Gerenciamento de Integração do Projeto Será que você está precisando de uma ajuda?

Transcrição

1 Resumo Integrar é procurar tornar partes distintas em um todo e que não percam seu objetivo. Gerenciar um projeto requer uma forte atuação integradora, visto que são muitas e complexas as funções a serem desenvolvidas. Este documento trata de alguns conceitos importantes de integração no desenvolvimento de um projeto. Estes conceitos podem, e devem, ser utilizados em qualquer área profissional e não somente em IT (Information Technology). Introdução Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto para que os requerimentos solicitados do projeto possam ser atendidos dentro do tempo e custos definidos, mantendo-se o padrão de qualidade e satisfação do cliente. Escrevendo assim tudo parece muito simples e é o que todos esperamos. Acontece que na prática não é tão simples assim. Além das diversas áreas de conhecimentos que precisam estar sendo gerenciadas de forma única no projeto, cada uma por si já resulta em um trabalho significativo. E se o ditado diz : A união faz a força, a integração destas áreas de conhecimentos é fundamental e será mandatória. Os excelentes resultados de cada AOK (area of knowledge) precisam estar integrados de forma que o resultado final faça a diferença. A todo o momento informações são trocadas e servem de entrada para outros processos. Portanto não bastará controlar bem o cronograma do seu projeto. Nem somente os custos ou gerenciar bem a sua equipe e se comunicar em todos os sentidos (para cima, para baixo e para os lados). Será preciso saber coordenar tudo isso junto. E essa é mais uma das funções do super-herói chamado Gerente de Projetos. = 1 / 6 = V1.0

2 Conceitos básicos Com base no PMBOK Project Management Body of Knowledge na Gerência de Integração do Projeto estão incluídos processos que são responsáveis por toda a coordenação dos produtos dos demais processos a fim de que possam gerar, de forma orientada, os resultados e alternativas que encontrem ou excedam as necessidades e expectativas dos stakeholders. Lembre-se que estes processos estarão sempre interagindo com os demais processos das demais áreas de conhecimentos e este ciclo será constante durante todo o projeto. Não esqueça! Falamos acima que o Plano do Projeto Project Plan é composto de vários outros planos desenvolvidos e coordenados nas áreas de conhecimentos. Seu Plano do Projeto pode ser composto dos Planos de Gerenciamento de Escopo, de Tempo (cronograma), de Custos, de Qualidade, de Recursos Humanos, de Comunicação, de Riscos e de Aquisições Externas (compras). E de outros que você pode criar para melhor qualificar e documentar o seu projeto. O limite estará apenas no seu bom senso e na sua criatividade. Da mesma forma que na Introdução ao Gerenciamento de Projetos Framework, no Gerenciamento da Integração também existem conceitos que devem ser bem entendidos para que você possa saber onde está pisando e com que pressão. Aqui estão alguns deles : Premissas Assumptions Restrições Constraints Sistema de Autorização de Trabalho Work Authorization System Resultados do Trabalho Work Results Requisições de Mudança Change Requests Ações Corretivas Corretive Actions São fatores que para os propósitos de planejamento do projeto são considerados verdadeiros, reais ou certos. Ou seja, você assume que determinada condição irá acontecer. Imagine a idéia de Parto do princípio que.... São fatores que afetarão o desempenho do projeto. Imagine a idéia de Tem que.... É um conjunto de procedimentos formais documentados, automatizados ou não, que define como o trabalho do projeto será autorizado. São as saídas dos processos/atividades realizados. São solicitações feitas para alterar o escopo inicial definido para o projeto. São ações que você deveria não tomar no seu projeto ou que deveria tomar em escala reduzida, porque deveria fazer tudo de forma correta. Neste caso, esats ações tem a finalidade de trazer para o rumo correto o seu projeto. E devem ser tomadas tão logo = 2 / 6 = V1.0

