TUTORIAL PARA USO DO MÓDULO DE CIRCULAÇÃO NO BANCO DE DADOS BIBLIOGRÁFICOS DA USP DEDALUS ALEPH 500 VERSÃO 20.01 (versão preliminar) São Paulo 2011
UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO Reitor: Prof. Dr. João Grandino Rodas Vice-Reitor: Prof. Dr. Hélio Nogueira da Cruz SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS CONSELHO SUPERVISOR Prof. Dr. Pedro Luis Puntoni (Presidente) Prof. Dr. Fernando Henrique de Oliveira Iazzetta Prof. Dr. Caetano Traina Junior Profa. Dra. Regina Melo Silveira Prof. Dr. Hussam El Dine Zaher Prof. Dr. Chao Lung Wen Profa. Dra. Sueli Mara Soares Pinto Ferreira (Diretora Técnica do SIBiUSP) Bibliotecária Maria Imaculada Cardoso Sampaio Bibliotecária Dina Elisabete Uliana DEPARTAMENTO TÉCNICO Profa. Dra. Sueli Mara Soares Pinto Ferreira
UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DA USP - SIBiUSP TUTORIAL PARA USO DO MÓDULO DE CIRCULAÇÃO NO BANCO DE DADOS BIBLIOGRÁFICOS DA USP DEDALUS ALEPH 500 VERSÃO 20.01 (versão preliminar) São Paulo 2011
UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS Departamento Técnico Profa. Dra. Sueli Mara Soares Pinto Ferreira Divisão de Gestão de Sistemas de Apoio Técnico Zacharias da Costa Gadelha Neto Divisão de Gestão de Projetos Camila Molgara Gamba Divisão de Gestão de Desenvolvimento e Inovação Elisabeth Adriana Dudziak Divisão de Gestão de Formação e Manutenção do Acervo Maria Adelaide Alves Mestriner Divisão de Gestão de Tratamento da Informação Adriana Nascimento Flamino Divisão de Gestão de Sistemas de Comunicação e Disseminação de Produtos/Serviços Anderson de Santana Seção de Apoio ao Credenciamento de Revistas USP André Serradas Seção de Apoio Administrativo Luiza Inês Raspantini Salvador Elaboração do Manual Érica Saito Jandira Neves Moraes Moreira José Luiz Gomes da Costa Diagramação/Arte Final Lilian Ribeiro Rosa Helena dos Reis Silva
SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 7 1 CIRCULAÇÃO NA INTERFACE GRÁFICA (GUI)... 7 1.1 ACESSO AO MÓDULO DE CIRCULAÇÃO... 7 1.2 EMPRÉSTIMOS... 8 1.3 DEVOLUÇÕES... 11 1.4 RENOVAÇÃO... 13 1.4.1 Renovação por código de barras... 15 1.5 PEDIDOS DE RESERVA... 16 1.5.1 Itens em reserva agendada... 20 2 CIRCULAÇÃO OFF-LINE... 22 2.1 VERIFICAR CONEXÃO... 22 3 CIRCULAÇÃO NA WEB... 30 3.1 RESERVA NA WEB... 30 3.2 RENOVAÇÃO PELA WEB... 37
7 INTRODUÇÃO O serviço de circulação tem por finalidade disponibilizar, de forma automatizada, o acesso aos documentos que compõe os acervos das bibliotecas, possibilitando atender usuários com os mais diferentes perfis e necessidades: alunos, docentes, pesquisadores, instituições e comunidade em geral. O Banco DEDALUS, oferece esse serviço em duas interfaces: gráfica, para o operador da biblioteca e WEB, para o usuário, além de relatórios para acompanhamento/controle/ estatísticas. 1 CIRCULAÇÃO NA INTERFACE GRÁFICA (GUI) Essa interface permite ao operador do balcão atender as solicitações dos usuários, no ambiente da biblioteca. 1.1 ACESSO AO MÓDULO DE CIRCULAÇÃO Para acessar o módulo de Circulação em DEDALUS, identificar-se com a senha de autorização e clicar no botão OK.
