor for superior à Receita, haverá uma diminuição no Patrimônio Líquido. São todos os gastos que fazem parte do dia-a-dia da empresa, como transportes, telefone, luz, aluguel, comunicações, salários e comissões, Impostos e taxas, Retirada Prólabore, Despesas Bancárias, Publicidade, Despesas Diversas, etc. Observe exemplos de despesas mais comuns: Folha Água Mat Prima Combustível Energia 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 9
1.4 Balancete de Verificação Ativo + Passivo + Receitas + Despesas = 0 Ou Ativo + Receitas = Passivo + Despesas Caso contrário, existe algum problema com os lançamentos realizados. Ou seja, o Balancete de Verificação deve ser usado para conferência da exatidão dos dados apurados. Pode ser emitido em qualquer período: diário, semanal, quinzenal, mensal, ou anual. Porém, é aconselhável emiti-lo em períodos mais curtos para que, caso haja alguma inconsistência, o problema seja resolvido de forma mais rápida e fácil. Por convenção é possível adotar D ou (+) para contas devedoras e C ou (-) para contas credoras. 1.5 Funcionamento de Débitos e Créditos Antes de iniciar o estudo do sistema contábil da GVDASA faz-se necessário conhecer o funcionamento e a interpretação dos débitos e créditos. Esquematicamente, para fins de compreensão da regra e não da exceção, é possível representar os efeitos sobre os saldos dos grupos de contas da seguinte forma: As exceções são contas redutoras dos saldos de outras contas do mesmo grupo. As exceções mais usuais são as Duplicatas Descontadas, Provisão para Devedores Duvidosos, a Depreciação/Amortização Acumulada, Capital a Integralizar, ou seja, todas as contas que são apresentadas como redutoras do saldo de outra conta. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 10
2. APS Módulo Contábil O Sistema de Contabilidade realiza todos os procedimentos inerentes às atividades de controle contábil geral e gerencial. Pode ser integrado a sistemas financeiros, faturamento, folha, caixa entre outros e, assim, suprimindo o trabalho de redigitação. 3. Cadastros 3.1 Tipos de Histórico CTB_CadTipoHistorico.dll Permite que o usuário informe ao sistema os diversos tipos de históricos que podem ser utilizados por outras unidades associadas à empresa. Observe alguns exemplos: Histórico para Ensino Fundamental; Histórico para Faculdades; Histórico Mantenedora. É possível utilizar um tipo de histórico para cada unidade ou um tipo para todas as unidades. Esta escolha deve ser feita pela instituição de acordo com o que está considerar melhor para sua realidade. Os Tipos de Históricos servem para agrupar os históricos (descrição padrão para os lançamentos contábeis). Para a inclusão é necessário clicar sobre o botão Incluir, informar o código e a descrição do tipo de histórico. Por fim, é preciso que seja clicado sobre o botão Confirmar. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 11
3.2 Tipo Plano Conta CTB_CadPlanoConta.dll Permite o cadastro dos Tipos de Plano de Contas a serem empregados pela Unidade, além de definir a estrutura a ser utilizada pelas contas pertencentes ao respectivo plano. É possível, através das colunas Grau(n), definir a codificação das contas que além de agilizar naturalmente o trabalho de classificação dos documentos, é elemento indispensável para efeito do processamento de dados. Abaixo, um exemplo de critério de graduação dos códigos: Graus Grau 1 Grau 2 Grau 3 Grau 4 4 1 2 3 3 É possível ter um plano único para toda rede ou um por unidade. Para cadastrar um tipo de plano de contas, clique sobre o botão Incluir informe o Código, a Descrição, a quantidade de Graus do código do plano de contas, a quantidade de caracteres que cada grau do plano de contas possuirá Grau (n). Intervalo entre novas contas do último nível : nesse campo pode ser informado qual será o intervalo que o sistema deverá atribuir entre novas contas. Máscara código reduzido : pode ser informada uma máscara para a apresentação do código reduzido. Essa máscara será utilizada no momento da inclusão de novas contas no plano de contas. Permite alterar código conta mãe : se marcada essa opção o sistema irá habilita o campo Conta mãe no cadastro de contas, para edição. Dessa forma o usuário poderá alterar o código da conta. Máscara código conta : deve ser configurada com os caracteres underline e ponto de acordo com a formatação do código das contas. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 12
3.3 Históricos CTB_CadHistorico.dll Neste cadastro é feito o cadastramento dos históricos padrões que serão utilizados nos lançamentos da Contabilidade. Caso seja necessário um complemento para o histórico a ser digitado durante o lançamento, deve ser informado o caractere asterisco (*) na descrição do histórico. Exemplo: Pagamento NF 123. O cadastro do histórico poderia ser: Pagamento NF *. O asterisco permitirá que o usuário digite o número das notas fiscais a cada lançamento. O cadastro do histórico facilita o lançamento, pois dispensa a digitação manual a cada lançamento, permitindo que o usuário informe apenas os dados diferentes de um lançamento para o outro através do asterisco. Os históricos são utilizados na tela de digitação de lançamentos e Transferência de Resultado. Para cadastrar um histórico, clique sobre o botão de Incluir, informe o Código, a Descrição (que pode conter os asteriscos necessários) e o Tipo de conta ao qual o histórico poderá ser associado, de acordo com as opções: Ambos: contas credoras e devedoras poderão receber este histórico. Débito: apenas contas devedoras poderão receber este histórico. Crédito: este histórico será associado apenas a contas credoras. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 13
3.4 Centros de Custos Pad_CadCentroCusto.dll Caso a instituição trabalhe com rateio por centro de custos, neste programa serão cadastrados os centros de custo aos quais os lançamentos poderão ser atribuídos. Para efetuar o cadastramento deve-se abrir a tela, clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção Novo Centro de Custo. Nesta opção também é possível atribuir percentuais para rateio entre os centros de custos disponíveis. 3.4.1 Departamentalização Para a contabilidade de custos, departamentalização é o critério mais eficaz para uma racional distribuição dos custos indiretos. Com isso, cada departamento pode ser dividido em mais de um centro de custos. Os departamentos são divididos em produção e serviços. Para a apropriação dos custos indiretos dos produtos, é necessário que todos esses custos estejam nos departamentos de produção. É necessário que todos os custos dos departamentos de serviços sejam rateados de tal forma que recaiam sobre os de produção. 3.4.2 Centro de Custo É a menor fração de atividade ou área de responsabilidade para a qual é feita a acumulação de custos. Permite informar como deve ser feito o Rateio das Despesas entre os diversos centros de custos. Centros de custos podem coincidir com departamentos, mas em alguns casos um departamento pode conter vários centros de custo. Por exemplo: um departamento de beneficiamento pode ter apenas um supervisor, mas podem existir várias linhas de 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 14
beneficiamento. Para cada linha é possível criar um centro de custo a parte e avaliá-lo separadamente. 3.5 Parâmetros da Contabilidade CTB_CadParametro.dll Deve ser usado para configurar o módulo Contabilidade de acordo com as necessidades de cada empresa/instituição. É importante salientar que o módulo funcionará de acordo com as informações configuradas nessa tela. Usa Conta X histórico : caso essa opção esteja marcada, só será possível utilizar históricos que estivem cadastrados a conta (ver item lançamento composto desse manual). Usa Unidade do desdobramento : caso marcado permite fazer lançamento em múltiplas unidades. Na tela de lançamentos habilitará o campo de unidade, para escolha. Senão o lançamento é realizado somente na unidade logada. Usa Centro de Custo : define se a Unidade utilizará centro de custos. Usa Conta x Centro de Custo : permite indicar os centros de custos para as despesas e receitas. Essa informação será cadastrada na rotina de Geração Conta Centro de Custos. Usa dotação: permite indicar se a instituição irá utilizar a rotina de dotação orçamentária. Usa dotação por centro de custo : caso utilize a rotina de dotação, deverá indicar se a dotação será realizada por centro de custos Permite Lançamento Compostos em Aberto : permite lançamentos sem fechar débitos e credito, ou seja, débito pode ser diferente de credito nos lançamentos compostos. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 15
Usa rateio de valores pelo centro de custo : caso marcado, será rateado os valores nos centro de custos de nível inferior ao lançado, conforme os percentuais definidos no cadastro de centro de custos. Meses em Aberto : são definidos os meses em aberto, ou seja, quantos meses, anteriores ao atual, estarão disponíveis para alterações contábeis. Último Encerramento: mostra qual o último período que foi fechado. Os meses em aberto passam a contar a partir desta data. Indicador de Credito: deverá ser informado um caractere que simbolize os valores a crédito. Ex.: C, sinal de menos (-), etc. Indicador de Debito: deverá ser informado um caractere que simbolize os valores a débito. Ex.: D, sinal de mais (+), etc. Indicador de Pagina: usado para informar a nomenclatura para página. Ex.: folha. Plano de Contas: deverá ser informado qual o tipo de Plano de Contas que será utilizado pela Unidade onde o usuário está logado. A partir do momento em que são efetuados lançamentos, não será possível trocar o plano de contas, apenas incluir novas contas. Tipo de Histórico: deverá ser informado qual o tipo de Histórico utilizado pela Unidade em que o usuário está logado. Tipo de Dotação: define como a unidade irá utilizar a orçamentação (mensal/anual). Transfere os dados para outra base no encerramento do período: caso essa opção esteja marcada os lançamentos serão transferido para outra base de dados. Seleciona contas para excluir os lançamentos após o encerramento do período: similar ao campo anterior, porém se essa opção estiver marcada é possível selecionar as contas para excluir os lançamentos após o encerramento do período. Nome do Servidor integração Patrimônio: usado para indicar o caminho de rede do servidor caso a unidade possua o módulo Financeiro Patrimônio integrado à Contabilidade. 3.6 Grupos de Unidades CTB_CadGrupoUnidade.dll Permite realizar operações de consolidação de dados de forma automatizada. Ou seja, não é necessário selecionar manualmente a unidade a ser consolidada. Ex. Colégios, Comunidades, entre outros. A fim de facilitar a emissão de relatório, é possível cadastrar grupos para agrupamento de unidades. Nesse caso, basta selecionar o grupo e todas as unidades vinculadas estarão sendo emitidas no relatório. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 16
