Manual de Versão Sistema Condomínio21

Sumário 1. Nova funcionalidade de descontos para unidades vinculadas... 3 2. Novo campo de justificativa para variação de orçamentos (Previsto x Realizado)... 15 3. Melhoria na tela de configurações das contas correntes do Banco Sicoob com correspondente Bradesco... 20 Lista de FIX... 24 Evoluções do Condomínio 21... 25 2

Novidades 1. Nova funcionalidade de descontos para unidades vinculadas Disponível no Condomínio21 uma funcionalidade que irá permitir que os descontos sejam concedidos por unidade vinculada. Com o intuito de promover melhorias no processo de descontos já existente no sistema, essa nova funcionalidade tem por objetivo proporcionar a administradora o uso de descontos também para unidades que possuam um vínculo definido. Um exemplo prático em que este tipo de desconto pode ser usado é aquele em que os proprietários que possuem mais de uma unidade têm descontos por valor referentes a cada uma delas, atualmente a administradora precisa lançar esse desconto manualmente para que o proprietário não seja prejudicado recebendo um único desconto sobre o valor do total boleto. Utilizando este novo recurso este mesmo proprietário poderá receber o desconto por cada unidade que ele possui. Os descontos para unidades vinculadas poderão ser calculados pelo valor do boleto ou pelo valor das classes de conta que compõem o título e serão identificados nas instruções do boleto, nos arquivos remessa e também na baixa de contas a receber manual. Etapa 1: Configuração de desconto para cada unidade vinculada Uma nova configuração foi criada para habilitar o uso de descontos para unidades vinculadas, a qual precisará ser marcada. Caso ela permaneça desmarcada o funcionamento do sistema continuará da forma atual. o Como fazer: a) Acesse o menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas aba Índices. b) Clique no botão Cadastro de Descontos. 3

c) A tela para configurar os descontos será exibida e nela a nova opção Calcular desconto por valor para cada unidade vinculada. Marque-a e clique em Gravar. 4

Importante: o O cadastro dos valores e dias para concessão dos descontos já devem estar cadastrados (campos Utilizar 1º,2º e 3º desconto e Antes do Vencimento) como mostra a figura acima, caso não estejam é necessário realizar a inserção dos dados nos campos. d) Além da opção mostrada anteriormente, nesta tela também foi incluso o filtro Aplicar valor do desconto em reais sobre que possui duas opções para o cálculo do desconto, se sobre o valor do boleto ou se sobre o valor das classes de conta do mesmo. Descrição das opções: Boleto: quando esta opção for selecionada, o sistema irá ratear o valor total a ser concedido do desconto pelas unidades vinculadas. Exemplo: Há três unidades vinculadas, sendo o valor total do boleto de R$ 600,00. O valor definido para o 1º desconto é de R$ 25,00. Como a configuração Calcular desconto por valor para cada unidade vinculada está marcada e o desconto será para as três unidades. 5

O cálculo será: Valor do Desconto * Qtde. de unidades vinculadas = Valor total do desconto 25 3 75 Unidades vinculadas Valor do boleto por Valor do desconto Valor c/desconto R$ unidade 0101 200,00 25,00 175,00 0201 200,00 25,00 175,00 0301 200,00 25,00 175,00 Total 600,00 75,00 525,00 Classe: independentemente do tratamento das unidades vinculadas, quando a informação for por classe, o sistema aplicará o valor do desconto para cada classe de conta que compõem o boleto e consequentemente para a unidade que integra parte deste valor. Exemplo: Há três unidades vinculadas; Sendo o boleto composto por duas classes de contas distintas: Taxa de Condomínio R$ 900,00 e Fundo de Reserva R$ 700,00. O valor total do boleto é R$ 1600,00. O valor definido para o 1º desconto é de R$ 25,00. As três unidades possuem participação do valor da Taxa de condomínio, mas somente uma participa do rateio do Fundo de reserva. O cálculo será: Valor da Classe de Conta (Valor do desconto * Qtde de unidades no rateio da classe de conta) = Valor da classe de conta com desconto Aplicando o exemplo para a classe Taxa de Condomínio: 900,00 (25 *3) = Valor da classe de conta com desconto 900,00 75 = 825,00 Valor total da classe será de R$ 825,00 Valor total do desconto: R$ 75,00 6

