PÁGINA: 1/12 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREAS SECON FPB/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: REALIZAR ACERTO DE GRU SIMPLES E COBRANÇA ELABORADO EM:18/06/2014 REVISADO EM:17/07/2014 APROVADO EM:17/07/2014 Responsável: RENATA OLIVEIRA Responsável: VANETE HERDY MONTEIRO Responsável: GILVAN FERREIRA ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: JUNHO/2014 - JUNHO/2019 REVISÃO: 02/2014 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. Rubrica 01 Todos Processo passou do QPR para o Bizagi. 02 Todos Revisão do Processo (metodologia e atividades). 1
Índice HISTÓRICO DE REVISÕES... 1 1 REALIZAR ACERTO DE GRU-SIMPLES E COBRANÇA... 4 1.1 REALIZAR ACERTO DE GRU-SIMPLES E COBRANÇA... 5 1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO... 5 1.1.1.1 Recebimento dos comprovantes de GRU... 5 1.1.1.2 Consultar relatório SGA Financeiro... 6 1.1.1.3 A... 6 Continuidade do processo A.... 6 1.1.1.4 Direcionar erro ao Gestor... 6 1.1.1.5 Identificar erro no Sistema... 6 1.1.1.6 Desvio Exclusivo... 6 1.1.1.7 Solicitar a CGTI ajuste no SGA... 6 1.1.1.8 Erro sanado no SGA Financeiro... 7 1.1.1.9 Emitir Ofício de GRU... 7 1.1.1.10 Assinar Processos... 7 1.1.1.11 Direcionar ofício ao Banco do Brasil... 7 1.1.1.12 Desvio Exclusivo... 8 1.1.1.13 Emitir novo ofício ao Banco do Brasil... 8 1.1.1.14 Assinar Processos... 8 1.1.1.15 Direcionar ofício ao Banco do Brasil... 8 1.1.1.16 Arquivar comprovante... 8 1.1.1.17 Comprovante arquivado... 8 1.1.1.18 Comunicar à Unidade... 9 2
1.1.1.19 Ofício... 9 1.1.1.20 Aguardar 5 dias corridos... 9 1.1.1.21 Desvio Exclusivo... 9 1.1.1.22 Gerar realatório no SGA Financeiro... 10 1.1.1.23 Desvio Exclusivo... 10 1.1.1.24 Análise concluída... 10 1.1.1.25 A... 10 Permite dar continuidade ao processo A.... 10 1.1.1.26 Solicitar ofício de Cobrança... 10 1.1.1.27 Ofício... 10 1.1.1.28 Aguardar comprovante do parceiro... 11 1.1.1.29 Atores... 11 1.1.1.30 Áreas de Interação... 11 1.2 BANCO DO BRASIL... 11 1.3 UNIDADE FPB... 12 1.4 CGTI... 12 3
1 R E A L I Z A R A C E R T O D E G R U - S I M P L E S E C O B R A N Ç A 4
Processo: Contabilidade FPB. Sub-Processo: Realizar acerto de GRU Simples e Cobrança Fornecedores: Contabilidade FPB. Responsáveis: Unidade FPB, CGTI, Contabilidade FPB, Direção e Assessoria FPB. Clientes: Contabilidade FPB. REGRAS DO NEGÓCIO: Não se aplica. 1. 1 R E A L I Z A R A C E R T O D E G R U - S I M P L E S E C O B R A N Ç A 1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO 1.1.1.1 Recebimento dos comprovantes de GRU O processo inicia-se com o envio dos comprovantes de depósito de GRU pela Unidade. Entrada: Comprovantes de depósitos de GRU. 5
1.1.1.2 Consultar relatório SGA Financeiro O Analista financeiro ao emitir o relatório SGA financeiro constata a ausência do depósito realizado pela Unidade. 1.1.1.3 A Continuidade do processo A. 1.1.1.4 Direcionar erro ao Gestor O Analista Financeiro deve tirar uma cópia do Comprovante enviado pela Unidade, anexá-lo ao relatório SGA financeiro e direcionar o erro ao Gestor da área. 1.1.1.5 Identificar erro no Sistema O gestor da área deve verificar se o saldo do depósito da GRU consta no sistema SIAFI. 1.1.1.6 Desvio Exclusivo Permite duas instâncias no processo: Depósito identificado no SIAFI ou Depósito não identificado no SIAFI. 1.1.1.7 Solicitar a CGTI ajuste no SGA O Gestor da área deve imprimir o Registro de Arrecadação do SIAFI e levar, em mãos, ao colaborador da CGTI para realização do acerto no SGA financeiro. 6
Tipos de acertos: Identificação do saldo da GRU à Unidade/farmácia correspondente, correção do numero de CNPJ ou do número de GRU da Fiocruz. Saída: Solicitação de ajuste. Entrada: Ajuste executado. 1.1.1.8 Erro sanado no SGA Financeiro O processo finaliza-se após o erro ser sanado no SGA Financeiro. 1.1.1.9 Emitir Ofício de GRU O Analista financeiro deve solicitar à Direção um número de ofício, emitir ofício para o Setor de Pesquisa do Banco do Brasil e encaminhá-lo para assinatura da Direção. Saída: Ofício. 1.1.1.10 Assinar Processos A Direção deve assinar o ofício e devolvê-lo para a Contabilidade FPB. Entrada e Saída: Ofício. 1.1.1.11 Direcionar ofício ao Banco do Brasil O analista financeiro deve encaminhar o ofício à Agência do Banco do Brasil situada no Campus da Fiocruz. Saída: Ofício. Entrada: Resposta do Banco do Brasil. 7