Por exemplo: a empresa possui unidades de vários ramos de atividade (hospitais, escolas, universidade, etc.). Neste caso ela poderá criar um grupo chamado Escolas onde estarão todas as unidades escolares, um grupo Faculdades onde estarão todas as faculdades e assim por diante. Na emissão de alguns relatórios, ao invés de selecionar todas as unidades escolares para emissão, será possível selecionar somente o grupo Escolas e o relatório conterá todos os dados, consolidados, das unidades pertencentes a ele. Para a inclusão de um grupo de unidades, clique sobre o botão Incluir (na parte inferior da tela), informe a descrição do grupo, clique no botão Incluir (localizado abaixo da descrição) e o sistema abrirá a tela de unidades. Nessa tela, selecione as unidades que deverão estar vinculadas ao grupo cadastrado. Caso as unidades não estejam vinculadas, ao utilizar esse grupo em outras telas, não irá trazer nenhuma informação. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 17
3.7 Máscara de Capa CTB_CadMascaraCapa.dll Permite configurar no sistema através de macros como será a máscara da capa dos lotes. Exemplo: {Ano}{Mes}{Dia}TEXTO. Para adicionar as macros ao campo, clique com o botão direito do mouse e escolha quais as macros que deseja utilizar para montar máscara. 3.8 Sistema Origem CTB_CadSistemaOrigem.dll Nessa tela deverão ser cadastrados os sistemas de origem, eles indicam de qual sistema se originaram os lançamentos de operações de integração contábil. Para a inclusão, clique no botão de Incluir, preencha o sistema de origem e informe se os lançamentos, que estarão vinculados a esse sistema origem, poderão ser alterados ou não. Os lançamentos oriundos da contabilidade podem ser alterados na contabilidade. Porém, os lançamentos de outros sistemas não podem ser alterados na contabilidade, pois poderiam ocorrer alterações das informações originais tornando-as inconsistentes, já que a fonte dos lançamentos também deveria ser alterada. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 18
3.9 Conta CTB_CadConta.dll Este programa é usado para cadastrar as contas pertencentes ao plano de contas selecionado nos Parâmetros da Contabilidade da unidade em que o usuário logado. Também são levados em conta os Graus configurados no cadastro do tipo de plano de contas. Para cadastrar uma conta clique com o botão direito do mouse sobre uma conta existente e selecione a opção Nova conta ou Nova sub-conta. A sub-conta será incluída um nível abaixo em relação à conta selecionada pelo usuário. O cadastro das contas será apresentado em forma de árvore e por isso o sistema dispõe duas opções de inclusão. 3.9.1 Inclusão de Contas e Subcontas Para cadastrar uma Nova conta ou uma Nova subconta informe, de acordo com a necessidade, os seguintes campos: Conta: informe neste campo o nome da conta que está sendo cadastrada. Código alternativo: é um código definido pelo usuário para facilitar a memorização. É possível informar este código alternativo nos lançamentos para encontrar a conta desejada mais rapidamente, por exemplo. Conta analítica ou sintética: este parâmetro deve ser usado para indicar se a conta que está sendo cadastrada é do tipo sintética (pode ter subcontas) ou analítica (não terá subcontas). Natureza: utilize esta configuração para indicar se a conta cadastrada é Credora (conta do tipo crédito), Devedora (conta do tipo débito), ou se a conta aceitará Ambos tipos de natureza no lançamento, por exemplo. Para cadastrar uma conta redutora, basta configurá-la com a natureza inversa às demais contas. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 19
Conta mãe: este campo exibe o código da conta que está um nível acima da conta que está sendo cadastrada. Esta informação é utilizada pelo sistema para atualizar o saldo da conta mãe. Patrimonial: este parâmetro deve ser selecionado caso a conta refira-se ao patrimônio da empresa. Exibir na WEB: caso este parâmetro seja selecionado, a conta estará disponível no orçamento web. Dotação: os campos referentes a esta área devem ser configurados caso a instituição irá trabalhar com dotação (ver manual de dotação). 3.9.2 Consulta de Contas Analíticas Se o usuário quiser pesquisar uma conta analítica existente, basta clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção Contas analíticas. Será aberta uma tela em que ele poderá informar os filtros necessários para realizar a pesquisa. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 20
Para a consulta das contas analíticas, o sistema apresenta uma tela para que sejam informados os filtros da consulta. Pesquisar por: selecione como será realizada a consulta das contas (código reduzido, código da conta ou nome da conta). Condição: informe a condição que deverá ser aplicada ao filtro anterior (pesquisar por), para realizar a consulta. Valor: informe os dados da conta a ser pesquisada, de acordo com o tipo de pesquisa escolhido anteriormente. Ordenar por: selecione como será realizada a ordenação da consulta das contas (código reduzido, código da conta ou nome da conta). Incluir conta: sistema abrirá a tela de inclusão de contas. 3.10 Conta x Centro Custo Ctb_CadContaCentroCusto.dll Neste programa são armazenadas as informações relativas aos Lançamentos Gerenciais. Ele deve ser usado para informar a porcentagem que deve ser atribuída ao Centro de Custo selecionado em relação à Conta indicada, quando esta receber um lançamento. É possível informar o valor ou deixar o programa calcular os rateios. Em rateios a soma deve ser igual ao valor lançado. Para informar o Percentual que deve ser atribuído a um Centro de Custo em uma Conta Contábil, selecione a Conta desejada, o Centro de Custo e clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Editar percentual e informe o percentual. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 21
3.11 Capa CTB_CadCapa.dll Nesta opção é possível o cadastramento de capas de lote para agrupamento dos lançamentos contábeis. Para cadastrar uma capa, clique sobre o botão de incluir, informe o Código, a Data a que ela se refere e a Conta que será a contrapartida padrão para esta capa. Marque a opção Diária caso essa capa receberá lançamentos por dia. O campo Total Informado corresponde ao valor total da capa. Os campos Total de Créditos e Total de Débitos serão preenchidos automaticamente de acordo com a soma dos valores dos lançamentos contidos na capa. Também é possível informar uma Observação para a capa e indicar se o sistema deve Replicar esta Capa para as Outras Unidades. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 22
3.12 Conta Caixa CTB_CadContaCaixa.dll Este programa deve ser usado para indicar qual(is) conta(s) contábil(eis) poderá(ão) imprimir o Relatório de Caixa. Para isso, clique sobre o botão de incluir e selecione a conta, no respectivo campo. Por fim, confirme a operação. 3.13 Períodos Ctb_CadPeriodo.dll Neste programa é feito o cadastramento dos períodos contábeis, utilizado para realizar os lançamentos contábeis. É importante destacar que é nessa tela que o usuário deverá informar a situação de cada um dos períodos (aberto, fechado ou bloqueado). Aberto: quando o período contábil encontra-se nessa situação, significa que poderá ser realizados lançamentos. Fechado: quando o período contábil encontra-se nessa situação, significa que não poderá ser realizados lançamentos. Caso haja necessidade de realizar lançamentos em um período que esteja fechado, é necessário primeiro realizar a abertura dele. Bloqueado: quando o período contábil encontra-se nessa situação, significa que não poderá ser realizados lançamentos nem abrir novamente o período. Para incluir um período, informe o Ano e o Mês a que ele pertence, e a Situação. Caso seja necessário fechar ou bloquear um período, indique tais situações através do campo Situação. Também há a possibilidade de Replicar esse período para outras unidades, essa opção é um facilitador do sistema, e, se marcada, permite que esse período seja replicado para as demais unidades da empresa logada. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 23
3.14 Índices/Cotações PAD_CadIndiceCotacao.dll Quando são utilizados relatórios convertidos em outras moedas é necessário o cadastro dos índices de cotação para conversão dos valores e critério de frequência (mensal ou diária), tipo (valor ou percentual) e número de casas decimais para esta conversão. Para cadastrar um índice ou cotação, informe a Descrição e o Símbolo do mesmo. Indique se a Frequência de atualização desta cotação é Diária ou Mensal, e se o tipo é Valor ou Percentual. Informe também quantas casas decimais estarão disponíveis para digitação do valor ou percentual. No campo de cotações será apresentada a frequência (diária ou mensal), com o tipo escolhido no campo Tipo (valor ou percentual). Para a correção desses índices é preciso informar o valor de acordo com a frequência. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 24
3.15 Idiomas CTB_CadIdioma.dll Quando utilizado relatórios em outros idiomas, é necessário o cadastramento prévio no sistema, preenchendo as informações correspondentes. No campo Índice de Conversão são listadas todas as cotações cadastradas no cadastro de Índices/Cotações que possuem frequência mensal. Para a inclusão de um idioma, é necessário clicar sobre o botão de incluir, informar a descrição do idioma e o índice de conversão. Ou seja, moeda pela qual os valores deverão ser convertidos no momento da emissão do relatório. 3.16 Itens do Relatório no Idioma CTB_CadContaIdioma.dll Caso tenha sido cadastrados idiomas no item anterior (Cadastro de idiomas), é preciso que sejam vinculadas as contas ao idioma. Assim, ao emitir relatórios que necessitem de conversão de idioma serão listados os itens que estiverem vinculados nessa tela. Para vincular um idioma a uma conta contábil, clique no botão de incluir, selecione um idioma e clique no botão Carregar. Nesse momento, serão exibidas as contas contábeis da unidade. Para realizar o vínculo, informe no campo descrição da conta a descrição que deverá ser exibida no relatório de idioma para a respectiva conta contábil. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 25
