Capítulo 6 Trabalhando com Tarefas
94 4.1 INSERINDO TAREFAS INSERINDO UMA NOVA TAREFA A base para o desenvolvimento do projeto são as tarefas que serão executadas por ele. Sem essa informação não há como criar os relacionamentos e alocarmos os recursos necessários. Siga os passos descritos abaixo para inserirmos nossa primeira atividade no Microsoft Project: 1 Execute os passos descritos em INICIANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT 2003, para iniciar o progarma; 2 Na tabela de entrada clique sobre a primeira célula da coluna NOME DA TAREFA; 3 Digite o nome da tarefa que será criada; 4 Confirme o texto com a tecla <ENTER> ou com o botão de confirmação que aparece na barra de inserção enquanto o texto se encontra em edição. Observe que depois de confirmado a inserção da tarefa, automaticamente o Microsoft Project inseriu uma duração de 1 dia?. Você deve estar se perguntando o que é essa interrogação logo após a duração. Trata-se do símbolo de estimativa indicando que esta duração é estimada sendo necessário ainda uma confirmação da duração efetiva. Esse recurso auxilia o gerente na revisão das atividades que ainda não tiveram suas durações devidamente preenchidas. INSERINDO UMA TAREFA DE RESUMO As tarefas resumo ou as tarefas sumarizadoras, agrupam um conjunto de tarefas executivas e permitem hierarquizar a tarefas segundo os níveis de trabalhos propostos na EAP (Estrutura Analítica do Trabalho. Para que possamos criar um tarefa do tipo resumo é necessário que exista tarefas subordinadas a esse resumo. Siga os passos descritos abaixo para realizar este procedimento:
95 1 Na coluna NOME DA TAREFA, digite a tarefa Levantar Requisitos do Sistema ; 2 Abaixo da tarefa Levantar Requisitos do Sistema digite a tarefa Reunião de Estudo de Caso ; 3 Selecione a tarefa Reunião de Estudo de Caso. 6 Na barra de ferramentas de formatação pressione o botão recuo; Observe que a tarefa Levantar Requisitos do Sistema está em negrito e ainda mostra um símbolo com o sinal de subtração do lado esquerdo do nome da tarefa. Este símbolo é o exibir e ocultar subtópicos permite mostrar e exibir as tarefas subordinadas apenas clicando com o mouse no ícone. Quando as tarefas subordinadas estão ocultas o símbolo muda para adição. DICA: Se você é adepto do mouse e deseja criar atividades resumo somente como recurso do mouse, basta selecionar as atividades que serão recuadas, posicionar o cursor do mouse sobre a seleção principal (aquela célula que fica com a seleção branca) pressionar o botão esquerdo do mouse e arrastar a seleção para a direita e depois soltar o botão do mouse. Isso fará com que as atividades selecionadas fiquem subordinadas a atividade anterior não selecionada. INSERINDO A TAREFA DE RESUMO DO PROJETO No projeto é importante que exista uma tarefa que acompanhe todo o projeto dando um status do andamento do projeto como um todo. Para esse acompanhamento está reservada a tarefa resumo do projeto, que contempla todo o projeto. Para inserir a tarefa resumo do projeto siga os seguintes passos: 1 - Acione o menu Ferramentas / Opções;
96 2 - Clique para o guia Exibir e acione a caixa de verificação Mostrar Tarefa Resumo do Projeto (Figura Tarefa 1); Tarefa 1 Observe que foi inserida uma tarefa com o número de ID 0 esse número é exclusivo da tarefa resumo do projeto. 3 Modifique o texto sugerido como nome da tarefa para o título do seu projeto. CRIANDO MARCOS NO PROJETO O marco é um momento do projeto que não demanda esforço, pode ser uma data significativa, a entrega de um equipamento ou a liberação de recursos financeiros para realização de uma atividade ou fase. Para transformar uma atividade simples em um marco siga os seguintes passos: 1- Em um novo projeto crie uma atividade chamada Entrega de Microcomputador e selecione-a;
