AS AUDITORIAS INTERNAS

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1 AS AUDITORIAS INTERNAS Objectivos Gerais Reconhecer o papel das auditorias internas Objectivos Específicos Reconhecer os diferentes tipos de Auditorias Identificar os intervenientes Auditor e Auditado Execução de auditorias Auditorias Internas 1

2 Um Sistema de Gestão FASES Decisão da Gerência 1. Diagnóstico 2. Desenvolvimento da documentação de suporte 3. Implementação do Sistema 4. Auditorias Porquê Auditar? 2

3 Auditorias Ambientais Para Ter: A Confiança na Sua Organização (em si) A Confiança dos outros Para Dar: A Confiança aos outros Verificar! Provar! Objectivos de Auditoria Auditorias Ambientais Determinar a conformidade dos elementos do sistema com os requisitos especificados; Promover melhorias no sistema (dar oportunidades de melhoria); Satisfazer exigências regulamentares; Avaliar a eficácia do SGA; Verificar se o sistema de gestão cumpre eficazmente a política e os objectivos e metas definidos pela organização Permitir o reconhecimento de um sistema. 3

4 Auditoria Auditorias Ambientais Ferramenta essencial de gestão para o cumprimento de objectivos Auditoria é: - Uma Inspecção? - Uma reflexão? - Uma verificação? Conceito de Auditoria Processo sistemático, independente e documentado, realizado com o propósito de obter evidência de auditoria e avaliar a mesma de forma objectiva para determinar o cumprimento das políticas, procedimentos ou requisitos utilizados como referencia (critérios de auditoria). De acordo com as referências: ISO 19011:

5 Processo sistemático, documentado e independente Para que os resultados sejam credíveis devem ser obtidos por pessoas que não estejam directamente envolvidos no trabalho auditado. Evidências Objectivas: Informação verificável, registos ou constatações de factos relevantes para a implementação ou manutenção do SGA Critérios de Auditorias: Política, práticas, procedimentos, comportamentos, indicadores de desempenho, ou requisitos com os quais o auditor compara as evidências objectivas acerca da matéria auditada. Auditorias internas: Auto avaliação periódica, visando obter informações relativas à gestão ambiental para orientar e melhorar o SGA e/ou desempenho ambiental da organização. A satisfação de um Requisito = Conformidade A NÃO satisfação de um Requisito = NÃO Conformidade 5

6 Não Conformidade - requisito Não satisfação de um Defeito - Não satisfação de um requisito relacionado com uma utilização pretendida ou especificada Não conformidade = Defeito Tipos de Auditoria Finalidade Produto Processo Sistema Profundidade Mini auditoria Faseada Parcial Total Seguimento Relações Internas Externas 6

7 Auditoria a: Tendo em conta a finalidade Produto ou Serviço Determina se os requisitos do Produto/serviço estão a ser cumpridos. Processo Verifica se os requisitos do processo (métodos, Procedimentos, IT s) estão a ser cumpridos. Sistema Determina se os requisitos do sistema (Manual, política, normas, regulamentos) estão a ser cumpridos. Um sistema pode ser encarado como um conjunto de processos que geram um produto/serviço. Tendo em conta a profundidade AUDITORIA Mini auditoria Faseada Parcial Total de Seguimento 7

8 Mini Auditoria Aplica-se a uma área especifica ou delimitada. P.e. posto de Trabalho Tendo em conta a profundidade Faseada Acompanha o desenvolvimento de um projecto, processo ou produto à medida que evoluem. Parcial É executada apenas a uma área funcional. P.e. Departamento ou secção Total Envolve o sistema no seu todo, de acordo com o âmbito. Seguimento Permite observar se as acções correctivas solicitadas por uma auditoria anterior, foram implementadas e se são satisfatórias face ao sistema. 2ª Parte O cliente audita a nossa Organização CLIENTE Tendo em conta as relações EXTERNA 2ª Parte Nós auditamos um Fornecedor Organização INTERNA 1ª Parte Auditamos a nossa Organização FORNECEDOR EXTERNA 3ª Parte Auditoria por uma entidade (parte) Independente (p.e. Certificação) 8

9 Auditorias de 3ª parte Auditorias de 3ª parte De Concessão Auditoria realizada para efeitos de concessão da certificação / acreditação na sequência da análise do processo de candidatura. De Acompanhamento Auditoria realizada para efeitos de manutenção da certificação / acreditação. De Renovação Auditoria realizada para efeitos de renovação da certificação / acreditação. Auditorias de 3ª parte De Extensão Auditoria realizada para efeitos de tornar extensível a certificação / acreditação a novos domínios (âmbito) bem definidos, não abrangidos anteriormente. De Seguimento Auditoria destinada a avaliar a adequabilidade e os resultados das medidas correctivas decorrentes de não conformidades verificadas em auditorias anteriores. 9

10 Quem são os Actores deste processo?! Os Actores do Processo Cliente de Auditoria Pessoa ou organização que requer a Auditoria Auditado Organização a ser auditada Equipa Auditora AUDITORIA Auditor Coordenador Técnico Perito Observador 10

11 Os Auditores Auditor Pessoa que possui qualificação para realizar auditorias. Auditor Coordenador Auditor responsável pela condução da Auditoria. O Auditor Auditor Técnico Especialista no domínio do sector em apreciação, com conhecimentos da norma de referência. Perito Técnico Especialista no domínio do sector em apreciação, sem conhecimentos, específicos da norma de referência. Auditor Observador Técnico que, não tem responsabilidade directa na realização da auditoria, mas acompanha os restantes elementos da Equipa Auditora. A confiança e a fiabilidade do processo de auditorias depende da competência da Equipa Auditora. O Perfil do Auditor A competência baseia-se em: Aptidão para aplicar conhecimentos; Atributos Pessoais 11