3.17 Configuração de Contas para Soma na Dotação CTB_CadContaSomaDotacao.dll Utilizado para definir quando na dotação uma conta tem em seu total orçado várias contas. Exemplo de utilização: numa conta de luz é possível considerar luz, água e telefone na mesma conta. Para o cadastro, no campo de Conta é preciso que seja informada a conta que receberá os valores de dotação de outras contas. Após, clique sobre o botão de incluir para informar as demais contas que estarão agregadas a anterior. É importante salientar que, para as contas agregadas, deverá ser informado o tipo de apuração da dotação (débito ou crédito). 4. Lançamentos Antes de inserir um lançamento é necessário selecionar uma Capa existente ou cadastrar uma nova Capa a fim de agrupar os lançamentos. Para cadastrar uma Capa basta clicar no botão Editar Capas e em seguida, clicar no botão Incluir. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 26
Existem dois tipos de lançamento. O lançamento simples é feito com apenas uma partida e uma contrapartida, já o lançamento composto pode conter mais de uma partida e/ou contrapartida. Observe abaixo os dois tipos de lançamentos. 4.1 Lançamento Composto CTB_Lancamento.dll Após selecionar a capa clique na aba Lançamentos para informar os lançamentos contábeis. Na sub-aba Registro são informadas as partidas e contrapartidas de débito e crédito. Para informar a partida de um lançamento selecione a conta através do Código, número da Conta ou sua Descrição. Informe também o Histórico do lançamento e seu Valor e clique no botão Débito ou Crédito, conforme a ocasião, para finalizar a operação. O que diferencia o lançamento composto do lançamento simples no sistema é o fato de que neste programa, é possível informar vários desdobramentos de crédito e/ou débito em um só lançamento. Este programa também pode realizar lançamentos simples (de acordo com a parametrização do botão Configurar Lançamentos ), mas caso a instituição queira utilizar um programa específico para lançamentos simples, é possível cadastrar o programa CTB_LancamentoContabil.dll. Nele será informada apenas uma partida e uma contrapartida por operação de lançamento. Após informar o(s) desdobramento(s) da partida, o usuário deve clicar no botão Conta-Partida para selecionar a conta que receberá o(s) desdobramento(s) da contrapartida. Ainda na sub aba Lançamentos é possível ir para o Cadastro de Históricos através do botão, ir para o Cadastro de Contas através do botão, realizar Procura 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 27
Lançamentos através do botão, e também, emitir o Relatório Razão através do botão. O botão Configurar deve ser usado para parametrizar algumas opções do lançamento, conforme abaixo: Selecione na área Limpar quais campos serão limpos quando o usuário clicar no botão Contrapartida. O parâmetro Usar Sinal para Botões (Débito / Crédito) pode ser selecionado para, invés de utilizar os botões Débito e Crédito durante um lançamento, o usuário pode indicar a operação através do sinal (-) ou (+). Lançamento Composto (se não, simples) é um parâmetro usado para indicar se o programa efetuará lançamentos compostos ou será utilizado apenas para lançamentos simples. Na área Mostrar nos Desdobramentos devem ser selecionados os campos que estarão disponíveis para visualização dos desdobramentos de débito/crédito na tela dos lançamentos. Também é possível configurar nesta tela a forma de Acessar a Conta ao efetuar um lançamento. Que pode ser Pelo código reduzido ou Pelo código estruturado. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 28
4.2 Exemplos Como dito anteriormente em relação aos lançamentos, eles podem ser Simples ou Compostos. Sempre que lançamentos são feitos, eles são armazenados na tabela Saldos Contas (CTB_SALDOCONTA). Se informações relativas a conta ainda não existem nesta tabela, estes dados são inseridos, caso já exista algum registro referente a conta então os dados serão atualizados. Exemplo de lançamento Simples: Serão realizados 3 lançamentos simples. Veremos o impacto nas tabelas do sistema. Os dados inseridos ou alterados nas tabelas são apresentados realçados nas tabelas. Lançamento Simples 1 O sistema possui uma rotina que atualiza internamente os saldos para as contas pai ligados a esta conta, no caso: 1, 1.01 e 1.01.001. Logo, como resultado dessa atualização, a tabela fica: 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 29
Lançamento Simples 2 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 30
Lançamento Simples 3 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 31
Exemplo de lançamento Composto: Serão realizados 1 lançamentos Composto. Veremos o impacto nas tabelas do sistema. Lançamento Composto 1 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 32
Após execução atualização: 5. Relatórios Nos próximos subtópicos, são apresentados os principais relatórios contábeis que podem ser emitidos pelo módulo. 5.1 Balancete Consolidado CTB_RelBalanceteConsolidado.dll Esse relatório emite uma relação de contas com os saldos extraídos dos registros contábeis em uma determinada data e de acordo com as unidades selecionadas. Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas (Unidades ativas e Unidades inativas). A opção Ordenar por deve ser configurada de acordo com a forma como o usuário quer visualizar os lançamentos das unidades (por código ou por nome ) selecionadas. Após a seleção das unidades é necessário informar os seguintes campos: Período: informe o mês e ano inicial e final para a pesquisa dos lançamentos que deverão ser exibidos no relatório. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 33
Somente as analíticas: caso escolha essa opção, o relatório irá listar somente os lançamentos que estão vinculados as contas analíticas. Selecionar os graus: estando marcada, o usuário informará quais os graus de conta que deverão constar no relatório. O sistema listará os lançamentos que estão vinculados as contas dos graus selecionados. Quebra de página por conta: se estiver marcada, em cada folha do relatório será emitido os lançamentos de uma determinada conta. Sintéticas em negrito: caso esteja selecionada, para as contas sintéticas do relatório, o sistema irá destacar o nome delas em negrito. Contas: nesse campo é possível informar o código reduzido de um intervalo de contas que será emitido no relatório. Anexar ao diário: caso esteja marcado, esses lançamentos serão anexados ao livro diário. Saldo: é preciso informar como deverá ser realizada a apuração de saldos para a emissão do relatório (saldo atual ou saldo antes da transferência). Pode ser: Saldo atual: o saldo atual que contém nas contas, no período informado. Saldo antes da transferência: caso selecione essa opção, no relatório será emitido os saldos das contas antes da transferência de resultados. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 34
5.2 Razão CTB_RelRazao.dll Esse relatório listará o extrato de contas por ordem cronológica, agrupado por conta contábil. Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros: Opção: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório. Oficial: emita o razão oficial somente quando os valores de débito e crédito estão fechando. É importante salientar que, realizando a emissão do oficial automaticamente serão emitidos os termos de abertura e encerramento dos livros. Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir um relatório para conferência de valores da contabilidade. Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos os termos de abertura e encerramento. Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os termos de abertura ou encerramento para os livros. Período de lançamentos: informe o período de lançamentos a ser emitido no relatório. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 35
Selecionar conta por: informe como será realizada a seleção das contas para o relatório (código / descrição, código reduzido / descrição ou apenas descrição). Configurar: o sistema dispõe de opções que podem ser configuradas para a emissão do relatório razão. Para isso, na tela a seguir é preciso informar as opções. Termos: caso a opção de emissão do relatório seja Termos, é possível realizar a configuração e emissão dos termos de abertura e encerramento do livro razão. Para isso, é necessário clicar sobre os botões correspondentes, digitar o texto e emitir o termo. 5.3 Razão por Centro de Custos CTB_RelRazaoCentroCusto.dll Nessa tela é possível emitir o relatório razão por centro de custos. Para isso, é necessário que seja informado o período de lançamentos (inicial e final), o tipo de seleção de contas (código/descrição, descrição e cód.red./descrição). Também é possível escolher como qual o código do centro de custo que deverá ser listado no relatório (estruturado ou reduzido). Ao avançar, deverão ser selecionadas as contas e os centros de custos que serão listados. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 36
5.4 Diário Consolidado CTB_RelDiarioConsolidado.dll Este programa possibilita a emissão do diário contábil das unidades em que o usuário logado possui permissão de acesso. Ou seja, nesse relatório os lançamentos contábeis serão impressos por dia. Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas. A opção Ordenar por deve ser configurada de acordo com a forma como o usuário quer visualizar os lançamentos das unidades (por código ou por nome ) selecionadas. Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros: Opção: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório. Oficial: emita o oficial somente quando os valores de débito e crédito estão fechando. É importante salientar que, realizando a emissão do oficial automaticamente serão emitidos os termos de abertura e encerramento dos livros. Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir um relatório para conferência de valores da contabilidade. Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos os termos de abertura e encerramento. Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os termos de abertura ou encerramento para os livros. Período de lançamentos: informe o período de lançamentos a ser emitido no relatório. Ordenar por: nesse campo, escolha como o relatório deverá ser ordenador para (código estruturado, código reduzido ou digitação). Parâmetros: nesse campo informe o número do livro a ser emitido, o total de páginas que o livro terá o número da última página do livro e o mês de fechamento. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 37
