Aula 04 - Planejamento Estratégico Objetivos da Aula: Os objetivos desta aula visam permitir com que você saiba definir o escopo do projeto. Para tal, serão apresentados elementos que ajudem a elaborar uma Declaração de Escopo bem como a decompor o Escopo para se criar a Estrutura Analítica de Projeto. Ao final desta aula, você deverá estar apto a compreender como elaborar adequadamente um modelo de Planejamento Estratégico para a sua organização empresarial. 1. Introdução Vimos na aula anterior que a fase de INICIAÇÃO de um projeto se completa coma edição do Termo de Referência e do Anteprojeto. Uma vez que a idéia apresentada nestes documentos for aprovada por quem de direito (numa empresa normalmente a Diretoria), passamos para a fase de PLANEJAMENTO do projeto. O Planejamento de Projeto começa logo depois da fase de iniciação. O tempo aplicado na correta identificação das necessidades e na organização do projeto elimina horas de retrabalho e confusão que seriam gastas na fase de Execução. O Plano do projeto produzido nesta fase permite com que todos os envolvidos tenham o mesmo entendimento e conheçam quais são os resultados esperados do projeto. Isto assegura com que questões críticas possam ser previstas e resolvidas com eficiência e eficácia, e forma também 47
uma base para decisões futuras, incluindo os critérios para se definir se o projeto ou uma fase do projeto foi concluída com sucesso. A fase de Planejamento do Projeto é constituída por diversos estágios. Cada estágio produz documentos, os quais são coerentemente conjugados em um único documento denominado Plano do Projeto, o qual pode ser usado como guia na fase de Execução e Controle do Projeto. Nesta aula, vamos nos ater ao Planejamento do Escopo do projeto. Antes de prosseguirmos com nossa aula sobre este importante aspecto da administração de projetos, você saberia definir Escopo? Veja abaixo um conceito bastante aceito e compare-o com sua resposta. O Escopo define os limites do projeto e refere-se a todo trabalho envolvido na criação dos produtos do projeto bem como os processos usados para criá-los. O planejamento do Escopo abrange os processos necessários na definição e no controle do que está dentro e do que está fora do escopo. A descrição clara do que será produzido é essencial para o sucesso do projeto. A equipe do projeto e os stakeholders devem ter o mesmo entendimento acerca do que será produzido pelo projeto e que processos serão usados para produzi-lo. Nossa maior preocupação ao tratarmos do escopo, é compreender, definir e controlar o que está ou não incluído no projeto. Um Escopo bem definido auxilia a estimar com maior precisão a duração, o custo e os recursos envolvidos na execução do projeto, e pode definir uma base para avaliação e controle do projeto bem como uma forma de distribuir o serviço entre os membros da equipe. A correta definição e aprovação do escopo pelo Patrocinador e pelo cliente 48
fornece as condições para se alcançar os objetivos do projeto e atender às expectativas dos envolvidos. O escopo definido na fase de planejamento poderá mudar à medida que o projeto avança. Para assegurar com que as mudanças sejam acompanhadas é necessário que a equipe estabeleça um processo formal de aceitação e acompanhamento de mudanças do escopo. Este processo de definição assegura também com que o plano do projeto seja baseado em critérios acordados, mediante comprometimento por parte dos stakeholder, e tendo em vista a definição de critérios de desempenho. 1. O que é Escopo do Projeto? Sendo o primeiro passo do Planejamento do Projeto, esta fase identifica e documenta o trabalho que produzirá o produto do trabalho. Para maior clareza de entendimento do Escopo do Projeto, o principal resultado desta fase será a elaboração de dois documentos de grande importância para a administração do projeto: a Declaração de Escopo e a Estrutura Analítica de Projeto. 1.1 A Declaração de Escopo É um documento usado para desenvolver e confirmar um entendimento comum do Escopo do projeto entre os envolvidos. Deve estar incluído no seu próprio texto ou então estar disponível por referência a outros documentos, contendo no mínimo os seguintes tópicos: A justificativa do projeto - a necessidade do negócio para a qual o projeto foi empreendido. O Produto do Projeto - uma breve descrição do resultado esperado em relação ao projeto. Os Objetivos do Projeto - os critérios quantificáveis que devem ser atingidos para que o projeto seja considerado bem sucedido. 49