97 2 - Na barra de ferramentas padrão pressione o botão informações sobre a tarefa; 3 No quadro de diálogo informações sobre Tarefa2), pressione a guia Avançado; a tarefa (Figura Tarefa 2 4 - Na caixa de verificação Marcar Tarefa como Etapa, dê um clique para marcar a opção e pressione o botão OK. Observe que o símbolo do marco é um losango na cor preta com a data de realização do marco sendo exibida a direita. Dica: Você também pode criar um marco, determinando a duração da atividade como 0 dias, isso fará com que o Microsoft Project transforme a atividade em marco imediatamente. INSERINDO TAREFAS RECORRENTES Existem no projeto tarefas que vão ocorrer periodicamente, obedecendo a um critério de recorrência, para que você não tenha que inserir manualmente essas tarefas existe no Microsoft Project um recurso para inseri-las automaticamente, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Inserir / Tarefa Recorrente;
98 Tarefa 3 2 Preencha os dados sobre a recorrência da tarefa e pressione OK. Nome da Tarefa - Nome que será dado recorrente. Duração Duração de cada ocorrência dessa atividade. Padrão de Recorrência - Qual a periodicidade com que a atividade irá ocorrer, podendo ser definida em : dias, semanas, meses, anos. Intervalo de Recorrência O período ou ocorrências dessa atividade no projeto. Calendário de Agendamento desta Tarefa - A calendário de atividade está subordinado esta atividade. á atividade qual
99 Tarefa 4 4.2 ORGANIZANDO TAREFAS ATIVANDO NUMERAÇAO DE TÓPICOS Para deixar sua estrutura do projeto mais organizada é interessante ativar a numeração de tópicos para indicar o número da tarefa inserida e o nível da EAP em que ela se encontra. Para inserir a numeração de tópicos no seu projeto siga os seguintes procedimentos: 1 Acione o menu Ferramentas / Opções e clique sobre a guia Exibir; 2 Clique sobre a caixa de verificação Mostrar Números da Estrutura de Tópicos e pressione OK.
100 Tarefa 5 Quando for confirmada a alteração todas as tarefas do seu projeto automaticamente exibirão o número da estrutura de tópicos. INSERINDO CÓDIGOS EDT Os códigos EDT (Estrutura de Divisão de Trabalho) é a tradução dada para o termo WBS (Work Breakdown Structure) no Microsoft Office Project 2003. A tradução de WBS segundo o PMBOK 2000 é a EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Nesse tópico veremos como inserir códigos que identificam a posição exclusiva de cada atividade na estrutura de decomposição do trabalho do projeto. Para criar uma estrutura de EDT siga os seguintes passos:
101 1 Acione o menu Projeto / EDT / Definir Código; Tarefa 6 2 Na janela Definição de Código de EDT em ( Figura Tarefa 6) digite o prefixo para o código no campo Prefixo do código do projeto.para esse exemplo, digitaremos o prefixo PROJ-PMBOK; 3 Clique sobre a primeira linha da tabela Máscara de Código e escolha o item Números Ordenados; 4 Para os níveis 2,3, e 4 repita o procedimento anterior e pressione OK;
102 Tarefa 7 5 Na tabela de entrada clique com o botão direito do mouse sobre o cabeçalho Nome da Tarefa e escolha no menu auxiliar a opção inserir coluna; Tarefa 8 6 Na janela Definição de Coluna (Figura Tarefa 8) no item Nome do Campo procure o campo EDT e pressione OK.
