FACULDADE PITÁGORAS DISCIPLINA: GESTÃO DE PROJETOS. Prof. Msc. Carlos José Giudice dos Santos

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1 FACULDADE PITÁGORAS DISCIPLINA: GESTÃO DE PROJETOS Prof. Msc. Carlos José Giudice dos Santos

2 O QUE SÃO PROCESSOS? De acordo com o Guia PMBOK, (2013) processo é um conjunto de ações e/ou atividades inter-relacionadas que são executadas para criar um produto, serviço ou resultado pré-especificado. Todo processo tem entrada, processamento e saída. Na entrada podemos ter dados brutos, informações, documentos, peças, reagentes, ingredientes, etc. No processamento podemos ter ferramentas, técnicas, de análise, instrumentos, etc. Na saída temos um produto, serviço ou resultado conforme planejado (atingimos o objetivo proposto).

3 UM EXEMPLO DE PROCESSO

4 PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [01] No exemplo anterior, vimos que se o nosso objetivo é ter um bolo de chocolate, temos uma entrada (com os ingredientes), um processamento (com ferramentas, técnicas e modo de fazer) e a saída (nosso objetivo inicial). Se quisermos um bolo de chocolate recheado com brigadeiro, teremos mais um processo (o de fazer o recheio). Depois teremos outro processo (com o recheio pronto, rechear o bolo). Se quisermos um bolo de chocolate recheado e decorado, vamos ter mais um processo (a decoração do bolo).

5 PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [02] No gerenciamento (ou gestão) de projetos, os processos acontecem de forma semelhante. No Guia PMBOK são descritos 47 processos, e em muitos deles, a saída de um processo corresponde à entrada de outro. Temos basicamente dois tipos de processos: os de projeto e os de produto. Os processos de projeto incluem a seleção de atividades necessárias para cumprir o objetivo, a estimativa de custos, identificação de riscos, o cumprimento de requisitos para atender demandas de escopo, cronograma, qualidade e expectativas das partes interessadas, entre outras coisas.

6 PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [03] Os processos orientados a produto incluem análise de requisitos do produto, processos de produção, suporte, desenvolvimento, entre outros. Os 47 processos de gerenciamento de projetos do Guia PMBOK são divididos em 5 grupos de processos: 1. Grupo de processos de iniciação. 2. Grupo de processos de planejamento. 3. Grupo de processos de execução. 4. Grupo de processos de monitoramento e controle. 5. Grupo de processos de encerramento.

7 PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [04] Estes grupos de processos visam facilitar o gerenciamento de projetos. Por exemplo, se você vai iniciar um novo projeto, quais tipos de processos você deveria utilizar? Uma dica... basta ler o item 1 do slide anterior processos de iniciação. Caiu a ficha? Outro exemplo: se você tiver de planejar o projeto, que tipos de processos você vai precisar? Eu não sei, mas se eu fosse você, daria uma olhada nos processos de planejamento. Vai executar um projeto? Que processos você pretende utilizar para atingir este objetivo? Responda a esta pergunta.

8 PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [05] Conforme destacamos anteriormente, os grupos de processos se sobrepõem, ou seja, a saída de um processo corresponde geralmente à entrada de um outro processo. Assim, quando estamos nos processos de iniciação, antes que estes se encerrem nós já estamos planejando, executando e monitorando os processos em andamento. Processos não seguem uma sequência fixa! O Guia PMBOK aponta um caminho para as melhores práticas e não um passo-a-passo de processos, como receitas infalíveis de bolo! Vejam as figuras no slides a seguir.

9 PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [06] Fonte: Guia PMBOK 5ª edição, p. 50.

10 PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [07] Fonte: Guia PMBOK 5ª edição, p. 51.

11 GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [01] O primeiro conceito que deve ser aprendido em relação ao gerenciamento de projetos é o seguinte: um projeto nunca é iniciado por um gerente de projetos. Todo projeto deve ter um patrocinador, interno ou externo à organização. Dentro de uma organização este patrocinador é geralmente o chefe da gerência de projetos, ou alguém acima dele. Uma vez que temos um patrocinador para um projeto, este projeto é iniciado (pelo patrocinador), e ele (o patrocinador) vai delegar parte de sua autoridade para o gerente de projetos, que será o responsável, deste ponto em diante, em tocar o projeto.