8 1.2 EMPRÉSTIMOS Selecionar a guia de Empréstimos, conforme tela abaixo. Na Barra de Usuários, no lado superior esquerdo da tela, digitar o ID ou Código de barras (usar o leitor de código de barras) do usuário, conforme tela abaixo.
9 Na Barra de Item, no lado superior esquerdo da tela, digitar o Código de barras (usar o leitor de código de barras) do exemplar e clicar na seta azul, conforme tela abaixo. O sistema verificará a situação do usuário e do exemplar na biblioteca. Não havendo impedimento, o empréstimo é efetivado. Na parte superior da tela, o sistema exibirá as informações do usuário e na parte inferior, as informações do exemplar: status de circulação, data e horário de devolução, conforme tela abaixo.
10 Clicar no botão Imprimir sessão, para entregar o Recibo de Empréstimo ao usuário, conforme tela abaixo. (Observação: se o sistema estiver configurado com a opção Impressão direta o recibo será enviado diretamente para a impressora ou enviado por e-mail. Para maiores informações, ver Roteiro disponível na Área Técnica de Configurações para o envio de cartas de cobrança e avisos de vencimento)
11 1.3 DEVOLUÇÕES Selecionar a guia de Devoluções, conforme tela abaixo. Na caixa da Barra do Item, no lado superior esquerdo da tela, digitar o Código de barras do exemplar e clicar na seta azul, conforme tela abaixo.
12 O sistema exibirá na parte superior da tela, as informações do usuário e na parte inferior, as informações do exemplar, conforme tela abaixo. (Observação: se o sistema estiver configurado com a opção Impressão direta o recibo será enviado diretamente para a impressora ou enviado por e-mail. Para maiores informações, ver Roteiro disponível na Área Técnica de Configurações para o envio de cartas de cobrança e avisos de vencimento)
13 1.4 RENOVAÇÃO Selecionar a guia de Usuário, em seguida na função Atividades do Usuário, a subfunção Empréstimos, conforme tela abaixo. Na lista de empréstimos selecionar o empréstimo que deseja renovar. Clicar no botão Ren. marcados, conforme tela abaixo.
14 Na janela Renovar empréstimo - Conferir relatório, sobrepor se for necessário (o operador precisa estar habilitado a sobrepor e/ou o perfil do usuário foi configurado para sobreposições) ou clicar no botão OK para renovar o material solicitado. (Observação: Na versão 20, é emitido um recibo para o usuário para os itens renovados, contudo, apenas na opção renovar tudo. Se o sistema estiver configurado com a opção Impressão direta o recibo será enviado diretamente para a impressora ou enviado por e- mail. Para maiores informações, ver Roteiro disponível na Área Técnica de Configurações para o envio de cartas de cobrança e avisos de vencimento) Caso necessite renovar todos os itens da lista, clicar em Renovar tudo. Na janela Renovar empréstimo - Conferir relatório, sobrepor se for necessário ou clicar no botão OK para renovar o material solicitado.
15 1.4.1 Renovação por código de barras No menu, na opção Circulação, selecionar a sub-função Renovação por código de barras, conforme tela abaixo. Na janela Renovar item por código de barras, inserir o código do livro e clicar no botão ok, conforme tela abaixo.
16 O sistema exibirá a janela Renovar empréstimo por código de barras, com as informações do empréstimo. Caso necessite, alterar informações como, por exemplo, Renovar para. Clicar no botão ok para finalizar a renovação. 1.5 PEDIDOS DE RESERVA Na barra de menu, selecionar Pedidos de usuário e a sub-função Pedidos de reserva. Na lista de Pedidos de reserva, selecionar Reservar ou Ctrl+R, conforme tela abaixo.
