Sistema para Administração de Condomínios MANUAL DO USUÁRIO Boletos Bancários Procedimentos / Configuração NG Sistemas - 1 -
BOLETOS BANCÁRIOS COMO FUNCIONA:... 4 TIPOS DE COBRANÇA... 4 SEM REGISTRO:...5 COM REGISTRO:...5 CONFIGURANDO O BANCO QUE VAI GERENCIAR OS BOLETOS:... 6 INCLUINDO O BANCO NO SISTEMA:...7 HOMOLOGANDO OS BOLETOS NO BANCO RECEBEDOR:...8 DEFINIR COMO E O QUE SERÁ IMPRESSO NO CORPO DOS BOLETOS... 9 FORMATO DO BOLETO:...9 IMPRIMINDO FRENTE E VERSO:...10 DEMAIS OPÇÕES:...10 RECEBIMENTOS POR PLANO DE CONTAS:...11 DETALHAR PAGAMENTOS:...11 DETALHAR PAGAMENTO COM HISTÓRICO:...11 RESUMIR PAGAMENTOS:...12 RESUMIR PAGAMENTOS COM PERCENTUAL RELATIVO...12 ATÉ O 2º NÍVEL:...12 ATÉ O 3º NÍVEL:...12 IMPRIMIR SALDOS:...12 DETALHAR RECEBIMENTOS/PAGAMENTOS COMO NO LIVRO CAIXA:...13 BALANCETE DO ÚLTIMO MÊS ENCERRADO:...14 RECEITAS RESUMIR EM UMA ÚNICA LINHA:...14 IMPRIMIR APENAS O SEGUNDO NÍVEL DO PLANO DE CONTAS:...15 IMPRIMIR APENAS O ÚLTIMO (TERCEIRO) NÍVEL DO PLANO DE CONTAS:...15 RESUMO DO BOLETIM DE CAIXA DO ÚLTIMO MÊS ENCERRADO:...16 DÉBITOS ANTERIORES:...16 MENSAGEM SE HÁ OU NÃO DÉBITOS ANTERIORES...16 QTDE DE REGISTROS NÃO PAGOS / TOTAL BRUTO...16 RELACIONAR MESES NÃO PAGOS / TOTAL BRUTO...16 INADIMPLENTES...17 QUANTIDADE DE UNIDADES INADIMPLENTES, COM TOTAL BRUTO:...17 RELACIONAR UNIDADES DEVEDORAS MOSTRAR VALOR TOTAL BRUTO:...17 PLANILHA DA FORMAÇÃO DO CONDOMÍNIO DO MÊS...17 TEXTO DA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA DIGITADA...17 ESCREVER UM TEXTO (PADRÃO EDIFÍCIO TEXTO PARA BOLETOS)...17 SALDO BANCÁRIO DO ÚLTIMO MÊS ENCERRADO...18 VALOR DAS CONTAS A PAGAR ATÉ O ÚLTIMO DIA DO ÚLTIMO MÊS ENCERRADO...18 INSERIR CÓDIGO DA UNIDADE PARA ACESSO À INTERNET...18 INSERIR FRAÇÃO IDEAL DA UNIDADE...19 MOVIMENTO DO PEQUENO CAIXA ÚLTIMO MÊS ENCERRADO...19 MÊS DE REFERÊNCIA PARA SER IMPRESSO NO BOLETO:...19 CÓDIGO DE UNIDADE ORIGINAL / ALTERNATIVO...19 MENSAGENS PARA UNIDADES ESPECÍFICAS... 20 MODOS PARA GERAÇÃO DE BOLETOS NO SISTEMA... 21 COBRANÇA MENSAL:...21 COBRANÇA EXTRAORDINÁRIA:...21 NG Sistemas - 2 -
ACORDOS:...21 INCLUSÃO DE DÉBITOS ANTERIORES:...21 BOLETOS NO SISTEMA LOCALIZAÇÃO / INSTRUÇÕES... 22 ALTERAR A DATA DO VENCIMENTO...22 ALTERAR BANCO RECEBEDOR...23 COBRANÇA COM REGISTRO GERAR ARQUIVO DE REMESSA BANCÁRIA...23 IMPRIMIR OS BOLETOS...24 SELECIONAR IMPRESSORA:...24 PRORROGAR VENCIMENTO SEM JUROS / MULTA:...24 CALCULAR JUROS / MULTA:...24 ENVIAR BOLETOS POR E-MAIL:...25 IMPRIMIR BOLETOS:...25 GERAR ARQUIVO PARA IMPRESSÃO EXTERNA...25 NG Sistemas - 3 -
BOLETOS BANCÁRIOS COMO FUNCIONA: O Boleto Bancário é uma forma de pagamento exclusiva do Brasil. Qualquer pessoa física ou jurídica pode cobrar através de boletos bancários. Basta ter uma conta bancária e contratar uma carteira de cobrança junto ao banco. Basicamente, esse documento é um título de cobrança que pode ser pago em qualquer instituição ou estabelecimento conveniado, até a data de vencimento indicada. Alguns boletos, porém, trazem orientações para que o portador do título possa quitá-lo mesmo após a data preestabelecida como prazo, indicando acréscimos como juros, multas e demais condições que variam bastante de acordo com cada documento e com a empresa credora. Antigamente, os boletos só podiam ser liquidados em agências bancárias. Hoje em dia, no entanto, com o grande avanço da tecnologia e o aumento dos convênios, esse pagamento pode ser efetuado em casas lotéricas, em postos dos Correios, em caixas eletrônicos e até mesmo por meio da internet - através do acesso por home banking ou aplicativos