Termos: caso a opção de emissão do relatório seja Termos, é possível realizar a configuração e emissão dos termos de abertura e encerramento do livro diário. Para isso, é necessário clicar sobre os botões correspondentes, digitar o texto e emitir o termo. Modelo (A, B e C): selecione nesse campo qual o modelo de diário consolidado que desejas emitir. É importante salientar que o relatório será o mesmo, porém para cada modelo as informações serão dispostas na tela de forma diferenciada. 5.5 Relatório Demonstrativo de Resultado CTB_RelDemonstrativo.dll Nessa rotina é possível emitir o relatório de demonstrativo de resultado, do período. Para a emissão do relatório, é preciso que sejam informados alguns campos, conforme descritos a seguir. Demonstrativo: selecione qual o demonstrativo que desejará emitir. É importante salientar que, nesse campo, serão listados os demonstrativos que foram cadastrados n item 6.9, desse manual. Período: nesse campo deverá ser informado o período inicial e final para a emissão do relatório, Imprime cabeçalho personalizado: caso essa opção esteja marcada, o sistema irá emitir o cabeçalho do relatório, informado no item 6.9, desse manual. Imprime rodapé personalizado: caso essa opção esteja marcada, o sistema irá emitir o rodapé do relatório, informado no item 6.9, desse manual. Consolidar unidades: caso essa opção esteja selecionada, na emissão do relatório, o sistema irá consolidar as informações de todas as unidades da empresa logada. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 38
Listar código da conta: caso essa opção esteja selecionada, no relatório, será listado também o código das contas. Tipo relatório: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório. o Oficial: emita o razão oficial somente quando os valores de débito e crédito estão fechando. É importante salientar que, realizando a emissão do oficial automaticamente serão emitidos os termos de abertura e encerramento dos livros. o Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir um relatório para conferência de valores da contabilidade. Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos os termos de abertura e encerramento. o Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os termos de abertura ou encerramento para os livros. Parâmetros: nesse campo informe o número do livro a ser emitido, o total de páginas que o livro terá o número da última página do livro e o mês de fechamento. Saldo: é preciso informar como deverá ser realizada a apuração de saldos para a emissão do relatório (saldo atual ou saldo antes da transferência). Pode ser: o Saldo atual: o saldo atual que contém nas contas, no período informado. o Saldo antes da transferência: caso selecione essa opção, no relatório será emitido os saldos das contas antes da transferência de resultados. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 39
5.6 Relatório Demonstrativo Despesa CTB_RelDemonstrativoDespesa.dll Nessa rotina será emitido o relatório de demonstrativo de despesas, que poderá ser emitido por atividade ou por natureza e ainda pelo ano do exercício. Após informar o detalhamento e o ano para a emissão dos dados no relatório, deverá ser informada as unidades que deverão ser levadas em conta na emissão. 5.7 Relatório Contas x Centro Custo CTB_RelContasCentroCustos.dll Lista o saldo das contas de um determinado período tendo como foco de análise a conta contábil e o centro de custo que a compõem e/ou o centro de custo e as contas as quais os valores estão alocados. Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas e clicar sobre o botão de Avançar. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 40
Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros: Período de lançamentos: informe o período de lançamentos (inicial e final) a ser emitido no relatório. Grau centro de custo: informe o grau de centro de custos que deverão ser emitidos no relatório. Graus da conta: informe os graus das contas contábeis que deverão ser emitidas no relatório. Foco de análise: escolha o foco de análise para a emissão do relatório (período, conta contábil, centro de custo ou conta x centro de custo). Ou seja, como o usuário deseja visualizar os dados de acordo com a sua necessidade de interpretação. Exibir: nesse campo deverá ser definido como o usuário deseja visualizar as informações no relatório. Pode ser: Apenas os valores: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados os valores das contas no período para os centros de custos vinculados. Percentual A e B: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados os percentuais A e B das contas no período para os centros de custos vinculados. É importante salientar que ao selecionar essa opção o sistema automaticamente desmarca a opção Calcular valores em níveis superiores. Valor e Percentual A: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados os valores e os percentuais A das contas no período para os centros de custos vinculados. Valor e Percentual B: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados os valores e os percentuais B das contas no período para os centros de custos vinculados. Suprimir casas decimais: caso essa opção esteja marcada, no relatório, quando no campo Exibir for escolhida uma opção que apresente valores, não serão apresentadas as casas decimais (depois da vírgula). Calcular valores níveis superiores: caso essa opção esteja marcada, no relatório, serão calculados os valores de níveis superiores das contas contábeis. Listar resumo Despesas Receitas: nessa opção, será listado um resumo das despesas e receitas de acordo com os grupos configurados no botão Configurar. Configurar: nesse botão é possível configurar o grupo de contas de despesas e receitas que serão listadas ao selecionar a opção Listar resumo Despesas Receitas. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 41
5.8 Relatório Balanço Consolidado CTB_RelBalancoConsolidado.dll A diferença entre o balanço e o balancete é que, ao contrário do balancete, o balanço considera as contas de Ativo e Passivo. Antes de emitir o Balanço as contas do grupo de Receitas e Despesas devem ter seus saldos zerados e a diferença deve ser transferida para o Passivo para uma conta Lucro ou Prejuízo. Para isto existe a rotina Transferência de Resultados (ver item transferência de resultados desse manual). Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas. A opção Ordenar por deve ser configurada de acordo com a forma como o usuário quer visualizar os lançamentos das unidades (por código ou por nome ) selecionadas. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 42
Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros: Período: informe o período de lançamentos contábeis e o grau das contas a ser emitido no relatório. Selecionar: escolha a opção que mais atenda às necessidades de emissão do relatório (somente as contas analíticas ou selecionar os graus das contas a serem emitidas). Contas: informe o intervalo de contas que deverão ser emitidas no relatório. Parâmetros impressão: selecione as opções de impressão que deverão ser aplicadas a emissão do relatório, para agilizar a consulta. Tipo: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório (oficial ou apenas para conferência dos valores). Saldo: é preciso informar como deverá ser realizada a apuração de saldos para a emissão do relatório (saldo atual ou saldo antes da transferência). 5.9 Livro Caixa CTB_RelLivroCaixa.dll Essa rotina emite o relatório das contas que estão vinculadas ao Caixa, ordenadas cronologicamente no intervalo definido com termos de abertura e encerramento. Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros: Opção: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório. o Oficial: emita o oficial somente quando os valores de débito e crédito estão fechando. É importante salientar que, realizando a emissão 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 43
do oficial automaticamente serão emitidos os termos de abertura e encerramento dos livros. o Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir um relatório de caixa para conferência de valores da contabilidade. Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos os termos de abertura e encerramento. o Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os termos de abertura ou encerramento para os livros. Período de Lançamentos: informe o período de lançamentos contábeis para a emissão do relatório. Totalizar por dia: caso essa opção esteja marcada o sistema irá emitir os lançamentos do livro caixa totalizando a cada dia emitido e de acordo com o período de lançamentos. Quebrar página por conta: se estiver marcada, em cada folha do relatório de livro caixa será emitido os lançamentos de uma determinada conta. Parâmetros: nesse campo informe o número do livro a ser emitido, o total de páginas que o livro terá o número da última página do livro e o mês de fechamento. Termos: caso a opção de emissão do relatório seja Termos, é possível realizar a configuração e emissão dos termos de abertura e encerramento do livro diário. Para isso, é necessário clicar sobre os botões correspondentes, digitar o texto e emitir o termo. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 44
5.10 Relatório Fechamento Conta CTB_RelFechamentoConta.dll Nessa rotina, é emitido o relatório das contas que foram fechadas em um determinado ano. Para a emissão do relatório, é necessário que seja informado: Ano do fechamento: informe o ano de fechamento das contas para a consulta. Nome reduzido da unidade: caso essa opção esteja informada, o sistema listará também, no relatório, o nome reduzido da unidade. Nome da conta: caso essa opção esteja informada, o sistema listará também, no relatório, o nome da conta. 5.11 Plano de Contas Consolidado CTB_RelPlanoContaConsolidado.dll Nesse relatório é possível emitir o plano de contas da instituição consolidado pelas unidades. Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas (Unidades ativas e Unidades inativas). A opção Ordenar por deve ser configurada de acordo com a forma como o usuário quer visualizar os lançamentos das unidades (por código ou por nome ) selecionadas. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 45