Os Produtos Intermediários (Marcos) - uma lista dos principais produtos intermediários cuja produção completa e satisfatória determina o término do projeto. As Restrições - os limites do projeto expressos em termos de: custo, prazo, serviços internos e terceirizados, e interfaces. As Premissas - são fatores que, para os propósitos de planejamento, são considerados: verdadeiros, reais ou certos. Alguns autores sugerem que além destes dados, as seguintes informações também façam parte da Declaração de Escopo: Equipe responsável pela elaboração do Plano do projeto uma lista contendo informações das pessoas envolvidas na preparação do plano. O registro do acompanhamento das mudanças de escopo algo que o gerente pode estar absolutamente certo é de que haverá mudanças no escopo durante a execução do projeto. O gerenciamento do escopo compreende a aceitação e a incorporação das mudanças bem como a conseqüente atualização do plano do projeto. Para desenvolver uma Declaração de Escopo coerente, com as expectativas do cliente, tente definir o que o projeto deve produzir. Peça para quem solicitou o projeto, expor com clareza o que espera obter com o produto do projeto. Convide a equipe a descrever o que o projeto deve produzir. Estimule a equipe também a ser criativa. Não deixe que o modo habitual de fazer as coisas impeça-o de ver alternativas diferentes. Faça propostas viáveis, sem perder o senso de realidade. Ao escrever a Declaração, evite conceitos ambíguos. Verifique se o Solicitante concorda com o Escopo definido. Solicite que ele assine a Declaração. Incentive ainda a equipe a questionar-se continuamente. Para que todos se comprometam a alcançar os resultados esperados, é preciso que concordem com os rumos que serão seguidos! Este documento deve ser elaborado com consenso entre os principais envolvidos, e assinado por eles, antes da sua divulgação formal. A aprovação do Patrocinador e do Cliente indica que estes stakeholders aprovam o escopo e se comprometem com a sua realização. 50
1.2 A Estrutura Analítica de Projeto Depois de completar a Declaração de Escopo, o próximo passo será definir a abrangência do trabalho a ser executado, decompondo o escopo em partes. Esta maneira de definir o volume de trabalho auxilia na precisão das estimativas de custo e prazo do projeto. Vamos usar uma forma simples de decompor o trabalho, criando uma estrutura chamada de Estrutura Analítica do Projeto. A Estrutura Analítica de Projeto EAP -, também chamada de Estrutura de Decomposição do Trabalho EDT -, é uma ferramenta de definição do trabalho requerido para produzir os produtos de um projeto. Para produzir a EAP, vamos tomar como referência o escopo estabelecido na Declaração de Escopo. A partir daí, identificaremos blocos de trabalho, dividindo-os sucessivamente em partes cada vez menores até chegarmos ao nível de atividade que se quer. Se nos orientarmos pelo ciclo de vida do projeto, teremos uma EAP orientada ao processo, e, se nos orientarmos pela construção do produto, teremos uma EAP orientada ao produto. A EAP define todo o trabalho e somente o trabalho necessário para completar o projeto. O trabalho que não estiver contido na EAP está automaticamente fora do Escopo. De acordo com Cleland, o desenvolvimento da EAP fornece meios para: 1. Sumarizar todos os produtos e serviços contidos no projeto, incluindo o suporte e outras tarefas; 2. Entender as inter-relações dos blocos de trabalho entre si com o projeto total e com as demais atividades da organização; 3. Estabelecer a autoridade/responsabilidade da organização matricial; 4. Calcular o custo do projeto; 5. Conduzir análise de risco; 6. Planejar blocos de trabalho; 7. Desenvolver informações para a gerência do projeto; 51
8. Providenciar uma base para controle da aplicação de recursos; 9. Estabelecer pontos de referência para fazer com que as pessoas se comprometam em apoiar o projeto. 2. Princípios básicos para construir uma EAP a. Um bloco de trabalho só deve aparecer em um único lugar da EAP. b. O trabalho contido num item da EAP representa a soma do trabalho dos itens que estão abaixo dele. c. Cada item da EAP só tem um responsável, embora outras pessoas possam participar de sua execução. d. A EAP deve ser consistente com a forma como o trabalho está sendo realizado. Ele deve primeiramente ser útil para a equipe do projeto. e. Os membros da equipe devem estar envolvidos no desenvolvimento da EAP para garantir consistência e comprometimento. f. Cada item da EAP deve ser documentado para assegurar com que haja entendimento do que está dentro e fora de cada item. g. A EAP deve ser uma ferramenta flexível para acomodar mudanças inevitáveis e garantir o controle do trabalho executado em conformidade com a Declaração de Escopo. 3. Atualizações da Estrutura Analítica de Projeto A EAP deve ser atualizada sempre quando houver mudanças substanciais no escopo do projeto. Os documentos atualizados precisam ser distribuídos a todos os envolvidos. 4. Como representar a EAP Graficamente, a EAP é representada por uma estrutura hierárquica (como um organograma), mas pode assumir a forma de uma lista. Veremos estas duas formas a seguir. 52