em smartphones e tablets. Os personagens principais do relacionamento da cobrança através de Boleto Bancário são: Banco, Pagador e Beneficiário. Banco: Instituição financeira responsável pela cobrança, ou seja, desde que seja previamente contratado pelo Cedente, o Banco receberá o pagamento do referido documento de cobrança pago pelo Sacado, e creditará a importância paga na conta corrente do Cedente. Pagador: Quem paga o boleto; Beneficiário: Quem emite a cobrança ou seja, aquele que irá receber a quantia cobrada. Importante: Para emitir cobrança através de boletos bancários é necessário que sua conta corrente seja devidamente habilitada para cobrança junto ao seu Gerente de Contas. Na prática, como funciona a cobrança através do Boleto Bancário? O Beneficiário emite o Boleto e encaminha para o Pagador que durante o período de vencimento efetuará o pagamento nos meios descritos acima. Ao receber a importância paga pelo Pagador, a instituição financeira receptora encaminhará a referida importância para o Banco emissor da cobrança para que ele credite na conta do Beneficiário no período de compensação acordado entre as partes. Sendo assim, neste momento o Banco emissor irá debitar a taxa de cobrança que ele acordou com o Beneficiário previamente. O Banco disponibilizará ) para o Beneficiário (condomínio), através de meios previamente acordados (internet ou programa do banco instalado no computador), uma mídia denominada Arquivo de Retorno, que conterá todos os títulos recebidos pelo Banco em um determinado período, para que o Beneficiário proceda as Baixas nas dívidas dos Pagadores (condôminos). TIPOS DE COBRANÇA Os tipos de cobrança para os boletos bancários podem ser: NG Sistemas - 4 -
Sem Registro: Os boletos são impressos e enviados para os condôminos. O banco só toma conhecimento da existência desses boletos a partir do momento em que são pagos. O banco não sabe previamente quem é o pagador. Rotina: Gerar os boletos (Geração Mensal, ou Geração Extraordinária, ou Acordos); Imprimir / enviar para os condôminos os boletos para pagamento. Com Registro: A dívida dos condôminos é gerada, e um Arquivo de Remessa é criado, discriminando todos os títulos, descrevendo valores, vencimento, descontos, juros, multa, beneficiário, pagador, etc, seguindo um padrão próprio do banco, e da Febraban. Esse arquivo deve ser enviado para o banco através do meio previamente acordado (internet ou programa do banco instalado no computador), e só depois desse envio os boletos poderão ser impressos e enviados para os condôminos. Rotina: Gerar os boletos (Geração Mensal, ou Geração Extraordinária, ou Acordos); Gerar e enviar para o banco o Arquivo de Remessa; Imprimir / enviar para os condôminos os boletos para pagamento. Existe uma norma fixando que a cobrança através de boletos bancários seja feita exclusivamente com cobrança registrada. NG Sistemas - 5 -
CONFIGURANDO O BANCO QUE VAI GERENCIAR OS BOLETOS: Como dito anteriormente, para que se possa emitir boletos para que sejam recebidos por determinado banco, é necessário que se tenha contratado uma carteira de cobrança primeiro. No momento dessa contratação deve ser definido com o banco: Como será a metodologia para o envio do Arquivo de Remessa, se Cobrança com Registro; Como será a metodologia para o recebimento do Arquivo de Retorno para as baixas automáticas dos boletos pagos. Tenha em mãos os dados obtidos com o banco, a respeito da contratação: Nome do Banco / Código do Banco / Código da Agência / Dígito Verificador da Agência / Nome da Agência / Número da Conta / Dígito Verificador da Conta / Tipo de Carteira (Com ou Sem Registro) / Código da Carteira de Cobrança / Código de Posto de Cobrança (para alguns bancos) / Código de Cedente (para alguns bancos) / Nosso Numero Inicial (para alguns bancos). NG Sistemas - 6 -