Aplicando o exemplo para a classe Fundo de Reserva: 700,00 (25 *1) = Valor da classe de conta com desconto 700,00 25 = 675,00 Valor total da classe será de R$ 675,00 Valor total do desconto: R$ 25,00 Valor total de desconto das duas classes de contas: 75 + 25 = 100 Valor total do boleto a ser pago com desconto: 825,00 + 675,00 = R$ 1.500,00 e) Escolha a opção desejada e clique em Gravar. Importante: o o Os exemplos acima foram citados considerando o valor real fixo, mas o funcionamento para o valor do desconto por percentual segue o mesmo cálculo considerando a porcentagem indicada para o mesmo. Quando as unidades possuem exceções cadastradas para o cálculo, essas também serão consideradas no cálculo, de forma que o desconto seja gerado sobre o valor atualizado. Etapa 2: Envio de desconto por unidade no boleto Com a nova configuração o valor do boleto com desconto será exibido nas instruções dos títulos, bem como seu valor real. o Como fazer: a) Acesse o menu Baixas / Cobrança > Recibos/Boletos. b) Selecione a unidade principal do vínculo e clique em Visualizar para emitir o boleto. 7

c) Observe que nas instruções do boleto o valor mostrado do título já considera os descontos de acordo com as datas definidas para pagamento antecipado, as quais também são exibidas neste espaço. 8

f) Para que seja exibido nas instruções do boleto o valor efetivo do desconto, além do valor a pagar já com o desconto concedido acesse novamente o menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas aba Índices. g) Clique no botão Cadastro de Descontos e em seguida marque a opção Mostrar valor do desconto calculado nos boletos. d) Ao realizar o procedimento descrito acima, o valor do desconto será exibido nos boletos da seguinte maneira: 9

Etapa 3: Envio de desconto por unidade no arquivo de remessa Quando o desconto para as unidades vinculadas for por valor, o sistema poderá enviar no arquivo de remessa o valor total de desconto considerando as configurações citadas na Etapa 1 e 2 deste item e a totalização de desconto por unidade vinculada. o Premissa: Para que o valor do desconto seja disponibilizado no arquivo de remessa, além da necessidade de o parâmetro Calcular desconto por valor para cada unidade vinculada estar marcado, também é necessário que uma outra configuração esteja habilitada Envio Descontos Remessa presente no menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas aba Cobrança Avançada. Importante: o o Atualmente é levado para o arquivo de remessa somente o primeiro nível de desconto (configuração realizada na opção Utilizar 1ºdesconto ). O valor de desconto será disponibilizado na posição indicada, nos arquivos de remessa. Vale ressaltar que o envio de desconto neste arquivo é somente para os bancos que utilizam este recurso, dessa forma, para os demais, esta nova funcionalidade não irá alterar o funcionamento atual do sistema quanto a geração da remessa. 10

Etapa 4: Envio de desconto no arquivo de Débito Automático Além do envio do desconto das unidades vinculadas no arquivo de remessa, o mesmo também estará disponível para envio no arquivo de Débito automático. Assim, quando o parâmetro Calcular desconto por valor para cada unidade vinculada estiver marcado, bem como a opção Desconto para débito automático será enviado no arquivo o valor total já considerando o desconto concedido. o Como fazer - Configuração: a) Acesse o menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas aba Índices. b) Clique no botão Cadastro de Descontos. c) Marque a opção Desconto para débito automático e cadastre um valor ou percentual, dependendo do tipo de desconto a ser usado. d) Em seguida grave a operação. o Como fazer Geração do arquivo remessa de débito automático: e) Acesse o menu Baixas / Cobranças > Débito Automático. f) Selecione a conta corrente e a linha da unidade e em seguida clique em Remessa. 11

