Passo a passo sobre o planejamento de projetos

Transcrição

1 Por Flávia Ribeiro Passo a passo sobre o planejamento de projetos O planejamento é uma ferramenta essencial para a nossa vida pessoal e profissional. Há os que argumentam que não vale a pena planejar, pois o que planejamos não se concretiza na prática o que de fato acontece. Mas, há um contra argumento bastante forte para essa forma de se posicionar. A partir do momento que elaboramos um planejamento inicial, quando algo não ocorre conforme o planejado, a nossa reação para a correção de rumo é sempre mais rápida, pois o todo já foi contemplado em um momento inicial. Aqui, vamos falar de algumas sugestões para planejamento e acompanhamento de projetos não complexos. O passo a passo sugerido pode ser aplicado em organizações de pequeno e médio porte com a utilização da ferramenta MS Excel. 1. Planejamento: O exemplo apresentado materializa o cronograma de planejamento de uma festa de aniversário. Os pontos comentados ao longo do texto estão destacados na figura da página 3. Antes de iniciar o detalhamento, vale uma reflexão sobre informações gerais (I) referentes ao projeto, conforme descritas abaixo; Escopo: relaciona-se a abrangência do projeto, definindo sua extensão e amplitude (cobertura e definição dos limites do projeto); Nome do projeto: pense em um nome para o projeto seja passível de compreensão; Responsável: pessoa que responderá pelo desempenho do projeto; Equipe: pessoas que auxiliarão a execução das atividades do projeto. Ao final do planejamento, não se esqueça de revisar a equipe. Após o detalhamento, talvez você tenha considerado algum recurso adicional que não foi pensado neste momento inicial; Prazo: deixe para completar esse campo ao final do planejamento, após a definição das datas;

2 Finalizada a visão geral, chegou o momento de identificar as principais entregas do projeto. Faça isso numa folha de rascunho, pois fica mais fácil. Busque fatiar o projeto em entregas menores, pois ajuda a fase seguinte que é a de planejamento das atividades. Essa divisão dos entregáveis é chamada de EAP (estrutura analítica do projeto), uma ferramenta que além de auxiliar o planejamento, ajuda a delimitar e identificar o escopo do projeto. Após finalizar a EAP, dê uma olhada na definição do escopo inicialmente sugerida e faça as devidas complementações, se necessário. No exemplo da festa de aniversário, as entregas estão destacadas em azul (II). Após a definição das entregas, chegou o momento de listar o passo a passo de como concretizá-las, ou seja, definir as atividades (III). Se ainda quiser fazer isso no rascunho, você terá uma visão geral do projeto. Agora chegou o momento de definir os responsáveis (IV) pelas atividades, que podem contar com mais de uma pessoa para a sua execução. Mas, estes devem se alinhar e se comunicar frequentemente para tratar de eventuais contratempos a fim de evitar atrasos. Se achar prudente, defina um responsável para toda a entrega, o que facilita no momento de acompanhamento do status do projeto. Não se esqueça de revisar a equipe nas informações iniciais do projeto, pois talvez algum nome tenha que ser adicionado à sugestão inicial. Após a atribuição dos responsáveis, defina a data de início e de término para a execução das atividades (prazo, V). Importante: para que as atividades sejam gerenciáveis, não estabeleça prazos maiores que 15 dias para a sua execução. Agora, estabeleça a relação de precedência (VI) entre as atividades, pois podemos ter uma relação de dependência onde a atividade X tem que ser concluída para que a atividade Y se inicie; ou caso não haja dependência, as atividades X e Y podem ser executadas em paralelo. A figura da próxima página contém os elementos descritos até o momento.

3 I. Informações gerais IV. Responsáveis V. Prazo VI. Precedência III. Atividades II. Entregáveis VIII. Status real X planejado VII. Pesos

4 2. Acompanhamento Para o acompanhamento do progresso do projeto, estabeleça pesos entre as atividades, onde a soma dos valores deve ter um valor total de 100%. Essa atribuição dos pesos é definida com base no esforço / importância das entregas e atividades (com base na sensibilidade do responsável pelo planejamento). A soma dos pesos das atividades deve ser o total do valor das entregas. A coluna do status real relaciona-se ao status da execução da atividade em questão (coluna F). Trata-se de uma percepção do responsável sobre o quanto foi executado da atividade que está sendo reportada. Já o status planejado se relaciona ao que deveria ter sido executado com relação a data que foi planejada (coluna G). O exemplo na figura da página 3 ilustra o exemplo de uma atividade que deveria ter sido "10% executada" conforme data planejada, mas o status real está a "0%". Adicionalmente, ao final da coluna G há uma relação entre o que foi planejado e o que foi executado. No exemplo apresentado, a execução do projeto está a 76% conforme foi planejado. E importante que o responsável pelo projeto estabeleça uma periodicidade para o seu acompanhamento, e que tenha a disciplina para a realização destes fóruns. Idealmente, a periodicidade entre esses acompanhamento deve ficar entre semanal e mensal, conforme complexidade o projeto. Adicionalmente, esses fóruns não devem ser apenas de cobrança, mas sim de troca, parceria e discussão de lições aprendidas entre os envolvidos.

5 Bibliografia DINSMORE, P. C.; CAVALIERI, A. Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos: livro-base de Preparação para a certificação PMP Project Management Professional. 2 ed. Rio de Janeiro: Qualitymark, PMBOK (Project Management Book of Knowledge) Guide - Project Management Institute (Editor), 2008.