Incluindo o Banco no Sistema: Entre na tela BANCOS DO CONDOMÍNIO, e clique em INCLUIR. Marque a opção correta para o tipo de cobrança: SEM REGISTRO ou COM REGISTRO. Para sanar alguma dúvida pontual, clique no controle que tem a interrogação. Preencha todos os campos solicitados, obedecendo aos critérios abaixo: Agência: 4 dígitos Dígito Verificador da Agência: se não tiver, preencha-o com zero; Número da Conta: não pode ter zeros à esquerda; Código de Cedente (fornecido pelo banco): não pode ter zeros à esquerda; Para preencher dados padronizados pelo banco, como Local de Pagamento, por exemplo, clique no controle PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO. NG Sistemas - 7 -
Homologando os Boletos no Banco Recebedor: Depois de preencher todos os dados exigidos na tela acima, há a necessidade da validação desses dados junto ao banco, para eliminar toda e qualquer incorreção porventura existente. Esse processo é denominado HOMOLOGAÇÃO. A melhor forma de fazer essa homologação seria fazer uma Geração para Cobrança Mensal onde os dados que serão enviados para validação no banco seriam dados reais. O processo, na ordem correta, seria o abaixo, presumindo-se que todas as unidades do condomínio estariam cadastradas: Definir o rateio das despesas para cobrança; Fazer a Geração Mensal; Entrar na tela Boletos / Remessa; * Marcar 10 registros e gerar o arquivo de remessa; Marcar 10 registros, e imprimir os boletos; Para a Caixa Econômica Federal, que exige no mínimo 10 boletos com dígitos verificadores diferenciados, entre na tela BANCOS DO CONDOMÍNIO, marque o banco e clique no controle: Será exibida a tela: Ao clicar em IMPRIMIR, o sistema fará a geração dos boletos conforme exigido pela Caixa, e também criará o arquivo de remessa para validação, se cobrança Com Registro. De acordo com o método combinado com o banco, enviar o arquivo de remessa e os boletos para homologação. Os boletos poderão ser gerados em arquivo PDF. Havendo alguma discrepância, o banco recusará a homologação, informando o que deverá ser corrigido. Se a cobrança for Com Registro, o CPF/CNPJ de todos os condôminos e do condomínio deverão estar cadastrados corretamente. OS BOLETOS SÓ PODEM SER ENVIADOS PARA OS CONDÔMINOS APÓS VALIDADO COM SUCESSO PELO BANCO. Para cobrança Sem Registro não há a necessidade da Geração de Arquivo de Remessa. NG Sistemas - 8 -
DEFINIR COMO E O QUE SERÁ IMPRESSO NO CORPO DOS BOLETOS Sem configurar nada, o mínimo que será impresso nos boletos será a composição da dívida corrente e o consumo de Água e Gás, se houver: Para definir as informações possíveis, entre na tela PADRÃO EDIFÍCIO e clique no controle: Formato do Boleto: 1) Modelo com letras um pouco maiores, mas que cabem poucas informações adicionais como balancetes, textos, etc. 2) Modelo recomendado. Letras um pouco menores mas com espaço útil muito maior, e layout melhor aproveitado. NG Sistemas - 9 -
Imprimindo Frente e Verso: O sistema pode imprimir um envelope de encaminhamento antes de imprimir o boleto, para que, quando a impressora permite a impressão em frente e verso, o boleto possa ser envelopado: em uma face do papel é impresso o boleto, e na outra é impresso o destinatário. Demais Opções: Algumas dessas opções são incompatíveis entre si, ou redundantes. Nesses casos o sistema desmarca a opção anterior ao ser marcada uma nova opção. NG Sistemas - 10 -