12 GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [02] O grupo de processos de iniciação reúne processos com as seguintes características e/ou atividades: Criam uma relação entre tudo aquilo que aconteceu antes do início do projeto e o trabalho de planejamento, ou entre tudo que aconteceu antes de uma nova fase e a fase seguinte. Representam os processos realizados para definir ou obter autorização para o início de um projeto ou de uma nova fase. Definem o escopo inicial do projeto e garantem os recursos iniciais para o início do projeto ou de uma nova fase.

13 GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [03] Identificam as partes interessadas (internas e externas) que vão interagir e que podem influenciar no resultado geral do projeto isto fica registrado no termo de abertura do projeto, que tem que ser aprovado, com registro das partes interessadas. Em outras palavras, um projeto só é oficialmente autorizado após o termo de abertura ter sido autorizado e assinado. Estabelece os limites do projeto, ou seja, a negociação, assinatura de contrato (termo de abertura), avaliação, aprovação e financiamento são consideradas externas aos limites do projeto. Define quem será o gerente do projeto.

14 GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [04] Fonte: Guia PMBOK 5ª edição, p. 54.

15 GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [05] Geralmente um projeto tem início a partir de um caso de negócio, que funciona como uma espécie de justificativa para a existência de um projeto. Aranha (2013) destaca que esta justificativa pode ser financeira, estratégica e ainda incluir outros detalhes. Estas informações geralmente fazem parte do contrato (termo de abertura). Resumindo, são 2 os processos de iniciação: 1. Processo de integração: tem o objetivo de desenvolver o termo de abertura do projeto (ou autorizar o início de uma nova fase.

16 GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [06] Geralmente um projeto tem início a partir de um caso de negócio, que funciona como uma espécie de justificativa para a existência de um projeto. Aranha (2013) destaca que esta justificativa pode ser financeira, estratégica e ainda incluir outros detalhes. Um projeto ou uma nova fase (em um projeto complexo) não se sustentam sem uma justificativa. Em outras palavras, o caso de negócio é uma justificativa que responde à seguinte pergunta: Por quê este projeto (ou fase) deve ser iniciado? Resumindo, vamos identificar os dois processos que fazem parte do grupo de processos de iniciação.

17 GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [07] Geralmente um projeto tem início a partir de um caso de negócio, que funciona como uma espécie de justificativa para a existência de um projeto. Aranha (2013) destaca que esta justificativa pode ser financeira, estratégica e ainda incluir outros detalhes. Um projeto ou uma nova fase (em um projeto complexo) não se sustentam sem uma justificativa. Em outras palavras, o caso de negócio é uma justificativa que responde à seguinte pergunta: Por quê este projeto (ou fase) deve ser iniciado? Resumindo, vamos identificar os dois processos que fazem parte do grupo de processos de iniciação.

18 GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [07] Os dois processos do grupo de processos de iniciação são e suas respectivas áreas do conhecimento: 1. Desenvolver o termo de abertura do projeto (área de integração). 2. Identificar as partes interessadas e mapear as influências organizacionais (área de partes interessadas). Projetos muito grandes e complexos são divididos em várias fases, e após cada uma delas, verifica-se os critérios de sucesso sob a ótica dos objetivos das partes interessadas, que decidem se o projeto deve ser continuado, adiado ou interrompido.

19 GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [01] O grupo de processos de planejamento inicia-se logo após a assinatura do termo de abertura do projeto e depois também que as partes interessadas foram identificadas e tiveram as suas influências sobre o projeto mapeadas. Este grupo de processos possui as seguintes características e/ ou atividades: Tentar identificar o escopo total do projeto (qual é o esforço necessário para concluir o projeto). Define e refina objetivos, traçando cursos de ação necessários para atingir estes objetivos (metas).