Na tela seguinte, são apresentados alguns filtros que podem ser configurados de acordo com a necessidade da instituição. Modelo: deverá ser selecionado o modelo de plano de contas a ser emitido o relatório. Selecionar: nesse campo, o usuário poderá escolher como desejará visualizar as contas (somente contas analíticas ou selecionar graus). Grau: caso tenha sido informada a opção Selecionar graus, no item anterior, nesse campo deverá ser informado o grau das contas que deverão ser listadas. Listar código reduzido: caso essa opção esteja marcada, no relatório, serão listados também os código reduzidos das contas. Quebra de página no primeiro grau: se essa opção estiver selecionada, no primeiro grau da conta, o relatório irá quebrar uma página, pulando para a próxima folha. Anexar ao diário: caso essa opção esteja marcada, os campos N. do livro, Total de Páginas, N. última página e Mês de fechamento. 5.12 Previsão Orçamentária CTB_PrevisaoOrcamentaria.dll 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 46
Nessa rotina é possível realizar a emissão da previsão orçamentária, por unidades. Para a emissão do relatório, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas (Unidades ativas e Unidades inativas) e o tipo de ordenação que a instituição deseja. 5.13 Comparativo Receitas Despesas CTB_RelComparativoReceitaDespesa.dll Nesse relatório é possível realizar a emissão do comparativo de receitas e despesas, por um determinado período e ainda por unidade. Para a emissão, é preciso que seja informado o ano, mês inicial e mês final, assim como selecionar quais as unidades que deverão constar no relatório. 5.14 Relatório Contas com Saldo Incompatível CTB_RelContasSaldoIncompativel.dll Nessa rotina, é emitido o relatório das contas contábeis que estão com saldo incompatível. Esse relatório auxilia o usuário, pois permite que sejam identificadas as contas para posteriormente realizar ajustes. Para a emissão é preciso que o usuário informe apenas o período que deseja consultar. Para efetivar a emissão do relatório, é preciso que clique sobre o botão Avançar. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 47
5.15 Relatório Emissão de Lote CTB_EmissaoLote.dll Este programa permite a emissão das Capas de lotes por sistema de origem informado nos lançamentos. Para emiti-lo selecione a Capa desejada, clique no botão Avançar, e selecione o sistema de Origem desejado. Na emissão é possível Quebrar página por capa, Separar débito/crédito por coluna, Listar lançamentos de centro de custo, e Utilizar linha separadora e/ou Fundo zebrado. 5.16 Relação de Centros de Custo CTB_RelCentroCusto.dll Nesse relatório é possível listar todos os centros de custos que estão vinculados às contas da(s) unidade(s) selecionada(s). Para a emissão da listagem, é preciso selecionar a unidade na lista no campo da esquerda (Itens Disponíveis) e passá-las para o campo da direita (Itens Selecionados), através das setas. Para efetuar a consulta é necessário clicar sobre o botão Avançar, onde serão configuradas as informações referente a impressora. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 48
5.17 Relatório Cadastral de Históricos CTB_RelCadastralHistorico.dll Nessa rotina é possível emitir o relatório dos históricos cadastrados no sistema. Para a emissão do relatório é necessário que os filtros a seguir sejam preenchidos: Separar por tipo: caso essa opção esteja informada, a emissão do relatório será realizada de acordo com o tipo de histórico que ele foi cadastrado. Podendo ser: débito, crédito ou ambos. Lista: nesse campo, o usuário poderá escolher qual o tipo de histórico que deseja listar (débito, crédito ou ambos). Ordem: nesse campo, o usuário poderá escolher em qual ordem deseja emitir o relatório (pelo código do histórico ou por ordem alfabética). Anexar ao diário: caso esteja marcado, esses lançamentos serão anexados ao livro diário. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 49
5.18 Geração Arquivo SINCO CTB_GeracaoArquivoReceitaFederal.dll Nessa rotina é possível realizar a geração do SINCO (Sistema Integrado de Coleta). É gerado arquivo texto no formato estabelecido pela receita federal. Para a emissão é necessário que seja informada a qual empresa será realizada a geração do arquivo, além de preencher os demais campos. Arquivos: nesse campo deverá ser escolhido o que será gerado no arquivo. Poderá ser: plano de contas, lançamentos e saldos mensais. É importante destacar que, ao escolher a opção plano de contas, o sistema marcará também a opção de saldos mensais. Porém o sistema não permite que seja gerado arquivo apenas com a opção de saldos mensais. Além disso, é possível agregar ao arquivo os lançamentos da empresa no período informado. Período: informe o período (inicial e final) para a geração do arquivo SINCO. Destino: nesse campo o usuário informará o destino onde o sistema deverá gravar o arquivo SINCO no computador. 5.19 Geração MANAD CTB_GeracaoArquivoNormativa.dll Nessa rotina é gerado o arquivo texto no formato estabelecido pela receita federal / INSS. O layout é gerado conforme INSRP 12/2006. O período de geração é estabelecido pelo auditor fiscal, definindo se será quinzenal, mensal ou anual. Para a geração do arquivo é preciso que seja informado o Período Mês/Ano (inicial e final) e se deverá ser gerado arquivo somente com os saldos. Na tela seguinte deverão ser selecionadas as unidades que deverão ser geradas no arquivo. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 50
Na tela seguinte é preciso informar qual a finalidade do arquivo de acordo com as opções que o sistema disponibiliza e qual o indicador de centralização da escrituração. Também é preciso informar os campos: Ativo: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil referente ao ativo da instituição. Passivo: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil referente ao passivo da instituição. Patrimônio líquido: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil referente ao patrimônio líquido da instituição. Receita: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil de receitas da instituição. Despesa: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil de despesas da instituição. Para efetuar a geração do arquivo, na próxima tela é preciso que seja informado qual o caminho no computador que deverá ser gerado o arquivo. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 51
6. Encerramento Período Contabilidade CTB_EncerramentoPeriodo.dll Essa rotina permite encerrar um determinado período impedindo que os lançamentos deste período sejam alterados ou que novos lançamentos sejam feitos neste período. Após a execução dessa rotina, o período correspondente ao encerramento será bloqueado (ver item cadastro de período desse manual). 7. Transferência de Lançamento por Capa CTB_TransferenciaLancamentoCapa.dll Um dos motivos para utilização dessa rotina é a transferência de lançamentos entre capas quando os mesmo foram efetuados em uma capa errada. Porém, é importante ressaltar que antes da transferência, é necessário ter a capa destino cadastrada e vazia. Ao transferir um lançamento composto, seus lançamentos de desdobramento também serão considerados. Para realizar esta operação, que também possibilita transferir lançamentos entre capas de diferentes unidades, informe a Capa de Origem em que os lançamentos foram realizados erroneamente e a Capa de Destino (que deverá receber os lançamentos). Há também a possibilidade de escolher como será feira essa transferência. Todos os Lançamentos : caso escolha essa opção, todos os que estiverem na cada origem serão transferidos para a capa destino. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 52
Apenas os Selecionados : caso escolha essa opção, somente os lançamentos selecionados serão transferidos para a capa destino. É também possível informar se o sistema deverá Manter lançamentos originais. Nesse caso, os lançamentos serão transferidos para a conta destino, mas continuarão na conta de origem. Ou seja, será feita uma cópia dos lançamentos da capa origem para a capa destino e em ambas as capas constarão os lançamentos. Utilize a tecla Ctrl + clique com o botão direito do mouse para selecionar os lançamentos desejados (no caso de selecionar a opção Apenas os Selecionados ). 8. Transferência de Lançamento por Conta CTB_TransferenciaLancamentoConta.dll Este programa possibilita a transferência de movimentações de uma conta para outra dentro do período e unidade(s) indicadas pelo usuário. Essa rotina é utilizada quando houver a necessidade de transferir movimentações que foram realizadas incorretamente em outras contas. Para realizar a transferência de lançamento por contas, é necessário informar em qual conta o lançamento se encontra (origem) e para qual conta serão transferidos (destino). Além de informar o período a ser transferido e de qual unidade. Exemplo 1: período inicial 23/12/2009 e período final - 23/12/2009. Exemplo 2: período inicial - 01/01/2009 e período final - 31/12/2009. Os lançamentos da conta de origem serão excluídos e incluídos na conta de destino. 9. Verifica Conta CTB_VerificaConta.dll Essa é uma tela de consulta e possibilita que o usuário verifique se o código (estruturado ou reduzido) já está cadastrado em outra(s) unidade(s) da empresa. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 53
Para executar essa rotina deverá ser informado o tipo de código que será verificado (estruturado ou reduzido) e também é preciso que seja informado o código da conta de acordo com o tipo escolhido. Exemplo: se for escolhido o tipo de código estruturado, logo no campo de Código deverá ser informado o código estruturado da conta que será verificada. Se for escolhido o tipo de código reduzido, logo no campo de Código deverá ser informado o código reduzido da conta que será verificada. 10. Apuração Resultado CTB_ApuracaoResultado.dll Essa rotina possibilita que sejam apurados os resultados mensais de determinadas unidades, contas (débito e crédito) e período. Para realizar essa apuração, é necessário selecionar as unidades que deseja apurar, bem como as contas de débito e crédito, grupo, período (ano e mês) de apuração e o histórico que essas contas receberão. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 54
