A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS NAS EMPRESAS

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1 A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS NAS EMPRESAS THALITA ZOTTELE NUNES THOMAZ i RESUMO A gestão adequada dos projetos traz benefícios para a organização podendo ser empregada em resoluções de problemas no qual define precisamente as tomadas de decisões. Possibilita à organização desenvolver uma visão do futuro estabelecendo estratégias e como resultado motivando e inspirando os esforços da equipe. O objetivo do artigo é ressaltar a importância de planejar e gerenciar corretamente um projeto a fim de garantir o resultado esperado. Palavras-chaves: Gerenciamento de projetos, gestão, planejamento, estratégia. ABSTRACT The proper projects management brings benefits to the company that may be applied for problems resolution which define accurately the decision-making. Allows the company to improve a vision of the future establishing strategies and as a result, motivating and inspiring the team s efforts. The purpose of the article is to highlight the importance of planning and manage correctly a project to ensure the expected result. Keywords: Projects management, management, planning, strategy.. i Administradora Graduada em Administração pela FAESA Especialista em Gestão Empresarial pela FAESA Atualmente na Levantina Natural Stone Brasil Registro Conselho Regional de Administração ES, CRA thalitazottele@consultant.com

2 1. GERENCIAMENTO DE PROJETOS 1.1 Qual a importância da declaração de escopo? A declaração de escopo fornece um entendimento comum do escopo do projeto a todas as partes interessadas no projeto, bem como os principais objetivos do projeto, é a definição do projeto, o que precisa ser feito. Fornece um entendimento único do escopo a todos os envolvidos no projeto, além dos principais objetivos do projeto. A declaração do escopo do projeto inclui: objetivos do produto e do projeto, características e requisitos do produto ou serviço, critérios de aceitação do produto, limites do projeto, entregas e requisitos do projeto, restrições do projeto, premissas do projeto, organização inicial do projeto, riscos iniciais definidos, marcos do cronograma, EAP inicial, estimativa aproximada de custos, requisitos de gerenciamento de configuração do projeto, requisitos de aprovação. 1.2 Por que ela deve ser feita, embora possua muitos itens repetitivos em relação ao Project Charter? Sua elaboração tem como objetivo de fazer interface com as demais áreas da empresa, trazer a eficácia do trabalho, agilizar o tratamento de situações critica, evitar que o projeto se desvie do curso, garantindo a satisfação do cliente final. É fundamental para garantir a satisfação do cliente e a eficácia da realização do trabalho materializado e evitar que o projeto passe por caminhos tortuosos. A declaração de escopo pode ser descrita como objetivos a serem alcançados, com uma breve declaração do trabalho a ser realizado e com um uma programação proposta especificando data de início e conclusão das etapas. Um escopo bem definido e bem controlado aumenta significativamente as chances de todos os objetivos do projeto serem alcançados: concluir o projeto dentro do prazo prédeterminado, respeitando o custo orçado e entregando os produtos do projeto conforme qualidade acordada inicialmente.

3 1.3 Quem elabora a declaração do escopo? O gerente de projetos junto com sua equipe. 1.4 Quais as principais diferenças que você pode encontrar entre o Project Charter e uma declaração de escopo, no que tange à declaração do produto e dos subprodutos? O Project Charter apresenta de forma geral os produtos e subprodutos do projeto, sem detalhá-los. Na declaração de escopo, os produtos e subprodutos estão mais detalhados, aparecem subdivididos em componentes menores e mais fáceis de manejar. Com isso é possível melhorar a precisão das estimativas de custo, tempo e recurso; definir um baseline para medir e controlar o desempenho; e facilitar uma atribuição clara de responsabilidades. 1.5 O que diferencia a descrição do produto de seus subprodutos? A descrição do produto documenta as características do produto ou serviço que o projeto vai criar. A descrição dos subprodutos é uma lista de nível sumário dos subprodutos que entregues total e satisfatoriamente indicam o término do projeto. 1.6 Por que já foi incluída uma lista das principais atividades do projeto? Esta lista abrangente, inclui todas as atividades do cronograma planejado a serem realizadas no projeto. A lista de atividades inclui o identificador da atividade e uma descrição do escopo do trabalho do cronograma suficientemente detalhados para garantir que os integrantes da equipe do projeto compreendam o seu trabalho e a necessidade do termino do projeto.

