Sumário 1 APRESENTAÇÃO LINHAS GERAIS Diretrizes Básicas Objetivos Público-Alvo... 4

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1 Planejamento Estratégico do Sindicato Caderno de Orientações para Outubro de 2008

2 Sumário 1 APRESENTAÇÃO LINHAS GERAIS Diretrizes Básicas Objetivos Público-Alvo APRESENTAÇÃO REALIZADA DURANTE A REUNIÃO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO CONCEITOS PLANO DE AÇÃO E MONITORAMENTO

3 1 Apresentação O projeto Planejamento Estratégico dos, elaborado pela Federação e pela CNI no âmbito do Programa de Desenvolvimento Associativo (PDA), visa dotar os sindicatos de um instrumento orientador do seu processo de modernização e fortalecimento. O trabalho abrange a definição da identidade organizacional do Sindicato (negócio, missão, visão, crenças e valores), dos objetivos estratégicos e de indicadores e metas para sua atuação. A partir desta visão estratégica, construída em conjunto pelas lideranças do sindicato e representantes de empresas do setor, o sindicato terá o desafio de construir e executar o seu Plano de Ação. Para auxiliar o Sindicato nestas tarefas, este Caderno apresenta um roteiro de elaboração do Plano de Ação e um modelo para sua consolidação. Contém, ainda, um modelo de Relatório de Acompanhamento, para que o Sindicato possa monitorar as ações realizadas e corrigir eventuais desvios. 3

4 2 Linhas Gerais 2.1. Diretrizes Básicas Os sindicatos são a base da representação da Indústria. Para que se tornem mais fortes e representativos, faz-se necessário que reflitam sobre seu papel e definam objetivos e caminhos para aumentar a efetividade de sua atuação. A atividade de defesa de interesses, hoje decisiva para a competitividade empresarial, é exercida pelo sindicato no plano local, devendo este ter clareza quanto a sua missão, objetivos e estratégias. O presente projeto pretende estimular e apoiar tecnicamente a realização de planejamentos estratégicos dos sindicatos, envolvendo tanto seus dirigentes sindicais como as empresas associadas Objetivos Possibilitar a discussão, em nível estratégico, do papel e das atribuições dos sindicatos, apontando caminhos para aprimorar sua atuação; Contribuir para o aperfeiçoamento da atuação sindical; Conferir maior legitimidade à atuação do sindicato; Proporcionar às empresas do setor maior transparência sobre o direcionamento da atuação do sindicato Público-Alvo Dirigentes sindicais e empresas associadas aos sindicatos. 4

5 3 Apresentação realizada durante a Reunião de Planejamento Estratégico Planejamento Estratégico dos Agenda de trabalho Para realizar o Planejamento Estratégico do, cumpriremos a seguinte agenda: ❶ Contextualização do encontro ❷ Apresentação da metodologia ❸ Definição da identidade organizacional do sindicato ❹Análise FOFA e de cenários ❺ Definição dos objetivos estratégicos ❻ Definição de indicadores e metas ❼ Orientações para o Plano de Ação ❽ Avaliação do encontro 5

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10 ❶ Negócio Planejamento Estratégico dos Identidade organizacional Representa o espaço que a organização deseja ocupar em relação às demandas da sociedade e permite alinhar todas as ações aos propósitos da alta administração. Questões Quais são os clientes do sindicato? Quais necessidades destes clientes o sindicato deveria atender? Qual espaço em relação às demandas dos associados / filiados o sindicato ocupa ou deseja ocupar? Exemplo KOPENHAGEN Visão míope do negócio Visão estratégica do negócio CHOCOLATES PRESENTES 10

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12 Planejamento Estratégico dos Identidade organizacional ❹ Crenças e valores Podem ser definidos como um conjunto de convicções íntimas agregadas durante a vida. São normas, princípios ou padrões sociais aceitos ou mantidos por indivíduo, classe e sociedade. Questões Quais são as coisas em que acreditamos e que utilizamos como premissa para nossa atuação? Por quais valores lutaríamos para seguir, independentemente das mudanças no ambiente externo? Exemplos Crença: Acreditamos no trabalho cooperativo entre as empresas. Valor: Respeitar e conservar o meio ambiente, praticando ações preventivas. 12