17 O sistema exibirá uma nova janela: Digitar informações de item e usuário. Preencher os dados do item e do usuário e clicar no botão OK, conforme tela abaixo. O sistema exibirá uma nova janela Criar pedido de reserva. Na aba Info. da Reserva, o funcionário poderá definir o período de interesse da Reserva, o Local da retirada e Devolução antecipada, conforme tela abaixo.
18 No caso de devolução antecipada, o sistema permite que o funcionário selecione o nível de urgência adequado: 01 (regular), 02 (urgente) ou 03 (valor padrão: sem devolução antecipada), conforme tela abaixo. Na aba Filtro de itens do mesmo grupo, o funcionário pode definir os campos com # (indica qualquer ) ou em branco (para indicar nenhum ), conforme tela abaixo.
19 Se o usuário necessitar exatamente do exemplar utilizado para criar o pedido de reserva, clicar em Somente o item selecionado, conforme tela abaixo. Após a definição de todos os parâmetros para finalizar o pedido de reserva, clicar no botão OK.
20 Caso queira visualizar detalhes da reserva, clicar na guia do Item, escolher a opção Pedidos de Reserva. Para configurar o envio automático por email do aviso de reserva disponível, veja manual Configuração para envio de cartas de cobrança e avisos de vencimento disponível na Área Técnica. 1.5.1 Itens em reserva agendada Na barra de menu, selecionar Circulação e a sub-função Itens em reserva agendada ou F3, conforme tela abaixo.
21 Na janela Itens em reserva agendada inserir o ID ou Código de barras do usuário, conforme tela abaixo. O sistema informará se há itens em reserva ou não para esse usuário em uma nova janela, conforme tela a seguir.
22 2 CIRCULAÇÃO OFF-LINE Esta opção será utilizada quando o servidor estiver temporariamente indisponível, para que as funções básicas: empréstimo e devolução possam ser atendidos. As transações de circulação serão gravadas no computador local e posteriormente deverão ser enviadas ao servidor. Lembramos que nenhuma verificação é feita pelo sistema, como, por exemplo, devolução atrasada, usuário suspenso, livro com reserva, etc, já que o sistema não está conectado ao servidor. 2.1 VERIFICAR CONEXÃO Ao acessar o Módulo de Circulação com seu login, observar se o programa está conectado ao servidor. Se houver um losango verde ao lado esquerdo inferior da tela, o programa está conectado, conforme tela abaixo.
23 Se o programa estiver desconectado, aparecerá uma figura de dois triângulos, nas cores amarelo e azul escuro respectivamente, conforme tela abaixo. No menu Circulação, clicar em Circulação off-line, conforme tela abaixo.
24 Na janela aberta pelo sistema, marcar a opção Empréstimo ou Devolução, conforme tela abaixo. No caso de Empréstimo, digitar o ID ou Código de barras do usuário e ainda, digitar o Código de barras do exemplar conforme telas abaixo.
25 Clicar no botão Empréstimo, no lado direito da janela, conforme tela abaixo.
26 No caso de Devolução, marcar a opção Devolução e digitar somente o Código de barras do exemplar, conforme tela abaixo. Todas as transações realizadas off-line ficarão armazenadas no arquivo: offcirc.dat, do diretório C:\AL500_20\CIRC\files\USP50, no micro local do operador. É recomendável fazer um back-up diário desse arquivo, para segurança. Caso queira visualizar as transações efetuadas, clicar no arquivo.
27 No arquivo constarão ano, mês e dia (aaaammddhhmm, Exemplo:201002031352), L para indicar empréstimo (do termo em inglês Loan) e R para indicar devolução (do termo em inglês Return) e código de barras do item. No caso de empréstimo, aparece o ID ou código de barras do usuário. No caso da devolução, não aparece esta informação. Quando a conexão do sistema for restabelecida, abrir o módulo de Circulação; clicar na opção: Circulação da barra de ferramentas, sub-função: Circulação Off-line. O sistema abrirá uma janela, com a pergunta: O arquivo de transações não está vazio. Deseja limpar? Responder: NÃO, conforme tela abaixo.