1.1.1.12 Desvio Exclusivo Permite duas instâncias no processo: Crédito está em uma conta transitória ou Crédito foi devolvido à Agência. 1.1.1.13 Emitir novo ofício ao Banco do Brasil O analista financeiro deve emitir um novo ofício ao Banco do Brasil / Agência Governo com uma nova GRU em anexo para pagamento e direcionar ofício para assinatura da Direção. 1.1.1.14 Assinar Processos A Direção deve assinar o ofício e devolvê-lo para a Contabilidade FPB. 1.1.1.15 Direcionar ofício ao Banco do Brasil O analista financeiro deve encaminhar o ofício à Agência do Banco do Brasil situada no Campus da Fiocruz. 1.1.1.16 Arquivar comprovante O analista financeiro deve arquivar o comprovante de pagamento da GRU e as respostas do Banco do Brasil em uma pasta no setor. 1.1.1.17 Comprovante arquivado O processo finaliza-se com o arquivamento do comprovante e relatórios SGA Financeiro. 8
1.1.1.18 Comunicar à Unidade O analista financeiro deve comunicar através de e-mail à Unidade/Farmácia sobre o resgate do valor na Agência e a necessidade de realizar um novo depósito. Já para comunicar ao parceiro, deve solicitar a Assessoria um ofício de comunicação, pois caso a Unidade não resgate o crédito, o mesmo ficará responsável pelo ressarcimento do valor. Saída: E-mail de solicitação. 1.1.1.19 Ofício A Assessoria deve encaminhar o ofício ao parceiro e comunicar, através de e-mail, o envio ao Setor de Contabilidade FPB. Entrada: E-mail de solicitação. 1.1.1.20 Aguardar 5 dias corridos 1.1.1.21 Desvio Exclusivo Permite duas instâncias no processo: Valor resgatado e depósito realizado ou Valor resgatado e depósito não realizado. 9
1.1.1.22 Gerar realatório no SGA Financeiro O Analisa financeiro deve gerar relatório no SGA financeiro e verificar saldo do novo depósito realizado. 1.1.1.23 Desvio Exclusivo Permite duas instâncias no processo: Depósito Identificado ou Depósito não identificado. 1.1.1.24 Análise concluída O processo finaliza-se com a confirmação do depósito realizado no SGA Financeiro. 1.1.1.25 A Permite dar continuidade ao processo A. 1.1.1.26 Solicitar ofício de Cobrança O analista financeiro deve solicitar a Assessoria o envio de um ofício de cobrança ao parceiro. Saída: E-mail de solicitação. 1.1.1.27 Ofício A Assessoria deve encaminhar o ofício ao parceiro e comunicar, através de e-mail, o envio ao Setor de Contabilidade FPB. 10
Entrada: E-mail de solicitação. 1.1.1.28 Aguardar comprovante do parceiro 1.1.1.29 Atores Analista financeiro Gestor da área 1.1.1.30 Áreas de Interação Unidade FPB CGTI Contabilidade FPB Direção Assessoria FPB 1. 2 B A N C O D O B R A S I L 1ª entrada: O Setor de pesquisa do Banco do Brasil pode responder a Fiocruz de duas formas: Que encontrou o valor da GRU e o crédito está em uma conta transitória da Fiocruz no próprio banco ou; Que por erro de compensação o valor voltou para Agência onde foi realizado o depósito. 11
Entrada: Ofício. Saída: Resposta do Banco do Brasil. 2ª entrada: O banco do Brasil deve realizar o pagamento da GRU anexada ao ofício. Entrada: Ofício. Saída: Comprovante de pagamento da GRU. 1. 3 U N I D A D E F P B A Unidade deve enviar, mensalmente, os comprovantes das GRU's para a Contabilidade FPB. Nota: A Unidade (modelo II) deve realizar, obrigatoriamente, no mínimo 4 depósitos mensais e 1 depósito no último dia útil do mês. Caso a Unidade tenha uma demanda elevada, essa quantidade pode aumentar, mas nunca diminuir. Saída: Comprovantes de depósitos de GRU. 1. 4 C G T I A CGTI deve realizar os ajustes necessários no sistema SGA Financeiro. Entrada: Solicitação de ajuste. Saída: Ajuste executado. 12