13 Planejamento Estratégico dos Análise FOFA e de cenários Ajuda Atrapalha Exemplos Origem do fator INTERNA Organização EXTERNA Ambiente F FORÇAS Características internas ao sindicato, que podem influenciar positivamente o seu desempenho OPORTUNIDADES O Situações externas ao sindicato, atuais ou futuras que, se adequadamente aproveitadas, terão impacto positivo. F FRAQUEZAS Características internas ao sindicato, que podem influenciar positivamente o seu desempenho AMEAÇAS A Situações externas ao sindicato, atuais ou futuras que, se não forem eliminadas, terão impacto negativo. Força: Todas as maiores empresas da base são associada. Fraqueza: Sindicato não possui site na internet. Oportunidade: CNI oferece produtos e serviços para fortalecer sindicatos. Ameaça: Reforma Sindical acaba com contribuição compulsória. 13

14 Planejamento Estratégico dos Análise FOFA e de cenários Análise FOFA: AMBIENTE EXTERNO Para examinar o ambiente externo em que o sindicato está inserido e identificar as oportunidades e ameaças, devem ser considerados os seguintes aspectos: Políticos (inclusive fatores legais) Econômicos Sociais Tecnológicos Estabilidade Institucional Crescimento econômico Políticas de educação Incentivos à inovação Negociações internacionais Tributação e gasto público Regulamentação do meio ambiente Estruturação de redes de produção Segurança jurídica Taxas de juros e políticas monetárias Políticas de responsabilidade social Matriz energética Estabilidade política Relações de Trabalho Saúde e Segurança do Trabalho Ciclo de vida e velocidade da inovação Planejamento Estratégico dos Atividade 2 Análise FOFA: AMBIENTE INTERNO Para examinar o ambiente externo em que o sindicato está inserido e identificar as forças e fraquezas, devem ser considerados os seguintes aspectos: PROCESSOS Nós desenvolvemos e implementamos métodos e sistemas confiáveis para aperfeiçoar a maneira como o trabalho é realizado? Nós comunicamos claramente as necessidades dos associados e filiados para as pessoas que trabalham no sindicato que prestam serviços a ele? Nós trabalhamos de maneira eficaz com as demais entidades do Sistema Indústria a fim de oferecer serviços aos associados? Nós oferecemos aos colaboradores os recursos - equipamentos, ferramentas ou espaço físico - que necessitam para prestar bons serviços? Nós buscamos maneiras de eliminar procedimentos e sistemas internos que não criem valor para nossos associados? 14

15 Planejamento Estratégico dos Atividade 2 Análise FOFA: AMBIENTE INTERNO CLIENTES E MERCADO Nós conhecemos e compreendemos as necessidades e as tendências atuais de nossos associados e filiados? Nós facilitamos para nossos associados e filiados serem atendidos por nós? Nós analisamos freqüentemente as reclamações dos associados a fim de identificar problemas de qualidade na prestação dos serviços? Nós cumprimos à risca nossos compromissos? PESSOAS Nós conferimos responsabilidade, autoridade e recursos às pessoas que estão mais próximas da tarefa a ser realizada? Os líderes do sindicato (diretores, presidente, etc) solicitam e utilizam idéias dos colaboradores sobre como melhorar a qualidade dos serviços? Nós agimos de maneira prestativa e cooperada nos contatos diários que mantemos com as outras pessoas? Nós buscamos as causas dos problemas nos processos de trabalho ao invés de culpar as pessoas? Planejamento Estratégico dos Atividade 2 Análise FOFA: AMBIENTE INTERNO Os dirigentes mostram-se abertos a mudanças? LIDERANÇA Os dirigentes defendem ativamente os interesses do setor? Os dirigentes mantêm contatos freqüentes com os associados? Os dirigentes demonstram através de suas ações que a satisfação dos associados é importante? SOCIEDADE Os impactos sociais e ambientais dos produtos do setor são avaliados e tratados adequadamente? Os impactos sociais e ambientais dos produtos, serviços, processos e instalações das industrias do setor e outras informações relativas à responsabilidade socioambiental consideradas relevantes são comunicados à sociedade? 15