103 Tarefa 9 GERANDO UMA WBS NO MICROSOFT VISIO Uma das novidades do Microsoft Office Project 2003 é que o plugin de exportação dos dados de EDT para o visio, passou a ser uma funcionalidade nativa da ferramenta. Com o Assistente de Gráficos EDT do Visio, podemos levar as tarefas do cronograma para o Microsoft Visio em formato de WBS. Para executar o Assistente de Gráficos EDT do Visio, siga os passos descritos abaixo: 1 Abra um projeto com a lista de tarefas já definida e os níveis da estrutura de tópicos estruturada;
104 Tarefa 10 2 Exiba a barra de ferramentas Análise; Tarefa 11 3 Clique sobre o botão Assistente de Gráficos de EDT do Visio; Será exibida duas opções para geração do Gráfico de EDT do Visio: Aplicar o Modo de Exibição Seleção de Tarefas Cria um gráfico para uma seleção de tarefas específicas. Iniciar Assistente Cria um gráfico com todas as tarefas ou com as tarefas baseadas em um nível da estrutura de tópicos. Tarefa 12 4 Selecione Iniciar Assistente;
105 Tarefa 13 5 Na Etapa 1 do Assistente pressione o botão Avançar; Tarefa 14 6 Na Etapa 2 determine quais as tarefas que serão exportadas para o Gráfico de EDT do Visio. Nesta tela também é possível determinar um 2º campo de dados para ser exibido na caixa da WBS. Após definir as informações pressione o botão Avançar;
Tarefa 15 7 Na última etapa do Assistente pressione o botão Concluir. Tarefa 16 106
107 Tarefa 17 Agora para aplicar o segundo método de exportação de tarefas para WBS no Visio (Aplicar Modo de Exibição Seleção de Tarefas) devemos observar algumas diferenças no assistente. Para aplicar este método execute os passos abaixo: 1 Abra um projeto com a lista de tarefas já definida e os níveis da estrutura de tópicos estruturada; 2 Clique sobre o botão Assistente de Gráficos de EDT do Visio; 4 Selecione Aplicar Modo de Exibição Seleção de Tarefas;
108 Tarefa 18 5 Será exibida uma janela com informações sobre a criação de gráficos EDT com um grupo de tarefas selecionadas. Pressione OK; 6 Será exibida uma tabela para fazer a seleção de quais tarefa serão inclusas no gráfico EDT. Preencha SIM no campo Incluir no Gráfico de EDT das tarefas que serão exibidas no gráfico de EDT.
109 7 Após terminar o preenchimento da tabela, clique no botão Assistente de Gráficos EDT do Visio e depois sobre o item Iniciar Assistente; 8 Pressione Avançar; Tarefa 19 9 Na Etapa 2 do Assistente, marque a opção Seleção de Tarefas Personalizadas e pressione o botão Avançar; Tarefa 20 10 E finalmente pressione o botão Concluir.
110 Tarefa 21 MOVENDO UMA TAREFA Para mover uma tarefa de um local para outro dentro da estrutura de trabalho é bem simples. Siga aquele velho método do Microsoft do arrastar e soltar. Siga os passos abaixo para criarmos e movermos uma tarefa: 1 Posicione o cursor do mouse sobre o número de ID da tarefa que deseja mover e pressione o botão esquerdo do mouse. Com isso você irá selecionar toda a tarefa; 2 Uma vez selecionada toda a tarefa, posicione novamente o cursor de ID desta tarefa pressionando e segurando o botão esquerdo do mouse,levando a marca de movimento até o local desejado; 3 Quando a marca de movimento estiver na posição desejada, solte o botão do mouse.