20 GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [02] Desenvolver o plano de gerenciamento e os documentos do projeto que serão necessários para desenvolver este plano. Uma vez que muitos projetos podem ter a sua elaboração progressiva (e não preditiva), isso significa que pode ser necessário planejar e replanejar algumas vezes durante o andamento do projeto. O Guia PMBOK afirma que mudanças significativas ao longo do ciclo de vida do projeto pode tornar necessário revisitar alguns processos do planejamento e talvez até algum processo da iniciação. Este detalhamento progressivo do plano de gerenciamento de projetos é chamado de planejamento em ondas sucessivas.

21 GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [03] A necessidade de replanejamento e detalhamento sucessivo muitas vezes só aparece nos processos de monitoramento e controle. O grupo de processos de planejamento vai tentar responder algumas perguntas-chave: Como será feita a gestão do projeto? Quais são os riscos envolvidos? Como o planejamento será construído? É a partir planejamento que iremos identificar os processos necessários à execução do projeto. Além das perguntas anteriores, existem algumas atividades que são típicas dos processos de planejamento, a saber.

22 GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [04] Atividades típicas de processos de planejamento: Estipular processos de planejamento do projeto; Definir como serão coletados os requisitos; Definir o escopo total do projeto; Documentar e utilizar ferramentas de planejamento; Organizar atividades; Estimar recursos (financeiros, humanos, tecnológicos) necessários à consecução do projeto; Criar um cronograma e um orçamento para o projeto; Identificar riscos e respostas para estes cenários;

23 GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [05]... (continuação) Definir o que comprar e quem contratar; Aprovar formalmente o projeto; Dar início à execução do projeto após a reunião de kick-off (literalmente, chute inicial). O grupo de processos de planejamento é o maior grupo dentro do PMBOK. Ao todo, são 24 processos na 5ª edição do Guia PMBOK, que abrangem todas as 10 áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos. Os vinte e quatro processos deste grupo são:

24 GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [06] 01. Elaborar om plano de gerenciamento de projetos. 02. Planejar o gerenciamento do escopo. 03. Coletar os requisitos. 04. Definir o escopo. 05. Criar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto). 06. Planejar o gerenciamento do tempo. 07. Definir as atividades. 08. Sequenciar as atividades. 09. Estimar os recursos para as atividades. 10. Estimar a duração das atividades.

25 GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [07] 11. Determinar o cronograma do projeto. 12. Planejar o gerenciamento dos custos. 13. Estimar os custos. 14. Determinar o orçamento do projeto. 15. Planejar o gerenciamento da qualidade. 16. Planejar o gerenciamento das comunicações. 17. Planejar o gerenciamento dos recursos humanos. 18. Planejar o gerenciamento dos riscos. 19. Identificar os riscos. 20. Fazer uma análise qualitativa dos riscos.

26 GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [08] 21. Fazer uma análise quantitativa dos riscos. 22. Planejar respostas aos riscos. 23. Planejar o gerenciamento das aquisições. 24. Planejar o gerenciamento das partes interessadas. As 10 áreas do conhecimento envolvidas são: 1. Integração 2. Escopo 3. Tempo 4. Custos 5. Qualidade 6. Comunicações 7. Recursos Humanos 8. Riscos 9. Aquisições 10. Partes interessadas

27 GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [01] De acordo com o Guia PMBOK (2013), o grupo de processos de execução consiste de processos que serão executados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto. Em outras palavras, são processos que buscam o cumprimento das especificações do projeto. Este grupo de processos envolve a coordenação de pessoas e recursos e principalmente, necessita de um gerente de projetos com habilidade de gestão de expectativas (das partes interessadas) e capacidade de integração para executar as atividades do projeto em conformidade com o plano de gerenciamento.

28 GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [02] O grupo de processos de execução compreende um trabalho que se inicia após o planejamento, e a partir do planejamento. Neste grupo de processos vamos buscar construir os deliverables (as entregas que nós propomos entregar) ao final do projeto ou de uma determinada fase. Uma pergunta fundamental durante os processos de execução é a seguinte: A partir do escopo do projeto, como ele será transformado em um produto tangível ou em um serviço? Este grupo de processos será responsável pela maior parte dos investimentos de tempo e do orçamento.