16 Planejamento Estratégico dos Objetivos estratégicos Definição dos objetivos estratégicos A construção dos objetivos estratégicos deve utilizar como base os cenários apresentados no início da reunião e os resultados da análise FOFA. Ações de médio e longo prazos necessárias para se atingir a visão. Caminho a ser seguido pela organização para garantir a sua sobrevivência no logo prazo. Exemplos Participar ativamente da formulação de políticas públicas. Adequar a legislação trabalhista às exigências de competitividade. Consolidar uma visão estratégica da indústria e fortalecer o Sistema de Representação Empresarial. 16

17 Planejamento Estratégico dos Objetivos estratégicos Construção do Mapa Estratégico É uma representação gráfica dos objetivos estratégicos, que evidencia os desafios que a organização terá que superar para concretizar sua missão e visão de futuro. Mercado e Imagem Visão Missão Processos Pessoas Finanças Pessoas O mapa é estruturado por meio de objetivos estratégicos, interligados por relações de causa e efeito. Planejamento Estratégico dos Atividade 3 Construção do Mapa Estratégico 17

18 Planejamento Estratégico dos Indicadores e metas Definição de indicadores e metas Para cada objetivo estratégico deve-se estabelecer pelo menos um indicador. Após a definição do indicador, deve-se estabelecer sua meta. Indicador: Informação quantitativa estabelecida para avaliar um objetivo, um serviço, um produto, um processo. Pode ser um índice ou um número absoluto. Meta: Resultado a ser obtido para satisfazer as partes interessadas no negócio. Exemplos Indicador: velocidade do carro. Meta: alcançar a velocidade de 120 km/h. 18

19 Planejamento Estratégico dos Indicadores e metas Definição de indicadores e metas Para cada indicador definido (exemplo: taxa de inadimplência), devem ser enumeradas as seguintes informações: Meta (Ex: taxa de inadimplência igual ou inferior a 5%) Unidade de medida (Ex: percentagem) Forma de cálculo (Ex: total de títulos recebidos / total de títulos emitidos x 100) Polaridade - maior melhor / menor melhor (Ex: quanto menor for a taxa de inadimplência, melhor será ) Freqüência da medição (Ex: mensal) Fonte de dados (Ex: relatórios do sindicato) Observações 19

20 Planejamento Estratégico dos Plano de Ação e monitoramento Roteiro para elaborar o Plano de Ação O QUÊ Identificar problemas, que são os resultados indesejados no momento atual Identificar causas do problema Propor ações para correção dessas causas QUEM Identificar responsáveis pelas ações Definir prazos para execução de cada ação COMO Definir forma de execução da ação Definir forma de monitoramento da ação Definir que ações corretivas podem ser adotadas em caso de desvios QUANTO Detalhar os custos da ação para verificar se o orçamento disponível é suficiente para execução do Plano de Ação Planejamento Estratégico dos Plano de Ação e monitoramento Modelo de Plano de Ação PLANO DE AÇÃO INDICADOR: META: O QUE QUEM QUANDO INÍCIO FIM COMO QUANTO CUSTA FAROL LEGENDA CONLCUÍDO EM ANDAMENTO NÃO INICIADO 20