g) Observe que na tela anterior o valor apresentado é o original sem desconto, para que o controle da emissão não seja perdido, porém no arquivo o valor do boleto será já considerando o desconto das unidades vinculadas. Exemplo: Valor do boleto (com uma classe de conta): R$ 1619,99 Valor do desconto cadastrado: R$ 50,00 Valor apresentado no arquivo de débito automático: R$ 1569,99 Etapa 5: Aplicação de desconto na baixa de Contas a Receber O desconto por unidade vinculada também poderá ser apurado na baixa de contas a receber manual. o Como fazer: a) Acesse o menu Baixas / Cobranças > Baixa de Contas a Receber e clique no botão Baixa com Juros. 12

b) Na tela de Baixa de Contas a Receber (Individual) apresentada, selecione a unidade e clique em Filtrar. c) Digite a Data de Pagamento e em seguida marque o parâmetro Inserir Juros, Multa e Correção padrão. d) Observe que o campo Descontos será preenchido automaticamente, assim como a coluna de mesma descrição na grade dos lançamentos. e) Para concluir a liquidação do título clique em Baixar Contas. 13

f) O valor do desconto calculado, depende unicamente da configuração realizada para este recurso. Na imagem mostrada acima a parametrização seguida foi: 1º Desconto: 25% de desconto até 20 dias antes do vencimento. 2º Desconto: 10% de desconto até 15 dias antes do vencimento. 3º Desconto: 5% de desconto até 10 dias antes do vencimento. Com isso, obtivemos: Desconto geral do título: Valor do boleto: R$ 1619,99 Data de Pagamento: 01/12/2015 % Desconto considerado: 5% Desconto calculado: R$ 81,00 Valor a pagar do boleto: R$ 1538,99 Desconto rateado por classe de conta: Valor da classe Taxa de Condomínio: R$ 1542,03 Data de Pagamento: 01/12/2015 % Desconto considerado: 5% Desconto calculado: R$ 77,10 Valor a pagar da classe: R$ 1464,93 14

Observações: o As configurações Calcular desconto apenas para as receitas acima e Bloquear cálculo de desconto para contas de acordo, que não foram citadas nas etapas anteriores, mas que já faziam parte da tela de Cadastro de Descontos permanecem com o funcionamento atual e podem ser utilizadas em conjunto com a nova opção de calcular desconto para cada unidade vinculada, basta verificar quais as configurações serão efetivamente usadas e então marcá-las. o o o Atualmente quando é concedido um desconto superior ao valor configurado para tal, o sistema apresenta a conta na tela de Pesquisa de Abonos e Descontos com a diferença do valor para então ser autorizada, assim o desconto por unidade vinculada também está englobado neste processo de cálculo de diferença de descontos. Todas as etapas relatadas no primeiro item deste manual dependem da marcação do parâmetro Calcular desconto por valor para cada unidade vinculada assim caso esta permaneça desmarcada o sistema irá manter o funcionamento da forma atual. É importante ressaltar que as telas do sistema que apresentam o campo de desconto, o qual pode ter seu valor digitado, não terão validação entre o valor informado para o valor cadastrado nas configurações de desconto, dessa forma, todo o valor de desconto informado manualmente continuará seguindo o funcionamento habitual do sistema 2. Novo campo de justificativa para variação de orçamentos (Previsto x Realizado) Visando aprimorar o processo de controle orçamentário do sistema Condomínio21, foi criado um novo campo nas telas de Previsão de Orçamento do Contas a Pagar e do Contas a Receber, que possibilitará a inserção de justificativas referentes as previsões orçamentárias, como por exemplo, justificar possíveis divergências entre o que foi previsto no mês e o que foi efetivamente realizado. Além da nova opção identificada como Justificativa para variação também foi inserido no relatório de Orçamento Previsto X Realizado Mensal um filtro que permitirá definir o percentual da variação a ser considerado para exibição da justificativa informada. o Como fazer Cadastro da justificativa: a) Acesse o menu Editar > Previsão de Orçamento > Contas a Pagar ou Contas a Receber. 15

b) Para inserir a justificativa em uma previsão já existente, escolha o mês e clique sobre a classe de conta, disponível na grade que irá receber a justificativa. c) Insira no novo campo Justificativa para variação o texto referente e clique em Gravar. d) Após realizar a gravação, automaticamente, a justificativa cadastrada será levada para a linha que se refere a classe de conta na grade. 16