A EAP é também construída antes da identificação das dependências entre as atividades, e da estimativa de duração, constituindo-se na fundação para o planejamento do projeto. A partir dela, outros documentos de planejamento e controle serão construídos. Sistema Iniciação Planejamento Execução Implementação Operação e Suporte Seleção da equipe Definição dos objetivos Determinação dos requisitos plano de transição plano de suporte operacional Organização e governança Identificação do Sponsor e Stakeholders Desenvolvimento da EAP Especificações de projeto Construção sistema plano de treinamento plano de suporte Implementação do plano de suporte operacional Definição da metodologia Cronograma Preparação da documentação Implementação do plano de transição Def. do processo de controle plano de pessoal plano de testes Ajustes no sistema Desenvolvimento plano de comunicações Execução do plano de testes Desenvolvimento plano da qualidade Desenvolvimento plano dos riscos Preparação dos documentos para avaliação 3. Atualizações da Estrutura Analítica de Projeto A EAP deve ser atualizada sempre quando houver mudanças substanciais no escopo do projeto. Os documentos atualizados precisam ser distribuídos a todos os envolvidos. 4. Como representar a EAP Graficamente, a EAP é representada por uma estrutura hierárquica (como um organograma), mas pode assumir a forma de uma lista. Veremos estas duas formas a seguir. A EAP é também construída antes da identificação das dependências entre 53
as atividades, e da estimativa de duração, constituindo-se na fundação para o planejamento do projeto. A partir dela, outros documentos de planejamento e controle serão construídos. 5. Estrutura na forma de Lista A mesma estrutura pode ser representada em forma de lista, na qual os blocos de trabalho são organizados de maneira seqüencial pela ordem que devem acontecer no projeto. Conforme mostrado abaixo, temos 1. Iniciação 1.1. Seleção da equipe 1.2. Organização e governança 1.3. Definição da metodologia 1.4. Definição do processo de controle 2. Planejamento 2.1. Definição dos objetivos 2.2. Identificação do Sponsor e Stakeholders 2.3. Desenvolvimento da EAP 2.4. cronograma 2.5. plano de pessoal 2.6. Desenvolvimento plano de comunicações 2.7. Desenvolvimento plano da qualidade 2.8. Desenvolvimento plano dos riscos 2.9. Preparação dos documentos para avaliação 3. Execução 3.1. Determinação dos requisitos 3.2. Especificações de projeto 3.3. Construção do sistema 3.4. Preparação da documentação 3.5. plano de testes 3.6. Execução do plano de testes 54
4. Implementação 4.1. plano de transição 4.2. plano de treinamento 4.3. plano de suporte 4.4. Implementação do plano de transição 4.5. Ajustes no sistema 5. Operação e Suporte 5.1. plano de suporte operacional 5.2. Implementação do plano de suporte operacional 55
Síntese: Com esta aula, iniciamos a fase de planejamento do projeto. Vimos a importância de se planejar os limites do projeto, e definir com clareza o seu Escopo por meio da Declaração de Escopo. Vimos também como este Escopo deve ser desmembrado em partes menores e mais fáceis de gerenciar por intermédio da Estrutura Analítica de Projeto, cuja característica básica é dividir sucessivamente o escopo do projeto em blocos de trabalho, até chegar a um nível no qual se possa atribuir responsabilidades pela execução, a fim de dimensionar o prazo e o custo do projeto. A emissão destes dois documentos caracteriza, portanto, o término da fase de planejamento do escopo. Na próxima aula, veremos como calcular o prazo de um projeto a partir da definição do Cronograma. Até lá! Referências Bibliográficas CLELAND, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994. FRAME, J. Davidson. The New Project Management, 1994. LEWIS, James P. Project Planning, Scheduling & Control, 1995. MEREDITH and MANTEL. Project Management: A Managerial Approach. Vários autores. A Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK, capítulo 5, edição 2000. 56