21 Planejamento Estratégico dos Plano de Ação e monitoramento Exemplo de Plano de Ação Planejamento Estratégico dos Plano de Ação e monitoramento Monitoramento do Plano de Ação RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO Investimento Total Benefício Plano de Ação Elaboração: Página: 1/1 Objetivo: Meta Indicador: Valor: Responsável: Prazo: dez/04 Data: No. Planejado Executado Resultados Pontos Problemáticos Medidas Corretivas Propostas Medidas Corretivas Resp. Prazo Descrever a ação do Plano de Ação com data vencida ou andamento deficiente Descrever as ações efetivamente executadas Descrever o resultado alcançado no período analisado Descrever os pontos responsáveis pelo não alcance da Meta, utilizando a Análise de Processos Descrever as propostas para correção e prevenção de problemas encontrados, definindo o prazo e o responsável 21

22 Planejamento Estratégico dos Avaliação do encontro Conhecer a opinião dos participantes é fundamental para aprimorar o projeto. No questionário distribuído pelo consultor, utilizar a escala abaixo, que varia de 1 a 5, para expressar a opinião em relação aos aspectos gerais do curso. Discordo totalmente Concordo totalmente Quanto mais próximo do UM, menor o grau de concordância. Quanto mais próximo do CINCO, maior o grau de concordância. 22

23 4 Conceitos Com o objetivo de garantir o máximo aproveitamento de cada um dos membros envolvidos neste projeto, torna-se necessário apresentar conceitos que serão utilizados durante as atividades realizadas. Planejamento Estratégico: Processo através do qual a organização se mobiliza para formular as suas estratégias, orientadas para o mercado, estabelecer e desdobrar metas e elaborar planos de ação para atingilas, considerando os ambientes interno, externo, atual e futuro. Gestão Estratégica: É o conjunto de decisões estratégicas que determinam o desempenho de uma corporação no longo prazo. Esse tipo de gestão inclui análise profunda dos ambientes interno e externo, formulação da estratégia, implementação da estratégia, avaliação e controle. Negócio: Representa o espaço que a organização deseja ocupar em relação às demandas da sociedade e permite alinhar todas as ações aos propósitos da alta administração. Cliente: Pessoa física ou jurídica que demanda ou utiliza serviços ou produtos fornecidos pela organização. Produto: Algo que pode ser oferecido para satisfazer uma necessidade os desejo. Qualquer bem ou serviço. Necessidades: É um conjunto de requisitos, expectativas e preferências dos clientes. Missão: Missão ou âmbito do negócio é a razão da existência da organização e delimita as atividades dentro do espaço que a organização deseja ocupar em relação às oportunidades do negócio. 23

24 Visão: Uma imagem vívida de um estado futuro ambicioso e desejável que esteja associado ao cliente e seja melhor em algum aspecto importante do que o existente hoje. Tem o poder de motivar e inspirar. Crenças e Valores: Podem ser definidos como um conjunto de convicções íntimas adotadas com fé agregadas durante a vida. São normas, princípios ou padrões sociais aceitos ou mantidos por indivíduo, classe, sociedade. Cenários: São descrições qualitativas e/ou quantitativas de situações futuras hipotéticas a respeito de uma organização, setor, região ou país dentro de um determinado horizonte de tempo. Ambiente externo: que está fora da organização. Ambiente onde a organização está inserida. Oportunidades: São situações externas ao sindicato, atuais ou futuras que, se adequadamente aproveitadas por ele, podem influenciá-lo positivamente. Ameaças: São situações externas ao sindicato, atuais ou futuras que, se não eliminadas, minimizadas ou evitadas por ele, podem influenciálo negativamente. Ambiente interno: que está dentro da organização. Forças: São características internas ao sindicato, que podem influenciar positivamente no seu desempenho. Fraquezas: São características internas ao sindicato, que podem influenciar negativamente no seu desempenho. Balanced Scorecard: O BSC é um sistema de avaliação do desempenho empresarial, e seu principal diferencial é reconhecer que os indicadores financeiros, por si mesmos, não são suficientes para isto, uma vez que só mostram os resultados dos investimentos e das 24

