Aula Nº 05 Determinação do Cronograma

Transcrição

1 Aula Nº 05 Determinação do Cronograma Objetivos da Aula: Os objetivos desta aula são, basicamente, apresentar as atividades necessárias para se produzir o cronograma do projeto. Ao final desta aula, você deverá estar apto a identificar as principais atividades do projeto, sabendo como: desenhar uma estrutura analítica de projeto (EAP), montar a rede de precedências usando a EAP, além de estimar durações e construir a ferramenta de controle do prazo do projeto o cronograma. Introdução Na aula anterior, vimos como construir uma estrutura analítica de projeto EAP -, para melhor identificar as principais atividades que devem ser realizadas a fim de se obter o produto do projeto. Lembre-se de que para obter a EAP, relacionamos todas as atividades necessárias para atingir aos objetivos do projeto, e as dividimos em grupos para facilitar o entendimento e a indicação de quem deve realizar cada atividade. A seguir, montamos uma figura, em forma de organograma, representando os grupos de atividades. Depois de identificar a estrutura, construímos com ela uma lista, abrangendo os grupos de atividades identificados. Pois bem, para estimarmos o prazo do projeto, vamos trabalhar com esta figura e com a lista de atividades. 1. Processo de definição das atividades O processo de definição de atividades envolve identificar e documentar as 57

2 atividades específicas que devem ser realizadas de maneira a se obter os produtos e subprodutos identificados na EAP. Reúna a equipe do projeto e conduza uma sessão de tempestade de idéias (brainstorming). Talvez, você tenha que convidar outras pessoas que possam contribuir com conhecimento e experiência para que a lista seja a mais completa. Consulte pessoas e documentos de outros projetos similares e traga o que conseguir para a discussão. Monte a EAP e construa a lista de atividades. O produto deste estágio além da forma gráfica é uma lista de atividades a serem realizadas para o alcance dos objetivos do projeto. Esta lista será utilizada no seguinte estágio: Seqüenciamento das Atividades. A lista deverá conter todas as principais atividades e uma descrição de cada uma delas, de modo que os integrantes da equipe entendam o trabalho que deva ser realizado. 2. Como preparar a lista 3. Identifique as omissões Verifique, com a equipe, se a lista toda contempla o trabalho necessário para concluir o projeto. Lembre-se de que um esquecimento neste estágio pode ter sérias implicações em suas estimativas de prazo, custo e recursos necessários. Examine a lista, item por item, e pergunte: Falta alguma atividade entre as que foram listadas? 58

3 Se todas forem concluídas, o projeto será terminado? Foram listadas somente as atividades realmente necessárias? Depois de responder às questões e certificar-se de que a lista está completa, atribua identificação para cada uma delas. Um exemplo de fácil entendimento é a troca do piso da sala de estar: Dados: Comprimento: 5 m Largura: 4 m As atividades necessárias são: Atividade Duração (dias) 1.Cálculo da área e da quantidade de materiais. 1 2.Definição das características do novo piso. 2 3.Aquisição do piso e materiais necessários. 1 4.Contratação dos operários. 3 5.Recebimento do piso e dos materiais. 1 6.Retirada do piso antigo. 3 7.Nivelamento do piso. 2 8.Assentamento do novo piso. 3 9.Acabamento Limpeza Disponibilização para uso. 3. Estrutura Analítica do Projeto Com a lista acima, preparamos a EAP do projeto, conforme mostramos abaixo: 3. Atualizações da Estrutura Analítica de Projeto 59