RECEBIMENTOS POR PLANO DE CONTAS: DETALHAR PAGAMENTOS: DETALHAR PAGAMENTO COM HISTÓRICO: NG Sistemas - 11 -
RESUMIR PAGAMENTOS: RESUMIR PAGAMENTOS COM PERCENTUAL RELATIVO ATÉ O 2º NÍVEL: ATÉ O 3º NÍVEL: IMPRIMIR SALDOS: NG Sistemas - 12 -
DETALHAR RECEBIMENTOS/PAGAMENTOS COMO NO LIVRO CAIXA: Nessa opção podem existir muitos dados de recebimentos, podendo extrapolar a quantidade de linhas permitidas no boleto. Para diminuir essas linhas, o recebimento pode ser resumido em: Resumir Recebimentos em Uma Linha Resumir Recebimentos por Dia Não Imprimir os Recebimentos NG Sistemas - 13 -
BALANCETE DO ÚLTIMO MÊS ENCERRADO: RECEITAS RESUMIR EM UMA ÚNICA LINHA: NG Sistemas - 14 -
IMPRIMIR APENAS O SEGUNDO NÍVEL DO PLANO DE CONTAS: IMPRIMIR APENAS O ÚLTIMO (TERCEIRO) NÍVEL DO PLANO DE CONTAS: NG Sistemas - 15 -
RESUMO DO BOLETIM DE CAIXA DO ÚLTIMO MÊS ENCERRADO: DÉBITOS ANTERIORES: São mensagens que dizem respeito apenas à unidade proprietária do boleto.: são os seus atrasos. Normalmente deve ser marcado MENSAGEM SE HÁ OU NÃO DÉBITOS ANTERIORES QTDE DE REGISTROS NÃO PAGOS / TOTAL BRUTO RELACIONAR MESES NÃO PAGOS / TOTAL BRUTO NG Sistemas - 16 -
INADIMPLENTES São mensagens referentes a todos as unidades, mostrando como está a inadimplência no condomínio. QUANTIDADE DE UNIDADES INADIMPLENTES, COM TOTAL BRUTO: RELACIONAR UNIDADES DEVEDORAS MOSTRAR VALOR TOTAL BRUTO: PLANILHA DA FORMAÇÃO DO CONDOMÍNIO DO MÊS Mostra a soma de cada ítem cobrado na geração da cobrança mensal, entre todas as unidades do condomínio. TEXTO DA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA DIGITADA Tudo o que foi inserido na tela de Previsão Orçamentária, para o mês da geração, será impresso no corpo do boleto. ESCREVER UM TEXTO (PADRÃO EDIFÍCIO TEXTO PARA BOLETOS) Tudo o que foi digitado na tela TEXTO PARA BOLETOS/RECIBOS, em PADRÃO EDIFÍCIO, será impresso no corpo do boleto. NG Sistemas - 17 -
SALDO BANCÁRIO DO ÚLTIMO MÊS ENCERRADO Discrimina o saldo das contas bancárias, virtuais ou reais, no último dia do último mês encerrado. VALOR DAS CONTAS A PAGAR ATÉ O ÚLTIMO DIA DO ÚLTIMO MÊS ENCERRADO Mostra o total das contas a pagar pendentes até o último dia do último mês encerrado. INSERIR CÓDIGO DA UNIDADE PARA ACESSO À INTERNET Se a administradora está habilitada a emitir a 2ª via de boletos pela Internet, esse controle automaticamente estará marcado para que o código único da unidade seja impresso no seu boleto. Se em PADRÃO SCON, em PADRÃO PARA APRESENTAÇÃO DA ADMINISTRADORAS EM RELATÓRIOS, o campo abaixo estiver preenchido com o site de onde poderá ser emitida a 2ª via do boleto, essa informação também será impressa nos boletos: Se a administradora não possuir um site próprio, pode ser usado o site do SCON, onde os boletos são armazenados, observando que ##### deverá ser alterado para o código da administradora fornecido pela NG Sistemas: NG Sistemas - 18 -
INSERIR FRAÇÃO IDEAL DA UNIDADE Mostra o percentual relativo à fração ideal da unidade: MOVIMENTO DO PEQUENO CAIXA ÚLTIMO MÊS ENCERRADO Pequeno Caixa é uma conta virtual que pode ser criada para gerenciar valores em espécie que ficam com o síndico (ou outros) para cobrir pequenas despesas. É impressa uma demonstração dos pagamentos feitos a partir dessa conta: MÊS DE REFERÊNCIA PARA SER IMPRESSO NO BOLETO: O SCON trabalha internamente com o regime de Caixa, ou seja computa todo o que for pago ou recebido no mês como devido naquele mês. Mas isso não impede