25 atividades, não contemplando os impulsionadores dos resultados a longo prazo. (Kaplan, Robert HSM, nov/dez-98) Mapa estratégico: é uma representação gráfica da estratégia, que evidencia os desafios que a organização terá que superar para concretizar sua missão e visão de futuro. O mapa é estruturado por meio de objetivos estratégicos distribuídos nas perspectivas do negócio, interligados por relações de causa e efeito. Objetivos Estratégicos: Ações no médio e longo prazos necessárias para se atingir a visão. Caminho a ser seguido pela organização para garantir a sua sobreviviência no logo prazo. Indicadores: Informação quantitativa estabelecida para avaliar um objetivo, um serviço, um produto, um processo. Pode ser um índice ou um número absoluto. São caracteristicas que precisam ser monitoradas para garantir a satisfação (o atendimento das necessidades) de todas as partes interessadas no negocio. Exemplo: Indicador: Velocidade do carro Unidade de medida: km/h Partes interessadas x necessidades: - Motorista: controle do veículo, segurança, etc - Passageiro: segurança pessoal - Governo: segurança no transito Meta: Resultado a ser obtido para satisfazer as partes interessadas no negocio. Você pode estabelecer metas de três formas: Análise histórica, Comparação (Benchmarking) ou Imposição do mercado. Exemplo de Meta (estabelecida por imposição): Velocidade Máxima permitida na estrada: 110 km/h. 25

26 5 Plano de Ação e monitoramento A Reunião de Planejamento Estratégico do Sindicato encerra-se com a definição de indicadores e metas para alcançar os objetivos estratégicos do sindicato. Caberá ao Sindicato dar os próximos passos, elaborando, executando e monitorando o seu Plano de Ação. A elaboração do Plano de Ação inicia-se com a identificação dos problemas e de suas causas e o planejamento de ações corretivas. Planejadas estas ações, deve-se definir responsáveis e prazos para sua execução. A última etapa para formulação do Plano é a definição da melhor forma para se colocar em prática estas ações, sempre considerando seu custo e o orçamento disponível. O QUÊ QUEM COMO Roteiro para elaborar o Plano de Ação Identificar problemas, que são os resultados indesejados no momento atual Identificar causas do problema Propor ações para correção dessas causas Identificar responsáveis pelas ações Definir prazos para execução de cada ação Definir forma de execução da ação Definir forma de monitoramento da ação Definir que ações corretivas podem ser adotadas em caso de esvios QUANTO Detalhar os custos da ação para verificar se o orçamento disponível é suficiente para execução do Plano de Ação 26

27 Após definir ações, responsáveis, forma de realização e custos, o Sindicato pode sistematizar o seu Plano de Ação, utilizando como exemplo a planilha abaixo. INDICADOR: META: O QUE QUEM PLANO DE AÇÃO QUANDO INÍCIO FIM COMO QUANTO CUSTA FAROL LEGENDA CONLCUÍDO EM ANDAMENTO NÃO INICIADO Iniciada a execução do Plano de Ação, é fundamental o seu constante monitoramento, a fim de verificar os resultados das ações, identificar pontos críticos e estabelecer medidas corretivas. O processo de monitoramento pode ser realizado utilizando como base o modelo a seguir. 27

28 RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO Investimento Total Benefício Plano de Ação Elaboração: Página: 1/1 Objetivo: Meta Indicador: Valor: Responsável: Prazo: dez/04 Data: No. Planejado Executado Resultados Pontos Problemáticos Medidas Corretivas Propostas Medidas Corretivas Resp. Prazo Descrever a ação do Plano de Ação com data vencida ou andamento deficiente Descrever as ações efetivamente executadas Descrever o resultado alcançado no período analisado Descrever os pontos responsáveis pelo não alcance da Meta, utilizando a Análise de Processos Descrever as propostas para correção e prevenção de problemas encontrados, definindo o prazo e o responsável A realização do Planejamento Estratégico e a execução e acompanhamento conferirá ao Sindicato maior clareza sobre seu papel e sobre a efetividade de suas ações. Será, também, um meio para conferir maior transparência à sua atuação e de incentivar a participação das empresas do setor no cotidiano da entidade, estimulando assim o associativismo. 28