12 O auditor deve assegurar : Uma avaliação executada com isenção; Que permanece fiel ao objectivo sem medo ou favor; O Perfil do Auditor Um relacionamento com as pessoas, pela via que melhor conduza aos objectivos; Reacções com sensibilidade aos hábitos locais; Que audita sem se distrair; Reacções eficazes em situações difíceis; Que chega a conclusões baseadas em factos; Que as suas conclusões são verdadeiras e não foram baseadas em preconceitos Referências: * Código de Ética do Auditor Atributos Pessoais Ético - Justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto. Espírito Aberto - disposto a considerar ideias e pontos de vista alternativos. O Perfil do Auditor Diplomático - ter tacto ao lidar com os outros. Observador - activamente consciente do ambiente e das actividades à sua volta. Perceptivo - instantaneamente consciente e capaz de entender situações. Versátil - ajusta-se rapidamente a diferentes situações. Tenaz - persistente, concentrado em atingir objectivos. Concludente - chega a conclusões atempadas baseadas em pensamento e análise lógicas. Auto confiante - age e funciona independentemente enquanto interage com outras pessoas. 12

13 Quais as situações que podem afectar a independência do Auditor? A independência do Auditor Existem conflitos de interesse que podem afectar a independência do auditor O Perfil do Auditor Emprego anterior na empresa auditada; Ser ou ter sido fornecedor do auditado; Ter sido consultor do auditado; Contactos em concursos para ser contratado para colaborador; Amizade com os colaboradores do Auditado; Ofertas (de valor) efectuadas pelo auditado; Outras actividades que possam o desempenho do auditor. 13

14 Norma de referência NP EN 3011:1993 Referenciais ISO 19011:2003 Referencial para a programação, planeamento e execução de Auditorias. Aplicável a auditorias Internas e externas Etapas de Auditoria Etapas de Auditoria Preparação da Auditoria Plano Tarefas da Equipa Analise dos Documentos do SGA Execução da Auditoria Reunião de Abertura Realização Execução e Preparação do Relatório Reunião de Auditoria / Encerramento Conclusões da Auditoria 14

15 Preparação da Auditoria Para Auditorias Internas Programação das Auditorias Programa de Auditorias São definidos: Os Processos Os Departamentos As Secções Os Produtos / Serviços A serem auditados ao longo de um ano. Definam um Programa o mais completo possível e recorram às várias tipologias de Auditoria Preparação da Auditoria Para Auditorias Internas e externas Plano de Auditorias Plano de Auditoria Define: Tipo de Auditoria Data (s) da Auditoria Equipa Auditora Processos a auditar Departamentos a auditar Horas e Etapas Comunicação interna Afixado para conhecimento de todos os intervenientes 15

16 Etapas de Auditoria Etapas de Auditoria Preparação da Auditoria Plano Tarefas da Equipa Analise dos Documentos do SGQ Execução da Auditoria Reunião de Abertura Realização Execução e Preparação do Relatório Reunião de Auditoria / Encerramento Conclusões da Auditoria Execução da Auditoria Para Auditorias Internas e externas Técnicas de Auditoria Fontes de Informação Entrevista (Observação de actividades, envolvente, condições de trabalho) Documentação (do sistema implementado, regulamentos e legislação aplicável) Registos (recolha de evidências objectivas) A auditoria é sempre uma actividade baseada no conceito de amostragem 16

17 Questões Habituais em Auditoria Técnicas para Questionar COMO? PORQUÊ?, O QUÊ? QUANDO? OMDE? QUEM? Mostre-me por favor Posso ver Pergunta hipotética: O que sucederia.? ou Vamos supor que? Desculpe mas não percebi, pode repetir por favor? Isso significa que? Em situações de dúvida: SIM? ou NÃO? Qualquer Pessoa da empresa pode ser contactada; Conduzidas no local de trabalho, sempre que possível; Na Entrevista: Entrevista Fazer o possível para que todos os intervenientes se sintam à vontade; Tomar notas das constatações da Auditoria, explicitar essa necessidade; Cooperar; Efectuar perguntas curtas, claras, objectivas e abertas; Efectuar uma pergunta de cada vez; Pedir comprovativos; Analisar documentos e registos. 17

18 Porquê a utilização das listas de verificação? A utilização das listas de verificação (check lists), permite: Listas de Verificação Documentar que todos os aspectos relativos ao plano da Auditoria foram verificados; Fornecer a base para a reunião final e para o relatório da auditoria; Fornecer evidência objectiva de que a auditoria foi realizada; Evidenciar ordem e organização. Lista de Verificação Etapas de Auditoria Etapas de Auditoria Preparação da Auditoria Plano Tarefas da Equipa Analise dos Documentos do SGQ Execução da Auditoria Reunião de Abertura Realização Execução e Preparação do Relatório Reunião de Auditoria/Encerramento Conclusões da Auditoria 18

19 Preparação da Auditoria Para Auditorias Internas e externas Relatório de Auditoria Plano de Auditoria Identificação do auditado Objectivo e âmbito Documento de referência Data e duração Equipa Auditora Pessoas contactadas Lista de distribuição do Relatório Quaisquer divergências não resolvidas Conclusões Relatório de Auditoria Interna E as Não Conformidades? Relatório de Auditoria 19

20 Constatações de Auditoria Não Conformidades Constatações Oportunidades de melhoria Todas as constatações têm de ser suportadas em evidências objectivas Por exemplo: Documentos, registos, testemunhos Acções correctivas e de Seguimento Pós- Auditoria Planear Executar Verificar a eficácia 20

21 Diferentes auditores, a trabalhar de forma independente, chegam às mesmas conclusões, em circunstâncias semelhantes 21