29 GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [03] Uma característica importante dos processos de execução é que as mudanças não ocorrem (no sentido de serem autorizadas) dentro deste grupo de processos. As mudanças ocorrem no grupo de monitoramento e controle, ou seja, as mudanças podem até ser solicitadas dentro dos processos do grupo de execução, mas elas só vão acontecer se forem autorizadas, e isto ocorre dentro do grupo dos processos de monitoramento e controle. Dentro deste grupo, podemos solicitar mudanças e implementar mudanças, mas não fazer mudanças.

30 GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [03] As principais atividades de execução são: Executar o planejamento do projeto. Trabalhar para entregar o planejado. Solicitar mudanças. Implementar mudanças aprovadas pelo controle integrado de mudanças. Mobilizar a equipe do projeto. Construir a equipe do projeto. Avaliar o desempenho do projeto e da equipe de projeto.

31 GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [04] Garantir que as partes interessadas estão engajadas com o projeto. Garantir que os projetos (ou fases) que geram entregas estão dentro da qualidade planejada. Fazer reuniões para apresentar informações para os clientes e partes interessadas. Conduzir as aquisições. De acordo com Aranha (2013), estas são as atividades principais que fazem parte do grupo de processos de execução.

32 GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [05] O Guia PMBOK lista oito (8) processos que fazem parte do grupo de processos de execução, a saber: 1. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto 2. Realizar a garantia da qualidade 3. Gerenciar as comunicações. 4. Mobilizar a equipe do projeto. 5. Construir a equipe do projeto. 6. Gerenciar a equipe do projeto. 7. Conduzir as aquisições. 8. Gerenciar o engajamento das partes interessadas.

33 GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [06] Os oito processos do grupo de processos de execução envolvem seis áreas de conhecimento, a saber: 1. Integração 2. Qualidade 3. Comunicações 4. Recursos Humanos 5. Aquisições 6. Partes interessadas

34 G. DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO [01] Monitorar, no caso de gerenciamento de projetos, é acompanhar o andamento do projeto. Temos que ter em mente que um projeto não é um avião que se coloca em piloto automático. Um projeto que anda sozinho e sem um monitoramento é como um avião que desvia da rota se não tiver alguém experiente e com conhecimento para fazer eventuais correções da rota todo o tempo, corre-se o risco de um desastre. De modo análogo, se um projeto não está andando dentro do ritmo esperado para entregar os resultados propostos, ou se o projeto tem de mudar todo o tempo para acompanhar demandas externas a ele, torna-se necessário tomar uma atitude por meio dos processos do grupo de monitoramento e/ou controle.

35 G. DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO [02] É dentro deste grupo de processos, por exemplo, que solicitações de mudanças no projeto serão recebidas por meio de um processo chamado Realizar o controle integrado de mudanças, e dentro deste contexto elas poderão ser aprovadas ou rejeitadas. Toda mudança em um projeto afeta principalmente os esforços feitos no planejamento, que deverá ser alterado. Assim, caso uma mudança seja aprovada, deve-se replanejar antes de se voltar à execução. Se não tomarmos esse cuidado corremos o grande risco de prejudicar de forma irreversível o nosso projeto.

36 G. DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO [03] As principais atividades dentro do grupo de processos de monitoramento e/ou controle são as seguintes: Comparar o que está sendo feito com aquilo que foi planejado. Acompanhar o desempenho em relação às linhas de base. Determinar a necessidade de mudanças no projeto. Fazer análises de variação no desempenho. Solicitar ou rejeitar ou aprovar mudanças. Comunicar as partes interessadas sobre as atividades de controle.