3 Sistema de Controle de Mudança Change Control System Comitê de Controle de Mudança Change Control Board Artigo Gerência de Configuração Configuration Management Lições Aprendidas Lessons Learned se identifique rumos diferentes do planejado inicialmente. Não deixe para tomar estas ações quando o barco já estiver quase no fundo! É o sistema que reúne procedimentos formais, automatizados e/ou não, que visam documentar a forma como serão monitorados e controlados os resultados do projeto e como os documentos oficiais do projeto poderão ser alterados. Um grupo de pessoas que é responsável pela aprovação ou rejeição das solicitações de mudanças no projeto que irão modificar o baseline do projeto. Este grupo deve fazer parte dos stakeholders (partes interessadas) do projeto. Em muitas áreas, Gerência de Configuração é parte do Sistema de Controle de Mudança e é usado para garantir que a descrição do produto do projeto está correta e completa. São registros que devem ocorrer durante o desenvolvimento do projeto, e não somente ao final do projeto, que documentam práticas que devem ser adotadas ou não em próximos projetos ou nas próximas fase do mesmo projeto. O Integrador O Gerente de Projetos tem papel fundamental para o sucesso do projeto como Integrador. É sua responsabilidade fazer com que as engrenagens rodem para que o objetivo do projeto seja atendido dentro de todos os requerimentos solicitados. Muitas definições são tomadas o tempo todo e cabe ao Gerente de Projeto coordenar, e bem, estas ações e estar preparado para tomar ações corretivas, se for o caso, para trazer o projeto de novo ao caminho inicial. Nem sempre sabe-se tudo e nem sempre temos todas as pessoas que são necessárias e no momento que é preciso. Se você quer minimizar estes problemas para o futuro, inicie a documentação de seus projetos e armazene-as para utilização futura. Informações históricas são importantíssimas para tomadas de decisões, e se você possui na sua empresa uma boa base resgistrada do seu capital intelectual, muitos problemas deixarão de acontecer ou serão muito minimizados em todo o desenvolvimento do seu projeto. Portanto, mãos à obra! = 3 / 6 = V1.0

4 A Visão do Integrador Se você imagina que seu projeto irá ser definido de forma clara logo no início e que tudo vai correr sem nenhuma solicitação de ajuste, inclusão ou exclusão no escopo, redução de prazos e custos, novos riscos, novos stakeholders entrando no meio do projeto ou saindo, você deve estar vivendo no mundo da ilusão. E se fosse sempre desta forma clara, qual seria a graça? Qual seria a funcão de um Gerente de Projetos? Alterações no seu Baseline estarão sempre querendo ocorrer e cabe a você minimizar e saber gerenciar isso muito bem para que seu projeto alcance os objetivos definidos. Lembre-se que a definição de projeto diz que ele tem um FIM. Portanto, a palavra integração neste contexto faz todo o sentido e será muito importante que você saiba como fazer isso. Facilitando as coisas Para facilitar seu trabalho como Gerente de Projetos, procure utilizar uma metodologia para o seu projeto. Já foi o tempo que cada um criava a sua própria metodologia, seus próprios templates, seus próprios planos e sua própria documentação. Integre tudo isso. Já não se concebe mais projetos do eu sei tudo e vai ser da forma que eu definir. Se utilize de técnicas e ferramentas que auxiliem a tomada de decisão. Que ajude-o a documentar o projeto e extrair seus relatórios. Você deve ocupar seu tempo usando a sua inteligência para pensar e não somente as suas mãos. Nada melhor do que um gerente que possua visão da situação do seu projeto e saiba, muito claramente e rapidamente, definir estratégias que solucionem os problemas que estarão surgindo. Considerações finais Ser Gerente de Projetos, seja em que área for, não é fácil. Mas existem muitos e muitos gerentes de projeto por aí. Da mesma forma que existem médicos e médicos, advogados e advogados, existem gerentes de projeto e gerentes de projeto. Não faça do seu gerenciamento apenas mais uma atividade cotidiana. Desenvolva métodos e técnicas que lhe permitam estar sempre com a situação sob controle. Desenvolver um projeto não é uma tarefa simples. É complexa quando bem feita. Ou, realmente fácil, quando executada de forma não gerencial. Procure ser um profissional que se diferencie nesta disciplina. Gerenciar todos sabemos. E já nascemos gerentes da nossa vida. Mas fazer da melhor forma, profissional, íntegra, com pleno domínio de todos os problemas, preocupado em realizar o melhor projeto da sua vida, não é para qualquer profissional desta área. Mas você é um profissional diferenciado. O difícil será fazer com que outros sigam o mesmo exemplo que o seu. Mas como nem tudo é perfeito neste mundo... = 4 / 6 = V1.0

5 Referências Bibliográficas 1. Project Management Institute. PMBOK Project Management Body of Knowledge. USA : PMI, Mulcahy, Rita. PMP Exam Prep A Course in a Book. USA : RMC Publications, Inc, IBM. Study Notes. USA: IBM, = 5 / 6 = V1.0

6 O autor Paulo Espindola, PMP, MBA, ITIL, SOA Paulo Espindola é Gerente de Projetos, certificado PMP Project Management Professional e possui MBA em Gerência de Projetos pela Fundação Getulio Vargas do Rio de Janeiro. É pós-graduado na área de Recursos Humanos, possui certificação ITIL Foundation, é certificado em SOA Fundamentals e é perito judicial na área de informática para a Justiça do Trabalho. É membro do PMI Project Management Institute e participa como voluntário no chapter Rio de Janeiro do PMI desde fevereiro/2005. Trabalhou nas empresas Nacional Informática e VARIG e atualmente trabalha na IBM do Brasil. Está na área de Tecnologia de Informação desde 1983, quando ingressou como programador de computadores. = 6 / 6 = V1.0