Importante: o O funcionamento para inclusão de novas previsões orçamentárias, bem como a inserção das justificativas em previsões de orçamento de Contas a Receber são da mesma maneira como explanado acima, não mudando em nada o passo a passo. o Como fazer Visualização da justificativa no relatório e) Acesse o menu Relatórios > Contas > Orçamento Previsto x Realizado Mensal. f) Marque a nova opção Exibir justificativa para variação quando. g) Observe que após marcar a opção identificada acima, os dois campos localizados ao lado dela ficarão disponíveis para seleção e indicação do percentual de variação. 17

Descrição dos campos: 1º Campo - Operadores: Serão exibidos para a seleção no primeiro campo, os seguintes sinais de operação >, >=, <, <=, =, e <> (diferente). O valor padrão sempre será o sinal de igual =. A seleção do operador influenciará diretamente a exibição da justificativa, pois a variação exibida no relatório seguirá a combinação entre o operador e o valor do percentual informando no segundo campo, como descrito a seguir. 2º Campo - Percentual de variação: Neste campo deve ser informado o valor percentual correspondente à variação existente entre o orçamento previsto x realizado, que é exibida no relatório. Assim em conjunto com o sinal indicado no campo Operador o relatório irá exibir as justificativas cadastradas nas classes contas que possuem o percentual de variação >, >=, <, <=, = ou <> do valor indicado neste campo. Exemplo: Seleção para apresentar a justificativa das classes que possuem percentual de variação > = (maior ou igual ) a 100%. 18

O relatório deste exemplo será exibido da seguinte maneira: i. Para as classes de contas que possuírem percentual de variação >= a 100 e tiverem justificativa cadastrada, o texto será exibido na coluna Justificativa para variação. ii. Para as classes de contas que possuírem percentual de variação >= a 100 e não tiverem justificativa cadastrada, o texto Justificativa não informada será exibida na coluna Justificativa para variação. iii. Para as classes de contas que não possuírem percentual de variação >= a 100 e tiverem justificativa cadastrada não será exibido nenhum texto na coluna Justificativa para variação. iv. Para as classes de contas que não possuírem percentual de variação >= a 100 e não tiverem justificativa cadastrada não será exibido nenhum texto na coluna Justificativa para variação. 19

Observações: o o o Ao utilizar a opção Exibir justificativa para variação quando o relatório será impresso em formato paisagem. A justificativa para variação será exibida no relatório quando o % de variação entre o orçamento previsto e o realizado corresponder ao resultado da combinação entre o operador e o percentual informados, mas poderá ser exibido o texto Justificativa não informada quando a classe de conta contemplar a combinação, mas não possuir justificativa cadastrada no orçamento. Nos exemplos foram mostradas situações de contas a pagar, mas a apresentação do relatório para as receitas também segue o mesmo padrão. 3. Melhoria na tela de configurações das contas correntes do Banco Sicoob com correspondente Bradesco Para facilitar e direcionar as configurações das contas correntes do Banco Sicoob que possui diferentes leiautes de cobrança e também um processo específico de correspondência com o Banco Bradesco, foi realizada uma melhoria na tela de cadastro destas contas transferindo todas as opções referentes ao Sicoob que antes ficavam na aba Outras Configurações para uma nova aba, a qual estará descrita com o nome do banco Sicoob. Esta aba ficará disponível somente quando a conta corrente selecionada for referente ao banco 756. o Identificando a melhoria: a) Acesse o menu Cadastros > Conta Corrente. b) Observe que a nova aba Sicoob estará presente na tela, mas estará desabilitada (caso a conta corrente exibida inicialmente não seja do banco 756 Exemplo abaixo com a conta do Banco Itaú). 20

c) Escolha uma conta corrente do banco Sicoob. Observe que a nova aba ficará habilitada. 21