4 A EAP deve ser atualizada sempre quando houver mudanças substanciais no escopo do projeto. Os documentos atualizados precisam ser distribuídos a todos os envolvidos. 4. Como representar a EAP Graficamente, a EAP é representada por uma estrutura hierárquica (como um organograma), mas pode assumir a forma de uma lista. Veremos estas duas formas a seguir. Troca do Piso Antes da obra Durante a obra Cálculos Definição do Piso Compra Contratação de operários Recebimento de materiais Retirada do Piso antigo Nivelamento Assentamento Acabamento Limpeza 4. Seqüenciamento das Atividades Agora que já identificamos as atividades, sabemos que elas não podem, todas, iniciar-se ao mesmo tempo. Então, é necessário organizá-las numa seqüência lógica, identificando e documentando as relações de precedências existentes entre elas. As atividades devem ser seqüenciadas cuidadosamente de forma a permitir, mais tarde, o desenvolvimento de um cronograma realista e factível. Decida quais delas devem iniciar imediatamente e quais precisam ser terminadas para que outras comecem. Neste estágio, a equipe precisará desenvolver um esquema gráfico (diagrama de rede) em forma de rede que representa, de forma lógica, as ligações dos grupos de trabalho entre si, e das atividades dentro dos grupos de trabalho, ou seja, que evidencie quais delas devem ser concluídas antes do que outras comecem. Este diagrama pode ser simples ou complexo, dependendo da natureza do projeto e de quantas atividades ele comporte. 60

5 4.1 Atualização da Lista de Atividades Ao construir o diagrama de rede do projeto, você poderá descobrir que alguns itens foram esquecidos, principalmente quando se elaborar a lista de atividades ou se achar que um determinado item precisa ser decomposto para melhor entendimento do trabalho a ser realizado. Se este for o caso, crie novos itens e decomponha os itens previamente listados. Não esqueça de atualizar a lista de atividades com base nesta nova situação. 5. Métodos para elaborar o diagrama de rede Diversas técnicas foram desenvolvidas para o seqüenciamento de atividades, por exemplo: MDP Método do Diagrama de Precedências MDS Método de Diagrama de Setas MDC Método de Diagramas Condicionais 6. Método do diagrama de precedências (MDP) Este método para construir o diagrama de rede do projeto usa vários nós com o objetivo de representar as atividades, e setas que as liguem, mostrando as suas dependências. A figura abaixo mostra um diagrama de rede de um projeto simples, produzido com a técnica MDP. Esta técnica é também chamada de Atividade nos Nós e é o método utilizado pela maioria dos softwares de gerenciamento de projetos. A C F H Início E Fim B D G I 7. Ligação das atividades 61

6 Neste método, as atividades podem ser ligadas entre si, a partir de diversas formas: fim /início (a atividade precedente deve ser concluída para iniciar a subseqüente); início / início (as atividades ligadas devem iniciar simultaneamente); fim / fim (as atividades devem ser concluídas simultaneamente), início / fim (a atividade subseqüente na lista deve ser concluída antes do início da precedente). Ao se desenvolver o cronograma, as restrições devem ser observadas e podem ser de várias naturezas, por exemplo: data mais cedo, não concluir antes de, não concluir depois de, concluir em, deve iniciar em, não iniciar antes de, etc. Na maior parte das atividades, a restrição estabelecida é para se concluir o mais cedo possível. Ao construir a rede, procure identificar claramente estas formas de relacionamento, lembrando-se de que a relação fim/início é a dependência usada com mais freqüência. 8. Método de Diagrama de Setas Este método para construir o diagrama de rede do projeto usa setas para representar as atividades e nós para mostrar as dependências. A figura abaixo mostra um diagrama de rede de um projeto simples, produzido com a técnica MDS. Esta técnica é também chamada de atividade na seta, e, embora menos utilizada que a MDP, ainda encontra alguma aplicabilidade. A MDS usa apenas ligações fim / início para mostrar as dependências, e, em alguns casos requer, a criação de atividades fantasmas para definir corretamente as relações lógicas entre elas. 62

7 A D E I G Início Fim H B C F J 9. Métodos de Diagramas Condicionais Estas técnicas são utilizadas para a representação de atividades não seqüenciais como laços (loops) (Por exemplo: um teste que precisa ser realizado diversas vezes), ou como ramos condicionais (Por exemplo: a atualização de um sistema é necessária somente se os testes identificarem problemas). Estas atividades não podem ser representadas por MDP nem por MDS. Produzir Inspecionar OK? Não Retrabalhar Inspecionar OK? Não Descartar Sim Não Sim Acabar Inspecionar OK? Sim Peças OK O diagrama de rede do projeto Troca do Piso -, considerando as relações de precedência entre as atividades, e utilizando a técnica MDP, pode ser representado da seguinte forma: Estimativa de duração das Atividades A estimativa de duração das atividades envolve a avaliação do número de períodos de trabalho necessário para completar cada atividade estabelecida 63