111 DICA: Se você executar esse mesmo procedimento com a tecla <CTRL> pressionada, ao invés de mover o Project, criará uma cópia idêntica da tarefa no local selecionado. EXCLUINDO UMA TAREFA Excluir uma tarefa é algo muito simples. Para usuários que vêm do Microsoft Project 2000 esta operação sofreu algumas modificações. Na versão 2000 ao pressionar a tecla <DELETE> sobre qualquer coluna de uma tarefa, toda a tarefa era excluída. Na versão 2002 e nessa versão isso não acontece mais. Quando você pressiona a tecla <DELETE> sobre uma célula de uma das tabelas do Microsoft Office Project 2003, somente o conteúdo daquela célula será apagado e será exibida uma marca inteligente que possibilitará a exclusão da tarefa inteira. Para excluir uma tarefa siga os passos descritos abaixo: 1 Selecione a tarefa que será excluida e pressione a tecla <DELETE>; 3 Verifique que do lado esquerdo da seleção apareceu a marca inteligente de exclusão. Pressione o botão da marca inteligente e selecione a opção Excluir a Tarefa Inteira. DICA: Você também pode apagar uma tarefa selecionando-a e acionando o menu Editar / Excluir Tarefa. Ou ainda selecionar a tarefa pelo número de ID e pressionar a tecla <DELETE>
112 DURAÇÃO DAS TAREFAS DETERMINANDO A DURAÇÃO DAS TAREFAS Para determinar a duração de uma tarefa não existe nenhum mistério, basta selecionar a coluna duração na linha em que você deseja alterar a duração e digitar a duração desejada. Por padrão as durações são computadas em dias, mas muitas vezes temos a necessidade de inserir essas durações de outra forma. Abaixo temos uma tabela com as siglas para as unidades aceitas pelo Microsoft Project. Abreviação Exibição da Duração Descrição M Min/mins Minuto ou minutos H hr/hrs Hora ou horas D dia/dias Dia ou dias S sem/sems Semana ou semanas Me mes/meses Mês ou meses Md mind/minsd Minuto ou decorridos minutos Md hrd/hrsd Hora ou decorridas horas Dd diad/diasd Dia ou dias decorridos Sd semd/semsd Semana ou semanas decorridas med mesd/mesesd Mês ou decorridos meses
113 No ato do preenchimento da duração,basta digitar a duração desejada, a abreviação da unidade que deseja utilizar e, se por acaso se tratar de uma estimativa, o símbolo da interrogação para indicar que se trata de uma duração estimada. Esses dados devem ser inseridos na coluna duração da tabela de entrada do gráfico de gantt. Exemplo: 2sd? (Trata-se de uma tarefa com a estimativa de 2 semanas decorridas de duração) CÁLCULO DA ANÁLISE PERT Outra maneira de se inserir a duração das tarefas é fazendo uma estimativa baseada em fatores esperados, otimistas e pessimistas. Essa estimativa é chamada de análise PERT. A fórmula default da análise PERT é: Duração = (1xOT + 4xESP + 1xPE) 6 Onde: OT = Duração Otimista ESP = Duração Esperada PE = Duração Pessimista Você pode dar um peso maior para o fator otimista ou pessimista, alterando os níveis de importância da análise PERT. Para usar a análise PERT para calcular as durações das atividades do seu projeto, siga os passos abaixo: 1 Em qualquer lugar da barra de ferramentas, pressione o botão direito do mouse; 2 No menu auxiliar que apareceu, procure o item Análise PERT e clique sobre ele; 3 Para entrar com os dados de duração Pessimista, Otimista e Esperado clique no botão Formulário de Entrada PERT ;
114 Tarefa 22 4 Para modificar os níveis de importância do cálculo PERT pressione o botão Definir Níveis de Importância PERT; Tarefa 23 5 Após definidos os níveis de Importância para o cálculo, pressione o botão Calcular PERT. DICA : O cálculo de análise PERT deve ser feito para todas as atividades do projeto. Caso você deixe de preencher os dados para o cálculo de alguma atividade do projeto, esta será transformada em um marco, pois o resultado do cálculo será zero. Caso você queira visualizar os dados Otimista, Pessimista e Esperado após o cálculo, acesse os botões de Gantt Pessimista, Otimista e Esperado.
115 ANEXOS DE TAREFA INSERINDO ANOTAÇÕES NAS TAREFAS Em um projeto é muito importante que façamos observações sobre as tarefas inseridas para facilitar a condução do projeto e alertar outros usuários sobre questões importantes na realização de determinadas atividades. Para inserir uma anotação a uma tarefa, siga os seguintes passos: 1 Selecione a tarefa onde será inserida a anotação; 2 Clique sobre o botão Anotações de Tarefas, que se encontra na barra de ferramentas padrão; 3 No quadro de Informações sobre a tarefa já estará selecionada a guia Anotação, preencha a área para anotação. Tarefa 24 4 Pressione o botão OK para confirmar a anotação. Observe na coluna Indicadores da tabela de entrada que foi inserido um ícone indicando a existência de uma anotação para aquela tarefa. Se você posicionar o cursor do mouse por alguns instantes sobre o ícone será exibida a anotação em um quadro de tooltip do Windows.