d) Clique sobre a nova aba e verifique que os dados já cadastrados para Cooperativa Correspondente do Banco Bradesco, estarão disponibilizados em alguns campos, exceto nos de Razão Social e CNPJ que foram incluídos nesta versão. e) As inserções e/ou alterações de quaisquer informações na aba Sicoob são feitas na tela de conta corrente acessada através do menu Arquivo > Ferramentas de Administração > Contas Correntes, com isso acesse este caminho e selecione a conta corrente do Sicoob com correspondente Bradesco. f) Clique na aba referente e confira os dados presentes nos campos da tela, caso algum dado seja disponibilizado em um campo distinto do de origem é necessário realizar a alteração também nesta tela. g) Insira os dados e clique em Gravar. 22

Lista de FIX Realizado ajuste no balancete de modelo Acumulado para que os saldos anteriores apresentados, no resumo, sejam coerentes independente do fechamento do mês. Tratamento de inconsistência apresentada ao enviar boletos por e-mail, quando eles não possuíam formatos de frente e verso e ainda sim geravam duas páginas do título ficando o código de barras localizado na segunda página. Adequação das novas normas do Banco de Brasília para o boleto de formato E G Frente e Verso. Ajuste para que os balancetes retirados por competência no formato Gerencial apresentem os valores corretos. Tratamento de inconsistência apresentada na correção de numeração CNAB, em casos isolados, quando existia um nosso número com tamanho muito grande. Ajuste na apresentação do balancete de despesas em boletos com o formato E Frente e Verso para que o campo Total despesas seja mesmo quando as contas a pagar tenham um grande número de registros. Acerto na tela de importação dos dados do Group Folha os quais não estavam sendo apresentados após a exportação. Tratamento de envio de comunicados por e-mail para que sejam exibidos somente as unidades do bloco do condomínio selecionado no momento da impressão. Realizado ajuste para que as configurações do Processamento em lote da aba Previsto x Realizado permaneçam gravadas quando a opção Relatório Por Competência esteja marcada. Ajuste no relatório de Representantes para que na coluna Fim do Mandato seja exibida a data do fim do mandato de síndicos, uma vez inserida no cadastro deste tipo de pessoa. Ajuste na tela de cadastro de impostos que não permitia cadastrar novos códigos. Tratamento realizado para que sejam retirados espaços em branco no fim do número das contas correntes cadastradas evitando assim inconsistências ao ler o arquivo de retorno. Ajuste realizado no relatório de Comparativo de Receitas e Despesas do menu Gráficos para que apresente o orçamento anual no espaço reservado para tal no documento. Realizado tratamento para que as despesas apresentadas no balancete do boleto de formato E Frente e Verso não sejam apresentadas de forma incompleta de uma página para outra, suprimindo os dados somente quando não houver espaço para apresenta-los. Realizado ajuste em boletos enviados por e-mail que utilizem a opção de gerar o PDF com senha / 3 primeiros dígitos do CPF/CNPJ + 3 primeiros caracteres do e-mail, para que quando a pessoa tenha somente o endereço de e-mail cadastrado sem a informação de CPF/CNPJ o boleto seja enviado sem a senha e não mais considerando somente os três primeiros caracteres do e-mail. 24

