Olá! Você verá a seguir um importante treinamento que vai facilitar suas atividades diárias! Ao acessá-lo pela primeira vez, procure assistir até o final. Caso não consiga, você poderá reiniciar de onde parou. Após finalizar o conteúdo, você passará por uma prova de conhecimento. Confira mais informações sobre o treinamento: Objetivo: apresentar as principais funcionalidades do sistema Gera. Você vai levar: 25 minutos aproximadamente. Nota mínima na prova: 70 pontos. O treinamento ficará com status em andamento até que você atinja a nota mínima exigida. Ao atingir 70 pontos ou mais na prova, sua nota ficará registrada em seu histórico e o treinamento será concluído. Se você decidir fazer a prova novamente, depois do treinamento concluído, sua nota não será mais alterada. Preparado para adquirir muito conhecimento? Então vamos começar!
Agora que você já sabe como organizar o estoque físico, vamos lhe mostrar como atuar dentro do sistema Gera e do Practico quando o assunto for estoque. Vamos falar sobre entrada dos produtos no estoque, consulta no Practico e no Gera, movimentação no Gera e tratativas no Practico e no Gera. Preparado? Você já deve estar se perguntando por que vamos falar de Practico aqui, certo? No nosso negócio de Venda Direta, o Gera é o sistema responsável pela Gestão do Canal de Venda Direta e o Practico Live exerce também papel importante na Gestão de Estoques da Central de Serviços.
Esses sistemas são complementares, ou seja, as informações são transmitidas várias vezes ao dia de um para o outro de forma integrada. Entender e respeitar os prazos dessa integração é ponto fundamental no Gerenciamento Logístico. A imagem abaixo indica como essa integração ocorre: Ou seja, praticamente tudo o que é realizado no Gera é atualizado no Practico Live e vice-versa, com algumas exceções que indicaremos a seguir.
A atualização entre esses sistemas possui um tempo padrão para ocorrer e que deve ser levado em consideração para análises e ações. Os prazos são: Estoque: 40 minutos. Notas Fiscais: 2h30min. Ou seja, toda informação de estoque ingressada no Practico Live é recebida pelo Gera em 40 minutos e toda informação de Nota Fiscal emitida no Gera é integrada ao Practico Live em torno de 2h30min. Os pedidos que forem captados e aprovados no Gera, mas não forem faturados, não terão reflexo no Practico Live, porém os produtos ficam alocados no Gera. Por isso, a cada novo ciclo, o Gera faz o cancelamento de pedidos com status Aprovado no sistema e que não foram faturados para que esses produtos fiquem disponíveis novamente para os Revendedores.
Vamos iniciar entendendo como se faz a consulta do estoque atual no Gera. Vem comigo? 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Materiais. 3. Clique em Posição Atual do Estoque.
4. Selecione o seu Canal de Distribuição. 5. Insira o código em Cód. Produto, para consultar o estoque de um produto específico. Se desejar consultar todo o estoque, deixe o campo Cód. Produto em branco. Agora você conta também com dois novos filtros de pesquisa: Quantidade Física: de.. Até..., com a opção Exceto. Quantidade Disponível: de... Até..., com a opção Exceto. Mas qual a diferença entre estoque físico e disponível? Físico = o estoque físico da Franquia, ou seja, o mesmo que consta no Practico Live. Disponível = estoque físico menos os itens alocados.
6. Escolha o Centro de Estoque. 7. Clique em Pesquisar.
Caso você utilize mais de um Centro de Estoque, a consulta pode ser realizada por Centros separados, sendo que as informações de quantidade serão apresentadas considerando somente o Centro selecionado. Se preferir, você pode ainda consultar ambos os Centros juntos, de forma que as quantidades serão apresentadas somando as informações dos dois Centros.
A tela de resultado será apresentada conforme abaixo e com as seguintes informações: Total Físico: total geral do estoque. Total Alocado: quantidade do produto alocado em pedidos pendentes de faturamento, ou seja, que não estão disponíveis para a compra dos Revendedores. Total Disponível: quantidade efetivamente disponível para a compra dos Revendedores: Total Físico Total Alocado.