116 Caso você deseja apagar uma anotação inserida, basta selecionar a tarefa que contém a anotação, acionar o menu Editar / Limpar / Anotações. DICA: Se você quiser anexar uma cópia de um documento importante que justifique uma determinada atividade, grave esse documento e no quadro de anotações pressione o botão inserir Objeto e insira o caminho do arquivo que você salvou. INSERINDO UM HYPERLINK EM UMA TAREFA Em caso de necessidade de vincular um conteúdo externo a uma tarefa, você pode anexar um link para uma URL o arquivo físico em disco. Para criar um hyperlink em uma tarefa, siga os passos abaixo: 1 Selecione a tarefa onde será incluído o hyperlink; 2 Pressione o botão Hyperlink da barra de ferramentas padrão; 3 Na janela hyperlink, digite um texto para ajudar o usuário a identificar o link no campo Texto Para Exibição. Depois digite o endereço do arquivo ou página web no campo Endereço (Figura Tarefa 13);
117 Tarefa 25 4 Pressione o botão OK para confirmar a inclusão. RESTRINGINDO TAREFAS ESTABELECENDO PRAZO FINAL Muitas vezes temos um prazo final para execução de uma determinada tarefa. Nestes casos durante o planejamento é importante sinalizarmos esse prazo final para que fiquemos atentos ao cumprimento desta data. O MS-Project permite agendarmos estes prazos finais para que sejamos alertados caso a tarefa ultrapasse a data estabelecida. Para incluir um prazo final em uma tarefa siga os passos abaixo: 1 Dê um duplo clique sobre a tarefa onde será inserido um prazo final; 2 Na janela de Informações sobre a Tarefa, acione a guia Avançado;
118 Tarefa 26 3 Na área Restringir Tarefa temos um campo Prazo Final, onde deverá ser preenchida a data do prazo final da tarefa; 4 Pressione o botão OK; Tarefa 27 Um sinalizador indicando o prazo final será inserido na área de linha de tempo do Gráfio de Gantt. Caso a barra de Gantt correspondente a tarefa ultrapasse a marcação do prazo final será exibido um alerta na coluna de indicadores da tabela de entrada. Tarefa 28 RESTRIÇÃO DE TAREFAS Outras vezes necessitamos de restrições que realmente interfiram no comportamento de uma tarefa, evitando assim que um determinado prazo não seja cumprido.
119 Nestes casos necessitamos de uma restrição de tarefas. As restrições de tarefas por default tem prioridade em relação as dependências de uma tarefa, por isso facilitam no cumprimento de prazos estabelecidos, evitando que um determinado relacionamento desloque uma tarefa para um data ante ou após o prazo estabelecido. Claro que essa prioridade em relação as dependência pode ser alterada nas configurações do MS-Project, como veremos adiante. Existem 8 (oito) tipos de restrição no MS-Project, cada uma delas determina um tipo de comportamento da tarefa em relação a data estabelecida. Os tipos de restrição do MS-Project são: O Mais Tarde Possível Com essa restrição flexível, o Microsoft Office Project 2003 agenda para o mais tarde possível as datas de início e de término da tarefa, conforme outros parâmetros de agendamento. Esta é a restrição padrão para as novas tarefas de um projeto agendado a partir da data de término. O Mais Breve Possível Com essa restrição flexível, o Project agenda para o mais breve possível as datas de início e de término da tarefa, conforme outros parâmetros de agendamento. Nenhuma outra restrição de data é imposta à tarefa. Esta é a restrição padrão para as novas tarefas de um projeto agendado a partir da data de início. Não Terminar Antes de Essa restrição moderada indica a data mais breve possível em que a tarefa pode ser concluída. A tarefa não pode terminar antes da data especificada. Para os projetos agendados a partir da data de início, essa restrição será aplicada quando você inserir uma data de término para a tarefa. Não Terminar Depois de Essa restrição moderada indica a data mais