O Papel das Auditorias na Gestão Empresarial Hélder Estradas helder.estradas@apcer.pt 18 de Outubro de 2010
Auditoria Processo sistemático, independente e documentado, realizado com o propósito p de obter evidência de auditoria e avaliar a mesma de forma objectiva para determinar o cumprimento das políticas, procedimentos ou requisitos utilizados como referência. ISO 19011:2002
Gestão Empresarial p Métodos Capital Pessoas
Intervenientes na Auditoria Gestor do Programa de Auditorias Auditado Auditor
Classificação das Auditorias 1.ª Parte Pela organização, nela própria, com objectivos próprios. 2ªParte 2.ª Por uma organização com interesses noutra organização. Ex: pelo cliente ao seu fornecedor. Por uma organização independente, normalmente, com o objectivo de obter a certificação. 3.ª Parte obter a certificação.
Quando efectuar uma Auditoria Obter factos para suportar decisões de Gestão; Avaliar a adaptação dos Sistemas de Gestão aos: Requisitos legais, regulamentares e outros; Evoluções Tecnológicas; Mudanças estruturais da empresa; Novas relações comerciais; Compromisso com a Melhoria Contínua e Prevenção da Poluição; Riscos para a organização; Recolher informações para preparar um Programa de Auditorias aos Sistemas de Gestão;
Efectividade do programa de auditorias i 100 GRAU DE EFECTIVIDADE E (%) EFECTIVIDAD E DO SISTEMA PLANEADO QUEDA DA EFECTIVIDADE ENTRE AUDITORIAS INÍCIO 1 a 2 a 3 a PROGRAMA DE AUDITORIA I- ÉSIMA
Auditorias A execução de auditorias é caracterizada por: Actividade documentada; Procedimentos e/ou listas de verificação; Avaliação de evidências objectivas; Independência dos auditores em relação à área auditada; Busca da melhoria contínua;
Fases das Auditorias Planeamento Reunião de Abertura Auditoria Elaboração do Relatório Reunião de Encerramento
Planeamento Ter em consideração no planeamento: Âmbito e objectivo da Auditoria; Importância dos processos e/ou actividades; Locais; Estado das actividades (Resultados de auditorias anteriores); Minimizar os distúrbios; Disponibilidade do pessoal;
Auditoria Visita inicial às instalações / secção; Utilização de listas de comprovação; Utilização da técnica de rastreabilidade ( trace-back ou trace-forward ); Distinguir os aspectos vitais (poucos) dos triviais (muitos), Princípio i de Pareto; As deficiências encontradas devem ser comunicadas ao responsável do sector auditado; Foco mais nos processos e menos nos procedimentos; Focar mais nos resultados e menos os registos;
Barreiras para comunicação Excesso de auditorias e acções correctivas a implementar; Posicionamento inflexível de uma das partes; Discussões sem objectivo; Busca constante de justificações / desculpas; Passividade; Hostilidade; Irresponsabilidade;
Elaboração do Relatório Ter Ter em consideração na elaboração do relatório: Afecta asatisfação do cliente? Afecta o Sistema? Existe risco de incumprimentoi de requisitos it aplicáveis ao produto/serviço? A sua resolução implica apenas mais burocracia? Situação isolada ou pontual? A sua resolução é trivial? É o verdadeiro problema?
Relações entre auditores e auditados são factores fundamentais para uma auditoria com sucesso.
Benefícios de um Programa de Auditorias i Dar confiança à Gestão; Dar confiança ao cliente; Observar os problemas operacionais; Fornecer oportunidades de melhoria; Permitir análises comparativas; Potenciar acções correctivas e preventivas;
Bases para optimização do programa de auditorias Abrangência do sistema de auditorias; Formalização; Independência da equipa auditora; Selecção da equipa auditora; Qualificação dos auditores; Elaboração e divulgação do relatório de auditoria; Seguimento das não conformidades; d
Obrigado pela vossa atenção Hélder Estradas helder.estradas@apcer.pt