Agora vamos conferir a posição do estoque por data. O caminho inicial para o acesso no Gera é o mesmo. Vamos ver? 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Materiais. 3. Clique em Posição do estoque por data.
4. Selecione o seu Canal de Distribuição. 5. Insira as informações de data e hora, obrigatoriamente. 6. Insira o código em Cód. Produto, para consultar o estoque de um produto específico. Se desejar consultar todo o estoque, deixe o campo Cód. Produto em branco. 7. Selecione o Centro de Estoque. 8. Clique em Pesquisar.
Na tela de resultado será apresentada somente a quantidade total, sem considerar quantidades alocadas. Tranquilo até aqui... sem segredos, certo?
Outra consulta possível é a de produtos alocados em estoque. Aqui é importante acompanhar para garantir que não haja produtos indisponíveis indevidamente em pedidos muito antigos. Essa consulta pode ser sintética ou analítica. Confira abaixo qual o passo a passo: 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Logística Interna. 3. Clique em Itens Empenhados em Estoque. Produtos que estão alocados em estoque não estão disponíveis para compra pelo Revendedor, pois estão reservados para pedidos de outros Revendedores.
4. Selecione Analítico para consulta analítica e Sintético para consulta sintética. Sintético: traz o resultado aberto por produto e por Situação Comercial do pedido. Analítico: abertura por produto, Situação Comercial do pedido e por Revendedor e pedido. 5. Insira o Código do Produto em Cód. Produto, para a busca de um único produto. Se desejar consultar mais de um produto, basta selecionar em Busca Produto > Buscar mais de 1 e digitar os Códigos dos Produtos, separados por ponto e vírgula (;). 6. Clique em Pesquisar.
Na tela de resultado é possível verificar quantidade/volume alocado do material consultado.
Agora vamos conhecer mais uma consulta: movimentação de materiais. Ela serve para consultar as movimentações que ocorreram de um determinado produto. São elas: Saída (Venda): produtos que saem do estoque através do faturamento de pedidos. Saída (Integração): produtos que saem do estoque através de ajustes e/ou Inventários no Practico Live. Entrada (Integração): entrada de produtos através da entrada de NF de Compra no Practico Live ou mesmo de ajustes e/ou Inventários. Para a Central que utiliza mais de um Centro de Estoque, é possível consultar as movimentações realizadas entre esses estoques.
Para extrair a consulta, siga o passo a passo: 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Movim. Materiais. 3. Clique em Movimentações de Material por Evento.
4. Escolha o Canal de Distribuição. 12345 - NONONONO 12345 - NONONONO 5. Escolha os Centros de Estoque. 6. Clique em Pesquisar. Procure restringir a pesquisa conforme a necessidade, pela Natureza do movimento, pelo Período e pelo Cód. Produto. Isso garante que a consulta seja realizada com mais rapidez e efetividade.
Na tela de resultado, role a barra de rolagem para encontrar as informações de: Saldo inicial. Qtde entrada. Qtde saída. Saldo final. Pedido. Nota Fiscal. Data e hora do movimento.
Prontinho! Agora vamos ver como se consulta por período. Essa consulta é apenas por período, ela traz as movimentações de entrada e saída e tem a possibilidade de consolidação do resultado por dia ou mesmo de um resultado sintético de todo o período consultado. Siga os passos 1 e 2 vistos anteriormente: 1. Acesse a aba Logística. 2. Selecione a opção Movim. Materiais. 3. Clique em Movimentações de Material por Período.
4. Insira o Canal de Distribuição. 5. Selecione os Centros de Estoque. 6. Informe o período. 12345 - NONONONO 12345 - NONONONO 7. Escolha se deseja consolidado por dia ou pelo intervalo. 8. Clique em Pesquisar.