tarde possível em que a tarefa pode ser concluída. A tarefa pode terminar na data especificada ou até antes. Para os projetos agendados a partir da data de término, essa restrição será aplicada quando você inserir uma data de término para a tarefa. Deve Terminar em Essa restrição inflexível indica a data exata em que uma tarefa deve ser concluída. Outros parâmetros de agendamento, como dependências entre as tarefas, tempo de avanço ou tempo de latência, redistribuição de recursos e atraso, se tornam secundários para esse requisito. Deve Iniciar em Essa restrição inflexível indica a data exata em que uma tarefa deve começar. Outros parâmetros de agendamento, como dependências entre as tarefas, tempo de
120 avanço ou de latência, redistribuição de recursos e atraso, se tornam secundários para esse requisito. Não Iniciar Antes de Essa restrição moderada indica a data mais cedo possível em que essa tarefa pode começar. A tarefa não pode começar antes da data especificada. Para projetos agendados a partir da data de início, essa restrição será aplicada quando você inserir uma data de início para a tarefa ou quando arrastar uma barra de Gantt. Não Iniciar Depois de Essa restrição moderada indica a data mais tarde possível em que essa tarefa pode começar. A tarefa pode começar na data especificada ou até antes. Para os projetos agendados a partir da data de término, essa restrição será aplicada quando você inserir uma data de início para a tarefa. O MS-Project ainda trabalha com 3 (três) grupos de restrição que são as restrições: Flexíveis A tarefa não tem uma data determinada a cumprir as dependências irão estabelecer o período de execução. Moderadas Existe uma data estabelecida como referencial, mas a tarefa poderá ser executada antes ou depois conforme a restrição escolhida. Inflexíveis Existe uma data estabelecida e a tarefa deverá ser concluída ou iniciada na data definida. Através de ícones podemos identificar a ual grupo de restrição uma determinada restrição pertence. Esses ícones são exibidos na coluna Indicadores da tabela de entrada do Gráfico de Gantt. Abaixo temos uma tabela com os agrupamentos de restrição e seus respectivos ícones:
Ícone Grupo Não exibe ícone Flexíveis Restrições O Mais Breve Possível Moderadas Inflexíveis 121 O Mais Tarde Possível Não Iniciar Antes de Não Iniciar Depois de Não Terminar Antes de Não Terminar Depois de Deve Iniciar em Deve Terminar em Para inserir uma restrição de datas em uma tarefa do cronograma, siga os passos abaixo: 1 Dê um duplo clique sobre a tarefa; 2 Na janela Informações Sobre Tarefa, clique sobre a guia Avançado; 3 Na área Restringir Tarefa, acione a lista suspensa Tipo de Restrição e escolha qual a restrição que deseja inserir na tarefa;
122 Tarefa 29 4 Na lista suspensa Data da Restrição, preencha a data da restrição; Tarefa 30 AJUSTANDO A PRIORIDADE DAS RESTRIÇÕES Por default as restrições de datas moderadas e inflexíveis tem prioridade sobre os relacionamentos de tarefas. Por isso quando uma dependência exige um determinado deslocamento de uma tarefa, caso ela esteja com uma restrição de data, o deslocamento só será feito se não desrespeitar a data da restrição. Caso contrário a tarefa não deslocará, pois a data da restrição deve ser respeitada. Mas algumas vezes só incluímos as restrições como indicadores de prazos a cumprir e não desejamos que as restrições interfiram no agendamento estabelecido pelos vínculos entre tarefas. Nestas situações podemos modificar as configurações do MS-Project para que as restrições não impactem sobre as dependências.
123 Para mudar as configurações de restrição de data, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Opções / Cronograma; Tarefa 31 2 Em seguida desmarque o checkbox As Datas Impostas Serão Sempre Respeitadas; Tarefa 32 3 Pressione o botão OK.