8 no diagrama de rede do projeto. Normalmente, a realização desta tarefa cabe à pessoa, ou grupo de pessoas da equipe, mais experimentados com a natureza do projeto a ser conduzido. Considerações acerca do número de períodos de trabalho devem levar em conta as horas trabalhadas por dia e, também, os feriados e fins de semana no transcorrer do projeto. A maioria dos softwares de gerenciamento trabalha automaticamente com estas variáveis. A duração geral do projeto também pode ser estimada com esta ferramenta, mas é mais apropriadamente obtida como resultado do desenvolvimento do cronograma. Estimativas precisas neste estágio são muito importantes para o projeto, pois eventuais erros podem comprometer seriamente o sucesso do projeto. Para evitar erros, solicite à pessoa que vai realizar a atividade que ela estime a sua duração. Em alguns casos, você terá que solicitar o auxílio de especialista para estimar com precisão as durações das atividades. Tomando o diagrama de rede do projeto Troca do Piso -, vamos estimar as durações como se segue e assinalar as respectivas durações em cada atividade: d 3 d 3 d 2 d d 9 2 d d 1 d 3 d 11. Desenvolvimento do Cronograma d Desenvolver um cronograma significa determinar as datas de início e fim para as atividades do projeto. Datas não realistas conduzem a problemas com o cronograma, e podem comprometer todo o esforço no projeto. Use o diagrama de rede para definir as datas de início e fim de cada atividade. Comece da primeira, e siga para as demais, iniciando cada item o mais cedo 64

9 possível. As mais conhecidas técnicas de desenvolvimento de cronograma são: a-) MCC Método do Caminho Crítico Neste método, as datas de início e término das atividades são calculadas de forma determinística, baseando-se na rede do projeto, uma vez que as dadas são criadas no estágio de Seqüenciamento das Atividades e nas durações estimadas. O Método do Caminho Crítico foca-se no cálculo das folgas, procurando identificar as atividades que tenham a menor flexibilidade de prazo. b-) TGRA Técnica Gráfica de Revisão e Avaliação (Graphical Evaluation and Review Technique - GERT) Esta técnica permite o tratamento probabilístico da rede lógica e das estimativas de duração das atividades (isto é, algumas atividades não serão realizadas, porém outras serão concluídas em parte, sendo que outras ainda serão realizadas mais de uma vez). c-) PERT Programm Evaluation and Review Technique (Técnicas de Revisão e Avaliação de programas) Esta técnica usa a rede lógica do projeto e médias ponderadas de duração das atividades visando calcular a duração do projeto. As diferenças mais importantes entre as técnicas de PERT e de CPM é que: a primeira usa a distribuição de probabilidades para estimar as durações (valor esperado), e sua aplicação maior se efetua quando o grau de incerteza para a duração das atividades é muito alto; enquanto que a segunda usa valores determinados, e se aplica primordialmente em projetos com baixo grau de incerteza nas durações. Para estimar o valor esperado de atividades com alto grau de incerteza, vamos fazer conjeturas acerca do tempo de duração de cada atividade. Neste sentido, estimamos um valor otimista que é a duração, caso tudo 65