4 1.7 Por que as exclusões são importantes? As exclusões são importantes porque delimitam exatamente aquilo que é parte do projeto. Evitando assim perda de tempo, esforço e dinheiro com atividades que não fazem parte do projeto. 1.8 Quem assina a declaração de escopo? No caso de projeto interno de uma organização, o responsável é o gerente do projeto ou dono do produto (designado nesta fase), um gestor externo ao dia-a-dia da execução, que atua como patrocinador (sponsor) responsável pelo seu apoio institucional. 1.9 Quais novos elementos aparecem nesse documento em relação ao Project Charter e a que se atribui seu aparecimento? Aparecem o detalhamento do produto e subprodutos, cronograma e custos de cada item do projeto, as estratégias do projeto, os fatores crítico, as exclusões, as restrições e as premissas. O Project Charter fala em linhas gerais sobre o escopo. Já a declaração do escopo detalha exatamente o que será feito, como será feito e quando será feito. Informa de maneira clara todas as informações necessárias a realização com sucesso do projeto a todos os envolvidos.

5 2. PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO 2.1 Qual a importância do plano de gerenciamento de escopo? O plano de gerenciamento de escopo, serve para garantir que o projeto se realize todo, e somente com o trabalho necessário para a execução de toda a tarefa, concluindo o trabalho com sucesso. A importância de um bom gerenciamento do escopo é que quando este é feito, pode garantir o sucesso de um projeto. A elaboração de um escopo detalhado, claro e conciso é fundamental para garantir a satisfação do cliente e a eficácia da realização do trabalho materializado e evitar que o projeto passe por caminhos tortuosos. O Escopo pode ser descrito como objetivos a serem alcançados, com uma breve declaração do trabalho a ser realizado e com um uma programação proposta especificando data de início e conclusão das etapas. Um escopo bem definido e bem controlado aumenta significativamente as chances de todos os objetivos do projeto serem alcançados: concluir o projeto dentro do prazo pré-determinado, respeitando o custo orçado e entregando os produtos do projeto conforme qualidade acordada inicialmente. 2.2 Quais são os principais elementos considerados na proposta de gerenciamento do escopo? O gerenciamento do escopo inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário para terminá-lo com sucesso. É subdividido em cinco processos: planejamento do escopo (criação de um plano de gerenciamento do projeto que documente como o escopo do projeto será definido, verificado e controlado e como a EAP será criada e definida), definição do escopo (desenvolvimento de uma declaração do escopo detalhada do projeto como a base para futuras decisões do projeto), criar EAP (subdivisão das principais entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis), verificação do escopo (formalização da aceitação das entregas do projeto terminadas), controle do escopo (controle das mudanças do escopo do projeto).

6 2.3 O que pode acontecer ao projeto caso ela não exista ou não seja gerenciada? O gerenciamento de projeto ajuda na execução do empreendimento de qualidade, e quando inexiste este plano ou gerenciamento o projeto certamente não será concluído satisfatoriamente por vários motivos. Podem ser executadas atividades que não sejam necessárias, o que demandará tempo, recursos e custos. O projeto poderá não ser concluído no prazo. Os custos previstos podem não ser suficientes devido a retrabalho ou alterações não previstas. Inúmeros imprevistos poderão acontecer de maneira que irá prejudicar todo o projeto.

7 3. CONSIDERAÇÕES FINAIS O Gerenciamento de Projetos ajuda as organizações a atenderem as necessidades de seus clientes padronizando tarefas rotineiras e reduzindo o número daquelas que poderiam ser esquecidas. O Gerenciamento de Projetos assegura que os recursos disponíveis são alocados da maneira mais eficiente e eficaz, permitindo aos executivos seniores a perceber "o que está acontecendo" e "para onde as coisas estão indo" dentro das organizações. A aplicabilidade do Gerenciamento de Projetos está sendo feita em muitas indústrias hoje, da construção e sistemas de informação para assistência médica, serviços financeiros, educação e treinamento. Desta maneira, as pessoas que dirigem projetos atualmente têm diferentes formações profissionais e acadêmicas, e trazem diferentes níveis de experiência como praticantes do Gerenciamento de Projetos. Para se prepararem para os papéis de gerente de projeto ou de integrante de equipes de projeto, os indivíduos devem assimilar uma compreensão básica dos processos e das áreas de conhecimento que são comuns a todos os projetos.

8 4. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS Disponível em: Disponível em: %20Escopo.pdf