que os condomínios sejam geridos pelo regime de Competência. Eles sempre podem gerar a cobrança que vence em determinado mês, baseada nos gastos de mês anterior ao vencimento. Para isso basta marcar no campo próprio a identificação da referência, que será impressa no boleto: Código de Unidade Original / Alternativo Quando se cadastra uma unidade o sistema dá a opção de poder tratá-la por um código alternativo, que se identifica com o condômino. Ex: Original: Tipo Casa, Bloco C, Unidade 12 Alternativo: 12 Sem marcar o controle: Marcando o controle: NG Sistemas - 19 -
MENSAGENS PARA UNIDADES ESPECÍFICAS Podem ser criadas mensagens de texto para serem impressas no boleto de determinado mês, de determinada unidade. Clique em MENSAGEM PARA UNIDADES. Clique em INCLUIR MENSAGEM, defina no boleto de qual mês a mensagem será impressa, e GRAVE. NG Sistemas - 20 -
MODOS PARA GERAÇÃO DE BOLETOS NO SISTEMA Como Gerar Boletos no Sistema Maiores explicações são encontradas no manual CONTAS A RECEBER. Existem quatro meios distintos para a geração de boletos para o condomínio: Cobrança mensal Cobrança Extraordinária Acordos Inclusão de Débitos Anteriores Cobrança Mensal: É feita uma vez por mês, e compõe a receita efetiva do condomínio. Cobrança Extraordinária: Não existem limites para a sua execução. São as cobranças eventuais do condomínio. Acordos: É a cobrança da inadimplência de determinado condômino. A dívida é recalculada aplicando-se (ou não) os fatores de correção, e pode ser dividida em parcelas. Esse processo gera novos boletos bancários, extinguindo-se a dívida anterior. Inclusão de Débitos Anteriores: Inclusão de dívida antiga de condôminos, e que não foi gerada pelo sistema. NG Sistemas - 21 -
BOLETOS NO SISTEMA LOCALIZAÇÃO / INSTRUÇÕES Depois de gerados os boletos são acessados na tela BOLETOS / REMESSA. Os boletos podem ser impressos quantas vezes quiser, até que sejam pagos. Daí em diante apenas RECIBO AUTENTICADO pode ser impresso, na tela CARTEIRA DE COBRANÇA. Os boletos só adquirem o NOSSO NÚMERO após terem sido impressos, ou na geração de arquivo de remessa para o banco, ou ainda na geração de arquivo para emissão de 2ª via pela internet. Depois disso só se tornam visíveis na tela se clicar no controle 2ª VIA. Alterar a Data do Vencimento Quando houver a necessidade de mudança na data do vencimento de um ou mais boletos, marque o quadro à esquerda de cada um deles, clique em ALTERAR A DATA DO VENCIMENTO, informe a nova data bem como o motivo da alteração. Esse procedimento ficará registrado em REGISTRO DE OPERAÇÕES MANUAIS para posterior verificação, se necessária. NG Sistemas - 22 -
Alterar Banco Recebedor Eventualmente um condomínio pode mudar sua movimentação para outro, e boletos antigos e ainda não pagos podem estar gerados para o banco anterior, cuja conta pode ter sido encerrada. Para alterar esses boletos para o novo banco, marque o quadro à esquerda de cada um deles, clique em ALTERAR BANCO RECEBEDOR, selecione o modo de pagamento, selecione o novo banco / conta na relação, informe o motivo, e grave. O nosso número antigo será apagado para que um novo seja gerado, de acordo com o novo banco. Cobrança com Registro Gerar Arquivo de Remessa Bancária Nessa modalidade de cobrança os boletos dever ser registrados no banco antes de poderem ser impressos e distribuídos aos condôminos para pagamento. Marque todos os registros que deverão ser enviados ao banco para registro, e clique em GERAR ARQUIVO REMESSA BANCÁRIA. Será criado um arquivo com os dados necessários para o registro