Resultado com a Consolidação pelo intervalo: Resultado com a Consolidação por dia:
Agora que já vimos tudo sobre consulta e movimentação, vamos ficar por dentro de como efetuar tratativas de estoque no Practico e no Gera. O primeiro processo que veremos é o de Edição de Produtos na Separação, via Ocorrência Operacional. No processo de Packing, quando for identificado algum produto que não aparece no estoque e que deve, portanto, ser cortado do pedido, uma Ocorrência Operacional será criada automaticamente para ser tratada pelo Back Office posteriormente. Para criar uma Ocorrência Operacional, no momento de finalizar a conferência de um pedido ela deve ser finalizada sem o produto que está faltando fisicamente. Vamos ver um exemplo de criação e tratamento de uma ocorrência?
Vamos utilizar um exemplo: O total do pedido 24.016.707 é de R$ 181,04. No momento da separação, vemos que o produto 20.128, Xtreme Des. Colônia 100ml VS3, no valor de R$ 46,74, está faltando. Quando feita a conferência do pedido em Logística > Operação > Conferir Caixa por Material, ele deve ser finalizado sem a confirmação do item 20.128, já que esse produto não consta no estoque físico da Central e não será enviado para o Revendedor.
Finalizando a conferência, sem contabilizar um dos produtos, ela trará a seguinte mensagem do sistema: Neste momento será criada uma Ocorrência Operacional para o item 20.128.
Para acessá-la, utilize os filtros disponíveis: Ao editar a ocorrência na tela seguinte, o Código do Solicitante será sempre da pessoa que fez o procedimento de Packing no sistema. O Código do Canal de Distribuição já estará preenchido.
No filtro Tipo da Ocorrência estará preenchida a mensagem Inconsistência de estoque. O Código do Material também já estará automaticamente preenchido.
Você pode tomar dois tipos de ações preventivas: 1. Cortar na captação: o produto 20.128 Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 será cortado na captação para os próximos pedidos a serem realizados. 2. Ajustar no lote de separação: todos os produtos 20.128 Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 que estejam em pedidos Aprovados serão cortados no momento da criação do lote, ou seja, o lote será criado sem o produto.
Essas ações são importantes para que não sejam necessárias novas ocorrências, já que o produto realmente não existe mais em estoque. Sempre que o estoque for regularizado, a ocorrência deve ser encerrada. Veremos como fazer isso mais à frente. Se um pedido possui mais de um produto faltante, é possível também tratar a ocorrência em lote, para todos os produtos de uma única vez. A tratativa da ocorrência é muito parecida com a que veremos a seguir. Para ações preventivas, são outras duas opções: Ajustar e Reservar. Vamos conferir? Em separação 1. Ajustar: cortar o item 20.128 do pedido, ajustando o valor final. 2. Reservar: reservar o produto 20.128 para o próximo pedido do Revendedor.
Os pedidos a serem tratados estarão na aba de Reservados. Para nosso exemplo, quer dizer que o produto 20.128 estará na aba de Reservados. Para o sistema, isso quer dizer que o produto 20.128 Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 ficou reservado para uma ação de Ocorrência Operacional. 1. Selecione, então, Qtd pedidos reservados. 2. Clique em Ver Pedidos para realizar a ação corretiva somente para o pedido que necessita dela. Caso existam mais pedidos em que o Packing foi finalizado sem o mesmo produto, eles aparecerão todos agrupados nessa aba. Assim, a ação corretiva pode ser feita para todos os pedidos que estiverem aqui apresentados.
Em seguida, selecione os pedidos que receberão a ação. Aqui, estamos selecionando somente nosso pedido de exemplo: 24.016.707. Clique em Confirmar.
De volta à tela de ação corretiva, você confere a informação de que há um pedido selecionado. 1. Selecione a opção Ajustar. No entanto, você pode: Ajustar: cortar o item 20.128 do pedido, ajustando o valor final. Faturar integralmente: faturar o pedido com o valor original. 2. Clique em Salvar. Recomendamos que sempre seja executada a ação de Ajustar o pedido.