28 O sistema apresentará a caixa de Circulação off-line, onde se deve clicar na opção à direita: Enviar arquivo, conforme tela abaixo.
29 Se houver algum erro no arquivo, o sistema apresentará o relatório de inconsistência na aba 2 Circulação Off-line Conferir Relatório. O relatório poderá ser impresso para verificação, conforme telas abaixo.
30 3 CIRCULAÇÃO NA WEB O serviço de circulação pela WEB proporciona maior autonomia ao usuário, pois permite maior agilidade e facilidade, uma vez que as opções de reserva e renovação podem ser feitas de qualquer ambiente fora da biblioteca. 3.1 RESERVA NA WEB Entrar no endereço eletrônico www.usp.br/sibi no browser disponível em sua máquina (Internet Explorer, FireFox ou Netscape) para acessar o DEDALUS. Escolher Catálogo on-line Global ou Catálogo on-line por Biblioteca, conforme tela abaixo. O usuário será direcionado para a tela do DEDALUS, conforme tela a seguir.
31 Para reservar um item pela web, o usuário deverá ter um ID e Senha cadastrados no sistema da biblioteca. Para logar-se no sistema, escolher a aba Identificação, conforme tela abaixo. Digitar ID e Senha. Clicar no botão Identificação ou pressionar a tecla Enter, conforme tela abaixo.
32 Em Busca Simples, o usuário poderá fazer a busca por Título, Autor, Assunto, Editora, ISSN, ISBN, Número de sistema, Código de barras ou Todos os campos. No exemplo abaixo, a busca foi por Todos os campos. Clicar no botão OK, conforme tela abaixo. O sistema exibirá o resultado da busca em forma de lista. Selecionar o item desejado, conforme tela abaixo.
33 Na coluna de Acervo, escolher a biblioteca que contem o item, conforme tela abaixo. O sistema exibirá o item a ser reservado. Clicar em reservar (lado esquerdo da tela), conforme tela abaixo.
34 O sistema exibirá o formulário de Pedido de Reserva com o Período de interesse preenchido (formato padrão). Caso queira, alterar a data. Clicar no botão OK para finalizar o Pedido de Reserva, conforme tela abaixo.
35 O sistema exibirá o formulário com os Detalhes do Pedido de Reserva confirmando a reserva. Clicar no botão OK, conforme tela abaixo. O sistema exibirá a tela com o registro completo.
36 Caso queira visualizar seu pedido de reserva novamente, clicar na aba Usuário. O sistema exibirá uma lista com as Atividades do usuário. Clicar no número em Pedidos de Reserva, conforme telas abaixo.
37 3.2 RENOVAÇÃO PELA WEB Entrar no endereço eletrônico www.usp.br/sibi no browser disponível em sua máquina (Internet Explorer, FireFox ou Netscape) para acessar o DEDALUS. Escolher Catálogo on-line Global ou Catálogo on-line por Biblioteca, conforme tela abaixo. O usuário será direcionado para a tela do DEDALUS no sistema ALEPH, conforme tela abaixo.
38 Para renovar um item pela web, o usuário deverá ter um ID e Senha cadastrados no sistema da biblioteca. Para logar-se ao sistema, escolher a aba Identificação, conforme tela abaixo. Digitar ID e Senha. Clicar no botão Identificação ou pressionar a tecla Enter, conforme tela abaixo.
39 O usuário será direcionado para a tela com seus dados cadastrais. Para iniciar o processo de renovação, clicar no número em frente de Empréstimos, conforme tela abaixo. Selecionar o item que deseja renovar pela web, clicar em Renovar Todos ou Renovar Selecionados, conforme tela abaixo.
40 O sistema exibirá a lista dos Itens que foram renovados, conforme tela abaixo. Caso haja algum impedimento, o sistema avisará que o item não foi renovado e informará o motivo, conforme telas abaixo.
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