11. Geração Conta - Centro de Custo CTB_GeracaoContaCentroCusto.dll Nessa rotina serão relacionadas as contas que estarão vinculadas a determinados centros de custos. Assim, se na tela de Parâmetros estiver marcada a opção Usa conta x centro de custos, nessa tela deverá ter vínculos informados. Para o vínculo é necessário selecionar a(s) conta(s) que serão vinculadas a um centro de custos X. Para a seleção, passe as contas para o campo da direita (Contas selecionadas). Depois, clique sobre o botão OK. Na próxima tela deverá ser selecionado o(s) centro(s) de custo que estarão vinculadas as contas selecionadas anteriormente. Para o vínculo é necessário selecionar o(s) centro(s) de custo que serão vinculadas a conta. Para a seleção, passe os centros para o campo da direita (Centros selecionados). Depois, clique sobre o botão Concluir. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 55
12. Transferência de Lançamento CTB_TransferenciaLancamento.dll Similar a rotina de transferência de lançamentos por contas (ver item transferência de lançamentos por conta, nesse manual), nessa tela permite que sejam realizadas transferências entre as unidades da empresa logada. Para efetuar a transferência é necessário que seja informada a capa dos lançamentos, como será realizada a transferência (todas as unidades ou apenas as selecionadas), unidade de origem e a unidade de destino. 13. Transferência de Resultados CTB_TransferenciaResultado.dll Essa rotina compreende a transferência dos resultados de todas as contas para uma conta específica de resultado. Nessa rotina as contas serão zeradas e a conta de resultado receberá todos os lançamentos. Caso haja prejuízo em alguma conta, essa tela também possibilita informar o valor, a conta e o histórico correspondente ao prejuízo. Para realizar a transferência, é necessário que seja informada qual(is) a(s) conta(s) que serão transferidas (ativo, passivo, receitas, despesas e apuração de resultado), qual período a transferir e o histórico que os lançamentos deverão receber na contabilidade após a transferência para a conta de resultados. O sistema também disponibiliza o botão Processar zeramento das contas. Quando clicado sobre ele, o sistema realiza a apuração do resultado contábil, informando se a conta escolhida resultou em lucro ou prejuízo. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 56
No espaço de prejuízo, é possível informar o valor, a conta e o histórico correspondente ao prejuízo que determinadas contas tiveram no período informado. 14. Demonstrativo CTB_CadDemonstrativo.dll Utilize essa tela para informar a estrutura que deverá ser exibida no cabeçalho e rodapé do relatório de demonstrativo de resultados. Para configurar as informações que deverão ser apresentadas no relatório de demonstrativo, clique no botão incluir e informe os dados que serão listados. Por fim, clique em confirmar. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 57
15. Gerador de Demonstrativo CTB_Demonstrativo.dll Nessa tela é possível cadastrar e visualizar a estrutura do relatório de Demonstrativo Resultado do Exercício, de acordo com as contas. Para a inclusão de uma nova estrutura é preciso clicar sobre o botão correspondente a inclusão e preencher os demais dados da tela. Antes de incluir uma estrutura é necessário que o Demonstrativo esteja cadastrado (ver item 6.9, desse manual). Ao realizar a inclusão de uma nova estrutura de demonstrativo o sistema abrirá uma tela onde é possível informar os campos do relatório de acordo com as necessidades da instituição. A seguir descrevemos as orientações para a inclusão. O sistema irá criar a estrutura do relatório no formato de árvore. - Incluir como um subnível acima: caso essa opção esteja marcada, o sistema irá incluir esse item como um subnível na árvore. - Tipo: nesse campo o sistema disponibiliza opções que serão aplicadas ao item e indicarão ao sistema como ele deverá ser apresentado no relatório. Conta: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo Conta, contendo todas as contas do plano, para que o usuário escolha qual queres informar na estrutura para o relatório. Também disponibiliza o campo Operação onde o usuário deverá escolher entre Somar ou Subtrair. Além disso, o sistema habilitará o campo Considerar, para que o usuário escolha quais os lançamentos que deverão ser considerados em relação à conta escolhida (créditos, débitos ou ambos). 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 58
Referência: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo Texto, para que seja preenchido um texto que corresponda a esse item. Também disponibiliza a o campo Operação onde o usuário deverá escolher entre Somar ou Subtrair. Além disso, o sistema também habilita o campo Referência à, onde o usuário poderá escolher um item da estrutura que faça referência a esses lançamentos. Porém só serão listados nesse campo, itens que forem do tipo Valor, Total ou Subtotal. Texto: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo Texto, para que seja preenchido um texto que corresponda a esse item. Também será disponibilizado o campo Fonte, onde o usuário poderá informar o tamanho de fonte que deseja que esse item apareça no relatório. Total: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo Texto, para que seja preenchido um texto que corresponda a esse item. Também habilita a opção Acumular no relatório mensal que poderá ser marcada ou não. Caso seja marcada, esse total será acumulado no relatório mensal do demonstrativo. Valor: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo Texto, para que seja preenchido um texto que corresponda a esse item. Disponibiliza o campo Valor, que possibilita que o usuário informe um valor a esse item. Também habilita o campo Operação onde o usuário deverá escolher entre Somar ou Subtrair. Subtotal: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo Texto, para que seja preenchido um texto que corresponda a esse item. Também habilita a opção Acumular no relatório mensal que poderá ser marcada ou não. Caso seja marcada, esse total será acumulado no relatório mensal do demonstrativo. - Imprimir: caso essa opção esteja marcada, significará que esse item cadastrado será impresso no relatório. - Opções de impressão: nesse campo o usuário poderá informar como deseja que o item seja apresentado no relatório para melhor visualização (grifar, fundo cinza, linha separadora e gera gráfico). Ao realizar a inclusão de um item na estrutura do relatório de demonstrativo de resultados o sistema representará cada item com uma legenda (figura). Essa legenda será definida de acordo com as informações selecionadas para cada item. : essa figura aparecerá quando no campo Tipo for escolhido Conta ou Referência ou Valor. Além disso, no campo Operação também deverá ter sido escolhido Subtrair. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 59
: essa figura aparecerá quando no campo Tipo for escolhido Conta ou Referência ou Valor. Além disso, no campo Operação também deverá ter sido escolhido Somar. : essa figura aparecerá quando no campo Tipo for escolhido Texto. Além disso, ele precisará ser o primeiro nível da árvore. Caso contrário, a figura será. : essa figura aparecerá quando no campo Tipo for escolhido Total. : essa figura aparecerá quando no campo Tipo for escolhido Subtotal. 16. Replicar Plano de Contas CTB_ReplicarPlanoConta.dll Utilize essa rotina quando houver necessidade de replicar o plano de contas existente. Para isso, é necessário informar qual o plano de contas a ser replicado (origem), assim como o plano de contas que receberá as informações (destino). Também são disponibilizadas algumas opções que possibilitam que o usuário substitua dígitos do plano de contas. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 60
17. Replicar Históricos CTB_ReplicarHistorico.dll Essa rotina possibilita que o usuário replique históricos entre unidades, no sistema. Ela auxilia os usuários, pois permite reaproveitar históricos que já se encontram cadastrados, sem a necessidade de cadastrá-los novamente. Para efetivar essa rotina, é preciso informar o histórico que será replicado (origem) para qual histórico deverá ser replicado (destino). Antes de replicar históricos, é necessário que o histórico destino já esteja cadastrado no sistema. 18. Replicar Demonstrativos CTB_ReplicarDemonstrativos.dll Similar a rotina de replicar históricos (ver item replicar históricos desse manual), o sistema possibilita que o usuário replique o relatório de demonstrativo de resultados entre unidades, no sistema. Para isso, é preciso que seja informada a unidade origem, selecionar qual o demonstrativo que será replicado e qual a unidade de destino. É nessa unidade que o sistema replicará o relatório demonstrativo. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 61
19. Geração de Conta Rateio CTB_GeracaoContaRateio.dll Caso a instituição trabalhe com rateio por centro de custo, poderá ser executada essa rotina para realizar o rateio dos centros de custos por unidade e período. Para realizar a geração do rateio, é necessário selecionar a unidade e o período. 20. Consulta Inconsistência no Centro de Custo CTB_ConsInconsistenciaCentroCusto.dll Essa tela auxilia o usuário a encontrar as inconsistências de lançamentos em centros de custos que poderão dar diferença na contabilidade. Para realizar essa verificação, é necessário que seja informado o período de lançamentos a serem consultados (Dt Lancto Inicial e Dt Lancto Final), em que ordem deverão ser apresentados os resultados (crescente ou decrescente) e ainda como deverá ser executada a consulta de inconsistências. Contas sem centros de custos: se essa opção for a escolhida, o sistema irá fazer a verificação de inconsistências somente em contas que não tenham centros de custos vinculados. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 62