Na tela inicial, vemos que uma ação de ajuste foi iniciada. Clique em Salvar para gravar as ações tomadas para a ocorrência.
Após clicar em Salvar, a ação de ajuste será iniciada e o status da ação corretiva mudará de Nova para Em Andamento.
Dentro de 5 minutos, aproximadamente, o ajuste estará finalizado e você poderá visualizar os detalhes da ação corretiva clicando no botão Histórico de decisão, na aba de mesmo nome, no campo Situação. Tanto o pedido quanto o extrato serão ajustados conforme a decisão da Ocorrência Operacional. Clicando em Detalhe de decisão, você confere todas as informações, do começo ao fim, da ação corretiva.
Dentro de 5 minutos, aproximadamente, o ajuste estará finalizado e você poderá visualizar os detalhes da ação corretiva clicando no botão Histórico de decisão, na aba de mesmo nome, no campo Situação. Clicando em Detalhe de decisão, você confere todas as informações, do começo ao fim, da ação corretiva. Tanto o pedido quanto o extrato serão ajustados conforme a decisão da Ocorrência Operacional.
Considerando o exemplo, a partir dessa ocorrência, qualquer pedido com conferência finalizada sem o item 20.128 Xtreme Des. Colônia 100ml VS3 utilizará a mesma Ocorrência Operacional, desde que ela não esteja encerrada. Dessa forma, é possível ter mais de um pedido no momento de tratar a ocorrência. Agora o pedido estará disponível para ser faturado. A ocorrência deve ser encerrada sempre que o estoque do produto for reabastecido, para não impactar nos próximos pedidos.
Para encerrar a ocorrência, confirme no campo Situação que ela está como Resolvida. Em seguida, altere a situação da ocorrência para Encerrada, desmarque as seleções feitas no quadro Ação Preventiva e clique em Salvar. Todas as ações precisam ter status de Resolvida. Caso alguma não esteja, a ocorrência não poderá ser encerrada e você deve seguir novamente o passo a passo mencionado até aqui para resolvê-la.
Uma das facilidades dos ajustes em Ocorrências Operacionais é que antes eles eram realizados somente por produto, mas agora podem ser feitos por pedidos. Todas as edições de um pedido podem ser realizadas em uma única tela, facilitando e agilizando esse processo por parte do Back Office. Para acessar as ações de Ocorrências Operacionais a serem realizadas em lote, vá até a aba Logística > Controle da Operação > Buscar Ocorrências em Lote.
Depois de acessar as ocorrências em lote, restrinja a busca através dos filtros de pesquisa. Clique em Pesquisar e confira todas as ocorrências registradas. Tendo o Número do Pedido em mãos, o acesso à edição é muito mais rápido.
Selecione, então, os pedidos em que deseja realizar a operação, utilizando as caixas de seleção do lado esquerdo. Em seguida, clique no botão Definir ação correctiva / preventiva. Você verá a caixa de ações relacionadas à ocorrência.
Nesse caso, é possível selecionar uma das duas opções: Ajustar ou Faturar integralmente. A ação corretiva escolhida será a mesma para todos os pedidos selecionados anteriormente. A opção Ajustar realiza o corte do(s) produto(s) nos pedidos selecionados e ajusta o valor final deles. Já Faturar integralmente faz o faturamento do pedido com valor integral, sem realizar o corte do(s) produto(s) selecionado(s). Sugerimos sempre utilizar a função Ajustar para todos os pedidos.
Você pode também definir uma ação preventiva. Selecionando Cortar na captação ou Ajustar no lote de separação, você aplica essas ações em novos pedidos que possuírem os produtos tratados. Com a opção Cortar na captação, você bloqueia os produtos tratados para novos pedidos, cortados logo na inserção do pedido do Revendedor/Back Office. Já em Ajustar no lote de separação os produtos Aprovados são editados no lote de separação, sendo retirados dos pedidos quando houver a geração do lote.