Evoluções do Condomínio 21 Versão Funcionalidades 36.28/2.5.25 Prazo único por condomínio para emissão de 2ª via de boletos no Comunidades21 Online Bloqueio de reservas de espaços e serviços no Comunidades21 por unidade Novo Condomínio21 Relatórios Log de auditoria avançado em banco de dados auxiliar Group Reports Novo filtro na visão de contas a pagar Remessa Banco Itaú Alteração na tela de seleção da mensagem CNAB Inclusão do número da unidade e condomínio em boletos de 2ª via por e- mail 36.24/2.5.24 Novo processo de cobrança para o Banco Sicoob com correspondente Bradesco Nova funcionalidade de baixas em Contas Virtuais associadas a Centros de Custo 36.03/2.5.23 Nova funcionalidade de envio de boletos por e-mail em PDF com senha Novo processo de envio de cartas de cobranças por e-mail Atualização da nomenclatura de arquivos remessa do Banco Sicredi Atualização da nomenclatura dos campos da ficha de compensação dos boletos da Caixa Econômica Federal nos formatos A e C 35.88/2.5.22 Criação de novo campo de mesclagem para as mensagens de cobrança Novo parâmetro de disponibilização de boletos de 2ª via para o Comunidades21 Online Manutenção do nosso número em boletos baixados parcialmente Inclusão de novos filtros para melhoria na identificação da inadimplência em Boletos, Balancetes e na Publicação em lote Parâmetros Contas Originais e Contas Atuais Novo processo de autorização de pagamentos de despesas por alçada 35.75/2.5.21 Ajustes no processo de Homologação Carteira 112 Banco Itaú Melhoria na alteração de Lançamento Rápido Novo combo Conta Corrente Melhoria no processo de emissão de Balancete - novo parâmetro considerar situação dos acordos na época Alteração no processo de arrecadação de Impostos - CSLL, PIS e COFINS 35.74/2.5.20 Novo Filtro data de liquidação e data de pagamento no Relatório Sintético de Conta Corrente 35.71/2.5.19 Alteração da nomenclatura no campo pagador/avalista do boleto laser para o banco SICCOB. Novo modelo de Relatório de Acordo. Novo modelo de Relatório de Inadimplência. 35.59/2.5.16 Alterações em leiautes de telas da Segunda via de Boletos Automático Inclusão de nova opção para cadastrar Contratos de pessoas relacionadas ás unidades Novas opções de exclusão para Cidade e Estado Novo Modelo de Relatório de Contas a Receber por Unidade 25

35.46/2.5.15 Melhoria no processo de emissão de boletos, cartas de cobranças e comunicados Group Print. Ajuste no processo de emissão de cartas de cobranças definidas como sub judice. Plano de Contas Global. 35.25/2.5.14 Melhoria no processo de emissão de balancete - novo parâmetro Considerar situação das contas na época. Melhoria no processo de geração do arquivo Remessa Envio de Multas Caixa Econômica Federal. 35.46/2.5.15 Melhoria no processo de emissão de boletos, cartas de cobranças e comunicados Group Print. Ajuste no processo de emissão de cartas de cobranças definidas como sub judice Plano de Contas Global. 35.25/2.5.14 Melhoria no processo de emissão de balancete - novo parâmetro Considerar situação das contas na época. Melhoria no processo de geração do arquivo Remessa Envio de Multas Caixa Econômica Federal. 35.14/2.5.13 Melhoria no processo de exportação de lançamentos ao Group Contábil Novo parâmetro Desconsiderar contas zerados ou negativas no Menu Arquivo > Integrações. Melhoria processo de Cobrança de Contas a Receber - novo parâmetro Bloquear lançamento para pessoas não vinculadas à unidade. 35.08/2.5.12 Não houve Novidades na Versão 35.08/2.5.12 do Sistema Condomínio21. 35.00/2.5e.10 Melhoria no tratamento de definição de faixa numérica dos boletos no processo de cobrança. Melhorias Segunda via de boleto automática novos parâmetros Publicar 2ª via de boletos de acordo e Prazo para solicitação da 2ª via do boleto com correção. 34.75/2.5.09 Relatório de Baixa de Receitas Novo parâmetro Exibir nome proprietário/locatário/cliente. Melhoria no cadastro de Conta Corrente - novo filtro Cobrança com Código do Cedente. Melhoria na alteração de Lançamento de Contas a Receber Novo botão Alterar em Lote. 34.71/2.5.08 DIRF 2015 novo parâmetro Identificador do Layout e adequação ao novo layout para geração da DIRF. 34.66/2.5.07 Novo parâmetro em relatório de acordos Mostrar data de pagamento para acordo de acordo. Relatório de Benchmarking* novo filtro código por grupo e melhorias para ordenação de itens. Banco SICOOB - tratamento campo Tipo Distribuição no arquivo de Remessa. 34.61/2.5.06 Novo filtro na tela de emissão de balancete Não exibir resumo financeiro Importação de Unidades e Pessoas Nova forma de realizar lançamentos de Impostos 26