Contas com valor diferente no centro de custo: se essa opção for a escolhida, o sistema irá fazer a verificação de inconsistências somente em contas que tenham diferença nos valores dos centros de custos com relação ao valor do lançamento. 21. Integrações Todos os módulos do sistema podem ou não serem integrados com a contabilidade. Para realizar a integração, é preciso executar uma rotina de importação dos lançamentos. Essa rotina é executada por módulos, pois cada módulo importará os seus respectivos lançamentos e o sistema de contabilidade receberá esses lançamentos e vinculará cada um deles a sua origem. A seguir são apresentadas as rotinas de importações e exportações. 21.1 Importações Como o sistema é integrado com os demais módulos, são disponibilizadas rotinas que permitem importar os lançamentos para a contabilidade. Essas rotinas são apresentadas a seguir. 21.1.1 Importação do Financeiro CTB_ImportacaoFinanceiro.dll Nessa rotina são importados os lançamentos do módulo do Financeiro (Contas a pagar) para a contabilidade. Nesse caso, toda a movimentação que foi realizada e que estava configurada para contabilizar (ver capítulo de Cadastro, manual de Contas a Pagar) será incluída no módulo contábil. Antes de executar essa rotina é necessário que o serviço da contabilidade esteja devidamente configurado (ver manual Serviço da Contabilidade). Para realizar a integração dos lançamentos do financeiro para a contabilidade é necessário que seja informado o período que será incluído (Mês / Ano, Do dia e Até dia). Também é preciso informar o que será importado (Clientes ou Fornecedores). Nessa rotina também são disponibilizadas algumas opções que podem ou não serem marcadas. Montar a Razão Social no histórico das contas (Somente Partida): se marcada essa opção e o lançamento for uma partida, ao realizar a importação, no histórico será adicionada a razão social da empresa (cliente ou fornecedor). 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 63
Criar capa separada para o Financeiro: quando marcada essa opção, ao fazer a importação dos lançamentos, o sistema entenderá que será criada uma capa separada para os lançamentos do Financeiro. Incluir número documento no histórico (Contra Partida): se marcada essa opção e o lançamento for uma contra partida, ao realizar a importação, no histórico será adicionado o número do documento. Incluir número documento no histórico (Partida): se marcada essa opção e o lançamento for uma partida, ao realizar a importação, no histórico será adicionado o número do documento. 21.1.2 Importação de Lançamentos Via Arquivo Texto CTB_ImportaLancamentoCaixa.dll Realiza a inclusão de lançamentos na contabilidade, a partir da leitura de um arquivo texto em determinado formato. Essa rotina será utilizada quando houver a necessidade de importar lançamentos de outros sistemas, para o módulo contabilidade. Para a importação é preciso localizar o arquivo (que deverá estar salvo em seu computador) e clicar sobre o botão de Importar. Nessa tela também há a possibilidade de visualizar os lançamentos que serão importados. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 64
21.1.3 Importação Demonstrativo CTB_ImportaDemonstrativo.dll Nessa tela é possível importar ou exportar o modelo de relatório de demonstrativo de resultados que foi criado. Para executar essa rotina, é necessário escolher a opção que deseja efetuar (exportar ou importar) e após localizar o arquivo com o modelo de demonstrativo. 21.1.4 Importação Estoque CTB_ImportacaoEstoque.dll Nessa rotina são importados os lançamentos do módulo do Suprimentos (Estoque) para a contabilidade. Nesse caso, toda a movimentação que foi realizada no estoque e que estava configurada para contabilizar (ver capítulo de Cadastro, manual de Suprimento - Estoque) será integrada ao módulo contábil. Antes de executar essa rotina é necessário que o serviço da contabilidade esteja devidamente configurado (ver manual Serviço da Contabilidade). Para realizar a integração dos lançamentos do estoque para a contabilidade é necessário que seja informado o período que será integrado (Mês / Ano, Do dia e Até dia). Por fim, é preciso clicar sobre o botão Iniciar. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 65
21.1.5 Importação Lançamento Patrimônio CTB_ImportaLancamentoPatrimonio.dll Importa os lançamentos do módulo do Patrimônio para a contabilidade. Nesse caso, os lançamentos de depreciação, aquisição e baixas que foram realizados no patrimônio serão integrados ao módulo contábil. 21.2 Exportações O sistema possibilita que sejam realizadas exportações dos lançamentos da contabilidade. Essas rotinas são apresentadas a seguir. 21.2.1 Exporta Movimentos do Mês CTB_ExportaMovimentoMes.dll Essa rotina permite realizar a exportação de lançamentos da contabilidade de um determinado período (mês) para um arquivo texto. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 66
21.2.2 Exporta Lançamento CTB_ExportaLancamento.dll Nessa rotina é possível realizar a exportação de lançamentos da contabilidade para um arquivo texto. Para exportar lançamentos, é preciso que sejam informados os campos a seguir: Mês/ano: usuário deverá informar o mês e o ano dos lançamentos a exportar. Lançamentos: caso escolha essa opção, será gerado no arquivo apenas os lançamentos do período informado. Lançamentos e Centros de Custos: caso escolha essa opção, será gerado no arquivo os lançamentos do período informado com os respectivos centros de custo. Gerar código da conta: deverá escolher qual o código da conta que deverá ser gerado no arquivo (reduzido ou alternativo). Diretório destino do arquivo: informe nesse campo onde deverá ser salvo o arquivo texto, contendo os lançamentos, no computador. 21.3 SPED SPED é uma sistemática criada para o cumprimento das obrigações acessórias, utilizando a tecnologia de certificação digital. O processo de obrigações digitais tem como objetivos: facilitar o acesso à escrituração das empresas pelo fisco, ampliar as possibilidades de seleção de contribuintes e quando são realizadas auditorias, gerar otimização de tempo expressiva para análises das informações. A seguir estão relacionadas as rotinas para o envio do SPED. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 67
21.3.1 Plano de Contas Referencial Nessa tela é possível configurar o plano de contas referencial, definido pela receita federal. Essa informação será utilizada quando a empresa vincular o seu plano de contas com essas contas referenciais. Dessa forma, facilita o entendimento do governo com relação ao plano de contas de cada declarante. Para criar um plano de contas referencial é necessário realizar a importação do arquivo da receita, através do campo Selecione o arquivo a importar. O sistema somente irá aceitar a importação de arquivos que estiverem com as extensões TXT e CSV. Após a importação o sistema irá preencher automaticamente o campo Entidade mantenedora, com o nome da entidade mantenedora do plano de contas referencial que foi importado. No campo Versão o sistema preencherá com a versão que está definida no arquivo importado. O sistema somente permitirá excluir um plano referencial caso ele não tenha vínculos com algum modelo de referência (ver item cadastro de modelo de referência, desse manual). 21.3.2 Cadastro Modelo Referencial Para o correto funcionamento do SPED, nessa tela é preciso que seja cadastrado o modelo de referência que a empresa utilizará. Nesse modelo será vinculado o plano de contas da empresa com o plano referencial. Descrição: informe a descrição para o modelo referencial que será cadastrado. Plano de Contas: nesse campo serão disponibilizados os planos de contas que estão cadastrados no sistema e o usuário poderá escolher qual irá utilizar. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 68
Plano de contas referencial: nessa tela serão disponibilizados os planos referenciais cadastrados no item plano de contas referencial e o usuário poderá escolher qual irá utilizar. Empresas: nesse campo deverá ser selecionada a empresa que estará vinculada ao modelo referencial. Ativo: esse campo indica se o plano referencial está ou não ativo. 21.3.3 Relacionamento de Contas Nessa tela é preciso vincular o modelo de referência, cadastrado no item anterior, ao plano de contas da instituição. A seguir são apresentados os campos da tela: - Modelo de referência: sistema apresentará o nome do modelo de referência cadastrado anteriormente. - Botão replicar: Utilize esse botão caso haja necessidade de replicar o modelo referência já cadastrado, inclusive as contas que já foram relacionadas. Ao replicar o modelo o sistema apresentará o nome do modelo atual adicionando à data e hora Esse botão somente estará habilitado quando os registros não estejam em edição. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 69
- Botão Vincular: ao clicar nesse botão o sistema abrirá a tela para que o usuário realize o relacionamento das contas da instituição com as contas do plano referencial, conforme demonstrado a seguir. - Plano de contas: serão relacionadas todas as contas que estão vinculadas ao plano de contas do modelo de referência. Para melhor visualização das contas, o sistema apresenta uma cor de fundo para as contas de acordo com a legenda abaixo: Cinza: Conta contábil sintética. Vermelho: Conta contábil sem vínculo com plano referencial. Branco: Conta contábil com vínculo com plano referencial. - Centro de custos: serão apresentados os centros de custos que estão vinculados as contas referenciais, do item anterior. Nesse caso, é possível que uma conta referencial tenha mais de um centro de custos vinculado. - Conta referencial: nesse campo será exibida a descrição da conta referencial (do modelo referencial informado pelo governo). Assim, cada conta do plano de contas da instituição estará relacionada com uma conta do plano de contas referencial (ver item cadastro plano referencial, desse manual). Ao clicar no botão Vincular, o sistema abrirá a tela abaixo. - Modelo de referência: trará a descrição do modelo de referência cadastrado anteriormente. - Plano referencial: serão exibidas todas as contas do plano de contas referencial, informado pelo governo (ver item plano referencial, desse manual). Cada conta do plano da instituição deverá estar vincula as contas do plano referencial. Nesse campo, as contas sintéticas aparecerão com a cor de fundo cinza, enquanto que as contas analíticas terão cor de fundo transparente. Para melhor visualização das contas, o sistema apresenta uma cor de fundo para as contas de acordo com a legenda abaixo: Cinza: Conta contábil sintética. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 70