37 G. DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO [04]... (continuação das atividades de monitoramento) Controlar a qualidade do projeto. Controlar de forma geral o trabalho no projeto. Gerar relatório de desempenho. Controlar riscos. Gerir contratos e reservas financeiras. Dentro deste grupo, temos um total de 11 processos, distribuídos por 8 áreas do conhecimento, a saber:

38 G. DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO [05] Processos do grupo de monitoramento e/ou controle: 1. Controlar a integração 2. Realizar o controle integrado de mudanças 3. Validar o escopo 4. Controlar o escopo 5. Controlar o tempo 6. Controlar os custos 7. Controlar a qualidade 8. Controlar as comunicações 9. Controlar os riscos

39 G. DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO [06] 10. Controlar as aquisições 11. Controlar o engajamento das partes interessadas As áreas do conhecimento que envolvem estes processos são: 1. Integração 2. Escopo 3. Tempo 4. Qualidade 5. Comunicações 6. Riscos 7.Aquisições 8. Partes interessadas

40 GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO [01] Existe uma máxima no futebol que diz: Uma partida só acaba quando o juiz apita. No caso de projetos ou de suas fases (ou etapas), a coisa não funciona bem assim. Não existe um apito final que significa para tudo que o projeto (ou a fase) terminou. O encerramento de um projeto ou de uma fase corresponde a vários processos descritos no grupo de processos de encerramento. Normalmente um projeto ou fase começa os processos de encerramento quando o produto, serviço ou resultado proposto estão muito próximos de serem alcançados.

41 GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO [02] Entretanto, um projeto ou uma de suas fases pode começar os processos de encerramento quando o contratante ou uma outra parte interessada relevanete decide que não quer (desistiu ou não quer mais os resultados contratados e demandados ou faltou recursos ou ainda, aconteceu algum problema extraordinário que impede a continuidade do projeto). Assim, quando uma destas duas situações ocorrer, chega o momento de se iniciar os processos de encerramento. É importante destacar que os processos deste grupo acontecem por decisão conjunta das partes interessadas, ou seja, em última análise, o cliente ou patrocinador deve concordar com as entregas (deliverables) mesmo que não estejam completas.

42 GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO [03] Isto demonstra que o encerramento de um projeto (ou de um fase) não é algo tão simples, e que muitas coisas devem acontecer. Por exemplo, os contratos oriundos de aquisições devem terminar antes do encerramento do projeto. Outra faceta importante do encerramento é que as lições aprendidas durante o projeto devem ser coletadas e registradas nesse grupo de processos, uma vez que todo projeto ensina um pouco mais a respeito da organização e de nós mesmos. Em outras palavras, o conhecimento adquirido aumenta com o tempo e com a experiência. Refletir sobre o ocorrido, aprender com os erros e reutilizar as lições aprendidas aumenta a maturidade da organização e das equipes para futuros projetos. Mais do que isso, podem se transformar em um diferencial competitivo no futuro.

43 GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO [04] Isto demonstra que o encerramento de um projeto (ou de um fase) não é algo tão simples, e que muitas coisas devem acontecer. Por exemplo, os contratos oriundos de aquisições devem terminar antes do encerramento do projeto. Outra faceta importante do encerramento é que as lições aprendidas durante o projeto devem ser coletadas e registradas nesse grupo de processos, uma vez que todo projeto ensina um pouco mais a respeito da organização e de nós mesmos. Em outras palavras, o conhecimento adquirido aumenta com o tempo e com a experiência. Refletir sobre o ocorrido, aprender com os erros e reutilizar as lições aprendidas aumenta a maturidade da organização e das equipes para futuros projetos. Mais do que isso, podem se transformar em um diferencial competitivo no futuro.

44 GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO [04] As atividades do grupo de processos de encerramento são: Encerrar contratos Armazenar lições aprendidas Atualizar ativos de processos organizacionais Receber aceite formal das entregas do projeto com o cliente ou patrocinador Encerrar o projeto ou fase Liberar recursos utilizados no projeto (maquinário, equipes e etc)

45 GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO [05] Dentro deste grupo temos um total de 2 processos em duas áreas do conhecimento. Os processos são: 1. Encerrar contratos 2. Encerrar projeto ou fase As duas áreas do conhecimento envolvidas são: 1. Integração 2. Aquisições

46 Bibliografia Consultada ARANHA, Frederico de Azevedo. Curso de Treinamento para certificação CAPM. Disponível no Youtube. PMI Project Management Institute. Um guia do conhecimento em gestão de projetos (GUIA PMBOK). 5. ed. SãoPaulo: Saraiva, 2013.