dos boletos, e que deverá ser enviado ao banco antes da impressão dos boletos. O arquivo será criado na pasta de instalação do SCON, em uma pasta chamada REMESSA, dentro de outra pasta com o nome do banco. Exemplo: C:\SCON\SCONV2\REMESSA\ITAU\ITAU1_0000003.REM No momento da geração será exibida uma mensagem com as informações necessárias para a localização do arquivo: De acordo com o modo previamente combinado (pelo site do banco, por e-mail, em caixa postal eletrônica, etc), entregue o arquivo ao banco, para validação e registro. Somente depois disso os boletos poderão ser disponibilizados aos condôminos para pagamento. NG Sistemas - 23 -
Imprimir os Boletos Marque o quadro à esquerda dos boletos que serão impressos e clique em IMPRIMIR OS BOLETOS. SELECIONAR IMPRESSORA: Escolha na lista de impressoras disponíveis aquela que será usada para a impressão dos boletos. PRORROGAR VENCIMENTO SEM JUROS / MULTA: Essa opção só é possível se estiver autorizada (marcada) em PADRÃO EDIFÍCIO. A quantidade máxima de dias para extensão do vencimento também tem que estar preenchida nessa mesma tela. Na realidade a permissão apenas altera o vencimento do boleto para a nova data especificada. Internamente a data de vencimento não é alterada. Quando o pagamento do boleto é identificado pelo sistema, ele o considera como feito em atraso e coloca o registro como "baixa recusada", pela falta dos juros e multas. A eliminação dos juros e multas deve ser feita manualmente, e descrevendo-se o motivo pelo qual o prazo foi estendido. CALCULAR JUROS / MULTA: Se o boleto estiver em atraso ou ainda quando se quer emitir um boleto para pagamento em data posterior ao vencimento, marque o controle CALCULAR JUROS / MULTA e informe a data do provável pagamento. Baseado nos percentuais informados no CADASTRO DO EDIFÍCIO, o sistema fará o cálculo, alterará a data de vencimento para aquela informada, e inserirá os valores no corpo do boleto. NG Sistemas - 24 -
ENVIAR BOLETOS POR E-MAIL: Primeiro verifique no manual E-MAIL - ENVIAR BOLETOS E RELATÓRIOS PELO SCON se as condições para envio de e-mail pelo sistema estão plenamente atendidas. Se estiverem, e se todas as unidades afetadas possuírem o endereço de e-mail corretamente cadastrados ou no CADASTRO DE ENTIDADES, ou mesmo no CADASTRO DE UNIDADES, marque os boletos que serão enviados por e-mail e clique no controle correspondente. Quando mais de um boleto estiver marcado para envio por e-mail o sistema dará a opção de enviá-los a todos sem confirmação, ou se enviará um a um, aguardando a confirmação de envio individualmente: IMPRIMIR BOLETOS: Marque os boletos que serão impressos e clique no controle correspondente. Os boletos serão enviados para a impressora previamente selecionada. Gerar Arquivo para Impressão Externa Se não quiser imprimir você mesmo os seus boletos, o SCON gera um arquivo que pode ser enviado a empresas especializadas, que farão a impressão personalizada, com envelopamento do boleto. Esse procedimento baixa o custo, pois não é necessário manter funcionando um parque de impressão nem consumir papel ou tinta, e ganha-se um tempo que pode ser usado em outras atividades, além de dar uma boa aparência externa aos seus boletos. Aparência importa MUITO. Os boletos são idênticos aos impressos pelo sistema, incluindo todo o detalhamento de despesas e balancetes existentes no original. A BPD IMPRESSÃO DE DADOS, empresa sediada em Vitória (ES), mas que trabalha a nível nacional, imprime e envelopa os boletos da maioria de nossos clientes. NG Sistemas - 25 -