Transparente: Conta contábil analítica. Plano de contas: serão exibidas todas as contas do plano de contas da instituição. Para melhor visualização das contas, o sistema apresenta uma cor de fundo para as contas de acordo com a legenda abaixo: Cinza: Conta contábil sintética. Transparente: Conta contábil analítica. Exibir somente contas ativas: caso essa opção esteja marcada, serão exibidas somente as contas do plano referencial que estão ativas. Retirar da lista as vinculadas (plano referencial): caso essa opção esteja marcada, ao realizar o vínculo de uma conta referencial com alguma conta do plano de contas, o sistema não exibirá mais a conta referencial no campo. Retirar da lista as vinculadas (plano de contas): quando marcada, ao realizar o vínculo de uma conta contábil com alguma conta referencial, o sistema não exibirá mais a conta referencial no campo. Vincular CC: utilize esse botão quando houver necessidade de relacionar uma conta do plano referencial ao plano de contas da instituição que possua centro de custos vinculados. Ao clicar nesse botão o sistema abrirá uma tela para que seja vinculado um Centro de custos ao relacionamento de contas realizado. Após o relacionamento, o sistema apresentará a conta no campo correspondente a Vínculo de contas, com o respectivo centro de custos. Vincular: utilize esse botão quando somente houver necessidade de relacionar uma conta do plano referencial ao plano de contas da instituição. O diferencial desse botão em relação ao anterior, é que esse só vincula as contas (referencial as contas contábeis) e não vinculará centro de custos. Após o relacionamento, o sistema apresentará a conta no campo correspondente a Vínculo de contas. Quando, na tela anterior, for clicado sobre o botão Vincular CC, o sistema abrirá uma tela conforme demonstrada a seguir. Nela, deverão ser selecionados os centros de custos que estarão vinculados ao relacionamento de contas (referencial e contas contábeis). Caso sejam selecionados centros de custos que já estejam vinculados as contas relacionadas, o sistema apresentará uma mensagem avisando o usuário que os centros de custos estão repetidos. Para realizar o vínculo, é necessário selecionar os centros de custos no campo da esquerda (Centros de custos disponíveis) e passá-los para o campo da direita (Centros de custos selecionados). Para efetivar o vínculo, é preciso clicar sobre o botão OK. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 71
21.3.4 Vínculo de Contas Referenciais A grade de informações da conta referencial é mestre da grade de informações dos centros de custo, ou seja, cada vez que selecionar um item na grade de conta referencial são preenchidos na grade de centros de custo, aqueles centros de custo vinculados a esta Conta Referencial selecionada. Para isto, os três botões incluir, editar e excluir permitem que o usuário possa manter os dados dos vínculos realizados entre contas contábeis do plano de contas da empresa/unidade, com seus centros de custo, quando os mesmos existirem, e com os dados das Contas Referenciais do plano de contas da Receita Federal. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 72
Ao incluir ou editar um vínculo: abrirá a tela de contas referenciais para o usuário escolher qual conta referencial estará vinculada com a conta contábil do plano de contas da empresa/unidade. Ao excluir um vínculo: selecionado, o mesmo será retirado da(s) grade(s) de informações. 21.3.5 Vínculo de Centros de Custo-Conta Referencial Na rotina de conta referencial permite-se que uma conta referencial do plano de contas da Receita Federal seja vinculada com parte dos centros de custo de uma conta contábil do plano de contas da empresa/unidade e outras contas referenciais do plano de contas da Receita Federal sejam vinculadas com a outra parte dos centros de custo da conta contábil do plano de contas da empresa/unidade. 21.3.6 Modelo Demonstração Nessa tela, é possível cadastrar as demonstrações contábeis que serão utilizadas no cadastro do livro digital (ver item cadastro do livro digital desse manual). Para a inclusão é preciso que seja informada a descrição, o tipo de modelo que será cadastrado (Balanço Patrimonial ou Demonstração de Resultado de Exercício) e o tipo de plano de contas. No campo Tipo plano de contas, serão relacionados todos os tipos cadastrados no item Tipo plano de contas desse manual. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 73
Nessa tela também é possível incluir os itens que estarão vinculados ao modelo cadastrado. Para isso, é preciso clicar sobre o botão correspondente a inclusão e preencher as demais informações da tela. Ao cadastrar um item ao modelo de demonstração, o sistema abrirá a tela abaixo. Para efetivar o cadastrado do item, é preciso que seja informado o código de aglutinação, o nível, a descrição e o tipo de valor. Também é possível relacionar as contas que farão parte desse item. 21.3.7 Escrituração Auxiliar Nessa rotina deverão ser informados os lançamentos contábeis que estarão vinculados a escrituração auxiliar cadastrada. Antes de cadastrar os lançamentos contábeis da escrituração, é preciso que na tela de Cadastro de livro digital, aba Escrituração Auxiliar, seja cadastrada uma escrituração para o ano correspondente. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 74
Nessa tela serão listadas as escriturações auxiliares cadastradas anteriormente, por ano, para que o usuário realize os respectivos lançamentos contábeis. Para a inclusão de um lançamento, é necessário clicar sobre o botão correspondente a Incluir e o sistema abriá uma tela para que sejam preenchidos demais dados. O botão somente estará habilitado quando houver lançamentos contábeis vinculados a contas que exigem centro de custos. Nesse caso, é possível clicar sobre esse botão e consultar as contas de centro de custos que o lançamento está relacionado. 21.3.7.1 Inclusão de Lançamento Ao fazer a inclusão de um lançamento contábil, o sistema abrirá a tela abaixo. Nela deverão ser preenchidos os campos para a inclusão do lançamento contábil. Abaixo estão descritos os campos. Capa: informe a capa contábil do lançamento a ser incluído. Data: preencha esse campo com a data do lançamento. Sistema origem: esse campo virá desabilitado para alteração do usuário. O sistema trará automaticamente a informação LctoAuxiliar. É através dessa informação que o usuário identificará quais os lançamentos auxiliares relizados, vinculado a respectiva capa contábil. Código/Conta/Descrição: esses campos funcionam como um grupo, pois é possível que o usuário preencha apenas um desses campos que o sistema automaticamene preencherá os demais. Nesse caso, deverá ser informado os dados para a conta contábil referente ao lançamento que está sendo cadastrado. Valor: informa o valor correspondente ao lançamento contábil. Débito/Crédito: escolha a opção que corresponda ao lançamento que está sendo realizado (débito ou crédito). 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 75
21.3.8 Inclusão de Lançamento com Centro de Custo Ao incluir um lançamento contábil que tenha lançamentos de centros de custos, o sistema abrirá a tela a seguir para que sejam vinculados os centros. Para a inclusão é preciso clicar osbre o botão correspondente a Incluir, informar o código do centro de custos e o valor. Ao informar o código, o sistema automaticamente preencherá o nome do centro. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 76
21.4 Geração Escrituração Contábil Digital (ECD) 21.4.1 Criação do Livro Digital Permite a criação do livro digital e suas configurações de acordo com cada empresa que irá gerar o ECD. Aba Unidades: Permite selecionar as unidades da empresa que farão parte do arquivo digital ECD. Aba Natureza: 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 77
O vínculo de natureza é individual por empresa, onde é permitido relacionar os níveis de contas contábeis do GVcontábil com o código de natureza contábil do SPED. O código da natureza da conta/grupo de conta é uma tabela específica do ECD. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 78
Aba Demonstrações: Permite a replicação de um ano para o outro, podendo ainda realizar alterações que tiveram de um ano para o outro, não necessitando digitar toda a demonstração todo ano. Os botões de controle (Novo, Editar, Excluir) permitem o ajuste dos valores de saldo, inclusão ou exclusão de contas. Replicar: exibe a onde deverão ser informados os campos Ano origem e Ano destino para a replicação das demonstrações. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 79
Aba Instituição: Devem ser incluídas as inscrições cadastrais do empresário ou sociedade empresária que, legalmente, tenham direito de acesso ao livro contábil digital, exceto Secretaria da Receita Federal do Brasil e Secretaria de Estado da Fazenda que jurisdicionam o estabelecimento do empresário/sociedade empresária. A junta comercial é a instituição que terá este acesso no Rio Grande do Sul, para os demais estados os clientes deverão verificar quem mais poderá ter acesso a declaração entregue a RFB. Aba Signatários: Obrigatoriamente deve ser informado um contador responsável e um responsável pela administração da empresa. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 80
Aba ECD Configurações: Permite parametrizar os campos para busca de dados no GVcollege referente as devoluções sobre os cancelamentos realizados no acadêmico. Busca faturamento de anos anteriores até o ano de: se marcar esta opção ela buscará os faturamentos dos anos anteriores, e no campo ao lado deve-se informar o ano limite desejado para a busca destes dados. Com diário auxiliar: marcar esta opção para que no momento da geração do ECD (selecionando os livros R e A) o sistema pesquise apenas os dados das contas selecionadas no painel "Contas abertas no diário", na aba ECD Configurações para a geração do livro Diário Auxiliar. Contas abertas no diário: com a opção Com diário auxiliar selecionada, permite selecionar quais contas contábeis analíticas do plano de contas serão abertas na geração do diário auxiliar. 21.4.2 Geração do Arquivo Digital ECD Após o levantamento de dados realizado através do botão Preparar SPED, será possível clicar no botão ECD, que abrirá a tela de geração. Os campos Destino e Tipo de escrituração poderão ser alterados, os demais campos já foram configurados de acordo com a parametrização realizada anteriormente. O arquivo digital ECD é obrigatoriamente gerado de um ano inteiro, não podendo ser gerado utilizando outros períodos. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 81
Destino: informar o caminho onde o arquivo a ser gerado será salvo. Tipo de escrituração: selecionar o tipo de escrituração Resumida, para o sistema buscar apenas os dados das contas contábeis selecionadas no campo Contas selecionadas. Este campo fica localizado no painel Contas abertas no diário, na aba ECD Configurações. 2014 GVDASA Sistemas Contabilidade 82