10 venha a ocorrer conforme planejado; um valor pessimista, se ocorrerem desvios do planejado e um valor mais provável, situado em algum ponto entre estes dois valores. O tempo esperado é calculado supondo que os valores seguem uma distribuição de freqüência beta conforme a fórmula: Valor esperado = (Op + 4 Mp + Pe)/6, onde: Op = Otimista Mp = Mais provável Pe = Pessimista O valor esperado é o valor médio que divide a área abaixo da distribuição de freqüência em duas partes. Na técnica PERT, o tempo esperado é calculado para cada atividade, e estes valores são usados para determinar o caminho crítico. 12. Definição do Cronograma Todo projeto precisa de um cronograma, pois ele é fundamental para: o planejamento, controle e acompanhamento. O gráfico de Gantt é uma técnica que mostra por meio de um gráfico de barras: as atividades, ações e o tempo despendido (gasto) no projeto. Ele também é representado por meio de duas partes. A primeira é uma matriz que apresenta no eixo vertical todas as atividades a serem realizadas. Cada linha contém uma única identificação que normalmente consiste em número e nome. O eixo horizontal é dividido em colunas que indicam a duração estimada da atividade. Estas durações são representadas pelas colunas horizontais, sendo uma coluna para cada período de tempo. Os períodos são expressos nas unidades 66

11 de tempo do projeto que podem ser: meses, semanas, dias, horas e outras unidades, dependendo da duração total do projeto. A parte gráfica consiste de uma linha horizontal para cada atividade, ligando as colunas do período de início com as de término. Cada atividade é representada em uma linha independente, e o tempo esperado é representado por uma barra cuja extremidade esquerda mostra o início, e a extremidade direita a data esperada de conclusão. As atividades podem ocorrer seqüencialmente, em paralelo ou sobrepostas. Em muitos casos, deixa-se uma linha em branco entre as atividades. Durante a execução do projeto, esta linha é usada para mostrar o progresso, representada por outra barra que se inicia na coluna de início real da atividade, e que continua até que ela esteja completa. Com o progresso do projeto, o gráfico é atualizado, preenchendo-se a barra deixada em branco proporcionalmente ao trabalho executado para cada atividade. A comparação das durações estimada e realizada indica o status do projeto, por atividade. Desta forma, obtemos uma leitura rápida do progresso, desenhando-se uma linha horizontal na data atual. Atividades já completadas ficam à esquerda da linha. Atividades sendo realizadas são cortadas pela linha. Se a extremidade preenchida da barra estiver à esquerda da linha, a atividade está atrasada. Se estiver a direita, está adiantada. Atividades futuras ficam inteiramente à direita da linha. Para o nosso exemplo de troca do piso, tomando o diagrama de rede com as durações estimadas, obtemos o seguinte gráfico de Gantt. 67

12 25 Sep Oct Oct 2005 ID Atividade Início Fim Duração Oct Antes da Obra 26/9/2005 4/10/2005 7d 2 Cálculo da área e do material 26/9/ /9/2005 1d 3 Definição do Piso 27/9/ /9/2005 1d 4 Aquisição do piso e materiais 28/9/ /9/2005 1d 5 Contratação dos operários 29/9/2005 3/10/2005 3d 6 Recebimento do piso e materiais 4/10/2005 4/10/2005 1d 7 Durante a obra 5/10/ /10/2005 9d 8 Retirada do piso antigo 5/10/2005 7/10/2005 3d 9 Nivelamento do piso 10/10/ /10/2005 3d 10 Asssentamento do novo piso 13/10/ /10/2005 2d 11 Acabamento 17/10/ /10/2005 1d 12 Disponibilização para uso 18/10/ /10/2005 0d Síntese Tudo que fizemos nesta aula foi visando obter um cronograma que represente com clareza o prazo necessário para concluirmos o projeto. Há um axioma no mundo dos negócios de que tempo é dinheiro. Portanto, planejar eventos futuros e organizá-los numa seqüência lógica de forma que sejam realizados com o mínimo de tempo é extremamente importante para o sucesso do empreendimento. Para obter um cronograma execute os seguintes passos: 1.Defina o projeto e as suas atividades importantes. 2.Determine a relação de precedência entre as atividades. 3.Estime a duração necessária para completar cada atividade. 4.Desenhe uma rede conectando todas as atividades, e indique as durações estimadas. 5.Calcule o caminho de máxima duração (caminho crítico) na rede. 6.Use a rede para planejar, elaborar cronograma e controlar o projeto. Na próxima aula, veremos como calcular o orçamento de um projeto. Até lá! 68