Selecionadas as ações que serão tomadas, finalize clicando no botão Salvar para realizá-las. Quando ações preventivas são selecionadas, uma mensagem de confirmação é exibida. Essa é somente uma confirmação ao Back Office, lembrando que a ação impactará outros pedidos, que serão captados e/ou estão pendentes para gerar lote de separação. Clique em OK e continue.
Após confirmação, as ações selecionadas são mostradas juntamente com os registros afetados. Confira:
Reforçando que: A consulta de Ocorrências Operacionais atual continua funcionando da mesma maneira. As ocorrências tratadas em lote também podem ser visualizadas e editadas na consulta atual. A gestão das ocorrências geradas deve ser realizada com cautela e de preferência pelo responsável pelo estoque. Para ocorrências com ações preventivas, assim que o produto registrado for recebido em estoque, as ocorrências devem ser encerradas, para que não afetem a captação de pedidos e nem mesmo o corte no momento da geração do lote para os produtos.
Os cancelamentos de pedidos funcionam de maneira diferente, de acordo com o status do pedido. Você pode consultar o procedimento completo no treinamento Trocas, Devoluções e Cancelamentos. Caso ocorra cancelamento, o estoque do produto será reabastecido da seguinte forma: Pedidos Faturados Se o pedido foi faturado e tem NF integrada ao Practico Live, após o cancelamento do pedido no Gera realizado através de SAC acontece também o cancelamento no Practico Live devido à integração entre os sistemas. Confira o fluxo: Cancelamento solicitado via SAC > Solicitação ao Gera > Solicitação enviada à SEFAZ > Retorno positivo = Cancelamento no Practico Live > Retorno dos produtos do pedido para o estoque. Pedidos não Faturados Devem ser cancelados para que os produtos empenhados nesses pedidos voltem a ficar disponíveis para outros Revendedores.
Nossa! Quanto conteúdo, não é mesmo? Como vimos muitas informações hoje, vamos relembrar um pouco para fazer bonito na prova? De primeira, entendemos a relação entre o sistema Gera e o Practico Live na Gestão do Estoque nas nossas Centrais de Serviços: praticamente tudo o que é realizado no Gera é atualizado no Practico Live e vice-versa, com algumas exceções. Vimos também que a atualização entre os sistemas possui um tempo padrão que deve ser levado em consideração para análises e ações. Para Estoque a integração é de 40 minutos e para Notas Fiscais é de 2h30min.
Aprendemos como fazer consultas de estoque atual, estoque por data, consulta de produtos alocados (de forma analítica ou sintética) e movimentação de materiais por evento e por período. Vimos que a conferência do pedido, caso algum produto não esteja fisicamente disponível, deve ser finalizada sem o produto indisponível. E que essa ação cria uma Ocorrência Operacional para fazer a edição desse produto. Entendemos que a ocorrência deve ser tratada para que as ações no pedido sejam efetivas e que é possível tomar decisões corretivas e também preventivas para os produtos e pedidos envolvidos nas ocorrências.
Vimos que as ocorrências devem ser encerradas manualmente quando ocorrer o abastecimento do estoque para o produto envolvido na ocorrência. Os tratamentos também ficaram mais fáceis por serem feitos por pedido, e não por produto. Você pode selecionar diversos pedidos e definir a ação corretiva (Ajustar ou Faturar integralmente) ou ação preventiva (Cortar na captação ou Ajustar no lote de separação) para todos. Agora sabemos que algumas opções de SAC, como trocas e devoluções, também impactam a Gestão de Estoque. E, por fim, vimos que o cancelamento de pedidos, quando em status Faturado, com retorno positivo de cancelamento pelo Gera e pela SEFAZ, permite que os produtos voltem para estoque. Os Pedidos não Faturados devem ser cancelados, para que produtos alocados voltem a ficar disponíveis em estoque para próximos pedidos.
É isso aí! Agora é hora de colocar em prática tudo o que aprendemos hoje! Tenho certeza de que essa prova será fichinha para você. Então... Vamos lá?